Onderzoeksopzet overeenkomst Achtkarspelen met de GGD en de uitvoering van de overeenkomst inzake consultatiebureaus

Transcriptie

1 Onderzoeksopzet overeenkomst Achtkarspelen met de GGD en de uitvoering van de overeenkomst inzake consultatiebureaus Rekenkamercommissie Noordoost Fryslân wil onderzoek gaan doen naar de overeenkomst van Achtkarspelen met de GGD en de uitvoering van de overeenkomst inzake consultatiebureaus. Voor een goed verloop van het onderzoek is het van belang dat voorafgaand aan de uitvoering een onderzoeksopzet wordt vastgesteld, die kan dienen als basis voor de aanbesteding en als middel om de betrokkenen te informeren over de inhoud van het onderzoek. In de voorliggende opzet gaan wij in op de volgende aspecten: aanleiding, achtergrond en toegevoegde waarde van het onderzoek doel en reikwijdte van het onderzoek de onderzoeksvragen de onderzoeksmethode c.q. -instrumenten de planning van het onderzoek 1. Achtergrond, toegevoegde waarde van het onderzoek en aanleiding Achtergrond/toegevoegde waarde van het onderzoek Rekenkameronderzoek beoogt de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde bestuur in kaart te brengen. Wat zijn (op een bepaald beleidsterrein) de beoogde resultaten? Welke middelen worden ingezet, welke kosten gemaakt? En wat levert dat dan allemaal op? Daarnaast: gaat alles wel conform de toepasselijke wet- en regelgeving? Rekenkamers zijn in het leven geroepen om deze vragen, die ook wezenlijk zijn voor de kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de raad, van passende antwoorden te voorzien. Rekenkamercommissie Noordoost Fryslân wil onderzoek doen vanuit lerend perspectief: wat kan van de overeenkomst met de GGD en van de uitvoering van de overeenkomst in het verleden worden geleerd voor de toekomst? Aanleiding Het onderwerp werd voorgesteld door raad van de gemeente Achtkarspelen, door middel van een aangenomen motie van de fracties FNP, VVD en GBA en bleek prima te beantwoorden aan onze selectiecriteria, m.n. het criterium maatschappelijk en financieel belang. Het is voorts een actueel onderwerp, wat zowel de raad als wijzelf een belangrijk punt vinden. In 2009 heeft de Hulpverleningsdienst (HVD, tegenwoordig de Veiligheidsregio Fryslân) met de notitie 'Uitgangspunten huisvesting JGZ' 1 aangestuurd op het verminderen van het aantal consultatiebureaulocaties in Friesland en daarmee de huisvestingskosten. Het Algemeen Bestuur van de HVD heeft toen ook een financiële bezuinigingstaakstelling opgelegd aan de HVD voor de periode Bezuinigen op huisvesting en consultatiebureaulocaties maakten onderdeel uit van dat bezuinigingspakket. Als gevolg van deze bezuinigingen biedt de HVD een basispakket aan met alleen consultatiebureaus in Buitenpost, Surhuisterveen en Kootstertille. De raad heeft in de raadsvergadering van 24 februari 2011 besloten om alle consultatiebureaulocaties open houden en daarvoor budget beschikbaar te stellen. In 2011 heeft de gemeente Achtkarspelen een overeenkomst gesloten met de GGD Fryslân 2 over het afnemen van 7 extra consultatiebureaus, namelijk in alle dorpen van de gemeente. 1 Jeugdgezondheidszorg 2 de gezondheidsdienst van de Friese gemeenten 1

2 Organisatiestructuur Veiligheidsregio Fryslân (VR Fryslân, voorheen de HVD) is ingesteld door de rijksoverheid als één van de 25 Nederlandse veiligheidsregio s. Het is een samenwerkingsverband van alle Friese gemeenten op het gebied van openbare gezondheidszorg, jeugdgezondheidszorg, brandweerzorg en rampen- en crisisbeheersing. Binnen de Veiligheidsregio zijn twee hoofdafdelingen te onderscheiden, de GGD en de Brandweer. De GGD bestaat vervolgens uit de GGD Afdeling gezondheidszorg (JGZ) en de GGD Afdeling Zorg & Advies (Z&A). De burgemeesters van de gemeenten in de VR Fryslân vormen het algemeen bestuur. Daarnaast vormen zeven burgemeesters het dagelijks bestuur. De Bestuurscommissie Gezondheid is verantwoordelijk voor het nemen van besluiten over het uitvoeren van taken en bevoegdheden van GGD Fryslân. De bestuurscommissie wordt gevormd door de wethouders Volksgezondheid van de Friese gemeenten. Motie Het is de raad niet duidelijk of alle consultatiebureaus wel open zijn geweest in de afgelopen periode. Ook is het de raad niet duidelijk of de gemeente alleen betaalt voor de gerealiseerde of óók voor de geplande consultatiebureaus die niet open zijn geweest. Daarom heeft de raad op 7 november 2013 de volgende motie aangenomen: MOASJE Riedsgearkomste / Wurklistpunt 5, Begrutting 2014, Program 1 Underwerp Undersyk subzydje GGD Eftergrûnen - De folsleine rie yn 2011 beslúten hat om yn alle doarpen in konsultaasjeburo iepen te hâlden - Yn de taljochting taryfopbouw tsjinstridichheden steane tusken de HVD en de GGD - It net dúdlik is as der no wol of net mei ûnderwetterburo s wurke wurdt - It net dúdlik is hokker buro s iepen of ticht west hawwe. - It net dúdlik is as wy no de realisearre konsultaasjeburo s of de plande konsultaasjeburo s betelje Te berikken doel Ynsjoch te krijen yn de feitlike kosten dy t de GGD makket foar de Gemeente Achtkarspelen en de ferantwurding dêrfan Fersiket Ropt op Trunet oan Beslút Yntsjinner (s) dat de rekkenkeamer opdracht krijt om de doelmjittich-, doeltreffend- en rjochtmjittichheid fan de subzydje, ferstrekt oan de GGD yn 2011, 2012 en 2013 te ûndersykjen. FNP-fraksje Maaike Dotinga-van der Veen VVD-fractie Lineke Kingma-Gardenier GBA-fractie F. Hoekstra Stemming: Voor: FNP, PvdA, GBA, VVD en E&H (12) Tegen: CDA, CU (8) Motie aangenomen 2

3 Nederlandse vertaling: Achtergronden: De volledige raad heeft in 2011 besloten om in alle dorpen een consultatiebureau open te houden In de toelichting tariefopbouw staan tegenstrijdigheden tussen de HVD en de GGD Het is niet duidelijk of er nu wel of niet met onderwaterbureaus wordt gewerkt Het is niet duidelijk welke bureaus open of dicht geweest zijn Het is niet duidelijk of wij nu de gerealiseerde consultatiebureaus of de geplande consultatiebureaus betalen. Te bereiken doel: Inzicht te krijgen in de werkelijke kosten die de GGD maakt voor de gemeente Achtkarspelen en de verantwoording daarvan. Besluit: dat de rekenkamercommissie opdracht krijgt om de doelmatigheid, doeltreffendheid en de rechtmatigheid van de subsidie, verstrekt aan de GGD in 2011, 2012 en 2013 te onderzoeken. Hierbij moet worden opgemerkt dat er geen sprake is van een subsidie aan de GGD, maar van een overeenkomst tussen de GGD en de gemeente Achtkarspelen. Toelichting bij de motie; onderwaterbureaus Elk jaar wordt een planning gemaakt van het aantal te houden consultatiebureaus in een periode van 1 januari - 31 december. Het is bekend hoeveel kinderen er in de leeftijd 0 tot 4 jaar zijn en hoeveel contactmomenten er zijn. Dat leidt bijv. tot 12 consultatiebureauzittingen per jaar. Regelmatig verspreid over het jaar is dat 1 keer per maand. Naast deze 12 consultatiebureaus worden er ook onderwaterbureaus gepland; bijvoorbeeld 1 per kwartaal. Dit wordt om twee redenen gedaan: 1. Er kan een geboortepiek optreden. Een onderwaterbureau wordt dan geopend zodat de geboortepiek ingepland kan worden (dat kan niet bij een ander gepland consultatiebureau omdat die dan al vol zit). 2. Door ziekte van personeel gaat een gepland consultatiebureau niet door; men heeft dan een onderwaterbureau achter de hand. Bij een onderwaterbureau moet het personeel (de arts, assistente en verpleegkundige) de datum van het onderwaterbureau al vastleggen in de agenda. Indien het niet nodig blijkt te zijn, wordt het onderwaterbureau niet geopend. 2. Doel en reikwijdte (afbakening) van het onderzoek Doel van het onderzoek Inzicht krijgen in de feitelijke kosten die de GGD ten aanzien van de consultatiebureaus maakt voor de gemeente Achtkarspelen, de dienstverlening die er tegenover staat en de verantwoording daarvan. Het onderzoek moet voorts de raad inzicht geven of het college het door de raad vastgestelde beleid ten aanzien van consultatiebureaus uitvoert. Reikwijdte (afbakening) van het onderzoek de uitvoering van de overeenkomst van de gemeente Achtkarspelen met de GGD te onderzoeken periode:

4 3. Centrale onderzoeksvragen en deelvragen Centrale onderzoeksvraag Voert het college het door de raad vastgestelde beleid ten aanzien van consultatiebureaus uit? Deelvragen De centrale onderzoeksvraag valt uiteen in de volgende deelvragen: Deelvragen over de inhoud van de overeenkomst van de gemeente Achtkarspelen met de GGD: Welke afspraken zijn met de GGD gemaakt over de uitvoering van de consultatiebureaus? o Zijn er afspraken gemaakt over consultatiebureaulocaties in elk dorp? o Zijn er afspraken gemaakt over onderwaterbureaus? Welke afspraken zijn met de GGD gemaakt over de kosten van de consultatiebureaus? o Wat is afgesproken over de kosten van de consultatiebureaus? o Wat is afgesproken over de kosten van consultatiebureaus die niet doorgaan? o Wat is afgesproken over de kosten van onderwaterbureaus? Welke afspraken zijn met de GGD gemaakt over de inhoudelijke verantwoording? Welke afspraken zijn met de GGD gemaakt over de financiële verantwoording? Deelvragen over de uitvoering van de overeenkomst: Is de GGD de afspraken over de uitvoering van de consultatiebureaus nagekomen? Is de GGD de afspraken over de kosten van de consultatiebureaus nagekomen? Is de GGD de afspraken over de inhoudelijke verantwoording nagekomen? Is de GGD de afspraken over de financiële verantwoording nagekomen? Heeft de gemeente Achtkarspelen haar controlerende taak goed uitgevoerd? Bovenstaande negen deelvragen leiden tot de volgende concluderende deelvraag: Voert het college het door de raad vastgesteld beleid ten aanzien van consultatiebureaus uit? Toelichting bij de onderzoeksvragen: De raad heeft in 2011 unaniem besloten om in alle 10 dorpen een consultatiebureau open te houden, maar het is de raad niet duidelijk of alle consultatiebureaus wel open zijn geweest in de afgelopen periode. Ook is het de raad niet duidelijk of de gemeente alleen betaalt voor de gerealiseerde of óók voor de geplande consultatiebureaus die niet open zijn geweest. 4. Onderzoeksmethode c.q. instrumenten Om tot een beantwoording van de onderzoeksvragen te komen zullen we de volgende onderzoeksmethoden inzetten: 1. documentenanalyse Om inzicht te krijgen in de inhoudelijke en financiële afspraken die gemaakt zijn tussen de gemeente Achtkarspelen en de GGD zullen we de overeenkomst bestuderen evenals overige achterliggende documenten en eventuele gespreksverslagen. Om uitspraken te kunnen doen over de uitvoering van de overeenkomst bestuderen we alle facturen en relevante inhoudelijke en financiële verslagen van de GGD evenals de gemeentelijke reactie hierop. We zullen daarbij expliciet aandacht besteden aan de tariefopbouw. Voor het beantwoorden van de vraag of het college het door de raad vastgestelde beleid ten aanzien van consultatiebureaus uitvoert, zullen we het geschreven beleid en de relevante communicatie tussen de raad en het college analyseren. 4

5 2. interviews Vervolgens zullen we interviews afnemen om de gevonden resultaten te verifiëren. We nemen interviews af bij: de inhoudelijk verantwoordelijke ambtenaar van de gemeente Achtkarspelen; een medewerker van de financiële administratie van de gemeente Achtkarspelen; de verantwoordelijke uitvoerder(s) bij de GGD. 5. Planning De uitvoering van het onderzoek is uitbesteed aan onderzoeksbureau Domenie Φ Kerstens. Met hen is het volgende tijdpad afgesproken: Tijdpad Het tijdpad is afhankelijk van de volgende zaken: Het inplannen van de startbijeenkomst; het aanleveren van de relevante documenten voor de documentenanalyse; het inplannen van de interviews; de reactiesnelheid van de ambtenaren bij het proces van hoor- en wederhoor. Fase 0: bestaat uit de startbijeenkomst en het aanleveren van de documenten voor de documentenanalyse (duur: afhankelijk van ambtenaren van de gemeente Achtkarspelen). Fase 1: start na afloop van de startbijeenkomst én wanneer alle relevante documenten in het bezit zijn van Domenie Φ Kerstens. Op dat moment kan een afspraak ingepland worden voor de interviews 4 weken later. Tijdens fase 1 worden de aangeleverde documenten bestudeerd en de interviews voorbereid (duur: 4 weken). Fase 2: bestaat uit het afnemen en uitwerken van de interviews. We gaan ervan uit dat de twee interviews met ambtenaren van de gemeente Achtkarspelen op één dag gepland kunnen worden. Het is dus afhankelijk van de agenda s van de geïnterviewden hoe lang deze fase in beslag zal nemen, maar idealiter duurt deze fase hoogstens 2 weken (duur: 2 weken). Fase 3: is het schrijven van het conceptrapport. In het conceptrapport zal slechts een aanzet tot conclusies en aanbevelingen geschreven worden, aangezien ervaring leert dat betere conclusies en aanbevelingen tot stand komen wanneer over de bevindingen gediscussieerd kan worden tussen onderzoekers en rekenkamerleden (duur: 6 weken). Fase 4: is het aanpassen van het eindrapport op basis van opmerkingen van de leden van de rekenkamercommissie en het ambtelijk hoor- en wederhoor. Domenie Φ Kerstens zal bij de presentatie van het rapport aan de raad aanwezig zijn voor eventuele onderzoekstechnische vragen (duur: 8 weken). Idealiter ziet er tijdpad er als volgt uit: Datum Eerste week juni Activiteit Startbijeenkomst 9 juni Documenten in het bezit van Domenie Φ Kerstens 9 juni 7 juli Documentenanalyse en voorbereiding interviews 7 juli 17 juli Interviews 21 juli 31 augustus Conceptrapportage 1 september 31 oktober Hoor- en wederhoor, eindrapportage en presentatie 5