Sociaal Jaarverslag 2010

Transcriptie

1 Sociaal Jaarverslag 2010 Datum 21 juni 2011 Kleine synode d.d. 24 juni 2011 AZ 11-16

2 Colofon Het sociaal jaarverslag 2010 is een uitgave van de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland Redactie Communicatie & Fondsenwerving, Utrecht, april 2011 Dienstenorganisatie Protestantse Kerk in Nederland Stafafdeling HRM Postbus RM Utrecht Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 2 van 14

3 Inhoudsopgave Woord vooraf Realiseren van beleidsvoornemens... 7 Organisatieveranderingen... 7 Personeelsinformatiesysteem (AFAS)... 7 Leeftijdsopbouw... 8 Medewerkerstevredenheidsonderzoek... 8 Management Development en Talentmanagement Zaken die ook speelden in Het telewerkbeleid... 8 Actieplan (cultuur)ontwikkeling dienstenorganisatie Vrijwilligers Scholing en Training... 9 Nieuw in Ziekteverzuim en preventie... 9 Ziekte en verzuim... 9 Arbo en preventie Vertrouwenspersoon Ondernemingsraad Activiteiten van en voor medewerkers Vooruitblik Bijlage Tabellen & grafieken Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/ Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/ Tabel 3: Verloop in Tabel 4: Ziekteverzuim Grafiek 5: Bezetting in FTE's Grafiek 6: Duur dienstverband per 31/12/ Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 3 van 14

4 Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 4 van 14

5 Woord vooraf Dit is het laatste sociaal jaarverslag dat onder mijn verantwoordelijkheid zal verschijnen. Per 1 januari 2011 heeft Paula van den Bosch het stokje op HRM overgenomen. Diegenen die in 2004 dachten dat ik in een saaie baan gestapt was, hebben geen gelijk gekregen. In de afgelopen jaren is er veel gebeurd en veel gerealiseerd met de inzet van allen. De vorige jaarverslagen getuigen daar ook van. Andere structuren, maar ook ander manieren van werken en samenwerken. De ambitie om de dienstenorganisatie klaar te maken voor de toekomst is naar mijn mening gelukt; de route is helder en belangrijke stappen zijn gezet. Ook in 2010 zijn er weer allerlei zaken aangepakt en verbeterd. Het denken daarover houdt niet op. Met ons allen proberen we om dienstenorganisatie letterlijk te nemen: dienstverlenend aan de kerk (en aan de maatschappij). In dit verslag zullen we daar verder vanuit HRM perspectief op ingaan. Herman te Pas Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 5 van 14

6 Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 6 van 14

7 1. Realiseren van beleidsvoornemens In het sociaal jaarverslag 2009 werden als beleidsvoornemens voor 2010 de volgende punten aangegeven: organisatieveranderingen het personeelsinformatiesysteem de leeftijdsopbouw het medewerkerstevredenheidsonderzoek management-development en talentmanagement Organisatieveranderingen De decentralisatie van ICCO (ProCoDe) is in dit verslagjaar afgerond. Gelukkig kon voor iedere collega van Kerk in Actie een andere functie gevonden worden. Een beroep op het sociaal plan bleek niet nodig en de begeleidingscommissie heeft haar werkzaamheden inmiddels beëindigd. Dit mooie resultaat werd bereikt door verstandig om te gaan met vacatureruimte, een flexibele opstelling van leidinggevenden maar vooral ook door de positieve houding van betrokkenen zelf. Later in het jaar werd bekend dat ICCO veel minder geld zou ontvangen van de overheid en dat dit hen dwong om een forse reorganisatie door te voeren in de Nederlandse organisatie. Voor medewerkers van Kerk in Actie heeft dat geen (rechtspositionele) gevolgen. Wat de betekenis is voor de samenwerking tussen de Protestantse Kerk (Dienstenorganisatie) en ICCO, zal in 2011 duidelijk worden. De voortgang van het nieuwe systeem voor de landelijke ledenregistratie verliep voorspoedig. Voor de medewerkers van SMRA betekende dit dat zij te maken zouden krijgen met veranderingen in werk en functies. Er werd een nieuwe organisatieopzet (inrichtingsplan) gemaakt met daarin de formatie om de personele invulling te kunnen regelen. Met de vakbonden werden aanpassingen van het sociaal plan overeengekomen. Het bleek mogelijk om voor bijna iedereen een passende plek te vinden. Voor hen is per 1 januari 2011 de arbeidsovereenkomst met SMRA omgezet in een arbeidsovereenkomst met de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk. Per 1 juli 2010 zijn de medewerkers van het Pensioenfonds Predikanten, die tot die datum een arbeidsovereenkomst hadden met de dienstenorganisatie Protestantse Kerk, in dienst getreden bij het pensioenfonds zelf. Het team predikantstraktementen ( de andere helft van het bureau predikanten) is vanaf die datum verenigd met het team arbeidsvoorwaarden van de afdeling HRM. De overgang is soepel verlopen. De gezamenlijke communicatieafdeling voor de dienstenorganisatie, Kerk in Actie en ICCO is dit jaar gerealiseerd. Er zijn nieuwe teams gevormd en de leiding is aangepast. Er wordt veel verwacht van deze bundeling van krachten. Jammer is het wel dat de beginnende samenwerking vrijwel onmiddellijk werd geconfronteerd met de bezuinigingen bij ICCO, die ook personele consequenties had (voor de ICCO medewerkers althans). Het programma JOP heeft de managementstructuur aangepast. De groei van dit programma noodzaakte daartoe. Het team Verzorging van de afdeling Facilitaire Zaken is met andere werktijden gaan werken en de avondmaaltijden werden afgeschaft. Op deze wijze kon de effectiviteit en de werkgelegenheid gewaarborgd blijven. De medewerkers hebben intensief meegedacht over mogelijke oplossingen. Personeelsinformatiesysteem (AFAS) Het lag in de bedoeling dat het nieuwe personeelsinformatiesysteem in dit verslagjaar de mogelijkheid zou bieden om de verlofregistratie via de computer te doen. Helaas zijn door allerlei oorzaken deze Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 7 van 14

8 verwachtingen niet ingelost. Vaak nam men de toevlucht tot handmatige verwerking. Er is hard gewerkt aan het oplossen van de problemen en er werd bekeken welke mogelijkheden van het nieuwe systeem nog meer gebruikt kunnen gaan worden (E-HRM). Er werd voor gekozen om eerst de kinderziektes er uit te halen en vervolgens verder uit te bouwen. HRM werkt hierin samen met F&C en ICT. Leeftijdsopbouw De leeftijdsopbouw wordt ook nu weer gerapporteerd. Er zijn geen significante verschillen met eerdere cijfers. De noodzaak om aandacht hieraan te geven blijft. In functioneringsgesprekken zijn arbeidsvreugde en ambitie belangrijke gesprekspunten. De arbo-coördinator is alert op relevante signalen en onderneemt actie. Werving en selectieprocedures bieden de mogelijkheid om enigermate te sturen op een evenwichtige opbouw van leeftijden en de verhouding tussen het aantal vrouwen en het aantal mannen. Medewerkerstevredenheidsonderzoek De resultaten van het Medewerkers Tevredenheid Onderzoek voor de dienstenorganisatie van de Protestantse Kerk in Nederland zijn in maart 2010 bekend geworden. Na bespreking in managementteam en ondernemingsraad is eind april in een bijeenkomst met de medewerkers het resultaat toegelicht. Het geheel levert een positief beeld op; een positief beeld dat bereikt werd na een zeer spannende (transformatie)tijd. Naast de hoge scores voor de inhoud van het werk, samenwerking met directe collega s en flexibele werktijden, scoorden andere aspecten van het werk lager, zoals persoonlijke ontwikkeling, communicatie en werkdruk. De uiteindelijk gegeven rapportcijfers bedragen voor tevredenheid met het eigen werk 7.6 en voor tevredenheid met de werkgever 7.1. Er zijn geen of nauwelijks verschillen bij m/v, ft/pt, thuiswerk of kerkelijke meelevendheid. Omdat cijfermatig materiaal niet alles zegt en beschouwd moet worden als een indicatie, is afgesproken dat er per afdeling/team een bespreking zou plaatsvinden om kleur te geven aan die cijfers. Hoe zwaar weegt het nu, geeft het cijfer de goede indicatie, zijn er elementen verdwenen etc.? HRM heeft de opbrengsten in een vervolgrapportage verwerkt. Omdat er duidelijke verschillen tussen afdelingen werden vastgesteld, was het niet mogelijk om een totaalaanpak te ontwikkelen. Aandachtspunten werden per afdeling gerapporteerd en opgepakt. Dat kon meteen of binnen de jaar- en werkplannen. Algemeen zal aandacht worden besteed aan ontwikkeling en communicatie. Management Development en Talentmanagement Een nota met eerste gedachten is door de directie aan het bestuur gepresenteerd. Afgesproken is om dit verder uit te werken en te gaan bespreken zodat beleid geformuleerd kan worden. Het beleid om meer vrouwen in leidinggevende functies te benoemen werd onverkort doorgezet. 2. Zaken die ook speelden in 2010 Naast de in het sociaal jaarverslag van 2009 voorziene ontwikkelingen zijn er nog een aantal dingen die het vermelden waard zijn: het telewerkbeleid evaluatie actieplan (cultuur)ontwikkeling dienstenorganisatie Het telewerkbeleid De evaluatie van het telewerkbeleid (of thuiswerkbeleid) in 2009 leverde een aantal opmerkingen op die door de verantwoordelijke afdelingen in 2010 ter hand werden genomen. Een van die opmerkingen was om de vergoeding opnieuw te bekijken. Besloten is om de vergoeding voor verplicht telewerken te verbeteren en te vereenvoudigen maar om de vergoeding voor vrijwillig telewerken af te schaffen. Overweging daarbij is dat de mogelijkheid om thuis te werken al voldoende voordelen biedt voor de betreffende medewerker. Actieplan (cultuur)ontwikkeling dienstenorganisatie Ook het Actieplan Ontwikkeling Dienstenorganisatie werd geëvalueerd. Dit plan was in november 2008 in het kader van de transformatie opgesteld en bevat de voornemens van de dienstenorganisatie om te komen tot een gewenste cultuur en tot de competenties die daarvoor nodig zijn. Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 8 van 14

9 De conclusie was dat er veel gerealiseerd is van de plannen. Er wordt meer gezamenlijk opgetrokken door afdelingen en teams. Ook de samenwerking met externe organisaties is versterkt. Gesignaleerd werd dat de pro-activiteit is toegenomen en dat meer initiatief (ondernemerschap) werd getoond. De activiteiten werden ook op andere wijze dan door quotum etc. gefinancierd: door betaalde dienstverlening bijvoorbeeld. Geconstateerd werd ook dat er sprake is van minder hang naar het verleden en dat er een positieve, optimistische werksfeer heerst. Aandacht vraagt nog hetgeen al werd vermeld bij het medewerkerstevredenheidsonderzoek, de uitwisseling van successen en informatie en de betrokkenheid van de medewerkers bij het geheel van de organisatie (onder andere door het decentrale werken wordt dit bemoeilijkt). 3. Vrijwilligers Er zijn op alle afdelingen van de dienstenorganisatie vrijwilligers actief. Gemiddeld zijn dat er zo n 86 per jaar, waarbij sommigen iedere week een bepaald aantal uren bezig zijn en anderen op projectmatige basis ingeschakeld worden. De bedoeling om het vrijwilligersbeleid ook voor de plaatselijke gemeenten een impuls te geven is niet gelukt. Dit kwam doordat de vacature vrijwilligerscoördinator die halverwege het jaar ontstond niet vervulbaar bleek. De werkzaamheden zijn wel doorgezet, maar op een zeer bescheiden pitje. 4. Scholing en Training De organisatie van het centrale aanbod van cursussen voor de medewerkers van de dienstenorganisatie is bij het Toerustingscentrum ondergebracht, de eigenlijke scholingsactiviteiten worden vanuit het centrale opleidingsbudget van de afdeling HRM gefinancierd. In totaal werden 23 cursussen aangeboden (vorig jaar 21), waaraan 233 collega s deelnamen (vorig jaar 172). Inhoudelijk werden cursussen verzorgd voor de introductie van nieuwe medewerkers, scholing op competenties, werkveld(inhoudelijke) toerusting en computercursussen. Nieuw in 2010 Projectplannen schrijven Creatief schrijven Notuleren op de laptop Probleemoplossing in organisaties Secretaressedag effectief communiceren Stijlvol adviseren Webredactie/beheer (eind)redacteuren Workshop vrouwen en ambitie Daarnaast werd in september de jaarlijkse zomerschool gehouden, waaraan 106 collega s deelnamen. Ook werden weer twee dagen voor leidinggevenden georganiseerd. Hieraan nemen alle leidinggevenden deel (circa 30 collega s). Onderwerpen waren in het voorjaar: persoonlijk leiderschap, het versterken van de gewenste cultuur en de rol die de Balanced Score Card daarbij kan spelen. Ook werd nagedacht over het vervolg op het Medewerkerstevredenheidsonderzoek. In het najaar werd aandacht besteed aan het onderwerp veranderen. 5. Ziekteverzuim en preventie Ziekte en verzuim Vanaf 2006 schommelde het ziekteverzuim rond de 4.4%. In 2010 is het een stuk hoger: 5.67%. Een alles verklarende oorzaak is niet te vinden. We zien wel dat het verzuim als gevolg van fysieke klachten toeneemt en dat ook de duur van de ziekte oploopt. In de afgelopen jaren waren er geen WIA-aanmeldingen maar we zien daar nu een groeiend aantal van. Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 9 van 14

10 Dit betekent dat er eerst twee jaar geheel of gedeeltelijk verzuimd is door ziekte, waarna er een keuring volgt door de verzekeringsarts van UWV op arbeidsmogelijkheden. Eén medewerker heeft een WGA-uitkering (Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten) gekregen en 6 medewerkers hebben ongeveer het hele jaar 2010 verzuimd. De langdurige zieken verhogen het verzuimcijfer enorm en dit verzuim is amper te beïnvloeden. De medewerkers kampen onder andere met hartproblemen, ziekenhuisopnamen en/of chemokuren. In 2011 wordt vooral aandacht besteed aan ziekte en gedrag (leefstijl). Arbo en preventie Het arbo-jaarplan voor 2011 is vastgesteld in samenwerking met de arbo-commissie. Het jaar 2010 heeft vooral in het teken gestaan van het op orde brengen van de Bedrijfshulpverlening (BHV). Door het vertrek van ICCO-collega s moesten er nieuwe mensen opgeleid worden, nieuwe roosters gemaakt en is de zone-indeling afgestemd met de brandweer. Ook zijn er mensen als EHBO er opgeleid en/of volgden een cursus reanimeren/defribileren. Dat het goed loopt hebben we mee kunnen maken in de ontruimingsoefeningen, maar helaas ook in het echt. Enkele keren is de BHV ingeschakeld voor plotselinge, individuele calamiteiten. Het medewerkerstevredenheidsonderzoek is in januari 2010 gepresenteerd. Binnen de teams wordt er aandacht besteed aan de specifieke opmerkingen en in de organisatie aan het geheel. Het punt communicatie blijft aandacht vragen. Dat wordt in 2011 opgepakt door HRM. Vertrouwenspersoon De twee vertrouwenspersonen, Otto Sondorp en Ans Brandsma, hebben geen meldingen gekregen rond ongewenst gedrag. 6. Ondernemingsraad In 2010 adviseerde de Ondernemingsraad positief over de verplaatsing van het relatiebeheer van het werelddiaconale werk naar Regional Offices en de verplaatsing van de afdelingen Zending, Noodhulp, Togetthere en Impulsis naar de Internationale Programma-afdeling (ProCoDe). Ook werden positieve adviezen uitgebracht over de inrichting van de ondersteuning en dienstverlening van de Ledenregistratie Protestantse Kerk (LRP) en de vorming van een gezamenlijke afdeling Communicatie & Fondsenwerving van de Dienstenorganisatie en ICCO. Tevens stemde de Ondernemingsraad in met een wijziging van de arbeidstijdenregeling voor de medewerkers van het team verzorging. De Ondernemingsraad besteedde verder onder andere aandacht aan de overgang van de uitvoeringsorganisatie predikantspensioenen naar het Pensioenfonds Predikanten, enkele structuurwijzigingen binnen JOP, het vrijwilligersprotocol en de uitkomsten van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. Na de verkiezingen van 26 april werd een nieuwe, kleinere ondernemingsraad geïnstalleerd. Er werd een start gemaakt met het werken met commissies en contactpersonen. Op 7 juni had de Ondernemingsraad zijn jaarlijkse overleg met het bestuur van de Dienstenorganisatie. Gesproken werd over de ontwikkeling van de Dienstenorganisatie aan de hand van het Jaarverslag van de Ondernemingsraad over Activiteiten van en voor medewerkers Het jaarlijkse personeelsuitje, georganiseerd door personeelsvereniging Harten Drie voor haar leden, ging dit jaar naar Den Bosch. Ruim op tijd waren we in Den Bosch, waardoor de stad al voor het begin van het programma verkend kon worden. Na een begeleide stadswandeling was er een keuzemenu met torenbeklimming, ondergronds varen, bierproeven en museumbezoek. Het was dus een onderhoudende en actieve dag, uitstekend georganiseerd door de PV. Andere activiteiten van de personeelsvereniging dit jaar waren de barbecue (samen met ICCO) in juni en de Sinterklaasviering. Met kerst ontvingen de leden een kerstbrood. Naast de activiteiten van de personeelsvereniging zijn er verschillende afdelingsactiviteiten, die hier niet afzonderlijk genoemd worden. Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 10 van 14

11 Met Pasen en Kerst worden er in de kapel bijzondere vieringen georganiseerd. Dit is naast de dagopeningen die in de kapel plaatsvinden. 8. Vooruitblik 2011 In 2011 zal er verder aandacht besteed worden aan het verbeteren van de organisatie. Als we stellen dat de route helder is, wil dat nog niet zeggen dat we tevreden achterover leunen. Er moet nog veel gedaan worden aan het verbeteren van organisatie en dienstverlening. De volgende zaken zullen dan ook in 2011 een plaats moeten krijgen in de activiteiten van de dienstenorganisatie: 1. Kwaliteitscyclus Hiermee bedoelen we de activiteiten van leidinggevende met zijn medewerker om het functioneren te optimaliseren (functionerings- en contractgesprekken; evaluaties). Een goed vervolg op de afspraken is belangrijk. Neem bijvoorbeeld het volgen van opleidingen, waarvan wij er intern al een aantal geven. Steeds wordt dit aanbod aan scholing geactualiseerd en er is ook behoefte aan meer verdieping gebleken. Het volgen van externe opleidingen is overigens ook goed mogelijk. 2. Management Development en Talentmanagement De eerste stappen zijn gezet, schreven we in dit jaarverslag. Het komende jaar zal de situatie verder in kaart worden gebracht, geanalyseerd en van vervolgacties voorzien. In het verlengde hiervan ligt de vraag naar een toekomstbestendige bezetting. In vaktaal spreken we dan over strategische personeelsplanning. Wat gebeurt er in de kerk, hoe moet de dienstenorganisatie daar (ook op langere termijn) op inspelen en wat betekent dat voor de personele bezetting (kwalitatief en kwantitatief). 3. Vrijwilligersbeleid De status quo met betrekking tot het vrijwilligersbeleid moet doorbroken worden. Het vervullen van de vacature is daarbij essentieel. Dan kan het verder ontwikkelen en uitvoeren van beleid weer stevig ter hand worden genomen. 4. Functieboek Er zijn al weer behoorlijke veranderingen doorgevoerd binnen de dienstenorganisatie en die hebben ook gevolgen voor functies. In 2011 staat de aanpassing van het functieboek op de rol. Gecheckt wordt of de functies nog actueel zijn, of aanpassingen nodig zijn en of er (daardoor) wijziging is opgetreden in de functiezwaarte. 5. Hand aan de Ploeg Door medewerkers van de dienstenorganisatie is in 2010 veel werk verricht voor het project Hand aan de ploeg: de implementatie van de voorstellen van de commissie Veerman. Er is inmiddels al een aantal besluiten genomen door de generale synode. Meest in het oog springend is het besluit om een systeem van permanente educatie voor predikanten en kerkelijk werkers in te voeren. Maar ook de (rechts)positie van kerkelijk werkers en de samenwerking tussen gemeenten en predikanten / kerkelijk werkers zijn punten van verdere uitwerking. Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 11 van 14

12 Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 12 van 14

13 Bijlage Tabellen & grafieken Tabel 1: Leeftijdsopbouw per 31/12/10 Man Vrouw Medewerkers tot 20 jaar Totaal Tabel 2: Medewerkers per afdeling/programma per 31/12/10 Stafafdeling en programma Medewerkers Directie 4 Expertisecentrum 4 Institutionele Ondersteuning (incl. RACV) 32 Financiën en Control 23 HRM (incl. PCTE) 34 Facilitaire Zaken 59 Communicatie en Fondsenwerving 46 Kerk in Actie 42 Kerk in Ontwikkeling 78 MW&K 10 JOP + JOP lokaal + GVO 76 LRP 5 Transformatie 2 Totaal 415 Tabel 3: Verloop in In dienst Uit dienst Tabel 4: Ziekteverzuim Ziekteverzuim Totaal 4,43 4,44 5,67 Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 13 van 14

14 Grafiek 5: Bezetting in FTE's Grafiek 6: Duur dienstverband per 31/12/10 Sociaal Jaarverslag juni 2011 Pagina 14 van 14