Jaarverslag Deelraad Staven en Diensten

Transcriptie

1 Jaarverslag Deelraad Staven en Diensten

2 INHOUD Inhoud... 2 Inleiding... 3 De organisatie van de DSD... 4 Medezeggenschap op de HvA... 4 De samenstelling van de DSD... 4 De samenwerking met de UvA... 5 De werkwijze van de DSD... 6 Medezeggenschap... 6 Overleg met de secretaris CvB... 6 Overleg met de directeuren van staven en diensten... 6 Signalen vanuit de achterban... 7 Intern overleg... 7 Samenwerking met de Centrale Medezeggenschapsraad... 7 Overleg in het Centraal Medezeggenschapsoverleg... 7 Instemming en advies... 8 Centrale medezeggenschapsraad... 8 Bestuurssecretaris... 8 De DSD in Factoren en ontwikkelingen... 9 Speerpunten... 9 Afkortingen DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 2

3 INLEIDING Hartelijk welkom, beste lezer. Dit is het jaarverslag van de Deelraad Staven en Diensten (DSD). Het is opgesteld voor de bestuurder, dat is de secretaris van het College van Bestuur (CvB), en de directeuren van staven en diensten van de Hogeschool van Amsterdam (HvA). We doen hierin kort verslag van wie we zijn en wat we in het studiejaar gedaan hebben vanuit onze functie als medezeggenschapsraad van de Hogeschool van de HvA. In deze inleiding stippen we enkele ontwikkelingen aan waarover de lezer meer informatie vindt verderop in het verslag. De medezeggenschap aan de HvA heeft een jaar achter de rug waarin 2 ontwikkelingen domineerden en veel aandacht eisten: het transitietraject en de protestacties aan de Universiteit van Amsterdam (UvA). In het transitietraject wordt de relatie tussen enerzijds de centrale staven en diensten en anderzijds de ondersteunende afdelingen binnen de domeinen verder concreet ingevuld. Dit heeft gevolgen voor de medewerkers en de DSD heeft daarop passende acties ondernomen. De protestacties begin 2015 aan de UvA hebben ook aan de HvA de ontwikkelingen rond de vormgeving en werking van de medezeggenschap, zoals een herziening van het medezeggenschapsreglement, in een versnelling gebracht. De DSD kijkt terug op een geslaagd jaar, zowel op relationeel gebied als wat betreft de gestelde doelen. De DSD is ten slotte heel tevreden dat we tegen het einde van het jaar bij tussentijdse verkiezingen alle 8 beschikbare zetels hebben bezet. Dat is namelijk een voorwaarde voor de verdere professionalisering van de raad. In dit verslag neemt de lezer verder kennis van de organisatie en werkwijze van de DSD en van de onderwerpen waar wij instemming of advies over uitgebracht hebben. Daarna krijgt de lezer een beeld van wat wij ons voor het volgend jaar voorgenomen hebben. Daarom wens ik u veel leesplezier en als er vragen of opmerkingen in u opkomen naar aanleiding van dit verslag, aarzel dan niet om even contact met mij of een van de raadsleden op te nemen: wij zie uit naar uw mening! Roderik van der Wilk Voorzitter Deelraad Staven en Diensten DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 3

4 DE ORGANISATIE VAN DE DSD MEDEZEGGENSCHAP OP DE HVA Vanaf 2009 wordt de organisatie van de HvA gekenmerkt door 7 domeinen die elk bestaan uit een verzameling opleidingen onder leiding van een domeinvoorzitter. De centrale staven staan onder leiding van de bestuurssecretaris en diensten staan onder leiding van het College van Bestuur. De organisatie van medezeggenschap op de HvA volgt dit patroon in die zin dat er naast de Centrale Medezeggenschapsraad 8 deelraden zijn, één voor elk van de domeinen en één voor de staven en diensten: zie onderstaande figuur. Er werken bij de centrale staven en diensten van de HvA 585 fte aan medewerkers 1. Bij de domeinen werken nog eens evenveel fte s aan medewerkers in ondersteunende diensten en staffuncties. De DSD vertegenwoordigt daarmee 50% van alle staf en dienstmedewerkers van de HvA. DE SAMENSTELLING VAN DE DSD De Deelraad Staven en Diensten (DSD) heeft 8 zetels, die in vergelijking met de andere raden alleen zetels voor medewerkers zijn en niet voor studenten. De samenstelling per juni 2015 van de DSD is als volgt: Freek van Aarst (lid) [SZ] Dion Dresschers (lid) [ICTS] René van Essen (lid) [FS] Mark van der Horst (lid) [FS] Anca van der Laan (vice voorzitter) [AC] Mark Thomas (vervangend vice voorzitter) [O&O] Roderik van der Wilk (voorzitter) [FS] Mieneke Zander Anker (lid) [O&O] 1 Zie Jaarverslag HvA 2013 DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 4

5 In januari 2015 heeft er een wisseling van het voorzitterschap plaats gevonden: Freek van Aarst legde zijn functie als voorzitter neer en Roderik van der Wilk werd gekozen tot nieuwe voorzitter. In juni 2015 zijn na tussentijdse verkiezingen de 2 tot op dat moment vacante zetels ingenomen door de nieuwe leden Mark Thomas en Dion Dresschers. DE SAMENWERKING MET DE UVA De HvA werkt sinds 2012 samen met de Universiteit van Amsterdam (UvA). De samenwerking komt onder andere tot uiting bij de Staven en Diensten, die sindsdien één voor één worden samengevoegd en onder een eenkoppige leiding worden gebracht. De diensten lopen daarbij voorop en op dit moment zijn nog niet alle staven zo ver. De DSD vertegenwoordigt op die manier steeds maar de helft van de medewerkers bij een staf of dienst, want de andere helft heeft een aanstelling bij de UvA. Bij de UvA worden de medewerkers van staven en diensten vertegenwoordigd door de Gemeenschappelijke Ondernemingsraad (GOR). Vandaar dat de DSD en GOR stappen hebben ondernomen om samen te werken. De dagelijkse besturen van beide raden hebben enkele gesprekken hierover gevoerd en de volgteams vanuit beide raden (waarover later in dit verslag meer) trekken waar mogelijk samen op. Het is de bedoeling om de samenwerking in verder in te vullen. DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 5

6 DE WERKWIJZE VAN DE DSD MEDEZEGGENSCHAP 2 De HvA is een organisatie van medewerkers, lijnmanagers, directeuren en een bestuur waarbinnen iedereen als het nodig is samen de meeste problemen oplost. Dat lukt meestal binnen werkoverleg, maar soms lopen medewerkers en ook leidinggevenden op tegen grenzen die er zijn gesteld op grond van beleid dat ergens en op een of andere manier tot stand is gekomen. Als daarbij de belangen van medewerkers in het geding zijn kan dat bij de staven en diensten aanleiding zijn om de DSD in te schakelen. Aan de andere kant worden wij vaak door de bestuurder betrokken bij het tot stand komen van beleid, bij veranderingen in de organisatie of anders daar waar een breed draagvlak voor nieuwe ontwikkelingen van belang is. Wij behartigen dus de belangen van medewerkers en in het bijzonder daar waar het gaat om welzijn op de werkvloer. We doen dat voornamelijk door ons in te werken op verschillende beleidsterreinen en daar dan over in gesprek te gaan op het niveau waar beleid tot stand komt. Hieronder geven we een kort overzicht van verschillende overlegsituatie van het afgelopen jaar. OVERLEG MET DE SECRETARIS CVB De eerste gesprekspartner van de DSD is de secretaris van het College van Bestuur van de HvA, mevrouw Geke van Velzen, te vergelijken met de domeinvoorzitter voor een domeinraad. Mevrouw van Velzen geeft leiding aan de directeuren van Staven en Diensten. Wij bespreken met haar de onderwerpen die wij van belang achten en die de medewerkers bij de staven en diensten betreffen. Omgekeerd kan het ook voorkomen dat de bestuurssecretaris onderwerpen inbrengt die de medewerkers van een stafdienst en/of dienst raken. We nodigen een van de directeuren als gast uit als dit voor een specifiek onderwerp van belang is. Onderwerpen die het afgelopen jaar ter sprake kwamen waren onder andere: de profielen waaraan nieuw aan te stellen directeuren moeten voldoen het transitietraject het activiteitgericht werken op de Leeuwenburg de herinrichting van de financiële kolom van HvA en UvA de herinrichting van de dienst ICTS OVERLEG MET DE DIRECTEUREN VAN STAVEN EN DIENSTEN Om de relatie met de directeuren van staven en diensten te onderhouden heeft de DSD volgteams ingesteld die de ontwikkelingen in de centrale stafafdelingen en diensten volgens. Ieder volgteam bestaat uit twee leden van DSD. De leden van een volgteam voeren informele gesprekken met de directeur van een staf of dienst. De frequentie van overleg verschilt per staf of dienst, van 2x per jaar tot elke 6 weken. Meestal bespreken we de volgende punten: de begroting het A3 tje met het jaarplan de medewerkers tevredenheidsmonitor (MTM) de werksfeer en voorzieningen op de werkplek lopende ontwikkelingen 2 We verwijzen de lezer graag naar standaardwerken over medezeggenschap als u geïnteresseerd bent in formele zaken zoals advies en instemmingsrecht. DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 6

7 Bij de diensten, met uitzondering van Studentenzaken, voerden de volgteams van DSD en GOR samen de gesprekken met de directeur. SIGNALEN VANUIT DE ACHTERBAN In het verslagjaar hebben de volgteams zich ook ingezet op het contact met de achterban via inloopspreekuren en achterbanbijeenkomsten. Medewerkers kunnen dan tijdens de lunch eenvoudig even langslopen, hun verhaal kwijt of bepaalde informatie halen. Dat beviel zo goed dat we hier in het nieuwe jaar een speerpunt van gemaakt hebben. INTERN OVERLEG Eens in de 6 weken hebben de raadsleden van de DSD een intern overleg waarop lopende zaken en de contacten met de secretaris, de directeuren, de CMR en de achterban worden voorbereid. SAMENWERKING MET DE CENTRALE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD In het verslagjaar is intensief samengewerkt met de Centrale Medezeggenschapsraad (CMR). Bij dossiers waar de CMR advies dan wel instemmingsrecht heeft en de DSD in principe niet, is een werkwijze ontstaan waarbij de CMR de deelraden, waaronder de DSD, om advies vraagt. In 2014/2015 heeft de CMR onze adviezen over de reorganisatie van de financiële kolom, het transitieplan en de samenvoeging van de diensten Studentenzaken HvA en Studentenservices UvA volledig overgenomen. OVERLEG IN HET CENTRAAL MEDEZEGGENSCHAPSOVERLEG De voorzitters van de deelraden van de HvA en de voorzitter van de CMR en een of meer leden van hun raad komen eens per 6 weken voor overleg bijeen. Dit overleg is vooral bedoeld om informatie uit te wisselen, maar het is ook een goed platform om HvA brede kwesties samen te bespreken. In dat geval nodigen we meestal een deskundige of direct betrokkene als gast uit. DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 7

8 INSTEMMING EN ADVIES In heeft de DSD mondelinge dan wel schriftelijke adviezen uitgebracht aan de Centrale Medezeggenschapsraad (CMR) en aan de bestuurssecretaris. CENTRALE MEDEZEGGENSCHAPSRAAD Bij dossiers waar de CMR advies dan wel instemmingsrecht heeft en de DSD in principe niet, is een werkwijze ontstaan waarbij de CMR de deelraden, waaronder de DSD, om advies vraagt. In 2014/2015 heeft de CMR onze adviezen over de inrichtingen van de financiële kolom, IC/ ICTS, Bibliotheken en Dienst Informatie Voorziening (DIV) volledig overgenomen en opgenomen in het CMR advies aan het college van bestuur. Dit geldt ook voor het advies over de samenvoeging van de diensten Studentenzaken HvA en Studentenservices UvA. De DSD heeft de CMR laten weten dat zij instemt in met het reorganisatieplan mits aan een aantal voorwaarden is voldaan. Deze voorwaarden betroffen meer transparantie, tijdige en duidelijke communicatie waaruit de waardering voor de medewerkers blijkt, uitwerking van de scenario s voordat de plaatsing en herplaatsing wordt ingezet en afstemming van het veranderplan op hoofdlijnen met de medezeggenschap. De raad heeft steeds benadrukt dat medewerkers met hun vragen terecht moeten kunnen bij een vertrouwenspersoon die onafhankelijk staat t.o.v. het management en de P&O adviseur van de organisatieeenheid. De CMR heeft in juli 2015 niet ingestemd met het Transitieplan. In haar onderbouwing richting college is het advies van de DSD aan de CMR een op een overgenomen. Adviezen CMR 2014/2015: jaarplannen en begroting centrale staven en diensten reorganisatie van de financiële kolom in drie te onderscheiden organisatie eenheden: Institutional Research, Audit en Planning&Control inrichtingsplan IC/ICTS Organisatie Vastgoed: verschuiving van Vastgoed van Facility Services naar Planning en Control Integratie Studentenzaken HvA en Studentenservices UvA Transitieplan ondersteuning HvA Inrichting DIV, deel HvA Inrichtingsplan Bibliotheken BESTUURSSECRETARIS De onderwerpen die hierboven genoemd zijn zijn ook met de bestuurssecretaris besproken. Daarnaast is advies uitgebracht over specifieke onderwerpen die de staven en/of diensten betreffen: Profiel nieuwe directeur BKT + advies benoeming Profiel nieuwe directeur StS/SZ Instemming vakantieregeling dienst Facility Services 2015 DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 8

9 DE DSD IN FACTOREN EN ONTWIKKELINGEN Er zijn een aantal factoren die het functioneren van de DSD in het komend jaar beïnvloeden. Zo wordt de medezeggenschap op de HvA het komende jaar beter toegerust dan voorheen. Het reglement en de organisatie van de medezeggenschap worden opnieuw onder de loep genomen. De rector, Huib de Jong, staat een intensievere band van de raden met hun achterban voor. Ten slotte is te verwachten dat de GOR en de DSD in het komend jaar nauwer gaan samenwerken. Op de agenda van de DSD staat het komend jaar opnieuw de gestaag verlopende samenwerking tussen HvA en UvA bij de staven en diensten in combinatie met het vervolg van het vorig jaar ingezette transitietraject. Daarnaast ontstaat er binnen de DSD een behoefte aan professionalisering. Die behoefte komt voort uit een streven naar effectiviteit van de raad. Om zinvol bezig te zijn is het belangrijk om heldere en realistische doelen te stellen, maar ook om een passende strategie uit te zetten. Daarvoor helpen een goede band met de achterban en een professionele opstelling bij overlegsituaties. SPEERPUNTEN De DSD heeft een dagdeel uitgetrokken om te discussiëren over het reilen en zeilen van de raad in het afgelopen jaar en over speerpunten die we moeten stellen voor het komende jaar. Die speerpunten zijn als volgt geformuleerd: 1. Professionalisering van de raad: Roderik van der Wilk en Dion Dresschers Er wordt een plan opgesteld over hoe de raad zich kan professionaliseren in het kader van vergaderen en het bereiken van gestelde doelen. De deelraad heeft een training gevolgd via TAQT, met als resultaat concrete afspraken over de overlegstructuur en de te volgen tactiek. 2. Verbinding met de achterban: Mark Thomas en Mark van der Horst Er wordt een plan opgesteld hoe de deelraad signalen kan ophalen bij de achterban en omgekeerd hoe de deelraad de achterban kan informeren over ontwikkelingen. Het ontwikkeling van een nieuw format voor het jaarverslag maakt onderdeel uit van dit speerpunt. 3. Veranderingen op personeelsgebied/de transitie: Mieneke Zander en Freek van Aarst Het transtietraject zal ook het komend jaar veel aandacht vragen. Daarnaast zal gekeken worden medewerkers van de diensten de samenwerking UvA HvA ervaren en hoe wordt omgegaan met personele veranderingen en vergrijzing binnen de afdelingen. DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 9

10 AFKORTINGEN AC BKT BN BS CBO CMR CvB DIV DSD FS GOR HB HO HvA ICTS IRS LWB O&O P&C StS SI SZ UB UvA Administratief Centrum Bureau Kennistransfer Bureau Nieuwbouw Bestuursstaf Centraal Bedrijfsvoerdersoverleg Centrale Medezeggenschapsraad College van Bestuur Dienst Informatievoorziening Deelraad Staven en Diensten Facility Services Gemeenschappelijke Ondernemingsraad Hogeschool Bibliotheek Huisvestingsontwikkeling Hogeschool van Amsterdam ICT Services Informatie Regiesecretariaat Leeuwenburg Onderwijs en Onderzoek Planning en Control Studentenservice Strategische Informatievoorziening Studentenzaken Universiteits Bibliotheek Universiteit van Amsterdam DSD HvA 2015 DSD Jaarverslag Definitief V1.0 10