Bijlage 4 bij Aanbestedingsdocument Z WO/223: Programma van eisen en wensen 1 - Accountant

Transcriptie

1 Bijlage 4 bij Aanbestedingsdocument Z WO/223: Programma van eisen en wensen 1 - Accountant Gemeenteraad Voorschoten Gemeenteraad Wassenaar, en Algemeen Bestuur gemeenschappelijke Werkorganisatie Duivenvoorde Datum 14 oktober 2015 Versie 0.5 1

2 Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en / of openbaar gemaakt door middel van print, druk, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke ander wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande toestemming van de samenstellers. Inhoudsopgave 1. Beschrijving Project / Dienst Inleiding 3 2. Lijst van eisen Algemeen Materie Commercie Juridisch 6 3. Lijst van wensen Materie wensen Commerciële wensen Duurzaamheid Aanvullende eisen en wensen 8 2

3 1. Beschrijving Project / Dienst 1.1 Inleiding Voor u ligt de offerteaanvraag van de Europese aanbestedingsprocedure ten behoeve van accountantsdiensten voor de Werkorganisatie Duivenvoorde, de Gemeente Wassenaar en de gemeente Voorschoten. Deze aanbesteding betreft een openbare procedure onder de werking van de Aanbestedingswet 2012 (AW 2012). Het kenmerk van deze procedure zoals het door de aanbestedende dienst toegekende documentnummer is: Z WO / Z- 1848WS / Z VS Doel van de aanbesteding. De gemeenten Voorschoten en Wassenaar hebben besloten om intensief te gaan samenwerken. Daartoe is op 1 januari 2013 een ambtelijk samenwerkingsverband opgericht in de vorm van gemeenschappelijke regeling Werkorganisatie Duivenvoorde (hierna WODV). De gemeente Voorschoten en de gemeente Wassenaar blijven als twee zelfstandige gemeenten (juridische entiteiten) bestaan. Ten gevolge van de samenwerking heeft de afdeling financiën een gezamenlijk rekeningschema binnen één gemeenschappelijk te gebruiken financieel systeem als belangrijke mijlpaal gerealiseerd. Deze maatregelen dragen bij aan een versterking van de financiële functie binnen beide gemeenten en de WODV. De Gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV hebben de intentie, ten behoeve van hun organisaties, een overeenkomst af te sluiten voor de dienst Accountantscontrole Gemeenten Voorschoten, Gemeente Wassenaar en de WODV voor de boekjaren 2016 t/m 2019 met één opdrachtnemer. De Gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV heeft hiertoe het navolgende aanbestedingsdocument opgesteld, waarop Inschrijver te allen tijde de inschrijving dient te baseren. De gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV willen op transparante wijze een bewuste keuze maken voor de accountantscontrole en de daaraan gerelateerde advisering voor de komende jaren. Het doel is een accountant te kiezen die qua profiel en functievervulling goed past bij de organisatie van opdrachtgevers. Uitgangspunt is dat de gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV een zoveel als mogelijk zichzelf controlerende organisatie zijn, die niet alleen zicht hebben op zijn hun risicomarges, maar deze risico s ook adequaat beheersen. Dit uitgangspunt is al ingezet en wordt in de komende periode verder ontwikkeld en ingevuld. Tot de accountantsdiensten behoren, naast de wettelijke vereiste controles, ook de werkzaamheden die voortvloeien uit de natuurlijke adviesfunctie van de accountant, gerelateerd aan de certificerende functie. In formele zin is sprake van benoeming van een accountant door de gemeenteraden en door het Algemeen Bestuur van de WODV. De gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV verwachten van de accountant een goede uitvoering van de wettelijk voorgeschreven controlewerkzaamheden alsmede een goede kwalitatieve uitvoering van de adviesfunctie. Er wordt een zodanige betrokkenheid van de accountant bij gemeenten in het algemeen en onze gemeenten in het bijzonder en de gemeenschappelijke regeling WODV verwacht, dat advisering en ondersteuning van het bestuur en de organisatie een toegevoegde waarde voor de gemeenten en de werkorganisatie heeft. De gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV verlangen van de dienstverlener: - kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, waaronder kwalificatie van de verantwoordelijke accountant voor de uitvoering van hun werkzaamheden en de controlebenadering; - efficiënte en effectieve manier van werken zowel voor de accountant als voor de gemeente Voorschoten en Wassenaar en de Werkorganisatie Duivenvoorde zelf; - continuïteit van de dienstverlening. 3

4 Ook biedt de accountant door middel van een backoffice aan de gemeente en de WODV diensten aan op het gebied van gemeentefinanciën, bestaande en nieuwe regelgeving evenals benchmarks op de verschillende gemeentelijke beleidsterreinen. De huidige werkwijze in gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV is zo, dat in de maand september/oktober een interim-controle plaatsvindt. Naar aanleiding van deze controle wordt een managementletter en een boardletter opgesteld. Deze boardletter wordt besproken in de Auditcommissie van de betreffende gemeente alvorens deze aan de betreffende gemeenteraad en Algemeen Bestuur wordt verstrekt. In de maand maart start de daadwerkelijke jaarrekeningcontrole. Deze controle levert een verslag van bevindingen op die met de betreffende auditcommissie wordt besproken en die vervolgens aan de betreffende gemeenteraad en dagelijks bestuur wordt aangeboden. De interne beheersing van de gemeenten Voorschoten en Wassenaar en de WODV is op een goed niveau. Voor meer informatie over de gemeenten en de Werkorganisatie Duivenvoorde verwijzen wij u naar de website: en en In de volgende hoofdstukken worden de specifieke wensen nader uitgewerkt. Met betrekking tot de gehanteerde prijzen en tarieven: In de inschrijving dient te worden opgenomen een calculatie voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle over de jaarstukken van de boekjaren 2016 tot en met Hierbij worden de volgende onderdelen onderscheiden: 1. Voorbereiding en planning; 2. Interim-controle; 3. Interim-controle rapport, inclusief besprekingen; 4. Jaarrekeningcontrole; 5. Eindcontrolerapport + besprekingen; 6. Adviezen in het kader van de natuurlijke adviesfunctie. De opdrachtgevers wensen voor de af te nemen accountantsdiensten een prijsafspraak te maken voor de gehele contractperiode. Jaarlijks als vast bedrag in twee termijnen te factureren aan de drie betrokken partijen of als een factuur met een onderverdeling, een en ander nog nader te bepalen. De door u aangegeven tarieven dienen bij aanvullende diensten van toepassing te zijn. Er is pas sprake van een aanvullende dienst als dit vooraf is aangegeven door de accountant en door de opdrachtgevers schriftelijk is goedgekeurd. 4

5 2. Lijst van eisen In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde dienstverlening worden gesteld. Door in te schrijven stemt ten aanzien van elk der onderstaande eisen in, dat U onvoorwaardelijk aan alle gestelde eisen voldoet. 2.1 Algemeen a-e-1 a-e-2 a-e-3 a-e-4 a-e-5 Uw offerte voldoet aan de opgenomen instructie. Aan uw offerte zijn voor de opdrachtgevers geen kosten verbonden, ongeacht of eventuele onderhandelingen leiden tot het sluiten van een overeenkomst. In de precontractuele fase draagt u uw eigen kosten. Zolang er geen volledige overeenstemming is bereikt en een schriftelijke, door beide partijen ondertekende overeenkomst tot stand is gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid van de opdrachtgevers. In dat geval is er ook geen enkele verplichting tot vergoeding van welke schade of kosten dan ook. U bent bekend en gaat akkoord met de door de opdrachtgevers gehanteerde waarderings- en beoordelingsmethodiek. Uw offerte heeft een gestanddoeningstermijn van minimaal 90 dagen. Tijdens deze periode heeft uw offerte het karakter van een onherroepelijk aanbod. U levert een bedrijfsprofiel en kernactiviteiten document aan zoals omschreven in artikel 3.4 In dit document wordt een korte beschrijving weer gegeven van de ondernemingsstructuur. 2.2 Materie m-e-1 m-e-2 m-e-3 m-e-4 Uw voorstel bevat een tijdsschema en herkenbare meet- en/of beslispunten omtrent de voortgang van de werkzaamheden/diensten. U richt de jaarrekeningcontrole in op basis van het voor dat jaar geldende, door de raden en Werkorganisatie Duivenvoorde vastgestelde, controleprotocol en normenkader. U houdt in de controle rekening met maximaal 3 door de gemeenteraad aan te dragen items die binnen een jaarrekeningcontrole vallen. U houdt zich aan de onderstaande goedkeuringstoleranties (deze komen overeen met het wettelijke minimum). Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten) 1% >1%<3% - 3% 3% >3%<10% 10% - m-e-5 In het verslag van bevindingen gaat u in op: de kwaliteit van de informatievoorziening; de kwaliteit en betrouwbaarheid van de administratie; de continuïteit van de geautomatiseerde gegevens; 5

6 de interne beheersing en de administratieve organisatie en de daarbij behorende interne controle op hoofdlijnen; het getrouwe beeld en de rechtmatigheid; de gebruikswaarde van de informatie voor de raad, het college en het management; de geconstateerde afwijkingen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. m-e-6 m-e-7.de jaarrekeningcontrole wordt jaarlijks uitgevoerd tussen 15 maart en 30 april. Uw bedrijf heeft mensen in dienst die gespecialiseerd zijn in het Besluit Begroting en Verantwoording, en deze zijn (indien noodzakelijk) beschikbaar voor de opdrachtgevers. 2.3 Commercie c-e-1 c-e-2 c-e-3 c-e-4 c-e-5 c-e-6 c-e-7 Uw offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in Euro s, excl. BTW. Uw offerte bevat de van toepassing zijnde Btw-tarieven. Uw tarieven zijn inclusief reis-, verblijf- en bureaukosten. Uw tarieven zijn op prijspeil 2015 en worden voor het eerst geïndexeerd per 1 januari Als indexcijfer geldt de jaarmutatie van de CBS-index Cao-lonen per uur incl. bijz. beloningen, totaal cao-sectoren, zoals weergegeven in de maand september van jaar t-1. De indexering met genoemd cijfer onder c-e-4 dient minimaal 1 maand voor vervaldatum schriftelijk bij de opdrachtgevers bekend te zijn en behoeft instemming van de opdrachtgevers. Inhaalslagen zijn niet mogelijk. De totaalprijs voor de gevraagde dienst is per jaar per organisatie weergegeven. U vult hiertoe het inschrijfbiljet en de eenheidsprijzenstaat in. Naast de totaalprijs voor de gevraagde dienst offreert u het uurtarief voor aanvullende diensten, gesplitst naar het deskundigheidsniveau van de medewerker. U vult hiertoe een eenheidsprijzenstaat in. 2.4 Juridisch j-e-1 j-e-2 j-e-3 j-e-4 j-e-5 U conformeert zich aan de voorwaarden genoemd in alle documenten van deze aanbesteding. U stemt in met de bijgevoegde conceptovereenkomst. Uw offerte is ondertekend door degene(n) die uw bureau/instelling rechtsgeldig kan vertegenwoordigen. Alle door uw bedrijf overgelegde gegevens zijn naar waarheid ingevuld en kunnen door u gestand worden gedaan. Opdrachtgevers behouden zich het recht op schadevergoeding voor in geval van onjuiste en/of onvolledige informatie en/of het niet kunnen nakomen van hetgeen door een gegadigde is aangeboden. Inschrijver verklaart te zijn ingeschreven in het AMF (Autoriteit Financiële Markten) register. Dit geldt ook voor eventuele derden die Opdrachtnemer inzet. 6

7 3. Lijst van wensen U wordt verzocht ten aanzien van elk der onderstaande wensen aan te geven in welke mate en op welke wijze u eraan voldoet, waar nodig blijkend uit bijlagen bij uw offerte. U dient daarvoor bij de offerte wensinvulformulieren in te vullen. Aanvullende en/of onderbouwende informatie dient uitsluitend verstrekt te worden indien daarom in het desbetreffende wensinvulformulier is verzocht. Indien u de daartoe beschikbaar gestelde ruimte per wens onvoldoende acht, kunt u separaat onder vermelding van de wenscodering aanvullende informatie verstrekken. 3.1 Materie wensen m-w-1 Uw offerte verschaft duidelijkheid omtrent de middelen die zullen worden ingezet. Hierbij wordt aangeven welke personen (beoogd) lid zijn van het controleteam; U verschaft inzicht in de inzet van de uren per deskundigheid van het team, Dit wordt ook begeleid door een beknopt cv van de leden van het team. U streeft ook naar een vaste bezetting van dit team gedurende de contractperiode. (maximaal 4, A-4) In de offerte dient te worden opgenomen een calculatie voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle over de jaarstukken van de boekjaren 2016 tot en met Hierbij worden de volgende onderdelen onderscheiden: Voorbereiding en planning; Interim-controle; Interim-controle rapport, inclusief besprekingen; Jaarrekeningcontrole; Eindcontrolerapport + besprekingen; Adviezen in het kader van de natuurlijke adviesfunctie. m-w-2 m-w-3 m-w-4 m-w-5 m-w-6 m-w-7 m-w-8 Jaarlijks in het derde kwartaal is er een interim-controle, vooruitlopende op de controle van de jaarrekening. Deze controle beoogt de risico s met betrekking tot de definitieve jaarrekeningcontrole in beeld te brengen. Na afloop van deze controle maakt u binnen 3 weken een managementletter voor het college van B&W, het Dagelijks Bestuur (hierna: DB WODV)van de Werkorganisatie Duivenvoorde en een boardletter voor de gemeenteraden en voor het AB van de WODV. U beschrijft uw visie op en de opzet van de interim-controle. (maximaal 4, A-4) Uw offerte verschaft zo veel mogelijk duidelijkheid omtrent de methoden en technieken die zullen worden toegepast. (maximaal ½ A-4) Uw offerte geeft zo veel mogelijk inzicht in uw controlefilosofie en uw controleaanpak. (maximaal ½ A-4) Uw offerte verschaft zo veel mogelijk duidelijkheid over welke doorlooptijd wordt gehanteerd bij de jaarrekeningcontrole van de opdrachtgevers. (maximaal ½ A-4) Binnen het team van in te zetten medewerkers bestaat aantoonbare kwaliteit en ervaring met controlewerkzaamheden binnen de gemeentelijke overheid. Medewerkers dienen minimaal bij drie andere gemeenten dezelfde werkzaamheden uit te hebben gevoerd. Medewerkers binnen een leertraject mogen ondersteunende werkzaamheden, maar niet tot die van het controleteam uitmakend, verrichten. U geeft inzicht in de wijze waarop u aan deze wens invulling geeft. (maximaal ½ A-4) U geeft aan hoe uw organisatie zo goed mogelijk in staat is om invulling te geven aan de natuurlijke adviesfunctie richting de gemeente/werkorganisatie. (maximaal ½ A-4) U dient aan te geven wat uw visie is op de natuurlijke adviesfunctie aan de gemeenten en de gemeenschappelijke regeling WODV. De gemeenten en de gemeenschappelijke regeling WODV verwachten tenminste van de accountant dat hij adviezen die uit zijn controlewerkzaamheden en bevindingen voortvloeien, uitbrengt aan de gemeenten en de gemeenschappelijke regeling WODV. 7

8 Daarnaast verwacht de opdrachtgever van de accountant een signaalfunctie op ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de financiële huishouding van de opdrachtgevers, de rechtmatigheid en de controle (zoals naderende wet- en regelgeving of brancheontwikkelingen). De accountant adviseert hierbij pragmatisch en uitvoerbaar en hanteert een realistische prioriteitstelling. (maximaal ½ A-4) m-w-9 m-w-10 m-w-11 m-w-12 m-w-13 Minimaal tweemaal per jaar (gemeente Voorschoten) en viermaal per jaar (gemeente Wassenaar) heeft u een afstemmingsmoment met de gemeenteraad, of een vertegenwoordiging daarvan (Auditcommissie). U beschrijft op welke wijze u invulling denkt te geven aan dit afstemmingsmoment. (maximaal ½ A-4) U geeft aan op welke wijze u in het controletraject de kwaliteit van uw werkzaamheden heeft geborgd. (maximaal ½ A-4) U geeft aan hoe vervanging van tekenbevoegde personen en de continuïteit van het controleteam wordt geborgd. Daarbij dient eventuele wisseling binnen het controleteam en de beschikbaarheid en vervanging van de tekenbevoegde personen nader te worden uitgewerkt. (maximaal1 A-4) U geeft aan waaruit blijkt dat u deskundig bent op het gebied van belastingrecht, automatisering, bedrijfsvoering, benchmarking. (maximaal ½ A-4) In de boardletter wordt in ieder geval ingegaan op het functioneren van de administratieve organisatie, de interne controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financieel beheer, tevens wordt zo nodig aandacht besteed aan bedrijfseconomische risico's en exploitatierisico's. Verwacht wordt van de accountant dat daarbij zowel gemeentebrede verbeterpunten, bestuurlijke aandachtspunten en de meer specifieke verbeterpunten per afdeling aan de orde worden gesteld. U geeft aan op welke wijze u hier invulling aan geeft. (maximaal ½ A-4) 3.2 Commerciële wensen c-w-1 c-w-2 Het door u geoffreerde bedrag voor de gevraagde dienstverlening is zo gunstig mogelijk. Naast de totaalprijs voor de gevraagde dienst offreert u het uurtarief voor aanvullende diensten, gesplitst naar het (deskundigheids)niveau van de medewerker. Het door u geoffreerde uurtarief is zo gunstig mogelijk. 3.3 Duurzaamheid d-w-1 d-w-2 Omschrijf in een kort plan van aanpak (maximaal 1/2 A-4) hoe u reiskilometers beperkt en hoe u het papierverbruik in de samenwerking vermindert. Omschrijf in een kort plan van aanpak (maximaal 1/2 A-4) in welke mate uw bedrijf maatregelen neemt om de CO₂ footprint nu en in de toekomst te verkleinen. 3.4 Aanvullende eisen en wensen Lever een document met als titel bedrijfsprofiel en (kern)activiteiten Officiële naam onderneming: <invullen> 1. Geef een korte beschrijving van de ondernemingsstructuur, inclusief de eventuele vennootschappelijke banden met andere ondernemingen, zoals eventuele holdingstructuur (inclusief moeder-, zuster-, dochter- en werkmaatschappijen). N.B.: Bijsluiten bij de offerte: organisatieschema/organogram (en indien van toepassing een verklaring van de moedermaatschappij in de zin van artikel 2:403 van het Burgerlijk Wetboek. Uit de verklaring moet blijken dat de moedermaatschappij onvoorwaardelijk garant staat voor de dochtermaatschappij op zich te nemen verplichtingen). 2. Geef kort en bondig aan wat de kernactiviteiten zijn van uw onderneming. 8

9 3. Welke (andersoortige) activiteiten ontplooit uw onderneming? 4. Geef aan met welke activiteiten uw bedrijf zich de afgelopen drie jaar (in sterke mate) heeft geprofileerd. 5. Hoeveel personen, relevant voor de beschreven activiteiten, heeft uw onderneming in dienst? Aanvullende informatie Bij dit programma van eisen en wensen is de volgende informatie ter aanvulling meegestuurd: Bijlage a Bijlage b Bijlage c Bijlage d Bijlage e Controleverordening Controleprotocol en normenkader Programmarekening Programmarekening Financiële verordening 9