OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR

Transcriptie

1 OVERLEGVERGADERING RAAD VAN BESTUUR EN OR NOTULEN Vastgesteld d.d. 2 oktober 2013 Vergaderdatum 28 augustus 2013 Vergaderplaats Service Center, Middelburg Aanwezig: OR-leden dames Bakhuizen, Van den Dorpel, Geelhoed, Van Haasteren, Priester (secretaris), Van Stee, Versteeg en Wallenburg de heren Van Beekum, Huijsman en Van Rijn Raad van Bestuur: mevrouw Van Belle en de heer Wedekind Notulist: mevrouw Lapré 1 Opening en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering. De agenda wordt aangepast: als nagekomen punt wordt het Fietsplan besproken. 2 Mededelingen RvB: - De externe audit heeft plaatsgevonden. Hier is inmiddels een intern nieuwsbericht over uitgegaan. De RvB is verheugd te merken dat de audits goed zijn verlopen. Er zijn openhartige en eerlijke gesprekken geweest, waarbij van een angstcultuur geen sprake meer is. Er liggen na deze audits een aantal duidelijke opdrachten. In het najaar zal hierop een verbeterslag komen. - t Hart Zorg op Maat is als gevolg van de PGB-bezuinigingen failliet verklaard. Deze woonvoorziening had zeven cliënten. Arduin koopt via de Steunstichting het huis van t Hart en neemt per 1 september 2013 de ondersteuning over (met de ondersteuningsplannen van Arduin). Er zal worden bezien of ze direct in het nieuwe concept van Arduin mee kunnen. OR: - De voorzitter van de OR heeft geen mededelingen. 3 Concept notulen OV 26 juni 2013 De notulen worden vastgesteld. Naar aanleiding van de notulen wordt het volgende besproken: het eerder geplande bezoek van de arbeidsinspectie op 10 juli is niet doorgegaan. Er is een nieuwe datum bekend: 16 september Het eindgesprek met de Raad van Bestuur is een maand later. De OR vraagt of er al een eerste conclusie getrokken kan worden, nu er labels aan extra uren worden gehangen. De RvB geef aan dat er nog geen eindconclusie is. Er wordt hard aan gewerkt. Wel is er steeds meer grip op. Op de volgende vergadering zal er meer over gezegd kunnen worden. In een voorgaande overlegvergadering is besproken dat de opties voor slaapwachtcompensatie voor nieuwe medewerkers teruggebracht wordt van drie naar twee (conform CAO). Er zal een geleidelijke afbouw plaatsvinden voor alle medewerkers. Met medewerkers die nu hebben gekozen voor de derde optie (half tijd/half geld) zal bij verandering van werkplek door overplaatsing open worden gesproken over de keuze van de optie. De OR vraagt zich af of de medewerkers die nu gebruik maken van half tijd/half geld als optie om te compenseren hierover zijn geïnformeerd. 1

2 De RvB geeft aan dat op het moment van wisseling van werkplek de optie voor slaapwachtcompensatie wordt besproken en zal niet breed worden gecommuniceerd. Er zal sprake zijn van natuurlijke afloop. Het formulier is inmiddels wel aangepast, waarbij er nog uit twee opties gekozen kan worden (óf tijd óf geld) De OR vraagt of en hoe wordt gecommuniceerd dat er dit jaar een eenmalige mogelijkheid is om PBL-uren te verzilveren. De RvB geeft aan dit te gaan communiceren via de nieuwsberichten. Er wordt inmiddels al van de mogelijkheid gebruik gemaakt. Situationeel deelt PO&O het ook mee aan individuele medewerkers. De OR vraagt op welke termijn een voorstel kan worden verwacht inzake richtlijnen voor social media. De RvB geeft aan dat dit wordt meegenomen in het interne communicatieplan. Naar verwachting kan dit in de overlegvergadering van oktober worden besproken. Op een vraag van de OR stelt de RvB voor om iedereen een vergoeding te geven voor de BIGherregistratie. Het kost Arduin wel veel geld en tijdsinspanning. De OR geeft aan verheugd te zijn met dit voorstel. De OR heeft na herhaaldelijke verzoeken de functieomschrijvingen nog niet ontvangen. De RvB zegt toe dit op korte termijn aan te leveren. 4 Conclusies en plan van aanpak nav Medewerkerstevredenheidsonderzoek Werkplekcheck Onderzoek Psychosociale Arbeidsbelasting Met deze uitkomsten van de onderzoeken onder de medewerkers gaat er een volgende stap gezet worden inzake de functies coach/orthopedagoog. De coach heeft geen hiërarchische positie en de manager behoeft er niet altijd te zijn. Het loopt nog niet zoals het zou moeten lopen. In april is onderzocht hoe de cliënten/ouders de diverse rollen zien. Tijdens de beleidsdagen in november 2013 zullen alle resultaten worden besproken. Het MT zal dan een besluit nemen hoe Arduin wordt ingericht en wat de taken worden van de diverse disciplines. Daarnaast wordt op dit moment bekeken hoe de interne communicatie verloopt en hoe het effectiever kan. Vervolgens worden de uitkomsten van de MT-dagen gecommuniceerd met de verschillende partijen. Ook zal een en ander worden meegenomen in de diverse projecten (bijvoorbeeld Sterk in je eigen werk). In de OV van november of december zal de RvB de OR verder informeren. Uit de uitkomsten van het MTO blijkt dat de helft van de medewerkers agressie ervaart en dat drukt volgens de OR een stempel. Om die reden zou de OR meer verdieping willen zien in de vragen rondom agressie. Dit was bij de vraagstelling van het MTO niet het geval. De OR wil graag verdieping over wat voor soort agressie er wordt beleefd. De OR krijgt de vraagstelling te zien. De RvB is het eens met de OR dat bij de MTO-vragen bijvoorbeeld een 5-punts schaal gehanteerd zal moeten worden. De OR is verheugd te merken dat er een psychosociale analyse (PSA) is gehouden. Uit de PSA heeft de RvB geconcludeerd dat er geen druk bij medewerkers is door agressie. De RvB geeft aan dat door de PSA meer inzicht is in de contouren dan door het MTO. De OR vindt het thema agressie belangrijk. De RvB geeft aan dat het punt agressie in de discussie inzake de BOPZ-locaties meegenomen zal worden. 2

3 De RvB zal de PSA-vragenlijst aan de OR ter beschikking stellen. De OR begrijpt uit het MTO dat training omgaan met agressie niet in overeenstemming staat met de toename van het aantal risicovolle/stress situaties. Dit betekent een discrepantie, maar de OR vraagt of het zo kan zijn dat minder mensen de training volgen, omdat ze geen toestemming krijgen bij aanvraag. De RvB geeft aan dat indien ze het aangeven en er een aanwijsbare reden is, de training wordt aangeboden. Iedereen kan via POP-uren training agressie volgen. Wellicht kunnen de mogelijkheden via de academie benadrukt worden. 5 Kaderbrief De OR geeft aan dit management stuk lastig te kunnen lezen. De genoemde kortingen en percentages kan de OR niet herleiden. De RvB licht desgevraagd toe: het zorgkantoor kan afhankelijk van de activiteiten van de organisatie een percentage aan opslag of afslag doorberekenen. Dit wordt achteraf beoordeeld. Het zorgkantoor heeft aantal voorwaarden benoemd waarop bijvoorbeeld projecten en onderzoeken aangeleverd en (technisch) beschreven moeten worden om opslag te krijgen. De zorgorganisatie dient zich af te vragen of de inzet loont. Arduin is fanatiek en doet er moeite voor. De verantwoordelijkheid van alle gelden is heel belangrijk. Er wordt conservatief gerekend. De OR vraagt of er zekerheid is te geven indien er sprake is van tegenvallers. Heeft dit consequenties voor het personeel, zoals ontslagen? De RvB stelt dat het een vreemde tijd is en ook niet weet wat er op Arduin afkomt. Wel worden getracht de mensen aan het werk te houden. De organisatie moet krimpen, maar met natuurlijk verloop valt veel op te vangen. De krimpt geldt voor alle medewerkers en alle contracten. Met het oog op alle ontwikkelingen is Arduin aan het kijken om in een breder segment actief te zijn en op diverse manieren concreter te worden in het realiseren van plannen. Hierdoor zal volgens de RvB wel de flexibiliteit van medewerkers moeten gaan veranderen. Er zal een verschuiving komen, waarbij de regels wel worden gevolgd. Een continue hoofdpunt is behoud van werkgelegenheid. Arduin is al in gesprek met alle gemeenten en Orionis gezien het feit dat per 2015 de extramurale begeleiding, ook voor dagbesteding, naar de WMO gaat. De gemeenten zijn nog niet zover met gunningen. De planning begroting 2014: de OR stelt het op prijs in vroeg stadium betrokken te zijn bij concept begroting. De RvB geeft aan dat de OR geen rol heeft in het opstellen van de begroting, maar wel naar aanleiding van de kaderbrief schriftelijk input mag leveren. Hier zal dan aandacht voor zijn. De definitieve begroting zal wel naar de OR gaan. 6 2 e Kwartaal rapportage Naar aanleiding van de rapportage wordt het volgende besproken: In de rapportage wordt gesproken over behoud van kwaliteit. Daarop geeft de OR aan signalen te hebben dat gastvrouwen/-heren geregeld worden ingezet bij het vergezellen van cliënten naar bezoeken aan specialisten en vraagt om uitleg aan de RvB. De RvB geeft aan dat het in de praktijk ook gebeurt dat er verzoeken komen van 3

4 gastvrouwen/-heren om cliënten te begeleiden. Hangt tevens mede af van ervaring. Het blijft voorbehouden aan supportwerkers. Het punt dient op het werkoverleg met het team besproken te worden en niet bij de organisatie te worden neergelegd. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat het onderzoek naar de oorzaak van het hoge aantal extra ingezette uren nog loopt. Sinds enige tijd worden deze uren gecodeerd. Het is nog niet helemaal duidelijk waar het aan ligt. 7 Evaluatie Kwaliteitsverbeteringen 2012 en Voorgenomen Kwaliteitsverbeteringen 2013 Bij de evaluatie over 2012 staat dat de doelstelling bewegen voor cliënten voor 72 % is geformuleerd. De OR geeft aan dat het wel staat beschreven, maar vraagt zich af of het gebeurt in de praktijk en het wel een uitvoerbare doelstelling is. Zulke activiteiten kosten namelijk tijd en de praktijk leert dat er niet zo vaak tijd voor is. De RvB geeft aan dat bij beweging ook gaat om bewustwording. Het kan verschillend ingevuld worden en zit ook vaak in kleine dingen. Bewegen was een specifiek thema, maar blijft een belangrijk issue. Het doelstellingsplan moet continue besproken en gemonitord worden. Voorgenomen kwaliteitsverbeteringen 2013: De OR merkt op dat in het stuk voor 2013 het hoofdstuk inzake Dienstverlening ontbreekt. De OR constateert dat er veel is gerealiseerd en we een goed eind op weg zijn. De RvB geeft aan dat er vanaf komend jaar een andere planning en cyclus is: evaluatie en voornemens in januari en juli. Er zal meer verband komen met de jaarverslagen en jaarplannen. Op een vraag van de OR deelt de RvB mee dat er naar alle waarschijnlijkheid per 1 november 2013 een AVG expertise-centrum binnen ADRZ in Goes start. Er is overeenstemming met vier grote en diverse kleine zorgaanbieders. Doel van het centrum is het borgen van AVG-kennis in Zeeland, wat ook een eis is van het zorgkantoor bij behandelingen Komt notitie over wat het inhoudt. Er komen officiële specialisten in de poli, waarbij ook contact wordt gezocht met de opleiding. Er worden op dit moment gekeken naar een locatie voor het Gezondheidscentrum. 8 Notitie Ondersteuning van de cliënt in vrije tijd en tijdens vakantie Bij de RvB zijn signalen binnen gekomen dat medewerkers van Arduin, alsook vrijwilligers, zich laten betalen door cliënten voor activiteiten die plaatsvinden in de vrije tijdssfeer en/of vakantie. Hierop heeft de RvB een notitie opgesteld met daarin beschreven wat er gebeurt, wat de potentiële problemen zijn, wat waar is vastgelegd en wat het beleid is. De RvB en de OR bespreken de notitie. De OR wil helderheid over wanneer men vrijwilliger is en wanneer niet. Verder wil de OR graag duidelijk zien hoe de verantwoordelijkheid is geregeld. De RvB geeft aan dat bij verblijfscliënten (24 uur zorg) de verantwoordelijkheid bij Arduin ligt. De OR geeft aan dat dit niet duidelijk in het stuk naar voren komen. Binnen AWBZ-kader is verantwoordelijkheid voor de betreffende cliënten, maar er kunnen situaties zijn waarop Arduin zich kan onttrekken aan de verantwoordelijkheid. Als er een vraagstelling komt en Arduin gaat akkoord, valt het onder (juridische) auspiciën en verantwoordelijkheid van Arduin en wordt het ook betaald door Arduin. 4

5 De RvB wil bewustwording creëren en duidelijk maken dat het de eigen verantwoordelijkheid van medewerker is indien activiteiten niet onder auspiciën vallen van Arduin. De RvB wil ook geen zwarte betaling door cliënten. Vrijwilligers/medewerkers mogen zich niet laten betalen door cliënten van Arduin voor nevenactiviteiten. Daarbij loopt ook Arduin risico op hoge boetes. Het moet goed geregeld zijn, want cliënten zijn niet (altijd) capabel om te oordelen en te reageren. Er zal duidelijk over worden gecommuniceerd. Het stuk wordt ook besproken met de cliëntenraad. 11 Nagekomen punten Fietsplan: de OR heeft medio 2012 de regeling Fietsplan Arduin ter instemming voorgelegd gekregen. Toen heeft de OR met de RvB afgesproken dit aan te houden tot aan de evaluatie van de werkkostenregeling dit voorjaar. De OR vraagt de RvB of er aanvragen zijn afgewezen op grond van het bereiken van het maximale bedrag ( ,00). Verder verzoekt de OR aan de RvB in overweging te nemen om het aantal verkooppunten uit te breiden. De OR weet dat er afspraken zijn over bepaalde korting bij de fietsenzaken uit de regeling, maar medewerkers voelen zich nu beperkt door het geringe aantal (één in Goes en één in Vlissingen), bijvoorbeeld bij service- en reparatiebeurten. Medewerkers kunnen zelf ook korting bedingen. Meer medewerkers zouden kunnen profiteren van de regeling indien het aantal mogelijke leveranciers wordt uitgebreid. De RvB geeft aan op de regeling terug te komen. 12 Rondvraag De OR merkt op dat er veel signalen zijn binnengekomen van de medewerkers over het vervoer en vraagt uitleg aan de RvB. De RvB geeft aan hier al langer mee bezig te zijn. Er is een brochure verspreid. Nadat de grotere bussen waren gestart is het project na twee dagen acuut gestopt, omdat niet duidelijk was wie waar naar toe moest. De ontstane chaos had te maken met onduidelijkheid. Thans is het zo dat er een sjabloon is ontwikkeld waardoor duidelijk is waar en wanneer cliënten wel of niet naar toe gaan. TCR gaat op korte termijn een nieuwe start maken. De RvB geeft aan dat de start niet handig is verlopen, wat weer een leerproces was. De OR geeft aan dat de communicatie naar de medewerkers niet goed was en ook intern sprake was van onduidelijkheid. Op een vraag van de OR geeft de RvB aan dat er door de inzet van grotere bussen geen personeel en/of uren worden onttrokken aan de locaties en waar het kan ook niet ten aanzien van dagbestedingen. TCR zet acties uit om efficiënter te rijden, waarna Arduin binnen de eigen organisatie moeten gaan kijken naar de vervoersbewegingen. Locaties kunnen ook zelf actiever zijn in het meer zelfstandig naar het werk reizen van cliënten. De RvB nodigt de OR uit om ideeën aan te dragen voor de steun aan goede doelen voor de jaarlijkse ontmoetingsdag in december. 13 Sluiting De voorzitter sluit de vergadering en dankt de aanwezigen. 5 ACTIEPUNTENLIJST: ZIE BIJLAGE

6 Nr Naar aanleiding van: 1 OV mei OV aug: OV jan 13: OV mei 13: OV juni 13 Actiepunten + afspraak Procedure beschrijving gehele intake/instroom, inclusief volledig draaiboek op agenda OV september 2012 komt nieuwe datum voor, omdat er een procedurebeschrijving (notitie) komt van gehele intake/instroom-proces (= IDUC-systeem) na overleg met IDUC-bureau zal een nwe datum worden vastgesteld. RvB bericht de OR per mail hierover na OV jan. Draaiboek: staat los van notitie en kan mogelijk op OV juni Notitie IDUC: trachten te agenderen uiterlijk op OV aug 13 Draaiboek IDUC komt in september Notitie komt in oktober Actor RvB 2 OV dec OV mrt 13: Regeling herwaardering FWG: check welke functie-omschrijvingen wel/niet in bezit zijn verschoven naar de zomer 2013 OV aug 13: Levert PO&O op korte digitaal termijn aan PO&O 3 OV apr 13 Op agenda OV september of oktober: kwaliteitshandboek RvB 4 OV aug 13 Intern communicatieplan naar OR + op agenda OV RvB Oktober OV aug 13 Vragenlijst PSA naar de OR RvB 6 OV aug 13 Reactie op verzoek OR in overweging te nemen om het RvB aantal fietsverkooppunten uit te breiden. + antwoord op vraag: aanvragen afgewezen door bereiken maximum bedrag werkkostenregeling? 7 OV aug 13 Voorstel richtlijnen Social Media RvB OV oktober 8 OV aug 13 Communiceren over mogelijkheid verzilveren PBL-uren RvB versie 9 september 2013 kopie aan directiesecretariaat 6