Plan van aanpak OTYS Recruiting Technology. Versie 3.0

Transcriptie

1 Plan van aanpak Recruiting Technology Versie 3.0

2 Recruiting Technology Academy E: Datum Adres- en contactgegevens Nederland Landjuweel PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van uur. T: +31 (0) T: +31 (0) (Customer Support) F: +31 (0) E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" Issy les Moulineaux T : +33(0) Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / PRAHA 1 Czech Republic T: Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg Melle T: +32 (0) F: +32 (0) Recruiting Technology 3 september 2013

3 Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving Academy Bestaande document geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer). Recruiting Technology 3 september 2013

4 Inhoudsopgave Introductie... 5 Fase 1: De Voorbereidende fase... 6 Start van fase 1 de voorwaarden... 6 Fase 2: De Start fase... 8 Fase 3: De Bouw- en Inrichtingsfase... 9 Fase 4: De Opleveringsfase Fase 5: De Live fase Overzicht van het Recruiting Technology 3 september 2013

5 Introductie Voorbereiding tot een snelle succesvolle implementatie en inrichting. Voor u ligt het document dat leidraad is bij een implementatietraject. Het doel van dit document is om u een compleet overzicht te geven van de stappen die wij gezamenlijk gaan zetten. Na het doornemen van dit document is u duidelijk wat er van u verwacht wordt en wat u van mag verwachten. Ook bent u op de hoogte van de opeenvolgende stappen in het proces, zodat u te allen tijde weet waar we staan. Het document bestaat uit een visuele weergave van het proces waarbij verduidelijkt wordt welke stappen er genomen worden. Daarnaast wordt per fase gedetailleerd uiteengezet wat het doel is van deze stap en wat er voor benodigd is. De volgorde van de stappen worden aangegeven met een opvolgend cijfer, wat wij van u verwachten staat bovenaan om u zo direct inzichtelijk te geven wat uw acties in het proces zijn. Het is van essentieel belang dat u dit document zorgvuldig doorleest. Recruiting Technology 3 september 2013

6 Fase 1: De Voorbereidende fase Deze fase is bedoeld om alle voorbereidingen te treffen om het project succesvol te laten verlopen. De rollen, verantwoordelijkheden en planning worden duidelijk uiteengezet en benodigde gegevens worden verzameld. Ook krijgt u direct uw BackOffice opgeleverd waardoor u alvast gevoel krijgt in het werken met. Start van fase 1 de voorwaarden Deze fase is van start gegaan, omdat het getekend contract bij binnen is gekomen. U heeft zojuist de welkomstmail ontvangen met daarin dit document als bijlage. Wij vragen u deze mail en dit document aandachtig door te lezen. Stap Wie Actie in deze fase Document 1 U ontvangt de opstartmail met uw login gegevens en de contactpersonen van. 2 Klant 3 Klant U stuurt ons de gebruikersgegevens van de overige gebruikers in Excel formaat toe - Aan de hand van deze gegevens, die u oplevert, wordt het systeem voor algemeen gebruik ingericht. U geeft de datum door waarop het design wordt opgeleverd - Uw designpartij heeft u aangegeven wanneer zij het webdesign kunnen opleveren. Wij hebben dit design nodig om de website op te kunnen bouwen. Vandaar dat deze datum voor de voortgang van het project belangrijk is. U stemt dit af met uw designer en geeft dat aan ons door. Indien er een bestaand design is, ontvangen wij dit graag. Gegevens.xls aan implementatie@otys.nl Mail datum aan implementatie@otys.nl 4 Web Developer De Webdeveloper ontvangt uw respons op bovenstaande punt 2 en 3 en stuurt u de inloggegevens van de overige gebruikers die zijn aangemaakt o.b.v. uw Excel document. Mail met inloggegevens aan u 5 Project De Project bepaalt in overleg met u de data voor alle Consultancy afspraken van uw implementatietraject. Tevens ontvangt u van ons een voorbereidingsdocument voor de Project Start up. Optioneel: En stuurt u de Excelsheets voor imports. Mail met bevestiging Consultancy afspraken en alle handleidingen. Optioneel: Excelsheets voor imports. Recruiting Technology 3 september 2013

7 6 Content Manager De Content Manager stuurt u een document waarmee u uw content kan aanleveren die op de website geplaatst moet worden. Eindpunt van fase 1 Deze fase eindigt wanneer: De benodigde documenten zijn ontvangen door beide partijen De opleverdatum van uw webdesign is aangeleverd bij onze afdeling web development. Recruiting Technology 3 september 2013

8 Fase 2: De Start fase In deze fase wordt de website bouwplanning gemaakt en beginnen uw consultancy afspraken. Start van fase 2 - de voorwaarden Deze fase kan pas van start gaan als alle stappen in fase 1 afgerond zijn. Stap Wie Actie in deze fase Document 1 2 Klant U levert het design aan Het design voor uw website wordt door u of uw designbureau aan de Webdeveloper gestuurd. Dit wordt in.psd formaat geleverd. Optioneel: U levert importbestanden aan Voor automatische import van uw gegevens hebben wij van u nu de bestanden nodig. Webdesign in.psd aan implementatie@otys.nl Optioneel: De.XLS ingevuld sturen aan de 3 Klant & Project U volgt de Project Start Up (PSU). Tijdens de Project Start Up bespreken we deze instructie en de planning van uw project. Daarnaast lopen we het door u ingevulde document aan met uw voorkeuren voor uw systeeminrichting. De Project beantwoord uw vragen en adviseert u op basis van zijn/haar kennis. Aan het einde van de PSU weet u wat de vervolgstappen in uw traject zijn en is er een finaal inrichtingsdocument. Op basis van dit document zal uw back office ingericht worden. 4 Web Developer De Web Developer gaat van start met de bouwinstructie en verstuurd na afronding de bouwplanning en domeinformulieren. Bouwplanning en domeinformulieren. Eindpunt van fase 2 Deze fase eindigt wanneer: De benodigde documenten zijn ontvangen De eventuele importbestanden zijn aangeleverd De PSU heeft plaatsgevonden Recruiting Technology 3 september 2013

9 Fase 3: De Bouw- en Inrichtingsfase In deze fase wordt het systeem ingericht en de website gebouwd. Indien er inrichting van een consultant benodigd is voor rapportages of instellingen, is dit de fase waarin dat plaatsvindt. Start van fase 3 - de voorwaarden Deze fase kan pas van start gaan als u de PSU heeft gevolgd, de handleidingen hebt ontvangen en weet hoe de inrichting werkt. En optioneel de importgegevens hebt aangeleverd. Stap Wie Actie in deze fase Document 1 Functioneel De Functioneel vult het systeem aan de hand van het document dat tijdens de PSU is vastgesteld. 2 Klant U stuurt de ingevulde domeinformulieren retour. Fax de domeinformulieren retour op ; of mail het wachtwoord, gebruikersnaam en contactgegevens aan implementatie@otys.nl Web Developer Content Manager De Web Developer bouwt uw website op en bereidt het domein voor op basis van de door u aangeleverde domeinformulieren. De Content Manager zorgt ervoor dat de content in uw website geplaatst wordt, op basis van het door u aangeleverde document. Optioneel: Indien er rapportages of extra module inrichting nodig is, richt consultancy dit in tijdens deze periode. Eindpunt van fase 3 Deze fase eindigt wanneer: De systeem inrichting afgerond is Wanneer de domeinformulier ingevuld retour zijn Recruiting Technology 3 september 2013

10 Fase 4: De Opleveringsfase In deze fase wordt de website opgeleverd en gereed gemaakt voor livegang. Start van fase 4 de voorwaarden Deze fase kan pas van start gaan als de systeem inrichting afgerond is en de ingevulde domeinformulieren zijn ontvangen. Stap Wie Actie in deze fase Document 1 Web Developer Levert uw website op - U ontvangt een mail met de mededeling dat de website opgeleverd is en de URL waar deze te vinden is. NB: Dit is altijd (x is altijd de eerste 6 letters van uw bedrijfsnaam). Mail met URL en acceptatieformulier aan u 2 Klant & Project U volgt de Project Wrap Up (PWU). De Project Wrap Up vindt plaats na de oplevering van de website. Tijdens deze afspraak wordt het systeem en de website aan u opgeleverd en loopt u deze met de Project na. Eventueel kunt u direct kleine wijzigingen doorvoeren. 3 Klant 4 Klant U geeft akkoord voor oplevering systeem en website - U tekent een acceptatieformulier en faxt dit aan. U geeft akkoord voor livegang website en - De teksten staan goed en de site s gereed om aan de hele wereld te tonen! Fax het acceptatieformulier naar : Mail met datum livegang 5 Web Developer Zet website en live. Mail met bevestiging aan u Eindpunt van fase 4 Deze fase eindigt wanneer: U de PWU heeft gevolgd Het acceptatieformulier is aangeleverd Uw website en live gegaan is Recruiting Technology 3 september 2013

11 Fase 5: De Live fase In deze fase worden alle gebruikers van uw organisatie getraind in de dagelijkse processen van het systeem. Dit is de Usertraining. Uw - en Webdeveloper dragen u over aan de Support desk voor al uw vragen. Start van fase 5 de voorwaarden Deze fase kan pas van start gaan als uw website en accounts live gezet zijn. Stap Wie Actie in deze fase Document Klant & Klant & U en uw collega s volgen de Usertraining - Tijdens de Usertraining zal het primaire werving & selectieproces in aan de orde worden gesteld. In grote lijnen houdt dit in: het aanmaken van een relatie en contactpersoon; creëren van vacatures en ze online plaatsen; kandidaat gegevens verwerken in en kandidaten matchen, koppelen en voorstellen. Ook worden overige modules als de , agenda, reminders en profiler behandeld. Usertrainingen worden in groepsverband gegeven, u ontmoet zo ook andere klanten. Let op! Vergeet uw inloggegevens niet. De Key-user(s) van uw bedrijf worden getraind in het functioneel beheer van uw systeem. U kunt op deze manier onder andere zelf uw website, statussen, match criteria en andere instellingen in uw systeem aanpassen. Draagt u over naar de Support Desk. Tijdens de Usertraining instrueert uw u in het gebruik van de Support Desk. Eindpunt van fase 5 Deze fase eindigt wanneer: Alle gebruikers van uw organisatie getraind zijn U geïnstrueerd bent in het gebruik van onze Support Desk Recruiting Technology 3 september 2013

12 Overzicht van het Implementatietraject Digitaal Naslagwerk De volgende documenten kunt u vinden op de pagina: 1. Het Plan van Aanpak, digitaal 2. Excelbestanden voor het aanleveren van de gebruikersgegevens 3. Excelbestanden voor het aanleveren van de gegevens voor import 4. Domeinformulieren 5. Handleidingen Het acceptatieformulier kunt u hier niet terugvinden omdat deze klant specifiek zijn. Recruiting Technology 3 september 2013