Beheerdershandleiding Versie 1.1

Transcriptie

1 Beheerdershandleiding Versie 1.1

2 Inhoudsopgave 1) UITGANGSPUNTEN ) STARTSCHERM ) SPEERPUNTEN EN DE BENODIGDE KENNIS ) KENNISDOELEN ) HET BEHEREN VAN KENNISGEBIEDEN ) BEHEREN VAN GROEPEN ) EEN NIEUWE GROEP AANMAKEN ) EEN FUNCTIEPROFIEL MAKEN ) PERSONEN TOEVOEGEN AAN EEN GROEP ) AUTORISATIES INSTELLEN VOOR EEN GROEP ) BEHEREN VAN PERSONEN ) EEN NIEUW PERSOON AANMAKEN ) PERSOONSGEGEVENS BEKIJKEN/WIJZIGEN ) PERSONALIA (OOK HET AANPASSEN VAN EEN ONJUIST MAILADRES) ) GROEPEN (EEN GROEP TOEVOEGEN AAN EEN PERSOON) ) KENNIS (HET WIJZIGEN VAN KENNIS) ) ACCOUNT (NIEUWE LOGINGEGEVENS VERSTUREN) ) AUTORISATIES (EEN PERSOON AUTORISEREN VOOR HET AANPASSEN VAN EEN BEPAALDE GROEP) ) OVERZICHT ) MATCH ) FEEDBACK ) DE PERSOONSRECHTEN WIJZIGEN ) BEHEER ACCOUNTS ) BEHEREN VAN BOUWSTENEN/MODULES (OPTIONEEL) ) BEHEREN VAN ZORGPADEN (OPTIONEEL)

3 1) Uitgangspunten Bij organisaties en afdelingen werken mensen die samen werken aan het halen van bepaalde speerpunten (doelen). Om deze doelen te behalen is er kennis nodig. Dit noemen we kennisdoelen. De benodigde kennis zit (in het meest ideale geval) in de hoofden van de medewerkers van de afdeling. Met kennisfitheid wordt de match berekend tussen de kennisdoelen en de aanwezige kennis bij de mensen van de betreffende afdeling. In onderstaand plaatje haal je voor 66% de gestelde kennisdoelen die horen bij Speerpunt 1 omdat Kennisdoel A en B voor 100 % gehaald worden en Kennisdoel C voor 0 %. 2

4 2) Startscherm Om het Kennisdashboard te gebruiken dient u hiervoor in te loggen met de aan u verstrekte inloglink. Deze link is persoonlijk dus verspreid deze niet verder. Indien u uw link kwijt bent kunt u deze opvragen op: U komt na het inloggen in het startscherm. Hier ziet u direct alle relevante informatie staan. Afhankelijk van uw rechten heeft u meer of minder opties in het menu staan. In de tabel op het startscherm ziet u een aantal getallen staan. De fitheid is de match tussen de kennis binnen uw organisatie en de kennis die nodig is om speerpunten te behalen. In het voorbeeld: De afdeling communicatie heeft twee speerpunten ingevoerd. De aanwezige kennis en de gewenste kennis van de afdeling Communicatie komen voor 87% (speerpunt Adverteren) en 73% (speerpunt Online marketing campagne) overeen. De kolom Mijn bijdrage laat zien hoe goed uw kennis matcht met de gewenste kennis. De kolom Fitheid toekomst laat zien hoe de match er in de toekomst uit ziet. Dit wordt berekend aan de hand van de door uw collega s en uzelf gestelde ontwikkeldoelen. In het voorbeeld ziet u dat de toekomstige fitheid hoger is dan de huidige fitheid. Dit geldt ook voor uw persoonlijke bijdrage vanwege de ontwikkeldoelen die u heeft gesteld in de toekomst. 3

5 2.2) Speerpunten en de benodigde kennis Aan elk speerpunt zijn kennisdoelen gekoppeld. Deze kennisdoelen geven weer welke kennis er nodig is om een speerpunt te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op het speerpunt online marketing campagne ziet u welke kennisgebieden er belangrijk is om dit speerpunt te verwezenlijken. U ziet hier wederom de fitheid terugkomen. U kunt hier via de knop kennishebbers tonen opvragen welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van deze kennisgebieden en met de knop Matrix tonen kunt u een overzicht opvragen van de kennishebbers, kennisgebieden en kennisniveaus. De knop Bewerken speerpunt komt later aan bod. 2.3) Kennisdoelen Op elk kennisgebied is een kennisdoel gesteld. Hier staat aangegeven wat voor kennis van de kennisgebieden nodig is om speerpunten te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op social media ziet u hoeveel personen er op welk niveau kennis van dit gebied moeten hebben om het speerpunt te behalen. Ook hier kunt u bekijken welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van dit kennisgebied. Met de knop kennisdemografie vraagt u een overzicht op van de aanwezige kennis per leeftijdsgroep, per kennisgebied. U kunt hier ook direct uw kennis van dit kennisgebied aanpassen. De knop Kennisdoel aanpassen wordt later besproken. 4

6 3) Het beheren van kennisgebieden De kennisgebieden spelen een belangrijke rol in het berekenen van fitheid. Zonder deze gebieden kan er geen kennis worden gescoord en kan er geen gewenste kennis worden aangegeven. Klik op de knop Beheer gebieden. U komt terecht in een scherm waar alle kennisgebieden in de kennisboom getoond staan. Om een nieuw kennisgebied aan te maken klikt u op de blauwe link nieuw gebied toevoegen. U komt in onderstaand scherm terecht. Geef het kennisgebied een naam en kies welk soort gebied het is. (U kunt naast kennisgebieden, ook competenties of specifieke certificaten met geldigheidsduur toevoegen.) In het voorbeeld: Het kennisgebied dat wordt toegevoegd is Fotografie. In dit scherm kunt u ook een afkorting, synoniem en/of omschrijving toevoegen. Een heldere omschrijving is belangrijk voor de gebruikers, zodat zij hetzelfde verstaan onder het kennisgebied. Klik vervolgens op opslaan. 5

7 Sleep het kennisgebied naar de goede plek in de kennisboom. Het bewerken van een kennisgebied werkt hetzelfde. In plaats van klikken op de blauwe link, klikt u op het gebied dat u wil bewerken. 6

8 4) Beheren van groepen Het Kennisdashboard hanteert het begrip groepen. Groepen zijn groepen mensen met eenzelfde functie, afdeling, deelnemers in een project, etc. 4.1) Een nieuwe groep aanmaken Klik vanaf het startscherm op de knop beheer groepen. U komt terecht in een scherm waar alle groepen staan weergegeven in een kennisboom. Klik op het plusje om de speerpunten voor een groep te bekijken. Als er een (P) achter de groepsnaam staat betekend dat, dat er personen gekoppeld zijn aan deze groep. Als er een (N) achter staat betekend dat, dat er kennisdoelen gesteld zijn voor deze groep (de N staat voor Norm). De (M) geeft aan dat er een manager gekoppeld is aan een groep. (Z) betekent dat er zorgpaden aan deze groep zijn gekoppeld. Klik op de blauwe link groep toevoegen om een groep toe te voegen. 7

9 Geef aan om wat voor groep het gaat. Geef de groep een naam en optioneel een afkorting, een doel en een uurtarief. Zodra u op opslaan klikt komt u in het groepen bewerken scherm terecht en verschijnt de groep in het overzicht uit de vorige stap. Het wijzigen van een groep werkt hetzelfde als het instellen van een nieuwe groep. In plaats van een nieuwe groep aanmaken, klikt u op de groep die u wilt bewerken. 4.2) Een functieprofiel maken Alleen als u voor een groepsoort kiest die een functieprofiel beschrijft vult u bij het tabblad Kennisdoelen in wat de gestelde normen zijn voor dit profiel. Met een functieprofiel bedoelen we bijvoorbeeld het profiel van buschauffeurs binnen een organisatie. Zij moeten allen in het bezit zijn van een rijbewijs. Als beheerder van het systeem bent u niet verantwoordelijk voor het aanmaken van speerpunten. Dit wordt door de manager gedaan, die zelf kan bepalen waarover hij/zij fitheid wil berekenen. 8

10 4.3) Personen toevoegen aan een groep De volgende stap in het beheren van groepen is het toevoegen van personen aan een groep. Klik op de groep die u wilt beheren. In het voorbeeld Human Resources en klik op bewerken groep. Open het tabblad personen. Klik op de optie + voeg persoon toe en selecteer de personen die in deze groep horen. Herhaal dit proces totdat alle personen van de groep zijn toegevoegd. 9

11 4.4) Autorisaties instellen voor een groep Hier geef je aan welke manager over deze groep gaat. Zo gauw een manager geautoriseerd is voor een groep wordt deze ook bij de betreffende manager zichtbaar op zijn startscherm en kan hij/zij voor die groep speerpunten toevoegen en beheren. De manager moet dan wel de juiste permissies hebben om dit te kunnen doen. Mochten hier vragen over zijn kunt u het beste contact opnemen met Kelly@bloei.nl of bellen naar

12 5) Beheren van personen Klik op de knop beheer personen in het startscherm. U komt terecht in een overzicht van alle personen werkzaam in de groepen die u beheert. 5.1) Een nieuw persoon aanmaken Klik op de optie + voeg persoon toe. Het volgende scherm verschijnt. U wordt gevraagd een minimaal aantal velden in te vullen. Hierna is de persoon aangemaakt inclusief een inlog account. Deze persoon krijgt standaard het recht van een gebruiker. U kunt met het vinkje aangeven of u wilt dat de betreffende persoon direct zijn inloggegevens ontvangt. Dit kunt u ook later nog doen indien relevant. 5.2) Persoonsgegevens bekijken/wijzigen Klik op de knop Beheer personen. Kies uit het overzicht de persoon van wie u gegevens wilt bekijken of wijzigen. 1) U kunt het overzicht specificeren door een filter in te stellen en alleen personen uit een bepaalde groep te tonen. Kies in de dropdown Filter op een groep de groep die u zou willen zien. 2) Vervolgens kunt u in de tabel zoeken op een (gedeelte van een) naam of op andere informatie die u van deze persoon heeft door dit bovenin de tabel te typen. Zo filtert u de juiste persoon uit de totale lijst. 11

13 Als u de juiste persoon heeft gevonden komt u terecht in het profiel van deze persoon. U ziet daar een aantal tabbladen. Per tabje zijn er verschillende zaken bij te houden. Wij zullen elk tabje hier kort toelichten ) Personalia (ook het aanpassen van een onjuist mailadres) Hier kunt u de persoonlijke gegevens van de betreffende persoon wijzigen, zoals naam en telefoonnummer. Ook kunt u hier een foto uploaden. Afhankelijk van uw organisatie kunnen hier meer of mindere invoervelden staan ) Groepen (een groep toevoegen aan een persoon) Hier kunt u wijzigen in welke groepen deze persoon thuishoort. Indien deze persoon voor meerdere afdelingen werkt is het handig om aan te geven voor hoeveel FTE hij/zij voor een bepaalde afdeling werkt. 12

14 1. Klik op groep toevoegen om een groep toe te voegen. 2. Voor het aanpassen van het aantal FTE klik op het potlood voor de groep. 3. Voor verwijderen klik op het kruisje achteraan. Het kan voorkomen dat er een groep mist. Deze kunt u aanmaken bij de optie beheren groepen ) Kennis (het wijzigen van kennis) Hier kunt u de kennis wijzigen van een medewerker. De belangrijkste kennisgebieden staan hier weergegeven. Klik een gebied open en geef aan op welk niveau deze persoon daarvan kennis heeft. Daarnaast kunt u aangeven of deze persoon zich op dit gebied wil ontwikkelen door een ontwikkeldoel te stellen. Ook kunt u een beschrijving of eventuele toevoegingen invoeren waar nodig. De hier aangegeven kennis wordt meegenomen in de berekening van de fitheid. Het is belangrijk dat deze informatie correct en up to date is. 13

15 5.2.4) Account (nieuwe logingegevens versturen) Hier kunt u het wachtwoord van de medewerker resetten, deze persoon nieuwe logingegevens sturen en inloggen als deze persoon ) Autorisaties (een persoon autoriseren voor het aanpassen van een bepaalde groep) Via deze tab kunt u een persoon autoriseren voor een bepaalde groep. Met deze autorisatie krijgt de persoon de mogelijkheid om de doelen en speerpunten te bewerken van de groep en om extra informatie te zien. Het autoriseren dient te gebeuren in combinatie met het geven van de rol hoofd. Zie voor het aanpassen hiervan 5.3 De persoonsrechten wijzigen. Klik op +voeg geautoriseerde groep toe en selecteer de groep waarvoor u deze persoon wilt autoriseren ) Overzicht Hier ziet u een overzicht van alle ingevoerde gegevens. (Personalia, groepen en kennis.) 14

16 5.2.7) Match Hier kunt u zien hoe de kennis van de persoon die u geselecteerd heeft overeenkomt met de kennis die gevraagd wordt binnen een bepaalde functie of rol die u bekleedt. U kunt hier ook zien op welke kennisgebieden de match nog geen 100% is en waar dus een ontwikkeldoel op gesteld zou kunnen worden. Dit overzicht werkt alleen als de medewerker gekoppeld is aan een functie of rol met een kennisprofiel ) Feedback Hier kunt u op een eenvoudige manier aan een collega feedback vragen op het kennisprofiel van deze persoon. 15

17 5.3) De persoonsrechten wijzigen In het overzicht van alle personen in het startscherm van personen beheer ziet u de belangrijkste persoonsinformatie direct staan. De naam, het mailadres, de groepen en helemaal aan het eind ziet u ook staan welke rol een gebruiker heeft. De rol is het soort account. Klik op de rol van de persoon die u wilt wijzigen. U komt terecht in een scherm waar alle mogelijke rollen staan weergegeven. Kies de rol die de medewerker hoort te hebben en klik op opslaan. 16

18 17

19 6) Beheer accounts Met de knop beheren accounts kunt u de rollen van personen bekijken en wijzigen. U komt terecht in een overzicht van alle personen uit de groepen waar u voor geautoriseerd bent. U kunt van al deze personen de accounts beheren en de rol wijzigen. U kunt de lijst verkorten door te filteren op een specifieke rol. Als u de persoon die u wilt wijzigen heeft gevonden, klik u op bewerk account. U komt terecht in een scherm waar alle mogelijke rollen staan weergegeven. Kies de rol die de medewerker hoort te hebben en klik op opslaan. 18

20 19

21 7) Beheren van Bouwstenen/Modules (Optioneel) Klik op de knop Zorgpad bouwstenen. Selecteer een bouwsteen uit de lijst of voeg een nieuwe toe. Door op het potlood te klikken voor een bouwsteen kunt u deze bewerken. Met het kruisje achteraan kunt u een bouwsteen wissen. Met het zoekveld boven de bouwsteen namen kunt u een bouwsteen zoeken. U komt terecht in het volgende scherm. Vul de basis informatie in bij de tab bouwsteen. 20

22 Toelichting per veld: Naam Instroomcriteria Versie Code Eigenaar Contactsoort Setting Gem. Aantal sessies Gem. Aantal cliënten Gem. Frequentie Doorlooptijd Directe cliëntgebonden tijd Reistijd Vul hier de naam van de bouwsteen in. Indien er veel bouwstenen zijn, is het handig om achter de bouwsteen naam ook het zorgpad te vermelden. Dit is zeker handig als de bouwstenen organisatiebreed niet zijn gestandaardiseerd en er kans is op bouwstenen met dezelfde naam. In welke situatie is de bouwsteen wel of niet geschikt voor iemand. Geef hier het versie nummer i.v.m. het beheer Hier komt de code te staan die correspondeert met de code in de zorgadministratie. Wie of welke functie is verantwoordelijk voor het up to date houden van deze bouwsteen. Geef hier de gebruikelijke contactsoort aan voor deze bouwsteen. Geef hier de gebruikelijke setting aan voor deze bouwsteen. Geef hier het gemiddelde aantal sessies weer voor deze bouwsteen. Als het een groep betreft, dan moet hier het gemiddeld aantal groepsdeelnemers worden aangegeven Geef hier aan (indien het meerdere sessies betreft) wat de frequentie is waarmee deze sessies worden gegeven. Geef hier (indien het een bouwsteen is die meerdere sessies betreft) de gemiddelde doorlooptijd aan voor de totale uitvoering van de bouwsteen. Geef hier de gemiddelde directe tijd per sessie aan. Geef hier (indien van toepassing) de reistijd. Vul de beschrijving van de bouwsteen in bij de tab beschrijving. Geef de minimaal vereiste functie(s) in voor het uitvoeren van deze bouwsteen in de tab functies. Per functie dient het volgende te worden aangegeven: Het aantal benodigde functionarissen. Per functionaris de benodigde inzet. Normaliter is dit 100%. Mocht een van de functionarissen maar bij bijvoorbeeld 2 van de 10 sessies aanschuiven dan zou bij deze functionaris 20% moeten worden ingevuld. 21

23 Geef het type bouwsteen aan in de tab type. Bloei kan de gewenste typering in het systeem aanmaken. Geef de D-code(s) in voor de bouwsteen in de tab d-codes. Per D-code dient het volgende te worden aangegeven: Betreffende D-code Aantal: zet deze standaard op 1 Korte toelichting m.b.t. de registratie. Indien een toelichting wordt vermeld wordt deze getoond in het registratieregels overzicht en in het zorgpadendiagram. 22

24 8) Beheren van Zorgpaden (Optioneel) Klik op de knop zorgpad paden in het startscherm. Selecteer een pad uit de lijst of voeg een nieuw pad toe. Door op het potlood te klikken voor een bouwsteen kan je deze bewerken. Met het kruisje achteraan kan je een bouwsteen wissen. Met het zoekveld boven de bouwsteennamen kun je zoeken. Vul de basis informatie van een zorgpad in. Toelichting per veld: Naam Vul hier de naam van het pad in. Beschrijving Geef hier een korte beschrijving. Versie - Geef hier het versie nummer i.v.m. het beheer verplicht Eigenaar - Wie of welke functie is verantwoordelijk voor het up to date houden van deze verplicht bouwsteen. Programma Vul hier het zorgprogramma in waaronder dit pad valt. Code Geef hier de code in die eventueel gebruikt wordt in de zorgadministratie om aan te geven welk pad een cliënt volgt. Instroom Geef hier aan wanneer een cliënt dit pad volgt. criteria Doorlooptijd Doorlooptijd van dit pad. Productgroep Onder welke DBC categorie valt dit pad. Selecteer na opslaan de tab zorgstappen. 23

25 Hier kunt u bouwstenen (zorgstappen) toevoegen of bewerken. 1. Selecteer een bouwsteen uit de lijst (of type een deel van de bouwsteennaam in). 2. Geef de volgorde aan (hiermee bepaal je of een bouwsteen hoger of lager wordt getoond in het zorgdiagram). 3. Geef de kolom aan waarin de bouwsteen geplaatst moet worden (hiermee bepaal je of een bouwsteen meer links of rechts wordt getoond in het zorgpaddiagram). 4. Geef een schatting van het percentage personen die deze bouwsteen gaat volgen. 100% betekent dat iedereen die dit pad volgt ook deze specifieke bouwsteen volgt. 5. Kies de kleur van de bouwsteen. (Het is belangrijk om een vaste legenda met elkaar af te spreken m.b.t. de kleuren en de betekenis). 24

26 In plaats van een bouwsteen kunt u ook een informatieblok toevoegen in het zorgpad. Klik de bullit informatieblok aan. Verder kent deze stap dezelfde opties als bij stap 5a. Als u bouwstenen wilt aanpassen of verwijderen kunt u: Een stap aanpassen door op het potlood voor de bouwsteennaam te kiezen. Een stap verwijderen door op het kruisje achteraan te klikken. Door op de bouwsteen zelf te klikken springt u naar de specifieke bouwsteen. 25