Organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant

Transcriptie

1 College Onderwerp: V Organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant Samenvatting: Inleiding: De regionale samenwerking in Noordoost Brabant neemt vaste vormen aan. De afspraken over de organisatie van de samenwerking worden vastgelegd in een convenant dat in de loop van 2010 ondertekend zal worden. Afweging: De organisatie voorziet in een bestuurlijke Regiegroep, waarin alle 21 gemeenten uit Noordoost Brabant en de provincie vertegenwoordigd zijn. Deze Regiegroep gaat zich bezig houden met voor de regio strategische onderwerpen, de lobby richting andere overheden en de marketing/branding van de regio. De Regiegroep wordt ondersteund door een ambtelijk programmateam. Het Regioperspectief dat op 4 juli 2009 is gepresenteerd, bevat tal van thema s, projecten en gebiedsontwikkelingen die nog uitgewerkt moeten worden. Voor elk onderwerp zal een bestuurder uit de regio optreden als trekker. Per thema komt er een thema-overleg waar de hele regio bij betrokken is. Voor de projecten wordt een projectorganisatie opgezet met de partijen die belang hebben bij of bijdragen aan het project. Advies: - in te stemmen met het organisatievoorstel; - in te stemmen met de deelname van de burgemeester een de Bestuurlijke Regiegroep; - akkoord te gaan met het vastleggen van het organisatievoorstel in een convenant; - dit besluit te melden op de regiodag van 13 januari /1

2 College Onderwerp: V Organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant Collegevoorstel Inleiding: Tijdens de regiodag op 4 juli 2009 hebben alle gemeenten in de regio Noordoost en de provincie Noord Brabant een intentieverklaring ondertekend. In deze intentieverklaring hebben de partijen afgesproken dat er binnen een jaar nadere afspraken zijn gemaakt over de verdere samenwerking, zowel inhoudelijk als organisatorisch. Verder is afgesproken dat er ten behoeve van het regionale overleg voorlopig gebruik zal worden gemaakt van een portefeuillehouderoverleg met portefeuillehouders Ruimtelijke Ordening (RO) + Economische Zaken (EZ), een overleg van burgemeesters en een overleg van gemeentesecretarissen. Deze bestuurlijke overleggen worden voorbereid in een ambtelijke voorbereidingsgroep, bestaande uit de regiomanager, gemeentelijke medewerkers uit de regio en een provinciale medewerker. De ambtelijke voorbereidingsgroep heeft een advies opgesteld over de organisatie van de regionale samenwerking. Dit advies is op 5 oktober 2009 gepresenteerd aan het portefeuillehoudersoverleg RO en EZ. Op 3 november 2009 hebben de gemeentesecretarissen het advies regiobreed ondersteund. Op 11 november 2009 hebben de burgemeesters ingestemd met het organisatievoorstel en daarbij opgemerkt dat er nu doorgepakt kan en dient te worden. De presentatie van 11 november jl. is als bijlage aan dit voorstel toegevoegd. Feitelijke informatie: In de regio Noordoost Brabant leeft breed de wens om de regionale samenwerking te voorzien van een vederlichte ondersteuningconstructie. Niemand wil terug naar de tijd van de streek- en stadsgewesten met de bijbehorende institutionalisering van het overleg. De regio is in staat gebleken om zonder veel formaliteiten in korte tijd een Regiopespectief op te stellen. Maar de regionale samenwerking kan niet enkel gebaseerd zijn op de inhoud. Ook het proces moet aantrekkelijk zijn en dynamiek en vertrouwen creëren. Het is daarom nodig om op organisatorisch gebied een stevig fundament te leggen voor de samenwerking in de toekomst. Thema s Vanuit de inhoud is de regio gestart met het Regioperspectief. Daarin zijn in eerste instantie ruimtelijke en ruimtelijk-economische thema s opgenomen op basis waarvan regionale projecten en gebiedsopgaven kunnen worden afgeleid. De thema s (bv. milieu en energie, bereikbaarheid en vitaal landelijk gebied) worden opgepakt door een thematrekker. Dit zal veelal een gekozen bestuurder zijn die het betreffende thema een warm hart toedraagt. Hij/zij zal een thema-overleg (doen) organiseren en krijgt ondersteuning van een beleidsambtenaar. Afhankelijk van hoe zwaar en verstrekkend het thema is, kan de trekker een werkgroep formeren en tijdig partners uit het maatschappelijke veld bij de discussie betrekken. Bij de thema s kunnen alle gemeenten betrokken zijn. Regionale projecten en gebiedsopgaven Projecten en gebiedsopgaven worden geleid door een trekker. Ook dit zal veelal een gekozen bestuurder zijn die zich verantwoordelijk voelt voor het project of de gebiedsopgave. Hij zal een projectorganisatie (stuurgroep/projectgroep) opzetten, hierin ondersteund door een beleidsambtenaar. Ook zal hij tijdig partners uit het maatschappelijke veld bij het project of de gebiedsopgave betrekken. In de projectorganisatie zijn alleen die partijen vertegenwoordigd die belang hebben bij c.q. bijdragen aan het project of gebiedsopgave. Projecten en gebiedsopgaven zijn er in de smaken lopend, quick win en nieuw. Lopende 1/4

3 College Onderwerp: V Organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant projecten kunnen versterkt worden door er het label van de regionale samenwerking aan te hangen. Quick wins kunnen de samenwerking op korte termijn versterken. Nieuwe projecten en gebiedsopgaven worden onder de paraplu van de regionale samenwerking opgezet. Bestuurlijke Regiegroep Daarnaast zijn er meer algemene, strategische onderwerpen zoals de positie van de subregio s (en die van de gemeente Waalwijk), de lobby richting andere overheden en de marketing/branding van de regio. Deze worden aangepakt door leden van een Bestuurlijke Regiegroep. Deze groep vormt het hart van de procesorganisatie. Elke partij vaardigt hierin één bestuurder af. Zij kiezen uit hun midden een voorzitter (indien stemming noodzakelijk is heeft elk lid één stem). De Bestuurlijke Regiegroep beheert het regiofonds maar heeft verder geen formele beslissingsbevoegdheid. De feitelijke besluitvorming over thema s en projecten vindt plaats in de betrokken colleges en raden/staten. Via het convenant zullen partijen zich verplichten om beslissingen van de Bestuurlijke Regiegroep aan hun bestuur voor te leggen ter besluitvorming. De Bestuurlijke Regiegroep komt ca. 4 keer per jaar bijeen. Ambtelijk Programmateam Het programmateam ondersteunt en adviseert de bestuurlijke Regiegroep en faciliteert (vooral procesmatig) de Thema s, Projecten en gebiedsopgaven. In het ambtelijk Programmateam zitten vertegenwoordigers uit de regio Noordoost. Momenteel komen de leden uit s-hertogenbosch, Oss/Uden-Veghel (As50), Land van Cuijk, Maasdonk (namens de 5 ICT-gemeenten ), Boxtel (namens de overige landelijke gemeenten), Heusden en de Provincie. Een programmamanager zorgt voor een soepele gang van zaken. De aansturing geschiedt door de bestuurlijke Regiegroep. Indien nodig kunnen specifieke aandachtspunten besproken worden met een klein comité van secretarissen (met dezelfde afvaardiging als het ambtelijk Programmateam). De leden van het ambtelijk Programmateam hebben ca. 1 dag in de week beschikbaar voor regionaal werk (met gesloten beurzen). Het team komt elke 2 weken bijeen. Figuur: Schematische weergave van de organisatie van de regionale samenwerking in Noordoost Barbant Bestaande organisatie De regionale samenwerking komt regelmatig aan de orde in het overleg van de burgemeesters en in de Grote Kring van gemeentesecretarissen. Het burgemeestersoverleg heeft feitelijk tot op heden de taken van de Bestuurlijke Regiegroep behartigd. Dit overleg vindt zoveel mogelijk plaats aansluitend op een bijeenkomst van de Veiligheidsregio 2/4

4 College Onderwerp: V Organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant Noordoost. De Grote Kring van gemeentesecretarissen bespreekt periodiek de voortgang van de samenwerking en ziet toe op een juiste ambtelijke inzet. Afweging: Inhoudelijk bestaat er in Noordoost Brabant overeenstemming over dit organisatievoorstel. De bestuurlijke afspraken over de organisatie van de regionale samenwerking kunnen vastgelegd worden in een convenant. Dit voorstel wordt thans aan u, maar ook aan GS en alle overige colleges van B&W in de regio, ter besluitvorming voorgelegd. Het is vervolgens de bedoeling dat alle besluiten van de colleges op de Regiodag van 13 januari 2010 worden teruggemeld. Op basis daarvan zal het programmateam i.o. een concept convenant opstellen dat ter besluitvorming voorgelegd zal worden aan GS en alle colleges van B&W in de regio. Op de Regiodag midden 2010 kan het convenant ondertekend worden. Inzet van middelen: Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel Procedure: vervolgstappen heden-12 januari 2010 Collegebesluiten GS en Colleges B&W over organisatie in Noordoost Brabant 13 januari 2010 Terugmelding besluiten op Regiodag midden 2010 Ondertekening convenant op Regiodag communicatie Op de regiodag van 13 januari 2010 zal een terugmelding plaatsvinden van alle colleges in de regio over het organisatievoorstel. Dan zal ook bekend worden welke bestuurders deel zullen nemen aan de Bestuurlijke Regiegroep. Hier zal de nodige publiciteit aan gegeven worden. Advies: Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 3/4

5 College Onderwerp: V Organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 8 december 2009; besloten: in te stemmen met het organisatievoorstel; in te stemmen met de deelname van de burgemeester aan de Bestuurlijke Regiegroep; akkoord te gaan met het vastleggen van het organisatievoorstel in een convenant; dit besluit te melden op de regiodag van 13 januari namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 4/4

6 Proces & organisatie regionale samenwerking Noordoost Brabant Burgemeestersoverleg, 11 november 2009 regio Noordoost Brabant p/a SO/SBO/Noordoost Brabant Postbus GZ s-hertogenbosch

7 uitgangspunten samenwerking Noordoost Brabant Doe(l)-gericht, op basis van lichte visie projecten en thema s centraal perspectief in opbouw Vederlichte organisatie Meerwaarde op basis van overeenkomsten niet proberen alles op te lossen, agree to disagree pak op waarover wij het eens zijn wisselende samenstelling van thema / project, overkoepelende doelstellingen in 2010 beperkt aantal thema s vitaal landelijk gebied (incl. toerisme & recreatie) vestigingsmilieus en bedrijfsomgevingen (op knooppunten) mobiliteit en bereikbaarheid energie, duurzaamheid 2

8 referentie regio s > (best) practices, do s/dont s je krijgt zeker tegenslagen, maar doorzetten helpt, een visie ook; creëer betrokkenheid van, en inbedding in, gehele colleges; betrek gemeenteraden en maak ze belangrijk; iedere partij aanwezig of goed vertegenwoordigd laten zijn; betrek maatschappelijk veld tijdig in het proces (kvk, waterschappen, zlto, bzw, vvv, natuurmonumenten, staatsbosbeheer etc.); zorg ook buiten strategische agenda om voor binding (bv. talent pool, ondersteuning bedrijfsvoering); benoem ook vaste (bestuurlijke) plaatsvervangers; zorg voor evenwicht in proces, inhoud en communicatie (structuur kan volgend zijn) en laat ambtelijke uitvoering in dienst van gemeenten. 3

9 1. Thema s vitaal landelijk gebied vestigingsmilieus en bedrijfsomgevingen mobiliteit en bereikbaarheid energie, duurzaamheid Hoe? thema-overleg door portefeuillehouders (in principe 21 gemeenten of zoveel als zich interesseren voor het thema) o.l.v. 1 thema-trekker (portefeuillehouder), ondersteund door beleidsambtenaar (-en) partners (bv. waterschap, KvK/Boost, onderwijs) 4

10 2. Projecten nieuwe projecten (opgaven?) lopende projecten (endorsement, strik er om ) quick wins Projectorganisatie alleen betrokken gemeenten (1-21) (stuurgroep), projectgroep, o.l.v. projecttrekker, (portefeuillehouder), ondersteund door beleidsambtenaar partners (bv. waterschap, KvK/Boost, onderwijs) 5

11 3. Strategische onderwerpen Positie sub-regio s s-hertogenbosch - Heusden (+ Waalwijk), As50 Land van Cuijk Landelijke(r) gemeenten Lobby Europa, Rijk, Provincie, andere regio s Marketing, branding, PR identiteit, merk, huisstijl, marketing, communicatie 6

12 4. Procesorganisatie Bestuurlijke RegieGroep 4 x per jaar 1 bestuurder per gemeente gedeputeerde Ambtelijk ProgrammaTeam 20 x per jaar vertegenwoordigers (3 subregio s: s-hertogenbosch, AS50, Land van Cuijk + 3 landelijk : Boxtel, Heusden en Maasdonk) ambtenaar provincie programmamanager projectsecretariaat 7

13 5. staande organisatie Regulier overleg Burgemeesters: 21 Gemeentesecretarissen: 21 (Intern) Lokaal bij partijen (colleges/raden) 8

14 9

15 bestuurlijke besluitvorming Perspectief --> thema s en projecten --> werkplan Werkplan --> portefeuillehouders --> BRG --> partijen Verdieping Perspectief --> portefeuillehouders --> BRG --> partijen BRG besluit ook over strategie & lobby marketing & pr inzet regiofonds, b.v. ook trigger money 10

16 regiofonds 1 euro per inwoner (eenmalig voor een periode van 3 jaar) de Provincie verdubbelt; Status volstorting regiofonds 2010: van 3 gemeenten is een harde toezegging ontvangen, van twee een afwijzing (richten zich op oorspronkelijke afspraak) en de rest heeft het opgenomen in de begrotingscyclus voor 2010 Bestemming regiofonds (indicatief): trigger money voor projecten (>50%) organisatie (programmamanager, ondersteuning) communicatie (evenementen, website, marketing e.d.) 11

17 Proces evenementen 24 november 2009: themadag: gebiedsopgaven + thema s > werkplannen [ambtelijk] 13 januari 2010: regiodag #2 [bestuurlijk & ambtelijk] > procesorganisatie sonderen/accoorderen > sonderen werkplannen 3 maart 2010: GR verkiezingen 2 juni 2010: regiodag #3 [bestuurlijk & ambtelijk] > bestuursconvenant organisatie, werkplannen, regiofonds juni 2010?: informatie & consultatie avond [raadsleden] najaar 2010: verder (informeel) werken aan regiogevoel! [bestuurlijk & ambtelijk & maatschappelijk veld] vergaderschema 2010 volgt 12

18 Proces quick wins Toeristische kaart Noordoost Brabant (incl. fiets-/wandelroutes) (briefing > regio VVV) Smoelenboek Noordoost Brabant (programmateam, o.b.v. website-ontwikkeling) Aansluiting alle gemeenten bij het Vlagheide fonds tot een breed stimuleringsfonds; (Oss/Boxtel i.o.m. programmateam/rmb) Identiteit, branding van de regio; (opdrachtomschrijving Boxtel/programmateam) Hoofdstad/regio van de SMAAK ( Noordoost smaakt naar meer ); ( s-hertogenbosch) 13