VERSLAG van de eerste ledenvergadering van de SCIPIO Gebruikersvereniging d.d. 13 maart 2007, gehouden in de Aker te Putten

Transcriptie

1 VERSLAG van de eerste ledenvergadering van de SCIPIO Gebruikersvereniging d.d. 13 maart 2007, gehouden in de Aker te Putten De volgende kerken/gemeentes waren vertegenwoordigd (zie ook presentielijst): CGK Veenendaal-Bethel, PG i.w. Sneek, HG Ermelo, HG Putten, GK Leersum, HG Leerdam, PG Noordlaren Glimmen, PG Assen, HG Vriezenveen, CGK Zwolle, GKV Harderwijk, HG Barneveld, HG Beekbergen, PG s-gravenhage, HG Elburg, GK Bennekom, GK Hoogeveen, PG Vledder, Hersteld HG Schoonrewoerd, GKB Rotterdam, PKB Drenthe, PG Apeldoorn, PG Meppel, GK Lunteren, GKV Zwolle-N., GKV Groningen-Noord, PG Zaandam 1. Opening en 2. Terugblik op oprichtingsvergadering d.d , eerste bijeenkomst interim bestuur d.d en overleg met de firma Hagru d.d De voorzitter, mevr. Veldwisch, opent de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Na de oprichtingsvergadering van de gebruikersvereniging op 8 januari 2007 is er van alles ge-beurd. Een aantal mensen heeft het initiatief genomen om de gebruikersvereniging verder gestalte geven. Zij nemen zitting in het interim bestuur (verder genoemd bestuur) en/of een van de werkgroepen. Deze vergadering is bedoeld om terug te blikken op de oprichtingsver-gadering van 8 januari en het vervolg daarop, om af te spreken hoe we nu verder gaan en om eventuele wensen te inventariseren. Er zijn 425 gebruikers van Scipio, verdeeld over 200 kerken. Een kerk kan lid worden van de gebruikersvereniging met één gebruiker. Inmiddels hebben zich 40 kerken als lid aangemeld. De vereniging blijft onafhankelijk van de leverancier, zowel inhoudelijk als financieel. Hagru is wel bereid een aantal zaken in gang te zetten zoals het versturen van de eerste mailing en het verstrekken van het adressenbestand (software). Er komen in elk geval twee werkgroepen, namelijk: * Belangenbehartiging (erg belangrijk ook richting PKN gezien de ontwikkelingen rond de N-LLR en het gegeven dat veel Scipiogebruikers lid zijn van de PKN); * Kennisplatform Het interim bestuur wordt voorgesteld: *voorzitter mevr. J. Veldwisch uit Assen *secretaris de heer L.W. Geleynse uit Veenendaal (er had zich nog een kandidaat gemeld, namelijk de heer B. de Boer uit Sneek; gekozen is voor de heer Geleynse omdat deze een kerk buiten de PKN vertegenwoordigt) *penningmeester de heer G. de Klein uit Assen *voorzitter werkgroep Belangenbehartiging de heer A. Welgraven uit Lunteren *voorzitter werkgroep Kennisplatform mevr. J. Oost uit Hoogeveen (zij heeft veel voorwerk verricht voor deze vergadering maar is wegens familieomstandigheden verhinderd) *bestuurslid, tevens lid werkgroep Kennisplatform mevr. H.H. Moorlag uit Elburg *notulist mevr. G.J. Berends uit Vriezenveen *adviseur (geen bestuurslid) dhr. J. Scheltus uit Zaandam (hij heeft veel ervaring in dit werk en zal helpen bij het opstarten van de vereniging; de statuten en het huishoudelijk reglement (HR) zijn door hem opgesteld) Mevr. B. Frowijn neemt bij nader inzien geen zitting in het bestuur, maar wel in de werkgroep Kennisplatform. 1

2 Op 30 januari zijn de statuten en de reacties van de overige bestuursleden hierop besproken, daarna zijn ze aangepast en rondgestuurd. Daarna zijn reacties gevraagd van de aanwezigen op 8 januari j.l. en ook gekomen (punt 4 van de agenda). Ook zijn de functies en de werkzaamheden in het bestuur verdeeld. Besloten is een ledenvergadering te houden op 13 maart 2007 en aan het eind van Op 6 februari is het bestuur te gast geweest bij Hagru. Afgesproken werd: - te waken voor belangenverstrengeling; - het logo van Scipio mag gebruikt worden door de vereniging; - alle 200 kerken die Scipio gebruiken aan te schrijven voor deze vergadering. Hagru zal de mailing verzorgen, wij de inhoud; - Hagru (Menno) bouwt een website voor de vereniging, wij bepalen de inhoud. 3. Agenda Het concept HR wordt uitgedeeld, hierop kan eventueel tijdens de vergadering gereageerd worden, of later. De statuten kunnen mogelijk al meteen worden vastgesteld. De rondvraag wordt toegevoegd aan de agenda. 4. Opzet gebruikersvereniging De heer Visser uit Rotterdam werkt op het GKB voor vier kerkgenootschappen en zou in de voorliggende opzet geen lid kunnen worden (alleen kerkgenootschappen kunnen lid worden). De heer Scheltus zegt toe de formulering aan te passen zodat ook het GKB uit Rotterdam lid kan worden. Zie ook punt Statuten Het concept wordt globaal doorgenomen. - De formulering wat betreft het lidmaatschap wordt als volgt gewijzigd (ongeveer): organisaties die voor de uitvoering van de ledenadministratie zorgen met behulp van Scipio. Elke organisatie wijst een hoofdvertegenwoordiger aan en krijgt één stem. Bij verhindering kan men een vervanger aanwijzen en dit melden aan het bestuur. De heer Visser denkt dat de kerkgenootschappen die hij vertegenwoordigt daar moeite mee hebben. Hij werkt met een multi-licentie van Scipio voor vier grote kerkgenootschappen die alle lid zouden willen worden (en contributie betalen), hij zou dan vier stemmen vertegenwoordigen.geconcludeerd wordt dat dit redelijk is, de heer Scheltus zal uitzoeken hoe dit opgelost kan worden. - Er is bewust een clausule opgenomen voor ontzetting uit het lidmaatschap. Hoewel dit wat zwaar lijkt is het goed dit vast te leggen voor het geval zich iets bijzonders voordoet. - Desgewenst kunnen meerdere werkgroepen worden gevormd. - De termijn van acht dagen voor het bijeenroepen van een ledenvergadering wordt op verzoek gewijzigd in veertien dagen. - Bepaalde zaken staan in het HR en niet in de statuten, omdat het eenvoudiger is het HR te wijzigen dan de statuten. Bij conflicten gaan de statuten vóór het HR. Als geen van beide erin voorziet, kan het bestuur handelend optreden en achteraf verantwoor-ding afleggen aan de ledenvergadering. - In eerste instantie stond iets genoemd over bezittingen, dit is er uitgehaald omdat de vereniging geen bezit heeft. Voor de software die Hagru beschikbaar stelt kan een overeenkomst met de firma volstaan. - Artikel 4. Duur; wordt gewijzigd in Oprichting en duur. Aanvullend wordt opgeno-men dat het eerste boekjaar loopt van 8 januari t/m 31 december Artikel 8, tijdens haar vergadering wordt gewijzigd in tijdens haar jaarverga-dering. 2

3 - Artikel 9: het minimale aantal bestuursleden wordt gewijzigd van vier in vijf. - Artikel 13.1: algemene vergadering wordt gewijzigd in algemene ledenverga-dering. - Artikel 17.1: werd opgeroepen wordt gewijzigd in wordt opgeroepen. - Artikel 17.3: de heer Scheltus doet navraag bij een jurist of er een minimaal aantal leden aanwezig moet zijn en zo ja hoeveel, voor het wijzigen van de statuten. - Gevraagd wordt bij artikel 2.1 bij de belangenbehartiging een koppeling naar het landelijk systeem en de PKN vast te leggen. Hoewel de gebruikersvereniging er niet alleen voor de PKN-kerken is, is dit toch van groot belang. Enkele suggesties: toevoegen: zowel lokaal als landelijk, of: in de meest brede zin van het woord. - Artikel 9.3: om praktische redenen is gekozen voor de mogelijkheid dat er per lid twee personen in het bestuur kunnen plaatsnemen. Na uitleg gaat de vergadering hiermee akkoord. - Artikel 11.2: dit wordt gewijzigd in: De voorzitters van de werkgroepen kunnen deel uitmaken van het bestuur. - HR: hierin staat dat de voorzitter bevoegd is de vereniging in en buiten rechte te vertegenwoordigen. Dit wordt gewijzigd in het dagelijks bestuur. Bekeken wordt nog of dit in de statuten kan worden opgenomen. - Atikel 15.3: notulenboek wordt gewijzigd in notulen. - De nummering bij artikel 15 is niet juist, dit wordt aangepast. - De heer Scheltus zal de statuten en het HR aanpassen en door een jurist laten nakij-ken, daarna ontvangen de leden deze per met een reactietermijn erbij. In de volgende ledenvergadering (eind 2007) kunnen dan zowel de statuten als het HR worden vastgesteld. De voorzitter roept degenen die zich nog niet officieel als lid hebben aangemeld op om dit zo spoedig mogelijk alsnog te doen. Op aanvraag kan men een nieuw aanmeldingsformulier toegezonden krijgen. 6. Voorlopig jaarplan Bestuur: a. Deponeren statuten/oprichten vereniging. De vereniging is opgericht, de statuten worden te zijner tijd gedeponeerd. b. Concept Beleidsplan Hier moet nog aan begonnen worden. c. Regulier overleg met werkgroepen. Hiervoor geldt hetzelfde als bij b. d. Ledenvergadering eind De heer Vliek spreekt, onder bijval van de vergadering, zijn waardering uit voor alle werk dat inmiddels verzet is door de bestuursleden. Werkgroep Belangenbehartiging. De voorzitter, de heer Welgraven citeert het woordenboek: belang is wat iemand raakt omdat zijn voordeel, zijn voorspoed ermee gemoeid is. In dit geval ervoor zorgen dat het gebruik van Scipio bij wisselende externe invloeden optimaal blijft. De wereld om ons heen verandert, denk aan Microsoft, de office-omgeving, programma s als Word en de ontwikkelingen binnen de PKN. Wij hebben een programma aangeschaft, daar geld voor uitgegeven, mensen geleerd ermee te werken en processen erop afgestemd. Sommige zaken kunnen we niet beïnvloeden (Microsoft), andere wel (Hagru, PKN). Als kerk alleen ben je machteloos maar als groep van 100 of meer kerken kun je je krachten bundelen. Ook de overheid is een partij voor ons (b.v. de wet op de privacy). De werkgroep zal zich niet alleen op de PKN-kerken richten maar ook kijken naar de regelgeving binnen de andere kerken. Het betreft de belangen van de leden, dus is het ook belangrijk dat de leden zelf aangeven wat ze willen en verwachten. Dat kan nu ter plekke of 3

4 later via de mail. De werkgroep zal eerst een inventarisatie maken van de belangen van de leden. De tweede stap gaat richting PKN. Het is van groot belang dat de koppeling tussen Scipio en N- LLR er komt, ook voor de leden buiten de PKN. Als de PKN-kerken zouden moeten afhaken, heeft dat ook voor hen consequenties. Er zullen duidelijke afspraken met de PKN moeten komen (zwart op wit) over de uitwisseling van de mutaties. Opgemerkt wordt dat de integratie van Cashflow en Scipio nog niet optimaal is, gevraagd wordt dit belang aan te kaarten bij Hagru. Het is van groot belang voor het maken van de jaarrekening en voor rapportages dat dit goed voor elkaar komt. Hetzelfde geldt voor de koppeling met Excel. De werkgroep neemt dit mee. Ook de koppeling met het andere financiële programma, King, zal meegenomen worden. De heer Bretveld van de GK in Leersum heeft het lidmaatschap laten afhangen van de uitkomst van deze vergadering en is overtuigd door het voorgaande pleidooi. Naar aanleiding van het artikel van het CvK uit Apeldoorn in Kerkbeheer heeft de kerkenraad van de GK in Leersum een brief naar de Synode geschreven dat deze als een goede huisvader op de lande-lijke gelden moet passen en deze niet over de balk moet gooien. Ook hij (en de kerk die hij vertegenwoordigt) vindt de koppeling met het N-LLR een heel belangrijk punt. Desgevraagd wordt meegedeeld dat communicatie met de leden hoofdzakelijk via de nog op te zetten website zal plaatsvinden, hierbij kan ook gedacht worden aan een forum. Opgemerkt wordt dat Hagru verbeteringen heeft toegezegd die in de najaarsrelease meegenomen zouden worden, dit is niet gebeurd. Hoe kunnen we bereiken dat Hagru zijn toezeggingen nakomt. De heer Welgraven zegt dat dit nu juist DE reden is voor het oprichten van een gebruikersgroep: samen sta je veel sterker. Opmerkingen, wensen e.d. kunnen voorlopig nog even naar het adres van Janny Oost (zie agenda), de adressen van de nieuwe secretaris en de voorzitter van de andere werkgroep ontvangt men binnenkort. Aandacht wordt gevraagd voor de samenwerking met andere gebruikersverenigingen, b.v. Baruch. De heer Welgraven neemt dit mee. Werkgroep Kennisplatform De heer Scheltus: Deze werkgroep is gericht op de gebruikers: hoe werkt het programma en vooral: hoe kun je het slim gebruiken en leren van elkaars ervaringen. Gedacht wordt b.v. aan een enquête om wensen en tips te inventariseren. Beperkingen die men heeft ervaren moeten worden gebundeld en aangekaart bij Hagru. Het moet een platform worden voor gebruikers door gebruikers. Ook het eerdergenoemde forum (website) wordt nog eens genoemd als mogelijkheid voor de uitwisseling van tips en trucs. Dit forum moet overigens wel een besloten vorm krijgen. Gevraagd wordt of men ook bepaalde mensen kan bellen met vragen e.d. De heer Scheltus zegt dat de helpdeskfunctie bij de leverancier blijft, Hagru moet ondersteuning blijven geven en vragen beantwoorden. Ze mogen de gebruikers niet doorverwijzen naar de vereniging. Daarnaast bouwen de gebruikers vanzelf een netwerk op zodat men wel weet bij wie men voor bepaalde vragen terecht kan. Voor verdieping en slimmigheidjes kunnen de gebruikers terecht bij het kennisplatform. Het integreren van Cashflow met de Scipio gebruikersvereniging wordt na enige discussie afgewezen. 4

5 7. Vaststellen contributie De penningmeester, de heer De Klein, kan weinig vertellen over het vaststellen van de contributie. Er is een vrij willekeurig bedrag gekozen, hij weet namelijk nog niets. Niet hoeveel leden er zullen komen en ook niet hoeveel kosten er worden gemaakt. Er zijn nu 40 leden, hij gaat er vanuit dat er nog zo n 20 bijkomen. Dat betekent 2400,--, daar kan hij voorlopig mee werken. Aan het eind van het jaar is er meer bekend en dan zal hij een kleine jaarrekening en een begroting voor 2008 presenteren. In Assen wordt gewerkt met Cashflow, hij zal de financiële administratie van de gebruikersvereniging hierin onder brengen (Hagru stelt een pakket beschikbaar). De contributie moet worden voldaan via automatische incasso, hiervoor kunnen indien nodig uitzonderingen worden gemaakt (GKB Rotterdam en CGK Veenendaal-Bethel). 8. Samenstelling bestuur De vergadering stemt in met het interim bestuur, zoals voorgesteld onder punt 2. Ook de keuze van de secretaris is al toegelicht onder punt 2. De aanvulling van de werkgroepen wordt ter plekke snel en probleemloos geregeld: Werkgroep Belangenbehartiging: de heren A. Welgraven (voorzitter), J. Visser, W. Vliek en J. Scheltus. Werkgroep Kennisplatform: de dames J. Oost (voorzitter), H.H. Moorlag, B. Frowijn en M.G. Versluis en de heren B. De Boer en J. Slagter. 9. Rondvraag Een vertegenwoordiger van de GKV heeft enkele specifieke vragen over het adresseren van de post e.d. door Hagru. Hierover moet hij zelf contact opnemen met Hagru. Hoe bereikt men bij promotieactiviteiten niet-pkn kerken die geen lid zijn van de gebruikersvereniging. Hierop zal het bestuur zich nog beraden. Hoe wordt er gecommuniceerd tot de volgende vergadering. Via . Alle medewerkers van de kerkelijke bureaus van kerken binnen de PKN worden dringend opgeroepen om op 28 maart a.s. de bijeenkomst bij het LDC te bezoeken. Er staan belangrijke zaken op de agenda, waaronder het N-LLR en Scipio! De zorg om de continuïteit bij Hagru wordt uitgesproken. Als junior afwezig is en men heeft een moeilijk probleem, dan zit men met de handen in het haar. Senior kan soms helpen, maar niet altijd. De zorg wordt gedeeld door de aanwezigen en door het bestuur, het probleem is in beeld. 10. Sluiting De voorzitter sluit de vergadering. Voor akkoord: J. Veldwisch, voorzitter L. Geleynse, secretaris 5