Selectieproces van leveranciers. Alle gekkigheid die wij als inkopers kunnen verzinnen

Transcriptie

1 Selectieproces van leveranciers Alle gekkigheid die wij als inkopers kunnen verzinnen

2 Selectieproces van leveranciers alle gekkigheid die inkopers kunnen bedenken Even voorstellen Anja Hoeksma-Nap Manager Inkoop Omring (nu nog) Referent voor heel veel leveranciers

3 Selectieproces van leveranciers alle gekkigheid die inkopers kunnen bedenken Europese wetgeving, wat moet wel; met name het vrije verkeer van producten, de vrijheid van vestiging en de vrijheid van dienstverlening, alsmede de daarvan afgeleide beginselen, zoals gelijke behandeling, het discriminatieverbod, wederzijdse erkenning, evenredigheid en transparantie, toepassing vinden. Gezien de aard van de sectoren waarop deze coördinatie betrekking heeft, moet de coördinatie van de aanbestedingsprocedures op Unieniveau, zonder aan de genoemde beginselen afbreuk te doen, een kader voor correcte handelspraktijken scheppen en ruimte laten voor de grootst mogelijke soepelheid.

4 Selectieproces van leveranciers alle gekkigheid die inkopers kunnen bedenken Samengevat gelijke behandeling, geen discriminatie, wederzijdse erkenning, evenredigheid en transparantie, Met; ruimte laten voor de grootst mogelijke soepelheid. Kortom Zolang je je aan de beginselen houdt is er voldoende ruimte om alleen dat te vragen wat van toepassing is.

5 Verbeteringen in wetgeving Op 8 juli 2015 voorgesteld aan Eerste en Tweede kamer; Uit de evaluatie van de Aanbestedingswet 2012 komen meerdere verbeteringen, oa; 1) minder kosten voor deelnemende ondernemers; 2) minder kosten voor aanbestedende overheden; meer dezelfde werkwijze; 3) minder administratief werk door Eigen verklaring; 4) gids proportionaliteit geeft inzicht wanneer eisen bij aanbesteding in verhouding tot de opdracht staan. < 18 april 2016 moet dit omgezet zijn in nationale wetgeving

6 Verbeteringen in de wetgeving Eigen verklaring Eigen verklaring maakt aanbesteding makkelijker Deelnemers aan een aanbesteding hoeven bij hun inschrijving geen originele bewijsstukken meer aan te leveren. Bijvoorbeeld een gedragsverklaring en financiële gegevens. Daarvoor in de plaats is de Eigen verklaring gekomen. Met de Eigen verklaring geven ondernemers aan dat ze voldoen aan de eisen voor de aanbesteding. Dit scheelt veel tijd en moeite. Alleen de winnende ondernemer levert de originele bewijsstukken na de uitslag van de aanbesteding. TIP; maak hier gebruik van, scheelt je veel onnodig leeswerk!

7 Verbeteringen in de wetgeving Proportionaliteit De eisen aan een ondernemer bij een aanbesteding moeten in verhouding staan tot de opdracht. Dat zou ook moeten gelden voor de hoeveelheid en het type informatie welke je opvraagt. Deze moet in verhouding staan tot de opdracht.

8 Voorbeelden disproportionaliteit Offerteaanvraag voor non-food disposables, waarde per jaar Natte handtekening van bestuurder van de Multinational (deze meneer zit in Engeland); Opgave bonusstructuur van bestuur Holding Opgave van genoten opleidingen van betrokken werknemers leverancier Offerteaanvraag voor speciale voeding, waarde per jaar Opsturen volledig Kwaliteitshandboek van de fabriek Opgave 5 gelijkwaardige referentie, die op briefpapier van de zorginstelling hun akkoord moeten geven. Opgave jaarcijfers van de afgelopen 3 jaren, zowel geconsolideerd als per onderdeel Offerteaanvraag voor aanbouw serre/tuinkamer bij een woongroep, waarde Aannemer moet >20 miljoen omzet per jaar doen Aannemer moet 2 referenties aandragen, waar eenzelfde serre/tuinkamer gerealiseerd is Opgave van het ziekteverzuim van de afgelopen 3 jaar bij deze aannemer Overig Uitschrijven van aanbesteding vlak voor vakantieperiode Een te strakke planning. Te weinig tijd tussen NvI en indienen offerte Alles op papier, meerdere USB s en ook nog in correct gestickerde mappen

9 Overige voorbeelden Best value in veel verschillende varianten Best Value die of tot op de letter wordt gevolgd, maar vergeten wordt om de leveranciers hier goed in op te leiden. met alle beginnersfouten en misverstanden/misverwachtingen van dien Best Value in eigen variant, waarbij geen beschrijving van doelstelling werd gegeven (die mocht leverancier zelf Niet naar de onderbouwing van de prestaties werd gevraagd (wat is het dan waard wat je beloofd hebt). risicoanalyse niet in prestatieplan meenemen. Best Value uitvragen, waarbij uiteindelijk alleen de prijslijst doorslaggevend bleek Best Value met voorafgaand nog een hoofdstuk met alle eisen waaraan de leverancier eerst moet voldoen, inclusief alle eisen hoe de opdracht tot in detail uitgevoerd moet worden.

10 Geboden aan de inkoper DO s 1) Obv strategische positie van de artikelgroep (Kraljic matrix), bepalen welke documenten je opvraagt. GEEN COPY PASTE 2) Maak gebruik van de versoepeling van de (europese) regels. Vraag om een Eigen verklaring, zodat je niet alle financiele stukken, verzekeringswaardes etc hoeft te lezen van leveranciers die het mogelijk niet worden. DOE ER JE VOORDEEL MEE. 3) Zorg dat elke offerteaanvraag/aanbesteding proportioneel is tov de informatie die je vraagt en dat het PvE proportioneel is. GEEN COPY PASTE.

11 Geboden aan de inkoper Do s 3) Lees ook daadwerkelijk alle informatie die je gevraagd hebt en gekregen van de leveranciers (dus ook dat handboek waar je om vroeg). 4) Als je om referenties vraagt, bel of bezoek deze dan ook daadwerkelijk. Vraag om referenties, waaruit blijkt dat de ondernemer de competentie bezit voor de uitvoering van het contract. Vraag Niet om een referentie voor exact dezelfde oplossing. Hiermee verklein je onnodig en onwenselijk het aantal kans hebbers.

12 Kortom Hou je aan de 5 grondbeginselen van aanbesteden Maak gebruik van de groots mogelijke soepelheid, vraag wat je wil weten. Niet meer en niet minder. Laat de expertise bij de leverancier. Zorg dat je eisen en informatievraag proportioneel zijn. Maak gebruik van de Eigen verklaring. Hierdoor zorgen we voor minder tijd en kosten bij de deelnemende ondernemers en de aanbestedende partijen, want. Voor je het weet heb je elkaar nodig!!