Uw werknemers fitter dan ooit dankzij Bedrijfsfitness Online! informatie brochure

Transcriptie

1 Uw werknemers fitter dan ooit dankzij Bedrijfsfitness Online! informatie brochure 1

2 Productievere werknemers, wie wil dat nou niet? Iedereen weet inmiddels dat bewegen goed is voor zowel lichaam als geest, dat hoeven wij u niet meer uit te leggen. Bedrijfsfitness valt of staat met de innerlijke motivatie van uw medewerkers. De uitdaging: wat wilt u als organisatie met bedrijfsfitness bereiken en hoe bereik ik mijn mensen?. Door het aanbieden van bedrijfsfitness profileert u zich als goede werkgever. Het aantrekken, ontwikkelen, behouden en gezond houden van uw personeel is toch ook voor uw organisatie van doorslaggevend belang? Vitaliteit is uiteindelijk de basis voor optimale prestaties. In deze brochure treft u een presentatie aan van Bedrijfsfitness Online en uitleg over de fiscale wetgeving. 2

3 Inhoud 4. Geen administratie, groot netwerk en geen kosten! 5. Administratief veel werk? Niet bij Bedrijfsfitness Online! 6. Tarieven & voorwaarden 7. Aanmelden in 4 stappen 8. Aanmelden via uw eigen bedrijfsfitness account 9. Facturatie en contractsvoorwaarden 10. Bedrijfsfitness en de fiscus 11. Veel gestelde vragen 12. Contact 3

4 Geen administratie, groot netwerk en geen kosten! Algemeen Bedrijfsfitness Online is het eerste online platform voor werkgevers die bedrijfsfitness willen faciliteren, maar geen behoefte hebben aan een ingewikkelde administratie. De basis van Bedrijfsfitness Online is: Geen administratie, geen kosten voor de werkgever, gelijke contractsvoorwaarden en maximaal fiscaal voordeel voor de medewerkers! Daarnaast is Bedrijfsfitness Online het enige platform met aangesloten low-price fitnesscentra. Deze vorm van fitness is de afgelopen jaren zeer populair onder de Nederlandse bevolking. Naast de low-price centra, bieden wij voor diegene die van meer luxe houden een groot netwerk van all-inclusive clubs aan. Voor elk wat wils, één contract en een grote landelijke spreiding! Bedrijfsfitness Online Op Bedrijfsfitness Online kunt u alle informatie over bedrijfsfitness terugvinden, een lidmaatschap of account aanvragen en indien nodig binnen enkele dagen uw medewerkers laten sporten. U als werkgever krijgt middels een unieke inlogcode toegang tot uw eigen account. Hierin kunt u medewerkers inschrijven, opzeggen en de lopende contracten inzien. Maandelijks controleren wij de mutaties, waarna wij u een gespecificeerde factuur toesturen. Op deze factuur vindt u o.a. type abonnement, personeelsnummer en het totaal bedrag individueel per deelnemer. Deze specificatie is bovendien digitaal aan te vragen. Kortom, veel gemak voor de salarisadministratie! Het kost u slechts enkele minuten om een medewerker aan te melden! 4

5 Administratief veel werk? Niet bij Bedrijfsfitness Online! Vaak wordt gedacht dat bedrijfsfitness veel administratie met zich meebrengt. Bij Bedrijfsfitness Online is dat niet het geval. U ontvangt de gespecificeerde factuur per post (ook digitaal aan te vragen). U controleert de gegevens (zie voorbeeldfactuur). Code bedrijfsfitness wordt aangemaakt bij de salarisadministratie. Het verrekenen van de abonnementskosten via het salaris van de medewerker gaat vervolgens elke maand of periode automatisch. Indien een medewerker tussentijds het bedrijf verlaat, gaat er altijd een melding naar de salarisadministratie. Omdat de einddatum van alle deelnemers gelijk zijn, kan men direct zien hoeveel maanden men nog tegoed heeft van de medewerker. Dit bedrag houdt men vervolgens in op de eindafrekening van de desbetreffende persoon, waardoor de werkgever geen derving ondervindt van de vooruitbetaalde abonnementsgelden. Voorbeeld factuur Bedrijfsfitness Online Naam medewerker Fitnesslocatie van de medewerker Totaal bedrag Start en einddatum per medewerker Klantnaam Vestiging Abonnementsvorm Van Tot Maanden Dagen Prijs BTW Totaal Mevr. Werknemer 1 Fit For Free Rotterdam Hoogstraat Fit For Free basis 01 Mei Mei ,40 8,60 152,00 Mevr. Werknemer 1 Fit For Free Rotterdam Hoogstraat Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Dhr. Werknemer 2 Fit For Free Barendrecht Fit For Free groepslessen 01 Mei Mei ,64 11,32 199,96 Dhr. Werknemer 2 Fit For Free Barendrecht Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Mevr. Werknemer 3 Sportcity Leiden Sportcity basis 01 Mei Mei ,80 23,69 418,49 Mevr. Werknemer 3 Sportcity Leiden Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Dhr. Werknemer 4 Sportcity Den Haag Sportcity basis 01 Mei Mei ,80 23,69 418,49 Dhr. Werknemer 4 Sportcity Den Haag Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Dhr. Werknemer 5 Fit For Free Barendrecht Fit For Free basis 01 Mei Mei ,40 8,60 152,00 Dhr. Werknemer 5 Fit For Free Barendrecht Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Mevr. Werknemer 6 Sportcity Amsterdam Waterlooplein Sportcity basis 01 Mei Mei ,80 23,69 418,49 Mevr. Werknemer 6 Sportcity Amsterdam Waterlooplein Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Dhr. Werknemer 7 Fit For Free Barendrecht Fit For Free basis 01 Mei Mei ,40 8,60 152,00 Dhr. Werknemer 7 Fit For Free Barendrecht Inschrijfgeld 01 Mei Mei ,58 1,42 25,00 Totaal 1.968,30 118, ,43 BTW kosten Contributie tot einddatum contract Contractsduur Abonnementsvorm 5

6 Tarieven & voorwaarden Overeenkomst Bedrijfsfitness Online De bedrijfsfitness overeenkomst tussen werkgever en Bedrijfsfitness Online is voor de duur van 12 maanden en gaat in wanneer het minimale aantal van vijf deelnemers is ingevoerd. Indien de werkgever de overeenkomst wenst te beëindigen, dient dit schriftelijk aan Bedrijfsfitness Online kenbaar te worden gemaakt, met inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden. Aanmelden van de medewerkers geschiedt via het een onlineaccount. De bedrijfsfitnessovereenkomst en voorwaarden kunt u opvragen op De contractsduur van de medewerkers lopen gelijk met het contract dat is afgesloten tussen Bedrijfsfitness Online en de werkgever. Deze overeenkomst is voor de duur van minimaal 12 maanden met een opzegtermijn van 2 maanden. Medewerkers zijn dus niet altijd 12 maanden lid en hebben altijd dezelfde einddatum als hun collega s. Voorbeeld: het contract van de werkgever gaat in op 1 maart. De einddatum van het contract is dan 1 maart het volgende jaar. Wordt een medewerker lid op 1 september, dan is de einddatum van het contract van deze medewerker ook 1 maart. Hou wel rekening met de opzegtermijn van 2 maanden, waardoor men in dit voorbeeld uiterlijk 31 januari het abonnement bij de werkgever moet opzeggen indien men wil stoppen. SportCity Per maand Netto vanaf* 5-20 deelnemers 35,25 16,95 21 of meer deelnemers 32,90 15,80 Fit For Free 5-20 deelnemers 13,95 6,70 21 of meer deelnemers 11,95 5,75 Onbeperkt groepslessen 3,77 1,80 52% Tot Achmea health Centers 5-20 deelnemers 46,70 22,45 21 of meer deelnemers 44,34 21,30 Tarief verzekerde 37,36 17,95 korting! Eenmalig inschrijfgeld 23,58 11,35 Alle tarieven zijn excl. 6% b.t.w. *Voor uitleg hoe deze berekening tot stand is gekomen, zie de pagina Belastingvoordeel op de website 6

7 Aanmelden in 4 stappen Stap 1 Ga naar Stap 2 Vul uw gegevens in bij Vraag account aan en ontvang direct vrijblijvend de overeenkomst per mail Stap 3 Teken het contract en stuur deze met legitimatie en KvK uittreksel op naar: Bedrijfsfitness Online Antwoordnummer VB, Den Haag Stap 4 U ontvangt per mail uw inlogcode en wachtwoord. Nu kunt u direct starten met het aanmelden van uw werknemers. 7

8 Aanmelden via uw eigen bedrijfsfitness account Bedrijfsfitness Online biedt u de mogelijkheid om online uw medewerkers aan te melden voor bedrijfsfitness. Dit houdt in dat u beschikt over uw eigen account waarin alles zelf beheert kan worden. Procedure: Gaat u naar en vraag het account aan. Na invullen van uw bedrijfsgegevens ontvangt u direct een mail met daarin de bedrijfsfitness overeenkomst. Als u akkoord gaat met de voorwaarden, ondertekend u de overeenkomst en stuurt deze naar: Bedrijfsfitness Online Antwoordnummer VB, Den Haag Als wij de getekende overeenkomst hebben ontvangen, samen met een legitimatie van de aanvrager en een uittreksel van de Kamer van Koophandel, ontvangt u per mail een wachtwoord en inlogcode. U kunt dan direct uw account in gebruik nemen. Om het makkelijker voor u te maken, sturen wij u na het aanvragen van het account een inschrijfformulier en een promotiebrief toe, waarin de aanbieding omschreven staat. Deze kunt u gebruiken om uw medewerkers van deze top aanbieding op de hoogte te brengen! Tevens ontvangt u direct een aanvulling op de arbeidsvoorwaarden waarmee uw medewerkers toestemming geven om de abonnementsgelden in te houden van het brutoloon. Mochten er vragen zijn, dan staat onze commerciële binnendienst tot uw beschikking! Wat kunt u met het account? Zelf deelnemers invoeren Volledige inzage van lopende contractduur Opzeggingen kunt u online opgeven Dagelijks de status van totaal actieve en niet actieve deelnemers inzien. Nadat u de medewerker heeft aangemeld via de module, kan de medewerker na twee werkdagen de toegangspas ophalen met een geldige legitimatie bij de vestiging waar men wil gaan sporten. 8

9 Facturatie en contractvoorwaarden Facturatie en contractvoorwaarden Om het voor u overzichtelijk te houden, sluiten wij een jaarcontract af met de werkgever. De volgende punten zijn van belang: Na ingang van het contract, ontvangt u de eerste factuur na 3 maanden. U heeft hierdoor meer tijd om in het gunstigste tarief van 21 of meer deelnemers te komen. U ontvangt altijd een factuur vanaf dag van aanmelding tot einddatum van het lopende contract. Na de eerste factuur ontvangt u elke maand een aanvullende factuur van de tussentijdse aanmeldingen. Het contract tussen de werkgever en Bedrijfsfitness Online is voor de duur van minimaal 12 maanden met een opzegtermijn van 2 maanden. Alle medewerkers liften mee op dat contract van de werkgever. Er worden dus geen individuele jaarcontracten met de medewerker aangegaan. Indien de werkgever het contract beëindigd, vervallen alle individuele contracten die op dat moment actief zijn. Wilt u het volledige contract ontvangen, vraag dan op onze website vrijblijvend een account aan. U ontvangt dan direct van ons een retourmail met daarin het contract. Opzegprocedure voor medewerkers De medewerker heeft, net zoals de werkgever, een opzegtermijn van 2 maanden. Opzeggingen dienen altijd te worden aangegeven via het online account van de werkgever, dus niet rechtstreeks bij de club! De medewerker kan altijd blijven sporten tot einddatum van het contract. Daarna heeft men de mogelijkheid om tegen de particuliere tarieven door te gaan met sporten. Handelingen werkgever U logt in op uw account en klikt op de naam van diegene die op wil zeggen. Wij ontvangen automatische een melding hiervan op het centraal kantoor. De medewerker wordt na afloop van het lopende contract uit de lijst verwijderd. Tevens kunt u bij opgezegde abonnementen zien wie er gedurende dat jaar heeft opgezegd. 9

10 Bedrijfsfitness en de fiscus De fiscale behandeling van bedrijfsfitness is geregeld in de uitvoeringsregeling loonbelasting Als u bedrijfsfitness voor uw medewerkers betaalt, vormt dat een aftrekbare last voor uw onderneming. De (fiscale) waarde van de aan de medewerker verstrekte bedrijfsfitness wordt voor de loonheffing op nihil gesteld. De voorwaarden voor deze fiscaalgunstige regeling zijn: (Nagenoeg) alle medewerkers mogen gebruik maken van de bedrijfsfitness regeling. De fitness vindt plaats op een door de werkgever aangewezen fitnesscentrum die geldt voor alle medewerkers met dezelfde arbeidsplaats. Per kantoor / werklocatie mag u één fitnesscentrum of keten aanwijzen. Omdat Bedrijfsfitness Online één organisatie is, mag u als werkgever het bedrijfsfitness abonnement van uw medewerkers fiscaal vriendelijk verstrekken. Onder één overeenkomst heeft uw personeel de keuze uit een landelijk netwerk van fitnesscentra. Uw medewerkers kunnen bij alle clubs terecht, maar moeten wel eerst een keuze maken uit één van de aangesloten ketens. Vervolgens mag men dan bij alle clubs van de desbetreffende keten sporten. 52% Tot Voor meer informatie over de nieuwe werkkostenregeling in combinatie met bedrijfsfitness, raadpleeg onze website. korting! 10

11 Veel gestelde vragen Wat gebeurt er als een medewerker het bedrijf verlaat of ontslagen wordt? Die persoon kan tot einddatum van de overeenkomst blijven sporten. Werkgever verrekend de teveel betaalde gelden met het salaris van de medewerker. Na de contractperiode gaat de ex-medewerker over op de particuliere tarieven. Kan ik tussentijds nieuwe medewerkers aanmelden voor bedrijfsfitness? Ja, nieuwe deelnemers kunt u aan de bestaande overeenkomst toevoegen. Het abonnement voor deze personen loopt tot het einde van het contractjaar van de lopende bedrijfsfitness overeenkomst. Contributie dient te worden betaald voor het resterende aantal maanden. Hoeveel medewerkers kan ik verwachten die gaan deelnemen? Landelijke cijfers wijzen uit dat het aantal deelnemers gemiddeld tussen de 20 35% bedraagt. Dit is sterk afhankelijk van de interne communicatie naar de medewerkers toe. Bedrijfsfitness Online levert een communicatiepakket mee, waarmee u het maximaal aantal deelnemers bereikt! Betaalt het bedrijf ook voor de partner/introducé? Ja, het partnerlidmaatschap verrekent u met het netto-loon van de medewerker. Hoe meldt de partner/introducé zich aan? Dit kan via hetzelfde inschrijfformulier van de medewerker. Op de factuur wordt de partner gekoppeldaan diegene die een partner/introducé meeneemt. Krijg ik niet een enorme administratieve last met deze regeling? Nee, niet via Bedrijfsfitness Online. Wij hebben de online aanmeldmodule met professionele salarisadministrateurs uit het bedrijfsleven ontwikkeld. U kunt alle nawgegevens, abonnementskosten per maand, personeelsnummer en looptijd terugvinden in de bijlage van de factuur. Per medewerker is deze handeling in enkele minuten te verwerken met het salaris. Daarnaast beschikt Bedrijfsfitness Online over een commerciële binnendienst die al uw vragen kan beantwoorden en indien nodig adequaat kan handelen. Mogen de deelnemers aan de bedrijfsfitness ook in het weekend trainen? Ja, het abonnement geeft recht op onbeperkt fitness, op alle uren van opening van de aangesloten centra. Wat gebeurt er als er tussentijds medewerkers bij komen? Krijgen die allemaal een apart jaarlidmaatschap? Nee, alle medewerkers die na de ingangsdatum erbij komen lopen op de huidige jaarovereenkomst mee. Na 1 jaar bekijken we welke mensen er hebben opgezegd of erbij zijn gekomen. Aan de hand van deze gegevens sturen wij een factuur. Hoe kunnen de medewerkers zich uitschrijven? Uw medewerkers kunnen opzeggen via de werkgever, dit kan niet bij het fitnesscentrum zelf. De werkgever voert de opzegging in, in de online aan- en afmeldmodule. U ziet meteen hoeveel maanden het lidmaatschap nog duurt. Ontstaan er geen wachtrijen voor de apparaten, doordat de budget clubs zo goedkoop zijn? Nee, zij hebben een groot aanbod aan apparatuur. Mocht blijken dat het toch te druk zou worden, dan wordt direct apparatuur bijbesteld of er wordt een ledenstop ingesteld. Het belangrijkste is dat iedereen prettig kan trainen zonder te hoeven wachten. Kan een medewerker die al lid is ook profiteren van het bedrijfsabonnement? Ja, dat kan. De incasso bij de medewerkers wordt direct stopgezet bij het verwerken van de inschrijfformulieren. Heeft deze persoon 1 jaar vooruit betaalt, dan krijgt deze persoon de gelden teruggestort. Betaalt deze persoon per maand of per kwartaal dan gaat na die periode het bedrijfsfitness abonnement in. 11

12 Contact Bedrijfsfitness Online Antwoordnummer VB, Den Haag Tel: Mail: Website: 12 Bedrijfsfitness Online Bedrijfsfitness Online