STANDHOUDERSDOSSIER. Trefdag Informatie Vlaanderen 9 juni 2016 ICC Gent #TIV2016. Publicatiedatum /// 02/02/2016 ///

Transcriptie

1 /// STANDHOUDERSDOSSIER Trefdag Informatie Vlaanderen 9 juni 2016 ICC Gent #TIV2016 Publicatiedatum /// 02/02/2016

2 Informatie Vlaanderen /// 2 /// /// Standhoudersdossier

3 /// Informatie Vlaanderen INHOUD Inhoud Algemene informatie Mogelijkheden voor standhouders Standhoudersreglement Algemeen Inschrijvingen stands Standinrichting Locatie stands Op- en afbouw Folders Nutsvoorzieningen Catering Internet Onderhoud Insert in de trefdagtas Verzekering en aansprakelijkheid Verbintenis Contactpersonen Inschrijvingsformulier deelname trefdag Standhoudersdossier /// /// 10

4 Informatie Vlaanderen /// 1 ALGEMENE INFORMATIE Het agentschap Informatie Vlaanderen wil de samenwerking op het vlak van gegevensaanmaak, - beheer en - deling bevorderen en regelen, zowel tussen overheidsdiensten op alle bestuursniveaus onderling als met burgers en bedrijven. Het agentschap ondersteunt de verbetering van de dienstverlening van de overheid. Zo kan iedereen eenvoudig informatie vinden en communiceren met de Vlaamse overheid. Die opdracht omvat naast geografische informatie ook het ontsluiten van gegevens over personen en bedrijven via het MAGDAplatform, en de contacten met de burgers via de Vlaamse Infolijn. De Trefdag Informatie Vlaanderen gaat door op het elan van de AGIV-trefdag, met een breder aanbod van onderwerpen. Naast infosessies over geografische onderwerpen, is er ook ruimte voor e-government, innovatieve diensten en digitale vernieuwing. Er zijn 7 trajecten: Vlaanderen Radicaal Digitaal Informatie Vlaanderen en zijn bouwstenen Voorsprong door innovatie Open data wijzen de weg De gebruiker centraal Informatie Vlaanderen voor ondernemers Geografische diensten Bezoekers laten via de Twitterwall op een interactieve manier weten wat zij concreet van het nieuwe agentschap verwachten met #TIV2016. Wij nodigen onze klanten, belanghebbenden en geïnteresseerden uit om elkaar te ontmoeten en ervaringen uit te wisselen. Iedereen is van harte welkom en in het bijzonder de Vlaamse en federale overheidsinstellingen, lokale overheden, nutsmaatschappijen, vrije beroepen, burgers en bedrijven. Op de vorige editie van de trefdag mochten we bezoekers verwelkomen. Met een uitgebreid aanbod van 24 infosessies en een ruime beursvloer, verwachten we dit aantal dit jaar te evenaren. Het programma vind je vanaf 1 maart 2016 op Het wordt ook verstuurd met het e-zine. 1.1 MOGELIJKHEDEN VOOR STANDHOUDERS Naast het inhoudelijke gedeelte organiseren we ook een uitgebreide beursvloer waarop instellingen, bedrijven en overheden hun producten en diensten presenteren. De beursvloer vind je op het gelijkvloers van het ICC, in de Pedro De Gantezaal en het Arteveldeforum. Op de volledige beursvloer voorzien we ook catering. Zo is er voldoende circulatie van bezoekers in beide zalen. De prijs voor een stand voor bedrijven is euro, niet-commerciële organisaties betalen 800 euro. Net als vorige jaren kunnen geïnteresseerden ook een insert in de trefdagtas laten steken. Kostprijs: 250 euro per item. 4 /// /// Standhoudersdossier

5 /// Informatie Vlaanderen 2 STANDHOUDERSREGLEMENT 2.1 ALGEMEEN Op initiatief van het agentschap Informatie Vlaanderen vindt op 9 juni 2016 de Trefdag Informatie Vlaanderen plaats in het Gentse ICC. De trefdag opent zijn deuren om 8u voor de deelnemers, standhouders kunnen vanaf 7.15u binnen. 2.2 INSCHRIJVINGEN STANDS Het is mogelijk om een standplaats te huren op de Trefdag Informatie Vlaanderen. De toelating als standhouder is persoonlijk, niet overdraagbaar en onvervreemdbaar. De kostprijs van 1 standplaats bedraagt euro voor bedrijven. Niet-commerciële organisaties betalen 800 euro voor een standplaats. Als je een stand wenst, reserveer je er één met het formulier dat je vindt op het einde van dit document of op de website Inschrijvingen moeten ten laatste gebeuren op 18 mei STANDINRICHTING Elke standhouder staat zelf in voor de inrichting van zijn stand. We voorzien geen scheidingswanden, behalve voor de centrale stands (zie standenplan). Per standplaats is inbegrepen in de prijs: 12 m² (3x4) ruimte elektriciteit met één contactdoos 1 tafel met tafellinnen twee stoelen draadloze internetaansluiting 1 parkeerplaats in de ondergrondse parkeergarage van het ICC (maximale hoogte van 1m80) Informatie Vlaanderen werkt samen met bureau Alligna ( waar je eventueel extra meubilair kan huren. De nodige inloggegevens krijg je na bevestiging van je inschrijving. Optie voor vast internet Voor 65 euro voorzien wij een vaste internetaansluiting aan je stand (één aansluiting per stand mogelijk). Die optie vink je aan op het inschrijvingsformulier. Standhoudersdossier /// /// 10

6 Informatie Vlaanderen /// 2.4 LOCATIE STANDS Er is plaats voor stands op het Arteveldeforum en in de Pedro De Gantezaal (beide gelijkvloers). Er zijn cateringstands in beide zalen. De infosessies vinden plaats op de eerste en tweede verdieping. Je vindt het standenplan met de standnummers op Duid op het inschrijvingsformulier je 3 voorkeuren aan. Het standenplan actualiseren we dagelijks, zodat je steeds een goed zicht hebt op de beschikbare plaatsen. De stand is pas toegewezen wanneer je een bevestiging hebt ontvangen. Snel zijn is dus de boodschap! 2.5 OP- EN AFBOUW Stands kunnen enkel opgezet worden op woensdag 8 juni 2016 tussen 10h00 en 15h00! Alle stands moeten op 9 juni afgebroken worden. Dat kan tussen 17h30 en 19h00. Laden en lossen Laden en lossen via de hoofdingang van het ICC is niet toegelaten Het laden en lossen kan (zie plan hieronder) via Toren 5 door de groene poort. Parkeer daar enkel voor het uiten inladen en verplaats daarna je wagen. De ingang via Toren 5 ligt dichter bij het Arteveldeforum en de Pedro De Gantezaal, waardoor je minder ver moet lopen met al het standmateriaal. 6 /// /// Standhoudersdossier

7 /// Informatie Vlaanderen 2.6 FOLDERS Elke standhouder moet binnen zijn eigen 12 m² blijven. Folders mogen enkel uitgedeeld worden aan de eigen stand. Het is verboden folders op tafels te leggen die niet in de standruimte staan (buffet, onthaal, cateringtafels ). 2.7 NUTSVOORZIENINGEN Per stand van 12m² voorzien we Watt, met een contactdoos met 3 stopcontacten. Geen enkele schadevergoeding kan van Informatie Vlaanderen worden geëist in geval van stroompanne en/of onderbreking. Wateraansluiting op de stand is niet mogelijk. 2.8 CATERING Als standhouder maak je gebruik van de algemene catering. Via het inschrijvingsformulier kan je aanduiden met hoeveel personen je de stand zal bemannen. 2.9 INTERNET Er is draadloos internet voorzien in het ICC. Dit is een onbeveiligd netwerk. Het is mogelijk dat je de veiligheidsinstellingen van je computer hiervoor moet aanpassen. Dit jaar is er ook de mogelijkheid om voor 65 euro een vaste aansluiting te voorzien. Zie punt 2.3 Standinrichting ONDERHOUD De reiniging van de stands is voor allen van het grootste belang. Het onderhoudsteam van het ICC zorgt voor het schoonmaken van de stands. Na afloop van de trefdag zorgt iedere standhouder ervoor dat het vuilnis van zijn of haar stand wordt gedeponeerd in de vuilniszakken, ter beschikking gesteld door het ICC INSERT IN DE TREFDAGTAS Het is mogelijk om een insert (folder of gadget) toe te voegen aan de informatietas. Die ontvangen alle deelnemers aan de trefdag bij aankomst. Een insert kost 250 euro (per item, folders max. grootte A4). Indien je ervoor kiest om een gadget toe te voegen, stuur dan ter goedkeuring een foto van je gadget mee met je aanvraagformulier. Standhoudersdossier /// /// 10

8 Informatie Vlaanderen /// Voor het vullen van de congrestassen werken we samen met een beschutte werkplaats. Daarom levert de standhouder zijn insert in exemplaren aan ten laatste op vrijdag 20 mei 2016 bij Ryhove Gent. Tot 24 april is het leveringsadres: Koningsdal 24, 9000 Gent. Daarna starten er verbouwingen op dit adres en is deze loskade niet meer beschikbaar. Vanaf 25 april moeten de leveringen naar de nieuwe laad- en loskade in de Nekkerputstraat 15, 9000 Gent. Respecteer de deadline strikt. Al het materiaal dat later wordt geleverd, kan niet in de trefdagtas gestoken worden. Wil je een insert in de trefdagtas laten steken? Reserveer dit dan met het formulier dat je vindt op het einde van dit document. Dit formulier moet ons ten laatste op 18 mei 2016 bereiken VERZEKERING EN AANSPRAKELIJKHEID Het ICC beschikt over een verzekering objectieve aansprakelijkheid ontploffing en brand. Informatie Vlaanderen neemt een verzekering Burgerlijke aansprakelijkheid gedurende de loop van het evenement. Informatie Vlaanderen kan niet aansprakelijk worden gesteld als de trefdag als gevolg van overmacht moet worden uitgesteld, afgelast of vroegtijdig afgesloten. Als overmacht wordt beschouwd oorlog, epidemie, opstand, staking, manifestatie, brand, ontploffing of om het even welke situatie die zich voordoet onafhankelijk van de wil van de organisatoren VERBINTENIS De standhouder verbindt zich formeel tot het naleven van alle clausules van het huidige reglement. Betwistingen met betrekking tot de interpretatie van de reglementaire bepalingen en de bijzondere richtlijnen van de organisatie van de trefdag worden beslecht door Informatie Vlaanderen. De rechtbank van Gent is bevoegd voor eventuele geschillen. 8 /// /// Standhoudersdossier

9 /// Informatie Vlaanderen 3 CONTACTPERSONEN Voor vragen over de trefdag kan je steeds terecht bij Griet De Neve Sofie Cattoor: griet.deneve@agiv.be sofie.cattoor@agiv.be Tel: Tel: Problemen op de trefdag zelf dienen zo snel mogelijk gemeld te worden. In de week voor de trefdag communiceren we daarvoor een gsm-nummer aan alle standhouders. Informatie Vlaanderen Hoofdzetel Boudewijnlaan 30, 1000 Brussel +32 (0) Regionale zetel Koningin Maria Hendrikaplein 70, 9000 Gent +32 (0) informatie.vlaanderen@vlaanderen.be Standhoudersdossier /// /// 10

10 Informatie Vlaanderen /// 4 INSCHRIJVINGSFORMULIER DEELNAME TREFDAG 2016 Bezorg dit formulier aan Informatie Vlaanderen, ter attentie van Griet De Neve via griet.deneve@agiv.be EN Sofie Cattoor via sofie.cattoor@agiv.be of fax VOLLEDIGE NAAM VAN DE ORGANISATIE CONTACTPERSOON. TELEFOON GSM .. (FACTURATIE)ADRES: STRAAT + NR.... POSTCODE GEMEENTE. Bevestigt hierbij (duid duidelijk aan wat je wel en niet wenst): 1 standplaats te huren tijdens de Trefdag Informatie Vlaanderen op 9 juni 2016 in het ICC in Gent euro voor commerciële bedrijven 800 euro voor niet-commerciële instellingen Keuze 1: standnummer Keuze 2: standnummer Keuze 3: standnummer Akkoord te gaan met het feit dat de toewijzing van de stands wordt bepaald aan de hand van datum en uur waarop het inschrijvingsformulier binnenkomt. Wij komen met.. personen om de stand te bemannen. Je wordt vermeld op de website van de trefdag met een link naar de website. URL: Je stand is pas toegewezen wanneer je een bevestiging hebt ontvangen. een vaste internetaansluiting te reserveren Vaste internetlijn aan 65 euro (er is één vaste lijn per stand mogelijk) een insert (folder of gadget) in de trefdagtas te willen laten steken aan 250 euro per item. Folder (max. formaat A4) gadget: (welk gadget-> naam en foto) Lever je insert ten laatste op vrijdag 20 mei 2016 in exemplaren aan Ryhove Gent t.a.v. Informatie Vlaanderen, Koningsdal 24, 9000 Gent. akkoord te gaan met het standhoudersreglement opgesteld door Informatie Vlaanderen. Datum, Handtekening en firmastempel 10 /// /// Standhoudersdossier