Onderwijslogistiek in een nieuwe organisatie

Transcriptie

1 Onderwijslogistiek in een nieuwe organisatie 2 april 2014 Hans Verhees Peter Verdaasdonk

2 2

3 Teamfocus De onderwijsteams vormen de kern van de organisatie, van waaruit het onderwijs wordt georganiseerd Teamsupport Afslanking en modernisering van de ondersteuning van de onderwijsorganisatie Slanker Uniformer Slimmer 3

4 Een van de programmaonderdelen Teamsupport was onderwijslogistiek Het ontwerpen en implementeren van een proces waarbij de onderwijslogistiek binnen Summa wordt gestroomlijnd: Alle clusters gebruiken hetzelfde programma Alle clusters gebruiken dezelfde uitgangspunten Alle clusters werken op een vergelijkbare manier 4

5 Teamsupport wordt ingevoerd per 1 januari 2014 We schrijven januari 2013, de roosterprojectgroep stelt voor om over te gaan per augustus 2013 naar de nieuwe systematiek Wat wilden we bereiken? Werd dat een succes?? 5

6 Eindhovens Dagblad 12 nov 2013 Werkonderbreking bij Summa College Eindhoven EINDHOVEN - Medewerkers van het Summa College afdeling Zorg in Eindhoven hebben dinsdagochtend het werk neergelegd. Roosterproblemen vormden volgens een woordvoerder van de school de aanleiding voor de actie. "We hebben een nieuw systeem voor het maken van roosters", legt de woordvoerder uit. "Als je daarin iets verandert, gaat het vaak mis." Studenten en medewerkers hebben daar last van en willen dat er iets aan gedaan wordt. Dinsdagochtend is overleg geweest met studenten, docenten en de schoolleiding. Volgens de woordvoerder van de school worden nu extra roostermakers ingezet om de problemen zo snel mogelijk op te lossen. 6

7 ex leerling Datum geplaatst 13 november 2013, 16:00 Nou toen het nog ROC Eindhoven heette en er mensen de roosters maken was het ook al knudde... L.Horste Datum geplaatst 13 november 2013, 11:39 Dit probleem krijg je als je een computer zijn werk laat doen. Een computer mag alleen een advies geven, zoals dat overal gebruikelijk is. Kortom meer MENSEN aan het rooster van de zorg. Voor- en Na- Zorg heet dat. ootje Datum geplaatst 12 november 2013, 22:04 knudde, vaak is het rooster 2 dagen voor aanvang school op niet klaar. dus niet weten waar je aan toe bent 7

8 De top 5 knelpunten 1. De roosterinformatie komt onvolledig en te laat binnen bij de roostermakers 2. Ontbreken Summa brede tool voor vastleggen verdeling van het werk en voor roosteren 3. Roosteruitgangspunten zijn erg verschillend 4. Veel verstoringen in de roosters. Proces van dagelijkse roosterwijzigingen is niet adequaat 5. Het aantal roostermakers volgens Teamsupport 8

9 De top 5 ontwerpcriteria 1. Alle activiteiten mee roosteren, incl. scholingen personeel en examens op basis van een uniforme jaarkalender niveau Summa, school, team 2. Wijzigingen worden per onderwijsperiode aangeleverd 3. Verstoringen in het rooster worden beperkt tot het minimale (vervanging personeel), dit geldt ook voor MT en CvB 4. Dagelijkse roosterwijzigingen onder verantwoordelijkheid van en door de teams 5. Data direct ingevoerd in het systeem (geen her bewerken) 9

10 Activiteiten/doelen Processen zijn herontworpen en ingeregeld. Roostermakers zijn herplaatst, maar in aantal gereduceerd. Roostermakers zijn geschoold in het nieuwe systeem voor roostering. Onderwijsteams zijn geschoold in het nieuwe systeem voor jaarplanning. Onderwijsteams zijn geïnformeerd over de nieuwe processen en passen deze toe. Vervolgens hard aan de slag voor het nieuwe schooljaar

11 En werd dat een succes?? Bij 14 onderdelen zijn uniformiteit van processen in samenhang met het nieuwe systeem ingevoerd: 13 onderdelen waren op tijd klaar en roosters gereed 1 onderdeel kende vanaf het begin problemen 11

12 Alle invoer via interfaces Snel zekerheid digitaal Stabiel rooster voor 10 weken digitaal Controle door systeem Student in the lead Alle activiteiten mee roosteren Loskoppeling stromen digitaal Dagelijkse roosterwijzigingen door de teams 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 Toetje Het hebben van een goed systeem is belangrijk Het proces en de ondersteuning daarbij is belangrijker dan het product! 17

18 18