RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

Transcriptie

1 48 RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 17 april 2013 Aanwezig: Chris De Ridder, voorzitter Roger Van Driessche, Jan Claus, Els Van der Velden, Lieve Fierens, Kristien Sestig, Gwenda Gaublomme, Luc Van Steyvoort, Alexander Van Leuven, Rik Holvoet en Sara Waelbers, leden, alsook Ria Van Put, secretaris. Gert Buys, financieel beheerder, en Sophie Hermans, stafmedewerker (punten 1 tot en met 4) wonen te vergadering bij Voorzitter opent de vergadering om uur. Voorzitter deelt mee dat Christ l Schramme haar ontslag aanbood als raadslid. Voorzitter bedankt Christ l Schramme voor de tijd dat ze raadslid was. Voorzitter verwelkomt tegelijkertijd Sara Waelbers, die ondertussen de eed aflegde in de handen van voorzitter en haar functie als raadslid dus kan opnemen. Openbare vergadering 1. Goedkeuring verslag openbare vergadering 13 maart 2013 De raad keurt het verslag van de openbare vergadering van 13 maart 2013 unaniem goed. 2. Kwaliteitszorg algemeen overzicht 2012 kennisname nisname en bespreking De raad neemt kennis van de werking kwaliteitszorg tijdens het jaar Het rapport wordt ingevoegd in het jaarverslag van het OCMW. Sophie Hermans, stafmedewerker, geeft toelichting bij de stand van zaken van de kwaliteitszorg en een overzicht van de geplande verbeterprojecten voor 2013 aan de hand van een powerpointpresentatie, die op het extranet zal worden geplaatst met name : diensten/ocmw/secretariaat/documenten raadsleden/ kwaliteitszorg overzicht 2012 ppt-presentatie. Bespreking Raadslid Van Driessche merkt op dat er zou moeten nagedacht worden om toch eventueel bepaalde aspecten van de infrastructuur, die niet optimaal zijn, te verbeteren. Op vraag van raadslid Van Steyvoort antwoordt Sophie Hermans dat het streven naar excellentie een dynamisch gegeven is en dat het een belangrijke hefboom is om binnen de organisatie in beweging te blijven. Extern worden we geëvalueerd door de toezichthoudende overheid en via allerhande inspecties. Als bepaalde verbeteracties niet gerealiseerd worden ( rood kleuren zijn verschillende bijsturingen mogelijk: - De actie wordt verschoven naar een volgend jaar; - Er wordt vastgesteld dat we de zaken niet kunnen veranderen omdat beslissingen hiervoor buiten onze bevoegdheid liggen (veranderen loonfiches); - Er werden inspanningen en aanpassingen in de werkwijze gedaan, maar het aandachtspunt geraakt niet opgelost: een aantal zaken die pas kunnen verbeteren in het nieuwe WZC (bijv. wasserij) In de toekomst zal vanuit het WZC voor 15 indicatoren moeten gerapporteerd worden; een aantal daarvan worden door ons ook nu al gemeten, voor andere zal dat moeten worden opgestart.

2 49 Raadslid Van der Velden feliciteert Sophie Hermans voor het uitgebreide verslag en de toelichting, maar betreurt dat de presentatie niet overeenkomt met het jaarrapport. Er wordt toegelicht hoe de benchmark voor de tevredenheidsmeting van de serviceflats werkt. Raadslid Van Driessche verlaat de vergadering om u. 3. Klachten algemeen overzicht 2012 kennisname en bespreking De raad neemt kennis van het rapport inzake de klachtenbehandeling 2012 en de toelichting aan de hand van een powerpointpresentatie, toegelicht door Sophie Hermans. Bespreking Na een klacht wordt eerst een ontvangstmelding gestuurd, dan volgt een onderzoek en wordt het resultaat van dat onderzoek meegedeeld aan de klager. Het gegrond of ongegrond zijn van een klacht wordt niet als dusdanig aan de klager meegedeeld. Dat is niet bij alle klachten even gemakkelijk te bepalen omdat er soms een subjectief element bij zit (al dan niet goed verzorgd bijvoorbeeld). Raadsleden zijn van mening dat rekening houdend met de grootte van de organisatie en de geleverde dienstverlening 36 klachten eigenlijk niet zo veel zij. Op de vraag of er ook beroepsklagers tussen zitten wordt meegedeeld dat dat inderdaad voorkomt. De stijging van het aantal klacht vanuit de sociale dienst wordt niet verklaard door een stijging van het aantal cliënten. 4. Evaluatie Welzijnsnummer - toelichting Aan de raadsleden werd de evaluatie van het Welzijnsnummer 2012 bezorgd. Sophie Hermans, stafmedewerker kwaliteitszorg en Lokaal Sociaal Beleid, geeft toelichting aan de hand van een powerpointpresentatie. De registratie is tijdens 2012 gedeeltelijk misgelopen zodat dit overzicht niet volledig accuraat is. Raadslid Holvoet hoopt dat er parallel aan dit systeem ook werk gaat gemaakt worden van een reëel sociaal huis. Raadslid Holvoet suggereert ook om te tellen hoe vaak het digitaal sociaal huis wordt geraadpleegd. 5. Afsprakennota Managementteam Het OCMW-decreet (artikel 95) voorziet de verplichte oprichting van een managementteam (MaT). In uitvoering van artikel 86 2 van het OCMW-decreet wordt een afsprakennota opgemaakt en voorgelegd aan de raad, dit namens de secretaris en het managementteam (MaT). De nota vormt tevens de basis voor de werking van het MaT. Binnen het OCMW van Mortsel bestaat al enige tijd een managementteam. In zitting van 11 maart 2009 heeft de raad kennis genomen van de gemaakte afsprakennota. Naar aanleiding van de algehele hernieuwing van de raad wordt de afsprakennota geactualiseerd en opnieuw aan de raad voorgelegd. De raad neemt kennis van de nota. De afsprakennota wordt op het extranet geplaatst: diensten/secretariaat/documenten raadsleden /Afsprakennota MaT 6. Contract t huur Deurnestraat 57 Feiten en context. De voorbereiding voor deze beslissing:

3 50 Beslissingen van de gemeenteraad van 23 juni 2009, 9 september 2009 en 26 februari 2013 Beslissing van het AGB van 28 februari 2012 Beslissing van de OCMW raad van 14 september 2011 Bespreking tijdens het overleg stad/ocmw van 4 april 2011, 6 juni 2011, 19 september 2011, 10 oktober 2011, 7 november 2011, 30 januari 2012 en 18 juni 2012 Sinds eind januari is de sociale dienst gehuisvest in de Deurnestraat 57. Dit pand is eigendom van de stad, werd gerenoveerd via het AGB. Er werd een plaatsbeschrijving opgemaakt. Het is nodig het gebruik van dit gebouw te formaliseren in een overeenkomst. De principes van deze overeenkomst werden besproken en goedgekeurd in de OCMW-raad van 14/09/2011. De stad zal op haar raad hetzelfde uitgewerkte voorstel goedkeuren dan wat er op deze zitting voorligt. Argumentatie De reeds gemaakte afspraken houden in het OCMW de volgende kosten ten laste van het OCMW zullen komen: het deel van de verbouwingskosten dat specifiek nodig is voor de werking van de sociale dienst. Dit deel werd op ongeveer 1/3e geraamd van de totale verbouwingskost, de kosten die moeten gemaakt worden om het gebouw na het gebruik van de sociale dienst aan te passen aan de nieuwe gebruiker. Deze kosten worden onder de vorm van huur terug door het OCMW terugbetaald. De renovatiekost bedraagt ,71 euro, waarvan ,16 euro ten laste komt van het OCMW. Dit is 31% van de totale verbouwing. De kosten die nodig zijn na het verblijf van de sociale dienst worden geraamd op ,63 euro. de totale kost ten laste van het OCMW is: ,79 euro. de jaarlijkse huurprijs bedraagt dan: ,26 euro, afgerond op ,00 euro. Dit bedrag is aanzienlijk hoger dan aanvankelijk werd geraamd omdat in het overleg stad OCMW werd beslist de achterbouw te renoveren in de plaats van de twee gebouwen aan de straat. Raadslid Van der Velde merkt op dat werd nagelaten dit door de raad te laten beslissen, ook al had de raad kennis van de verslagen van het overleg stad OCMW waarin het traject werd besproken. De verbouwing gebeurde alleszins met respect voor de noden van het de sociale dienst van het OCMW en er werd rekening gehouden met het masterplan van de Academie Beeldende Kunst. Financieel beheerder benadrukt dat een marktonderzoek uitwees dat de gevraagde huur onder de huurprijzen op de privémarkt ligt en werd voorzien i n het budget. De overeenkomst gaat in vanaf 1 maart De sociale dienst kan zeker gehuisvest blijven in de gebouwen tot 28 februari Er dient geen huurwaarborg gesteld te worden; de betaling gebeurt één keer per jaar - in juli - voor een volledig jaar. De huurprijs wordt niet geïndexeerd. Financiële weerslag Budget in 2013 voorzien van euro, reële kost in 2013: euro, aan te rekenen op item 09000, MAR , actie Financieel beheerder geeft visum voor Budgetten 2014, 2015 en 2016 op te nemen in het meerjarenplan voor respectievelijk , en euro. Gert Buys, financieel beheerder, geeft visum. DE RAAD BESLUIT UNANIEM IN OPENBARE VERGADERING: De OCMW-raad hecht goedkeuring aan de huurovereenkomst zoals zal worden voorgelegd op de gemeenteraad van 23 april Dit besluit wordt op de overzichtslijst geplaatst voor de provinciegouverneur en het college van burgemeester en schepenen.

4 51 Deze beslissing wordt meegedeeld aan: Financieel beheerder voor gevolg Diensthoofd sociale dienst voor kennisname 7. Nieuw Woonzorgcentrum toewijzing gunning ning lening Feiten en context Op 6 februari 2013 keurde de raad het bestek en de wijze van gunnen goed voor de lening die moet aangegaan worden ter financiering van de bouw van het nieuwe woon zorgcentrum aan de Hollandse Tuin. Het bestek werd Europees gepubliceerd op 13 februari Op 20 maart 2013 om 11 uur werden de offertes geopend en werd er een PV van opening opgesteld. Op 2 april 2013 rondde Finance Active haar evaluatie en analyse af. Juridische context Zijn van toepassing op deze opdracht: 1. Wet 24 december 1993 (BS, 22 januari 1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. Koninklijk besluit 8 januari 1996 (BS, 26 januari 1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 3. Koninklijk besluit 26 september 1996 (BS, 18 oktober 1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden. 4. Omzendbrieven : Omzendbrief 3 december 1997 (BS, 13 december 1997) Overheidsopdrachten Financiële diensten bedoeld in categorie 6 van bijlage 2 bij de wet 24 december 1993: bank- beleggingsdiensten en verzekeringsdiensten; Omzendbrief 10 februari 1998 (BS, 13 februari 1998) Overheidsopdrachten Kwalitatieve selectie van aannemers, leveranciers en dienstverleners; Omzendbrief 23 juni 1998 (BS, 23 juli 1998) voor de gemeenten, de provincies en de OCMW s aangaande sommige financiële diensten en andere aanbevelingen betreffende enige toepassingsproblemen i.v.m. de wetgeving op de overheidsopdrachten. Argumentatie De offertes bevat de marges die de banken aanrekenen bovenop de marktrente. De rente die het OCMW voor de lening zal betalen is de marge + de marktrente. Het bestek voorzag drie percelen: de eerste twee percelen op 10 jaar en dan herfinanciering, het derde perceel op 20 jaar. De eerste twee percelen werden opgenomen omdat het eind 2012/begin 2013 zeer onzeker was Banken nog zouden inschrijven op leningen met een looptijd op 20 jaar. Uit de biedingen blijkt dat drie van de vier inschrijvers een offerte op 20 jaar indienden, zodat een bespreking van de eerste twee percelen niet meer relevant is: de onzekerheid om kapitaal uit de markten te trekken binnen 10 jaar zou blijven en dit risico kunnen we vermijden door een lening op 20 jaar te nemen. De volgende marges werden opgegeven voor de leningen op 20 jaar:

5 52 PERC Looptijd 3 20 jaar Periodiciteit rentevoetherzieni ng Marge Op EURIBOR/ IRS Ask Duration BELFIUS FORTIS ING KBC 3 maand 225 x maand 215 x maand 215 x jaar 215 x jaar 215 x Vast 215 x Aangezien we opteerden voor een openbare aanbesteding wordt enkel de prijs (marge) in aanmerking genomen voor de gunning. KBC bank en verzekering komt als meest voordelige bieder uit de procedure met 205 basispunten bovenop de marktrente. BNP Paribas Fortis bood niet mee op 20 jaar. De marge die de banken vragen is zeer hoog, maar dit is al een tijdje zo. Uit rondvraag in december 2012 bij andere besturen bleek dat de bekomen marges varieerden tussen 209 en 251 basispunten. OPNAMEPERIODE Het lastenboek voorziet in een opnameperiode van maximaal 1,5 jaar. Tijdens deze periode kan er kapitaal worden opgenomen om de facturen van de aannemers te betalen. het bestuur zal in deze periode enkel een intrest betalen voor dit opgenomen bedrag. Na 1,5 jaar zal de lening worden geconsolideerd en wordt er begonnen met de kapitaalaflossingen. De rente die het bestuur dient te betalen tijdens de opnameperiode is de euribor basispunten (indicatief: euribor 3 maand op 10/04/2013 = 0.211% bp (=1.00%) = 1.21%. Zolang het nieuwe WZC niet operationeel is, worden er geen inkomsten gegenereerd. Om te voorkomen dat de volledige leningslasten moeten betaald worden en er geen inkomsten zijn om dit op te vangen, wordt er voorgesteld gebruik te maken van de opnameperiode tot 19/09/2014. De rente van de opnameperiode wordt in eerste instantie niet ingedekt. Indien de markt verandert, kan er in het kader van actief schuldbeheer vlot een indekking genomen worden indien dit noodzakelijk is. DE EFFECTIEVE LENING Het lastenboek laat de optie open om een vaste rentevoet of een variabele rentevoet te nemen. De hogere marge zoals hierboven weergeven, wordt momenteel gecompenseerd door historisch lage lange termijn marktrenten (de IRS 20 jaar met opnameperiode van 17 maand op 10/04/2013: 2.31%. De te betalen effectieve rente zou dan 2.31% bp (=2.05%) = 4.36% zijn, vast op 20 jaar). Een variabele rentevoet kiezen impliceert een actief schuldbeheer met indekkingen en opvolgingstools, die allemaal hun kostprijs hebben. Voorgesteld wordt om een vaste rentevoet te nemen, zodat alle risico s uitgesloten worden. Bovendien zal het bestuur zich vast tegen een gunstige rentevoet kunnen financieren. Na de gunning dient de marktrente vastgesteld te worden. Omdat deze marktrente afhankelijk is van vele factoren, zoals de opnameperiode, is het aangewezen om een periode te voorzien om de rente vast te klikken, zodat het optimale moment kan gekozen worden in functie van de economische gebeurtenissen en het aanbod in de markt. In dit kader wordt aan de raad gevraagd om de financieel beheerder te mandateren om voor de periode 18/04/ /04/2013 op aangeven van de vertegenwoordiger voor KBC in de marktzaal deze rente-indekking af te sluiten. Gert Buys, financieel beheerder, geeft visum.

6 53 DE RAAD BESLUIT UNANIEM IN OPENBARE VERGADERING: De raad gunt de lening voor het nieuwe WZC aan KBC bank en verzekeringen, tegen een marge van 205 basispunten. De lening heeft de volgende kenmerken: vaste rentevoet op 20 jaar, progressieve aflossingen, periodiciteit 3 maand, forwardstart op 19/09/2014, de opnameperiode van 17 maanden wordt gefinancierd aan de rente euribor 3 maand pb De raad mandateert de financieel beheerder Gert Buys om ten behoeve van OCMW Mortsel, verwijzend naar het bestek nr , een rente-indekking af te sluiten. Het mandaat gaat in op 18 april 2013 en eindigt op 30 april Dit besluit wordt op de overzichtslijst geplaatst voor de provinciegouverneur en het college van burgemeester en schepenen. Deze beslissing wordt meegedeeld aan: directeur woonzorgcentrum voor kennisname financieel beheerder voor gevolg 8. Krijgsbaan 140 renovatie kelderverdieping - goedkeuring aan te schrijven leveranciers, lastenboek en wijze van gunnen aannemer werken. Feiten en context. In mei 2012 ging het OCMW over tot de aankoop van een pand aan de Krijgsbaan 140 te Mortsel. Het betreft een gebouw met drie bouwlagen. De twee bovenste bouwlagen werden in eigen beheer opgefrist, de onderste bouwlaag betreft een kelder die omgevormd kan worden tot een woongelegenheid voor een gezin van drie personen. Op 12 oktober 2012 gunde het vast bureau de opdracht voor het opmaken van een ontwerp, het bekomen van een bouwvergunning en het begeleiden van de gunning van de aannemer en het opvolgen van de verbouwingswerken inclusief veiligheidscoördinatie aan architectenbureau Van de Kelft P, Pastoor de Tiliastraat 4, 2640 Mortsel. Op 5 november 2012 gaf het vast bureau haar goedkeuring om de opdracht uit te breiden met een aantal ingrepen die nodig zijn om tegemoet te komen aan de richtlijnen mbt brandveiligheid. Op 4 maart 2013 kende het college van burgemeester en schepenen de bouwvergunning toe. De architect werkte een lastenboek, een meetstaat en richtlijnen mbt veiligheid, gezondheid, energie en administratieve bepalingen uit. Juridische grond Artikel 24 & 1 van de organieke wet van 8 juli 1976 betreffende de Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn bepaalt de bevoegdheid van de Raad. De Raad kiest de wijze waarop de opdracht wordt toegewezen en stelt de voorwaarden vast. Hij zet de procedure in en wijst de opdracht toe. KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessie voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd. KB van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, zoals tot op heden gewijzigd.

7 54 Argumentatie Een eerste kostenraming van de verbouwingen blijft onder euro exclusief BTW, zodat een gunning via onderhandelingsprocedure mogelijk is. De aanleg van de tuin en terras werd uit het lastenboek gehaald omdat deze werken in eigen beheer kunnen uitgevoerd worden. Het lastenboek bevat de totaalrenovatie van de kelderverdieping, conform de bekomen bouwvergunning. Ook de ingrepen mbt brandveiligheid werden opgenomen. De raad dient de wijze van gunnen vast te leggen, alsook de lijst met aan te schrijven aannemers. Het bestek voorziet dat op 20 mei 2013 de biedingen worden geopend, zodat op de raad van juni de aannemer kan gegund worden. Voorgesteld wordt de volgende aannemers aan te schrijven: Andrebo bvba Mechelsesteenweg Mortsel V&M bvba Bredabaan Wuustwezel Pluym Van Loon Kanaaldijk 16 c - Ravels De aannemers werden gekozen op advies van de architect en zijn gekend om dergelijke verbouwingswerken te willen doen. De documenten die voorliggen bevatten: Bundel: de administratieve bepalingen. het lastenboek (omschrijving standaard van de werken) het veiligheids- en gezondheidsplan, het EPB, energieprestatieregelgeving voor bouwers, de meetstaat, basis om de prijsopgave te doen, Plans Financiële weerslag Het investeringsproject 140 werd overgedragen naar het budget 2013: investeringsproject DE RAAD BESLUIT UNANIEM IN OPENBARE VERGADERING: Goedkeuring wordt gehecht aan de lastvoorwaarden van het bestek voor het verbouwen en geschikt maken van de onderste bouwlaag van de Krijgsbaan 140 tot een woonplaats voor een gezin van 3 personen. De raad keurt de lijst van aan te schrijven aannemers goed. De raad keurt de wijze van gunnen goed, met name via de onderhandelingsprocedure. Dit besluit wordt op de overzichtslijst geplaatst voor de provinciegouverneur en het college van burgemeester en schepenen. Deze beslissing wordt meegedeeld aan: financieel beheerder voor opvolging diensthoofd technische dienst voor opvolging diensthoofd sociale dienst voor kennisname De vergadering wordt besloten om uur Goedgekeurd in zitting van 8 mei Ria Van Put secretaris Chris De Ridder voorzitter