Toelichting beleidsregels aanbestedingen Valkenburg aan de Geul 2014

Transcriptie

1 Toelichting beleidsregels aanbestedingen Valkenburg aan de Geul januari 2014

2 INHOUDSOPGAVE 1 BELEIDSREGELS AANBESTEDINGEN Waarom regels voor aanbestedingen? Waarom deze toelichting? Wanneer van toepassing? Uitgangspunten OPDRACHTVERLENING EN AANBESTEDEN AANBESTEDEN IN VIJF STAPPEN TOELICHTING PER STAP Stap 1: Van welk type opdracht is sprake? Levering Dienst Werk Stap 2: Wat is de waarde van de opdracht? Stap 3: Welke aanbestedingswijze is van toepassing? Combinatieopdrachten Stap 4: Is er sprake van een uitzondering (specifieke procedure)? Situatie 1: aanbesteding is 'mislukt' Situatie 2: alleenrecht of dwingende spoed Situatie 3: specifiek bij aanvullende leveringen Situatie 4: specifiek bij aanvullende diensten of werken Stap 5: Aan wie wordt de opdracht gegund? Uitsluitingsgronden Geschikheidseisen Gunningscriteria Afwijken van de Beleidsregels aanbestedingen Overgangsregeling

3 1 BELEIDSREGELS AANBESTEDINGEN Vanaf 1 januari 2014 treden er Beleidsregels aanbestedingen Valkenburg aan de Geul 2014 in werking. 1.1 Waarom regels voor aanbestedingen? Eén van de redenen is om het beleid te actualiseren en dit af te stemmen met de Aanbestedingswet Dit heeft ertoe geleid tot een uniformering en vereenvoudiging van de aanbestedingsregels en tot een meer eenduidige indeling. Er is besloten tot een verdergaande versimpeling van het aanbestedingsbeleid door de drempelbedragen te verhogen en het aantal drempelbedragen en procedures te reduceren. Daarvoor is niet alleen gekozen vanwege de wens tot vereenvoudiging van de regels en het creëren van zoveel mogelijk flexibiliteit voor de gemeente als aanbestedende dienst, maar ook om de kansen voor -lokale- MKB-bedrijven te vergroten en te vergemakkelijken. Op 1 april 2013 is de nieuwe Aanbestedingswet in werking getreden. Deze wet vervangt het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira). De Aanbestedingswet regelt een aantal zaken die nieuw zijn ten opzichte van de eerdere regelgeving. Zo is er een motiveringsplicht voor de keuze van de ondernemer(s), dient het proportionaliteitsbeginsel in acht genomen te worden (Gids Proportionaliteit), is er sprake van een clusterverbod, dient in beginsel gegund te worden op basis van EMVI, zijn er striktere eisen met betrekking tot de te stellen geschiktheidseisen, dient in beginsel bij werken het ARW 2012 toegepast te worden en dient bij werken vanaf ,- tot de Europese drempel nationaal openbaar aanbesteed te worden. Bij het aanbestedingenbeleid moet rekening worden gehouden met de steeds verdere inperking door weten regelgeving en jurisprudentie. Hierdoor is er beperkte ruimte om richting te geven aan een aantal politiek bestuurlijke uitgangspunten, zoals het stimuleren van de regionale economie. Voorop staat dat hierdoor de regelgeving niet wordt geschonden, er geen bevoordeling van partijen bij gunning plaatsvindt en geen afbreuk wordt gedaan aan de gewenste prijs-kwaliteitverhouding. Hoofddoel blijft dus doelmatig inkopen met rechtmatigheid als randvoorwaarde. 1.2 Waarom deze toelichting? Omdat de Beleidsregels aanbestedingen juridisch van aard zijn en daardoor niet voor iedereen even toegankelijk zijn, is deze toelichting ontwikkeld. Doel van de toelichting is de medewerkers van de gemeente informeren over de inhoud van de regelgeving en een hulpmiddel te bieden bij het uitvoeren van de werkzaamheden. In het geval dat de toelichting geen oplossing biedt of onverhoopt blijkt af te wijken van de Beleidsregels aanbestedingen zijn de Beleidsregels aanbestedingen zelf doorslaggevend. 1.3 Wanneer van toepassing? De Beleidsregels aanbestedingen zijn van toepassing bij verlening van opdrachten waarvan de geraamde waarde onder de zogenaamde Europese drempelbedragen ligt. Verderop in deze toelichting volgt daarover meer informatie. 1.4 Uitgangspunten De opzet sluit aan bij de Europese richtlijn nr. 2004/18/EG van het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie van 31 maart 2004 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en de implementatie hiervan in de Aanbestedingswet 2012 (Wet van 1 november 2012, Stb. 542): Opdrachten worden ingedeeld naar soort opdracht: levering, dienst of werk. Interpretatie vindt plaats overeenkomstig Europese jurisprudentie. Een aantal binnen de Europese richtlijnen gemaakte uitzonderingen voor toepasselijkheid van de aanbestedingregels voor bepaalde opdrachten is overgenomen. 3

4 In geval van het mislukken van een openbare aanbestedingprocedure vanwege onregelmatige, onaanvaardbare, geen of geen passende inschrijvingen, mogen specifieke aanbestedingsprocedures worden gevolgd. De gemeente dient gegadigden, inschrijvers en inschrijvingen te allen tijde op gelijke wijze te behandelen en het transparantiebeginsel in acht te nemen. Daarnaast brengt de Aanbestedingswet 2012 met zich mee dat alle door de gemeente aan gegadigden, inschrijvers en inschrijvingen te stellen eisen, voorwaarden en criteria in redelijke verhouding dienen te staan tot het voorwerp van de opdracht (of te wel het in acht nemen van het proportionaliteitsbeginsel). Verwezen wordt naar de Gids Proportionaliteit waarin het proportionaliteitsbeginsel verder wordt uitgewerkt 2 OPDRACHTVERLENING EN AANBESTEDEN Bij het verlenen van een opdracht komt meer kijken dan het enkel volgen van de juiste aanbestedingsprocedure. In onderstaand schema is weergegeven in welke fase de regels met betrekking tot aanbestedingen met name gelden. AO procedure opdrachtverlening Aanbestedingsregels Specificeren opdracht Aanvragen offertes Verlenen externe opdracht Uitvoeren externe opdracht Evaluatie en afhandeling Het spreekt voor zich dat ook andere interne regels zoals de Regeling op het budgethouderschap en het Besluit mandaat, volmacht en machtiging in acht genomen moeten worden. 3 AANBESTEDEN IN VIJF STAPPEN Onderstaand zijn de stappen die genomen moeten worden bij aanbesteden van een opdracht schematisch weergegeven. In hoofdstuk 4 volgt de toelichting, waarnaar per stap wordt verwezen. Lees deze toelichting aandachtig! Stap 1 Is sprake van een levering, een dienst of een werk Toelichting 4.1 Controleer of sprake is van een uitgezonderde dienst Stap 2 Bepaal de waarde van de opdracht Toelichting 4.2 Stap 3 Bepaal de wijze van aanbesteden aan de hand van onderstaand schema Toelichting 4.3 4

5 Soort opdracht Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, vanaf schriftelijk verzoek om offerte Meervoudig onderhandse procedure waarbij minimaal 3 en in beginsel maximaal 5 gegadigden worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte Nationaal openbare aanbestedingsprocedure Europese aanbestedingsprocedure Werken < tot tot Leveringen/ diensten < Stap 4 Stap 5 Controleer of sprake is van een uitzondering waardoor er een specifieke (lichtere) aanbestedingsprocedure kan worden gevolgd Bepaal aan wie de opdracht wordt gegund (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningscriteria ) Toelichting 4.4. Bevoegdheden: Wie? Leveringen Diensten Werken Budgethouder/projectleider < ,- < ,- < ,- Leidinggevende van ,- tot van ,- tot van ,- tot , , ,- College vanaf ,- vanaf ,- vanaf ,- 4 TOELICHTING PER STAP 4.1 Stap 1: Van welk type opdracht is sprake? Zodra het verlenen van een opdracht aan de orde is, moet je kijken van welk type opdracht sprake is. Er zijn drie typen opdrachten waaruit je kunt kiezen: a. levering b. dienst c. werk Wanneer van een levering, dienst of werk sprake is wordt hieronder uitgelegd Levering Van een levering is sprake als de opdracht betrekking heeft op de levering van producten. Je kunt dan dus denken aan stoelen, tafels, papier, maar ook software (zonder eventuele installatiewerkzaamheden, zie daarvoor onder 4.1.2), hardware etc. Belangrijk is dat niet alleen het kopen van producten onder de definitie van levering valt, maar dat ook leasing, huur en huurkoop (met of zonder koopoptie) van producten eronder valt. Verder moet ten behoeve van de opdracht een schriftelijke overeenkomst tussen een leverancier (of leveranciers) en de gemeente worden gesloten. 1 Europees drempelbedrag werken 1 januari december Europees drempelbedrag leveringen en diensten 1 januari december

6 De opdracht voor levering mag voor maximaal vier jaar worden verleend (artikel 6 Beleidsregels). In goed gemotiveerde gevallen, wanneer de aard van de opdracht een langere duur noodzakelijk maakt, kan bij uitzondering van deze termijn worden afgeweken. Een verzoek tot afwijking moet worden voorgelegd aan het college; zie hiervoor paragraaf 4.6. Voorbeeld Een raamcontract met een leverancier voor kantoormeubilair valt onder de definitie van 'levering'. Dit contract mag voor een periode van maximaal 4 jaren worden afgesloten Dienst Bij een opdracht voor het verlenen van een dienst kun je denken aan het inhuren van adviseurs, de bewaking, de schoonmaak en dergelijke. Ook hier moet ten behoeve van de opdracht een schriftelijke overeenkomst tussen een dienstverlener (of dienstverleners) en de gemeente worden gesloten. De opdracht voor dienstverlening mag voor maximaal vier jaar worden verleend (artikel 6 Beleidsregels). In goed gemotiveerde gevallen, wanneer de aard van de opdracht een langere duur noodzakelijk maakt, kan bij uitzondering van deze termijn worden afgeweken. Een verzoek tot afwijking moet worden voorgelegd aan het college; zie hiervoor paragraaf 4.6. Als sprake is van een dienst kan in een aantal gevallen sprake zijn van een zogenaamde uitgezonderde dienst. Dit zijn diensten waarop de Beleidsregels aanbestedingen niet van toepassing zijn. De uitzonderingen zijn overgenomen uit de Europese regelgeving. Zoals alle bepalingen van de Beleidsregels aanbestedingen vindt interpretatie van de uitzonderingen dus ook plaats overeenkomstig de Europese interpretatie. Let op Hoewel het bij de uitgezonderde dienst niet verplicht is de opdracht volgens de Beleidsregels aanbestedingen te verlenen, kan het in bepaalde gevallen zo zijn dat het alsnog het volgen van een aanbestedingsprocedure vanuit inkoopoptiek een beter resultaat geeft. De concurrentie kan dan immers een scherpere prijsstelling tot gevolg hebben. De volgende opdrachten voor diensten zijn uitgezonderd (artikel 4 Beleidsregels): a. betreffende de verwerving of huur, ongeachte de financiële modaliteit ervan, van grond, bestaande gebouwen of andere onroerende zaken of betreffende rechten hierop; b. betreffende de aankoop, de ontwikkeling, de productie of de coproductie van programmamateriaal door radio-omroeporganisaties en overeenkomsten betreffende zendtijd; c. betreffende arbitrage en bemiddeling; d. van juridische aard; e. inzake financiële diensten betreffende de uitgifte, de aankoop, de verkoop en de overdracht van effecten of andere financiële instrumenten en door de centrale banken verleende diensten; f. inzake tewerkstelling, plaatsing van personeel, detachering en personeelsverschaffing; g. voor onderzoek en ontwikkeling op het gebied van wetenschap en hoogwaardige technologie, met uitzondering van die waarvan de resultaten in hun geheel toekomen aan de gemeente voor gebruik ervan in de uitoefening van haar werkzaamheden, voor zover de dienstverlening volledig door de gemeente wordt beloond. Naast deze uitzonderingen zijn de Beleidsregels aanbestedingen ook niet van toepassing op opdrachten voor diensten die worden gegund aan een instantie die zelf een aanbestedende dienst is op basis van een alleenrecht (een recht op grond waarvan de opdrachtnemer de enige is binnen een bepaalde 6

7 geografische zone die de dienst mag uitvoeren) dat zij uit hoofde van bekendgemaakte wettelijke of bestuursrechtelijke bepalingen geniet. Voorbeeld Prorail heeft een alleenrecht voor wat betreft het beheren en onderhouden van het spoornetwerk. Neem contact op met de inkoopadviseur op het moment dat je gebruikt wilt maken van één van de uitzonderingen. Het is immers niet altijd eenvoudig te beoordelen of in een bepaalde situatie van een uitzondering gebruik mag worden gemaakt. Let erop dat de Beleidsregels aanbestedingen dan niet van toepassing zijn, maar dat natuurlijk wel moet worden voldaan aan de andere interne regels en procedures Werk De definitie van een werk luidt als volgt: het product van bouw-, weg-, en waterbouwkundige en cultuurtechnische werken in hun geheel ertoe bestemd als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Voorbeelden zijn de aanleg van wegen en het (laten) uitvoeren van een verbouwing. Opdrachten voor werken kunnen bestaan uit hetzij enkel de uitvoering, hetzij zowel de uitvoering als het ontwerp. Ook hier moet ten behoeve van de opdracht een schriftelijke overeenkomst tussen een aannemer (of aannemers) en de gemeente worden gesloten. Voorbeeld Het laten maken van een ontwerp door een architect is op zichzelf een dienst. Wordt echter aan een projectontwikkelaar opdracht gegeven tot het maken van het ontwerp en het realiseren van de bouw, dan wordt die gecombineerde opdracht gezien als een opdracht voor een werk. Maak dus vooraf een goede keuze: één opdracht voor beide elementen, of twee losse opdrachten. 4.2 Stap 2: Wat is de waarde van de opdracht? Nadat het type opdracht bekend is, moet een objectieve en reële inschatting/raming gemaakt worden van de waarde (prijs) die de te verlenen opdracht zal hebben. Wat moet in die berekening worden meegenomen? Voor alle waarderamingen geldt dat alle geplande, optionele en anderszins redelijkerwijs in te schatten activiteiten of elementen (exclusief BTW) daarin opgenomen moeten worden. Het is niet toegestaan om een voorgenomen opdracht te splitsen of samen te voegen met het doel/intentie de van toepassing zijnde aanbestedingsregels te omzeilen. Voorbeeld Het voornemen bestaat een opdracht te verlenen aan een adviesbureau voor het uitvoeren van een onderzoek. De consultant woont in Amsterdam en verblijft gedurende de looptijd van het project in een hotel. De verblijfskosten moeten in de raming worden meegenomen. Het is daarnaast niet toegestaan om de opdracht aan de consultant op te delen in deelopdrachten zodat de waarde per deelopdracht dan zodanig is dat bijvoorbeeld kan worden volstaan met het aanvragen van drie offertes in plaats van het volgen van een Europese aanbestedingsprocedure. Opdrachten worden niet onnodig samengevoegd. Als opdrachten worden samengevoegd dient dit op basis van objectieve gronden schriftelijk te worden gemotiveerd. Hierbij wordt acht geslagen op de 7

8 samenstelling van de relevante markt, de gevolgen voor het Midden- en Kleinbedrijf, de gevolgen en risico s van de samenvoeging en de mate van samenhang van de opdrachten. Hoe bereken je de waarde als geen totale prijs is vastgesteld? òf Bereken dan de waarde voor de gehele looptijd, wanneer de looptijd gelijk is aan of korter dan 48 maanden. Vermenigvuldig het maandelijks te betalen bedrag met 48 bij opdrachten voor onbepaalde duur of waarvan de looptijd niet kan worden bepaald. Voorbeeld De opdracht die aan een adviesbureau zal worden verleend zal een doorlooptijd hebben van twee jaar. Bij de raming van de geraamde waarde van de opdracht moet de waarde over de gehele periode worden meegenomen. Als sprake is van een maandelijks bedrag is de geraamde waarde gelijk aan dat bedrag vermenigvuldigd met 24. Opdrachten voor leveringen en diensten kunnen voor maximaal 4 jaar worden verleend. Het college van Burgemeester en Wethouders kunnen beslissen dat deze termijn toch langer mag zijn. Als het college van Burgemeester en Wethouders daartoe beslissen (en een opdracht bijvoorbeeld voor 5 jaar wordt verleend) moet voor de raming van de waarde van de opdracht worden uitgegaan van een periode van 60 maanden. Wanneer een levering, dienst of werk in verschillende 'percelen' (bijvoorbeeld een perceel grafisch ontwerp en een perceel drukwerk bij het maken van een jaarverslag) wordt verdeeld, moet voor de raming van de waarde van de opdracht de waarde van alle percelen bij elkaar op worden geteld. Als gevolg van de Aanbestedingswet 2012 dient een opdracht in beginsel te worden opgedeeld in meerdere percelen. Als dit niet passend is, moet dit schriftelijk in de aanbestedingsstukken worden gemotiveerd.. Let op het volgende bij opdrachten voor diensten Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor diensten wordt de totale vergoeding aan de dienstverlener, hoe ook genoemd, in acht genomen. Voorbeeld De bewakingsdienst rekent naast het uurtarief van de bewaker een vergoeding voor de aansluiting op de alarmcentrale. Deze abonnementskosten moeten bij de raming van de waarde van de opdracht worden meegenomen. Let op het volgende bij opdrachten voor werken Bij de waarderaming van opdrachten voor werken moet naast de geraamde waarde van de opdracht ook de geraamde waarde in aanmerking worden genomen van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die door de gemeente ter beschikking van de aannemer zijn gesteld. Dit komt overigens zelden voor. 4.3 Stap 3: Welke aanbestedingswijze is van toepassing? Uitgangspunt bij het aanbesteden is een meervoudig onderhandse procedure waarbij minimaal 3 en in beginsel maximaal 5 gegadigden worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte. Bedraagt het aantal schriftelijke verzoeken om een offerte meer dan vijf, dan dient dat schriftelijk te worden gemotiveerd. De mogelijkheid tot openbaar aanbesteden blijft aanwezig. Er kunnen redenen zijn om een openbare procedure te volgen, bijvoorbeeld wanneer het wenselijk is om alle ondernemers de mogelijkheid te bieden tot het doen van een aanbod. Bij een openbare procedure is ook de gewenste kwaliteit en prijs optimaal geborgd. Bij werken vanaf ,- tot de Europese drempel dient in ieder 8

9 geval nationaal openbaar aanbesteed te worden. Bij leveringen en diensten is een nationaal openbare procedure in beginsel niet verplicht, maar kan gelet op de geraamde waarde en het specifieke karakter van een opdracht toch de aangewezen procedure zijn (zie voor nadere invulling hiervan de Gids Proportionaliteit). Let op Indien gebruik wordt gemaakt van een onderhandse aanbestedingsprocedure (enkelvoudig of meervoudig), dan dient schriftelijk gemotiveerd te worden waarom juist die partij(en) wordt of worden gekozen. De motivatie dient vastgelegd te worden in een motivatieformulier. Als het type opdracht - levering, dienst, werk (zie stap 1) - én de waarde van de opdracht (zie stap 2) bekend zijn, kan aan de hand van de tabel worden bepaald welke aanbestedingswijze moet worden gevolgd. Soort opdracht Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, vanaf schriftelijk verzoek om offerte (enkelvoudige onderhandse procedure) Meervoudig onderhandse procedure waarbij minimaal 3 en in beginsel maximaal 5 gegadigden worden uitgenodigd tot het uitbrengen van een offerte Nationaal openbare aanbestedingsprocedure Europese aanbestedingsprocedure Werken < tot tot Leveringen/ diensten < Let op bij grensoverschrijdende relevantie Bij niet openbare aanbestedingen dient per geval te worden nagegaan of er sprake is van een duidelijke grensoverschrijdende interesse op grond van de aard of de omvang van de opdracht. Dit laatste is door recente jurisprudentie van het Europese Hof van Justitie bepaald. Op grond van die jurisprudentie dient bij het gunnen van opdrachten met een duidelijk grensoverschrijdende belang transparantieverplichtingen in acht worden genomen. Het Hof geeft niet aan om welke verplichtingen het concreet gaat. Raadzaam is om deze opdrachten voor concurrentie open te stellen door middel van een voorafgaande bekendmaking en een procedure waarbij aanbestedingsrechtelijke beginselen (non-discriminatie, transparantie en concurrentie) in acht worden genomen. Let op bij opdrachten voor werken Hoe een onderhandse aanbesteding en een openbare aanbesteding (al dan niet met voorafgaande selectie) moet worden uitgevoerd, wordt bij opdrachten voor werken bepaald door het Aanbestedingsreglement 2012 (voor zover daarvan niet uitdrukkelijk bij de uitnodiging tot inschrijving gemotiveerd wordt afgeweken). De Europese drempels worden eens per 2 jaar vastgesteld. De huidige drempelwaarden zijn in onderstaande tabel weergegeven en gelden tot en met 31 december Europees drempelbedrag werken 1 januari december Europees drempelbedrag leveringen en diensten 1 januari december

10 Type opdracht Europese drempel Levering/dienst ,- * Werk ,- ** * Voor overheidsopdrachten voor onderzoek en ontwikkeling (categorie 8 van bijlage II A van de richtlijn), overheidsopdrachten voor dienstverlening met betrekking tot de uitvoering van werken waarbij meer dan 50% subsidie wordt gegeven (artikel 8, onder b, van de richtlijn), de diensten genoemd in bijlage II B van de richtlijn en bepaalde telecommunicatiediensten (CPC 7524, 7525 en 7526) geldt een drempelbedrag van ,--. ** Voor overheidsopdrachten voor werken waarbij meer dan 50% subsidie wordt gegeven, geldt een drempelbedrag van ,-- (artikel 8, onder a van de Richtlijn). Als de waarde van de opdracht gelijk aan of hoger is dan de Europese drempel, dan zijn de Beleidsregels aanbestedingen niet van toepassing, maar moet Europees worden aanbesteed. Neem in dat geval contact op met de inkoopadviseur. De termen die zijn gebruikt om de aanbestedingswijzen aan te duiden zijn afkomstig uit de Europese regelgeving en de Aanbestedingswet Hieronder worden de verschillende aanbestedingswijzen toegelicht: Aanbestedingswijze Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (enkelvoudig) Onderhandse aanbesteding (meervoudig) Openbare aanbesteding (evt. met voorafgaande selectie) Toelichting In deze situatie wordt het voornemen tot het verlenen van een opdracht niet algemeen bekend gemaakt. Met een of meer vrijelijk gekozen economische subjecten kan overleg worden gevoerd en kunnen via onderhandelingen de contractuele voorwaarden worden vastgesteld. Als sprake is van een waarde lager dan ,- hoeft geen schriftelijk verzoek om offerte te worden gedaan. Let op: er moet wel een offerte worden aangevraagd, maar dat kan ook mondeling of via de . Er dient eveneens een motivatieformulier te worden ingevuld. Als een onderhandse aanbesteding moet worden gedaan, wordt het voornemen tot het verlenen van een opdracht evenmin algemeen bekend gemaakt. Een beperkt aantal economische subjecten (minimaal 3 en maximaal 5) wordt in deze situatie uitgenodigd om offerte uit te brengen. Bij een openbare aanbesteding wordt het voornemen tot het verlenen van een opdracht algemeen bekend gemaakt. Iedereen kan inschrijven om een kans te maken de opdracht te verkrijgen. Bij een openbare aanbesteding met voorafgaande selectie wordt eerste een publicatie gedaan waarin het voornemen tot het verlenen bekend wordt gemaakt en waarbij een ieder wordt uitgenodigd zich als gegadigde te melden. Vervolgens worden de aangemelde gegadigden beoordeeld aan de hand van de selectiecriteria, waarna bij voldoende geschiktheid ten minste 5 geselecteerde gegadigden tot inschrijving worden uitgenodigd. Raadpleeg hiervoor het Inkoopcentrum. Let op Nogmaals: in geval van werken geldt het Aanbestedingsreglement werken 2012 voorzover hiervan niet uitdrukkelijk bij de uitnodiging tot inschrijving gemotiveerd wordt afgeweken. Zie in paragraaf 4.5 (gunnen) met betrekking tot het gebruiken van uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en gunningscriteria in de aankondiging of het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of in het verzoek om offerte. 10

11 4.3.1 Combinatieopdrachten Natuurlijk kan er sprake zijn van een opdracht waarin een combinatie van de drie typen (levering, dienst, werk) voorkomt. Welke aanbestedingswijze moet dan worden gevolgd? Bepalend is in die gevallen het element (levering, dienst, werk) dat de hoogste waarde vertegenwoordigt. Voorbeeld Aan een automatiseringsbedrijf zal worden gevraagd hardware te leveren en de installatie te verzorgen. De waarde van de levering van de hardware bedraagt ,-. De waarde van de installatiewerkzaamheden (dienst) bedraagt ,-. De totale opdracht moet nu volgens de aanbestedingswijze behorende bij het element dat de hoogste waarde vertegenwoordigt, worden aanbesteed. Er dient dus een onderhandse aanbesteding te worden gedaan waarbij minimaal drie schriftelijke verzoeken om offerte worden gedaan. 4.4 Stap 4: Is er sprake van een uitzondering (specifieke procedure)? Er zijn situaties denkbaar dat de gevolgde procedure niet het gewenste resultaat heeft. Voor die situaties zijn specifieke procedures opgenomen in de Beleidsregels aanbestedingen. Let op Neem altijd contact op met de inkoopadviseur als je gebruik wilt gaan maken van één van de uitzonderingen waardoor een specifieke procedure kan worden gevolgd. De bepalingen worden geïnterpreteerd aan de hand van de Europese jurisprudentie. Dit is te complexe materie om in deze toelichting te omschrijven. Omdat de exacte tekst van de Beleidsregels aanbestedingen bepalend is voor de toepasselijkheid van een uitzonderingssituatie, is onderstaand zoveel mogelijk de tekst van de Beleidsregels aangehouden Situatie 1: aanbesteding is 'mislukt' Als een openbare aanbesteding (al dan niet met voorafgaande selectie) is gedaan en in dit kader zijn: uitsluitend onregelmatige inschrijvingen gedaan, of uitsluitend onaanvaardbare inschrijven gedaan, dan wel geen of geen passende inschrijvingen gedaan, dan kan overgegaan worden tot een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, voor zover de oorspronkelijke voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk worden gewijzigd Situatie 2: alleenrecht of dwingende spoed Als een openbare aanbesteding (al dan niet met voorafgaande selectie) of een onderhandse aanbesteding (met ten minste 3 offertes) moet worden gedaan, kan worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in de volgende situaties: wanneer de opdracht om technische of artistieke redenen of om redenen van bescherming van alleenrechten of anderszins slechts aan een bepaald economisch subject kan worden verstrekt; in gevallen van dwingende spoed, voor zover de omstandigheden die worden ingeroepen om de dwingende spoed te rechtvaardigen niet konden worden voorzien en niet aan de gemeente te wijten zijn Situatie 3: specifiek bij aanvullende leveringen Alleen in geval van opdrachten voor leveringen kan onder voorwaarden de volgende specifieke procedure worden gehanteerd. Als een openbare aanbesteding (al dan niet met voorafgaande selectie) of een onderhandse aanbesteding (met ten minste 3 offertes) zou moeten plaatsvinden, kan niettemin worden gekozen voor 11

12 een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking, voor door de oorspronk leverancier verrichte aanvullende leveringen die: zijn bestemd voor gedeeltelijke vernieuwing van installaties voor courant gebruik, of, zijn bestemd voor de uitbreiding van installaties, als de verandering van leverancier de gemeente ertoe zou verplichten apparatuur aan te schaffen waarbij een andere techniek wordt toegepast, zodat bij gebruik en onderhoud ervan onverenigbaarheid ontstaat of zich onevenredige technische moeilijkheden voordoen Situatie 4: specifiek bij aanvullende diensten of werken Als een openbare aanbesteding (al dan niet met voorafgaande selectie) of een onderhandse aanbesteding (met ten minste 3 offertes) zou moeten plaatsvinden, kan niettemin worden gekozen voor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (enkelvoudig) als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden. Het moet gaan om een opdracht voor aanvullende diensten of werken die niet in de oorspronkelijke opdracht zijn opgenomen en die als gevolg van onvoorziene omstandigheden noodzakelijk zijn geworden. Voorts geldt dat: de aanvullende diensten of werken moeten worden gegund aan het economisch subject dat de dienst reeds verleent of het werk reeds uitvoert, en de aanvullende diensten of werken kunnen uit technisch of economisch oogpunt niet zonder overwegende bezwaren van de hoofdopdracht worden gescheiden of zijn nodig ter vervolmaking van de oorspronkelijke opdracht, en de waarde van de aanvullende opdracht bedraagt niet meer dan 50% van het bedrag van de hoofdopdracht. 4.5 Stap 5: Aan wie wordt de opdracht gegund? Uitsluitingsgronden In de Beleidsregels aanbestedingen zijn criteria opgenomen op grond waarvan bepaalde economische subjecten kunnen worden uitgesloten van opdrachtverlening. Wil je een beroep doen op deze criteria, dan moeten die wel vooraf bekend zijn gemaakt aan de potentiële opdrachtnemer. Dat betekent dat deze in de aankondiging of in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of in het schriftelijke verzoek tot offerte moeten zijn opgenomen. Let op Indien uitsluitingsgronden in de aanbesteding van toepassing worden verklaard, dan dient het vastgestelde model eigen verklaring te worden gebruikt. Artikel 13 lid 1 van de Beleidsregels aanbestedingen, waarin deze zgn. criteria voor uitsluitingsgronden zijn opgenomen luidt als volgt: Artikel 13 lid 1 Van deelneming aan een procedure tot opdrachtverlening kan worden uitgesloten ieder economisch subject: a) dat in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, dat zijn werkzaamheden heeft gestaakt, voor wie een surséance van betaling of akkoord geldt of dat in een andere soortgelijke toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in niet-nederlandse wetten of regelingen; 12

13 b) van wie faillissement of liquidatie is aangevraagd of tegen wie een procedure van surséance van betaling of akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in andere wetten of regelingen, aanhangig is gemaakt; c) tegen wie een rechterlijke uitspraak is gedaan waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met zijn beroepsregels; d) dat in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de gemeente aannemelijk kan maken; e) dat niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van sociale verzekeringsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar het is gevestigd; f) dat niet aan zijn verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar het is gevestigd; g) dat zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die de gemeente op grond van deze regels kan verlangen. Verder luidt lid 3 van artikel 13 van de Beleidsregels aanbestedingen: Artikel 13 lid 3 Ieder economisch subject, dat deelneemt aan een procedure tot opdrachtverlening is gehouden aan de gemeente alle informatie, gegevens en bescheiden te verstrekken, welke nodig zijn voor een zorgvuldige beoordeling in het kader van dit artikel. Het niet op aanvraag verstrekken van deze informatie dan wel het leveren van onjuiste informatie leidt tot uitsluiting van deelname in de verdere aanbestedingsprocedure Geschikheidseisen Vervolgens kunnen economische subjecten die niet zijn uitgesloten van opdrachtverlening op grond van de hierboven genoemde selectiecriteria worden geselecteerd op grond van geschiktheidseisen. Wil je een beroep doen op deze criteria, dan moeten die wel vooraf bekend zijn gemaakt aan de potentiële opdrachtnemer. Dat betekent dat deze in de aankondiging of in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of in het schriftelijke verzoek tot offerte moeten zijn opgenomen. Let op Indien geschikheidseisen in de aanbesteding worden gehanteerd, dan dient het vastgestelde model eigen verklaring te worden gebruikt. Artikel 13 lid 2 bevat daarover de volgende bepaling: Artikel 13 lid 2 Economische subjecten die niet zijn uitgesloten op grond van het vorige lid worden geselecteerd op grond van de navolgende geschiktheidseisen: a) inschrijving in het handelsregister of beroepsregister; b) voldoen aan de in de aankondiging of het verzoek om offerte gestelde minimumvereisten ten aanzien van: - specifieke deskundigheid; - bereikbaarheid, beschikbaarheid of responstijd; - overige voor de opdracht relevante aspecten. Let op Geschiktheidseisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij dit met zwaarwegende argumenten wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Als er toch eisen gesteld worden, dan in ieder geval niet meer dan 300% van de opdrachtwaarde. Referenties dienen betrekking te hebben op de gewenste competenties d.w.z. competenties die nodig zijn om de betreffende opdracht goed te kunnen uitvoeren. Bij werken kunnen referenties worden 13

14 gevraagd van uitsluitend de afgelopen vijf jaar en bij leveringen en diensten uitsluitend van de afgelopen drie jaar. Opdrachtwaarde referentieprojecten maximaal 60% van de raming. Zie Gids Proportionaliteit voor verdere invulling Gunningscriteria In de aankondiging of in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of in het schriftelijk verzoek om offerte moet zijn aangegeven op basis waarvan de inschrijvingen/offertes worden beoordeeld om te komen tot de keuze voor een opdrachtnemer. Een opdracht kan worden gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving. De laagste prijs is uitzondering. Het gunnen van de opdracht op basis van de laagste prijs kan alleen mits op basis van objectieve gronden schriftelijk gemotiveerd. Bij het criterium 'economisch meest voordelige inschrijving', dan moeten subcriteria worden vermeld. De subcriteria dienen rechtstreeks met de aard van de opdracht verband te houden. Voorbeelden van subcriteria zijn: kwaliteit, prijs, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken, de gebruikskosten, de klantenservice en technische bijstand, de datum van en de termijn voor levering of uitvoering. Dit zijn slechts voorbeelden; afhankelijk van de opdracht kunnen specifieke criteria worden gehanteerd. De opdracht wordt in deze situatie gegund aan de potentiële opdrachtnemer wiens inschrijving of offerte het best voldoet aan de gestelde gunningscriteria. Het ene criterium kun je zwaarder laten meewegen dan het andere. Het relatieve gewicht van de gekozen criteria dient in de aankondiging of in het bestek, in de uitnodiging tot inschrijving of in het schriftelijk verzoek om offerte te worden opgenomen. Dit kan bijvoorbeeld door de criteria op te sommen in afnemende volgorde van het belang dat eraan wordt gehecht. Gedurende de looptijd van de aanbestedingsprocedure mogen de criteria niet worden gewijzigd. Hierdoor zouden bepaalde inschrijvers benadeeld kunnen worden. In bepaalde gevallen kan dit leiden tot een geslaagd beroep op schadevergoeding door degene aan wie de opdracht niet is gegund. 4.6 Afwijken van de Beleidsregels aanbestedingen Er zijn situaties denkbaar waarin het wenselijk is dat de bepalingen van de Beleidsregels aanbestedingen niet gevolgd worden. In zo'n situatie wordt er dus afgeweken van de Beleidsregels aanbestedingen. Afwijken is alleen toegestaan als het college van Burgemeester en Wethouders, vóórafgaand aan de toepassing van de afwijking, daartoe besluiten (artikel 16 Beleidsregels). Een verzoek tot afwijking dient deugdelijke gemotiveerd te zijn en moet worden afgestemd met de inkoopadviseur. De inkoopadviseur zal over het verzoek tot afwijking een advies opstellen. Neem hierover tijdig contact op. Daarnaast dient het advies integraal overgenomen te worden in het uiteindelijke verzoek aan het college om af te wijken van de beleidsregels aanbestedingen gemeente Valkenburg aan de Geul. Nogmaals: de uitzonderingen die in paragraaf 4.4 zijn genoemd hoeven niet aan het college van Burgemeester en Wethouders voorgelegd te worden omdat dit uitzonderingen betreffen die in de Beleidsregels al zijn vastgelegd. In die gevallen vragen wij echter ook contact op te nemen de inkoopadviseur omdat dan geadviseerd kan worden over de vraag of daadwerkelijk aan de omschreven voorwaarden wordt voldaan. Dat is immers niet altijd eenvoudig omdat ook rekening moet worden gehouden met de uitleg die rechters geven aan de uitzonderingsbepalingen. 14

15 4.7 Overgangsregeling De Beleidsregels aanbestedingen gemeente Valkenburg aan de Geul 2014 treden in werking op 01 januari Op aanbestedingsprocedures waarmee reeds een aanvang is gemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van deze beleidsregels blijft de inkoopnota 2010, versie 18 november 2010 van toepassing. Als na 01 januari 2014 een aanvullende opdracht (meerwerk) wordt verleend waarvan de oorspronkelijke opdracht is verleend volgens de Nadere aanbestedingsregels, dan dient de aanvullende opdracht volgens de nieuwe Beleidsregels aanbestedingen te worden verleend. Heb je na het lezen van deze toelichting nog vragen over de toepassing van de Beleidsregels aanbestedingen? Neem dan contact op met de inkoopadviseur. Datum: 01 januari Contactpersoon: Lenie Janssen-Sollet (Inkoopadviseur). 15