Introductie van Mamut Business Software Administratie, logistiek en personeel

Transcriptie

1 Introductie van Mamut Business Software Administratie, logistiek en personeel Versie: Partnr.: MBS.MAN.FIN.111.NL I

2 ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL Geproduceerd en gedistribueerd door: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Web: Mamut Support Center: Telefoon: (lokaal tarief) Fax: Web: Verkoop: Mamut Software B.V. Boeing Avenue 8, 1119 PB Schiphol-Rijk Telefoon: (gratis) Fax: Web: Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden Mamut en het Mamut logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II

3 ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL Welkom bij Mamut Wij feliciteren u met uw nieuwe Mamut-systeem. De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding Installeren, instellingen, rapporten en selectie. Afhankelijk van welk Mamut-Systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: CRM, verkoopondersteuning en E-commerce en Administratie, logistiek en personeel. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Mamut bestaat uit een aantal groepen programma s met meerdere modules die voor verschillende talen zijn aangepast. Welke programma s / modules toegankelijk zijn is afhankelijk van in welk land uw bedrijf is gevestigd. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Eén ding staat vast: u beschikt nu over het meest innovatieve financieel-administratieve informatiesysteem op de markt. Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software! III

4 ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL Inhoud ADMINISTRATIE 1 Over Administratie... 2 Rekeningschema... 4 Nummeren van boekstukken... 7 Btw-codes bewerken... 8 Project- en afdelingsadministratie Afdelingsadministratie Projectadministratie Beginsaldi invoeren Inboeken Gebruikersinstellingen: Inboeken Kolommen bij Inboeken Sneltoetsen bij Inboeken Dagboeken...22 Boekstukken inboeken Naar grootboek overboeken Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken Bewerken van boekstukken Boekstuksjablonen Instellingen voor boekstuksjablonen Snel inboeken...31 Werkbalk boekstuksjablonen Instellingen voor werkbalk boekstuksjablonen Boekstuksjabloon aanmaken/bewerken Documenten Een document aan boekstuk koppelen Behandeling van documenten in het grootboek Financiële administratie Debiteuren/Crediteuren rekeningoverzicht Ouderdomsanalyse, Crediteuren Saldo-overzicht Boeken van betalingen in debiteuren-/crediteurenadministratie Betalingen boeken in valuta in debiteuren/crediteuren Matchen/Koppelen Gebruikersinstellingen: Debiteuren/Crediteuren Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen Betalingsopvolging Herinnering Instellingen voor Betalingsherinneringen/ Incassoberichten Incasso Factoring Renteberekening Overschrijvingen - betaling aan bank Inlezen van retourbestand Handleiding bankbestanden Aangepaste formats voor bank bestanden IV

5 ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL Bankafstemming Grootboek Boekstukken in andere modules Voortekens in rapporten in het Grootboek Dagboekoverzicht/Rekeningoverzicht Dagboekoverzicht Kolommen in het Dagboekoverzicht/ Rekeningoverzicht Rekeningoverzicht / (Proef-)balans Kerngetallen, resultaat en balans Rapportinstellingen Kolominstellingen Grootboek grafische presentatie Cashflow Valuta Valutarekening Betaling in valuta in Inboeken Periodeafsluiting Jaarafsluiting Opsporen van fouten Boekingsperioden Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" Jaarafsluiting exporteren Status/Analyse Export van bedrijfsanalyse Export naar Pivot Budgetten Het Budget overzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Nieuw budget opstellen Import van budget gegevens Budget gegevens aanpassen Budget - Het hoofdvenster voor een budget Gebruikersinstellingen voor Budget Budget verdeling LOGISTIEK 111 De Artikelmodule Artikelregister Artikellijst Tabbladen in artikelregister Gebruikersinstellingen: Artikel Over het opzetten en onderhouden van artikelen Een selectie artikelgegevens wijzigen Talen voor artikelen Artikelnaam in meerdere talen aanmaken Een factuur afdrukken in een vreemde taal Prijs De prijs van een artikel wijzigen De prijs van een selectie artikelen wijzigen - Prijsaanpassing Externe prijslijst - prijslijst wijzigen Artikelvarianten Op gang komen met varianten: Een variant / variantenlinks aanmaken V

6 ADMINISTRATIE, LOGISTIEK EN PERSONEEL Voorraadniveau overboeken naar varianten van een artikel Variantinstellingen De Inkoopmodule Inkoopregister Tabbladen in inkoopvenster Inkoop-wizard Goederenontvangst Inboeken van inkoop Inkooporder inboeken/leveranciersfactuur aanmaken Vracht en accijnzen inboeken Creditnota aanmaken van Inkoop Verkooporders en inkoop Gebruikersinstellingen: Inkoop De Magazijnmodule Magazijnregister Voorraadniveau Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau Niet-geleverde orders Inkoop, niet ontvangen Reserveringen inkoop Serienummer in voorraad Voorraadbewegingen en reserveringen Inventarisatie PERSONEEL 189 Medewerkersregister Zoeken en filteren in het medewerkersregister Tabs in het medewerkersregister Urenregistratie Een nieuwe urenstaat aanmaken Hoe kan ik overboeken naar order/projectmodule? Urensoortregister Urensoort per project Gebruikersinstellingen: Urenregistratie SAMENVATTING 205 Mamut Serviceovereenkomst verzekert een eenvoudige iedere dag! Meer kennnis Index VI

7 Administratie Inhoud Over Administratie 2 Rekeningschema...4 Nummeren van boekstukken...7 Btw-codes bewerken...8 Project- en afdelingsadministratie...11 Beginsaldi invoeren 13 Inboeken 16 Gebruikersinstellingen: Inboeken...17 Kolommen bij Inboeken...19 Sneltoetsen bij Inboeken...20 Dagboeken...22 Boekstukken inboeken...22 Naar grootboek overboeken...23 Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken.24 Bewerken van boekstukken...27 Boekstuksjablonen 30 Instellingen voor boekstuksjablonen...30 Snel inboeken...31 Werkbalk boekstuksjablonen...31 Instellingen voor werkbalk boekstuksjablonen..33 Boekstuksjabloon aanmaken/bewerken...34 Documenten 41 Een document aan boekstuk koppelen...41 Behandeling van documenten in het grootboek.41 Financiële administratie 42 Boeken van betalingen in debiteuren- /crediteurenadministratie...48 Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen...51 Betalingsopvolging...54 Herinnering...55 Instellingen voor Betalingsherinneringen/ Incassoberichten...57 Incasso...59 Factoring...62 Renteberekening...63 Overschrijvingen - betaling aan bank...65 Handleiding bankbestanden 68 Aangepaste formats voor bank bestanden...69 Bankafstemming 71 Grootboek 75 Boekstukken in andere modules...75 Voortekens in rapporten in het Grootboek...75 Dagboekoverzicht/Rekeningoverzicht...76 Dagboekoverzicht...76 Kolommen in het Dagboekoverzicht/ Rekeningoverzicht...78 Rekeningoverzicht / (Proef-)balans...79 Kerngetallen, resultaat en balans...80 Grootboek grafische presentatie...85 Cashflow...86 Valuta 89 Valutarekening...89 Betaling in valuta in Inboeken...90 Periodeafsluiting 91 Jaarafsluiting 92 Opsporen van fouten...93 Boekingsperioden...95 Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans"...97 Jaarafsluiting exporteren...98 Status/Analyse 99 Export van bedrijfsanalyse...99 Export naar Pivot Budgetten 102 Het Budget overzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Nieuw budget opstellen Import van budget gegevens Budget gegevens aanpassen Budget - Het hoofdvenster voor een budget Gebruikersinstellingen voor Budget Budget verdeling

8 ADMINISTRATIE OVER ADMINISTRATIE Voor veel mensen die zich dagelijks met de administratie bezighouden, is er niets belangrijker dan een goed kader waarbinnen ze routinewerkzaamheden snel en efficiënt kunnen uitvoeren en waarmee ze indien nodig kunnen beschikken over nadere analysemogelijkheden. Het administratieve deel van het programma levert in één oplossing alle functies die nodig zijn om te voorzien in de behoeften van het administratieve personeel. Inboeken Het inboeken is opgezet met het oog op gebruiksvriendelijkheid, met een standaardrekeningschema als uitgangspunt. U beschikt echter ook over alle mogelijkheden voor het aanbrengen van uw eigen aanpassingen. Boekstuksjablonen en automatische boekingen zorgen voor een efficiënt administratieproces, inclusief automatische periodisering, btw-boeking enz. Ook kunt u desgewenst rechtstreeks boeken in de debiteuren- of crediteurenadministratie. Voor gebruikers met programmaversies waarin de modules Order/Factuur en Inkoop zijn opgenomen, vindt het inboeken normaal gesproken plaats bij het overboeken van facturen en betalingen vanuit deze modules. Integratie met gerelateerde modules Bij veel bedrijven worden taken verdeeld onder een aantal mensen, zodat er bijvoorbeeld één persoon verantwoordelijk is voor verkoop en facturering, een ander voor inkoop en magazijnbeheer en weer iemand anders voor projecten en urenstaatregistratie. Veel van deze processen hebben met elkaar gemeen dat, nadat de nodige instellingen zijn verricht, de stukken op het moment van registratie voldoende informatie bevatten om ze in te boeken in het grootboek. Voor de meeste gebruikers zijn de meeste boekstukken afkomstig uit deze gerelateerde modules. Eén van de belangrijkste voordelen van een geïntegreerd systeem is dat het inboeken automatisch verloopt. Bij levering is het systeem gereed voor dit type automatische inboekingen. Dit wordt geregeld door een aantal vooraf gedefinieerde instellingen, die bepalen dat bijvoorbeeld een factuur een boekstuk aanmaakt in het grootboek voor de standaardverkooprekening. U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de juiste btw-codes worden ingesteld voor de artikelen. Als u de verkopen wilt toewijzen aan verschillende rekeningen, bijv. een aparte rekening in het grootboek voor iedere artikelgroep, dan is dat ook mogelijk. Grootboek Het grootboek is helder opgezet met uitsplitsingsmogelijkheden voor afzonderlijke boekstukken en analyse. Vanuit het grootboek hebt u kijk op alle geregistreerde administratiegegevens. U kunt beschikken over diverse mogelijkheden voor het weergeven van cijfers op basis van periode, dagboek, afdelings- en projectadministratie, kerngetallen enz. Met behulp van de functie Cashflow krijgt u een overzicht van uw toekomstige cashflow op basis van reeds geregistreerde informatie. Einde periode en einde jaar Het systeem bevat wizards voor btw-periode, einde periode en einde jaar en u boekt het totaal van één jaar over naar het volgende, zodat u het huidige jaar kunt vergelijken met voorgaande jaren. Boekjaar gedeeltelijk afsluiten wordt gebruikt als u al bent begonnen met een nieuw 2

9 OVER ADMINISTRATIE boekjaar, voordat het voorgaande jaar volledig is afgesloten en de definitieve openingsbalans is overgeboekt. Project- en afdelingsadministratie U kunt uw transacties een markering geven dat ze bij een bepaald project en/of een bepaalde afdeling horen. Hiermee kunt u volledige administraties bijhouden voor projecten en afdelingen. Budget Vanuit de functie Budget kunt u cijfers van voorgaande jaren ophalen en gebruiken voor uw huidige budget of het totaal per periode verdelen aan de hand van een speciale verdeelsleutel die u zelf kunt instellen. Met de Budgetmodule kan uw bedrijf zijn budgetten opzetten op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier. Ook draagt de module bij aan het overzicht dat u nodig hebt om de juiste zakelijke beslissingen te kunnen nemen op basis van uw budgetten, voorspellingen en de verwachte ontwikkeling van uw kaspositie. Bank Met behulp van Afstemmen dagafschriften kunt u controleren of de afschriften die u van uw bank krijgt overeenkomen met uw eigen administratie. U kunt bedragen op elkaar afstemmen en alle posten aangeven die u op uw bankafschriften vindt. De functie helpt u bij het opzoeken en afvinken van boekingen in het grootboek. Het systeem zal ook het Afgestemd bedrag berekenen en vergelijken met het Beginsaldo van uw bankafschriften nadat u alle posten hebt afgestemd. U kunt ook uw eigen bankbestandsformaten definiëren die voor verdere verwerking moeten worden geïmporteerd in Inboeken. Dit kan handig zijn als u afschriften genereert van uw internetbank, zoals Excel-bestanden, en deze bestanden wilt importeren zonder alle transacties handmatig te hoeven registreren. Valuta In de meest uitgebreide versies van het Mamut-programma kunt u valutarekeningen aanmaken. De meest gebruikte valuta's vindt u standaard in het valutaregister, maar u kunt indien nodig natuurlijk andere valuta's toevoegen. Elektronische documenten U kunt elektronische documenten aanmaken voor uw boekstukken. Zo kunt u bijvoorbeeld documenten inscannen en aan een boekstuk koppelen. 3

10 ADMINISTRATIE Rekeningschema Het rekeningschema laat u alle instellingsmogelijkheden zien voor iedere rekening. Hier vindt u eveneens de plaats van de rekening in het Verdichtingen Hoe maakt u een nieuwe rekening aan 1. Selecteer Beeld - Administratie - Rekeningschema. 2. Klik op Nieuw. 3. Geef de rekening een nummer in de volgorde waarvan u deze wilt plaatsen in het rekeningschema. De rekening wordt automatisch in de opmaak van de rekeningen geplaatst, gebaseerd op het nummer dat u hier heeft ingevoerd. Lees hieronder meer over Opmaak van rekeningen. 4. Voer een Naam in. Een korte Naam geeft aan waar de nieuwe rekening voor gebruikt zal worden. De omschrijvingen van bestaande rekeningen kunnen desgewenst ook gewijzigd worden. 5. Gebruik het tabblad Notitie voor een eventueel uitgebreidere verklaring dan de beknopte omschrijving. 6. Klik op Opslaan. U heeft nu een nieuwe rekening aangemaakt. Om het inboeken efficiënter te maken, moet u ook de volgende velden invullen: Standaard focus zorgt voor een effectieve invoer van boekstukken. Geeft u bijvoorbeeld Debet aan dan zullen alle transacties op deze rekening als Debettransacties worden voorgesteld. Door een Btw-code te koppelen aan de rekening zal er altijd Btw berekend worden bij de registratie van boekstukken. Het Btw-bedrag zal van het bedrag afgetrokken worden en geboekt worden op de grootboekrekening behorend bij de Btw-code. 4

11 OVER ADMINISTRATIE Tip! U kunt ervoor kiezen de bedragen exclusief BTW in te voeren. Dit geeft u aan in de gebruikersinstellingen voor inboeken. Iedere transactie in de boekhouding kan indien gewenst gekoppeld worden aan een Project of een Afdeling. Door ze hier als standaard voor een bepaalde rekening aan te geven, wordt de verdeling van de standaard administratieve gegevens vereenvoudigd. Om het overzicht te verbeteren kunt u ook rekeningen die u niet gebruikt Wissen. Let u op dat sommige rekeningen niet gewist kunnen worden, omdat deze Systeemrekeningen zijn. Deze rekeningen worden onder andere gebruikt bij Automatische transacties gegenereerd in andere modules. Let op! Met behulp van Bedrijfsinstellingen kunt u aangeven of de onderneming Btw-plichtig is of niet. Dit bepaalt uitsluitend of er Btw berekend moet worden bij indirecte boeking van transacties vanuit de modules Factuur en Inkoop. Bij het direct inboeken (in de module Inboeken) zal er nog steeds BTW berekend worden. U kunt het rekeningschema afdrukken via het rapport Rekeningschema, overzicht. Indien u meerdere databases, met dezelfde rekeningsschema s, kunt u deze eenvoudig bijhouden met de functie Database beheer. Verdichtingen In het tabblad Verdichtingen ziet u de plaats van de rekening in het Rekeningschema. Zo past u Verdichtingen aan 1. Klik op Verdichtingen wijzigen om het verdichtingen te bewerken. 2. Klik met de rechter muisknop op de categorie waaraan u wijzigingen wilt aanbrengen. 3. Geef in het menu aan waar u de rekening wilt plaatsen. U kunt ook de naam van een categorie veranderen of meerdere onderdelen of groepen aanmaken. U kunt desgewenst ook onderdelen en groepen wissen. U kunt Verdichtingen voorstellen om terug te gaan naar het verdichtingen dat het programma automatisch voorstelt. 5

12 ADMINISTRATIE Notitie Consequent gebruik van de verschillende rekeningen is belangrijk voor een goede boekhouding. Een naam voor de rekening is over het algemeen niet voldoende om duidelijk te maken waar de rekening voor gebruikt wordt. Daarom kunt u in het tabblad Notitie een uitgebreidere beschrijving invoeren. Ook de omschrijvingen van bestaande rekeningen kunnen desgewenst gewijzigd worden. Uitgebreid Veldomschrijvingen voor het tabblad uitgebreid Standaard tegenrekening: Wanneer u altijd een automatische standaard tegenrekening met deze rekening wilt hebben, dan kiest u de tegenrekening uit deze lijst. Valuta: Hier kunt u aangeven welke valuta u wilt gebruiken voor de rekening (alleen balansrekeningen). Markeer de afvinkhokjes indien u wenst dat de aangegeven functies van toepassing moeten zijn op de desbetreffende rekening: Geblokkeerd voor boeking: Zorgt ervoor dat de rekening niet actief is en niet gebruikt kan worden voor boekstukregistraties. BTW-code geblokkeerd: Wanneer u hier voor kiest, kunt u tijdens de boekstukregistratie de BTW-code niet wijzigen. Moet opgenomen worden in gefactureerde omzet: Te gebruiken voor het boeken van omzet die in de BTW-afrekening moeten worden opgenomen. U moet daarom de markering verwijderen bij rekeningen die gebruikt worden voor het boeken van omzet die niet in de BTWafrekening moeten worden opgenomen. Niet in invoervenster weergeven: Wordt niet weergegeven in boekstukoverzicht dat gebruikt wordt bij de boekstukregistratie. U kunt evenwel boekstukken op de rekening inboeken indien u het rekeningnummer bij het boekstuk aangeeft. Geen BTW van toepassing: Transacties op deze rekening betreffen omzet waarover geen BTW berekend en afgedragen behoeft te worden. Bank/Postbank/Kas: Wanneer u dit vakje afvinkt, en voorwaarden instelt voor het inboeken, dan kunt u op de rekening geen boekstukken boeken met deze beperkingen. Bankafstemming: Geef aan of u de functie voor bankafstemming wilt gebruiken voor het afstemmen van deze rekening. 6

13 OVER ADMINISTRATIE Nummeren van boekstukken Het nummeren van boekstukken doet u bij Administratieve Instellingen. Kies Beeld Instellingen Administratie Administratieve instellingen Instellingen dagboeken, in het tabblad Nummerreeksen. Het nummeren van boekstukken kan op drie verschillende manieren ingesteld worden. Eén nummerreeks per dagboek Tussenoplossing - Een nummerreeks met door u zelf te bepalen intervallen Gemeenschappelijke nummerreeks voor alle dagboeken Aan welke manier van nummering u de voorkeur geeft is met name afhankelijk van de hoeveelheid boekstukken die er verwerkt zullen worden. Belangrijk! Deze instelling worden vergrendeld op het moment dat u boekstukken gaat registreren. Het is daarom belangrijk dat u de juiste nummerreeksen aangeeft voordat u boekstukken gaat inboeken. Eén nummerreeks per dagboek Dit is de standaardinstelling in Mamut. Ieder dagboek krijgt dan een eigen nummerreeks die met '1' begint. De unieke sleutel voor boekstuk is in dit geval de voorloopcode van het boekstuk, bijvoorbeeld B2 dagboek nummer twee. Als er veel dagboeken zijn in de loop van een jaar, kan het handig zijn een nummerreeks per dagboek te hebben. Tussenoplossing - Nummerreeks met door u zelf ingestelde intervallen Als u vier dagboeken zal gebruiken in de loop van jaar UF, B, IF en D, en geen gemeenschappelijke nummerreeksen hebt, dan kunt u bijvoorbeeld aangeven dat VF moet beginnen met nummer 2000, B op 4000 en IF op Daardoor zal in feite ieder dagboek een eigen nummerreeks krijgen, maar in de praktijk ziet het eruit als een doorlopende nummerreeks met verschillende intervallen. Hier gaat u zelf eerst naar het dagboek en zet dan zelf nummers bij de betreffende stukken. 7

14 ADMINISTRATIE Gemeenschappelijke nummerreeks voor alle dagboeken Als u een gemeenschappelijke nummerreeks wil onafhankelijk van welk type dagboek het is, dan zet u een kruisje in het hokje Doorlopende nummerreeksen voor alle dagboeken voordat u inboeken opent of begint met het aanmaken van facturen. De boekstukken zullen nu onafhankelijk van het dagboek doorlopend genummerd worden. Btw-codes bewerken Het bewerken van Btw-codes is beperkt tot het veranderen van bestaande codes. Het Btwregister wordt geopend met een eigen knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen. Dit tabblad vindt u bij de instellingen voor de Bedrijf. U kunt geen eigen Btw-codes aanmaken, maar uitsluitend de bestaande codes bewerken. Het rekeningschema opent u met de knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen. Dit tabblad vindt u in de instellingen voor Bedrijf. Kies de Btw-code en klik op Bewerken. De meeste instellingen kunnen niet bewerkt worden, maar u zult Btw-codes vinden die voor de meest uiteenlopende zaken gelden. De velden die u kunt bewerken worden hieronder beschreven. Hoofdscherm Door de Btw-code te veranderen, die het Btw-type aangeeft in de lijst, kunt u de volgorde van keuzes in andere modules aanpassen. Op de ze manier is het gemakkelijker die Btw-codes te vinden, die u het meest gebruikt. De Omschrijving kan veranderd worden als u een nadere beschrijving wilt geven van de code. Daarnaast kunt u zien waar de codes gebruikt worden: Toon in Administratie: in hoeverre de code als keuzemogelijkheid verschijnt in Inboeken. Toon in Artikel: in hoeverre de code aan een artikel wordt gekoppeld. 8

15 OVER ADMINISTRATIE Toon in Order/factuur: in hoeverre de code gebruikt zal worden in de Order/factuurmodule. Toon in Inkoop: in hoeverre de code gebruikt zal worden in de Inkoopmodule. Tabblad Btw In de drie bovenste velden (Geen), Btw en Export geven aan in hoeverre de Btw-code een Btw-verwerking omvat. (Export heeft geen Btw-code, omdat het juist export geldt) Btw-percentage: geeft het percentage aan voor het berekenen van de Btw. In Nederland is dit gewoonlijk 0, 6, 19 %. Functie: kan Invoer en Uitvoer zijn. Verkoop is 'Uitvoer Btw' en Inkoop is 'Invoer Btw' Standaard verkooprekening zal altijd in rekening worden gebracht bij het factureren van artikelen met deze Btw-code. Een uitzondering is wanneer er een speciale verkooprekening is ingesteld voor dit artikel. Standaard kostenrekening zal altijd in rekening worden gebracht bij het inboeken van artikelen met deze Btw-code. Hier vindt u geen instelling voor elk individueel artikel, maar de rekening kan wel veranderd worden bij het inboeken van een bestelling. Btw rekening is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Btw verhoudingsgetal wordt gebruikt door bedrijven met Belastingvrije bedrijfsvoering en gedeeltelijk belastingplichtig. Bij een gezamenlijke inkoop wordt aangegeven welk gedeelte van de artikelprijs in de Btw-berekening wordt meegenomen. Toon in omzetrapporten geldt voor versies zonder de administratie, waar u wel een Btwopdracht kan uitvoeren. Hier kiest u welke code geldt in de opdracht. 9

16 ADMINISTRATIE Tabblad Dienst Buitenland Als u Dienst Buitenland aanvinkt, wordt deze behandeld als dienstkoop uit het buitenland. Kies tussen Artikel gerechtigd of Niet artikel gerechtigd: als u recht heeft op belastingaftrek voor diensten uit het buitenland geeft u dat hier aan. Rekening voor berekende Btw: is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Basisrekening 1: is de rekening die als basis fungeert voor de berekening. Basisrekening 2: is de rekening die als basis fungeert voor de balans. 10

17 OVER ADMINISTRATIE Project- en afdelingsadministratie U kunt transacties koppelen aan projecten en/of afdelingen. Zo kunt u volledige project- en afdelingsadministraties bijhouden. De afdeling maakt deel uit van de administratiemodule en de afdelingen zelf worden aangemaakt in het standaardregister. Project is een afzonderlijke module en de feitelijke projecten worden ingesteld in hun eigen afzonderlijke register. Afdelingsadministratie Een afdeling aanmaken 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 2. Markeer Afdelingen en klik op Bewerken. 3. Klik op Nieuw. Voer een naam in voor de nieuwe afdeling en klik op OK. Er wordt een nieuwe afdeling aangemaakt, die kan worden geselecteerd bij het inboeken. Kolom voor afdeling weergeven In de modules Order/Factuur, Inboeken en Grootboek kunt u naar de gebruikersinstellingen gaan om aan te geven dat u de kolom voor Afdeling in de modulevensters wilt laten weergeven. Hiervoor opent u de betreffende module en klikt u op de knop Gebruikersinstellingen op de werkbalk. In Grootboek heet deze knop gewoon Instellingen, maar heeft deze wel hetzelfde pictogram als in de andere modules. 11

18 ADMINISTRATIE Automatiseren Door koppeling van een relatie of een artikel aan een afdeling worden alle boekingen voor die/dat relatie/artikel ook op die afdeling geboekt. Voor relaties maakt u deze koppeling aan op het tabblad Overige informatie. Voor artikelen doet u dit op het tabblad Diversen. Tip! Het programma heeft een wizard voor het bijwerken van een selectie artikelen/relaties, waarmee u een filter kunt gebruiken met bepaalde criteria in de wizard en vervolgens een waarde kunt wijzigen/bijwerken voor alle hits die de filter oplevert. Iedere afzonderlijke rekening in het rekeningschema kan aan een afdeling worden gekoppeld. Deze functie kan handig zijn als alle posten voor een geselecteerde rekening bij een bepaalde afdeling moeten horen. Wees echter wel voorzichtig als u dit gebruikt in combinatie met afdelingskoppelingen op artikel- en relatieniveau, zodat u geen afdelingen door elkaar haalt. Budget U kunt zowel op project- als op afdelingsniveau een budget aanmaken. Bij de instellingen voor het budget kiest u gewoon voor project of afdeling. Rapporten De meeste rapporten in de administratiemodule kunnen als project- en als afdelingsrapporten worden aangemaakt door de/het gewenste afdeling of project te selecteren in het filtervenster voor dat rapport. Projectadministratie De projectmodule is opgezet met het oog op projectgebaseerde werkprocessen. Hier kunt u nieuwe relaties, orders, activiteiten enz. registreren via de verschillende tabbladen in het projectregister. Deze module is ook nauw geïntegreerd met andere modules in het programma, zodat u kunt bepalen of u al dan niet projectgebaseerd wilt werken. Het projectregister kan worden geopend via Beeld - Project - Projectregister U kunt kiezen welke projectlijstvensters er moeten worden geopend als u de projectmodule opent door naar Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Project te gaan en te kiezen voor het tabblad Projectkaarten. Meer over de projectmodule leest u in een afzonderlijk hoofdstuk. 12

19 BEGINSALDI INVOEREN BEGINSALDI INVOEREN Als u een nieuw bedrijf opzet en Mamut uw eerste boekhoudpakket is, moet u de beginsaldi invoeren. Bij twijfel over de bedragen of op welke rekeningen u deze moet boeken, adviseren wij u met klem om uw accountant te raadplegen. De volgende punten zijn gebaseerd op een overgang van bestaande boekhoudsoftware of handmatige boekhouding naar Mamut. Als u als nieuw bedrijf echter hetzelfde type transacties in uw openingsbalans hebt, kan het voor u goed zijn om onze aanbevelingen te volgen. Als u een vorig boekhoudsysteem afsluit, wordt de eindstand (saldibalans) de openingsbalans in Mamut. Raadpleeg uw accountant bij twijfel over de vraag of u de eindstand in uw vorige systeem hebt. Let op! Als u gebruik maakt van de module Logistiek, d.w.z. het volgen van producten, magazijn(en) enz. moet u alle actuele artikelen instellen voordat u verder gaat met het invoeren van saldi. Voordat u begint met het invoeren van uw artikelen, kan het goed zijn om de instellingen voor de modules Artikel en Inkoop te controleren. Deze vindt u via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel respectievelijk Inkoop. Openingsbalans invoeren 1. Ga naar Beeld - Administratie - Inboeken. 2. Klik op Nieuw. 3. Verander het Dagboek in Openingsbalans. 4. Controleer of u zich in het juiste boekjaar bevindt. Dit wordt in het midden van het bovenste menu weergegeven. Als u zich in het verkeerde boekjaar bevindt, dubbelklikt u op dit cijfer en verandert u het in de juiste waarde. 5. Controleer of de datum in het datumveld juist is. Als het onjuist is, bewerkt u gewoon de waarde. Let op! Als u begint met het gebruik van Mamut in de loop van het boekjaar, is het belangrijk om alle saldi naar Mamut over te boeken. Als u bijvoorbeeld vanaf 01/07/2006 begint met het gebruik van Mamut, moet u de cijfers met datum 30/06/2006 invoeren (d.w.z. de laatste dag van de voorgaande periode). Wij adviseren met klem om met invoeren te beginnen vanaf de eerste maand van een btw-periode. 6. Zorg ervoor dat u zich in de juiste periode bevindt. Als dat niet zo is, klikt u op het vervolgkeuzevak en verandert u dit in de juiste periode. 7. Voer eerst alle saldi aan de debetzijde in (dit zijn de rekeningen tussen de getallen 1000 en 1999). Dit doet u door het eerste rekeningnummer in de rekeningkolom en vervolgens het debetbedrag in te voeren. 8. Nadat alle debetsaldi correct zijn ingevoerd, kunt u de creditsaldi gaan invoeren (dit zijn de rekeningen tussen 2000 en 2999 in de standaardopzet). Dit doet u op dezelfde manier als hierboven. 9. Klik op de knop Naar grootboek verwerken of druk op [Ctrl+H]. 10. U hebt nu al deze waarden overgeboekt naar het grootboek. 13

20 ADMINISTRATIE Let op! Wij adviseren om alle beginsaldi als één boekstuk in te voeren, niet in meerdere boekstukken. Als u echter besluit om in meerdere boekstukken in te voeren, moet ieder afzonderlijk boekstuk in evenwicht zijn (d.w.z. debet = credit). Als niet alle afzonderlijke boekstukken in evenwicht zijn, zal het uiteindelijke grootboek dat ook niet zijn. Openingsbalans invoeren voor debiteuren en crediteuren Voor debiteuren/crediteuren kunt u, overeenkomstig uw bestaande systeem, verschuldigde of te ontvangen bedragen invoeren als verzamelbedragen of gespecificeerd per factuur. Wij adviseren het laatste, omdat ontvangsten/betalingen achteraf dan gemakkelijk gekoppeld kunnen worden. Voordat u saldi gaat invoeren, dient u alle bestaande leveranciers/klanten in te stellen en hun gegevens in te voeren. Boek openstaande verkoopfacturen debet op de klantenrekening en credit op een tijdelijke rekening, zoals Bij creditnota's gaat het net andersom. Het is verstandig om het/de originele factuurnummer en -datum te gebruiken als referentie voor latere koppeling en veroudering. Bij crediteuren boekt u inkoopfacturen credit op de leveranciersrekening en debet op een andere, tijdelijke rekening, zoals Bij creditnota's gaat het net andersom. Banksaldi U dient het saldo in te voeren op basis van uw bankafschrift en posten die nog niet zijn overgeboekt op basis van uw afstemming van dagafschriften. Neem bij twijfel hierover contact op met uw accountant. Normaal gesproken zou u het/de Banksaldo/-saldi invoeren per bankafschrift bij het invoeren van de openingsbalans. Het verschil tussen het bedrag van het bankafschrift en het bedrag van uw eindsaldo bestaat uit niet-overgeboekte posten volgens uw afstemming van dagafschriften. Dit verschil boekt u debet/credit bij uw kruisposten. Gebruik vervolgens boekstukken voor bankbetalingen/-ontvangsten voor het boeken van de nietovergeboekte posten en voor de debet-/creditboekingen op dezelfde tussenrekening om er zeker van te zijn dat de transacties verschijnen op het scherm Afstemmen dagafschriften. Beginsaldi grootboek Gebruik een Beginsaldo-boekstuk en voer de debet- en creditsaldi in op basis van de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem. (Let op: zie punt 8 voor banksaldi). Het debiteurensaldo wordt debet geboekt op de tijdelijke rekening die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw debiteurensaldi. Het crediteurensaldo wordt credit geboekt op de tijdelijke rekening die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw crediteurensaldi. Wij adviseren u om, nadat u alle beginsaldi hebt ingevoerd, een saldibalans te maken plus een lijst van verouderde debiteuren en een lijst van verouderde crediteuren. Kijk door te vergelijken of de cijfers en de veroudering overeenkomen met het eindsaldo van uw oude systeem. Controleer ook of het saldo van de tijdelijke rekeningen/kruisposten die u hebt gebruikt nul is. Voer de eventueel vereiste aanpassingen door. Als u ervan overtuigd bent dat alle ingevoerde gegevens juist zijn en overeenkomen met de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem, dient u een inventarisatie uit te voeren om de voorraadniveaus van de producten die u op voorraad hebt bij te werken. Wij adviseren om, nadat u uw voorraad hebt bijgewerkt, een voorraadwaarderapport te maken en dit cijfer te vergelijken met het cijfer op uw balansrekening voor voorraad. Deze moeten overeenkomen. Als ze niet overeenkomen, moeten de vereiste aanpassingen worden doorgevoerd. Vergeet niet dat goede boekhoudpraktijken voorschrijven om de procedure voor de periodeafsluiting uit te voeren nadat u klaar bent met uw aanpassingen voor de periodeafsluiting. Zo zorgt u er ook voor dat uw financiële verslaglegging voor iedere periode 14

21 BEGINSALDI INVOEREN juist is. Bij twijfel over de procedures voor periodeafsluiting/jaarafsluiting adviseren wij u om advies te vragen aan uw accountant of om een cursus aan de Mamut Academy te volgen. Vergeet niet dat u geen boekingen meer kunt verrichten voor een afgesloten periode. 15

22 ADMINISTRATIE INBOEKEN De module Inboeken is een soort kladblok waar u uw boekstukken neerzet voordat ze overgebracht worden naar het grootboek. Zolang de boekstukken in inboeken liggen kunt u datum, boekstuksoort, periode, rekeningen enz. veranderen. Een boekstuk bestaat uit twee of meer Boekstukregels, waarvan de som gelijk nul is. Het totaal van Debet moet gelijk zijn aan het totaal van Credit. De boekstukken worden genummerd aan de hand van de instellingen die u zelf heeft aangegeven. Voordat u met Inboeken begint, dient u op de hoogte te zijn van de mogelijke instellingen. Deze module kan naar uw persoonlijke behoefte ingesteld worden en met behulp van gebruikersinstellingen zult u sneller en eenvoudiger boekstukken kunnen inboeken. Het inboeken is in twee delen opgedeeld. In het bovenste gedeelte ziet u het betreffende boekstuk dat u bewerkt. In het onderste gedeelte ziet u het boekstuk dat al in ingeboekt, maar nog niet naar het grootboek is overgebracht. Het is nog steeds mogelijk deze boekstukken te veranderen. Bij het inboeken van boekstukken wordt verwacht dat u een brutosom invoert. Bij gebruik van Btw-codes houdt het systeem Inkoop Btw en Verkoop Btw in van het boekstuk en boekt dit naar de juiste Btw-rekening. Via de knop Rekeningschema kunt u een rekening aan verschillende Btw-codes koppelen. In het tabblad Uitgebreid kunt u speciale toepassingen instellen voor de rekening. Zo kunt u voor de omzet Moet opgenomen worden in Btw-plichtige omzet aangeven. Door te klikken op de knop rechts van Activiteiten aanmaken kunt u aangepaste activiteiten invoeren. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen en aangeven in welke modules de activiteitssjabloon beschikbaar zal zijn. Met behulp van Boekstukregel invoegen (Ctrl + T) kunt u aangepaste boekstukregels invoegen en toepassen. In het Boekstuk venster klikt u op de knop Instellingen en voegt u uw eigen boekstuk tekst in het Standaardregister in. De teksten die u hier invoegt zullen weergegeven worden in de afrollijst in het Boekstukvenster. U kunt de Calculator openen door op F-12 t drukken op het toetsenbord. Er is een aantal andere sneltoetsen om het inboeken te vereenvoudigen Enkele Btw-codes kunt u aanpassen aan uw bedrijf met eigen Btw-instellingen. Lees meer over Btw-codes hieronder. Een snellere manier om boekstukken in te boeken is het gebruik van Boekstuksjablonen of de knoppen in de werkbalk voor boekstuksjablonen. Tip! In Inboeken kunt u Resultaat en Balans checken van een boekstuk, voordat u deze naar het grootboek overbrengt. U kiest de bron voor het afdrukken in de rapportmodule waar u kunt kiezen tussen Grootboek, Inboeken of beiden. 16

23 INBOEKEN Gebruikersinstellingen: Inboeken Met behulp van de gebruikersinstellingen kunt u de functionaliteit en weergave van het venster voor het inboeken aanpassen. Deze instellingen kunnen per gebruiker verschillend zijn. Onder Kolom weergeven bepaalt u welke kolommen in het registratievenster moeten worden weergeven door deze in de respectieve afvinkhokjes te markeren. De afvinkhokjes onder Enter-Stop geven u de mogelijkheid te bepalen hoe de cursor zich moet verplaatsen wanneer u [ENTER] of [TAB] toetst. Stel dit zo zodat het gebruiksgemak voor u zo optimaal mogelijk is, om het werken met boekstukken te vergemakkelijken. In de kolom Functie kunt u bepalen welke algemene richtlijnen moeten gelden voor het registreren van boekstukken. Markeer de gewenste afvinkhokjes voor de functies die u wilt activeren Nieuw boekstuk bij evenwicht zorgt automatisch voor een nieuw boekstuknummer op de volgende regel nadat er balans was in het voorgaande boekstuk. U kunt gebruik maken van deze functie of u kunt [Ctrl] + [N] toetsen om een nieuw boekstuknummer aan te maken wanneer u het bedrag op de laatste boekstukregel heeft ingegeven. Omschrijving kopiëren naar tegenrekening zorgt ervoor dat de omschrijving wordt overgenomen op de boekstukregel van de tegenrekening. Indien u kiest u voor Datum bepaalt periode, zal automatisch de juiste periode geregistreerd worden wanneer u de datum intikt. Datum - Periodecontrole zal u een waarschuwing geven indien de boekstukdatum afwijkt van de aangegeven periode. Controle Valutaregister geeft een waarschuwing indien de huidige datum niet buiten de periode valt van de valuta. (Instellingen Administratie / Module-instellingen/ Valuta.) Toon in volgorde van invoer: Laatst geregistreerde boekstuk wordt boven aan het dagboek weergegeven. 17

24 ADMINISTRATIE Batchverwerking biedt de mogelijkheid om een complete 'batch' (verzameling boekstukken, ongeacht boekstuksoort en periode) naar het grootboek over te boeken. Boekstuksjabloon vereenvoudigen het inboeken van standaard boekstukken en periodisering van kosten. Werkbalk boekstuksjablonen activeert knoppen voor registratie van individuele boekstukken. U kunt ook uw meest gebruikte boekstuksjablonen toevoegen, naast de standaard sjablonen die in het systeem zitten. Bedragen incl. Btw invoeren (grondslag netto, zonder Btw): Hier kunt u het nettobedrag per rekening registreren die met een belastingcode is aangegeven. De belasting wordt berekend en op een aparte regel weergegeven in het dagboek. Bijlage geeft u de mogelijkheid om een document als bijlage aan de boeking te koppelen. Controle betalingsmerk checkt het betalingskenmerk dat ingevoerd is bij het inboeken. Standaard dagboek: Selecteer welk boekstuksoort voorgesteld moet worden telkens wanneer u een lege boekstuk-registratiemodule opent. Sorteren op: Bepaal of het boekstukoverzicht op volgnummer of boekstuksoort gesorteerd moet worden. Standaard focus: kies welke weergave weergegeven moet worden bij het openen van een nieuwe boeking. Klik op de knop Toon boekingen van alle gebruikers indien u toegang wilt hebben tot de boekstukken die geregistreerd zijn door anderen. Deze boekstukken zullen dan naar u worden overgebracht. In principe hebben niet alle gebruikers het recht alle boekstukken te bekijken, maar u kunt anders bepalen indien u de rechten als systeembeheerder heeft. 18

25 INBOEKEN Kolommen bij Inboeken In Gebruikersinstellingen kunt u de kolommen selecteren die u graag wilt zien in het rekeningschema. S Rekening Tegenrekening Omschrijving Factuurnr. / Betalingskenme rk Debiteuren- /Crediteurennu mmer BTW Afdeling Project Valutacode Wisselkoers Valutabedrag Debet Credit Geeft het regelnummer aan. Ieder boekstuk kan uit meerdere dergelijke transactieregels bestaan. Met andere woorden, de nummering begint voor ieder boekstuk met nummer 1. Grootboekrekening voor de basistransactie. Het bedrag dat op deze regel wordt ingegeven wordt geboekt op de hier aangegeven grootboekrekening. Het bedrag dat in de kolom Debet of Credit wordt tegengeboekt op deze grootboekrekening, eventueel vermindert met Btw op Grootboekrekening. Om de waarde van de gegevens in de financiële administratie te verhogen, kunt u deze kolom gebruiken om een beschrijving van de transactie in te voeren. Zo niet, dan zal de naam van de grootboekrekening in de kolom worden vermeld. Transacties in de debiteuren - en crediteurenadministratie worden gekoppeld aan het Factuurnr. en/of het Betalingskenmerk waarop de transactie betrekking heeft. De waarden in deze kolom kunnen niet direct veranderd worden. Het nummer voor dergelijke transacties worden in een eigen venster aangegeven. Klanten en leveranciers hebben hun eigen Debiteuren- of crediteurennummer dat overeenkomt met het relatienummer in het Relatieregister. Meerdere rekeningen zijn aan een bepaalde Btw-code gekoppeld. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden. Vele rekeningen kunnen aan een Afdeling gekoppeld zijn. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden. Vele rekeningen kunnen aan een Project gekoppeld zijn. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden. Boekstukken kunnen in buitenlandse valuta geboekt worden. De valutacode wordt in dit veld aangegeven. De waarde van het boekstuk wordt omgerekend naar Euro's (of de valuta die uw onderneming in de administratie gebruikt). Let u er op dat het Valutaregister bijgewerkt moet zijn. Geeft het bedrag aan dat geboekt zal worden op de grootboekrekening die in de kolom Rekening aangegeven is. Geeft het bedrag aan dat geboekt zal worden op de grootboekrekening die in de kolom Rekening aangegeven is. 19

26 ADMINISTRATIE Sneltoetsen bij Inboeken Het gebruik van sneltoetsen maakt het werken met Inboeken sneller. Sommige sneltoetsen hebben meerdere functies, afhankelijk van de plaats in het registratievenster waar de cursor zich bevindt. Toets Functie + Nieuw boekstuk - Begint met nieuw boekstuknummer indien het vorige boekstuk in evenwicht is. Sluit het venster met factuurgegevens nadat het factuurnummer is ingevoerd. Het verschil tussen de bedragen op laatste regel van het boekstuk tegenboeken. (Dit kan uitsluitend indien de cursor op de laatste regel in de kolom 'rekening' staat.) / of * Verandert Dagboek - Opent het rekeningschema indien de cursor in de kolom 'rekening' staat. * Kopieert de omschrijving van de voorgaande transactie wanneer de cursor in de kolom 'omschrijving' staat. D CTRL+INSERT CTRL+L CTRL+B CTRL+A CTRL+K CTRL+R CTRL+I CTRL+P CTRL+H CTRL+Q F1 Voegt de datum van vandaag in (systeemdatum). Geldt voor datumvelden. Boekstukregel invoegen Geeft Boekstukoverzicht Opent Instellingen dagboeken Opent Btw-code register Opent Rekeningschema Opent Valutaregister Opent Gebruikersinstellingen Ga naar rapportmodule Naar grootboek verplaatsen Venster sluiten Opent Helpbestand 20

27 INBOEKEN F3 F4 F5 F8 F9 F11 F12 Ga naar dagboek Excl. btw in boekstuk Incl. btw in boekstuk Ga naar Netto/bruto Maakt boekstukdatum bepalend voor het veld. Verplaatst de cursor naar het veld voor de keuze van periode. Opent de Calculator Opent een overzicht van klanten voor het boeken van een tegoed Opent een overzicht van leveranciers voor het boeken van een leveranciersschuld. CTRL+R ESC Space (spatie) Opent het valutaregister Sluit het overzicht van het rekeningschema indien dit op het scherm staat. Opent de afrollijst, indien toegankelijk (bv. in afdeling, project). 21

28 ADMINISTRATIE Dagboeken De module Administratie is als standaard opgezet met 12 verschillende Dagboeken. Alle transacties die in het Grootboek ingeboekt worden, moeten met een van deze dagboeken geboekt worden of een dagboek dat u zelf heeft aangemaakt. Het gebruik van de verschillende dagboeken biedt u een meer effectieve registratie en opslag van boekstukken. Om ze eenvoudiger van elkaar te kunnen onderscheiden in het grootboek, wordt er gebruik gemaakt van voorloopcodes voor de verschillende dagboeken (bijvoorbeeld VF voor Verkoopfactuur). U kunt dagboeken aanmaken en aanpassen in Administratieve Instellingen in het tabblad Administratieve Instellingen, onder Instellingen dagboeken. U kunt dagboeken die standaard ingesteld zijn zelf bijwerken, maar de dagboeken die u zelf heeft aangemaakt kunt u slechts verwijderen. Voor de instellingen van dagboeken klikt u op de knop Instellingen Dagboeken in de werkbalk. Boekstukken inboeken De module Inboeken bevat een aantal geautomatiseerde routines, waaronder Btw-verwerking en het registreren van betalingen. Op deze pagina wordt de eenvoudigste manier van inboeken beschreven. Daarna worden in dit hoofdstuk de meer geautomatiseerde routines beschreven. In het bovenste gedeelte van het venster ziet u de boekstukregels van het actuele boekstuk. In het onderste gedeelte ziet u een overzicht van eerder geregistreerde boekstukken. Als u Boekstukoverzicht verbergen kiest, dan wordt het onderste gedeelte niet getoond. Zo boekt u een boekstuk in 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken. 2. Klik op Nieuw. U kunt ook [Ctrl] en [N] intoetsen op het toetsenbord. 3. Kies Dagboek, Boekingsdatum en Periode. U kunt op dit moment de boekstuksoort nog wijzigen door [/] en [*] te toetsen. 22

29 INBOEKEN 4. Voer het rekeningnummer in voor het boekstuk in de kolom Rekening. U kunt eventueel het rekeningnummer uit het Rekeningschema opvragen dat geopend kan worden door middel van de min-toets [-] op het numerieke toetsenbord. 5. Voer ook het rekeningnummer van de Tegenrekening in. Tegenrekening Deze rekening zal automatisch met het bedrag worden tegengeboekt dat op de eerste rekening werd geboekt. Indien u een boekstukregel handmatig wilt invoeren, kunt u deze kolom verbergen met behulp van de Gebruikersinstellingen. 6. Toets [ENTER]. De cursor verplaatst zich nu naar de kolom Debet of Credit afhankelijk van de standaardinstelling van de rekening. (Deze instellingen worden aangegeven in het Rekeningschema). 7. Toets het bedrag in en druk op [ENTER]. Indien u een Tegenrekening heeft aangegeven, zal er een nieuwe boekstukregel met hetzelfde bedrag worden aangemaakt. Indien er bij de eerste rekening een Btw-code was aangegeven, zal het BTW-bedrag eveneens worden geboekt op de desbetreffende Btw-rekening en tegenrekening. 8. Klik op Artikelregel invoegen om een regel toe te voegen in het boekstuk. 9. Het boekstuk zal nu balanceren en kunt u het volgende boekstuk inboeken. 10. Herhaal deze procedure totdat alle boekstukken zijn ingeboekt. 11. Klik op Verwerken naar grootboek om de boekstukken naar het grootboek over te boeken of u kunt ze opgeslagen laten liggen in de module (Inboeken). Tip! Wanneer u een betaling registreert in Inboeken, kunt u kiezen welke rekening u wilt gebruiken. Er bestaat een standaard koppeling tussen de dagboeksoorten Bank, Postbank en Kas en de rekening waar u het boekstuk op boekt in Inboeken. U kunt de standaardwaarden voor betalingen instellen via het menu Instellingen Administratieve instellingen - Module-instellingen en de knop Betaling. Na het instellen in dit venster wordt hier bepaald naar welk dagboek en rekening de betaling geboekt wordt. Tip! Voor een efficiëntere wijze van het boeken van boekstukken kunt u gebruik maken van de verschillende sneltoetsen. Op deze manier hoeft u de muis niet te gebruiken, maar gebruikt u uw rechterhand en het numerieke toetsenbord. U heeft dan uw linkerhand vrij om door boekstukken, kwitanties en facturen, etc. te bladeren. Naar grootboek overboeken Zo boekt u een boekstuk over naar grootboek 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken. 2. Klik op Verwerken naar Grootboek. 23

30 ADMINISTRATIE 3. Maak een selectie voor het overboeken. U kunt kiezen uit boekstuksoort, periode of alle boekstukken. (Een combinatie is ook mogelijk zoals bv. Inkoopfactuur van Periode 3). Tip! Heeft u Batchverwerking in de inboekmodule in de gebruikersinstellingen afgevinkt, dan kunt u een batch kiezen in het selectiescherm. 4. Zorg dat het vakje naast Boekstuk voorbeeld niet aangevinkt is, wanneer u deze niet wilt weergeven. 5. Klik Volgende. 6. Controleer of de inhoud van het boekstuk correct is (wanneer u bij stap 4 heeft aangegeven het voorbeeld te willen zien). 7. Klik op Voorbeeld sluiten om het venster te sluiten. 8. Klik op Vorige wanneer er een fout in het voorbeeld staat. U kunt terug gaan en een nieuwe selectie maken en hierna opnieuw een voorbeeld bekijken. 9. Wanneer het voorbeeld correct is, selecteert u de printer die u wilt gebruiken. Klik op Voltooid. Het transactiejournaal wordt afgedrukt. Controleer of deze klopt. Wanneer u op Nee klikt, zal deze opnieuw afgedrukt worden. U kunt geen veranderingen meer aanbrengen, alleen een nieuwe versie afdrukken. 10. Klik op Voltooien wanneer de overboeking is uitgevoerd. De boekstukken worden overgebracht naar het Grootboek. Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken U kunt debiteuren-/crediteurentransacties direct boeken in Inboeken. Als u een programmaversie met een Order/Factuur- en Inkoopmodule heeft, gebeurt dit gebruikelijk bij het overboeken van facturen en de betalingen in deze modules. Voor gebruikers van de factoring functie, boekeingen worden in het debiteuren en crediteurenoverzicht gemaakt. In het standaard rekeningschema dat bij het programma bijgeleverd wordt, zijn de rekeningen 1300 Debiteuren en 1600 Crediteuren aangemaakt met een koppeling naar de Debiteuren- en Crediteurenadministratie. Alle klanten en leveranciers worden aan deze rekeningen gekoppeld en worden gebruikt om openstaande betalingen tussen u en de relaties te registreren. Bij het boeken van boekstukken op rekening 1300 en 1600 zult u daarom gevraagd worden om de boekingen te koppelen aan een Relatie. 24