Heemkunde Vlaanderen vzw, de provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie

Transcriptie

1 Heemkunde Vlaanderen vzw, de provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie 1

2 Een project Waar begint u aan? 2

3 Een project, waar begint u aan? Stel Een verzamelaar schenkt zijn collectie aan het museum Het is bijna 100 jaar geleden dat de bekendste dorpsfiguur geboren is Uw museum gaat verhuizen U vindt dat er te weinig bezoekers in uw museum komen De kerk wordt gerestaureerd en u wil daar aandacht aan besteden Hoe pakt u dat aan? 3

4 Methodieken De Heembode Tijdschrift van de heemkring Verschijnt onregelmatig improvisatie 4

5 Methodieken De Heembode Tijdschrift van de heemkring routine Verschijnt vier maal per jaar Oplage: 250 exemplaren 5

6 Methodieken De Heembode Tijdschrift van de heemkring De Heembode Tijdschrift van de heemkring Jubileumnummer Project? Oplage 100 exemplaren 6

7 Methodieken improvisatie project routine nieuw onderwerp resultaat onbekend weinig regels weinig structuur flexibel nieuw onderwerp resultaat gepland nieuwe regels planmatige aanpak nieuwe structuur bekend onderwerp resultaaat bekend vaste regels vaste structuur standaard aanpak 7

8 Denkfase Wel of geen project? Deelnemen aan Erfgoeddag, ja of nee? 8

9 Denkfase Wel of geen project? Wat is het probleem, de kans, de lacune precies? Wat gebeurt er als we het probleem niet aanpakken, de lacune niet vullen, de kans niet grijpen? Wat is de achterliggende doelstelling? Hoe realiseren we de doelstellingen(en)? Welk resultaat willen we boeken? Past het project in de (lange termijndoelstellingen van de) organisatie? Hebben we de juiste mensen in de organisatie om een project uit te voeren? of Met wie moeten we samenwerken om het resultaat te behalen? Hoeveel tijd hebben we om het project uit te voeren? Hoeveel geld hebben we (nodig) om het project uit te voeren? 9

10 Denkfase Wel of geen project? Beslis: wel of geen project Verantwoording 10

11 Wat is een project? 11

12 Wat is een project? Een project is een tijdelijke vorm van samenwerking tussen diverse betrokkenen heeft een gedefinieerd begin en einde begin oktober 2006, realisatie 22 april 2007 is resultaatgericht workshop selecteren in het museum is planmatig stappenplan om resultaat te bereiken heeft een doordachte aanpak en werkwijze is uitvoerbaar met beschikbare mensen, mogelijkheden en middelen is afgebakend, taakgericht organiseren van een activiteit op Erfgoeddag heeft veel onbekende elementen hoe pak je dat aan? wat gebeurt er als er te veel mensen komen? wie kan dat begeleiden? 12

13 Methodiek van projectmatig werken Projectfasen 1. Voorbereiding - planning - samenstellen projectgroep, aanduiden projectleider - evaluatie van de bestaande situatie, actoren, beschrijving van het probleem, de lacune of de kans - beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen - formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing - strategie en fasering 2. Opstellen projectbeschrijving 3. Projectuitvoering en beheer 4. Projectevaluatie 13

14 Methodiek van projectmatig werken Projectfasen 1. Voorbereiding - planning 1.1 samenstellen projectgroep, aanduiden projectleider 1.2 evaluatie van de bestaande situatie, actoren, beschrijving van het probleem, de lacune of de kans 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen 1.4 formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing 1.5 strategie, koppelen middelen aan plannen, taakverdeling, fasering, tijdsplanning 14

15 Voorbereiding 1.1 projectgroep Een project is een tijdelijke vorm van samenwerking tussen diverse betrokkenen samenstellen projectgroep vrijwilligers, professionelen deskundigheid persoonlijkheid projectleider coördineert en delegeert is centraal aanspreekpunt duidelijke opdracht aan projectgroep taken projectgroep en leider 15

16 Voorbereiding 1.1 projectgroep Het project duivensportcultuur van het Erfgoedhuis Oosterzele - Landelijke Gilde - Erfgoedhuis - Gemeente Oosterzele projectgroep bestond uit vrijwilligers en vrijwillige professionelen steun van cultuurbeleidscoördinator beleidsmakers erbij betrokken (schepen van cultuur) overlegstructuur van belangrijkste partners en medewerkers taakverdeling naar kennis en kunde projectleider was spil van project 16

17 Voorbereiding 1.2 evaluatie van de bestaande situatie Het project Red de bakovens van het MOT (Museum voor Oude Technieken, Grimbergen) 17

18 Voorbereiding 1.2 evaluatie van de bestaande situatie 1. Probleemanalyse wat is het probleem, de kans, de lacune precies? - het museum heeft bakovens, waarmee demonstraties gehouden worden - het museum krijgt veel vragen van publiek over bakovens 2. Situatieanalyse (feiten en cijfers) - bakovens zijn in onbruik geraakt, vervallen en verdwijnen 18

19 Voorbereiding 1.2 evaluatie van de bestaande situatie 3. Actorenanalyse Wat zijn de doelgroepen, wie zijn de belanghebbenden, wie de medewerkers? doelgroepen het publiek dat geïnteresseerd is in erfgoed, techniek en materiële cultuur, het brede publiek in het algemeen belanghebbenden eigenaren van bakovens, geïnteresseerden medewerkers medewerkers museum, publiek dat informatie doorgeeft, deskundigen VIOE, bakkersfederatie (voor promotie) 19

20 Planning 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen Doelstellingen - wat willen we bereiken met het project? Voorbeelden: de bakovens redden de duivensportcultuur in Vlaanderen vastleggen het verhaal van de laatste begijnen optekenen meer publiek in het museum krijgen algemene, globale doelstellingen concrete doelstellingen 20

21 Planning 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen Concrete doelstellingen zijn S M A R T specifiek meetbaar aanvaard realistisch tijdgebonden 21

22 Planning 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen Specifiek duidelijk, herkenbaar, gericht op een concrete situatie Niet de bakovens zijn gered Wel de inventaris staat op internet en kan door elke particulier aangevuld worden Meetbaar er zijn op voorhand criteria vastgelegd om onderdelen van het project mee te meten. Deze evaluatie bepaalt of het project geslaagd is of niet Niet er is een project mondelinge geschiedenis uitgevoerd rond de laatste begijnen Wel er zijn minstens 10 respondenten geïnterviewd over het thema en hun getuigenis is opgenomen in de verhalenbank. 22

23 Planning 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen Aanvaard alle betrokkenen staan achter de doelstellingen. De doelstellingen zijn niet te hoog gegrepen, maar ook niet te makkelijk. Realistisch de doelstellingen zijn haalbaar met de beschikbare mensen en middelen, binnen de gestelde tijd. Tijdsgebonden er is een duidelijk eindpunt waarop de doelstellingen bereikt moeten zijn. Dit moet niet te dichtbij liggen dan is het project niet haalbaar maar ook niet te ver weg. 23

24 Planning 1.4. formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing Hoe realiseert u de doelstellingen? Creatieve fase waarin het hele team meedenkt Rekening houden met mensen middelen tijd 24

25 Planning 1.4. formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing Brainstorming website tentoonstelling folder workshop boek spel 25

26 Planning 1.4. formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing Analyse van het probleem omgeving Externe partners projectteam Eigen organisatie Te rade gaan bij anderen Project x Project y Project z 26

27 Planning 1.4. formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing Voorbeeld Museum Felix De Boeck, Drogenbos Potentiële doelgroepen, verenigingen omgeving We sluiten aan bij een tijdelijke tentoonstelling waarin letters een belangrijke rol spelen Externe partners projectteam We hebben een prachtig nieuw museum Eigen organisatie Dat is nog veel te onbekend We hebben nauwelijks budget voor promotie 27

28 Planning 1.4. formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing Doel: Op een originele manier (die nauw aansluit bij een lopende tentoonstelling) en met een minimale inspanning en kosten een nieuwe doelgroep aanspreken waarvan een groot percentage leden kans maakt op terugkeer naar het museum 28

29 Planning 1.4.formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing Een scrabble-event in het museum in de marge van de tentoonstelling retrospectieve Gaston De Mey in samenwerking met het Nederlandstalig Scrabble Verbond Resultaat: 80 deelnemers 100 toeschouwers 29

30 Planning 1.5 strategie Strategie Hoe gaan we plan uitvoeren? middelen taakverdeling fasering 30

31 Planning 1.5 strategie Wat gaat het uitvoeren van de plannen kosten? personeelskosten andere uitgaven wat zijn reguliere kosten voor de organisatie, wat zijn projectkosten? wat brengt het project eventueel op? waar halen we dat geld vandaan? Eventueel aanpassen van de plannen aan financiële mogelijkheden Zorg voor een realistische begroting 31

32 Planning 1.5 strategie Taakverdeling wie doet wat? duidelijke afspraken eventueel externe deskundigen of medewerkers 32

33 Planning 1.5 strategie Tijdsplanning van uit te voeren werkzaamheden stappenplan Fasering een projectonderdeel per fase mijlpaal Per fase sleutelactiviteiten Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Voorbereiden vragenlijsten duivenliefhebbers Organiseren bijeenkomst duivenliefhebbers Bijeenkomst duivenliefhebbers Verwerking vragenlijsten 33

34 Planning 1.5 strategie Timing Van achter naar voor - van deadline terugrekenen begin Stap Stap eind Van voor naar achter wat moet er per fase gebeuren? begin Stap Stap eind 34

35 Methodiek van projectmatig werken Projectfasen 1. Voorbereiding - planning 1.1 samenstellen projectgroep, aanduiden projectleider 1.2 evaluatie van de bestaande situatie, actoren, beschrijving van het probleem, de lacune of de kans 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen 1.4 formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing strategie en fasering 1.5 strategie 2. Opstellen projectbeschrijving 3. Projectuitvoering en beheer 4. Projectevaluatie 35

36 2. Opstellen projectbeschrijving Probleemstelling, verantwoording en doelstellingen Projectteam Stappenplan met timing, mijlpalen Budget, inkomsten en uitgaven Randvoorwaarden Een goed projectplan is in principe een goed subsidiedossier 36

37 2. Opstellen projectbeschrijving wie waarom waar wat wanneer welke wijze waarmee project beschrijving 37

38 Methodiek van projectmatig werken Projectfasen 1. Voorbereiding - planning 1.1 samenstellen projectgroep, aanduiden projectleider 1.2 evaluatie van de bestaande situatie, actoren, beschrijving van het probleem, de lacune of de kans 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen 1.4 formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing strategie en fasering 1.5 strategie 2. Opstellen projectbeschrijving 3. Projectuitvoering en beheer 4. Projectevaluatie 38

39 3. Projectuitvoering en beheer Beheersing Tijd Kwaliteit Geld Organisatie Informatie en communicatie 39

40 3. Projectuitvoering en beheer 40

41 3. Projectuitvoering en beheer Mondelinge verhalen over begijnen en het leven op het begijnhof optekenen, inventariseren en ontsluiten voor een breed publiek 41

42 3. Projectuitvoering en beheer 1. Tijdplanning volgen en zo nodig aanpassen September 2004 Oktobernovember 2004 Februari 2005 Mei 2005 Juni 2005 opleiden vrijwilligers Inhoudelijke voorbereiding vrijwilligers Start interviews Interviews af Lancering verhalenbank op website Zoeken respondenten Overleg interviewers persberichten persberichten 42

43 3. Projectuitvoering en beheer Kwaliteit De kwaliteit van het resultaat van het project - inhoud - effect -vorm vergelijkbaarheid interviews voorkennis interviewers opnamekwaliteit bekendheid bij breed publiek toegankelijkheid van website Welke kwaliteiten voor het project van belang zijn, wordt op voorhand vastgelegd Kwaliteit beheersen is moeilijk 43

44 3. Projectuitvoering en beheer 44

45 3. Projectuitvoering en beheer Geld budgetbeheersing Uitgaven begrotingspost werkelijke uitgaven partner A partner B partner A partner B personeel aankoop pc opleiding vrijwilligers aankoop opnameapparatuur website administratiekosten inkomsten werkelijke inkomsten sponsoring subsidies eigen inbreng 45

46 3. Projectuitvoering en beheer Organisatie taakverdeling bevoegdheden besluitvorming verhouding project - rest van de organisatie beheren van menskracht en middelen motiveren en (bege)leiden van medewerkers 46

47 3. Projectuitvoering en beheer Informatie en communicatie communicatie tussen de projectleden onderling en met de projectleider informatie over voortgang en afspraken inhoudelijke informatie toegang tot informatie en relevante documenten voor alle projectmedewerkers nieuwsbrief vergadering telefoon documentatie Communicatie en informatie binnen een project zijn heel belangrijk 47

48 3. Projectuitvoering en beheer Sta stil bij mijlpalen en laat alle projectmedewerkers weten dat er een mijlpaal bereikt is dat motiveert hoera Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 48

49 3. Projectuitvoering en beheer Afspraken zijn er om na te komen Veranderingen en afwijkingen van de planning moeten besproken worden in de projectgroep en daar moet een gegronde reden voor zijn. 49

50 3. Projectuitvoering en beheer Als het niet gaat zoals u dacht Plan B Wijk van de planning af als er zich problemen voordoen, die het realiseren van het project in gevaar brengen 50

51 3. Projectuitvoering en beheer Een project is afgebakend en gepland, maar binnen de krijtlijnen is flexibiliteit nodig Een project is teamwerk Een project uitvoeren vergt veel van de medewerkers. Motivatie en regelmatige successen zijn essentieel 51

52 Methodiek van projectmatig werken Projectfasen Voorbereiding - planning 1.1 samenstellen projectgroep, aanduiden projectleider 1.2 evaluatie van de bestaande situatie, actoren, beschrijving van het probleem, de lacune of de kans 1.3 beschrijving van het gewenste (eind)resultaat formuleren doelstellingen 1.4 formulering van mogelijke oplossingen en keuze van een oplossing strategie en fasering 1.5 strategie 2. Opstellen projectbeschrijving 3. Projectuitvoering en beheer 4. Projectevaluatie 52

53 4. Evaluatie - Denk vanaf de start van het project aan de evaluatie evaluatie begin fasen eind evaluatie - Documenteer de voortgang, de successen en de problemen - Houd tussentijdse evaluaties 53

54 4. Evaluatie Eindevaluatie - Zijn de doelstellingen bereikt? Er zijn minstens 10 respondenten geïnterviewd over het thema en hun getuigenis is opgenomen in de verhalenbank - Wat is het lange termijneffect voor de organisatie? - Komt uit dit project een ander voort? 54

55 Koken kost geld subsidies Een volgens de regels van de kunst opgesteld projectplan is in principe een goed subsidiedossier Neem op voorhand contact op met de subsidiegevende instantie om te controleren of uw plannen binnen een bepaald reglement vallen Lees het subsidiereglement grondig en zorg dat het dossier aan alle eisen van het reglement voldoet Leg ruim voor de inzendingsdatum uw dossier als eens voor aan een consulent of ambtenaar die het dossier behandelt voor advies 55

56 Koken kost geld subsidies Zorg voor een reële begroting en eigen inkomsten Zorg voor de kwaliteit van uw project, inhoudelijk, qua vorm en effect Toon aan dat uw organisatie het project kan uitvoeren 56

57 Een project Daar begint u aan! (als u er goed over heeft nagedacht) Met dank aan Erfgoedhuis Oosterzele Bart De Nil Museum voor Oude Technieken Grimbergen Marijke Wienen Museum Hoogstraten Piet Van Deun 57