Handleiding nieuwe werkwijze SDB 1. De nieuwe werkwijze. Handleiding voor SDB-gebruikers Versie: november IZZ Zorg voor de zorg

Transcriptie

1 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 1 De nieuwe werkwijze Handleiding voor SDB-gebruikers Versie: november 2013 IZZ Zorg voor de zorg

2 2 Handleiding nieuwe werkwijze SDB Inhoud De nieuwe werkwijze 3 In 4 stappen klaar voor de nieuwe werkwijze 4 Wat moet ik nu maandelijks nog doorgeven? 5 Uitzonderingen 5 Informatie en vragen 5 Contact 5 Een bestand inlezen in de nieuwe werkwijze 6

3 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 3 Met minder werk de perfecte salarisstrook De nieuwe werkwijze U wilt overstappen op de nieuwe werkwijze van de IZZ-administratie. We hebben daarom deze handleiding voor u gemaakt. Hierin zetten we op een eenvoudige manier de te volgen stappen op een rij. Nadat u de stappen hebt uitgevoerd, profiteert u van de voordelen van deze nieuwe werkwijze en is het mogelijk om de premies op een snellere en eenvoudigere manier in de salarissen in te lezen. U heeft ook een handleiding van SDB nodig. Deze is door SDB beschikbaar gesteld. Deze handleiding bestaat uit twee onderdelen. Het eerste gedeelte bestaat uit vier stappen die u éénmalig moet uitvoeren. Het tweede onderdeel bevat de stappen die u maandelijks moet doorlopen tot het moment dat u het document wil gaan inlezen in de salarissen. Voor deze laatste stap heeft u een inleesfunctie nodig. Voor het maken van deze inleesfunctie is door SDB een handleiding beschikbaar gesteld.

4 4 Handleiding nieuwe werkwijze SDB In 4 stappen klaar voor de nieuwe werkwijze Let op: hanteert u binnen uw instelling meerdere cao s of is de CAO VVT bij u van toepassing? Kijk dan op pagina 5 onder uitzonderingen. Stap 1 Lever een bestand met uw werknemersnummers aan bij IZZ. Het bestand levert u aan in Excel in een csv-format. De benodigde velden zijn: het collectiviteitsnummer van de collectiviteit de klantnummers van uw IZZ-verzekerde werknemers werknemersnummer oud werknemersnummer nieuw: Voor SDB is dat 7 posities eventueel met voorloopnullen Het bestand met de hierboven gevraagd gegevens mailt u naar mijn@izz.nl, onder vermelding van nieuwe werkwijze - werknemersnummer. Stap 2 Zet de validatie uit. In de nieuwe werkwijze is valideren niet meer nodig. Zet daarom in de Mijn IZZ omgeving alle validatie-opties uit. Hiervoor kiest u in Mijn IZZ: Overzicht collectief contract > Ga naar collectief contract > Contractdetail. Hier zet u alle opties op Nee Controleer hierna nog één keer het borderel. Wanneer alle gegevens kloppen, kunt u door naar Stap 3. Stap 3 Maak een inleesbestand. Om de premiegegevens, die u maandelijks van IZZ ontvangt, automatisch in te lezen in de salarissen van uw verzekerde werknemers, moet u een inleesbestand maken. Dit doet u in uw salarispakket. Een handleiding hiervoor is door SDB beschikbaar gesteld. Stap 4 Zet de basisgegevens op 0. Om te voorkomen dat u twee keer premie in rekening brengt, zet u de basisgegevens op 0. Dit doet u op werkgeversniveau. Dit wordt beschreven in de handleiding van SDB. Wanneer u werkt met de CAO VVT, kan er in deze stap een uitzondering gelden. Neem dus voordat u deze stap gaat doen contact op met de helpdesk van SDB, tel: LET OP Als u de basisgegevens op 0 zet, kunt u niet meer via de oude werkwijze de premie incasseren bij uw werknemers. Hebt u deze 4 stappen uitgevoerd dan kunt u beginnen met de nieuwe werkwijze. Via Mijn IZZ maakt u door middel van een vertaalservice een inleesbestand van het borderel dat u maandelijks van IZZ ontvangt. Dat bestand gaat u in de salarissen inlezen. Vanaf bladzijde 6 leest u hoe dit in zijn werk gaat.

5 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 5 Wat moet ik nu maandelijks nog doorgeven? Het enige dat u maandelijks nu nog hoeft door te geven zijn: De werknemersnummers van nieuwe IZZ-verzekerde werknemers. Omdat het inlezen via het werknemersnummer gaat, is het belangrijk dat deze nummers correct zijn gevuld. Anders leidt dit tot uitval. U kunt dit juiste nummer altijd snel en makkelijk via Mijn IZZ doorgeven. Ook kunt u het juiste nummer doormailen naar mijn@izz.nl. Uitdiensttreding van IZZ-verzekerden. Omdat verzekerde werknemers soms niet weten dat een wisseling van werkgever of pensionering gevolgen heeft voor hun IZZ-verzekering vragen wij u deze wijzigingen aan ons door te geven. Doorgeven van een uitdiensttreding van een IZZ-verzekerde werknemer kunt u eenvoudig doen via Mijn IZZ. Uitzonderingen In een aantal gevallen geldt een uitzondering. Lees hieronder wat u dan kunt doen. Hanteert u binnen uw organisatie meer dan 1 cao? Ook dan kunt u gebruik maken van de nieuwe werkwijze. Bij de vertaalservice in Mijn IZZ wordt zowel premie (basisverzekering en aanvullende verzekeringen) als werkgeversbijdrage ingelezen. Binnen deze vertaalservice bepaalt de keuze van de cao de hoogte van de werkgeversbijdrage. Als u meerdere cao s hanteert kan het zijn dat die werkgeversbijdrage verschilt. Neem contact op met de medewerkers van de werkgeversdesk. Zij helpen u graag verder. Bel of mail mijn@izz.nl. Is de CAO VVT voor u van toepassing? In de huidige CAO VVT geldt de werkgeversbijdrage voor verzekerden die voor 1 januari 2009 de IZZ Basisverzekering en in ieder geval de aanvullende verzekering IZZ Zorg voor de Zorg hebben afgesloten. Verzekerden die na 1 januari 2009 de IZZ Basisverzekering en/of IZZ Zorg voor de Zorg hebben afgesloten, hebben geen recht op de werkgeversbijdrage. Het zal dus voorkomen dat u in uw IZZ-bestand verzekerden heeft die wel recht hebben en verzekerden die geen recht hebben op de werkgeversbijdrage. Als u de CAO VVT hanteert en heeft u momenteel verzekerde werknemers die recht hebben op de overgangsregeling? Neem dan contact op met de medewerkers van de werkgeversdesk. Zij helpen u graag verder. Bel of mail mijn@izz.nl. Informatie en vragen Hebt u nog vragen? Op vindt u alle belangrijke informatie en de antwoorden op de veelgestelde vragen op een rij. Contact Hebt u een vraag over Stap 3 of Stap 4? U kunt dan op werkdagen rechtstreeks contact opnemen met de helpdesk van SDB, telefoon Liever contact met IZZ? Bel of mail dan met de werknemers van onze helpdesk. Zij helpen u verder met uw vragen. Bel of mail mijn@izz.nl. Lees vanaf de volgende pagina hoe de nieuwe werkwijze werkt.

6 6 Handleiding nieuwe werkwijze SDB Een bestand inlezen in de nieuwe werkwijze Ga naar Mijn IZZ en klik in de menubalk bovenin de pagina op Borderellen. Download het borderel dat vertaald dient te worden. Dit doet u op de voor u bekende wijze. In de kolom Acties klikt u op de link Download dit document bij de betreffende periode.

7 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 7 Sla het gedownloade borderel op uw pc op onder een voor u herkenbare naam. Hiervoor kiest u de optie Opslaan. Wanneer het bestand is opgeslagen, krijgt u een bevestiging.

8 8 Handleiding nieuwe werkwijze SDB Vervolgens opent u het zojuist opgeslagen borderel. Het bestand is opgeslagen als een.dat-bestand. Om dit te openen dubbelklikt u hierop. Let op: In sommige gevallen opent het bestand niet direct, maar krijgt u nevenstaand scherm. Kies in dat geval voor Kladblok. Het bestand dat vervolgens wordt geopend ziet eruit als hiernaast weergegeven. Dit bestand slaat u weer op via Opslaan als. Dit gebeurt automatisch als een.dat-bestand. Het is handig om dit bestand een voor u herkenbare naam te geven en als een herkenbaar document op te slaan.

9 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 9 Vervolgens gaat u weer terug naar uw Mijn IZZ omgeving, daar waar u eerder het borderel heeft gedownload. U kiest nu in kolom Genereren bestand salarisverwerking de optie Omzetten borderel. Een nieuwe pagina wordt geopend. In dit scherm kiest u bij CAO de cao die voor uw instelling van toepassing is. Voor de meeste collectiviteiten geldt dat alle medewerkers onder dezelfde cao vallen. Kiest u een van de genoemde cao s dan wordt de in deze cao toegepaste werkgeversbijdrage automatisch gekoppeld. Wanneer geen van de cao s voor u van toepassing is, kiest u in het veld cao de optie Anders. Er opent zich dan een nieuw veld Werkgeversbijdrage waar u het bedrag invult dat voor uw verzekerde werknemers van toepassing is. U kiest Geen werkgeversbijdrage wanneer op grond van uw rechtspositieregeling uw IZZ verzekerde werknemers geen bijdrage op IZZ Zorg voor de Zorg ontvangen.

10 10 Handleiding nieuwe werkwijze SDB Vervolgens kiest u bij Salarisverwerker: SDB. Na de keuze van uw pakketleverancier klikt u achter Borderel op Bladeren. Hiermee komt u in uw pcomgeving waar u het eerder opgeslagen.dat-bestand opent.

11 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 11 Kies vervolgens Omzetten en klik op Openen. U ziet nu een overzicht van de vertaalde premiegegevens. Dit bestand slaat u op. Standaard heet dit document DPIA100. Wilt u het bestand hernoemen dan mag u deze gegevens niet overschrijven. U kunt de bestandnaam wel aanvullen. Dus bijvoorbeeld DPIA100januari2013. Dit bestand gaat u vervolgens inlezen in uw salarissysteem. Hoe u dat doet leest u in de handleiding van SDB.

12 12 Handleiding nieuwe werkwijze SDB Beschrijving van de kolominhoud Kolom : IZZ Basisverzekering (= hoofdverzekering) 00183: IZZ Aanvullende verzekering 00075: Werkgeversbijdrage De daarna volgende cijfercombinatie vormt het salarisnummer van het personeelslid Kolom 2 Variabel Kolom 3 Datum aanmaak bestand Kolom 4 Bedragen verzekeringen en werkgeversbijdrage Kolom 5 Periode incassoborderel Ook dit bestand slaat u op uw pc op en geeft u een voor u herkenbare naam. Doet u de administratie voor meer collectiviteitsnummers en heeft u een bepaalde maand voor al die nummers opgeslagen dan kunt u deze nu ook voor de vertaalservice klaarzetten. Kies dan niet Omzetten maar steeds de optie Wilt u nog een borderel omzetten? Het bestand dat nu klaarstaat kunt u inlezen in uw salarispakket. Hoe u dat doet leest u in de handleiding die door SDB beschikbaar is gesteld. Deze handleiding vindt u dan ook terug op Hebt u nog vragen over deze IZZ-handleiding dan kunt u contact opnemen met de Werkgeversdesk. De medewerkers zijn te bereiken via telefoonnummer of per mail via mijn@izz.nl.

13 Handleiding nieuwe werkwijze SDB 13

14 14 Handleiding nieuwe werkwijze SDB IZZ De zorgverzekeraar voor de zorgsector Postbus AK Eindhoven Telefoonnummer helpdesk