Naam: Maike Stevens Functie: Trainee Afdeling: Concern en Dienstverlening Datum: Document: Onderzoeksverslag

Transcriptie

1 Naam: Maike Stevens Functie: Trainee Afdeling: Concern en Dienstverlening Datum: Document: Onderzoeksverslag

2 Inhoudsopgave I. Samenvatting 2 II. Inleiding 3 IIa. Aanleiding 3 IIb. Opdrachtformulering 3 IIc. Onderzoeksvragen 3 IId. Onderzoeksfasering 4 III. Conclusies en aanbevelingen ten aanzien van bijzondere organen 7 IIIa. Dorpsraad - Conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie 7 IIIb. Dorpsraad - Aanbevelingen 11 IIIc. ADO - Conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie 14 IIId. ADO - Aanbevelingen 16 IIIe. WeB - Conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie 17 IIIf. WeB - Aanbevelingen 18 IV. Conclusies en aanbevelingen ten aanzien van overige organen 19 IVa. Conclusies ten aanzien van ingestelde organen (al dan niet met een formele grondslag) 19 IVb. Conclusies ten aanzien van publiek-private samenwerking 21 IVc. Conclusies ten aanzien van projecten 22 IVd. Conclusies ten aanzien van stichtingen en verenigingen 22 IVe. Aanbevelingen ten aanzien van overige organen 22 V. Conclusies en aanbevelingen ten aanzien van beleidsmatig interdisciplinaire netwerken 25 Va. Conclusies ten aanzien van interdisciplinaire netwerken 25 Vb. Aanbevelingen ten aanzien van interdisciplinaire netwerken 26 VI. Algemene conclusies en aanbevelingen 27 VII. Slotwoord 31 VIII. Bijlagen 32 1

3 I. Samenvatting Het bestuursrechtelijk netwerk kent verschillende en zich onderling onderscheidende organen en structuren die op een bepaalde wijze raakvlakken hebben met de besluitvorming op bestuursniveau. Zo zijn er wijkorganen, adviesorganen, raadscommissies, maar ook stichtingen die enige vorm van advisering kennen, zoals de kunststichting. In dit onderzoek gaat het om de adviesorganen die het dagelijks bestuur (college van burgemeester en wethouders) en de burgemeester adviseren. Gedurende het afgelopen jaar heeft een aantal adviesorganen de advisering aan het college opgeschort en beëindigd. Dit heeft ertoe geleid dat het college inzicht wilde krijgen in de verschillende adviesorganen, -vormen en - structuren (het bestuursrechtelijk netwerk). Hiervoor is dit onderzoek uitgevoerd aan de hand van de volgende opdrachtformulering. Het in kaart brengen en analyseren van de verschillende adviesorganen, -vormen en -structuren binnen de gemeente Boxtel, teneinde te komen tot een voorstel aan het college van de gewenste situatie (n.a.v. onderzoeksresultaten en wijzigend tijdsbeeld) en wat te doen om die te bereiken (= aanbevelingen). Het onderzoek is uitgevoerd aan de hand van vier onderzoeksfases. Er is gestart met de inventarisatie van de verschillende organen en met informatieverzameling over deze organen. Dit is allereerst gedaan middels een dossierstudie en door gesprekken met beleidsmedewerkers van verschillende afdelingen. Vervolgens zijn er interviews en gesprekken gehouden met personen die betrokken zijn bij de verschillende organen. Daarna is de verzamelde informatie geanalyseerd. Uit deze analyse zijn samenvattingen voortgekomen die de belangrijkste en meest opvallende conclusies verwoorden die getrokken zijn aan de hand van de interviews en producties. Tenslotte zijn de conclusies van de onderzoeker verwoord in de vorm van aanbevelingen. In dit onderzoeksverslag zijn de conclusies op basis van interviews en producties uitgebreid verwoord en de aanbevelingen die aan het college zijn gedaan zijn uitgebreid beschreven. Een aantal aanbevelingen aan het college loopt als een rode draad door het hele onderzoeksverslag. De volgende aanbevelingen kunnen gezien worden als bijna algemeen geldend. - Tijdig en adequaat het adviesorgaan vragen om advies, zodat het advies er nog toe doet. - Gemotiveerd communiceren richting het adviesorgaan wanneer er wordt afgeweken van het gegeven advies en zichtbaar maken wat er met het advies wordt gedaan. - Wanneer datgene dat het adviesorgaan doet er niet meer toe doet, maak dit dan kenbaar. - Evalueer periodiek samen met de leden van het adviesorgaan het functioneren van het orgaan. - Communiceer helder, duidelijk en tijdig met het adviesorgaan. - Maak duidelijke afspraken over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het adviesorgaan en spreek wederzijdse verwachtingen uit. - Ben bewust van de verschillende verwachtingen die adviesorganen hebben ten aanzien van de positie van de voorzitter. Maak afspraken over de rol en positie van de voorzitter bij ieder adviesorgaan, zodat hier geen onduidelijkheid over ontstaat. Voor meer informatie over de aanleiding, het proces en de methode van onderzoek, wordt verwezen naar hoofdstuk II van dit onderzoeksrapport. De specifieke conclusies en aanbevelingen per adviesorgaan en de conclusies en aanbevelingen in algemene zin, zijn beschreven in de hoofdstukken III tot en met VI. In bijlage 1 zijn de interviewvragen opgenomen die gesteld zijn tijdens de interviews met verschillende personen. In bijlage 2 is een schematisch overzicht opgenomen van de verschillende organen die in dit onderzoek zijn meegenomen. Aangeraden wordt om bij het lezen van dit onderzoeksrapport dit overzicht erbij te nemen, zodat een compleet beeld ontstaat. 2

4 II. Inleiding Waarom is het interessant om inzicht te krijgen in het bestuursrechtelijk netwerk? En hoeveel adviesorganen zijn er eigenlijk binnen de gemeente Boxtel? Hoe functioneren die adviesorganen en doen ze nog steeds datgene waarvoor ze in het leven zijn geroepen? Dit zijn allemaal vragen die met behulp van dit onderzoek beantwoord worden. IIa. Aanleiding Het bestuursrechtelijk netwerk kent verschillende en zich onderling onderscheidende organen en structuren die op een bepaalde wijze raakvlakken hebben met de besluitvorming op bestuursniveau. Zo zijn er raadscommissies, werkgroepen, adviesorganen, wijkorganen, dorpsraad Liempde, de Werkgroep Uitvoering Bestemmingsplannen Buitengebied Boxtel (WUBBB), de Werkgeversvereniging Boxtel (WeB), de Adviesraad Duurzame Ontwikkeling (ADO), klankbordgroepen, enz., maar ook stichtingen die enige vorm van advisering kennen, zoals de kunststichting. In dit onderzoek gaat het om de organen die het dagelijks bestuur (college van burgemeester en wethouders) en de burgemeester adviseren. Sommige van deze organen zijn door het bestuur ingesteld en andere organen zijn zelfstandig opererende organen die gevraagd of ongevraagd advies geven aan het college van burgemeester en wethouders of aan de burgemeester. Gedurende het afgelopen jaar heeft een aantal adviesorganen de advisering aan het college opgeschort of beëindigd. De dorpsraad Liempde heeft in het najaar van 2011 de advisering opgeschort en de ADO heeft in het voorjaar van 2011 besloten om te stoppen met de vervulling van haar taken. Dit heeft ertoe geleid dat het college inzicht wilde krijgen in de verschillende adviesorganen, - vormen en -structuren (het bestuursrechtelijk netwerk). Hiervoor is dit onderzoek uitgevoerd aan de hand van de volgende opdrachtformulering. IIb. Opdrachtformulering Het in kaart brengen en analyseren van de verschillende adviesorganen, -vormen en -structuren binnen de gemeente Boxtel, teneinde te komen tot een voorstel aan het college van gewenste situatie (n.a.v. onderzoeksresultaten en wijzigend tijdsbeeld) en wat te doen om die te bereiken (= aanbevelingen). Tegelijk met de opdrachtformulering is een lijst ontvangen met daarop verschillende organen in het bestuursrechtelijk netwerk en vervolgens zijn de afdelingen van de gemeente benaderd om deze lijst zo nodig aan te vullen. Vanaf het begin van het onderzoek is aangegeven dat de dorpsraad, de ADO en de WeB prioriteit dienden te krijgen in dit onderzoek. Daarom is over deze drie organen als eerste informatie verzameld middels dossierstudie en interviews. In hoofdstuk III worden de conclusies en aanbevelingen ten aanzien van deze organen apart beschreven. Bij de onderzoeksopdracht is een aantal onderzoeksvragen geformuleerd dat aan de hand van het onderzoek beantwoord dient te worden. IIc. Onderzoeksvragen 1. Beantwoordt in objectieve zin het orgaan aan het verwachtingspatroon zoals dat ten tijde van de instelling is geduid? 2. Is op basis van voortschrijdend inzicht, daarbij mede gelet op aanpalende ontwikkelingen, herijking nodig? 3. Draagt het orgaan op enigerlei wijze bij aan een vorm van burgerparticipatie? 4. Is er sprake van beïnvloeding in de besluitvorming dan wel beïnvloeding in de prioritering? 3

5 5. Is voor het te bereiken doel de juiste overlegvorm gekozen? 6. Is er sprake van een projectgebonden karakter dan wel structureel karakter? Deze onderzoeksvragen zijn beantwoord voor de dorpsraad en de ADO in hoofdstuk III van dit onderzoeksverslag. Om tot een gedegen voorstel te komen, is een onderzoek uitgevoerd met verschillende onderzoeksfases. De onderzoeksfases, het proces en de methode zijn in onderstaande paragrafen verder beschreven. IId. Onderzoeksfasering Het onderzoek bestaat uit 4 fases. Hoe het onderzoek is opgezet, hoe te werk is gegaan en welke stappen zijn gezet, is in deze paragraaf verder beschreven. Fase 1 en 2 kan ook wel het inventarisatiedeel genoemd worden, omdat in dit deel de verschillende adviesorganen en -vormen in kaart zijn gebracht. Dit is gedaan door een reeks van vragen te beantwoorden met behulp van de dossierstudie en de interviews. In fase 3 is alle verkregen informatie geanalyseerd en dit vormde de basis voor de in fase 4 geschreven conclusies en aanbevelingen. In de conclusies wordt aangegeven wat de gewenste situatie is en vervolgens wordt aanbevolen wat er gedaan kan worden om de gewenste situatie te bereiken. Fase 1. Dossierstudie Om achtergrondinformatie van adviesorganen te verzamelen is gestart met een uitgebreide dossierstudie. Aan de hand van de ontvangen lijst met de verschillende organen in het bestuursrechtelijk netwerk, zijn dossiers opgevraagd bij het archief. Het instellingsbesluit, het convenant of de verordening van de verschillende adviesorganen is nagetrokken. Tevens is binnen de afdelingen nog expliciet gevraagd om de ontvangen lijst met organen specifiek te bekijken en daar waar nodig aan te vullen. Door onderstaande vragen te beantwoorden met de informatie uit de dossiers en de aanvullingen van beleidsmedewerkers, is getracht een duidelijk beeld te krijgen van de instellingsgeschiedenis en kenmerken van de (advies)organen. Vragen dossierstudie 1. Wie heeft het orgaan ingesteld en wanneer is het ingesteld? 2. Waarom is het ingesteld? 3. Wat doet het adviesorgaan of waar gaat het over? Wat is de kern van de functie? 4. Hoe is het samengesteld, wie zit erin? 5. Hoe vaak komt men bij elkaar? 6. Wat voor soort advies wordt gegeven? Wordt er gevraagd of ongevraagd advies gegeven? Is het gekwalificeerd advies? 7. Wat is de positie in het besluitvormingsproces, wie adviseert aan wie? 8. Wat is de exacte naam van het orgaan? 9. Wat is de huidige status t.o.v. de uitgangspositie? 10. Bestaat het adviesorgaan nog in dezelfde vorm? Al snel bleek dat van veel van de organen die op de lijst stonden, geen instellingsbesluit te achterhalen was. Daardoor was het niet mogelijk om van alle organen de gewenste achtergrondinformatie te verkrijgen. Besloten werd om de beleidsmedewerkers die als contactpersoon bij de organen waarvan informatie ontbrak waren ingedeeld, te vragen naar meer informatie. Bij die gelegenheid kwamen er veel interdisciplinaire overlegvormen naar voren, waarbij met de vraagstelling niet de diepte in is gegaan. Bij deze interdisciplinaire overlegvormen is een aantal van bovenstaande vragen bewust niet gesteld. Hiervoor is gekozen, omdat deze interdisciplinaire overlegvormen niet direct aan het bestuur adviseren en geen bestuursrechtelijke netwerken zijn in de formele zin. Ze hebben echter wel invloed in 4

6 het bestuursrechtelijke netwerk. In hoofdstuk V wordt verder ingegaan op de interdisciplinaire overlegvormen. Voor de organen waarvan het instellingsbesluit aanwezig was, zijn de vragen 1 tot en met 8 beantwoord. De vragen 9 en 10 bleken niet beantwoord te kunnen worden met behulp van de aanwezige informatie in het instellingsbesluit. Ook de vragen 6 en 7 waren niet altijd te beantwoorden aan de hand van de dossierstudie. Daarom is besloten om deze vragen te beantwoorden tijdens de interviewfase. Aangezien met behulp van de dossierstudie en de gesprekken met beleidsmedewerkers al snel duidelijk werd dat er veel verschillende organen in het bestuursrechtelijk netwerk opereren, is besloten om hier een schematisch overzicht van te maken. In bijlage 2 is dit overzicht opgenomen van alle organen op de ontvangen lijst. Hierin is aangegeven welke adviesvorm het orgaan heeft of er een instellingsbesluit van is en op welk beleidsterrein het orgaan opereert. De adviesvorm die ieder orgaan is toegekend is afgestemd en vastgelegd in overleg met de betrokken beleidsmedewerker via mail of tijdens een interview of gesprek. De formele adviesorganen staan boven de zwarte lijn en de organen die geen formele adviesrelatie met het college hebben, staan onder deze lijn. Dit overzicht onder de zwarte lijn is niet volledig, maar wel indicatief. Volledigheid van het overzicht is niet nagestreefd in het onderzoek, want het doel was om dieperliggende informatie over de adviesorganen te onderzoeken. Werkgroep burgerparticipatie en bestuurlijke organisatie Parallel aan dit onderzoek is er een werkgroep gestart die de onderwerpen burgerparticipatie en bestuurlijke organisatie onder de loep neemt. Aangezien er in dit onderzoek wordt bekeken of de organen in het bestuursrechtelijk netwerk bijdragen aan enigerlei vorm van burgerparticipatie (onderzoeksvraag 3), is besloten om de werkgroep burgerparticipatie op de hoogte te houden van de vorderingen in het onderzoek. Daarom zijn twee vergaderingen van de werkgroep burgerparticipatie bijgewoond. Tijdens deze vergaderingen is toegelicht wat het doel van het onderzoek is, dat burgerparticipatie een onderdeel van het geheel is in dit onderzoek en er is aangegeven hoeveel verschillende organen er binnen het bestuursrechtelijk netwerk aanwezig zijn. Tevens hebben de leden van de werkgroep burgerparticipatie vragen gesteld naar aanleiding van deze toelichting. Deze vragen zijn ter plekke door de onderzoeker beantwoordt. Fase 2. Interviewfase Nadat de dossierstudie was afgerond, is gestart met de interviewfase. Met behulp van de interviews is getracht om erachter te komen wat in werkelijkheid de functies zijn van de organen en hoe de organen in de praktijk functioneren. Wat voor soort advies wordt er door het orgaan gegeven en wordt er naar het advies van het orgaan geluisterd? Om ervoor te zorgen dat bij ieder interview dezelfde informatie werd verkregen is er gewerkt met een vaste structuur en zijn in ieder interview dezelfde vragen gesteld. De interviewvragen zijn opgenomen in bijlage 1. De eerste interviews zijn afgenomen met de dorpsraad en de ADO, omdat deze adviesorganen de advisering hebben opgeschort of beëindigd. Vervolgens zijn interviews afgenomen met onder andere de seniorenraad, de WMO-adviesraad e.a., omdat dit adviesorganen zijn met een instellingsbesluit. In het overzicht in bijlage 2 zijn dit de organen met de vormaanduiding adviesorgaan. Van de meeste adviesorganen zijn personen met verschillende rollen binnen het adviesorgaan uitgenodigd voor een interview. Op die manier is vanuit verschillende rollen en invalshoeken informatie verkregen over de functies en het functioneren van het adviesorgaan. Vervolgens hebben er nog gesprekken plaatsgevonden over interdisciplinaire overlegvormen, werkgroepen, projectgroepen en andere organen met personen die een rol 5

7 hebben binnen deze organen. Aangezien dit geen adviesorganen zijn in de formele zin, zijn niet alle interviewvragen aan bod gekomen. Het doel van deze gesprekken was te achterhalen wat de functies zijn van het orgaan, wat de relatie is met het bestuur van de gemeente Boxtel en hoe het orgaan functioneert. In totaal zijn er ruim 20 interviews afgenomen. Sommige interviews zijn met twee personen tegelijkertijd afgenomen. Het was heel positief dat alle benaderde personen graag mee wilden werken aan het onderzoek. Voor de interviews was 1,5 uur tijd gereserveerd, maar de meeste interviews waren binnen 1 uur afgerond. Fase 3. Analyse Uit de informatie die verkregen is door middel van de dossierstudie, de interviews en de gesprekken, is gebleken dat er veel verschillende organen zijn die het college gevraagd en/of ongevraagd adviseren. Dit is ook inzichtelijk gemaakt in het schema in bijlage 2. Zo zijn er organen die een formele grondslag hebben (verordening), zoals de commissie bezwaarschriften, monumentencommissie, de WUBBB en de dorpsraad. Er zijn ook organen die geen formele grondslag hebben maar in het leven zijn geroepen door een bestuursorgaan van de gemeente, zoals ADO. Daarnaast zijn er nog werkgroepen zoals de Werkgroep Lokale Agenda 21, projectgroepen zoals TALK en stichtingen waarvan de kunststichting Boxtel een voorbeeld is. Tenslotte zijn er een heleboel interdisciplinaire overlegvormen zoals wijkorganen, centrumoverleggen en Toeristisch Platform. Met behulp van de dossierstudie en de interviews is veel informatie verzameld over de organen binnen het bestuursrechtelijk netwerk. Aangezien er volgens een bepaalde structuur is gewerkt, konden alle resultaten per orgaan naast elkaar worden gelegd. Daaruit zijn alle overeenkomsten, verschillen en opvallendheden gefilterd. Op die manier is een duidelijk beeld ontstaan van de functies en het functioneren van de organen in relatie tot de instellingsgeschiedenis. Fase 4. Conclusies en aanbevelingen De geanalyseerde informatie is vervolgens samengevat in de conclusies van de interviews, gesprekken en dossierstudie. Deze samenvatting van de conclusies komt aan bod in de hoofdstukken III tot en met V. Deze conclusies betreffen dus niet de conclusies van de onderzoeker. Bij het onderzoek naar de adviesorganen dorpsraad en ADO is in deze fase teruggepakt op de onderzoeksvragen die geformuleerd zijn aan het begin van het onderzoek. Deze onderzoeksvragen zijn beantwoordt met behulp van de informatie die door de geïnterviewden is aangeleverd en met informatie uit de dossierstudie. Vervolgens is gekeken wat de gewenste situatie is ten aanzien van deze organen en hoe deze situatie bereikt kan worden. Dit is verwoord in de aanbevelingen van de onderzoeker die in hoofdstuk III aan bod komen voor de dorpsraad, de ADO en de WeB. De conclusies van de onderzoeker zijn verwerkt in de aanbevelingen. Voor de overige organen en interdisciplinaire overlegvormen zijn niet alle onderzoeksvragen beantwoord, omdat de onderzoeksvragen gericht zijn op formele adviesorganen. Met de opvallendheden en bevindingen bij deze organen, zijn conclusies samengevat in hoofdstuk IV en V. Vervolgens zijn de conclusies van de onderzoeker verwerkt in de aanbevelingen in hoofdstuk IV en V. In hoofdstuk VI komen de algemene conclusies van de onderzoeker met de bijbehorende aanbevelingen aan bod. Geadviseerd wordt om vanaf hoofdstuk III bijlage 2 erbij te nemen, omdat daarin alle betreffende organen per categorie zijn ingedeeld. Deze categorieën zijn in onderstaande hoofdstukken ook aangehouden. 6

8 III. Conclusies en aanbevelingen ten aanzien van bijzondere organen In dit hoofdstuk worden de conclusies en aanbevelingen ten aanzien van de dorpsraad, de ADO en de WeB beschreven. Deze drie organen worden bijzondere organen genoemd, omdat de veranderingen in de advisering van deze organen aan het bestuur het afgelopen jaar ervoor gezorgd hebben dat deze drie organen prioriteit krijgen in dit onderzoek. Voor de dorpsraad en de ADO worden de conclusies geformuleerd aan de hand van de onderzoeksvragen. Voor de WeB is dit niet mogelijk, omdat de WeB een vereniging is en geen formeel adviesorgaan. Daarom worden voor de WeB de conclusies beschreven aan de hand van opvallendheden uit de interviews. IIIa. Dorpsraad - Conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie In deze paragraaf zijn de onderzoeksvragen voor de dorpsraad beantwoord aan de hand van de antwoorden van de geïnterviewden. Onderstaande conclusies zijn dus niet de conclusies van de onderzoeker, maar betreffen de samenvatting van de conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie. Onderzoekvraag 1. Beantwoordt in objectieve zin het orgaan aan het verwachtingspatroon zoals dat ten tijde van de instelling is geduid? Volgens de verordening is de hoofdtaak van de dorpsraad het behartigen van de belangen van het deel van de gemeente dat wordt gevormd door het grondgebied van de voormalige gemeente Liempde. Dit doet de dorpsraad door gevraagd en ongevraagd advies te geven aan het college over zaken aangaande de voormalige gemeente Liempde. De personen die geïnterviewd zijn over de dorpsraad Liempde zijn het erover eens dat dit de hoofdtaak is van de dorpsraad. Maar vervolgens is gevraagd hoe de dorpsraad functioneert in deze functie. Uit de antwoorden daarop blijkt dat het functioneren niet optimaal verloopt en niet bevredigend is. Een aantal punten dat vaak wordt genoemd luidt: - De vergaderingen van de dorpsraad zijn van erg korte duur en inhoudelijk beperkt. Het gaat vaak over dezelfde onderwerpen. Men twijfelt over de effectiviteit en het nut van de bijeenkomsten van de dorpsraad. - Er wordt getwijfeld of de dorpsraad veel adviezen geeft. Volgens geïnterviewden worden er meer vragen gesteld en meningen gegeven dan adviezen. Soms wordt verwacht dat de dorpsraad over een onderwerp iets wil zeggen, maar dan heeft de dorpsraad daar niets op aan te merken. - Een aantal personen geeft aan dat de ceremoniële functie van de dorpsraad bij verschillende gelegenheden (Sinterklaas, lintjes uitreiken) ook een belangrijke functie is. Dit is volgens deze personen ook een functie die goed verloopt en die de Liempdenaren van de dorpsraad verwachten. Daarnaast wordt ook verteld dat de burgemeester ook bij deze gelegenheden aanwezig is vanuit zijn functie als burgemeester. - Het college heeft te weinig met de adviezen van de dorpsraad gedaan. - De adviezen die de dorpsraad geeft zijn vaak onduidelijk. Daarnaast heeft de dorpsraad in het najaar van 2011 de advisering aan het bestuur van de gemeente Boxtel opgeschort, dus op dit moment functioneert de dorpsraad niet zoals dat bij de instelling is vastgelegd. Voor het opschorten van de advisering zijn dezelfde oorzaken te noemen als voor het niet optimaal functioneren. Aan deze punten ligt een aantal oorzaken ten grondslag. 1. Moment van advisering in besluitvormingsproces Het moment waarop de dorpsraad in het besluitvormingsproces wordt betrokken is te laat. Dit hebben alle geïnterviewde personen aangegeven. De dorpsraad wordt gevraagd om advies, nadat het college een besluit heeft genomen. De stukken waarover de dorpsraad 7

9 advies kan geven worden op hetzelfde moment naar de raadscommissies gestuurd. Volgens een geïnterviewde is een advies van de dorpsraad in de praktijk eerder een advies aan de gemeenteraad in plaats van aan het college. Het advies van de dorpsraad kan zo weinig meer toevoegen. Volgens de verordening wordt de dorpsraad op het juiste moment in het proces betrokken. Maar als de dorpsraad over beleidszaken aan het college moet adviseren, moet het orgaan volgens een aantal geïnterviewden ook eerder betrokken worden. Er is geprobeerd om de advisering van de dorpsraad naar voren te halen, door middel van het IDOP. In het IDOP heeft de dorpsraad het beleid voor Liempde voor een lange periode beschreven. Maar rondom het IDOP liepen de verwachtingen van het college en de dorpsraad ver uiteen. 2. IDOP Het IDOP is daarmee de tweede oorzaak voor het opschorten van de advisering aan het college. Het IDOP heeft geleid tot een vertrouwensbreuk tussen de dorpsraad en het college. Aan de ene kant vertelt een aantal geïnterviewden dat het IDOP is ontwikkeld door de dorpsraad en dat het, na een aantal aanpassingen, is vastgesteld door het college en de raad. Daarmee is het IDOP onderdeel van het beleid van de gemeente Boxtel geworden. Maar het duurt erg lang voordat er iets met het IDOP gebeurt. De dorpsraad heeft geen antwoorden gekregen van het college en het college is afgeweken van het IDOP. Daar had de dorpsraad kritiek op. Ook was het mogelijk subsidies binnen te halen met het IDOP, maar aangezien het college het IDOP van Liempde niet op tijd heeft ingestuurd, is men dit misgelopen. Aan de andere kant zegt een aantal personen dat het IDOP op een vreemde manier tot stand is gekomen, omdat de dorpsraad een IDOP heeft geschreven waar de gemeenschap Liempde zich niet in kan vinden. Vervolgens is het IDOP op veel punten herschreven, zoals de wensen van de inwoners van Liempde waren. Daarmee is het IDOP volgens een aantal geïnterviewden niet meer een stuk van de dorpsraad. Bij beide kanten van het verhaal over het IDOP werd duidelijk dat de verwachtingen van het bestuur en van de dorpsraad anders waren. Dit heeft geleid tot een vertrouwensbreuk, want in de ogen van de dorpsraad hield het bestuur zich niet aan de afspraken in het IDOP. De dorpsraad heeft toen besloten de advisering aan het college op te schorten. 3. Communicatie Tijdens alle interviews werd aangegeven dat de communicatie tussen de dorpsraad en het bestuur niet goed verloopt. Het valt op dat een aantal personen zegt dat afwijking van het advies van de dorpsraad in het college wordt besproken en altijd wordt teruggekoppeld aan de dorpsraad. Terwijl een aantal andere personen zegt dat afwijking van het advies niet door het college wordt teruggekoppeld en gemotiveerd naar de dorpsraad. Ook bij de afwijking van het college van het IDOP was dit volgens een aantal personen het geval. Dit is opvallend, want in de verordening is vastgelegd dat bij afwijking van de adviezen het college daarvan gemotiveerd schriftelijk mededeling doet aan de dorpsraad (noot: onderzoeker). In de praktijk vindt een aantal personen dat dit wel gebeurt en een aantal personen vindt van niet. Daarnaast vertelt een aantal personen dat de dorpsraad niet op tijd door het college wordt geïnformeerd om te kunnen adviseren. 4. Verwachtingen Uit de interviews blijkt dat het zowel voor de dorpsraad als voor andere adviesorganen prettig is als er advies gevraagd wordt door het college en als er iets mee gedaan wordt. Dat is immers het bestaansrecht van de adviesorganen volgens de geïnterviewden. Hierdoor verwachten de leden van de dorpsraad ook dat ze gevraagd en gehoord worden en dat ze te horen krijgen wat er met hun advies wordt gedaan. Anderzijds kan het college niet alle adviezen van de dorpsraad opvolgen, omdat het college met meerdere (advies)organen en belangen te maken heeft. Dit zorgt ervoor dat het belangrijk is om verwachtingen te managen, zodat er geen discussie ontstaat over datgene wat er verwacht wordt van de dorpsraad enerzijds en van het college anderzijds. Ui de interviews blijkt dat in de praktijk de 8

10 verwachtingen van de dorpsraad en van het college niet altijd duidelijk zijn voor de andere partij. 5. Parate kennis agendapunten Tijdens de vergaderingen van de dorpsraad vinden er regelmatig inhoudelijke discussies plaats. De voorzitter van de dorpsraad kan niet alle inhoudelijke vragen beantwoorden, omdat de voorzitter niet van alle beleidsstukken de portefeuillehouder is. Dit werkt niet prettig, want als de voorzitter het antwoord op bepaalde vragen niet weet, moet dit eerst worden opgezocht of nagevraagd en daardoor komt de beantwoording van de vragen in de volgende vergadering pas weer aan bod. Dit zorgt voor vertraging en irritaties. Bij bovenstaande oorzaken liggen de meningen van personen uiteen en deze oorzaken leiden tot onvrede en gefrustreerdheid bij zowel de leden van de dorpsraad als bij het bestuur. De leden van de dorpsraad frustreren zich dat ze niet voldoende kunnen werken aan de identiteit van Liempde, omdat ze hierin belemmerd worden door een aantal oorzaken. Voor het college is de dorpsraad niet altijd in beeld en komt er weinig advies (gevraagd en ongevraagd). De dorpsraad beantwoordt volgens geïnterviewden niet aan het verwachtingspatroon zoals dat ten tijde van de instelling is geduid. Onderzoeksvraag 2. Is op basis van voortschrijdend inzicht, daarbij mede gelet op aanpalende ontwikkelingen, herijking nodig? Ja. Het doel waarvoor de dorpsraad op 1 januari 1996 is opgericht luidt: het behoud van de eigen identiteit van de gemeenschap Liempde. Daarvan is de vraag of de dorpsraad hierin het verschil maakt. Het is voor het college wel fijn om voelsprieten te hebben in de samenleving van Liempde. Maar de vraag is of de dorpsraad daarvoor nodig is. Er is de bevolking van Liempde, er zijn raadsleden uit Liempde, twee wethouders uit Liempde en er zijn veel verschillende initiatieven in Liempde, zoals Algemeen Belang Liempde (ABL), Ondernemers Vereniging Liempde (OVL), SPILL en er is een wijkorgaan Liempde. Daarbij is het belangrijk om aan te geven dat de dorpsraad zich bezig houdt met beleidszaken op de lange termijn en dat de andere initiatieven zich bezig houden met uitvoerende taken. Dit is ook het belangrijkste onderscheid tussen wijkorgaan Liempde en de dorpsraad. Tijdens de interviews is gevraagd wat het verschil is tussen beide organen. Alle geïnterviewden gaven aan dat wijkorgaan Liempde zich bezig houdt met de uitvoering, terwijl de dorpsraad er is voor beleidszaken. Signalen uit het dorp komen vaak bij het wijkorgaan Liempde binnen, daarom hebben de dorpsraad en het wijkorgaan nu één keer per twee maanden samen een overleg. In dit gezamenlijke overleg komen weleens onderwerpen aan bod die zowel door het wijkorgaan als door de dorpsraad worden besproken. Ze stemmen tijdens het overleg duidelijk af wie welke taken met betrekking tot die onderwerpen heeft. In hoofdstuk V wordt wijkorgaan Liempde verder uitgelicht. Met betrekking tot de taken die de dorpsraad heeft is er dus geen overlap met andere initiatieven in Liempde. Het draagvlak van de dorpsraad lijkt door de jaren heen sterk te zijn verminderd. Daarnaast wordt erkend dat de dorpsraad niet zichtbaar is voor de inwoners van Liempde. Dit in tegenstelling tot de andere initiatieven in Liempde. Veel inwoners van Liempde weten het wijkorgaan Liempde te vinden en ze zijn bekend met de taken die OBL, ABL en SPILL uitvoeren voor de gemeenschap Liempde. De andere initiatieven in Liempde zijn zichtbaarder voor de bevolking dan de resultaten van de dorpsraad. Uit een aantal zaken blijkt dat het draagvlak en de zichtbaarheid van de dorpsraad onvoldoende zijn: - de dorpsraad bestaat uit 7 leden. Vanaf 1996 hebben steeds minder mensen zich verkiesbaar gesteld voor de dorpsraad. Bij de laatste verkiezingen stonden er 7 leden op de verkiezingslijst. Dit was net voldoende voor het aantal beschikbare plaatsen in de dorpsraad. 9

11 Maar daardoor was er geen keuze uit leden voor de dorpsraad mogelijk. Dit betekent dat de dorpsraad geen democratische legitimering heeft. - het valt op dat een aantal personen aangeeft dat er nooit volk op de tribune zit bij de vergaderingen van de dorpsraad en dat er zelden gebruik wordt gemaakt van inspreekrecht, terwijl ook een aantal personen aangeeft dat dit wel gebeurt. - het draagvlak bij de bevolking ontbreekt volgens een aantal geïnterviewden, omdat de dorpsraad niet zichtbaar is. - aangezien de dorpsraad zich met beleid voor Liempde bezighoudt en de frequentie van grootschalige beleidsvoornemens beperkt is, is er niet zo vaak een zwaarwegend beleidsstuk over Liempde. Daardoor kan de dorpsraad volgens een aantal personen ook niet vaak aan de inwoners van Liempde laten zien wat ze doet. Een initiatief dat zich met concrete uitvoeringstaken bezighoudt, zoals wijkorgaan Liempde, kan veel beter aantonen wat het heeft bereikt. Ook staat beleid verder van mensen af dan concrete initiatieven. - met het IDOP is geprobeerd breed draagvlak onder de Liempdse bevolking te krijgen, maar daarin was de participatie van de bevolking minimaal. Alle geïnterviewden zijn het erover eens dat de dorpsraad op dit moment te anoniem is en dat het niet zichtbaar is wat de dorpsraad doet voor het behoud van de gemeenschap Liempde. De vele initiatieven in Liempde en het gegeven dat er raadsleden en wethouders uit Liempde zijn, toont wel aan dat Liempdenaren betrokken zijn. Bij de herindeling van Liempde bij gemeente Boxtel was er veel weerstand tegen Boxtel. Alles van Liempde moest beschermd worden, maar het lijkt alsof dit beeld dit nu minder leeft dan voorheen. Onderzoeksvraag 3. Draagt het orgaan op enigerlei wijze bij aan een vorm van burgerparticipatie? Nee. De leden van de dorpsraad worden democratisch gekozen. Uit de interviews blijkt dat de dorpsraad de inwoners van Liempde niet aanspoort om zelf met initiatieven te komen en zaken op te pakken, want de dorpsraad houdt zich alleen op beleidsniveau bezig met Liempde. Burgers hebben wel inspreekrecht tijdens de overleggen van de dorpsraad, maar de geïnterviewden verschillen sterk van mening over de mate waarin hiervan gebruik wordt gemaakt. Er is geen directe vorm van burgerparticipatie merkbaar bij de dorpsraad. Wijkorganen, en dus ook het wijkorgaan Liempde, dragen wel bij aan burgerparticipatie. Dat staat beschreven in hoofdstuk V. Onderzoeksvraag 4. Is er sprake van beïnvloeding in de besluitvorming dan wel beïnvloeding in de prioritering? Aan de hand van de verkregen informatie, blijkt er bij de adviezen die de dorpsraad aan het college heeft gegeven geen sprake te zijn geweest van beïnvloeding in de prioritering. Met de adviezen die de dorpsraad aan het bestuur van de gemeente geeft wordt getracht een bijdrage te leveren aan het beleid dat betrekking heeft op Liempde. Uit het feit dat de dorpsraad geen initiatieven ontwikkelt en alleen adviseert in de besluitvormingsketen, blijkt ook dat er geen prioriteringsadvies wordt gegeven. Er is dus enkel sprake van beïnvloeding in de besluitvorming. Onderzoeksvraag 5. Is voor het te bereiken doel de juiste overlegvorm gekozen? Het functioneren van de dorpsraad wordt als onbevredigend en niet optimaal beoordeeld. Daarvoor zijn verschillende oorzaken beschreven bij de beantwoording van onderzoekvraag 1. Uit de interviews is gebleken dat er geen overlap is in de functies die de dorpsraad heeft en die de andere initiatieven in Liempde hebben. Waar enige overlap bestaat (tussen dorpsraad en wijkorgaan Liempde) is ervoor gekozen om regelmatig samen te overleggen en af te stemmen. Het is onduidelijk of een andere overlegvorm het functioneren van de dorpsraad kan verbeteren. 10

12 Onderzoeksvraag 6. Is er sprake van een projectgebonden karakter dan wel structureel karakter? De dorpsraad geeft advies ten aanzien van het beleid dat Liempde betreft. Zodra er beleidsstukken zijn die betrekking hebben op Liempde, dient het college de dorpsraad om advies te vragen. Daarnaast kan de dorpsraad zelf ongevraagd advies geven aan het college over zaken die Liempde aangaan. De advisering is niet gekoppeld aan projecten, maar vindt structureel plaats. De geïnterviewden vertelden dat er wordt gewerkt aan de hand van een vastgestelde agenda, wat mede aangeeft dat er sprake is van een structureel karakter. Tijdens de interviews over de dorpsraad is een extra vraag gesteld omdat de dorpsraad de advisering aan het college heeft opgeschort. Deze extra vraag luidde: Kan de situatie worden genormaliseerd? Door de geïnterviewden werden er veel oplossingen aangedragen om de situatie te normaliseren. In de aanbevelingen die hieronder zijn beschreven zullen daarvan onderdelen verwerkt zijn. De meest genoemde oplossing is dat er een andere structuur moet komen, waarin er meer beleidsmatige onderwerpen zijn waarbij de dorpsraad betrokken kan worden, waarbij de dorpsraad eerder in het proces betrokken wordt en waarbij afwijking van het advies door het college wordt gemotiveerd. Een kritische kanttekening die een aantal geïnterviewden deelt is: Moet de situatie genormaliseerd worden? De dorpsraad heeft nu ¾ jaar geen advies gegeven. Mist het college het advies? Mist de bevolking van Liempde de adviezen van de dorpsraad? Zo nee, moet de dorpsraad dan op deze manier blijven bestaan? Of is het doel uit 1996 bereikt en leeft de dorpsraad te weinig om nog een meerwaarde te hebben? Het vasthouden aan de eigenwaarde van de gemeenschap Liempde wordt immers ook gedaan met vele andere initiatieven in Liempde. Er moet gezocht worden naar een wijze waarop de dorpsraad een meerwaarde heeft of er moet worden nagegaan of de dorpsraad nog nodig is om het behoud van de gemeenschap Liempde te vertegenwoordigen naast OVL, ABL, SPILL, wijkorgaan Liempde en het verenigingsleven. IIIb. Dorpsraad - Aanbevelingen In deze paragraaf zijn de conclusies van de onderzoeker verwoord in de vorm van aanbevelingen. Ceremoniële functie weghalen bij de dorpsraad Aangezien Liempde behoort tot de gemeente Boxtel, is de burgemeester van de gemeente Boxtel bij deze gelegenheden ook aanwezig. Hij heeft hier een ceremoniële taak. Geconstateerd wordt dat de ceremoniële functie in Liempde door twee verschillende afgevaardigden wordt uitgevoerd. Namens de gemeente Boxtel en namens de dorpsraad. Aangezien Liempde tot Boxtel behoort, is dit een taak van de burgemeester van de gemeente Boxtel. Het is onnodig om dit door twee verschillende afgevaardigden te laten doen. De dorpsraad wordt met deze functie zichtbaar voor de Liempdse bevolking, maar het is niet de belangrijkste taak van de dorpsraad. De dorpsraad moet zichtbaar worden doordat ze bepaalde belangen behartigd van de gemeenschap Liempde. Als de ceremoniële functie alleen door de burgemeester wordt uitgevoerd, wordt het voor de inwoners van Liempde ook duidelijk dat Liempde bij Boxtel hoort en vice versa. Neem het systeem van de gekozen leden en de status van de dorpsraad kritisch onder de loep Het aantal leden dat zich verkiesbaar stelt is sinds de oprichting van de dorpsraad sterk afgenomen. De vraag is of het systeem van de gekozen leden in stand gehouden moet worden, want er wordt volgens een geïnterviewde een fors bedrag aan uitgegeven. Wellicht 11

13 komt er meer interesse in lidmaatschap van de dorpsraad als mensen zich niet verkiesbaar hoeven te stellen. Het verkiesbaar stellen kan namelijk een drempel zijn voor mensen om actief te worden in een bepaald orgaan. De democratische grondslag van de dorpsraad komt wel te vervallen als leden niet meer gekozen worden. Daarmee krijgt de dorpsraad een andere status. De vraag is dan naar welke status het zou moet; een privaatrechtelijke stichtingsvorm of een normaal adviesorgaan, ingesteld door het college in plaats van door de raad. Geadviseerd wordt om deze opties met de dorpsraad te bespreken. Speciale status van de dorpsraad afschaffen Qua kenmerken kan de dorpsraad een adviesorgaan zijn zoals alle andere adviesorganen. Er is sprake van: weinig ongevraagd advies, men wil eerder betrokken worden in het besluitvormingsproces, afwijking van het advies wordt niet gemotiveerd door het college. Daarnaast gaat de rol van adviseren minder goed dan de ceremoniële rol, maar de burgemeester heeft ook een ceremoniële rol, want Liempde hoort bij Boxtel. Er zijn verder veel initiatieven in Liempde om de gemeenschap levendig te houden. Zonder de dorpsraad gaat dit niet verloren. De dorpsraad heeft weinig draagvlak en is niet erg zichtbaar. OVL, ABL, SPILL en wijkorgaan Liempde zijn meer zichtbaar voor inwoners van Liempde. Dit zijn allemaal redenen om de speciale status van de dorpsraad af te schaffen. Adviezen vragen aan de dorpsraad en afwijking van adviezen motiveren Voor het vragen van adviezen aan de dorpsraad en voor het motiveren van afwijking van de adviezen, is al een format gemaakt. De vraag is of dit format wordt gebruikt en of het werkt? Als iedereen zich hieraan houdt en zorgt dat er op de plek van het advies van de dorpsraad, een advies staat of dat er staat dat advies is gevraagd maar niet gegeven, is het duidelijk. Daarnaast moet het college bij een advies dat is gegeven in dit format aangeven of het is overgenomen of dat er is afgeweken. Een duidelijke motivatie hierbij is een vereiste. Doe aan verwachtingenmanagement Het college moet duidelijk zeggen wat ze wel en niet van de dorpsraad verwacht. Er moeten regels opgesteld worden die door beide partijen worden ondertekend. Verder is het belangrijk om eerlijk te zijn en niet om de hete brij heen te draaien. Het advies van de dorpsraad is niet bindend. Dat weet de dorpsraad wel, maar het college moet aangeven wat er met de adviezen van de dorpsraad gebeurt. Ben eerlijk en duidelijk in de wederzijdse verwachtingen die er zijn. Agenda van de vergadering van de dorpsraad tijdig opstellen en rondsturen en extra vragen vanuit de dorpsraad toevoegen Zorg ervoor dat de agenda van de vergadering van de dorpsraad op tijd wordt rondgestuurd. De voorzitter kan dan informatie inwinnen over beleidsstukken waarvan hijzelf niet de portefeuillehouder is. Als de dorpsraad bepaalde vragen heeft, kunnen deze met de agenda worden meegestuurd, zodat de voorzitter de vragen kan voorbereiden. Indien nodig kan de voorzitter besluiten de betreffende portefeuillehouder en eventueel de verantwoordelijke beleidsmedewerker bij de vergadering uit te nodigen. Op die manier kunnen vragen en discussies tijdens de vergadering plaatsvinden en hoeft dit niet te worden uitgesteld. Hiermee loopt dit proces minder vertraging op. Start een pilot met een andere overlegvorm voor de dorpsraad Het uitproberen van een andere overlegvorm voor de dorpsraad is de moeite waard. Dit is niet eerder gedaan, dus misschien kan er op een andere manier meer bereikt worden. Denk aan open inspreekavonden, waarop burgers mee kunnen praten over beleid. Dit gaat dan ook al meer richting burgerparticipatie. Een andere mogelijkheid is om de dorpsraad te laten brainstormen met dorpsraden van andere gemeenten. Zo kan men informatie ophalen over de overlegvorm die daar is gekozen. Uit onderzoeken is gebleken dat door niet altijd op dezelfde manier te overleggen, er vaak meer energie ontstaat, het levert nieuwe ideeën en meer effectiviteit op. Ook kan ervoor gekozen worden om de standaard vergadering af te 12

14 wisselen met creatieve sessies. Dit kan gedaan worden onder leiding van een beleidsmedewerker die onafhankelijk is en vaker in creatieve sessies heeft gewerkt. De mogelijkheden met betrekking tot andere overlegvormen moeten met de leden van de dorpsraad besproken worden. Meer draagvlak voor de dorpsraad creëren Dit is geen taak van het college, maar dit moet de dorpsraad zelf doen. Als de dorpsraad resultaten en successen behaalt, kan men die delen met de bevolking van Liempde. Dit kan gedaan worden via de krant, maar denk ook aan de inzet van social media. Bouw een eigen website met een forum waarop mensen kunnen reageren en waarop inwoners ideeën voor het beleid van Liempde aan kunnen dragen. Leg uit wat de dorpsraad voor Liempde betekent. Inwoners van Liempde zien dan wat de dorpsraad doet en het draagvlak kan daarmee vergroot worden. Misschien zijn er daarmee ook meer mensen die deel uit willen maken van de dorpsraad. De dorpsraad niet samenvoegen met een ander orgaan Het samenvoegen van de dorpsraad met een ander orgaan, zoals wijkorgaan Liempde is lastig en wordt afgeraden, want het wijkorgaan heeft een hele andere taak. Het wijkorgaan houdt zich niet bezig met het beleid van Liempde maar met uitvoeringstaken. Daarom is het samenvoegen van de dorpsraad met een ander orgaan in Liempde niet voor de hand liggend. Dit kan alleen wanneer duidelijk wordt afgesproken dat binnen één orgaan de functies van deelorganen verschillen. De vraag is of dit meerwaarde oplevert. Behalve kostenbesparing en tijdbesparing is het onduidelijk wat een samenvoeging oplevert. Het kan zelfs voor meer onduidelijkheden zorgen, aangezien organen met verschillende functies worden samengevoegd. Maak een keuze doorgaan of stoppen met de dorpsraad Als het college de meerwaarde van de dorpsraad inziet en sinds de opschorting van de advisering de dorpsraad heeft gemist, moet men doorgaan met de dorpsraad. Hiervoor moeten wel nieuwe afspraken worden gemaakt. De voorgaande aanbevelingen kunnen daarvoor worden meegenomen. Verder is eerlijkheid, duidelijkheid en goede communicatie van belang. En als er wordt besloten om door te gaan, moet men er vol vertrouwen voor gaan. Geadviseerd wordt ook om bij de nieuwe afspraken een deadline te stellen. Als het functioneren van de dorpsraad met de nieuwe afspraken na 1 jaar niet veranderd is, dan moet alsnog besloten kunnen worden om ermee te stoppen. Deze termijn van 1 jaar wordt aanbevolen, omdat de dorpsraad dan van september 2012 tot september 2013 tijd heeft om volgens nieuwe afspraken te werken. Als in september 2013 wordt geëvalueerd is dit nog ruimschoots voor de datum waarop de kandidatenlijst ingeleverd dient te worden voor de nieuwe verkiezingsperiode. Het functioneren moet geëvalueerd worden n.a.v. een uitgebreide evaluatie met verschillende personen die bij de dorpsraad betrokken zijn. Deze afspraak moet zwart-op-wit komen te staan en zowel het college als de dorpsraad moet hiermee instemmen. Deze deadline van 1 jaar moet voorkomen dat het opnieuw tot conflicten komt en dat men niet in dezelfde situatie terecht komt als nu het geval is. Als het college de advisering van de dorpsraad niet gemist heeft sinds het najaar van 2011 en gezien het functioneren van de dorpsraad en de gezochte oplossingsrichtingen in de afgelopen tijd geen meerwaarde ziet in de dorpsraad, dan moet besloten worden om de dorpsraad op te heffen. Dit dient uitgebreid gemotiveerd te worden aan de gemeenteraad, die immers de dorpsraad heeft ingesteld en tot opheffing moet besluiten. De belangrijkste boodschap bij bovenstaande aanbevelingen luidt: Kies en ben duidelijk. De dorpsraad, de inwoners van Liempde, de beleidsmedewerkers van de gemeente Boxtel, iedereen heeft behoefte aan een keuze met betrekking tot de dorpsraad. 13

15 IIIc. ADO - Conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie In deze paragraaf zijn de onderzoeksvragen voor de ADO beantwoord aan de hand van de antwoorden van de geïnterviewden. Onderstaande conclusies zijn dus niet de conclusies van de onderzoeker, maar betreffen de samenvatting van de conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie. Onderzoekvraag 1. Beantwoordt in objectieve zin het orgaan aan het verwachtingspatroon zoals dat ten tijde van de instelling is geduid? Volgens het convenant is de hoofdtaak van de ADO het gevraagd en ongevraagd adviseren van het bestuur ten aanzien van aangelegenheden op het gebied van duurzame ontwikkeling. Dit is volgens de geïnterviewden in de praktijk ook de hoofdtaak van de ADO. Tot het voorjaar van 2011 heeft de ADO gefunctioneerd. Daarna heeft het adviesorgaan de advisering aan het bestuur beëindigd en hebben de leden van de ADO hun taken neergelegd. De ADO is op dit moment dus een leeg adviesorgaan. Voor deze beëindiging is een aantal redenen genoemd door de personen die geïnterviewd zijn. Ten eerste is bij de oprichting van de ADO afgesproken dat de ADO op tijd betrokken zou worden in het besluitvormingsproces. In de praktijk wordt de ADO vaak te laat betrokken en dan kan het advies niet meer het verschil maken. De ADO wordt op hetzelfde moment betrokken als de dorpsraad, namelijk op het moment dat de stukken ook naar de raadscommissies gaan. Het college heeft dan al een besluit genomen. Het college heeft volgens de geïnterviewden ook erkend dat de ADO erg laat wordt betrokken en heeft aangegeven dit te willen aanpassen. Een belangrijke tweede reden voor het niet optimaal functioneren van de ADO is dat er intern weinig draagvlak is voor het onderwerp duurzaamheid. Zowel bij de beleidsmedewerkers als bij de afdelingshoofden leeft het onderwerp niet. De leden van de ADO moeten er volgens een geïnterviewde erg aan trekken om adviesonderwerpen te krijgen en in de praktijk worden ze zelden bij beleidsonderwerpen betrokken. Ook is aangegeven door geïnterviewden dat het college bij het vaststellen van de nota duurzaamheid de ADO erbij vroeg, terwijl het college bij de uitvoering door de ADO weinig respons gaf. Dit is volgens een aantal geïnterviewden ook afhankelijk van de portefeuillehouder. Bij het onderwerp duurzaamheid is de steun van de portefeuillehouder nodig, omdat het speerpunt intern weinig draagvlak kent. De vorige portefeuillehouder ging meer in gesprek met de ADO en was meer betrokken bij het speerpunt duurzaamheid dan de huidige portefeuillehouder. Dit maakt voor de leden van de ADO een groot verschil in de mate waarin ze iets kunnen betekenen. Ten derde is het voor de ADO niet duidelijk wat er met het advies dat wordt gegeven door het college wordt gedaan. Het college moet binnen een bepaalde periode reageren, dat is ook vastgelegd in het convenant. Maar aan deze termijn houdt men zich niet volgens een aantal personen. Een paar andere personen vertellen dat het college tegen de ADO heeft gezegd dat er naar het advies wordt geluisterd, maar dat het advies vaak in een late fase komt en dan kan er niet meer veel mee gedaan worden. Volgens een aantal personen wordt afwijking van het advies zelden gemotiveerd. Een ander probleem is dat sommige leden van de ADO politiek bezig gingen, terwijl dat niet de bedoeling is. De secretaris probeerde dit te voorkomen en zorgde voor een brede oriëntatie van de ADO. Dit kwam volgens een aantal geïnterviewden mede doordat de onderwerpen die de ADO van het college kreeg aangedragen om advies over uit te brengen, politiek gevoelig waren. Het college heeft toen besloten om de ADO over een vaste lijst met onderwerpen advies te vragen, maar ondertussen had de ADO de advisering al beëindigd. 14

16 Uit de interviews blijkt dat de ADO op dit moment niet aan het verwachtingspatroon beantwoordt zoals dat ten tijde van de instelling is geduid. Maar toen de ADO nog functioneerde, waren er tal van redenen waardoor de ADO niet kon functioneren zoals gewenst was. Vanaf het begin was het interne draagvlak minimaal en verliep het proces van adviseren niet zoals in het convenant was vastgelegd. Tussentijds heeft de ADO met het college gesproken over oplossingen. Er zijn gesprekken geweest over het opkrikken van het convenant. Ook is er een lijst met onderwerpen opgesteld waarover de ADO zou gaan adviseren. Een aantal geïnterviewden zegt dat het college de ADO advies heeft gevraagd over deze onderwerpen, maar een aantal andere geïnterviewden zegt dat dit niet is gedaan. Hierover verschillen de meningen. Kort nadat deze nieuwe afspraken waren gemaakt, heeft de ADO de advisering beëindigd. Dit is op een vervelende manier verlopen. Volgens een geïnterviewde heeft er geen evaluatie meer plaatsgevonden en was er geen ruimte meer voor discussie. Geconcludeerd kan worden dat de gesprekken die de ADO met het college heeft gehad over diverse oplossingen, niet zijn geslaagd. Onderzoeksvraag 2. Is op basis van voortschrijdend inzicht, daarbij mede gelet op aanpalende ontwikkelingen, herijking nodig? Ja. De meest opvallende bevinding is volgens de geïnterviewden dat er in Boxtel besluiten worden genomen die niet aansluiten bij het speerpunt duurzaamheid. Geinterviewden geven aan dat duurzaamheid een van de speerpunten van het bestuur is, maar dat de ADO hier weinig van merkt. Zowel bij het college als bij het management en de beleidsmedewerkers leeft dit speerpunt niet. In de beginperiode van de ADO was er een portefeuillehouder die duurzaamheid hoog in het vaandel had staan en die gaf de ADO een belangrijke rol. Met deze bevindingen moet het college zich volgens een aantal geïnterviewden afvragen of duurzaamheid nog steeds een belangrijk speerpunt is van het gemeentelijk beleid en of daarvoor een adviesorgaan gewenst is. Onderzoeksvraag 3. Draagt het orgaan op enigerlei wijze bij aan een vorm van burgerparticipatie? Burgers hebben geen inspreekrecht tijdens de overleggen van de ADO, dus er is geen sprake van enige vorm van burgerparticipatie. De Werkgroep Lokale Agenda 21, een werkgroep die duurzaamheid concreet maakt door middel van activiteiten, levert wel een bijdrage aan burgerparticipatie. Dat staat beschreven in hoofdstuk V. Onderzoeksvraag 4. Is er sprake van beïnvloeding in de besluitvorming dan wel beïnvloeding in de prioritering? Bij de ADO is er op sommige momenten sprake geweest van leden die politiek te werk gingen. Men probeerde via de ADO belangen te behartigen die hem/haar goed uitkwamen. De secretaris van de ADO heeft dit in de gaten gehouden en zoveel mogelijk voorkomen. Aan de hand van de informatie uit de interviews kan gesteld worden dat er geen sprake is geweest van beïnvloeding in de prioritering, maar alleen van beïnvloeding in de besluitvorming. Onderzoeksvraag 5. Is voor het te bereiken doel de juiste overlegvorm gekozen? Zoals uit de beantwoording van onderzoeksvraag 1 is te herleiden, was er een aantal redenen waarom de ADO de advisering heeft opgeschort en waarom dit adviesorgaan niet optimaal functioneerde. Hierbij zijn door de geïnterviewden geen opmerkingen geplaatst over de overlegvorm. De ADO kwam een keer in de zes weken bij elkaar en had daarnaast contact via . Over de vergaderingen van de ADO zijn geen opmerkingen gemaakt, dus 15

17 geconcludeerd wordt dat deze goed verliepen. Uit de verkregen informatie valt af te leiden dat de problemen niet zaten in de overlegvorm, maar in een aantal andere zaken. Onderzoeksvraag 6. Is er sprake van een projectgebonden karakter dan wel structureel karakter? De geïnterviewden vertelden dat de vergaderingen van de ADO plaatsvonden aan de hand van een vooraf vastgestelde agenda. Dit getuigd van een structureel karakter. Daarnaast gaf de ADO advies over alle beleidszaken met betrekking tot duurzaamheid. Dit betekent dat de ADO niet enkel bij een project betrokken was. De ADO was breed georiënteerd en bediende alle afdelingen van de gemeente Boxtel van advies over duurzaamheid. Tijdens de interviews over de ADO is een extra vraag gesteld omdat de ADO de advisering aan het college heeft opgeschort. Deze extra vraag luidde: Kan de situatie worden genormaliseerd? Volgens een aantal geïnterviewden moet duurzaamheid door het bestuur gedragen worden als onderwerp, wil de ADO kunnen functioneren. Het bestuur wil volgens een geïnterviewde teveel en heeft geen beleidsrichting en daardoor nergens de regie in. Als duurzaamheid niet door het bestuur wordt gedragen, wordt de ADO een pressiegroep die actie voert in plaats van een adviesorgaan. Als het college de ADO belangrijk vindt, dan is er ook ruimte voor. Volgens één geïnterviewde moet het college de ADO terug willen hebben en aangeven waarom ze de ADO terug wil hebben. Eén persoon gaf aan dat de ADO meer een adviesorgaan voor de gemeenteraad dan voor het college is. Het wordt dan ook veel meer een publieke aangelegenheid. Duurzaamheid is een zaak van iedereen en niet alleen van het gemeentebeleid. Nu kon de ADO geen advies geven aan gemeenteraad alleen aan het college. Verder wordt tijdens de interviews aangegeven dat er bij een doorstart van de ADO een aantal probleempunten, zoals bij onderzoeksvraag 1 beschreven, moet worden aangepakt. IIId. ADO - Aanbevelingen In deze paragraaf zijn de conclusies van de onderzoeker verwoord in de vorm van aanbevelingen. De ADO niet samenvoegen met Werkgroep Lokale Agenda 21 De ADO houdt zich bezig met beleidstaken, terwijl de Werkgroep Lokale Agenda 21 een doe-club is die zich bezighoudt met uitvoerende taken. Daarom wordt samenvoeging van deze twee organen afgeraden. Vergeet de relatie met de ADO in het verleden De beleving van de ADO is anders dan de beleving van het college. Zo vindt de ADO dat ze niet gehoord en betrokken is, terwijl het college beweert dat de ADO wel gehoord en betrokken is. Dit meningsverschil is tot nu toe niet opgelost en kan het beste vergeten worden, anders blijft men tegenover elkaar staan en wordt samenwerking moeilijk. Betrek de ADO tijdig in het besluitvormingsproces De ADO vindt dat ze pas betrokken wordt op het moment dat haar advies er weinig meer toe kan doen. Als het college iets met het advies van de ADO wil, moet de ADO eerder in het proces de gelegenheid krijgen om advies te geven. Motiveer wat er met het advies van de ADO wordt gedaan Geef een terugkoppeling naar de ADO over het advies dat is gegeven en geef aan of het college dit overneemt of niet. Motivering hierbij is belangrijk en daarmee kan de ADO in de 16

18 toekomst haar adviezen verbeteren en wellicht beter laten aansluiten op het beleid van de gemeente zonder daarbij duurzaamheid uit het oog te verliezen. Mijd politiek in het adviesorgaan en de adviesrelatie met het college Tijdens de interviews viel het op dat er in de adviesrelatie van de ADO en het college volgens een paar geïnterviewden sprake geweest zou zijn van een politiek spel. Wees helder en duidelijk in de communicatie naar elkaar toe, zodat dit soort misverstanden niet kunnen ontstaan. Maak een keuze ten aanzien van de ADO Duurzaamheid is een speerpunt voor het college, dus een groep die hierover meedenkt, kan een meerwaarde hebben. Maar het college moet een afweging maken. Is duurzaamheid echt zo belangrijk als beweerd wordt? Leeft dit echt en wil het college hierop inzetten? Zo ja, dan zijn er verschillende opties mogelijk. - De ADO kan nieuw leven worden ingeblazen met nieuwe leden. Het moet dan vanzelfsprekend zijn dat er een ADO wordt geraadpleegd door het college. De organisatie moet doordrongen zijn van het speerpunt duurzaamheid, want intern draagvlak is zeer belangrijk gebleken bij dit onderwerp. Alleen het college kan de ADO nieuw leven inblazen of opheffen, omdat de ADO door het college is ingesteld. - Er wordt niet gekozen voor een adviesorgaan zoals de ADO, maar voor een groep specialisten uit Boxtel die wordt geraadpleegd door het college en door beleidsmedewerkers als er een second opinion of specialistische kennis nodig is. Dit is dan geen adviesorgaan, maar eerder een raadpleeggroep. Als voor een dergelijke optie wordt gekozen, moet de ADO worden opgeheven. Kijk eens kritisch naar het speerpunt en het begrip duurzaamheid Nu de leden van de ADO niet meer bij elkaar komen en opheffing van de ADO een optie is, is het goed om het onderwerp duurzaamheid en de noodzakelijkheid hiervan als speerpunt voor de gemeente Boxtel eens tegen het licht te houden. Misschien is het wel niet meer nodig om als gemeente Boxtel aanjager te zijn van duurzaamheid, omdat het inmiddels een begrip is dat overal gebruikt wordt en voor iedereen bekend is. Als duurzaamheid geen speerpunt meer is of minder specifiek belangrijk wordt gevonden dan voorheen, laat het dan los. Hef de ADO dan ook op, want als duurzaamheid minder specifiek belangrijk wordt gevonden, dan moet je er ook geen adviesorgaan voor hebben. Net zoals bij de dorpsraad geldt hier dat het voor de voormalig leden van de ADO, de beleidsmedewerkers en het college zelf goed is om duidelijkheid te verschaffen over de ADO. Maak een keuze: blaas de ADO nieuw leven in, waarbij een aantal zaken fundamenteel moet veranderen, of hef de ADO op. IIIe. WeB - Conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie In deze paragraaf zijn de meest opvallende bevindingen geformuleerd met betrekking tot de WeB aan de hand van de antwoorden van de geïnterviewden. Onderstaande conclusies zijn dus niet de conclusies van de onderzoeker, maar betreffen de samenvatting van de conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie. De WeB is een vereniging die de belangen behartigt van werkgevers en heeft op dit moment 125 leden. Aangezien de WeB een vereniging is en geen adviesorgaan dat door het college is ingesteld, heeft de gemeente Boxtel geen invloed op het beleid van de WeB. Dit betekent dat er geen aparte conclusies en aanbevelingen zijn geschreven ten aanzien van de WeB. De WeB heeft wel prioriteit in dit onderzoek, omdat er een tijd geleden een aantal brieven aan de gemeente is geschreven door de WeB. In deze brieven deelde de WeB mede dat het vertrouwen in de samenwerking met de gemeente in parkmanagement ter discussie wordt 17

19 gesteld. De aanleiding hiervoor is volgens een aantal geïnterviewden dat het college met zijn besluiten afwijkt van de afspraken die gemaakt zijn in parkmanagement. Daarom is in dit onderzoek tijdens de gesprekken over de WeB vooral gesproken over de samenwerking tussen de WeB en de gemeente in parkmanagement. De WeB zit namelijk samen met de gemeente Boxtel, ieder voor 50%, in de coöperatie parkmanagement. De voorzitter van de WeB is om de 2 jaar voorzitter van parkmanagement. Dit voorzitterschap wordt afgewisseld met de burgemeester van de gemeente Boxtel. Zoals in het overzicht in bijlage 2 is te zien, valt de WeB onder de overige organen, want het heeft een privaatrechtelijke grondslag. De WeB is dus geen adviesorgaan. Parkmanagement is een vorm van publiek-private samenwerking, maar ook geen adviesorgaan. In hoofdstuk IV is beschreven hoe parkmanagement functioneert en wat de relatie daarvan is met de WeB. In ieder geval is het opvallend dat uit de interviews naar voren kwam dat de samenwerking van de gemeente met de WeB als belangrijk wordt ervaren. Met behulp van de WeB worden de belangen van de ondernemers in Boxtel behartigd en de gemeente vindt het belangrijk om naar de wensen van deze groep te luisteren. Daarnaast werd door een aantal geïnterviewden aangegeven dat de ondernemers die actief zijn in de WeB, personen zijn die je overal tegenkomt. Als gemeente hoor je dus vaak dezelfde personen. Daardoor heb je in parkmanagement ook met dezelfde personen te maken. Als het met het vertrouwen tussen de gemeente en de WeB niet goed zit, dan moet men beseffen dat er met dezelfde mensen wel weer verder gewerkt moet worden. In hoofdstuk IV, paragraaf IVb zijn de conclusies samengevat naar aanleiding van de interviews, gesprekken en dossierstudie over parkmanagement. Daarin is een directe koppeling gemaakt met de WeB. IIIf. WeB - Aanbevelingen Zoals in de voorgaande paragraaf al is geschreven, kunnen er geen aanbevelingen gedaan worden ten aanzien van de WeB. De WeB is een vereniging en geen adviesorgaan. De WeB heeft geen adviesrelatie met het college van de gemeente Boxtel en daarom kan de onderzoeker geen aanbevelingen doen ten aanzien van deze vereniging. Er worden immers ook geen aanbevelingen gedaan ten aanzien van bijvoorbeeld de kunststichting Boxtel en de heemkundekring, omdat dit ook organen zijn met een privaatrechtelijke grondslag. In hoofdstuk IV, paragraaf IVe worden wel aanbevelingen gedaan ten aanzien van de samenwerking van de WeB en de gemeente in parkmanagement. 18

20 IV. Conclusies en aanbevelingen ten aanzien van overige organen In dit hoofdstuk komen de overige organen die in dit onderzoek zijn onderzocht aan bod. Hieronder worden verstaan: ingestelde organen (al dan niet met een formele grondslag) zoals de WUBBB en de marktcommissie, publiek-private samenwerking zoals parkmanagement, projecten zoals TALK en werkgroepen zoals Werkgroep Lokale Agenda 21 en organen met een privaatrechtelijke grondslag zoals de kunststichting Boxtel. Niet alle overige organen die in het overzicht in bijlage 2 staan worden beschreven, omdat niet alle organen nader zijn onderzocht tijdens interviews en gesprekken. Alleen de organen waarbij opvallendheden zijn ontdekt, worden uitgelicht in dit hoofdstuk. IVa. Conclusies ten aanzien van ingestelde organen (al dan niet met een formele grondslag) Naast de ADO en de dorpsraad zijn er meerdere organen die zijn ingesteld en die naar behoren functioneren. Een aantal conclusies met betrekking tot deze organen wordt beschreven, omdat het bijzonder is om te ontdekken op welke punten de advisering bij deze organen minder soepel verloopt dan gewenst. Daarnaast is het interessant om te zien waarom bepaalde adviesorganen wel functioneren zoals gewenst. De conclusies die in deze paragraaf worden beschreven, zijn niet de conclusies van de onderzoeker, maar betreffen de samenvatting van de conclusies op basis van de interviews, gesprekken en dossierstudie. WUBBB De Werkgroep Uitvoering Bestemmingsplannen Buitengebied Boxtel (WUBBB) functioneert naar behoren. Wel raadt een aantal personen dat geïnterviewd is aan om het functioneren van de WUBBB tegen het licht te houden en een aantal zaken in overweging te nemen. De belangrijkste redenen hiervoor zijn de volgende. - Taken en bevoegdheden zijn niet duidelijk. De WUBBB is zoekende naar wat het adviesorgaan wel en niet moet doen. De verordening moet volgens een geïnterviewde herzien worden, want deze biedt momenteel geen duidelijkheid in de taken en bevoegdheden van de WUBBB. - Volgens een paar geïnterviewden proberen de leden van de WUBBB ondanks de verschillende belangen die er binnen de WUBBB zijn, met een unaniem advies te komen. De geïnterviewden zeggen dat unaniem advies door het college meestal wordt overgenomen. De vraag is of een adviesorgaan altijd met een unaniem advies moet komen, ook als dit frictie binnen de groep oplevert. Volgens een geïnterviewde moet het college zich afvragen of men belangenbehartiging wil volgens het poldermodel. - De WUBBB wil weten wat er met het advies gebeurt en heeft het college gevraagd om met een goede terugkoppeling te komen. Een aantal geïnterviewden zegt dat het college heeft toegezegd hier in de toekomst beter op te letten. - Voorheen was er een portefeuillehouder als voorzitter van het orgaan en nu is er een onafhankelijk voorzitter. Volgens een geïnterviewde nam de portefeuillehouder inhoudelijk deel aan de discussie en kon deze persoon sturen. De onafhankelijk voorzitter doet dit niet. Men verwacht dat dit een positieve verandering is, want er is aldus een geïnterviewde nu minder politieke invloed mogelijk. - Nu zitten er geen specialisten in de WUBBB, maar drie groepen met uiteenlopende belangen. Volgens een geïnterviewde is het meer een belangenclub en een politieke club in plaats van een deskundigenclub. Het gaat om de inhoudelijke taak, dus er moet kritisch gekeken worden naar de samenstelling van de WUBBB. Als er behoefte is aan deskundigheid, dan moet de samenstelling wellicht veranderd worden, aldus een geïnterviewde. - Volgens de geïnterviewden kost de WUBBB relatief veel tijd en geld. Het is daarom belangrijk om telkens na te gaan wat het oplevert en of dat afweegt tegen de kosten die gemaakt worden. 19