werken aan het nieuwe team-jaarplan

Transcriptie

1 2 Waar gaan we voor werken aan het nieuwe team-jaarplan INLEIDING Het is plezierig als het team met elkaar dit jaar gericht samenwerkt aan dezelfde doelen. Hiervoor kun je een teamjaarplan (zie bijlage 1) hanteren. Formuleer hier de aanleiding voor deze dag: Zinsneden kunnen zijn: Tijdens de aanstaande beleidsdag gaan we een team-jaarplan opstellen. Daarbij kijken we naar de ontwikkelingen in ons werk en om ons heen. Op basis daarvan formuleren we de bijzondere doelen die we, naast onze kerntaken, volgend jaar willen realiseren. We gaan ervan uit dat iedereen kennis heeft van het team-jaarplan van vorig jaar en van de kaderbrief die voor de organisatie als geheel is opgesteld. Dagprogramma Ochtend 1. Tevreden over de resultaten? (1 uur) 2. Wat verwachten anderen van ons? (1 ½ uur) Middag 3. Waar zijn we goed in? (1 ½ uur) 4. Wat wil je zelf? (1 uur) 5. Kiezen en delen! (1 uur) Het beoogde resultaat van deze teamdag is: De bedoeling is dat er aan het einde van de dag voldoende materiaal ligt op basis waarvan de teamleider en eventueel enkele teamleden een concept-plan (enkele A-4 tjes) maken. Dat sturen we voor commentaar rond of bespreken we in een regulier teamoverleg. Voor de teamleider is dat het stuk waarmee op instellingsniveau de discussie over plannen, formatie en budgetten voor volgend jaar plaatsvindt. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 1

2 SPELREGELS AFSPREKEN Een teamjaarplan maken, vergt nogal wat. We hebben allemaal uiteenlopende beelden van wat er van het team wordt gevraagd. Ontwikkelingen rondom het team en beleidsplannen van de organisatie kunnen verschillend worden geïnterpreteerd. Het is de kunst vandaag om een goede balans te vinden tussen 'bedoelen we het zelfde' en 'voortgang'. Ook is het van belang om op hoofdlijnen te blijven denken. Dus niet volledig willen zijn, maar je richten als team op dat wat belangrijk is. Je kunt enkele spelregels bedenken om dit te bevorderen. Voorbeelden van zulke spelregels zijn: We vragen door om precies te zijn in wat we bedoelen We corrigeren elkaar, als we verzanden in details Telkens opnieuw even de vraag stellen: 'en wat is hierin belangrijk' 'Zij' -onderwerpen die belangrijk zijn, maar niet nu, parkeren we om op een ander moment goed te kunnen bespreken. Elke deelnemer schrijft twee belangrijke spelregels voor vandaag op. Inventariseer de spelregels plenair, en orden ze vervolgens. Welke spelregels zijn meerdere keren verwoord? Kom tot maximaal drie spelregels voor vandaag. Zet deze duidelijk en zichtbaar voor iedereen op een flip. Nodig iedereen uit om deze spelregels mee te bewaken. Huiswerksuggestie: Werktip: Ter voorbereiding kan vooraf een vragenlijst worden ingevuld door alle teamleden. Het door de teamleider verwerkte resultaat kan dan als startinformatie tijdens deze dag worden ingebracht. In de bijlage tref je zo'n vragenlijst aan. Deel een overzicht van de stappen van vandaag uit en de kernpunten uit het vorig jaarplan. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 2

3 1. Tevreden over de resultaten? (1 uur) We gaan eerst reflecteren op de manier waarop we met eerdere doelen zijn omgegaan. We gaan ervan uit dat in elk geval de deelnemers, maar mogelijk ook niet-deelnemende teamleden, de vragenlijst (zie bijlage) hebben ingevuld. Als ook niet-deelnemers de vragenlijst hebben ingevuld, geeft de teamleider daarvan als aftrap een algemene samenvatting. Bij de diverse onderdelen van dit dagprogramma kan gespecificeerde informatie uit die reacties worden gegeven. In het nu volgende programma werken we via vier bouwstenen, te weten (1) actuele thema's, (2) externe verwachtingen, (3) onze sterkten en zwakten, en (4) de eigen ambities, naar conclusies over de nieuwe thema's voor komend jaar. Stap 1. De context verkennen (10-30 minuten) Inventariseer (of, teamleider, presenteer!) de volgende gegevens: De vastgestelde kernpunten van het beleidsplan (strategisch meerjarenplan of jaarplan van de organisatie als geheel). Selecteer en noteer de punten die nog van betekenis zijn voor het eigen team. Wat zijn de lopende teamprojecten, aanvullend op de vaste reguliere taken, waaraan het team nu aandacht besteed en die ook komend jaar nog een vervolg dienen te krijgen? Noteer de punten die komend jaar nog aandacht vragen. Onze 'beleidsagenda', dus wat we min of meer 'verplicht' zijn om dit en mogelijk volgend jaar te doen, is nu globaal helder. Bepaal ook de ruimte die er nog is om nieuwe klussen op te pakken. Concentreer je op de thema's die voor de toekomst van het team van belang zijn. Dat zijn meestal andere punten dan de 'doordeweekse ' irritatiepunten'. Het advies is: eerst lopende zaken afwerken, dan aanvullen met nieuwe klussen. Maar soms kun je niet om nieuwe thema's heen en moet er 'een tandje bij'. Onze agenda nu: (invulschema) JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 3

4 Stap 2. Reflectie op vorig jaar (30 minuten) Houdt een rondje waarin ieder teamlid een minuut of 10 de tijd krijgt om zijn/haar evaluatie van afgelopen jaar te geven. Hulpvragen daarbij zijn: Hoe ben ik afgelopen jaar 'gevaren'? Hoe kijk ik er op terug? Welke punten wil ik speciaal noemen? Ben ik tevreden over de resultaten die we met het jaarplan van vorig jaar geboekt hebben? Wat dienen we dit jaar beter/anders te doen om als team te groeien? Inventariseer de terugblik van afgelopen jaar in het volgende schema. MIJN 'GEVOEL' OVER AFGELOPEN JAAR DE BELANGRIJKSTE THEMA'S VAN AFGELOPEN JAAR WAAR IK TEVREDEN OVER BEN WAT KOMEND JAAR ANDERS MOET Werktip voor de gespreksleider: Noteer de thema's waarover men tevreden is op een flip-over vel en wat anders moet op een ander vel. Kruis thema's die meer keren genoemd zijn aan en vat aan het einde de informatie kort samen. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 4

5 Maak zelf en vervolgens samen een samenvatting van de conclusies in onderstaand schema (en op een flipover). De conclusies van het team over afgelopen jaar zijn, samengevat: De belangrijkste verbeterpunten zijn: Werktip: Is er na deze ronde aanleiding om het succes te vieren? Doe dat dan. Houdt een break en bedenk iets leuks. Noteer op een flip-over de verbeterpunten die zijn genoemd. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 5

6 2. Wat verwachten anderen van ons? (1 ½ uur) Vul de belangrijkste verwachtingen in onderstaand 'krachtenveld' in. Suggestie: teken het lege schema op een dubbel flip-overvel in en vul het samen in. WAT MOETEN WIJ MEER/MINDER DOEN, ALS WE LUISTEREN NAAR: 1 2 E x t e r n e Cliënten ons team I n t e r n RvB B Collega's Werktip: Probeer bij het invullen van dit schema niet volledig te zijn, maar vooral de meest essentiële punten te benoemen. 3 p a r t n e r s Financiers & Overheid Toelichting: Als jullie dit krachtenveld overzien, bespreek dan samen welke verwachting de meeste impact op jullie werk zal hebben. Waar ligt jullie kracht, waar liggen bedreigingen en waar de uitdagingen? Rond deze discussie met enkele conclusies af. Die mogen in algemene bewoordingen (dus nog geen concrete 'doelformuleringen') gesteld zijn. Voor het opstellen van teamjaarplan is het van belang om van 'buiten naar binnen te denken'. Het team werkt binnen een krachtenveld, waarin 'externen' iets willen van het team. Je legt dus in wezen je oor te luisteren bij de ander. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 6

7 Anderen willen dat we in elk geval JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 7

8 3. Waar zijn we goed in? (1 ½ uur) Wat heeft het team nodig om beter te functioneren? STAP 1. Maak aan de hand van onderstaande vragenlijst een quickscan van het teamfunctioneren en selecteer daaruit de belangrijkste verbeterpunten. Scoor met 1 (nauwelijks van toepassing) tot 10 (volledig van toepassing). 1.Cliëntgericht handelen score We spelen alert in op veranderende behoeften van cliënten 1.2 We monitoren en halen de opgelegde productietaak 1.3 We beheersen de uitvoering van het primaire proces 1.4 Het team kenmerkt zich door een cliëntgerichte attitude 1.5 Medezeggenschap van cliënten is helder geregeld en 'leeft' 2.Teamvitaliteit 2.1 We werken als eenheid, zonder 'gesloten' te zijn 2.2 We geven elkaar open en eerlijk feedback en reflecteren op onszelf 2.3 We hanteren een goede balans tussen productiviteit en klantgerichtheid 2.4 We werken bewust aan professionalisering van onze vakuitoefening 2.5 We staan open voor kritiek en veranderingen van buitenaf 3. Huis op orde 3.1 We hebben de interne teamtaken goed geregeld en geborgd 3.2 Het teamoverleg en de besluitvorming zijn effectief 3.3 De rolverwachtingen tussen teamleden en teamleider zijn helder 3.4 De belangrijkste kernprocessen zijn goed beschreven en geborgd 3.5 Het samenspel met ondersteunende diensten hebben we goed geregeld 4.Vernieuwingskracht 4.1 Het team sluit goed aan op veranderingen in de omgeving (beleid, markt, partners) 4.2 De jaarplansystematiek (opstellen/uitvoeren/checken/bijsturen) is goed verankerd 4.3 Nieuwe projecten of teamdoelen worden effectief uitgevoerd 4.4 We zijn alert op vernieuwingen in ons vak en best practices in het werk 4.5 Dit team heeft een 'het kan altijd beter'-cultuur Samenvatting (individueel): Wat zijn volgens mij de belangrijkste krachten van het team? Wat zijn volgens mij de belangrijkste zwakten van het team? JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 8

9 STAP 2. Totaliseer de resultaten voor het team als geheel op een flipover Onderwerp Teamleden Totaal Cliëntgericht handelen Teamvitaliteit Huis op orde Vernieuwingskracht Bespreek het resultaat samen en trek enkele conclusies over de competenties van het team. Waar het team (ook) komend jaar gebruik van moet maken, is (kracht): Waar het team zich komend jaar in dient te verbeteren, is: JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 9

10 4. Wat wil jij zelf? (1 uur) Beleid kiezen is altijd een combinatie van ratio (werken met geobjectiveerde informatie over de externe kansen, bedreigingen, over interne sterkten en zwakten), van politiek (het krachtenveld kennen en daarop slim inspelen) en van persoonlijke intuïtie en ambitie (waardoor word ik zelf gemotiveerd). Vandaag passen we ook die derde techniek toe. Noteer voor jezelf welke doelen die, naast de reguliere teamtaken, naar jouw gevoel in het team-jaarplan opgenomen dienen te worden. Die hoeven niet aan te sluiten op de conclusies die tot nu toe getrokken zijn. Wat zou je op deze vraag geantwoord hebben als die gisteren gesteld was? Waar gaat jouw belangstelling en energie naar uit? Noteer enkel die doelen waarin je zin hebt zelf te investeren. Mijn voorkeursthema's voor het jaarplan zijn: JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 10

11 5. Kiezen en delen! (1 uur) EERST KIEZEN Er is voldoende informatie verzameld. Het is nu een kwestie van kiezen. Omdat allerlei argumenten al gewisseld zijn, is het voorstel om dat via een stemprocedure te doen. Inventariseer de voorgestelde teamdoelen en zet deze in onderstaande lijst. Ieder vult vervolgens het schema verder in; dus scoort per item op belangrijkheid, urgentie en succeskans. Scoor per kolom met 5 (veel) tot 1 (weinig). Bepaal jouw individuele prioriteiten (rekenkundig, dus gewoon tellen). Onderwerp Belangrijkheid (5-1) Urgentie (5-1) Succeskans (5-1) Score B+U+S Prioritering Werktip: Vervolgens worden deze drie keuzen op teamniveau geïnventariseerd; ieders eerste prioriteit krijgt 3 punten, de tweede prioriteit 2 punten en de derde prioriteit 1 punt. Uit die inventarisatie komt een teamprioritering. Stel vervolgens samen vast aan welke prioriteiten het team komen jaar gaat werken. Kies er liever drie dan vijf of meer. Geef dus aan wat 'boven de streep' komt (gaan we mee aan de slag en monitoren we samen) en wat 'onder de streep' (voorlopig niet intensief mee aan de slag). Vele mensen hebben vele wensen. Wees uitdrukkelijk in het kiezen. Als er teveel van alles wat van uitkomt, pak dan de krachtenveld analyse er nog even bij. Wat zou je vooral moeten formuleren als actie in het plan gezien de uitkomsten van de krachtenveld analyses. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 11

12 DAN DELEN Als er nog tijd over is, kunnen de gekozen onderwerpen verder uitgewerkt en toebedeeld worden. Daarvoor kan het schema op de volgende pagina gehanteerd worden. Maar als het team de thema's gekozen heeft, kan het ook raadzaam zijn om eerst de discussie over jaarplan, formatie en budgetten binnen de organisatie als geheel af te wachten en die uitwerking pas te maken als duidelijk is in welke richting de besluitvorming gaat. Voordat de taken verdeeld worden, dienen ze helder omschreven te worden. Hiervoor kunnen de onderstaande 'SMART'-criteria gebruikt worden. Vul per doelstelling dit schema in (verschillende subteams nemen elk een doelstelling onderhanden). Eerste conceptformulering van het doel: SMART-check +/+-/- Verbetering Specifiek Doel precies geformuleerd? Heldere resultaatvoorstelling? Waar, wanneer, wie? Meetbaar Evaluatiecriteria bekend? Tijd, hoeveelheid (cijfer of percentage) aangegeven? Acceptabel Past bij organisatiestrategie? Voldoende draagvlak? Uitvoerders goed toegerust? Realiseerbaar Is dit haalbaar? Hoort dit bij de eigen taak? Zijn faciliteiten aanwezig? Tijdgebonden Is de startdatum bekend? Is de afrondingsdatum bekend? Is terugkoppeling afgesproken? Geherformuleerde doelstelling: JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 12

13 De werkverdeling en planning is een taak die later volgt. Vraag desgewenst een format aan voor het opstellen van een helder projectomschrijving Tot slot vatten we de resultaten samen in het volgende schema: FORMULERING DOEL DE TREFWOORDEN VAN DIT DOEL ALS HET KLAAR IS BLIJKT DAT UIT ZO GAAN WE HET DOEN JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 13

14 Afsluiten: hoe voelt dat? Als de teamleider en/of het team in staat is om een korte samenvatting te geven aan de hand van het format in bijlage 2, mag je al van een geslaagde beleidsdag spreken. Of het echt succesvol wordt, hangt af hoe het team er na deze dag mee aan de slag gaat. En dat is weer sterk afhankelijk van hoe individuele teamleden deze dag ervaren hebben en wat hun beeld van de toekomst is. Sta als afsluiting kort stil bij ieders beeld over het werkproces en het resultaat van vandaag. Ben je daar tevreden mee? Geeft dat voldoende vertrouwen? Heb je zin in de volgende stap? Mijn waardering voor het resultaat van vandaag Mijn waardering voor het werkklimaat De teamleider kan afronden met zijn/haar reflectie en met een korte vooruitblik naar de volgende stappen; zowel binnen het team als in het kader van de beleidscyclus op organisatieniveau. In bijlage 2 is een format opgenomen waarin gedurende de dag de hoofdpunten kunnen worden vastgelegd en de opbrengst geordend wordt. De teamleider heeft input om het teamplan uit te werken. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 14

15 BIJLAGE 1 EVALUATIE JAARPLAN - INVENTARISATIE DOOR MEDEWERKERS - VRAGENLIJST De beleidscyclus start met een bijdrage vanuit de teams. Medewerkers wordt gevraagd daaraan een bijdrage te leveren door onderstaande vragen te beantwoorden. Die informatie wordt ingebracht in een beleidsconferentie. Op basis van die beleidsconferentie wordt het conceptplan opgesteld. Daarna volgt de discussie over budget en formatie en wordt het plan door bestuur/directie vastgesteld en gaat het team met de uitvoering aan de slag. Deze vragenlijst kan doorgaans in ongeveer een half uur ingevuld worden. Het gaat enerzijds om een korte terugblik en anderzijds om een blik wat verder vooruit. WAT WAREN DE BELANGRIJKSTE SPEERPUNTEN VAN UW TEAM IN HET AFGELOPEN JAAR? Wat stond centraal in het vorig jaarplan? Welke onderwerpen hebben de agenda van het team overheerst? Welke onderwerpen hebben het meeste indruk gemaakt? JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 15

16 WELKE RESULTATEN HEEFT HET TEAM GEBOEKT? Waar bent u tevreden over en waarom? Wat is echt geslaagd? Waar denkt dat klanten (cliënten, verwijzers, financier) het meest tevreden over zijn? JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 16

17 WELKE ONDERWERPEN HEEFT HET TEAM NIET GOED BEHANDELD? Wat ging niet goed? Waarom niet? Wat had u achteraf graag anders gedaan? Waarom? Wat zijn de leerpunten voor volgend jaar? JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 17

18 WELKE BELANGRIJKE VERANDERINGEN VALLEN JE IN HET WERK OP? Welke ontwikkelingen in de samenleving denkt u dat voor het werk belangrijk worden? Welke ontwikkelingen in de regio krijgen steeds meer betekenis? Zijn er verschuivingen in de vraag van klanten of zijn er verschuivingen van doelgroep? JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 18

19 AAN WELKE ONDERWERPEN DIENT NAAR UW MENING DE KOMENDE JAREN MEER AANDACHT TE WORDEN BESTEED? Welke twee onderwerpen zijn strategisch het belangrijkst? Met welke onderwerpen zou u het liefst aan de slag gaan? Welke tekorten hinderen het team het meest? Wat zouden cliënten op deze vraag antwoorden? JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 19

20 WELKE BOODSCHAP WILT U UW DIRECTIE MEEGEVEN VOOR DE BELEIDSCONFERENTIE? Wat mag hij/zij niet vergeten? Waaraan dienen andere onderdelen van de organisatie te denken bij het maken van plannen? Aan welke randvoorwaarden moet in elk geval voldaan worden om het verhaal goed uit te voeren? Bedankt voor het invullen! JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 20

21 BIJLAGE 2 SAMENVATTENDE HULPBLADEN Onze belangrijkste aandachtspunten (vastgelegd in het jaarplan) waren: De resultaten die we geboekt hebben, zijn: Onderwerpen die we niet goed behandeld hebben, zijn: JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 21

22 Wat ons als belangrijke ontwikkelingen/veranderingen opvallen: Onderwerpen waaraan komend jaar extra aandacht aan zou dienen te besteden, met betrekking tot: zorg-en dienstverlening (het cliëntperspectief) interne organisatie (intern perspectief) innovatie en ontwikkeling (innovatief perspectief) productie en inkomsten (financieel perspectief) JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 22

23 De belangrijkste boodschap die de leidinggevende meeneemt naar de beleidsdiscussie op organisatieniveau is: Deze informatie is door DamhuisElshoutVerschure ontwikkeld en beschikbaar gesteld voor eigen gebruik. Het is niet toegestaan (delen van) dit materiaal zonder bronvermelding te reproduceren voor en door derden. JUBILEUMPORTAL DAMHUISELSHOUTVERSCHURE PAGINA 23