Vrijwilligersbeleid 1

Transcriptie

1 Vrijwilligersbeleid 1

2 Inleiding Welzijn Ermelo bestaat sinds 1 januari 2015 en is ontstaan uit de samenvoeging van Stichting Pinel, Stichting Welzijn Ouderen Ermelo en het maatschappelijk werk Ermelo van Stimenz. Welzijn Ermelo is daarmee een brede welzijnsorganisatie die op veel terreinen actief is. Bij Welzijn Ermelo werken 18 beroepskrachten en een groot aantal vrijwillige medewerkers: er zijn rond de 300 vrijwilligers actief verbonden aan Welzijn Ermelo. De vrijwilligers werken samen met inwoners aan de bevordering van de sociale samenhang in Ermelo en bieden ondersteuning aan mensen die dat nodig hebben. Dit brengt een grote verscheidenheid aan vrijwilligers, taken en afspraken met zich mee. Het is daarom nodig om het vrijwilligersbeleid te herzien en te komen tot een uniform beleid waarbinnen alle vrijwilligers tot hun recht komen. Kern van ons vrijwilligersbeleid: Uitgangspunten en doelen vrijwilligersbeleid Welzijn Ermelo Visie op vrijwilligers(werk) Vrijwilligerswerk is van fundamenteel belang voor de organisatie omdat zonder de inzet van de vele vrijwilligers activiteiten en diensten niet kunnen worden uitgevoerd. Er wordt steeds meer beroep gedaan op informele ondersteuning, waarbij veel hulpvragen ook complexer worden. Een vitale samenleving vraagt om een vrijwilligersbeleid dat inspeelt op deze ontwikkeling. Het is daarom van belang om de positie van vrijwilligers binnen Welzijn Ermelo duidelijk te hebben en de vrijwilligers goed te ondersteunen in hun werk. Het vastleggen van het vrijwilligersbeleid van Welzijn Ermelo is gericht op een zo optimaal mogelijke dienstverlening en vormt daarmee een belangrijk onderdeel van het kwaliteitsbeleid van de organisatie. Wij vinden dat iedereen de gelegenheid moet hebben om betrokken te zijn bij vrijwilligerswerk op een manier die bij hem/haar past. Dat geldt voor iemand met een volle agenda die incidenteel inzetbaar is, als ook voor iemand die vanwege een beperking alleen vanuit eigen huis of met begeleiding kan bijdragen. Als mensen hun vrijwilligerswerk met plezier doen, is de kans groot dat ze actief blijven en ook naar hun omgeving uitstralen dat vrijwilligerswerk de moeite waard is. Het is onze uitdaging om maatwerk in vrijwilligerswerk te leveren. Vrijwilligerswerk is een middel om mensen aan te zetten tot participatie. Het kan een eerste stap tot participatie zijn om in een positieve, lerende en motiverende omgeving een zinvolle daginvulling te hebben. Welzijn Ermelo richt zich als organisatie op de hele bevolking van Ermelo; zowel op gezonde en zelfredzame mensen als op mensen die meer kwetsbaar zijn. Wij vinden het belangrijk dat mensen met een arbeidshandicap een kans krijgen om zich in te zetten en te leren van het vrijwilligerswerk binnen onze stichting; het vrijwilligerswerk bevordert de participatie. Missie en visie van de organisatie Visie : Iedereen doet mee Welzijn Ermelo inspireert en ondersteunt inwoners van Ermelo in het zelf regie voeren over het eigen leven. Hierdoor draagt zij bij aan de vitaliteit van de samenleving, die plaats biedt aan iedereen en waarin iedereen kan meedoen. (nog vast te stellen) Missie : We doen het samen, voor elkaar Welzijn Ermelo ziet het als haar taak de krachten in de Samenleving zo te bundelen en te benutten dat deze optimaal worden ingezet voor wie een steun in de rug nodig heeft. 2

3 Samen werken aan een sterke samenleving, waarin mensen zich met elkaar verbonden voelen en waarin zij tot hun recht komen. (nog vast te stellen) Vrijwilligerswerk binnen Welzijn Ermelo Het vrijwilligerswerk binnen Welzijn Ermelo is het werk dat mensen vrijwillig verrichten ter ondersteuning van de diensten, projecten en doelen van Welzijn Ermelo. Het werk wordt onbetaald onverplicht, maar niet vrijblijvend verricht, maar wel in enig georganiseerd verband. Vrijwilligers vullen beroepskrachten aan, maar kunnen deze niet vervangen. Onverplicht betekent dat de vrijwilliger er in vrijheid voor kiest om bepaalde werkzaamheden op zich te nemen. Dit betekent niet dat er sprake is van vrijblijvendheid. De keuze voor vrijwilligerswerk brengt verplichtingen met zich mee. Uitgangspunten vrijwilligerswerk: 1. Vrijwilligerswerk is weliswaar vrijwillig, maar niet vrijblijvend Vrijwilligers verrichten hun werkzaamheden binnen vastgestelde kaders. Aan gemaakte afspraken kunnen zowel de organisatie als de vrijwilliger worden gehouden 2. De taken moeten aansluiten bij de capaciteiten en interesses van de vrijwilliger 3. Het is van belang de kaders van het vrijwilligerswerk te benoemen, zowel in uren als in verantwoordelijkheden 4. De vrijwilliger is weliswaar verantwoordelijk voor eigen handelen, maar de eindverantwoordelijkheid blijft bij de organisatie. *Kaders. Bij de kaders van het vrijwilligersbeleid wordt uitgegaan van de missie en visie van Welzijn Ermelo, de beleidsdoelstellingen zoals verwoord in het werkplan van de organisatie, het vrijwilligersbeleid Stichting Welzijn Ermelo en de wettelijke kaders. Diversiteit. Vrijwilligerswerk binnen Welzijn Ermelo is heel divers; zowel in leeftijdscategorieën als in werksoorten: Bij werksoorten in het vrijwilligerswerk kan het gaan om activiteiten en om diensten. Het kan variëren van het draaien van een bardienst, het coördineren van een eigen vrijwilligersteam, het organiseren van een beursvloer tot het bezorgen van maaltijden aan huis. Ook het begeleiden van cliënten met hun thuisadministratie/schuldhulpverlening betreft vrijwilligerswerk. Het vrijwilligerswerk binnen Welzijn Ermelo betreft verschillende doelgroepen en verschillende soorten taken. Men werkt bijvoorbeeld met kinderen, ouderen, jongeren, chronisch zieken of actieve burgers en de taken kunnen zijn op het gebied van facilitair, organisatorisch, dienstverlening of hulpverlening. Daarnaast zijn er ook verschillende verbanden waarbinnen vrijwilligerswerk wordt verricht. Zo kan iemand langdurig verbonden zijn aan een dienst of project van Welzijn Ermelo, maar iemand kan ook voor 1 keer ingezet worden of zo nu en dan. Naast het vrijwilligerswerk zijn ook de vrijwilligers binnen Welzijn Ermelo zeer divers. Denk bijvoorbeeld aan maatschappelijke stagiaires, 65 plussers, ondernemers, mensen die rehabiliteren en re-integreren naar werk, mensen met een arbeidshandicap, betaald werkende en niet betaald werkende mensen, jongeren, etc. Het zijn mensen die zich met verschillende doelen en motieven inzetten voor hun taak. Doelen die mensen hebben zijn zich zinvol inzetten voor een ander, een zinvol tijdverdrijf, andere mensen ontmoeten, iets willen leren of juist kennis willen delen, maar het kan ook zijn dat iemand het moet doen, van school of van een begeleider. Binnen Welzijn Ermelo zijn de meeste vrijwilligers langdurend actief, vaak vele jaren. De vrijwilliger van Welzijn Ermelo 3

4 Een vrijwilliger is diegene die zich binnen Welzijn Ermelo inzet voor een bepaald doel of een bepaalde taak zonder betaling voor het werk. Iemand is vrijwilliger van Welzijn Ermelo als de taak, waar hij of zij voor werkt, valt onder de taken en diensten die tot de opdracht van Welzijn Ermelo behoren. Iemand is vrijwilliger van Welzijn Ermelo als hij of zij als zodanig is ingeschreven bij Welzijn Ermelo of in opdracht van een beroepskracht van Welzijn Ermelo vrijwillig taken verricht. We onderscheiden de volgende categorieën vrijwilligers: 1. Structurele vrijwilligers: Een structurele vrijwilliger is die vrijwilliger die zich voor langere termijn vastlegt voor het uitvoeren van bepaalde taken binnen een project/dienst van Welzijn Ermelo. Zij ondersteunen Welzijn Ermelo structureel bij het uitvoeren van het werk. Zij gaan een verbintenis aan met Welzijn Ermelo. De taken die de vrijwilliger verricht worden bij het kennismakingsgesprek duidelijk met elkaar afgesproken en vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst. 2. Zelfstandige, ongebonden vrijwilligers: Een incidentele vrijwilliger is iemand die niet structureel, maar vraaggericht benaderd wordt ter ondersteuning van een activiteit. Denk aan iemand die adviseert, een webpagina bouwt, een tekst schrijft, foto's maakt, een ouder die mee gaat op een uitje. Deze vrijwilliger wordt niet bij Welzijn Ermelo ingeschreven, maar geregistreerd bij de begeleidende beroepskracht. Deze vrijwilliger wordt zo nodig direct gewaardeerd voor zijn of haar inzet door de betreffende beroepskracht. 3. Projectvrijwilligers: Vrijwilligers die zich verbinden aan een project met een duidelijke begin en einddatum, zoals: Beursvloer, NLDoet, lange ontbijttafel, etc. Er wordt van uitgegaan dat vrijwilligers zich inzetten voor de duur van het project en alleen betrokkenheid voelen bij het project, de verbinding met Welzijn Ermelo is er niet of is minder van belang. Projectvrijwilligers worden ingeschreven bij het project en afhankelijk van het karakter van het project worden zij wel of niet in de administratie van de organisatie opgenomen. Wat vraagt de organisatie van haar vrijwilligers? Het zich conformeren aan de doelstelling van Stichting Welzijn Ermelo en de organisatie als zodanig Het uitvoeren van de afgesproken taken Het tijdig melden in geval van verhindering Een Verklaring Omtrent Gedrag ( VOG ) Het melden van incidenten met medewerkers en/of bezoekers Onthouding van mededelingen aan derden omtrent privacygevoelige informatie, zowel over de organisatie als over aan de organisatie gelieerde personen Zorgvuldige omgang met de goederen die aan zijn/haar zorg zijn toevertrouwd. Wat biedt de organisatie de vrijwilliger Inzet bij werkzaamheden passend bij interesses en kwaliteiten van de vrijwilliger Een vrijwilligersovereenkomst * waarin wederzijds verwachtingen en afspraken zijn vastgelegd Een plezierige en inspirerende werkomgeving Introductie waarin uitleg wordt gegeven over de organisatie, de doelstelling en de taken Inwerken & begeleiding. Er wordt informatie verstrekt en begeleiding geboden die nodig is om de taken goed te kunnen uitvoeren Opname in de collectieve ongevallen- en WA-verzekering Vergoedingsregelingen voor noodzakelijk voor het vrijwilligerswerk gemaakte kosten 4

5 Zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens Blijken van waardering in diverse vormen Vertegenwoordiging van vrijwilligers binnen de organisatie middels een VrijwilligersVerTegenwoordiging; VVT. De VVT behartigt de belangen van alle vrijwilligers en kan de organisatie gevraagd en ongevraagd adviseren over alle zaken die vrijwilligers aangaan Scholing/ deskundigheidsbevordering Het geven van referenties / een referentiebrief als daarom gevraagd wordt * vrijwilligersovereenkomst. Deze wordt ingevoerd voor nieuwe vrijwilligers die vanaf de datum van vaststelling van dit vrijwilligersbeleid bij de organisatie worden ingeschreven. Voor de al actieve vrijwilligers wordt de overeenkomst facultatief aangeboden. Scholing Om het werk als vrijwilliger goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat vrijwilligers over de juiste kennis beschikken. Een goed gevulde rugzak geeft de mogelijkheden om adequaat met het werk om te gaan. Daarnaast vereist het vrijwilligerswerk soms ook bepaalde certificaten of scholing. Afhankelijk van het project/dienst is er: Verplichte scholing, deze wordt te allen tijde bekostigd door Welzijn Ermelo: verplichte scholing is scholing die de vrijwilliger nodig heeft om het werk te kunnen verrichten op de door de organisatie vastgestelde wijze. Scholing ter aanvulling van de deskundigheid: Scholing die door de organisatie wordt aangeboden en tot doel heeft de vrijwilliger te ondersteunen bij de taken. Het kan hierbij gaan om het vergroten van bepaalde specifieke kennis, behorende bij de werksoort waarvoor men ingezet wordt of om het bevorderen van inzicht in bepaald gedrag en omgangskunde met bepaalde doelgroepen. De beroepskracht draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de deskundigheidsbevordering van de betrokken vrijwilligers. Daar waar mogelijk wordt scholing van vrijwilligers samen met andere projecten/diensten geclusterd. Waardering Veel activiteiten zouden zonder de inzet van vrijwilligers niet plaats vinden. Deze inzet is dus zeer belangrijk en moet gewaardeerd worden. Waardering door de doelgroep waarvoor men werkt: Deze waardering wordt meestal rechtstreeks geuit door de doelgroep aan de vrijwilliger. Wanneer de organisatie een uiting van waardering ontvangt is het van belang dat deze uitingen worden doorgegeven aan de betreffende vrijwilligers. Waardering door de betrokken beroepskracht: Waardering door de beroepskracht is een persoonlijke waardering voor de inzet bij de activiteit. Waardering uit zich voor een belangrijk deel in persoonlijke aandacht, door het geven van complimenten, aanmoediging en laten blijken van het op prijs stellen van iemands aanwezigheid en inzet. Deze vorm van waardering hoort in de grondhouding van de beroepskrachten thuis, hiervoor zal aandacht zijn in de functieomschrijving van alle beroepskrachten. Waardering door Welzijn Ermelo: Een waardering voor de inzet en betrokkenheid door Welzijn Ermelo is een blijk van erkenning voor de vrijwilligers van bestuur en directie. Naast de communicatie en inspraak geeft Welzijn Ermelo hier blijk van door een jaarlijkse bijeenkomst voor haar vrijwilligers te organiseren en een klein gebaar in de decembermaand. Organisatorische positie 5

6 Het vrijwilligersbeleid wordt vastgesteld door directie en bestuur. Elke vrijwilliger is verbonden met een beroepskracht van de organisatie die geldt als aanspreekpunt voor de vrijwilliger. Afspraken worden vastgelegd in een door beide partijen getekende vrijwilligersovereenkomst. Verantwoordelijke beroepskracht De beroepskracht is verantwoordelijk voor de werving en de begeleiding van de vrijwilligers. Iedere vrijwilliger heeft een beroepskracht als begeleider. Dit is het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilliger en de verantwoordelijke persoon voor de begeleiding, waardering, scholing betreffende de vrijwilliger. De beroepskracht is ook verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken en afbakenen van eventuele risico's voor de vrijwilliger. De vorm van de begeleiding is afhankelijk van de behoefte van de vrijwilliger, het soort werk en de frequentie van het werk. De beroepskracht zorgt ervoor dat er contact is en dat hij of zij weet wie de vrijwilliger is en wat de vrijwilliger nodig heeft. De beroepskrachten hebben de volgende taken: werven, selecteren en aannemen van vrijwilligers; begeleiding, ondersteuning en scholing van vrijwilligers; bewaking van kwaliteit en resultaat van het vrijwilligerswerk; coördinatie van het werk dat vrijwilligers uitvoeren; het up-to-date houden van de vrijwilligersadministratie, in samenwerking met het secretariaat; zorg dragen voor randvoorwaarden zodat vrijwilligers gemotiveerd en effectief kunnen werken; het verstrekken van informatie op maat: actief, tijdig, volledig, geselecteerd en toegankelijk; bemiddelen bij conflicten inzake vrijwilligers. De beroepskrachten zorgen voor de individuele waardering en ondersteuning. De directeur is verantwoordelijk voor de overstijgende taken, elke zijn: verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid; overleg en afspraken maken met de adviesraad van de vrijwilligers; de VrijwilligersVerTegenwoordiging ; beheer van het stichtings-vrijwilligersbudget; contactpersoon extern betreffende vrijwilligersbeleid; bewaken van de uitvoering van activiteiten voor vrijwilligers, waardering vanuit Welzijn Ermelo; communicatie over Welzijn Ermelo verzorgen naar de vrijwilligers; bemiddelen bij conflicten inzake vrijwilligers op verzoek van de beroepskracht. Kwalitatief vrijwilligerswerk Kennismaking De eerste kennismaking met de vrijwilliger vindt zoveel mogelijk plaats met de beroepskracht van het betreffende interessegebied van de vrijwilliger. Bij de kennismaking worden de interesses en ambities van de vrijwilliger besproken en worden de mogelijkheden van de organisatie uitgelegd. Er wordt kritisch bekeken welke plek het beste bij de vrijwilliger past. Eventueel wordt de vrijwilliger doorverwezen naar een ander project of dienst als dat een betere match lijkt. Als leidraad voor de kennismaking kan een interesseformulier/ intake-formulier worden gebruikt. Deze kan per werkveld worden bepaald/ ontwikkeld. 6

7 Jaarlijkse informatieve bijeenkomst Jaarlijks wordt er een bijeenkomst voor de vrijwilligers georganiseerd. Het doel van de bijeenkomst is tweeledig; bedoeld om ontwikkelingen die de organisatie aangaan met elkaar te delen en daarnaast als ontmoetingsmoment. Voor de nieuwe vrijwilligers is dit een goede gelegenheid om wat nader kennis te maken met andere vrijwilligers, ook met degenen die zich inzetten op andere gebieden. Regelingen en wettelijke bepalingen. Om veiligheid en goede werkomstandigheden voor vrijwilligers te garanderen is een aantal zaken vastgelegd. Hetzij vanuit de wet, hetzij vanuit Welzijn Ermelo. Vrijwilligersregistratie Alle vrijwilligers, die zich structureel inzetten, worden geregistreerd in de administratie van Welzijn Ermelo. In het vrijwilligersregistratieformulier staat wie de contactpersoon is, en welke werkzaamheden er worden verricht. Ingeschreven vrijwilligers worden opgenomen in de administratie van het project en in de administratie van Welzijn Ermelo. Vrijwilligersovereenkomst Vrijwilligers ontvangen een vrijwilligersovereenkomst, hierin kunnen eventuele specifieke afspraken van een project/dienst worden vastgelegd. In de vrijwilligersovereenkomst zijn de rechten en plichten opgenomen, zoals deze in het Vrijwilligersbeleid WE zijn vastgesteld. Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger heeft een geheimhoudingsplicht betreffende gevoelige informatie van de organisatie en betreffende persoonlijke informatie van deelnemers van de projecten en diensten. Deze geheimhoudingsplicht blijft van kracht na beëindiging van het vrijwilligerswerk. Omgang met deelnemers en cliënten Welzijn Ermelo vindt het belangrijk om risico's voor deelnemers en cliënten in de omgang met vrijwilligers zoveel mogelijk te beperken. Maar ook de risico's die vrijwilligers lopen in de omgang met deelnemers en cliënten vinden wij van belang. Daarom bieden we aan groepen vrijwilligers die in kwetsbare situaties komen, een training aan die gericht is op het omgaan met ongewenst gedrag. Daarnaast vinden we het belangrijk om bij het nemen van maatregelen niet de flexibiliteit en het werkplezier uit het oog te verliezen. Om risico's te beperken hanteren we een gedragscode (nog vast te stellen in het kwaliteitsbeleid) en vragen wij een VOG (verklaring omtrent gedrag). Beide gelden voor zowel de beroepskrachten als de vrijwilligers. De organisatie verlangt van haar vrijwilligers een Verklaring Omtrent Gedrag ( VOG ). Dit recent vastgesteld beleid, zal gefaseerd worden ingevoerd, op basis van een urgentielijst. Met name aan vrijwilligers die ingezet worden buiten het toezicht van de organisatie wordt een VOG gevraagd. Van vrijwilligers die zich in kwetsbare situaties begeven, zal als eerste een VOG worden gevraagd. Welzijn Ermelo vergoedt de gemaakte kosten voor de aanvraag van de VOG van de vrijwilliger. Uitzonderingen: er zijn situaties denkbaar waarin een VOG niet kan worden afgegeven. Het is aan de organisatie om in incidentele situaties daar flexibel mee om te gaan, bijvoorbeeld door het maken van afspraken die zowel bescherming bieden aan de vrijwilliger als aan het uit te voeren vrijwilligerswerk. De beroepskracht dient deze afspraken vast te leggen. 7

8 Vrijwilligersvertegenwoordiging : VVT Welzijn Ermelo is in de bedrijfsvoering sterk afhankelijk van de inzet van vrijwillige medewerkers en wil met het instellen van een VrijwilligersVerTegenwoordiging (VVT) hieraan inhoud geven. De VVT bestaat uit minimaal drie leden en maximaal 5 leden. Bevoegdheden en faciliteiten van de VVT A De VVT wordt door de directie van WE in de gelegenheid gesteld advies uit te brengen over elk door hem voorgenomen besluit over de onderwerpen wat betrekking heeft op alle vrijwillige medewerkers van WE B Bij de aanvang van elke zittingsperiode van de VVT worden tussen de directie van WE en de VVT afspraken gemaakt over de voorzieningen, vergaderfaciliteiten en scholingsfaciliteiten waarover de leden van de VVT jaarlijks kunnen beschikken C De VVT kan alle aangelegenheden die de vrijwillige medewerkers van WE betreffen, maar geen individuele gevallen, bij de directie aan de orde stellen waarvan zij overleg met de directie van WE wenselijk acht. D Voor de leden van de VVT geldt dat zij geheimhoudingsplicht hebben aangaande informatie die zij als vertrouwelijk hebben ontvangen. De geheimhoudingsplicht blijft van kracht na beëindiging van het lidmaatschap van de VVT. De leden van de VVT gebruiken de informatie niet voor andere doeleinden dan de uitvoering van hun taken of werkzaamheden. Vertrouwenspersoon/klachtenregeling Indien de vrijwilliger gevoelens van onvrede of ongenoegen heeft moet hij /zij deze kwijt kunnen. Hij/zij moet een klacht kunnen indienen bij de organisatie. Bij klachten over werksituaties, ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en dergelijken dient de vrijwilliger zich te wenden tot de beroepskracht. Mocht dit niet mogelijk zijn dan kan de vrijwilliger zich tot de directeur wenden. Er kan ook een klacht worden ingediend volgens de klachtenprocedure, welke te vinden is op de website van Welzijn Ermelo. Registratie persoonlijke gegevens/privacy De administratie van de persoonsgegevens van de vrijwilligers wordt digitaal en/of in een gesloten kast bewaard op het secretariaat. Betreffende beroepskrachten en het bedrijfsbureau hebben toegang tot deze documenten. Zij hebben geheimhoudingsplicht over de inhoud van de documenten. Daarnaast hanteren beroepskrachten en (vrijwillige) coördinatoren contactlijsten van de vrijwilligers die onder hun verantwoording vallen. Welzijn Ermelo zal onder geen beding zonder toestemming van de vrijwilliger gegevens aan derden verstrekken. In overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) heeft Welzijn Ermelo haar verwerkingen van persoonsgegevens aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens, gevestigd te Den Haag. Deze meldingen zijn openbaar en kunnen bekeken worden op het internet op Identificatieplicht Welzijn Ermelo mag geen kopie van een identiteitsbewijs van de vrijwilliger in bezit hebben. Welzijn Ermelo vraagt wel dat de vrijwilliger zich bij de intake legitimeert. De vrijwilliger heeft net zoals het personeel en iedere meerderjarige burger, identificatieplicht op de werkvloer. Aannemen van giften (Ontvangen van fooi en geschenken) De vrijwilliger neemt geen geschenken, beloningen, erfenissen of legaten van (familie van) de cliënt of deelnemers aan. Het eenmalig aannemen van een kleine attentie in de vorm van b.v. een bos bloemen of klein cadeautje is wel toegestaan, dit met een maximum van 20. Bij bepaalde diensten wordt aan degene die de dienst afneemt een bedrag gevraagd als vergoeding 8

9 voor de kosten die de vrijwilliger maakt, b.v. vervoerskosten. In het geval er grotere geschenken of beloningen worden aangeboden, wordt overleg gezocht met de beroepskracht hoe hiermee om te gaan. Verzekeringen De vrijwilligers die in opdracht van Welzijn Ermelo actief zijn, zijn verzekerd voor ongevallen en aansprakelijkheid (ook voor inzittenden auto) via de verzekering die de gemeente Ermelo voor al haar vrijwilligers heeft afgesloten. De verzekering van de gemeente is secundair, dit houdt in dat in geval van schade / ongeval eerst de eigen verzekering van de vrijwilliger aangesproken wordt en wanneer deze niet uitkeert, wordt de collectieve verzekering van de gemeente aangesproken. Aansprakelijkheid Wanneer er tijdens de uitvoering van de werkzaamheden schade ontstaat, ten gevolge van diefstal van persoonlijke eigendommen of een ongeval, is Welzijn Ermelo niet aansprakelijk. Wel geldt bovenstaande vrijwilligersverzekering van de gemeente Ermelo, als aanvulling op de eigen verzekering. Gebruik eigen auto bij vrijwilligerswerk Welzijn Ermelo is niet aansprakelijk bij ongevallen wanneer een vrijwilliger voor de uitvoering van het vrijwilligerswerk de eigen auto gebruikt. De bestuurder van een auto is altijd zelf verantwoordelijk en dus aansprakelijk. Welzijn Ermelo vraagt van de vrijwilliger die cliënten in opdracht van Welzijn Ermelo vervoert ondertekening van een verklaring waarin de vrijwilliger verklaart een inzittende verzekering te hebben. Het is de vrijwilliger niet toegestaan in de auto van een cliënt te rijden. Vrijwilligersvergoeding Vrijwilligers zijn onbetaalde krachten. Dit betekent dat vergoedingen alleen betrekking hebben op aannemelijk te maken kosten ten behoeve van en/of kosten in verband met het verrichten van het vrijwilligerswerk. Toch kan voor een bepaalde invulling van vrijwilligerswerk besloten worden een vrijwilligersvergoeding te verstrekken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake wanneer een vrijwilliger veel vanuit huis werkt en eigen middelen in moet zetten voor het uitvoeren van het vrijwilligerswerk. De vergoeding is dan een vast bedrag voor de onkosten voor telefonie, printer, reiskosten, etc. Het besluit voor een vrijwilligersvergoeding wordt genomen door de beroepskracht in overleg met de vrijwilligerscoördinator, mits deze vergoeding is opgenomen in de begroting. De vergoeding is maximaal de onbelaste vergoeding zoals bepaald door de belastingdienst en hierbij wordt rekening gehouden met de toegestane vergoedingen bij een uitkering. Zie hiervoor de website van de belastingdienst. Onkostenvergoeding Onkosten gemaakt ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden worden vergoed door Welzijn Ermelo. Deze kosten kunnen uitsluitend met instemming van de beroepskracht gemaakt worden. Kosten die de vrijwilliger maakt ten behoeve van de werkzaamheden worden tegen inlevering van de bonnen en een ingevuld declaratieformulier volledig vergoed. Voor telefoongebruik geldt een vergoeding van 0,20 per gesprek. Reiskostenvergoeding voor vrijwilligers vindt plaats na overleg. Het bedrag van de vergoeding is 0,19 per kilometer. Werkwijze en implementatie 9

10 Het vrijwilligersbeleid zal in concept worden voorgelegd aan de Vrijwilligersvertegenwoordiging, die gevraagd wordt om advies hierover te geven. Het vrijwilligersbeleid treedt in werking na vaststelling door het bestuur. Het is van belang dat alle medewerkers en vrijwilligers van Welzijn Ermelo het beleid kennen en ook daar naar handelen. Het beleid biedt duidelijke kaders, maar geeft ook voldoende ruimte voor flexibiliteit, inspraak en nieuwe inzichten. Nieuwe vrijwilligers die na vaststelling van het beleid worden aangenomen, vallen onder het nieuwe beleid. De reeds actieve vrijwilligers worden geïnformeerd over het nieuwe beleid. Eventuele oude afspraken die niet meer binnen het nieuwe beleid passen zullen opnieuw worden beoordeeld en aangepast aan het nieuwe beleid. De directeur van Welzijn Ermelo is verantwoordelijk voor de invoering, voortgang, bewaking en bijstelling van het beleid. Waar nodig vindt bijstelling plaats. Bijlagen Welkomstbrief vrijwilligers (bijlage 1 ; in de maak ) Vrijwilligersovereenkomst: afspraken tussen vrijwilliger en Welzijn Ermelo (bijlage 2) 10