GECONTROLEERD REORGANISEREN

Transcriptie

1 Trefwoorden Reorganisatie Collectief ontslag Personeelsmanagement FLOOR DAMEN GECONTROLEERD REORGANISEREN Snelheid dient belang van onderneming en werknemer Reorganiseren is als gevolg van ingewikkelde regelgeving vaak een langdurig en moeizaam proces. Gedurende de periode dat de reorganisatie wordt doorgevoerd kunnen de kostenbesparende maatregelen over het algemeen moeilijk worden doorgevoerd waardoor plannen vertraging oplopen. Dit is onnodig. Dit artikel gaat in op de wijze waarop reorganisaties Floor Damen (1975) is advocaat en gespecialiseerd in problemen op het snijvlak van arbeidsrecht en sociaal sneller, eenvoudiger en gecontroleerder kunnen worden doorgevoerd, als gebruik wordt gemaakt van het zogenoemde tweesporentraject. 36 zekerheidsrecht. Daarnaast houdt hij zich bezig met collectief en individueel ontslagrecht. Op dit moment is hij onder andere betrokken bij een aantal (collectieve) reorganisaties en procedeert hij in meerdere ontslagzaken. Floor geeft lezingen en publiceert op het gebied van het arbeids- en sociaalverzekeringsrecht. Slechte resultaten liggen meestal ten grondslag aan het besluit om te reorganiseren. Gedwongen ontslagen kunnen dan vaak niet worden voorkomen, zodat al snel afgevraagd wordt hoe de arbeidsovereenkomsten moeten eindigen. Ontslagrecht In Nederland kan een arbeidsovereenkomst op vier verschillende wijzen eindigen. Een arbeidsovereenkomst kan van rechtswege (1) eindigen. De meeste arbeidsovereenkomsten afgesloten voor een bepaalde tijd eindigen van rechtswege, dat wil zeggen door het verloop van de tijd waarvoor ze zijn afgesloten. Naast beëindiging van de arbeidsovereenkomst van rechtswege kan een arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden (2) eindigen. Partijen spreken eenvoudigweg af dat de arbeidsovereenkomst vanaf een bepaalde datum is geëindigd. Aan deze beëindigingswijze kleven voor de werknemer grote risico s, omdat het nog maar de vraag is of een uitkering krachtens de werkloosheidswet aan de werknemer wordt toegekend als de werknemer zomaar instemt met beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Ten slotte kan de rechter de arbeidsovereenkomst beëindigen door deze te ontbinden (3) en kan de werkgever of de werknemer de arbeidsovereenkomst opzeggen (4). Ontbinding kan door zowel de werknemer als de werkgever aan de (kanton)rechter worden gevraagd. De kantonrechter kan aan de werknemer een vergoeding toekennen in verband met de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Bij de

2 Kantonrechterformule De kantonrechterformule is een rekenmethode ontwikkeld door de Landelijke Kring van Kantonrechters, een vereniging waarbij vrijwel alle kantonrechters in Nederland zijn aangesloten. De formule gaat uit van het gewogen aantal dienstjaren (A), de beloning (B) en de correctiefactor (C). De A-factor wordt als volgt vastgesteld. Dienstjaren tot 40 jaar tellen voor 1, dienstjaren vanaf 40 tot 50 jaar tellen voor 1,5 en bij een leeftijd van 50 en ouder telt ieder dienstjaar voor 2. De B-factor betreft het bruto maandsalaris vermeerderd met vakantietoeslag en andere vaste en overeengekomen emolumenten. Meestal wordt een gemiddelde bonus, tantième of andere winstgerelateerde beloning daartoe gerekend, net als vaste ploegentoeslagen en persoonlijke toeslagen. Meestal niet tot de B-factor behoren bijvoorbeeld: de leasebijdrage, de door de werkgever betaalde pensioenpremie, tegemoetkoming in de premie voor de ziektekosten verzekering, vergoeding kosten (mobiele) telefoon, internet, enzovoort. De C-factor is de correctiefactor en geeft aan in wiens risicosfeer de situatie ligt. Ook de financiële situatie van de onderneming speelt daarbij een rol. A x B x C levert een bedrag op dat ook wel de gouden handdruk wordt genoemd. De rekenmethode is geen wet maar een richtlijn en de (kanton)rechter is niet verplicht van de formule gebruik te maken. berekening van deze vergoeding wordt in een groot aantal gevallen de zogenoemde kantonrechterformule gehanteerd. De kantonrechterformule is geen wet maar een richtlijn, dat wil zeggen dat een kantonrechter niet verplicht is om deze rekenmethode toe te passen. Een ontbindingsprocedure kan inhoudelijk of pro forma plaatsvinden. Als een inhoudelijke procedure wordt gestart, zullen partijen tijdens een mondelinge behandeling (zitting) hun standpunten motiveren. Indien de pro-formaweg wordt bewandeld, wordt de procedure schriftelijk afgewikkeld en zal er geen zitting plaatsvinden. Een dergelijke pro-formaprocedure is vaak het sluitstuk van een regelingstraject waarbij werkgever en werknemer afspraken hebben gemaakt over de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, kortom een combinatie van beëindiging met wederzijds goedvinden (2) en ontbinding (4). Als de werkgever besluit om de arbeidsovereenkomst op te zeggen moet in de meeste gevallen voorafgaand aan opzegging toestemming zijn verkregen van de Centrale organisatie voor Werk en Inkomen (CWI), voorheen het Arbeidsbureau genoemd. Reorganisaties Wanneer een onderneming wenst te reorganiseren dient de toestemmingsprocedure te worden gevolgd. De CWI-procedure is namelijk door de wetgever voor dergelijke trajecten met speciale waarborgen ingekleed. Pas nadat voor de werknemers toestemming door de CWI is verleend, kan de werkgever de arbeidsovereenkomst opzeggen met inachtneming van de geldende opzegtermijn. De arbeidsovereenkomst eindigt nadat de opzegtermijn is verlopen. Reorganisaties van enige omvang (20 werknemers of meer) moeten eerst gemeld worden bij de CWI en de vakbonden. Vanaf deze melding start een zogenoemde wachtmaand. Gedurende deze wachtmaand dient de werkgever met de vakbonden om de tafel te gaan zitten om de reorganisatiemaatregelen te bespreken en te bezien of een Sociaal Plan kan worden overeengekomen waarin onder meer een financiële regeling is opgenomen om de nadelige gevolgen van het verlies van de arbeidsovereenkomst voor de boventallige werknemers op te vangen. Vóór de melding moet de Ondernemingsraad al een positief advies hebben verstrekt. De werkgever kan eveneens op grond van de CAO verplicht zijn om de vakbonden op een bepaald tijdstip te informeren. LIFO De werkgever dient in de toestemmingsprocedure de noodzaak tot het doorvoeren van de reorganisatie aannemelijk te maken. Cijfermateriaal moet de gestelde financiële positie van de onderneming ondersteunen. Om te bepalen welke werknemers voor ontslag in aanmerking komen, dient het anciënniteitbeginsel in acht te worden genomen. Indien de werkgever toestemming vraagt voor 10 of meer werknemers behoort de toepassing van het afspiegelingsbeginsel tot de mogelijkheden. Het anciënniteitbeginsel wordt ook wel aangeduid als LIFO: Last In First Out. Op grond van het anciënniteitbeginsel dient de werknemer met het minste aantal dienstjaren binnen een niet met een andere functiecategorie uitwisselbare functie eerder voor ontslag in aanmerking te komen dan een werknemer die al langer in die functie werkzaam is. Deze methode kan het beste worden vergeleken met een kaasschaaf. Nadat alle werknemers zijn ingedeeld in zogenoemde niet-onderling-uitwisselbare functiecategorieën worden de kortst in dienst zijnde werknemers voor ontslag voorgedragen. De kaasschaaf schaaft als het ware een plakje van de personeelsopbouw weg. Meestal is dit ook het jongste plakje waardoor de gemiddelde leeftijd van het personeel zal stijgen met alle gevolgen (denk aan stijgend ziekteverzuim en dergelijke) van dien. De keuze voor het afspiegelingsbeginsel kan dit voorkomen. Het afspiegelingsbeginsel past het anciënniteitbeginsel toe per leeftijdsgroep waardoor een evenwichtiger leeftijdsopbouw kan worden gehandhaafd. Het verschil in toepassing van het anciënniteitbeginsel en het afspiegelingsbeginsel wordt in figuur 1 en figuur 2 inzichtelijk gemaakt. Duur van de CWI-procedure Pas nadat de wachtmaand is verlo- 37

3 MANAGEMENT TOOLS NUMMER 5 / 2005 Toelichting: Het anciënniteitbeginsel wordt ook wel omschreven als het LIFO-beginsel, afkomstig uit de voorraadadministratie. Het komt er simpelweg op neer dat per categorie uitwisselbare functies van de bedrijfsvestiging de werknemers met de kortste arbeidsovereenkomst het eerst voor ontslag in aanmerking dienen te komen. Figuur 1. Anciënniteitbeginsel 38 pen (of eerder indien de vakbonden daartoe een verklaring hebben afgegeven) kan de CWI om toestemming worden verzocht. De toestemmingsprocedure geschiedt op tegenspraak. Dat wil zeggen dat de werknemer de mogelijkheid krijgt om zijn standpunt (schriftelijk) aan de CWI kenbaar te maken. De CWIprocedure duurt vaak lang, denk daarbij aan een periode van 8 tot 12 weken. Indien de toestemming wordt verleend, moet worden opgezegd en eindigt de arbeidsovereenkomst pas nadat de opzegtermijn is verlopen. Vanaf de indiening van de toestemmingsaanvraag tot het feitelijk eindigen van de arbeidsovereenkomst kan (met een maximale opzegtermijn van 5 maanden) dus een periode van 8 maanden zitten. Bovendien kan de werknemer na opzegging een kennelijk onredelijke ontslagprocedure aanhangig maken bij de (kanton)rechter. Deze procedure is kostbaar en duurt over het algemeen lang, minimaal één tot anderhalf jaar. Gedurende deze periode is de werkgever gehouden het salaris en de overige emolumenten aan de werknemer te betalen. Bovendien kan de lange duur van de CWI-procedure het doorvoeren van de reorganisatiemaatregelen verhinderen. Het kan echter sneller door het zogenoemde tweesporentraject. Het tweesporentraject Het tweesporentraject houdt in dat gebruik wordt gemaakt van twee naast elkaar lopende beëindigingstrajecten. Enerzijds wordt het traject bij de CWI ingezet tot verkrijging van toestemming om de arbeidsovereenkomst op te zeggen, terwijl anderzijds de werknemers een zogenoemde vroegvertrekregeling wordt aangeboden. Als de werknemer gebruikmaakt van de vroegvertrekregeling eindigt de arbeidsovereenkomst door ontbinding door de kantonrechter sneller dan wanneer de arbeidsovereenkomst wordt opgezegd nadat toestemming is verleend door de CWI. Hierdoor kan veel geld worden bespaard en kunnen de reorganisatiemaatregelen eerder worden doorgevoerd. Bovendien kan de werknemer na ontbinding geen kennelijk onredelijke ontslagprocedure starten. De vroegvertrekregeling wordt overeengekomen met de vakbonden waarmee ook het Sociaal Plan is afgesloten. In de vroegvertrekregeling worden onder meer afspraken gemaakt over de financiële regeling die de werknemers wordt aangeboden, de datum waarvoor zij moeten hebben aangegeven akkoord te gaan met de regeling en de datum waarop de arbeidsovereenkomst zal eindigen. Daarnaast dient een maximum geldbedrag voor de kosten rechtsbijstand van de werknemer te worden afgesproken dat door de werkgever wordt vergoed indien de werknemer akkoord gaat met de vroegvertrekregeling. Om de vroegvertrekregeling vanuit financieel oogpunt interessant te laten zijn voor de werknemers is het raadzaam om tussen de financiële regeling op grond van het Sociaal Plan en de financiële regeling opgenomen in de vroegvertrekregeling een verschil op te nemen van minimaal C = 0,2. De factor C is de correctiefactor uit de kantonrechterformule (A x B x C) waarbij A staat voor het aantal gewogen dienstjaren en B voor het bruto maandsalaris met vast en overeengekomen emolumenten. C is de correctiefactor. De ervaring heeft geleerd dat indien de werknemers goed worden geïnformeerd (tijdens bijeenkomsten en individueel) over de werking van de vroegvertrekregeling, zij hier graag gebruik van maken. Uit de praktijkvoorbeelden blijkt dat het tweesporentraject zeer succesvol kan zijn.

4 Toelichting: Indien 10 of meer werknemers tegelijkertijd binnen een werkgebied voor ontslag worden voorgedragen, mag de werkgever het anciënniteitbeginsel toepassen per leeftijdsgroep. Er zijn vijf leeftijdsgroepen, te weten van 15 tot 25, van 25 tot 35, van 35 tot 45, van 45 tot 55 en ouder dan 55. Figuur 2. Afspiegelingsbeginsel Speed is the essence of war Het succes van een vroegvertrekregeling is gebaseerd op snelheid. De juistheid van het Chinese gezegde Speed is the essence of war wordt in dergelijke procedures bevestigd. De navolgende checklist kan als leidraad dienen: Praktijkvoorbeeld: Schoonmaakbedrijf te Rotterdam De reorganisatie van een schoonmaakbedrijf te Rotterdam betrof een gedwongen ontslag van 36 werknemers. Met de vakbonden werd zowel een Sociaal Plan als een vroegvertrekregeling overeengekomen. Indien een boventallige werknemer akkoord ging met de vroegvertrekregeling eindigde de arbeidsovereenkomst door ontbinding en kwam de werknemer in aanmerking voor een vergoeding op grond van de kantonrechterformule onder gebruikmaking van C- factor 0,8. Indien de werknemer niet akkoord ging (en dus de CWI-procedure wenste te doorlopen) kwam de werknemer in aanmerking voor een vergoeding van C = 0,6. Van de 36 werknemers hebben 34 ervoor gekozen om op grond van de vroegvertrekregeling de arbeidsovereenkomst per de eerste van de komende maand door ontbinding te laten eindigen. Binnen een week hadden deze 34 werknemers zich gemeld en waren alle verzoekschriften en verweerschriften bij de bevoegde kantonrechters ingediend. Praktijkvoorbeeld: Onderneming in de utiliteit in Noord-Brabant Bij een van de grootste ondernemingen op het gebied van utiliteit werd op 17 mei jl. voor 259 werknemers een toestemmingsaanvraag ingediend bij de CWI. Na herplaatsing bleken 168 werknemers gedwongen te worden ontslagen. Met de vakbonden is een Sociaal Plan en een vroegvertrekregeling overeengekomen waarbij de financiële regelingen een C-factor 0,2 verschilden. De boventallige werknemers zijn op 18 mei jl. aangezegd waarna op 23 mei informatiebijeenkomsten werden georganiseerd. In de periode 23 mei tot 29 mei jl. hebben zich van de 168 werknemer er 115 gemeld. Voor hen zijn in een periode van vier dagen de verzoekschriften en de verweerschriften ingediend waardoor de arbeidsovereenkomsten per 1 juni jl. zijn geëindigd. De toestemmingsaanvraag bij de CWI is voor deze werknemers ingetrokken. Voor de resterende werknemers is de toestemmingsaanvraag niet ingetrokken. 39

5 MANAGEMENT TOOLS NUMMER 5 / 2005 Online shoppen zonder verzendkosten? Alle producten voor de manager Tijdschriften, nieuwsbrieven, boeken, internetbases én actuele aanbiedingen voor de manager. Overtuig uzelf en surf snel naar: 40

6 Checklist 1. Verzorg informatiebijeenkomsten direct nadat de boventallige werknemers het ontslag is aangezegd, waarbij de vroegvertrekregeling wordt uitgelegd. 2. Nodig bij grote reorganisaties de CWI bij de bijeenkomsten uit. Zij kunnen de werknemers inlichten over het CWI-traject en kunnen tevens informatie verschaffen over de verplichte inschrijving als werkzoekende. Meestal is het mogelijk om de inschrijving op het bedrijf te laten plaatsvinden. 3. Ook de UWV dient in het geval van reorganisaties van grote omvang te worden uitgenodigd bij de bijeenkomsten. Zij kunnen de werknemers voorlichten over de WW-aanvraag en kunnen bevestigen dat zij een eventuele WW-uitkering niet verspillen door akkoord te gaan met de vroegvertrekregeling. 4. Laat ook de Ondernemingsraad bij de bijeenkomsten aanwezig zijn om hun positieve advies uit te laten leggen. 5. Regel een aantal advocaten die de werknemers kunnen bijstaan en geef hen de mogelijkheid om de bijeenkomsten bij te wonen en desnoods de werknemers op het bedrijf te woord te staan. 6. Zorg voor terdege juridische bijstand bij het formaliseren van de beëindiging van de arbeidsovereenkomsten met de werknemers die akkoord gaan met de vroegvertrekregeling. Zorg dat de ingeschakelde juridisch adviseur de verzoekschriften (en desnoods ook de verweerschriften) en andere schriftelijke stukken die noodzakelijk zijn voor de ontbindingsprocedures al voor de aanzegginggesprekken gereed heeft zodat deze snel met de advocaten van de werknemers kunnen worden uitgewisseld. Een goede IT-structuur van de juridische dienstverlener met flexibele softwareapplicaties zijn daarbij van essentieel belang. 7. Zorg dat de ingeschakelde juridisch adviseur goede contacten onderhoudt met de kantonrechters met betrekking tot de administratieve afhandeling van deze ontbindingsprocedures. Samenvatting Het doorvoeren van een reorganisatie kan sneller, eenvoudiger en gecontroleerder waardoor de reorganisatiemaatregelen op het gewenste tijdstip kunnen worden doorgevoerd. Daarbij mogen de belangen van de werknemers niet uit het oog worden verloren. Het volgen van het tweesporentraject kan uitkomst bieden omdat daarmee zowel het belang van de onderneming als het belang van de werknemer wordt gediend. Het succes van het tweesporentraject ligt in de snelheid, die alleen wordt verkregen indien aan een aantal vereisten is voldaan. Een daarvan is juridische bijstand die zowel bij de toestemmingsprocedure als de proformaprocedures pragmatisch en snel kan handelen. MANAGEMENT TOOLS BASE Meer lezen over deze thematiek? Zie onder meer in de Management Tools Base de artikelen: Vlucht u ook weg van uw eigen reorganisatie? (richtlijnen), O.G.M. Moeskops Aanpak van inkrimpingsprocessen (checklist), J.H. Dijkstra en F. Ossel Collectief ontslaan? Voorwaarden voor succes (analyse), C. Terlingen 41