VUmc Implementatiepakket Grip op Probleemgedrag

Transcriptie

1 VUmc Implementatiepakket Grip op Probleemgedrag Inhoudelijke en financiële eindrapportage Esther Hakvoort Sandra Zwijsen Martin Smalbrugge

2 Implementatiepakket Grip op Probleemgedrag Inhoudelijke en financiële eindrapportage INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 2 2 Procesbeschrijving 3 Planning Verloop van het project 3 Resultaten 5 Onderdelen implementatiepakket Werving zorginstellingen Lokale coördinatoren 4 Implementatie 8 Implementatie Evaluatie Toekomst: 2016 en verder 8 Begrippenlijst 18 1

3 1. Inleiding Probleemgedrag komt veel voor in de verpleeghuiszorg voor mensen met dementie. 1 Hoewel verschillende beroepsgroepen richtlijnen hebben ontwikkeld voor de aanpak van probleemgedrag, ontbreekt het in veel verpleeghuizen aan een duidelijke structuur voor het omgaan met probleemgedrag. Daarnaast wordt er bovenmatig veel gebruik gemaakt van psychofarmaca. 2 Tussen 2010 en 2014 is daarom door het VUmc in samenwerking met het Radboudumc het zorgprogramma Grip op Probleemgedrag ontwikkeld (subsidie: ZonMW). Met behulp van dit zorgprogramma kan probleemgedrag bij mensen met dementie op een gestructureerde, multidisciplinaire wijze worden gesignaleerd, geanalyseerd, behandeld en geëvalueerd. Het zorgprogramma Grip op Probleemgedrag is op 17 psychogeriatrische afdelingen verspreid over Nederland geïmplementeerd en op effectiviteit onderzocht. Analyse van de verzamelde gegevens toonde aan dat gebruik van het zorgprogramma leidt tot vermindering van probleemgedrag en tot vermindering van gebruik van psychofarmaca bij verpleeghuisbewoners met dementie. Daarnaast neemt de werktevredenheid van zorgverleners die werken met het zorgprogramma toe. 3 Tijdens de implementatie van het zorgprogramma heeft een procesevaluatie plaatsgevonden. 3 Uit deze procesevaluatie werd duidelijk dat de implementatie van het zorgprogramma niet op alle afdelingen optimaal is verlopen. Er werden verschillende factoren gevonden die de implementatie positief dan wel negatief beïnvloedden. Vanwege de gunstige effecten en de resultaten van de procesevaluatie lag het voor de hand het zorgprogramma door te ontwikkelen en een manier te vinden waarop Grip op Probleemgedrag breed kan worden geïmplementeerd en de implementatie voor langere tijd kan worden geborgd. Fonds NutsOhra heeft besloten dit vervolgproject te financieren om het zorgprogramma en de implementatie ervan te verbeteren. Oktober 2014 is de pilot GRIP II van start gegaan. Doel van de pilot was het ontwikkelen van een implementatiepakket. Dit implementatiepakket bevat een digitale versie van het zorgprogramma, een werkboek voor lokale coördinatoren en train-de-trainer bijeenkomsten waarin lokale medewerkers worden opgeleid tot trainers die de implementatie binnen de instelling gaan coördineren. Het implementatiepakket is aangeboden aan deelnemers van het onderzoek Grip op Probleemgedrag en aan zorgorganisaties die zijn aangesloten bij de universitaire kennisnetwerken ouderenzorg. Daarnaast hebben zich nog enkele organisaties spontaan aangemeld voor de pilot. Op basis van de ervaringen van de deelnemende zorginstellingen is gedurende de laatste maanden van het project het implementatiepakket verder afgestemd, zodat het goed aansluit op de praktijk. Het implementatiepakket zal vanaf 2016 worden aangeboden via Gerion / VUmc. (1) Zuidema S, Koopmans R, Verhey F. Prevalence and predictors of neuropsychiatric symptoms in cognitively impaired nursing home patients. J Geriatr Psychiatry Neurol 2007;20: (2) Willemse B, Smit D, de Lange J, Pot AM. Monitor Woonvormen Dementie. Trends en succesfactoren in de verpleeghuiszorg voor mensen met dementie Utrecht, Trimbos-instituut. (3) Zwijsen SA. Grip on Challenging Behaviour. Development, implementation and evaluation of a care programma for the management of challenging behaviour on dementia special care units Enschede: Gildeprint. 2

4 2. Procesbeschrijving Planning De geplande looptijd van het project was vijftien maanden. Het project is in oktober 2014 van start gegaan en bestaat uit drie verschillende fasen: (1) Ontwikkeling van het implementatiepakket (oktober 2014 tot maart 2015); (2) Aanbieden van het implementatiepakket (maart 2015 tot augustus 2015), en; (3) Evaluatie van het implementatiepakket (juni 2015 tot december 2015). Figuur 1. Planning zoals beschreven in het projectvoorstel Verloop van het project Fase 1: Ontwikkeling implementatiepakket De eerste fase van het project verliep volgens planning. Hoewel het ontwikkelen van het werkboek en het werven van de instellingen meer tijd heeft gekost dan vooraf was gepland, zijn alle onderdelen van deze fase binnen de vooraf gestelde termijn afgerond. Actie Planning Werkelijk Ontwikkelen werkboek okt 14 dec 14 okt 14 feb 15 Werven instellingen okt 14 dec 14 okt 14 feb 15 Ontwikkelen train-de-trainer dec 14 feb 15 dec 14 feb 15 Digitaliseren zorgprogramma okt 14 feb 15 okt 14 feb 15 Fase 2: Aanbieden implementatiepakket Het implementatiepakket is volgens planning aangeboden vanaf maart De train-de-trainer bijeenkomsten voor lokale coördinatoren zijn gegeven in de periode tussen 18 maart 2015 en 1 mei Dit was een bewuste keuze in verband met de naderende vakantieperiode. We wilden ruim voor de zomer de train-de-trainer bijeenkomsten aanbieden, om zo de lokale coördinatoren in de gelegenheid te stellen vóór de zomervakantieperiode de scholing voor de afdelingsmedewerkers en betrokken behandelaren in te plannen. In de periode na de scholing tot en met juli 2015 werden de lokale coördinatoren telefonisch en per mail ondersteund bij de implementatie binnen de instelling. Actie Planning Werkelijk Implementatiepakket aanbieden mrt 15 juli 15 mrt 15 juli 15 Fase 3: Evaluatie implementatiepakket 3

5 Direct na afloop van de tweede train-de-trainer bijeenkomst hebben de lokale coördinatoren een schriftelijke vragenlijst ingevuld waarin werd gevraagd hoe zij de bijeenkomsten hebben ervaren. Vervolgens is ongeveer twee maanden na de laatste train-de-trainer bijeenkomst per deelnemende instelling (van sommige zorgorganisaties doen meerdere instellingen mee aan de pilot) één van de lokale coördinatoren telefonisch benaderd om te achterhalen hoe GRIP op dit moment loopt. Omdat de meeste instellingen op dit moment recentelijk waren gestart met het programma, lag de nadruk van deze gesprekken vooral op hoe de lokale coördinatoren de afdelingsmedewerkers hadden geschoold en hoe dit was gegaan. Deze telefonische interviews vonden plaats van juni tot augustus In september zijn de lokale coördinatoren nogmaals benaderd, nu om wat dieper in te gaan op de implementatie van het zorgprogramma. Op verzoek van verschillende coördinatoren is dit gesprek naar oktober verschoven, zodat de coördinatoren onderling eerst zelf de implementatie konden evalueren. Daarnaast zijn via Trifork gegevens opgevraagd over het gebruik van GripOnline. Ten slotte hebben we door middel van een digitale vragenlijst (SurveyMonkey) de gebruikers van het zorgprogramma (niet de lokale coördinatoren) gevraagd naar hun ervaringen met de implementatie. Het finetunen van het implementatiepakket is van start gegaan direct na de eerste schriftelijke evaluatie. Op- en aanmerkingen van de lokale coördinatoren zijn waar mogelijk direct verwerkt. Een uitwerking van de schriftelijke evaluatie en van de telefonische interviews is terug te vinden in de paragraaf Evaluatie in Hoofdstuk 4: Implementatie. Actie Planning Werkelijk Evalueren implementatie juni 15 sept 15 mei 15 sept 15 - Schriftelijke evaluatie na 2 e train-de-trainer bijeenkomst mei 15 - Eerste evaluatie (interview) lokale coördinatoren juni aug 15 - Tweede evaluatie (interview) lokale coördinatoren sept 15 okt 15 - Internetvragenlijst voor gebruikers van GripOnline september 15 Finetunen implementatiepakket aug 15 nov 15 juni 15 nov 15 Afronding nov 15 dec 15 nov 15 dec 15 4

6 3. Resultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten van het project beschreven. Allereerst komt de inhoud van het implementatiepakket aan de orde, vervolgens de werving van de deelnemende zorginstellingen en tenslotte de achtergrond van de lokale coördinatoren. Onderdelen implementatiepakket Het implementatiepakket Grip op Probleemgedrag bestaat uit de volgende drie onderdelen: Een werkboek voor lokale coördinatoren Het werkboek helpt lokale coördinatoren bij de voorbereiding en het maken van een plan van aanpak voor de implementatie van Grip op Probleemgedrag binnen de instelling. Door het volgen van het werkboek worden de fasen doorlopen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren en borgen van GRIP binnen de instelling. Het werkboek bevat tevens presentaties en materialen zoals handleidingen voor GripOnline, aanvullende informatie voor de verschillende disciplines, oefenformulieren etc. (ook meegeleverd op een USB-stick) die de lokale coördinatoren kunnen gebruiken tijdens de scholing van de afdelingsmedewerkers. Train-de-trainer bijeenkomsten voor lokale coördinatoren Elke lokale coördinator volgde twee train-de-trainer bijeenkomsten. De trainingen vonden plaats bij opleidingsinstituut Gerion in Amsterdam. De eerste bijeenkomst richtte zich op theoretische achtergronden van probleemgedrag en implementatiestrategieën. Deze bijeenkomst is in totaal zes keer aangeboden tussen 18 en 27 maart De tweede bijeenkomst, meer gericht op de inhoud van het zorgprogramma en praktisch oefenen met de digitale tool GripOnline, is vijfmaal aangeboden tussen 20 april en 1 mei Een digitaal zorgprogramma GripOnline De ontwikkeling van een digitale versie van het zorgprogramma GripOnline is uitgevoerd door Trifork. De digitale omgeving is gebruiksvriendelijk ingericht en biedt naast de digitale formulieren van het zorgprogramma een overzicht van lopende casuïstiek van alle bewoners op een afdeling. Daarnaast verstuurt GripOnline reminders voor openstaande taken. Er is voor gekozen het programma GripOnline webbased aan te bieden, zodat elke zorginstelling gebruik kan maken van het programma, ongeacht het type ECD (Elektronisch Cliënten Dossier) dat binnen de instelling wordt gebruikt. Het programma is te bereiken via de website Doordat de verschillende webformulieren kunnen worden afgedrukt of als pdf kunnen worden opgeslagen, sluit GripOnline goed aan op de praktijk. De uitgeprinte formulieren of pdf-bestanden kunnen eenvoudig aan de bewonersdossiers worden toegevoegd. 5

7 Werving zorginstellingen De deelnemende zorginstellingen zijn geworven op de volgende manieren: 1) aanschrijven organisaties die zijn aangesloten bij de universitaire ouderenzorg netwerken: UKON en UNO. 2) Aanschrijven deelnemers GRIP I, niet aangesloten bij UKON of UNO. 3) Spontane aanmeldingen als gevolg van aandacht voor de pilot in de media vanwege het promotieonderzoek van Sandra Zwijsen en presentaties van Sandra Zwijsen op o.a. symposia en de wetenschapsdag van het UNO. N.a.v. de wervingsacties maakten in totaal 25 zorgorganisaties hun interesse kenbaar. Met deze organisaties is telefonisch contact opgenomen voor het maken van een afspraak met de betrokken manager om de pilot toe te lichten. Tijdens deze fase vielen 9 organisaties af. De belangrijkste redenen om niet deel te nemen aan de pilot waren 1) het programma paste niet in de planning i.v.m. andere projecten; 2) er stond een grote reorganisatie op het programma voor 2015, en; 3) er werd al gebruik gemaakt van een programma specifiek gericht op probleemgedrag bij verpleeghuisbewoners met dementie. Uiteindelijk zijn 16 organisaties bezocht door het projectteam voor een overleg met de manager en enkele betrokken medewerkers. De overige aanwezigen tijdens dit overleg varieerden per organisatie, maar betroffen in de meeste gevallen een locatiemanager, een kwaliteitsmedewerker, een teamleider van een psychogeriatrische afdeling, een psycholoog en/of een specialist ouderengeneeskunde. Belangrijkste doelen van het overleg waren: 1) het creëren van draagvlak onder het managementteam voor het implementeren van GRIP 2) meer duidelijk verschaffen over de inhoud het implementatiepakket 3) het bespreken van de randvoorwaarden voor deelname Na de instellingsbezoeken besloten uiteindelijk 14 zorgorganisaties om deel te nemen aan de pilot, te weten Amstelring, Archipel, Attent, De Waalboog, De Wever, De Breedonk, De Zorggroep, Florence, QuaRijn, Surplus / De Breedonk, Treant Zorggroep, Zonnehuisgroep IJssel-Vecht, Zorggroep Maas & Waal en Zorggroep Solis. Deze zorgorganisaties liggen verspreid over Nederland. De meeste organisaties hadden de intentie om met meerdere instellingen deel te nemen aan de pilot, waardoor het zorgprogramma GRIP in totaal in 27 verschillende instellingen zou worden geïmplementeerd. De doelstelling om tenminste 15 instellingen te werven voor de pilot is daarmee ruimschoots behaald. Lokale coördinatoren Aantal lokale coördinatoren / zorgorganisatie Dertien geïnteresseerde zorgorganisaties vaardigden in totaal 69 medewerkers af voor de pilot GRIP II. Deze medewerkers zijn tijdens twee train-de-trainer bijeenkomsten opgeleid tot lokale coördinatoren. Het aantal lokale coördinatoren per zorgorganisatie varieerde van 2 tot 18 medewerkers. De zorgorganisatie die 18 medewerkers aanleverde was een uitschieter. Als we deze organisatie buiten beschouwing laten, vaardigden de organisaties gemiddeld 4 lokale coördinatoren af. 6

8 Achtergrond lokale coördinatoren Tijdens de bezoeken aan de instellingen is uitgelegd dat organisaties zelf konden beslissen welke medewerkers het meest geschikt zijn voor de rol van lokale coördinator. Het projectteam heeft wel benadrukt dat het verstandig was om in ieder geval een psycholoog de rol van één van de lokale coördinatoren te geven. Daarnaast is benadrukt dat expertise, verantwoordelijkheid en enthousiasme voelen en tonen over het gebruik van het zorgprogramma van belang zijn voor een succesvolle implementatie en borging van GRIP. 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zorg PSD Medisch Management Overig Figuur 2. Achtergrond lokale coördinatoren. Zorg Bijna de helft van de lokale coördinatoren was werkzaam in de zorg (49,2%). Deze groep was erg gevarieerd, zowel in functie als in opleidingsniveau. Er waren o.a. kwaliteitsverpleegkundigen, senior verpleegkundigen, zorgcoördinatoren, EVV-ers en VIG-ers aangemeld voor de pilot. Verschillende deelnemers uit deze groep waren tevens Gespecialiseerd Verzorgende Psychogeriatrie (GVP) of een z.g. Aandachtsvelder Probleemgedrag binnen hun team. Psychosociale dienst (PSD) In totaal 20 deelnemers waren afkomstig uit de psychosociale dienst: 18 psychologen en 2 gedragsconsulenten. Dit is 29,0% van het totaal aantal deelnemers. Medische dienst Drie specialisten ouderengeneeskunde en een praktijkverpleegkundige hebben deelgenomen aan de pilot (5,8%). Management Er waren in totaal 9 medewerkers met een managementachtergrond (13%), dit betroffen o.a. teamleiders, zorgmanagers, opleidings- en kwaliteitsfunctionarissen. Overig Ten slotte hebben nog twee ergotherapeuten de eerste train-de-trainer bijeenkomst bijgewoond. Binnen de organisatie waar zij werken, heeft de ergotherapie een prominente plaats in de aanpak van probleemgedrag bij bewoners met dementie. Echter doordat het zorgprogramma zich primair richt op de samenwerking tussen zorg, arts en psycholoog, zijn deze deelnemers na de eerste bijeenkomst gestopt met de scholing. De diverse achtergronden van de deelnemers laten zien dat veel verschillende disciplines betrokken zijn bij de aanpak van probleemgedrag bij verpleeghuisbewoners met dementie. 7

9 4. Implementatie In dit hoofdstuk wordt een beschrijving van de implementatie gegeven en komt de evaluatie van het implementatiepakket aan de orde. Naar aanleiding van de evaluatie worden conclusies getrokken en is het implementatiepakket aangepast. Het hoofdstuk sluit af met een globale beschrijving van het businessplan. Implementatie Het eindproduct van deze pilot is het implementatiepakket Grip op Probleemgedrag: een kant en klaar pakket voor zorginstellingen die zich (o.a.) richten op de zorg voor bewoners met dementie. Het pakket bestaat uit drie onderdelen: een werkboek voor lokale coördinatoren, twee train-de-trainer bijeenkomsten en een digitale webbased versie van het zorgprogramma GripOnline. Wij faciliteren hiermee de implementatie van het zorgprogramma Grip op Probleemgedrag binnen verschillende zorginstellingen in Nederland, maar voeren deze niet zelf uit. Die taak ligt bij medewerkers uit de instellingen zelf, die door middel van train-de-trainer bijeenkomsten worden opgeleid tot zogenoemde lokale coördinatoren. Op deze manier ligt de verantwoordelijkheid dichter bij de werkvloer en is een manier gevonden om het aanbieden van Grip op Probleemgedrag toekomstbestendig te maken. Met behulp van door ons aangeleverde materialen (werkboek, presentaties voor de afdelingsmedewerkers, hand-outs) kunnen de lokale coördinatoren het zorgprogramma zelfstandig implementeren binnen de instellingen. Evaluatie Er zijn in totaal vier momenten geweest waarop het implementatiepakket is geëvalueerd: 1) een schriftelijke evaluatie door de lokale coördinatoren direct aansluitend op de tweede train-detrainer bijeenkomst; 2) een eerste evaluatie met de lokale coördinatoren ongeveer 2 maanden na de laatste train-detrainer bijeenkomst gericht op de startfase van het implementeren; 3) een tweede evaluatie met de lokale coördinatoren ongeveer 4 maanden na de laatste train-detrainer bijeenkomst gericht op de daadwerkelijke implementatie van het zorgprogramma, en; 4) een digitale vragenlijst voor het betrokken medewerkers (niet de lokale coördinatoren) kort na de uitgebreide evaluatie met de lokale coördinatoren. Daarnaast konden de lokale coördinatoren gedurende de pilot telefonisch en per mail contact opnemen met het projectteam voor ondersteuning bij vragen en problemen. Een compleet overzicht van alle conclusies naar aanleiding van de evaluaties en de hierop volgende aanpassingen in het implementatiepakket is terug te vinden in tabel 1. 8

10 1) Schriftelijke evaluatie train-de-trainer bijeenkomsten Alle lokale coördinatoren hebben direct aansluitend op de tweede train-de-trainer bijeenkomst een anonieme schriftelijke vragenlijst ingevuld. De vragenlijst was gebaseerd op de standaard cursus evaluatie formulieren van Gerion. Hieronder volgt een overzicht van de vragen en de reacties van de deelnemers. Hoe beoordeelt u de train-de-trainer bijeenkomsten in zijn geheel? De train-de-trainer bijeenkomsten werden over het algemeen als positief ervaren. Elf lokale coördinatoren beoordeelden de train-de-trainer bijeenkomsten als zeer goed, 44 deelnemers als goed en 7 deelnemers beoordeelden de training als voldoende. Geen enkele deelnemer beoordeelde de bijeenkomsten als onvoldoende of slecht. Het doel van de train-de-trainer bijeenkomsten is: lokale coördinatoren d.m.v. scholing en materialen te ondersteunen, zodat zij daarna het zorgprogramma Grip op Probleemgedrag zelfstandig kunnen implementeren binnen de eigen organisatie. In welke mate is voor u met deze cursus dit doel bereikt? De meeste deelnemers vonden dat de train-de-trainer bijeenkomsten en de verstrekte materialen voldoende ondersteuning bieden om het zorgprogramma zelfstandig binnen de instelling te implementeren (4 deelnemers zeer grote mate ; 28 deelnemers grote mate ; 19 deelnemers voldoende ). Eén deelnemer vond dat de train-de-trainer bijeenkomsten en de materialen in onvoldoende mate ondersteuning boden. In welke mate denkt u het geleerde in de dagelijkse praktijk te kunnen gebruiken? Het implementatiepakket sloot goed aan op de praktijk, want 17 deelnemers gaven aan het geleerde in zeer grote mate en 31 deelnemers gaven aan het geleerde in grote mate in de dagelijkse praktijk te kunnen gebruiken. Daarnaast beoordeelden 13 deelnemers deze vraag met voldoende mate. Eén deelnemer gaf aan dat hij/zij het geleerde in onvoldoende mate in de dagelijkse praktijk denkt te gebruiken. Hoe beoordeelt u de cursusbegeleiding? De docenten tijdens de train-de-trainer bijeenkomsten werden over het algemeen als goed beoordeeld (18 deelnemers zeer goed ; 40 deelnemers goed en 4 deelnemers voldoende ). Hoe beoordeelt u de uitgereikte materialen (werkboek / USB-stick)? De deelnemers beoordeelden de uitgereikte materialen over het algemeen als goed tot zeer goed (33 deelnemers zeer goed ; 36 deelnemers goed en 1 deelnemer voldoende ). Hoe beoordeelt u de gehanteerde werkvormen? (zie figuur 3) - Praktische oefeningen GripOnline - Discussie en uitwisseling tijdens de bijeenkomsten - Werken met casuïstiek en oefeningen - Inleidende presentaties door de docenten Grip Online Discussie Casuïstiek Inleidende presentaties 0% 20% 40% 60% 80% 100% Zeer goed Goed Voldoende Onvoldoende Slecht Figuur 3. Beoordeling van de gehanteerde werkvormen. 9

11 Figuur 3 laat zien hoe de lokale coördinatoren de verschillende werkvormen waardeerden. Hoewel de lokale coördinatoren de gehanteerde werkvormen over het algemeen met een voldoende of hoger beoordeelden, werden de verschillende werkvormen wel verschillend beoordeeld. Met name het onderdeel Discussie en uitwisseling biedt ruimte voor verbetering. Zijn er aspecten die u heeft gemist in de train-de-trainer bijeenkomsten? Iets minder dan 10% van de deelnemers gaf aan iets te missen tijdens de bijeenkomsten. Meer ruimte voor discussie tussen deelnemers onderling, het eerder ontvangen van het cursusmateriaal en meer tijd om te oefenen waren de belangrijkste aspecten die genoemd werden. Hoe waardeert u de locatie en faciliteiten? Alle deelnemers beoordeelden de locatie en faciliteiten met een (ruime) voldoende. Het belangrijkste punt dat hier genoemd werd, is de reistijd. Verschillende deelnemers zouden beide bijeenkomsten liever op één dag gepland zien, om zo de reistijd te beperken. Zou u de train-de-trainer bijeenkomsten aan collega s aanraden? Alle deelnemers, op een na, zouden de train-de-trainer bijeenkomsten aanraden bij hun collega s. Opmerkingen Ten slotte werd de deelnemers nog gevraagd naar op- en aanmerkingen ten aanzien van de train-de-trainer bijeenkomsten. Reacties naar aanleiding van deze vraag waren voornamelijk praktisch van aard. Bijvoorbeeld het plannen van beide bijeenkomsten op dezelfde dag; de tijd die met het digitale programma geoefend kon worden; de groepsgrootte tijdens de train-detrainer bijeenkomsten, en suggesties over de volgorde waarin bepaalde onderdelen werden besproken. 2) Eerste evaluatie lokale coördinatoren Ongeveer twee maanden na de laatste train-de-trainer bijeenkomsten zijn de coördinatoren benaderd voor een telefonische evaluatie. Per instelling hebben we één van de coördinatoren gesproken om te achterhalen hoe het organiseren van de startbijeenkomsten en de samenwerking tussen de coördinatoren onderling binnen de instelling was verlopen. Algemeen De meeste coördinatoren gaven aan vrij recent de startbijeenkomsten te hebben georganiseerd. De eerste globale evaluatie betrof daarom vooral de startfase van de implementatie: het plannen en geven van de startbijeenkomsten voor de afdelingsmedewerkers van de instelling. Omdat er in veel gevallen nog geen casus in zijn geheel was doorlopen, was het nog niet mogelijk de daadwerkelijke implementatie te evalueren. Desondanks waren de meeste coördinatoren positief en hadden zij het idee dat het programma een succes zou worden. Coördinatorenteams De teams van lokale coördinatoren verschilden onderling sterk van samenstelling. Sommige teams bestonden geheel uit zorgmedewerkers, in andere teams was zowel zorg, psycholoog, specialist ouderengeneeskunde en een manager vertegenwoordigd. Verschillende reacties lieten zien dat een multidisciplinaire combinatie van behandelaar (bij voorkeur een psycholoog), manager en zorgmedewerker het opstarten van de implementatie ten goede komt. Daar waar de psycholoog (of gedragsdeskundige) betrokken is bij de implementatie, pakt hij/zij in bijna alle gevallen een groot deel van de scholing van het 10

12 betrokken medewerkers op. Psychologen in de ouderenzorg zijn over het algemeen goed thuis in het onderwerp probleemgedrag bij dementie en gewend om voor een groep te presenteren. Daarnaast heeft het de voorkeur om medewerker met een managementfunctie (bijv. een teamleider, hoofd psychogeriatrie, of kwaliteitsfunctionaris) bij het coördinatorenteam te betrekken, omdat een manager de betrokken medewerkers makkelijker kan aansturen. Ten slotte, kan een proactieve zorgmedewerker het project op de werkvloer (blijven) aansturen. De zorgmedewerker fungeert dan als eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen en kan collega s stimuleren tot het gebruik van GripOnline. Tijdens de gesprekken kwam duidelijk naar voren dat de lokale coördinatoren het prettig vonden om het zorgprogramma samen met een of meerdere collega s te implementeren. De coördinatoren verdeelden de taken onderling, waardoor niet alles op de schouders van één persoon terecht kwam. Goede samenwerking tussen de verschillende coördinatoren is daarbij cruciaal; binnen die instellingen waar de samenwerking tussen de lokale coördinatoren onderling minder soepel verliep, bleek ook de implementatie van Grip moeizamer te verlopen. Binnen twee instellingen kwam een lokale coördinator er door omstandigheden alleen voor te staan. Binnen de ene instelling heeft de coördinator de implementatie vervolgens met succes alleen opgepakt. Bij de andere instelling wordt de scholing uitgesteld tot na de zomer. In beide gevallen hebben we de coördinatoren geadviseerd zo spoedig mogelijk een collega-coördinator te zoeken zodat de taken verdeeld kunnen worden. Scholingsbijeenkomsten voor medewerkers Tijdens de train-de-trainer bijeenkomsten hebben we erop gewezen dat het handig is om de scholingsbijeenkomsten voor de afdelingsmedewerkers zo snel mogelijk na de train-de-trainer bijeenkomsten in te plannen. Enerzijds omdat de informatie dan nog goed in het geheugen zit, anderzijds omdat het implementatiepakket dan nog voor de zomerperiode gestart zou worden. Uit de reacties van de coördinatoren kwam naar voren dat van de 27 instellingen waar GRIP zou worden geïmplementeerd, er 11 instellingen waren die de implementatie hadden uitgesteld tot na de zomer. Dit betekent dat het de coördinatoren in ruim een derde van de instellingen niet is gelukt om voor de zomer de scholing te verzorgen. Redenen om de scholing uit te stellen waren o.a. andere projecten die gelijktijdig liepen (o.a. invoering van het Elektronisch Cliënten Dossier), een reorganisatie, een lage bezettingsgraad bij de psychologen en gezondheidsproblemen van een van de coördinatoren. Twee instellingen hebben de implementatie bewust uitgesteld, omdat er eerst op een andere instellingslocatie van dezelfde organisatie zou worden gestart. Daar waar het zorgprogramma wel was geïmplementeerd, had de scholing van de medewerkers gemiddeld 6 weken na de laatste train-de-trainer bijeenkomst plaatsgevonden. De afdelingsmedewerkers reageerden over het algemeen enthousiast op de scholingen. Verschillende coördinatoren melden dat er meer diepgang is doordat zorgmedewerkers eerst zelf met de analyse van het probleemgedrag aan de slag gaan. Er wordt meer gesproken tussen verschillende disciplines en tussen zorgmedewerkers onderling. Een coördinator noemde het een groot voordeel dat de zorg nu meer controle hebben over de aanpak van probleemgedrag. Sommige coördinatoren hadden ervoor gekozen alle afdelingsmedewerkers van gastvrouw tot arts, inclusief de paramedische disciplines te scholen, terwijl andere coördinatoren alleen de VIG-ers en EVV-ers hebben geschoold. Het projectteam heeft ervoor gekozen deze keuze bij de organisaties zelf neer te leggen, omdat een en ander sterk afhankelijk is van de werkwijze die binnen de betreffende afdeling /instelling wordt gehanteerd. De lokale coördinatoren kunnen zelf het beste inschatten wie voor de scholing in aanmerking komt. Waar het om draait, is dat het zorgprogramma daadwerkelijk gebruikt gaat worden en probleemgedrag wordt aangepakt. 11

13 Materialen (werkmap, presentaties) In die instellingen waar de scholingen voor de afdelingsmedewerkers hadden plaatsgevonden, gaven vrijwel alle coördinatoren aan dat zij veel aan het werkboek en de scholingspresentaties hadden gehad. Een aantal coördinatoren gaf aan dat zij de presentaties (iets) hadden aangepast en gebruik hadden gemaakt van eigen casuïstiek. Enkele coördinatoren gaven aan de scholing voor de afdelingsmedewerkers toch wel lastig te vinden en behoefte te hebben aan teksten die de dia s voor de scholingsbijeenkomsten begeleiden. Deze suggestie hebben we overgenomen. GripOnline Onderstaande punten kwamen tijdens de interviews naar voren of werden per mail gemeld. - Koppeling GripOnline en ECD. Hoewel verschillende coördinatoren aangaven dat het gemakkelijker zou zijn, wanneer GripOnline binnen het bestaande Elektronische Cliënten Dossier (ECD) zou werken, bleek de scheiding tussen het webbased programma GripOnline en het ECD niet voor grote problemen te zorgen. De formulieren die in GripOnline worden gebruikt, kunnen als pdf-bestand worden opgeslagen en aan het gebruikte ECD worden gekoppeld. - Reminderfunctie. Verschillende coördinatoren gaven aan dat er te weinig tijd zat de evaluatie-reminder en de daadwerkelijke evaluatie. Dit is aangepast, de tijd tussen het moment waarop de om te attenderen op de evaluatie en het moment waarop de evaluatie plaatsvindt is verlengd naar een week. - Overige punten. De belangrijkste problemen die door de coördinatoren werden gemeld, betroffen foutmeldingen t.g.v. de time-outfunctie en pdf-functie die niet goed werkten. Verder was er onduidelijkheid over de buttons onderaan de webformulieren, waren er typefouten en werden vragen soms tweemaal gesteld. Alle problemen binnen GripOnline zijn doorgespeeld naar de ontwikkelaar van het programma. Op basis van deze gegevens is het programma aangepast. Overige punten - Doel train-de-trainer bijeenkomsten. Enkele lokale coördinatoren gaven te kennen dat zij vooraf niet precies wisten wat er van hen verwacht werd na het doorlopen van de bijeenkomsten. Hoewel het doel van de train-de-trainer bijeenkomsten is besproken tijdens bezoeken van het projectteam aan de betrokken managers van de deelnemende organisaties, was dit niet bij alle coördinatoren bekend. - Informatie voor familie / mantelzorgers. Een coördinator gaf aan behoefte te hebben aan informatie over Grip op Probleemgedrag voor familie en mantelzorgers. - Uitbreiding van de formulieren. Een coördinator kwam met een suggestie om het Analyseformulier Arts verder uit te breiden met informatie over medicatie (anders dan psychofarmaca) en informatie over het actuele lichamelijke functioneren. Daarnaast werd gesuggereerd om het formulier Behandeling verder aan te vullen door niet alleen naar een behandeldoel te vragen, maar ook naar de wijze waarop het behandeldoel wordt bereikt. Deze punten zijn binnen de projectgroep besproken. Om gebruik van GripOnline zo laagdrempelig mogelijk te houden, wordt niet meer informatie gevraagd dan strikt noodzakelijk is. Het programma wordt naast het ECD / papieren dossier gebruikt en het dubbel noteren van informatie moet zoveel mogelijk beperkt worden. Om deze redenen hebben we deze suggesties niet overgenomen. - Timing. Meerdere coördinatoren gaven aan dat de timing niet klopte. De startbijeenkomsten voor de afdelingsmedewerkers hebben vlak voor de zomer plaats gevonden. Vervolgens gingen veel vaste afdelingsmedewerkers op vakantie en werd er veel met invallers gewerkt die niet op de hoogte waren van het programma. 12

14 - Terugkomdag. Door een coördinator werd de behoefte aan een terugkomdag genoemd, bijvoorbeeld 3 6 maanden na de train-de-trainer bijeenkomsten. Doelen van een dergelijke terugkomdag zouden zijn: het delen van ervaringen en elkaar adviseren bij problemen. Op basis van deze opmerking hebben we bij alle coördinatoren gepeild of er behoefte was aan een terugkomdag. Dit bleek niet het geval. 3) Tweede evaluatie lokale coördinatoren Ongeveer 4 maanden na de laatste train-de-trainer bijeenkomst zijn de lokale coördinatoren een laatste keer benaderd, deze keer lag de nadruk meer op het gebruik van Grip Online. Daarnaast is via Trifork, ontwikkelaar en beheerder van Grip Online, achterhaald in hoeverre de instellingen het programma hebben gebruikt. Gebruik Grip Online gegevens Trifork De aangeleverde gegevens zijn anoniem en betreffen de aantallen dat het programma is gebruikt per deelnemende organisatie in het eerste kwartaal na de train-de-trainer bijeenkomsten. Van de 13 deelnemende organisaties hebben 9 organisaties gebruik gemaakt van het programma GripOnline. De methodiek Grip op Probleemgedrag start met het signaleren en vervolgens analyseren van het probleemgedrag door de zorgmedewerkers. In totaal is de Analyse Zorg binnen de 9 organisaties 152 keer ingevuld (minimaal 5, maximaal 40) Verschillen in de mate van gebruik lijken te worden veroorzaakt door het aantal instellingslocaties waar het programma is uitgerold. Organisaties waar GRIP direct op meerdere locaties is geïmplementeerd, laten hoger gebruik zien. Het aantal Analyses van Arts en/of Psycholoog ligt beduidend lager, namelijk 82 (minimaal 4, maximaal 29). Het is goed mogelijk dat door alle aandacht voor probleemgedrag bij bewoners met dementie meer probleemgedrag op de afdelingen is gesignaleerd, terwijl niet elke melding de inzet van een behandelaar vergde. Ook is het mogelijk dat een zorgmedewerker na het invullen van de Analyse Zorg besluit het probleemgedrag niet door te spelen naar een behandelaar, bijvoorbeeld wanneer uit de Analyse blijkt dat er al een gedragsadvies aanwezig is. De zorgmedewerker heeft dan de mogelijkheid de episode te sluiten. Gebruik van het zorgprogramma volgens coördinatoren Zoals uit de cijfers van Trifork naar voren komt, zijn vier organisaties niet direct gestart met het implementeren van het zorgprogramma. De belangrijkste redenen om de implementatie uit te stellen waren een reorganisatie, andere projecten die gepland stonden en een coördinator die langdurig ziek was geworden. Twee van de vier organisaties zijn alsnog gestart met de implementatie in het najaar van 2015, een derde organisatie is voornemens in 2016 alsnog te starten. Binnen de negen organisaties die wel direct gestart zijn met het zorgprogramma is het gebruik wisselend. Het lijkt erop dat een geslaagde implementatie staat of valt bij de aanwezigheid van enthousiaste en gemotiveerde behandelaren (arts, psycholoog). Behandelaren profiteren het meeste van goed gebruik van het zorgprogramma. Een heldere analyse van het probleemgedrag door de zorg bespaart de behandelaar tijd en inspanning. Hierdoor zijn behandelaren, met name de psychologen, meer geschikt voor de rol van lokale coördinator. Zij kunnen de zorgmedewerkers gemakkelijker aansturen, doordat ze afhankelijk zijn van de informatie van de zorg bij de signalering van het probleemgedrag. Wisselingen in het personeelsbestand, met name onder behandelaren en onder de lokale coördinatoren, zijn juist een belangrijke oorzaak waardoor de implementatie minder goed verloopt. 13

15 4) Digitale evaluatie voor betrokken medewerkers (niet de lokale coördinatoren) Na de tweede evaluatie met de lokale coördinatoren is via een digitale vragenlijst (SurveyMonkey) aan betrokken medewerkers (zorg, psychologen, artsen) gevraagd naar hun ervaringen met het programma. In totaal zijn 10 van de 13 zorgorganisaties (dit betreffen 17 van de 27 instellingen) vóór de zomer van start gegaan met de implementatie. Per instelling waar de implementatie vóór de zomer van start was gegaan, is een van de lokale coördinatoren gevraagd om de vragenlijst te verspreiden onder de medewerkers die van het programma gebruik maken. Algemeen In totaal hebben 39 gebruikers de vragenlijst ingevuld. Dit betroffen 29 zorgmedewerkers, 5 psychologen, 4 specialisten ouderengeneeskunde / praktijkverpleegkundigen en 1 locatie autorisator. Scholingsbijeenkomsten voor betrokken personeel Van de 39 respondenten had 75% beide, 15% een van beide en 10% geen van de twee bijeenkomsten voor het betrokken personeel bijgewoond. De reacties waren over het algemeen positief. De deelnemers vonden de bijeenkomsten helder, duidelijk en leerzaam. De deelnemers die de bijeenkomsten niet konden bijwonen, hebben van de coördinatoren of van collega s informatie ontvangen. De coördinatoren kunnen gebruik maken van de schriftelijke uitleg van het zorgprogramma die onderdeel is van het werkboek voor lokale coördinatoren. Er zijn twee instellingen waar ook na de zomer 2015 een scholingsbijeenkomsten wordt georganiseerd voor medewerkers die de bijeenkomsten hebben gemist en voor nieuwe medewerkers. Het advies is om de scholing eens per jaar te herhalen. Implementatie Bij 27 respondenten gaven aan dat er direct na de startbijeenkomsten gestart is met het werken volgens Grip op Probleemgedrag. Bij 8 respondenten was dit na ongeveer een maand het geval, en bij 2 respondenten na ongeveer 3 maanden. Één respondent gaf aan nog helemaal niet gestart te zijn. Op de vraag in hoeverre het zorgprogramma onderdeel is geworden van de standaard werkwijze binnen de afdeling antwoordde7 respondenten Niet of nauwelijks, 17 respondenten Wisselend en 15 respondenten Goed. Bijna 18% van de respondenten geeft aan dat het zorgprogramma Niet of nauwelijks onderdeel van de standaard werkwijze op de afdeling is geworden. Het lijkt er echter sterk op dat de respondenten deze vraag hebben beantwoord op basis van hun eigen ervaringen in plaats van de ervaringen van alle medewerkers van de betreffende afdeling. Nadere analyse van de gegevens laat zien dat geen van deze respondenten tot nu toe gebruik heeft gemaakt van GripOnline. Dit in tegenstelling tot de antwoorden van collega s en de cijfers die na 4 maanden zijn aangeleverd door Trifork. Hieruit komt naar voren dat GripOnline wel degelijk wordt gebruikt. GripOnline Over het algemeen vonden de meeste gebruikers GripOnline een prettig programma om mee te werken. Er zijn echter verschillende factoren die het gebruik van het programma remmen, dan wel stimuleren. Respondenten gaven aan dat wisselingen in het personeelsbestand en het feit dat GripOnline naast het ECD gebruikt wordt de belangrijkste belemmeringen zijn om het programma te gebruiken. Daarnaast zaten er wat fouten in het programma, maar deze zijn na opmerkingen van de gebruikers verholpen. 14

16 Binnen de instellingen waar de implementatie voor de zomer is gestart wordt Grip Online redelijk tot goed gebruikt. Wanneer behandelaren (psycholoog / arts) positief zijn over het zorgprogramma en GripOnline, werkt dit positief door naar de afdelingsmedewerkers. De vrijheid om direct met het probleemgedrag aan de slag te gaan en het gestructureerd aanpakken van probleemgedrag worden genoemd als de belangrijkste factoren die het gebruik van GripOnline positief beïnvloeden. Dit geldt zowel voor zorgmedewerkers als behandelaren. Ten slotte wordt de Monitor als een belangrijk pluspunt genoemd. De Monitor wordt in een aantal organisaties standaard gebruikt ter voorbereiding van het MDO / Zorgleefplanbespreking. Als uit de Monitor probleemgedrag naar voren komt, volgt automatisch een Analyse van het probleemgedrag. Wel gaven enkele gebruikers aan dat wanneer er geen probleemgedrag is gesignaleerd en een lege Monitor wordt opgeslagen. Dit is voor sommige gebruikers verwarrend: is er geen probleemgedrag gesignaleerd of is de Monitor niet goed opgeslagen? Dit probleem wordt doorgespeeld naar de ontwikkelaar. Tabel 1. Overzicht van conclusies en aanpassingen n.a.v. de verschillende evaluaties. CONCLUSIES Algemeen Het was de coördinatoren niet altijd duidelijk wat van hen werd verwacht Multidisciplinair team van coördinatoren werkt beter, vooral wanneer er een psycholoog / gedragsdeskundige bij betrokken is De planning van de scholingsbijeenkomsten kwam niet altijd goed uit AANPASSINGEN - Vooraf duidelijkheid scheppen door middel van promotiemateriaal (bijv. folder, website) met uitleg over de train-de-trainer bijeenkomsten - Meer aandacht voor doel en taken coördinatoren tijdens start train-de-trainer bijeenkomsten - Aansturen op een mix van behandelaren, management en zorg door hier aandacht aan te besteden in folder, op website etc. - Aandacht voor planning startbijeenkomsten tijdens train-de-trainer bijeenkomsten Train-de-trainer bijeenkomsten Sommige coördinatoren hadden behoefte aan meer informatie over implementeren tijdens de train-de-trainer bijeenkomsten Twee bijeenkomsten kost coördinatoren teveel (reis)tijd Te weinig tijd om met GripOnline te oefenen Groepsgrootte train-de-trainer bijeenkomsten was niet ideaal (te groot of juist te klein) Er lijkt behoefte aan een terugkomdag - Inschakelen implementatiedeskundige voor het geven van (deel) train-de-trainer bijeenkomsten - Mogelijkheid overwegen om beide bijeenkomsten op één dag te volgen - Meer tijd / opdrachten met GripOnline inplannen (tijdens pilot was dit 1 uur) - 10 tot 15 deelnemers per bijeenkomst (tijdens pilot was dit wisselend: 5 22 deelnemers) - Peilen behoefte aan terugkomdag. Bij voldoende aanmeldingen een terugkomdag GRIP na ca. 4-6 maanden inplannen 15

17 Vervolg Tabel 1. Overzicht van conclusies en aanpassingen n.a.v. de verschillende evaluaties. CONCLUSIES AANPASSINGEN Materialen (werkboek, presentaties) Sommige coördinatoren vonden het toch lastig om te presenteren voor afdelingsmedewerkers Er lijkt behoefte aan informatie over Grip / GripOnline voor familie en mantelzorgers - Presentaties startbijeenkomsten voorzien van begeleidende teksten - Toevoegen A4 met informatie voor familie/mantelzorger in het werkboek voor lokale coördinatoren GripOnline Reminder Evaluatie GripOnline wordt te laat verstuurd Niet alle gegevens staan in het pdf-bestand De buttons Voeg analyse toe en Analyse Opslaan zorgen voor verwarring De verbinding met de server wordt te snel verbroken, waardoor gebruiker een foutmelding krijgt Sommige medewerkers hebben problemen bij het terugvinden van de gegevens in GripOnline Onduidelijkheid over ingevulde Monitor waarbij geen probleemgedrag is gesignaleerd. - Wijzigen moment waarop reminder wordt verstuurd naar 1 week voor de evaluatiedatum (tijdens pilot was dit 1 dag van tevoren) De pdf-functie wordt aangepast - De buttons hernoemen naar Verstuur Analyse en Tussentijds opslaan en aanpassen handleidingen in het werkboek - Verlengen time-out functie - De GripOnline-handleidingen voor de verschillende gebruikers zijn aangevuld met informatie over hoe de reeds ingevulde webformulieren zijn in te zien - Melding Er is geen probleemgedrag gesignaleerd met de Monitor toevoegen aan de opgeslagen Monitor. 16

18 Toekomst: 2016 en verder Op basis van bovenstaande conclusies en aanbevelingen is het implementatiepakket verder aangepast. Train-de-trainer bijeenkomsten voor lokale coördinatoren De opzet van twee train-de-trainer bijeenkomsten van elk een dagdeel blijft gehandhaafd, zodat de lokale coördinatoren tussendoor met een opdracht aan de slag kunnen. Daarnaast wordt er over nagedacht om de twee bijeenkomsten samen te voegen en deze in een bijeenkomst van een dag aan te bieden. Dit om tegemoet te komen aan de wens van lokale coördinatoren die te maken hadden met lange reistijden. Ten slotte is de inhoud van de bijeenkomsten zo aangepast, zodat de lokale coördinatoren direct bij aanvang van de train-de-trainer bijeenkomst duidelijk wordt wat er van hen precies wordt verwacht. Een werkboek voor lokale coördinatoren Onjuistheden en onvolledigheden in het werkboek Grip op Probleemgedrag aangepast en de presentaties voor de afdelingsmedewerkers zijn voorzien van begeleidende teksten. Een digitaal zorgprogramma GripOnline De belangrijkste wijziging was het moment waarop reminders verstuurd worden. Na overleg met de lokale coördinatoren is ervoor gekozen de reminder een week van tevoren naar de deelnemers van de evaluatie rond te sturen in plaats van een dag van tevoren. Daarnaast zijn de PDF-functie en de time-out-functie verbeterd en zijn foutmeldingen verholpen. De buttons zijn aangepast. Verder betroffen de wijzigingen voornamelijk typefouten die zijn gecorrigeerd Vanaf 2016 zal het implementatiepakket Grip op Probleemgedrag worden aangeboden via Gerion in Amsterdam ( ). Voor het gebruik van het digitale programma GripOnline kan een abonnement worden afgesloten. Met de inkomsten uit het abonnement wordt de veiligheid gewaarborgd en wordt service en ondersteuning geleverd door Trifork, de ontwikkelaar en beheerder van het programma. Zorgorganisaties die hebben deelgenomen aan de pilot konden het implementatiepakket tot eind 2015 kosteloos uitproberen. Daarna kunnen de organisaties die besluiten het zorgprogramma te continueren een abonnement afsluiten voor het gebruik van GripOnline. 11 van de 14 organisaties hebben aangegeven dat zij GripOnline ook in 2016 willen blijven gebruiken. 17

19 8. Begrippenlijst Gerion Instelling Lokale coördinatoren Trifork Zorgorganisatie Opleidingsinstituut voor HBO en universitair geschoold personeel werkzaam in de ouderenzorg. Specifieke locatie voor psychogeriatrische zorg. Meerdere instellingen kunnen tot dezelfde zorgorganisatie behoren. Medewerkers die vanuit de instelling de implementatie van GRIP II coöordineren. Voorafgaand aan de implementatie binnen de eigen instelling volgen lokale coördinatoren twee train-de-trainer bijeenkomsten. Ontwikkelaar en beheerder van de digitale tool GripOnline. Overkoepelende organisatie of stichting voor ouderenzorg. 18