HUISHOUDELIJK REGLEMENT WTC Buslotfietsers vzw. Versie:

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT WTC Buslotfietsers vzw Versie:

2 Inhoudsopgave 1. Algemene bepaling Doel Verzekering Ritten Ploegen Wegcode en veiligheid Fietsmateriaal Volgwagen Clublidgeld Kledij Ongevallen Het bestuur Bonussysteem Slotbepalingen Samenstelling huidig bestuur... 8

3 1. Algemene bepaling Er wordt verondersteld dat ieder lid en kandidaat-lid meerijdend fietser dit reglement gelezen heeft en ook daadwerkelijk toepast. Onze fietsclub, WTC Buslotfietsers, bestaat reeds geruime tijd als feitelijke vereniging en heeft in 2014 het statuut aangenomen van een vzw volgens de statuten neergelegd op 17 maart 2014 op de griffie van de rechtbank van koophandel en verschenen in het Belgisch Staatsblad op 19 maart Het huishoudelijk reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de meest recente versie van deze clubstatuten. 2. Doel Het doel van de club bestaat uit de gemeenschappelijke beoefening van het fietstoerisme in een kameraadschappelijke geest. Voor de WTC Buslotfietsers vzw staat het motto samen uit samen thuis, gezelligheid en sportieve kameraadschap voorop. Als we in groep vertrekken is het de bedoeling om als groep aan te komen. Iedereen die bij onze club aansluit moet zich terugvinden in deze filosofie. Naast de sportieve activiteiten organiseert onze club een aantal eigen organisaties. Lid zijn van onze club wil dan ook zeggen meewerken aan deze eigen organisaties van de club teneinde een bijdrage te leveren aan de goede werking van de club. 3. Verzekering De club heeft geen eigen verzekering maar alle leden van onze club zijn verplicht aangesloten bij de VWB. De VWB polis is te bekijken op de website van de VWB. Alle leden moeten een keuze maken uit één van de VWB verzekeringen/lidgelden. De leden maken het bedrag naar keuze over op de rekening van WTC Buslotfietsers vzw die op zijn beurt zal zorgen voor de doorstorting naar de VWB. Deze doorstorting gebeurt binnen de 30 dagen na het ontvangen van het bedrag van een lid op het rekeningnummer van de VZW. Binnen deze periode van 30 dagen moeten de leden beseffen dat ze nog niet verzekerd zijn. Het lid moet tijdig aan WTC Buslotfietsers vzw alle info doorgeven die nodig zijn om de inschrijving tot een goed einde te brengen bij de VWB; dwz woonplaats, namen + geboortedata van de personen of persoon. Zolang deze info niet doorgestuurd is naar contact@buslotfietsers.be kan WTC Buslotfietsers vzw geen lid/gezin inschrijven bij de VWB. Hierdoor krijgt dit lid geen verzekering wat maakt dat dit lid geweigerd wordt bij WTC Buslotfietsers vzw als lid. De club kan niet aansprakelijk worden gesteld door haar leden voor eventuele schade. Alleen hetgeen de verzekering van de VWB dekt, kan vergoed worden. 4. Ritten Het wielerseizoen op de weg start begin maart en eindigt begin oktober. Het MTB seizoen sluit hier op aan.

4 De samenkomst voor de geplande ritten gebeurt aan garage BUSLOT, Korte Dijkstraat 9200 Dendermonde. Kom tijdig! We vertrekken op het afgesproken uur (zie kalender). Een aanwezigheid dient gemeld te worden. Er wordt gefietst in de huidige clubkledij. Moeilijkheidsgraad en afstand worden aangepast aan het trainingsopbouwschema en aan de periode van het jaar (begin einde seizoen). De ritten worden meegedeeld aan de hand van een kalender die opgesteld wordt door het bestuur en bekendgemaakt wordt met een nieuwsbrief of via de website. Elke rit heeft een ritverantwoordelijke. De ritverantwoordelijke zorgt voor een op voorhand uitgestippeld parcours. Hij bepaalt langs waar er gereden wordt. Alle leden worden uitgenodigd om mee te werken aan het organiseren van de ritten. Ieder lid mag één of meerdere eigen ritten voorstellen. Deze rit(ten) moet(en) tijdig ingediend worden voor het begin van het seizoen bij de kalenderverantwoordelijke voor opname op de kalender. 5. Ploegen Onze club wordt opgesplitst in 2 ploegen naargelang de fietsmogelijkheden van onze leden: een H(heren)-ploeg en een D(dames)-ploeg. Dames-ploeg en Heren-ploeg zijn niet noodzakelijk strict gescheiden. Dames kunnen ritten van de officiële kalender meerijden met de Heren-ploeg met respect voor de kalender en de snelheid van de Heren-ploeg. Anderzijds kunnen heren meerijden met de Dames-ploeg met respect voor de kalender en de snelheid van de Dames-ploeg. Een aantal keren per seizoen wordt er in 1 ploeg gereden. De ritten die hiervoor in aanmerking komen worden beslist door het bestuur en staan duidelijk vermeld op de kalender. 6. Wegcode en veiligheid We fietsen samen met respect voor de wegcode. Het verkeersreglement is ook geldig voor ons. Elke overtreding van het wegverkeer en/of een P.V. opgemaakt door de gerechtelijke instanties wordt door de overtreder zelf betaald. Indien een volgwagen meerijdt zal iedereen voor de volgwagen rijden. Uit respect voor de natuur gooien we geen afval langs de weg. Wij fietsen PROPER! Er wordt met maximum twee fietsers naast elkaar gereden en dit voor onze eigen veiligheid. Het dragen van de valhelm is verplicht! Het dragen van MP3 speler of andere audiotoestellen tijdens de groepsritten is verboden, veiligheid van het fietsen in groep staat voorop.

5 Bij het oversteken van kruispunten wordt er gewacht tot de hele groep tegelijk veilig kan oversteken. Er worden door de voorste rijders signalen gegeven betreffende het parcours (links, rechts afslaan, rechtdoor; ). Eveneens worden potentieel gevaarlijke situaties aangeduid (slecht wegdek, putten en drempels, vernauwingen, geparkeerde voertuigen, tegenliggend verkeer, ). De achterste rijders geven signalen betreffend achterop komend verkeer. Deze signalen worden door de groep doorgegeven naar voor en naar achter. 7. Fietsmateriaal Het is noodzakelijk dat de fiets van de deelnemers mechanisch in orde is. Materiaal in orde bespaart veel ellende onderweg. In geval van defect wachten we altijd met de volledige groep en wordt in overleg de gepaste actie afgesproken. In de meeste gevallen is dit dat iedereen wacht tot de herstelling is uitgevoerd. 8. Volgwagen Voor de zondagritten wordt in de mate van het mogelijke een volgwagen voorzien. De volgwagen is voorzien van enkele fietsreservewielen en fietsreservemateriaal. Toch raden we aan dat iedereen zijn eigen reservemateriaal meeneemt. Wie materiaal van de volgwagen leent, moet dit materiaal (reserveband, reservewiel, ) zo snel mogelijk (= ten laatste binnen de 3 dagen na de rit) in de gekregen staat terugbezorgen opdat het reservemateriaal terug volledig is tegen de volgende rit. Een proper geleend wiel komt proper terug, ook na een vuile rit. Een plat gereden geleend wiel komt hersteld terug. Indien dit niet het geval is dan zal het kuisen of de herstelling gebeuren op kosten van de gebruiker. De volgwagen is eigendom van de club. Behandel dit voertuig dus met eerbied en hou het proper. Deze wagen wordt ENKEL en ALLEEN gebruikt voor de officiële ritten en voor de organisaties in clubverband. De volgwagen is normaal voorzien voor de Heren-ploeg op voorwaarde dat deze ploeg tenminste beschikt over 15 fietsers. Indien dit niet het geval is dan gaat de volgwagen mee met de grootste groep. Uitzonderingen worden beslist door het bestuur. 9. Clublidgeld Het jaarlijks lidgeld voor WTC Buslotfietsers vzw wordt bepaald door de raad van bestuur en ingeschreven in het huishoudelijk reglement. Het lidgeld bedraagt voor het seizoen per lid, te vermeerderen met het lidgeld van de VWB (30 in 2015). Het lidgeld moet gestort worden op rekeningnummer BE op naam van WTC Buslotfietsers vzw met vermelding van naam + lidgeld (+ VWB) Het lid is ingeschreven voor één jaar lopend van 1 januari tot en met 31 december. Een lid dat ervoor kiest zijn lidmaatschap bij WTC Buslotfietsers vzw op te zeggen moet het bestuur van zijn intentie op de hoogte brengen. De bijdrage voor het lopende jaar blijft integraal verschuldigd; er zal geen terugbetaling worden uitgevoerd.

6 Een aangesloten lid dat meer dan een jaar van zich niet laat horen of dat zijn lidgeld niet tijdig hernieuwd, wordt geschrapt. 10. Kledij Leden van de club dienen bij elke clubactiviteit de officiële kledij van de club te dragen, zowel de fiets- als de beschikbare vrijetijdskledij. Combinaties van oude met nieuwe kledij zijn niet toegestaan op de officiële ritten. Ieder lid moet beschikken over een basispakket kledij. Het basispakket bestaat uit: Trui korte mouw Korte broek Windvest zonder mouwen Armstukken Kniestukken Alle info betreffende het basispakket inclusief de waarborg die kan terugverdiend worden bij voldoende aanwezigheden is te bekomen bij de kledijverantwoordelijke. Kledij kan enkel besteld worden door en voor effectieve leden, dwz. dat enkel leden die aangesloten zijn bij de VZW en fietsen, kledij voor zichzelf kunnen bestellen (vb niet voor familieleden). Bestellingen van kledij gaan in groepsbestelling naar onze leverancier. Een groepsbestelling vindt plaats 2x tot 3x per jaar in functie van de grootte van de bestelling. Er is geen of slechts een beperkte voorraad reservekledij bij de VZW. De levertermijn van de leverancier is vrij lang (6-8 weken), dus bestel tijdig! Ieder lid dient zelf zijn kledij af te halen bij de kledijverantwoordelijke en dit op afspraak. De kledij die beschadigd wordt door een valpartij wordt gratis vervangen mits binnenbrengen van de beschadigde kledij bij de kledijverantwoordelijke. Op de kledij wordt een waarborg gegeven van 6 maanden. 11. Ongevallen Het bestuur is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen tijdens/na of voor de activiteiten van de VZW. Noch de VZW als geheel, noch elk bestuurslid afzonderlijk, kan aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen welke een lid overkomt tijdens of omtrent activiteiten van de VZW zoals trainingen, ritten in groep, toertochten,... Derden die aan activiteiten van de VZW deelnemen worden geacht kennis te hebben genomen van voornoemde bepalingen. Bij een ongeval met ernstige lichamelijke schade wordt de 112 gebeld. Er wordt geen onnodig risico gelopen met eigen vervoer.

7 12. Het bestuur Het bestuur vergadert op regelmatige basis. De bevoegdheden van de algemene vergadering en de raad van bestuur zijn beschreven in de statuten van de VZW. Het bestuur heeft hierbij de leiding van de VZW en beslist, in het belang van de VZW. Het bestuur heeft het recht en de mogelijkheid sancties te treffen tegenover leden die zware inbreuken begaan tegen dit reglement of schade aan de VZW toebrengen, inclusief ontslag uit de fietsclub. 13. Bonussysteem Vanaf het seizoen 2015 wordt in de club een bonussysteem ingevoerd. De bedoeling van het bonussysteem is om onze leden te motiveren om actief deel te nemen aan de officiële - zowel sportieve als niet-sportieve - activiteiten van de club. Elke aanwezigheid wordt beloond met bonuspunten volgens een afgesproken en aan het begin van het seizoen vastgestelde verdeelsleutel. Op het einde van het seizoen wordt een waardebon toegekend in functie van het aantal aanwezigheden. De volledige details van het bonussysteem zijn opvraagbaar bij het bestuur en werden aan de aanwezige leden voorgesteld op de algemene ledenvergadering van 6 februari Alle leden werden op de hoogte gebracht d.m.v. een bijlage bij het verslag van de algemene ledenvergadering van 6 februari Het bonussysteem vermeldt o.a. De activiteiten die recht geven op bonuspunten De verdeelsleutel toegekend aan de verschillende activiteiten Een 50%-50% verhouding tussen de sportieve (ritten op de officiële kalender) en de niet-sportieve activiteiten (vergaderingen, eigen organisaties, ) Er dient een minimum van 50% van de maximum beschikbare punten behaald te worden om in aanmerking te komen voor de bonuspot Voor het seizoen 2015 is een totaal bonusbedrag voorzien van 500. Aangezien het om een beloningssysteem gaat is een echte aanwezigheid vereist om in aanmerking te komen voor de bonuspunten. Een afwezigheid met reden (bvb. verontschuldiging, ziekte, vakantie, ) komt niet in aanmerking als een aanwezigheid. 14. Kandidaat-leden De procedure om lid te worden van onze club omvat volgende stappen: een aantal ritten (min. 5 gespreid over een max. periode van 8 weken) meefietsen in test-modus om kennis te maken met de snelheid en met onze manier van fietsen. Na deze testritten moet het kandidaat-lid beslissen of hij al dan niet een aanvraag indient tot lidmaatschap. Deze aanvraag tot lidmaatschap kan gebeuren via het contactformulier op de website of via een mailtje naar de secretaris. De aanvraag tot lidmaatschap wordt voorgelegd aan het bestuur voor goedkeuring. Na goedkeuring door het bestuur wordt het clublidgeld betaald voor het lopende seizoen, wordt een verzekering afgesloten bij de VWB (Vlaamse Wielrijdersbond)

8 of wordt een bestaande VWB verzekering omgezet in een clubverzekering en wordt een basispakket kledij aangeschaft. 15. Slotbepalingen Door betaling van het lidgeld erkent het lid onderhavig huishoudelijk reglement ontvangen en gelezen te hebben en verklaart hij/zij zich hiermee akkoord. Dit reglement zal aan ieder lid overhandigd worden; nieuwe leden ontvangen het reglement bij de inschrijving. Dit reglement wordt ook ter beschikking gesteld op de website. Dit reglement kan ten alle tijden worden aangepast door het bestuur. Aanpassingen kunnen alleen gebeuren mits goedkeuring door een meerderheid van het bestuur. Iedere wijziging van het reglement zal aan alle leden kenbaar gemaakt worden. In alle gevallen waarin de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur, onverminderd haar verantwoordelijkheid tegenover de algemene vergadering. 16. Samenstelling huidig bestuur Naam Functie Taken en verantwoordelijkheden Jean-Pierre De Clerck Voorzitter Dagelijks bestuur Organisatie Herfstrit Vertegenwoordiger Bianchi Trofee Etienne De Greef Secretaris Dagelijks bestuur Vertegenwoordiger VWB Dominicus De Vare Penningmeester Dagelijks bestuur Baten Erwin Bestuurslid Organisatie Winterrit Vertegenwoordiger Bianchi Trofee Kalender Heren-ploeg Marnix De Schryver Bestuurslid Vertegenwoordiger Sportraad Verantwoordelijke bonuspunten Erik De Smedt Bestuurslid Organisatie souper Bjorn De Clerck Bestuurslid Els Timmerman Bestuurslid Verantwoordelijke Dames-ploeg Kledijverantwoordelijke Verantwoordelijke kalender Dames-ploeg Katty Meert Bestuurslid Verantwoordelijke Dames-ploeg