STICHTING PODIA HEEMSTEDE J A A R V E R S L A G

Transcriptie

1 STICHTING PODIA HEEMSTEDE J A A R V E R S L A G Periode 1 januari 31 december 2014 Deel 1 Activiteitenverslag 2014 Deel 2 * Financieel verslag 2014 * Begroting 2016 Secretariaat: Havenstraat 40, 2101 LC Heemstede

2 Inhoudsopgave Titel Pagina Deel 1 Activiteitenverslag Bestuur 3 2. Doelstelling 3 3. Stichting 3 4 Prestaties 3 5. Locaties 4 6. Relatie Casca 4 7. Subsidies 4 a. Gemeente Heemstede 4 b. Fonds Podiumkunsten 8. Public Relations 5 9. Bestuurlijke zaken Vriendengroeperingen Samenwerking Vrijwilligers 6 Programmeurs Financiën 6 Deel 2 Financieel verslag Balans per 31dec14 2. Toelichting op de Balans 3. Verlies- en winst rekening 2014 en begroting Toelichting op verlies- en winst rekening Toelichting Begroting 2016

3 Deel 1 Activiteitenverslag Gebruikte afkortingen: SPH = Stichting Podia Heemstede TdL = Theater de Luifel OS = Oude Slot OK = Oude Kerk STOK = Stichting Oude Kerk PVG = Post Verkadegroep 1. Bestuur Bestuurssamenstelling Voorzitter: Erik Groot vanaf: lid, sinds januari 2014 Secretaris: Joane Hasken vanaf: Penningmeester: André Mettes vanaf: Algemeen lid: Karin van der Pas vanaf: Aantal vergaderingen Gedurende het jaar 2014 heeft het bestuur 13 keer vergaderd. 2. Doelstelling De stichting heeft als doel: het zorgen voor cultureel aanbod in Heemstede op de thans bestaande podia: de Oude Kerk, Theater de Luifel, en het Oude Slot te Heemstede of op eventuele nieuwe podia, ten einde een zo groot mogelijk deel van de bevolking van Heemstede en omgeving te bereiken. 3. SPH - De statuten zijn laatstelijk gewijzigd bij akte van 10 juni Ingeschreven bij KvK, nummer De ANBI status is in 2012 bij beschikking van 19 december 2012 door de Belastingdienst toegekend onder nummer Fiscaal: BTW nummer Prestaties Podium (stoelen) Voorstellingen Bezoekers Bezettingspercentage Theater de Luifel (185) % Podium Oude Slot (90) % Oude Kerk (300) % Totaal In de begroting zijn de volgende streefpercentages opgenomen: TdL 80 % POS 90 % OK 50 % Bij de opendag 2014 waren 200 personen aanwezig. Jaarverslag Podia Heemstede 3

4 5. Locaties SPH heeft geen accommodaties in bezit. Voor het geven van voorstellingen wordt er ruimte gehuurd in het OS, de OK en in Casca (TdL). Hieronder volgt een overzicht van de activiteiten per podium. Theater de Luifel SPH huurt theater de Luifel van Casca voor gemiddeld 43 voorstellingen per kalenderjaar. In 2014 hebben 40 voorstellingen plaatsgevonden, omdat het culturele seizoen (september tot en met mei) niet gelijk loopt met het kalenderjaar. De zaal biedt plaats aan 200 bezoekers. Rekening houdend met plaatsen voor techniek, impresariaat, gastvrouwen en genodigden, betekent dit een netto beschikbaarheid voor bezoekers van 185 plaatsen. Het Oude Slot De huurder van het OS, PVG is verplicht SPH voor 30 voorstellingen ruimte ter beschikking te stellen. Dit is een verplichting die in de huurovereenkomst tussen de gemeente Heemstede en de PVG is vastgelegd. De zaal biedt ruimte aan 90 bezoekers. Het beleid om de voorstellingen in het OS over te hevelen naar de OK zal vanaf het seizoen worden gerealiseerd. De Oude Kerk In de OK is plaats voor 300 bezoekers. De STOK heeft plannen om de Kerk beter geschikt te maken voor concerten. Hierbij wordt gedacht aan een stoelenplan, in plaats van banken, het verhogen van het podium en het maken van een corridor tussen de Kerk en Pauwehof. Naar verwachting zullen deze plannen in 2015 tot uitvoering komen. 6. Relatie Casca Met Casca zijn vier overeenkomsten gesloten voor het verrichten van diensten op: het gebied van voorstellingen in TdL het gebied van de financiële administratie het gebied van de kaartverkoop het gebied van public relations 7. Subsidies a. Gemeente Heemstede Door de opgelegde bezuinigingen van de rijksoverheid heeft de gemeente Heemstede de subsidie voor 2014 verlaagd met Naast de eerdere korting van in 2013 is de subsidie van gedaald van in 2012 naar in Zoals in 2013 is aangekondigd heeft het bestuur van SPH maatregelen genomen om toch tot een acceptabel aanbod te komen. Enerzijds door onze uitgaven te beperken en anderzijds door het aantal voorstellingen te verlagen tot ca.70 voorstellingen. De uitgaven (met uitzondering van de voorstellingen) zijn ten opzichte van 2013 ca verlaagd. De verwachte verhoging van de inkomsten is helaas niet gelukt. Ten opzichte van 2013 zijn bezoekers minder geteld. Het lagere aantal bezoekers heeft zich voorgedaan in de podia OS en OK. b. Fonds Podiumkunsten Door het fonds Podiumkunsten worden subsidies verstrekt voor concerten (kamermuziek), waarbij een tekort is opgetreden. Het gaat hierbij om professionele podiumkunsten, die openbaar toegankelijk zijn en waarvoor betaalde entree geldt. De subsidie bedraagt 50% van het tekort. Jaarverslag Podia Heemstede 4

5 8. Public relations De PR commissie verricht veel inspanningen om de naamsbekendheid van SPH nog te verder omhoog te brengen. Zij doet onder meer door gebruik te maken van social media. Voorafgaand aan iedere voorstelling wordt door middel van facebook, twitter en uiteraard de plaatselijke weekbladen de potentiële bezoekers op de hoogte gesteld van de optredende artiesten. Voorts is een website gerealiseerd onder de naam waarop alle voorstellingen zijn vermeld en waar de bezoekers op eenvoudige wijze kaarten kunnen bestellen. Tot slot is de verkoop van de kaarten gecentraliseerd bij Casca. Op 21 september 2014 was voor het eerst de Open Dag van Podia Heemstede. In de ochtend een programma voor bezoekers in de Oude Kerk en in de middag in Theater de Luifel. Voorgaande jaren waren de Open dagen op andere dagen. Van oudsher was er een Open Dag in het Oude Slot in mei en Theater de Luifel organiseerde de dag in september. De leden van de Heemsteedse Kunstkring zijn jaarlijks goede afnemers van een aantal voorstellingen. Op de jaarlijkse bijeenkomst van de HKK wordt door de programmeurs van diverse theaters uit de omgeving reclame gemaakt voor de te houden voorstellingen Wij zijn er ook dit jaar weer in geslaagd om adverteerders te werven. Helaas zijn er geen bedrijven bereid gevonden om SPH te sponsoren. 9. Bestuurlijke zaken Het jaar 2014 is voor SPH wederom een intensief jaar geweest. Het bestuur heeft zich ingespannen om de bezuiniging op de subsidie door te voeren. Het bestuur heeft mooie toekomstverwachtingen en richt zich bij de programmering op een breed publiek, maar ook heel specifiek op het voortgezet onderwijs. Het SPH bestuur werkt nauw samen met vele vrijwilligers en doet er alles aan om de aanwezige deskundigheid zo goed mogelijk te gebruiken. Samenwerking binnen SPH heeft de aandacht, maar samenwerken ook met anderen in de omgeving is een speerpunt. 10. Vriendengroeperingen SPH kent van oudsher twee vriendengroeperingen: vrienden van TdeL en vrienden van het OS. Met beide groeperingen heeft het bestuur een aantal keren overleg gevoerd. Het ultieme streven van het bestuur was om te komen tot één vriendengroepering voor SPH, waardoor het culturele leven in Heemstede breed wordt gedragen. 11. Samenwerking Wij hebben regelmatig overleg met andere aanbieders van cultuur zoals Casca, Blokker en de bibliotheek, maar ook breder zoals koorbiënnale. Met de Heemsteedse Kunstkring wordt overleg gevoerd om te zien of intensieve samenwerking mogelijk is. Met Casca zal het overleg over programmering en afstemming van voorstellingen, verder worden verdiept. Het bereiken van de jeugd heeft onze bijzondere aandacht. Gedacht kan worden aan het idee om een Young Podia Heemstede te starten. Een commissie kan gevormd worden van 5 jonge mensen uit Heemstede die op de middelbare scholen in de regio zitten. Vervolgens kan de commissie in overleg met de programmeurs verantwoordelijk worden voor het bepalen van een vastgesteld aantal voorstellingen op de podia in Heemstede. De commissieleden zijn ambassadeur van de podia en mogen maximaal 2 jaar meedraaien Jaarverslag Podia Heemstede 5

6 12. Vrijwilligers Binnen SPH zijn zo'n 30 vrijwilligers zeer actief aan de slag. Zonder deze groep zou SPH niet kunnen bestaan. Zij zijn onder meer belast met begeleiding van het publiek en artiesten op theateravonden. Tevens worden er nog kaartjes bij de ingang van het podium verkocht aan spontaan komende bezoekers. De vrijwilligers krijgen een instructie en jaarlijks zetten we de vrijwilligers in het zonnetje. 13. Programmeurs Voor SPH werken twee programmeurs, te weten 1 voor TdL (voornamelijk cabaret) en 1 voor het OS en de OK (voornamelijk kamermuziek). Beide programmeurs slagen er ieder jaar weer in om een breed en kwalitatief hoog aanbod te presenteren. Inmiddels heeft het bestuur besloten om vanaf het seizoen een andere programmeur aan te trekken voor de voorstellingen in de OK. 14. Financiën Het (kalender)jaar 2014 hebben wij helaas moeten afsluiten met een negatief saldo van ,--. De structurele bezuiniging van de gemeente van enerzijds en het tegenvallende aantal bezoekers anderzijds zijn hier debet aan. Het negatieve saldo hebben wij dit jaar nog kunnen opvangen ten laste van de algemene reserve. Hierna is deze reserve gedaald tot ruim Een deficit zoals in 2014 kunnen wij dan niet meer opvangen. Ons streven is erop gericht om in het seizoen tot een sluitende exploitatie te komen door het concentreren van de voorstellingen in de OK en TdL. Daarnaast zal de programmering in de OK worden gericht op een nog bredere doelgroep. Vastgesteld in het bestuur van Stichting Podia Heemstede van 13 maart 2015 Voorzitter w.g. E.J. Groot Secretaris w.g. B.J. Hasken Penningmeester : w.g.a. Mettes Algemeen lid: w.g. K.A. van der Pas Jaarverslag Podia Heemstede 6

7 Deel 2 Financieel verslag 2014 Jaarverslag Podia Heemstede 7

8 Toelichting Balans per 31 december 13 Eigen vermogen Algemene reserve Saldo 1 januari Toevoeging winst Toevoeving bestemmingsreserve nieuwe ontwikkelingen Af: verlies Saldo per 31 december Bestemmingsreserve nieuwe ontwikkelingen: Saldo 1 januari Onttrekking: * integratie website met nieuw kaartverkoopsysteem * aanpassingen nieuwe website * overheveling naar algemene reserve Saldo 31 december Jaarverslag Podia Heemstede 8

9 Verlies-en winstrekening Stichting Podia Heemstede 2014 en begroting 2016 Begroting Rekening Begroting Begroting Lasten 1 Voorstellingen Programmeur Huur locaties Techniek Pauzedrankjes Publiciteit Kaartverkoop Administratie Bestuur/commissies e.d Algemene kosten Batig saldo Totale lasten Baten 11 Recette Sponsoring/ advertenties, rente e.d. 13 Fonds Podiumkunsten Subsidie gemeente Nadelig saldo Totale baten Jaarverslag Podia Heemstede 9

10 Toelichting verlies-en winstrekening 2014 S P H 1 Voorstellingen Aantal Aantal voorstellingen kalenderjaar 2014: * de Luifel 40 * De Oude Kerk/Pinksterkerk 19 * Het Oude Slot 9 * Vervallen voorstellingen 2 Totaal 70 Begroot volgens het culturele seizoen Verschil -3 Het culturele seizoen loopt van september tot en met mei. Hierdoor kan het aantal voorstellingen in het kalenderjaar afwijken van de prognose in het culturele seizoen. De kosten van de artiesten waren als volgt: * Het Oude Slot * De Oude Kerk * Pinksterkerk * de Luifel Begroot Verschil De lagere kosten zijn toe te schrijven aan 2 vervallen voorstellingen en 3 voorstellingen minder. 6 Publiciteit * Programmaboekje (incl. bezorging) * Open dag * Casca PR werkzaamheden * Advertenties * Opmaken maandladders en advertenties * diverse kosten (o.a. drukwerk, posters, verspreiden boekjes e.d.) Begroot Verschil Jaarverslag Podia Heemstede 10

11 10 Algemene kosten * Representatie * Bankkosten 310 * Vrijwilligersvergoeding * Onderhoud website 900 * Bumarechten 685 * Kaartverkoopsysteem * diverse kleine kosten Begroot Verschil Recette * Opbrengst * Begroot Lagere opbrengst Door een lager aantal voorstellingen en een tegenvallend aantal bezoekers is de opbrengst fiks lager uitgevallen bezoekers dekking * de Luifel 40 voorstellingen % * Het Oude Slot 9 voorstellingen % * De Oude Kerk/Pinksterkerk 19 voorstellingen % Totaal Sponsoring e.d. * Opbrengst * Begroot Hogere opbrengst Specificatie opbrengst: * Vrienden van de Luifel * Vrienden van Het Oude Slot * Advertenties * Rente 485 * Correctie vorig jaar * Diversen Jaarverslag Podia Heemstede 11

12 Begroting Programma's aantal: * Oude Slot 7 0 * Oude Kerk * de Luifel Voorstellingen: * Oude Kerk: * de Luifel Bumarechten (begroot onder algemene kosten) Totaal Programmeurs * cf. overeenkomsten Open Dagen * Opgenomen onder Publiciteit 3 Huur locaties * de Luifel * 49 x * Oude Kerk * 20 x * Oude Slot Totaal huur locaties Jaarverslag Podia Heemstede 12

13 4 Techniek Begroting Begroting * de Luifel * 43 x 275 * 49 x * extra personeel/stemmen vleugel * Oude Kerk * 22 x * 12 x 415 (vleugel) * technici 20 x Oude Slot * 7 x 300 * 7 x Totaal kosten techniek Pauzedrankjes * de Luifel * 49 x * Oude Kerk * Oude Slot Totaal pauzedrankjes Publiciteit * Programmaboekje * Casca * budget PR commissie * Open dag Totaal publiciteit Kaartverkoop * stelpost Administratie (Casca) Jaarverslag Podia Heemstede 13

14 Begroting Begroting Bestuur/commissies/vrijwilligers * vrijwilligersvergoeding * onkostenvergoeding PR cie 500 * representatie * onvoorzien Algemene kosten * onderhoud website * kaartverkoopsysteem * toegangskaarten 500 * vrijwilligersvergoeding * kantoorbenodigdheden 500 * Porti/bank/telefoon 500 * Bumarechten * annulering voorstellingen Recette Gemiddeld tarief voor de Luifel 17, exclusief BTW 16,40 * gemiddeld 145 bezoekers x 49 = (afgerond) * x 16, Gemiddeld tarief voor Oude Kerk 19, exclusief BTW 18,15 * gemiddeld 150 bezoekers x 20 = * x 18, Gemiddeld tarief voor Het Oude Slot 17,-- exclusief BTW 16,-- * gemiddeld 80 bezoekers x 7 = 560 * 560 x 16, stelpost kortingen voorstellingen Totale recette Jaarverslag Podia Heemstede 14

15 Begroting Begroting Sponsoring/advertenties, rente e.d * vrienden van theater de Luifel * advertenties * rente Fonds Podiumkunsten Opbrengst is afhankelijk van voorstellingen die met verlies worden afgesloten 15 Subsidie gemeente Heemstede De gemeente Heemstede heeft een korting aangekondigd van in 2013 en nogmaals in 2014; derhalve vanaf vanaf 2015 cumulatief Heemstede, 23mrt15 AM Jaarverslag Podia Heemstede 15