raad voor maatschappelijk welzijn

Transcriptie

1 raad voor maatschappelijk welzijn Notulen zitting van 11 mei 2016 Samenstelling Aanwezig: mevrouw Chris De Ridder, OCMW-voorzitter; de heer Roger Van Driessche, OCMW-raadslid; mevrouw Lieve Fierens, OCMW-raadslid; de heer Luc Van Steyvoort, OCMW-raadslid; mevrouw Sara Waelbers, OCMW-raadslid; de heer Joeri Straetemans, OCMW-raadslid; mevrouw Huguette Cuyvers, OCMW-raadslid; mevrouw Ria Van Put, OCMW-raadslid; mevrouw Lieve Stevens, OCMW-raadslid; mevrouw Vera De Hert, OCMW-raadslid; mevrouw Sophie Hermans, OCMW-secretaris Verontschuldigd: de heer Rik Holvoet, OCMW-raadslid 11 mei :00 - De voorzitter opent de openbare zitting. OPENBARE ZITTING Toelichting kwartaalrapport 1/2016 Secretaris licht het strategische luik toe. Raadslid De Hert vraagt wanneer er een beleidseffectenrapport wordt opgemaakt. Secretaris stelt dat dit het kwartaalrapport is, dat als input dient voor de jaarrekening en het jaarverslag dat dan weer de input vormt voor het beleidseffectenrapport. Dit rapport beoordeelt de doelstellingen en wordt over meedere jaren bekeken. De financieel beheerder is halftijds terug aan het werk maar is niet aanwezig vanavond voor een toelichting te geven. Indien er financiële vragen zijn zullen die worden genoteerd en aan hem doorgegeven. Raadslid Van Driessche vraagt of het mogelijk is een afspraak te maken om zijn vragen te overlopen met de financieel beheerder. Secretaris stelt dat dit kan. Raadslid De Hert vraagt of er een slechte inschatting is gemaakt van de effecten van De Plataan op de opbrengsten in het dienstencentrum. Dit wordt beaamd en er wordt gesteld dat dit bij een budgetwijziging zal worden opgenomen. Raadslid De Hert merkt ook op dat de exploitatie niet per doelstelling is opgenomen. Secretaris bevestigt dit en stelt dat dit wel zo zal zijn in de jaarrekening. Raadslid De Hert vraagt om haar de jaarrekening 2014 en budget 2016 te bezorgen _RMW_00015 notulen - zitting 13 april goedkeuring GOEDGEKEURD 1/26

2 Notulen Aanpassingen bij agendapunt 2 - Raadslid Van Steyvoort vindt het onethisch dat Areal mee kan doen aan deze gunning terwijl zij de voorstudie hebben gedaan. Dit is ethisch niet verantwoord. Raadslid Van Driessche stelt dat zijn opmerking niet mag eindigen met een vraagteken maar met een punt want dit was een vaststelling. Dus dit is niet ethisch verantwoord. Hij merkt op dat er vijf bureaus worden voorgesteld door de selectiecommissie. In het bestek staat min. 5 en werd er geen maximim aangegeven. Men had dus ook nog bijkomende bureaus kunnen selecteren die er nu net niet bij zijn. Aanpassingen bij agendapunt 3 - Raadslid Van Steyvoort stelt dat er duidelijk is gesproken over % over ingebruikname en dit ook wenst te zien in het verslag. Hij heeft gevraagd in % hoeveel het aandeel voor de stad bedraagt en hoeveel voor het OCMW. De conclusie was dat er ca. 25% van de ruimte door lokale actoren, partners zal worden ingenomen. Eveneens heeft hij de visionaire kracht van Areal benoemd, die reeds 7,5 maand op voorhand kon inschatten wat de kost is voor de intrek van de stadsdiensten in het gebouw. Raadslid Waelbers vraagt hoe de % zijn berekend voor de verdeling van de kosten tussen stad en OCMW. De gemeenschappelijke delen werden niet opgenomen in het %, terwijl de stad die toch ook gebruikt. Aanpassingen punt 6 - Raadslid De Hert uit haar bezorgdheid mbt de kwaliteit van het materiaal dat gebruikt zal worden en dat dit gegarandeerd moet blijven. Raadslid Straetemans heeft gevraagd of we nadien nog kunnen beslissen om niet mee te doen met de gunning en of er na gunning door zorgbedrijf geen exclusiviteit wordt geven. Secretaris geeft aan dat er nog kan beslist worden om uiteindelijk niet te gunnen en dat er geen verhaal is van exclusiviteit. Aanpassingen agendapunt 5 - Secretaris heeft de termijnen bij de argumentatie van dit punt aangepast. In het ontwerpverslag stond dit fout, in het bestek was het juist. Nu werd in het verslag duidelijk opgenomen dat de verzekeringen worden afgesloten voor 3 jaar met mogelijkheid tot stilzwijgend verlengen voor maximaal 1 jaar. Raadslid Van Driessche vindt het raar hoe dit dossier is gelopen, dit werd op drie organen gebracht telkens op een andere manier. In het AGB werd het verdaagd en tegelijkertijd werd het in de OCMWraad goedgekeurd. Hij stelt zich dan ook vragen over de verdere behandeling van dit dossier. De opdeling in percelen binnen een opdracht vindt hij niet goed. Niet alle maatschappijen hebben hetzelfde belang in de verschillende percelen. Er staan moeilijke zaken in. Hij vraagt aan voorzitter dan ook of het mogelijk is dit dossier te bekijken alvorens het tot een gunning komt. Voorzitter bevestigt dat dit op drie organen werd geagendeerd en werd verdaagd binnen het AGB omdat de heer Van Clapdurp pertinente vragen stelde ivm procedure en de fasering, maar ondertussen eveneens werd goedgekeurd daar. Het bestek is inhoudelijk juist en werd op elk orgaan geagendeerd. Het is zeker mogelijk voor de OCMW-raadsleden om, conform de leden van de raad van bestuur van het AGB waar dezelfde vraag gesteld werd, het dossier in te kijken vooraleer er gegund wordt. Stemming Individuele stemming - 9 stem(men) voor: Chris De Ridder; Lieve Fierens; Luc Van Steyvoort; Sara Waelbers; Joeri Straetemans; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert - 1 onthouding(en): Roger Van Driessche 2/26

3 Beschrijving Aanleiding en context De vorige zitting van de OCMW-raad vond plaats op 13 april De notulen van de vorige vergadering dienen goedgekeurd te worden. Regelgeving bevoegdheid (bijzonder) Artikel 44 van het OCMW-decreet bepaalt dat de OCMW-raad, mits eventuele opmerkingen, goedkeuring hecht aan de notulen van de vorige vergadering. Besluit Artikel 1 De raad hecht goedkeuring aan de notulen van de OCMW-raad van 13 april Bijlagen 1. notulen raad openbaar 2. notulen raad besloten OCMW - Beleid en Interne Organisatie Stafdienst OCMW _RMW_00016 OCMW-raad - wijziging huishoudelijk reglement - goedkeuring GOEDGEKEURD Notulen Raadslid Van Driessche vraagt waarom in artikel er werd opgenomen dat er geen stukken in aanmaak mogen ingekeken worden door raadsleden, dat holt de rol van raadslid uit. Secretaris stelt dat dit niet het opzet is van de aanvulling en deze aanvulling louter is bedoeld voor duidelijkheid te brengen. Raadslid Van Driessche stelt dat er geen boek werd getekend bij aanvang. Kan dit? Secretaris stelt dat de aanwezigheden nu via e-besluit worden opgenomen. Stemming Individuele stemming - 9 stem(men) voor: Chris De Ridder; Lieve Fierens; Luc Van Steyvoort; Sara Waelbers; Joeri Straetemans; Huguette Cuyvers; Ria Van Put; Lieve Stevens; Vera De Hert - 1 onthouding(en): Roger Van Driessche Beschrijving Aanleiding en context De OCMW-raad vernieuwde op 14 oktober 2015 het huishoudelijk reglement van de OCMW-raad. 3/26

4 Het college van burgemeester en schepenen van de stad Mortsel besliste op 2 juni 2014 de opdracht tot het leveren en installeren van een digitaal notulerings- en besluitvormingssysteem te gunnen aan Green Valley. Het OCMW wenst bij dit systeem aan te sluiten en de toepassing te gebruiken voor de digitalisering van het volledige proces van de OCMW-raad en het vast bureau. Dit gebeurt kosteloos. In het kader van deze digitalisering van de OCMW-raad en het vast bureau, is het noodzakelijk het huishoudelijk reglement hieraan aan te passen. Juridische grond Artikel 49 van het OCMW-decreet bepaalt dat de OCMW-raad een huishoudelijk reglement vaststelt en dit te allen tijde kan wijzigen. Regelgeving bevoegdheid Artikel 52, 4 van het decreet OCMW: De raad voor maatschappelijk welzijn is bevoegd voor het vaststellen van de reglementen. Besluit Artikel 1 De raad hecht goedkeuring aan de wijzigingen van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn. Bijlagen 3. HHR nieuwe versie mei /26

5 HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE BESTUURSORGANEN VAN HET OCMW VAN MORTSEL Goedgekeurd in de OCMW-raad van 11 mei TITEL I RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN 1. BIJEENROEPING (cfr. art. 29 en 30 OD) De raad voor maatschappelijk welzijn vergadert ten minste tienmaal per jaar en zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn beslist tot bijeenroeping van de raad voor maatschappelijk welzijn en stelt de agenda van de vergadering op. Hij staat in voor het voorafgaande onderzoek van de zaken die aan de raad voor maatschappelijk welzijn worden voorgelegd. Op verzoek van de burgemeester of van een derde van de zittinghebbende leden is de voorzitter verplicht de raad voor maatschappelijk welzijn bijeen te roepen op de aangewezen dag en het aangewezen uur en met de voorgestelde agenda. Daartoe bezorgen ze voor elk punt op die agenda hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. 2. DE OPROEPING 2.1 Oproepingstermijnen (cfr. art. 31, 32,146, 149, 156 en 175 OD) Behalve in spoedeisende gevallen en behalve in geval van de toepassing van artikel 16 van het OCMW-decreet wordt de oproeping ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering aan het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. De agenda, behoudens de punten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of hun onderhoudsplichtigen, wordt onder dezelfde voorwaarden meegedeeld aan de burgemeester en aan de voorzitter van de gemeenteraad. In spoedeisende gevallen kan die termijn ingekort worden. Het ontwerp van meerjarenplan, de jaarlijkse aanpassing van het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening worden ten minste veertien dagen vóór de vergadering waarop het ontwerp besproken wordt aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Het ontwerp van budgetwijziging wordt uiterlijk samen met de agenda vóór de vergadering waarop het wordt besproken, aan ieder lid van de raad voor maatschappelijk welzijn bezorgd. Alle documenten zullen elektronisch bezorgd worden, uitgezonderd het ontwerp van meerjarenplan, het budget en de jaarrekening. Wanneer deze documenten wegens afwezigheid en omvang niet kunnen afgeleverd worden aan huis, zullen deze beschikbaar liggen aan het onthaal van het OCMW tijdens de openingsuren. In dit geval zal een bericht achtergelaten worden. In het kader van informatieveiligheid en de persoonsgevoelige informatie die deze documenten kunnen bevatten, mogen de raadsleden de documenten die ter beschikking worden gesteld niet afdrukken of opslagen. Bij het raadplegen van de ter beschikking gestelde documenten respecteren de raadsleden hun beroepsgeheim en hun deontologische code. 2.2 Oproeping (cfr. art. 31 OD) 5/26

6 De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor elk agendapunt wordt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn gesteld vanaf de verzending van de agenda. Via ontvangen de raadsleden een uitnodiging voor de zittingen van de raad voor maatschappelijk welzijn. Deze mail bevat een link waarbij verwezen wordt naar e-besluit waarin de agenda en de details van de zitting raadpleegbaar zijn. In het kader van informatieveiligheid en de persoonsgevoelige informatie die deze documenten kunnen bevatten, mogen de raadsleden de documenten die ter beschikking worden gesteld niet afdrukken of opslagen. Bij het raadplegen van de ter beschikking gestelde documenten respecteren de raadsleden hun beroepsgeheim en hun deontologische code. 2.3 Aanvulling van de agenda (cfr. art. 32 en 49 OD) Leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen uiterlijk vijf dagen vóór de vergadering punten aan de agenda toevoegen. Daartoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. Het bezorgen van deze documenten gebeurt via de toepassing e-besluit. De voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing de eerstvolgende werkdag via e-besluit mee aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. 3. OPENBARE OF BESLOTEN VERGADERING (cfr. art. 38 en 126 OD) 3.1 Openbare zitting De vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn zijn openbaar met uitzondering van de punten bedoeld in 3.2. De vergaderingen over het organogram, de personeelsformatie, de rechtspositieregeling, het meerjarenplan en de aanpassingen ervan, het budget, een budgetwijziging of de jaarrekening zijn in elk geval openbaar. Als tijdens de openbare vergadering blijkt dat de behandeling van een punt in besloten vergadering moet worden voortgezet, kan de openbare vergadering, enkel met dat doel, worden onderbroken. 3.2 Besloten zitting De vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn is niet openbaar als: 1 het om aangelegenheden gaat die de persoonlijke levenssfeer raken. Zodra een dergelijk punt aan de orde is, beveelt de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn de behandeling in besloten vergadering. 2 de raad voor maatschappelijk welzijn met twee derde van de aanwezige leden en op gemotiveerde wijze beslist tot behandeling in besloten vergadering, in het belang van de openbare orde of op grond van ernstige bezwaren tegen de openbaarheid. Ingeval de raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is om een tuchtstraf op te leggen, zijn de hoorzitting, alsook de zittingen waarop de getuigen worden gehoord, niet openbaar, tenzij het betrokken personeelslid hierom verzoekt. De getuige kan echter de beslotenheid van zijn getuigenverhoor op de hoorzitting vragen als het personeelslid de openbaarheid heeft gevraagd. 6/26

7 De besloten vergadering kan enkel plaatsvinden na de openbare vergadering, uitgezonderd in tuchtzaken. Als tijdens de besloten vergadering blijkt dat de behandeling van een punt toch in openbare zitting moet gebeuren, dan wordt het punt opgenomen op de agenda van de eerstvolgende vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn. In geval van dringende noodzakelijkheid van het punt, kan de besloten vergadering enkel met dat doel worden onderbroken. 4. BEKENDMAKING (cfr. art. 33 OD) Plaats, dag, tijdstip en agenda van de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn worden uiterlijk acht dagen voor de vergadering openbaar gemaakt door aanplakking op de zetel van het OCMW en via de website van het OCMW. Indien raadsleden punten aan de agenda toevoegen, wordt de aangepaste agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt. In spoedeisende gevallen wordt de agenda binnen de 24 uur nadat hij is vastgesteld op dezelfde wijze openbaar gemaakt en dit uiterlijk vóór het begin van de vergadering. Bij elke raadszitting wordt de agenda ter beschikking gelegd van het publiek. 5. INFORMATIE VOOR OCMW-RAADSLEDEN 5.1 Agendapunten raad voor maatschappelijk welzijn (cfr. art. 31 OD) Aan de raadsleden moet, op hun verzoek, door de secretaris of de door hem aangewezen personeelsleden technische toelichting worden verstrekt over de stukken die in de dossiers voor de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn voorkomen. Onder technische toelichting wordt verstaan het verstrekken van inlichtingen ter verduidelijking van de feitelijke gegevens die in de dossiers voorkomen en van het verloop van de procedure. De raadsleden richten hun verzoek aan de secretaris, bij voorkeur per . Op een schriftelijke vraag wordt schriftelijk geantwoord tenzij het raadslid een mondelinge toelichting wenst. De mondelinge toelichting gebeurt tijdens de kantooruren tenzij anders wordt overeengekomen. 5.2 Inzagerecht raad voor maatschappelijk welzijn (cfr. art. 40, 1 en 3 OD) De raadsleden hebben het recht van inzage in alle dossiers, stukken en akten die het bestuur van het OCMW betreffen Persoonlijke notities van personeelsleden behoren niet tot de dossiers, stukken en akten van het bestuur van het OCMW. Documenten die deel uitmaken van een geheel dat nog in voorstudie is, kunnen in het kader van het stedelijk en maatschappelijk belang voorlopig aan de inzage onttrokken worden. Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen te onderzoeken of de gevraagde stukken of akten betrekking hebben op het bestuur van het OCMW, delen de raadsleden aan de secretaris schriftelijk, bij voorkeur via , mee welke documenten zij wensen te raadplegen. Aan de raadsleden wordt uiterlijk binnen acht werkdagen na de ontvangst van de aanvraag meegedeeld waar en wanneer de stukken kunnen worden ingezien. Het raadslid, dat de bedoelde stukken niet is komen raadplegen tijdens de week volgend op het tijdstip waarop hem is meegedeeld dat ze ter inzage liggen, wordt geacht af te zien van inzage. 7/26

8 5.2.3 De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen, met uitzondering van de dossiers die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, een afschrift krijgen van de akten en stukken betreffende het bestuur van het OCMW. De raadsleden richten hun vraag tot het verstrekken van een afschrift via aan de OCMWsecretaris. De gemotiveerde beslissing van de secretaris tot weigering van het verstrekken van een afschrift moet uiterlijk acht werkdagen na ontvangst van de aanvraag aan het betrokken raadslid worden meegedeeld. 5.3 Bezoek inrichtingen OCMW (cfr. art. 40, 2, 3 OD) De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht de instellingen en diensten die het OCMW opricht en beheert, te bezoeken. Om de secretaris in de mogelijkheid te stellen het bezoekrecht praktisch te organiseren, delen de raadsleden, minstens acht werkdagen vooraf per , mee welke instelling of dienst zij willen bezoeken en op welke dag en op welk uur. Tijdens het bezoek van een instelling of dienst moeten de raadsleden passief optreden. Raadsleden hebben geen inspectierecht en kunnen als individu geen onderrichtingen geven aan het OCMW-personeel, en dus ook niet aan de secretaris. 5.4 Vragen vanwege raadsleden (cfr. art. 43 OD) De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn hebben het recht aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Op schriftelijke vragen van raadsleden wordt binnen de maand na ontvangst schriftelijk geantwoord. Na afhandeling van de agenda van de openbare vergadering kunnen de raadsleden mondelinge vragen stellen over aangelegenheden die het OCMW aangaan en die niet op de agenda van de raad voor maatschappelijk welzijn staan. Op deze mondelinge vragen wordt ten laatste tijdens de volgende zitting geantwoord. 6. QUORUM (cfr. art. 36 OD) De raad voor maatschappelijk welzijn kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de zittinghebbende leden van de raad voor maatschappelijk welzijn aanwezig is. Indien een kwartier na het vastgestelde uur niet voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. De raad kan echter, als hij eenmaal bijeengeroepen is zonder dat het vereiste aantal leden aanwezig is, na een tweede oproeping, ongeacht het aantal aanwezige leden, op geldige wijze beraadslagen en beslissen over de onderwerpen die voor de tweede maal op de agenda voorkomen. In die tweede oproeping moet duidelijk vermeld worden dat het om een tweede oproeping gaat. In de tweede oproeping worden de bepalingen van artikel 36 van het OCMW-decreet overgenomen. 7. WIJZE VAN VERGADEREN / TAAK VAN DE VOORZITTER 7.1 Openen en sluiten van de vergadering (cfr. art. 34 OD) 8/26

9 De voorzitter zit de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn voor en opent en sluit de vergaderingen. Op de voor de vergadering vastgestelde dag en uur en zodra voldoende leden aanwezig zijn om geldig te kunnen beraadslagen, verklaart de voorzitter de vergadering voor geopend. 7.2 Verloop van de vergadering (cfr. art. 39 en 41 OD) De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten bij de behandeling van een bepaald agendapunt met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. De burgemeester mag alle vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn bijwonen, zonder dat hij die kan voorzitten. De burgemeester heeft geen stem, ook geen raadgevende. In geval van een schriftelijke voorafgaande gemotiveerde afwezigheid kan hij zich laten vervangen door een schepen. De voorzitter geeft kennis van de tot de raad gerichte verzoeken en doet alle mededelingen die de raad aanbelangen. De vergadering vat daarna de behandeling aan van de punten die vermeld staan op de agenda, in de daardoor bepaalde volgorde tenzij de raad er anders over beslist. Een punt dat niet op de agenda voorkomt, mag niet in bespreking worden gebracht, behalve in spoedeisende gevallen. Tot spoedbehandeling kan enkel worden besloten door ten minste twee derde van de aanwezige leden. De namen van die leden en de motivering van de spoedeisendheid worden in de notulen vermeld. Nadat het agendapunt werd toegelicht, vraagt de voorzitter welk lid aan het woord wenst te komen over het voorstel. De voorzitter verleent het woord naar de volgorde van de aanvragen en, ingeval van gelijktijdige aanvraag, naar de rangorde van de raadsleden. Indien de raad deskundigen wenst te horen, bepaalt de voorzitter van de raad wanneer ze aan het woord komen. De voorzitter kan aan de secretaris vragen om toelichtingen te geven. Het woord kan door de voorzitter niet geweigerd worden voor een rechtzetting van beweerde feiten. In de volgende gevallen en volgorde wordt het woord verleend bij voorrang op de hoofdvraag, waarvan de bespreking wordt geschorst: 1 om te vragen dat men niet zal besluiten; 2 om de verdaging te vragen; 3 om voor te stellen dat een ander dan het in bespreking zijnde probleem bij voorrang zou behandeld worden; 4 om te eisen dat het voorwerp van de beslissing concreet zou omschreven worden; 5 om naar het reglement te verwijzen. Niemand mag onderbroken worden wanneer hij spreekt, behalve voor een verwijzing naar het reglement of voor een terugroeping tot de orde. Als een lid van de raad, aan wie het woord werd verleend, afdwaalt van het onderwerp, kan alleen de voorzitter hem tot de behandeling van het onderwerp terugbrengen. Indien na een eerste verwittiging het lid verder van het onderwerp blijft afdwalen, kan hem het woord door de voorzitter ontnomen worden. 9/26

10 Geen enkel raadslid mag meer dan tweemaal het woord nemen over hetzelfde onderwerp, tenzij de voorzitter er anders over beslist. Nadat de leden voldoende aan het woord zijn geweest en indien hij oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit de voorzitter de bespreking. De amendementen worden voor de hoofdvraag en de subamendementen voor de amendementen ter stemming gelegd. 7.3 Verzoekschriften aan de raad voor maatschappelijk welzijn (cfr. art. 210, 211, 212 en 213 OD) Ieder heeft het recht om verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de raad voor maatschappelijk welzijn in te dienen. Het verzoekschrift wordt aan de raad voor maatschappelijk welzijn gericht. Verzoekschriften zijn enkel ontvankelijk als ze worden ingediend via het formulier dat ter beschikking wordt gesteld en voor zover ze een onderwerp betreffen dat tot de bevoegdheid van het OCMW behoort. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als: 1 de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd; 2 het loutere mening is en geen concreet verzoek; 3 als de vraag anoniem, zonder vermelding van naam en voornaam en adres, werd ingediend; 4 het taalgebruik beledigend is. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn maakt deze beoordeling. Hij kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen zodat het wel geagendeerd kan worden op de raad voor maatschappelijk welzijn. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn plaatst het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn indien het verzoekschrift minstens veertien dagen voor de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend dan komt het op de agenda van de vergadering die volgt na de eerste vergadering. De raad voor maatschappelijk welzijn kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst of de voorzitter verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door de raad voor maatschappelijk welzijn of door het orgaan waarnaar het verzoekschrift door de raad werd verwezen. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze. Het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn verstrekt, binnen drie maanden na de indiening van het verzoekschrift, een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift. 7.4 Voorstellen van burgers (cfr. art. 206, 207, 208, 209 en 270 OD) Iedere inwoner van de gemeente heeft het recht te verzoeken om de door hen in een gemotiveerde nota nader omschreven voorstellen en vragen over belangrijke aangelegenheden van de beleidsvoering en dienstverlening van het OCMW op de agenda van de raad voor 10/26

11 maatschappelijk welzijn in te schrijven en om die agendapunten te komen toelichten in de raad voor maatschappelijk welzijn. Onder belangrijke aangelegenheden van de beleidsvoering en dienstverlening van het OCMW, worden verstaan: - de indienstneming van extra personeel, behalve in gevallen van hoogdringendheid; - het oprichten van nieuwe diensten of instellingen en het uitbreiden of het in belangrijke mate inkrimpen of stopzetten van de bestaande diensten of instellingen; - het oprichten van, het toetreden tot, het uittreden uit of het ontbinden van de verenigingen of vennootschappen overeenkomstig titel VIII Externe verzelfstandiging en samenwerking van het Decreet OCMW. Het verzoek tot voorstellen of vragen moet worden gesteund door 300 inwoners ouder dan 16 jaar. De indiener moet het verzoek tot voorstel motiveren in een nota en indienen via het formulier dat hiervoor door het OCMW ter beschikking gesteld wordt. Dit formulier dient aangetekend verstuurd te worden naar het OCMW en moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van iedereen die het verzoek tot voorstel ondertekend heeft. De indiener moet alle nuttige stukken die de raad voor maatschappelijk welzijn kunnen voorlichten bij de nota voegen. Verzoeken tot voorstellen die niet voldoen aan de gestelde voorwaarden, zijn onontvankelijk. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn gaat na of aan die voorwaarden voldaan is. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn plaatst het verzoek tot voorstel op de agenda van de eerstvolgende raad voor maatschappelijk welzijn indien het verzoek tot voorstel minstens twintig dagen voor de dag van de vergadering werd ingediend. Wordt het verzoek tot voorstel later ingediend dan komt het op de agenda van de volgende vergadering. De raad voor maatschappelijk welzijn doet vooraf uitspraak over zijn bevoegdheid ten aanzien van de in het verzoekschrift opgenomen voorstellen en vragen en bepaalt binnen zijn bevoegdheid welk gevolg daaraan wordt gegeven en hoe dat wordt bekendgemaakt. 7.5 Ordehandhaving (cfr. art. 35 OD) De voorzitter is belast met de handhaving van de orde in de raadsvergadering. Van de handelingen die hij in dit verband stelt, wordt melding gemaakt in de notulen. Onder het verstoren van de orde wordt verstaan: - elk lid dat in weerwil van de beslissing van de voorzitter tracht aan het woord te blijven; - zij die het woord nemen zonder het te hebben gevraagd en bekomen, en die aan het woord blijven in weerwil van het bevel van de voorzitter; - elk scheldwoord, elke beledigende uitdrukking en elke persoonlijke aantijging. Elk raadslid dat de orde verstoort, wordt door de voorzitter tot de orde teruggeroepen. Elk lid dat tot de orde werd teruggeroepen, mag zich verantwoorden, waarna de voorzitter beslist of de terugroeping tot de orde gehandhaafd of ingetrokken wordt. De voorzitter kan, na een voorafgaande waarschuwing, elke toehoorder die openlijk tekens van goedkeuring of van afkeuring geeft of die op enigerlei wijze wanorde veroorzaakt, uit de zaal laten verwijderen. 11/26

12 De voorzitter kan bovendien een proces-verbaal opmaken tegen die persoon en hem verwijzen naar de politierechtbank, die hem kan veroordelen tot een geldboete van één tot vijftien euro of tot een gevangenisstraf van één dag tot drie dagen, behoudens andere vervolgingen, als het feit daartoe grond oplevert. Wanneer de vergadering rumoerig wordt, zodat het normale verloop van de bespreking in het gedrang wordt gebracht, kondigt de voorzitter aan dat hij, bij verder rumoer, de vergadering zal schorsen of sluiten. Indien de wanorde toch aanhoudt, schorst of sluit hij de vergadering. De leden van de raad moeten dan onmiddellijk de zaal verlaten. Van deze schorsing of sluiting wordt melding gemaakt in de notulen. 8. DE STEMMING Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover de vergadering zich moet uitspreken. Tijdens de zitting kan de burgemeester of de schepen die hem vervangt, de stemming over elk punt van de agenda verdagen, behalve als het punt betrekking heeft op de persoonlijke levenssfeer van de cliënten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn of hun onderhoudsplichtigen. De argumentatie voor die verdaging van de burgemeester of de schepen wordt vermeld in de notulen van de vergadering. Van dat recht kan slechts eenmaal gebruikgemaakt worden voor hetzelfde punt. Dat agendapunt kan op zijn vroegst na dertig dagen opnieuw worden behandeld tenzij erover eerder een advies door het college van burgemeester en schepenen wordt uitgebracht. 8.1 Wijze van stemmen (cfr. art. 42, 45 en 46 OD) De beslissingen worden bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen genomen, zonder rekening te houden met de onthoudingen. Ingeval de stemmen staken, is het voorstel verworpen. Er zijn twee mogelijke werkwijzen van stemmen: 1 de mondelinge stemming; 2 de geheime stemming. De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn stemmen in het openbaar. Over de volgende aangelegenheden wordt geheim gestemd: 1 de vervallenverklaring van het mandaat als lid van raad voor maatschappelijk welzijn; 2 het aanwijzen van de vertegenwoordigers van het OCMW in de bestuursorganen van het OCMW, in overlegorganen en in organen van andere rechtspersonen en feitelijke verenigingen; 3 individuele personeelszaken. 8.2 De mondelinge stemming (cfr. art. 46, 146 en 149, 3 OD) De mondelinge stemming geschiedt door elk raadslid ja, neen of onthouding te laten uitspreken of bij handopsteking. De voorzitter stemt het laatst, behalve bij geheime stemming. De stem van de voorzitter is niet doorslaggevend bij staking van stemmen. Bij staking van stemmen is het voorstel verworpen. De raad voor maatschappelijk welzijn stemt over het budget in zijn geheel en over het meerjarenplan in zijn geheel. 12/26

13 Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn kan echter de afzonderlijke stemming eisen over één of meer onderdelen van het budget die hij aanwijst. In dat geval mag over het geheel pas gestemd worden na de stemming over een of meer onderdelen die aldus zijn aangewezen. De stemming over het geheel heeft dan betrekking op de onderdelen waarover geen enkel lid van de raad voor maatschappelijk welzijn afzonderlijk wil stemmen, en op de onderdelen die al bij een afzonderlijke stemming zijn aangenomen. Voor de stemming over een of meer onderdelen van het meerjarenplan gelden dezelfde bepalingen. 8.3 Geheime stemming (cfr. art. 47 OD) Voor een geheime stemming worden vooraf gemaakte stembriefjes gebruikt en wordt eenvormig schrijfgerief ter beschikking gesteld. De raadsleden stemmen door ja, neen of onthouding aan te duiden op het stembriefje. Voor de stemming en de stemopneming is het bureau samengesteld uit de voorzitter en het jongste raadslid. Ieder raadslid is gemachtigd de regelmatigheid van de stemopnemingen na te gaan. Vooraleer tot de stemopneming over te gaan, wordt het aantal stembriefjes geteld. Stemt dit aantal niet overeen met het aantal raadsleden dat aan de stemming heeft deelgenomen, dan worden de stembriefjes vernietigd en wordt elk raadslid uitgenodigd opnieuw te stemmen. Voor elke benoeming tot ambten, elke contractuele indienstneming, elke verkiezing en elke voordracht van kandidaten wordt overgegaan tot een afzonderlijke stemming. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben behaald. Hebben bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald, dan wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. De stemmen kunnen alleen worden uitgebracht op de kandidaten die op de lijst voorkomen. De benoeming of de voordracht gebeurt bij volstrekte meerderheid van stemmen. Bij staking van stemmen heeft de jongste kandidaat de voorkeur. 9. NOTULEN 9.1 Inhoud (cfr. art. 181 en 182 OD) De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn worden onder de verantwoordelijkheid van de OCMW-secretaris opgesteld. De notulen van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken onderwerpen, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover de raad voor maatschappelijk welzijn geen beslissing heeft genomen. Zij maken eveneens duidelijk melding van alle beslissingen en het resultaat van de stemmingen. Behalve bij geheime stemming vermelden de notulen voor elk raadslid of hij voor of tegen het voorstel heeft gestemd of zich onthield. Een raadslid kan vragen om in de notulen de rechtvaardiging van zijn stemgedrag op te nemen. Dit recht geldt enkel als de raad voor maatschappelijk welzijn op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave. 9.2 Goedkeuring (cfr. art. 44 OD) De notulen van de vorige vergadering worden, behalve in spoedeisende gevallen, ten minste acht dagen voor de dag van de vergadering ter beschikking van de raadsleden gesteld via de toepassing e-besluit. 13/26

14 Elk lid van de raad voor maatschappelijk welzijn heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de raad voor maatschappelijk welzijn worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en de secretaris ondertekend. In het geval de raad voor maatschappelijk welzijn bij spoedeisendheid werd samengeroepen, kan de raad voor maatschappelijk welzijn beslissen om opmerkingen toe te laten op de eerstvolgende vergadering. Zo dikwijls de raad het gewenst acht, worden de notulen geheel of gedeeltelijk staande de vergadering opgemaakt en door secretaris en de meerderheid van de aanwezige leden ondertekend. 10. ONDERTEKENEN STUKKEN (cfr. art. 183, 184 en 185 OD) De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 183 tot 185 van het OCMW-decreet. De stukken, die niet vermeld worden in artikel 183, 1 tot 4 van het OCMW-decreet, worden ondertekend door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn en medeondertekend door de OCMW-secretaris. 11. PRESENTIEGELD EN TOELAGEN (cfr. art. 27 OD) Aan de raadsleden, met uitzondering van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, wordt een presentiegeld verleend voor volgende vergaderingen waarop zij aanwezig zijn: 1. de vergaderingen van de raad voor maatschappelijk welzijn; 2. de vergaderingen van het vast bureau; 3. de vergadering van het bijzonder comité voor de sociale dienst; 4. de gezamenlijke raadscommissies stad en OCMW. Er wordt één presentiegeld per zitting van de raad, van het vast bureau en van het bijzonder comité voor de sociale dienst verleend. Per dag kan maximum één presentiegeld worden uitbetaald. De uitbetaling gebeurt na ieder kwartaal. Voor vergaderingen die niet onder de voorgaande opsomming vallen, kan geen presentiegeld worden gegeven. Het presentiegeld voor de vergaderingen van de raad bedraagt evenveel als dat van de gemeenteraadsleden voor hun aanwezigheid op de gemeenteraad, namelijk 124,98 euro (gekoppeld aan de spilindex bedraagt dit 201,02 euro op 1 januari 2013). Deze bedragen worden gekoppeld aan de index. 12. TER BESCHIKKING STELLEN VAN WERKMIDDELEN Aan alle OCMW-raadsleden wordt, voor de uitoefening van hun mandaat, een PC configuratie (laptop) ter beschikking gesteld. De OCMW-raadsleden kunnen een budget van euro per legislatuur besteden voor de aankoop van een laptop, tablet (modellen op voorstel van de dienst informatica - stad) inktpatronen en papier. Inktpatronen en papier worden op basis van een kasticket terugbetaald. Volgende modaliteiten moeten vervuld worden: 12.1 Terbeschikkingstelling computer De raadsleden moeten hun adres doorgeven aan het OCMW-bestuur en de toestellen laten functioneren zodat ze bereikbaar zijn. 14/26

15 12.2 Eigendomsrecht De toestellen blijven eigendom van het OCMW-bestuur van Mortsel. Bij de beëindiging van het mandaat of wanneer het betrokken raadslid zijn akkoord schriftelijk intrekt, wordt het ter beschikking gestelde toestel terug overgemaakt aan het OCMW-bestuur van Mortsel of betaalt betrokkene de boekhoudkundige restwaarde Onderhoud/herstellingen Alle onderhouds- en herstellingskosten vallen ten laste van het OCMW-bestuur van Mortsel, tenzij deze te wijten zijn aan onrechtmatig gebruik van de toestellen. De gebruikers gedragen zich als goede huisvader. De ondersteuning op informaticavlak wordt georganiseerd door de stad Mortsel. Het OCMW volgt de procedure die werd uitgewerkt door het college van burgemeester en schepenen Rekening houdend met de wettelijke bepalingen in het OCMW-decreet zal informatie aan de leden van de organen bezorgd worden via volgende kanalen: - via e-besluit: documenten met betrekking tot de OCMW-raad en het vast bureau; - via extranet: documenten met betrekking tot het bijzonder comité voor de sociale dienst; - via mededelingen van informatieve aard, korte boodschappen, antwoorden op vragen van raadsleden, documenten en verslagen allerlei. 13. VERZEKERING OCMW-RAADSLEDEN (cfr. art. 27 OD) Het OCMW-bestuur van Mortsel verzekert de burgerlijke aansprakelijkheid van de OCMW-raad als bestuurlijk orgaan van het OCMW. Voor de OCMW-raadsleden is een verzekering afgesloten voor lichamelijke ongevallen, overkomen tijdens de uitoefening van hun functies. 14. TERUGBETALING GEMAAKTE KOSTEN 14.1 Vorming OCMW-raad Voor het bijwonen van vormingsinitiatieven of colloquia relevant aan de uitvoering van het mandaat en uitgaande van niet-partijpolitieke organisaties, en vooraf voorgelegd aan het vast bureau, zal het OCMW-bestuur van Mortsel, mits voorlegging van de betalingsbewijzen en motivering, volgende kosten ten laste nemen: het inschrijvingsgeld; de kosten van openbaar vervoer of andere vervoerkosten; de kosten van middag- of avondmaal. OCMW-raadsleden kunnen enkel een vergoeding voor bovenvermelde onkosten aanvragen indien ze minstens eenmaal aanwezig zijn geweest tijdens de vergaderingen vermeld in artikel 11 in één van de twee voorafgaande periodes Babysit/zorglasten Voor het bijwonen van de vergaderingen, vermeld in artikel 11, kan een vergoeding voor babysit/zorglasten worden toegekend. De vergoeding wordt per semester uitbetaald na het indienen van een verklaring op eer. De vergoeding bedraagt 10 euro per avond. De onkostennota s zullen verzameld worden per kwartaal en ingediend worden samen met de nodige bewijsstukken. Enkel bewezen kosten komen in aanmerking voor terugbetaling. OCMW-raadsleden kunnen enkel een vergoeding voor babysit/zorglasten aanvragen indien ze minstens eenmaal aanwezig zijn geweest tijdens de vergaderingen vermeld in artikel 11 in één van de twee voorafgaande periodes Telefoon- en internetvergoeding 15/26

16 Elk OCMW-raadslid bekomt een telefoon- en internetvergoeding als tussenkomst wegens gebruik vanuit hun functie van raadslid. Deze vergoeding bedraagt, voor telefonie en internet samen, 40 euro per maand op 1 januari OCMW-raadsleden kunnen enkel een telefoon- en internetvergoeding bekomen indien ze minstens eenmaal aanwezig zijn geweest tijdens de vergaderingen vermeld in artikel 11 in één van de twee voorafgaande periodes. De installatiekosten voor de internettoegang, waarborg inbegrepen, zullen ten laste genomen worden door het OCMW-bestuur. Het OCMW-raadslid neemt zelf initiatief voor de installatie van de internettoegang. Een eventuele nieuwe of bijkomende telefoonaansluiting, dienstig voor de computer, valt ten laste van het OCMW-raadslid. 15. RANGORDE EN TAFELSCHIKKING De rangorde wordt onder de leden als volgt bepaald: 1. de voorzitter; 2. de herkozen leden in orde van hun anciënniteit in de raad voor maatschappelijk welzijn; 3. bij gelijk aantal dienstjaren het lid dat het meeste aantal stemmen heeft bekomen bij de verkiezing; 4. bij de staking van stemmen het jongste lid in jaren. De plaats van de raadsleden aan de vergadertafel is als volgt: de voorzitter of het lid dat hem vervangt: aan het hoofd van de tafel; de partij van de voorzitter: links van de voorzitter (gerangschikt van de jongste tot de oudste in leeftijd); de meerderheidsploeg (te beginnen met de grootste meerderheidspartij en daarbinnen gerangschikt van de jongste tot de oudste in leeftijd): aan de linkerzijde van de voorzitter, na de leden van de partij van de voorzitter; de secretaris: onmiddellijk rechts van de voorzitter; de financieel beheerder indien aanwezig: onmiddellijk links van de voorzitter ; de oppositie (te beginnen met de kleinste oppositiepartij en daarbinnen gerangschikt van de jongste tot de oudste in leeftijd): aan de rechterzijde van de voorzitter. 16. COLLEGIALE BEVOEGDHEID De bevoegdheden van de raad voor maatschappelijk welzijn worden collegiaal uitgeoefend. Welomschreven opdrachten kunnen echter door de raad worden opgedragen aan bepaalde leden zonder dat zulks een persoonlijke beslissingsbevoegdheid zou inhouden. De raad kan deze taakverdeling op elk ogenblik wijzigen of er een einde aan stellen. TITEL II. VAST BUREAU EN BIJZONDER COMITÉ SOCIALE DIENST 17. SAMENSTELLING (cfr. art. 60, 3 en 62 OD) Het vast bureau telt vier leden, de voorzitter inbegrepen. Het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) telt zes leden, de voorzitter inbegrepen. Zij worden verkozen onder de raadsleden. De raad voor maatschappelijk welzijn duidt plaatsvervangers aan om de effectieve leden van het bijzonder comité te vervangen als die belet zijn. De plaatsvervangers zijn werkende leden van de raad die op dezelfde voordrachtakte voorkomen als de betrokken effectieve leden. De aanduiding van bedoelde plaatsvervangers maakt het voorwerp uit van een specifiek en afzonderlijk raadsbesluit. De vergaderingen van het vast bureau en het bijzonder comité zijn niet openbaar. 16/26

17 18. AANWEZIGHEID VAN DERDEN De aanwezigheid van derde personen is slechts toegelaten in de gevallen voorzien in de wet. Buiten deze gevallen kunnen derden bij de behandeling van een bepaald agendapunt slechts toegelaten worden met het oog op het verstrekken van informatie, toelichtingen en/of technische adviezen inzake materies, waarin zij uit hoofde van hun vorming, kwalificatie en/of beroepservaring als deskundig worden erkend. Bovendien dienen zij door de voorzitter uitgenodigd te worden. Zij kunnen in geen geval deelnemen aan de besluitvorming. Op uitnodiging van de voorzitter of op eigen verzoek wonen de maatschappelijk werkers met raadgevende stem de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst bij. Op schriftelijk gemotiveerd verzoek van de financieel beheerder, neemt het vast bureau en het BCSD niet eerder een beslissing dan na de financieel beheerder gehoord te hebben. 19. VOORZITTER VAN HET ORGAAN (cfr. art. 60, 3 OD) De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn is van rechtswege en met beraadslagende stem voorzitter van het vast bureau en van het BCSD. Wanneer de voorzitter afwezig is tijdens de vergadering van het vast bureau en het BCSD, wordt hij in volgende volgorde vervangen door: 1 de personen die hij met toepassing van artikel 54 van het OCMW-decreet als zijn vervanger heeft aangewezen; 2 het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn met de meeste anciënniteit dat lid is van het vast bureau of van het BCSD. 20. SECRETARIS VAN HET ORGAAN (cfr. art. 62 OD) De secretaris woont de vergaderingen van het vast bureau bij en is gelast met het opstellen van de notulen. De secretaris kan de vergaderingen van het bijzonder comité voor de sociale dienst bijwonen. Als de secretaris de vergaderingen van een bijzonder comité niet bijwoont, wijst hij daarvoor onder zijn verantwoordelijkheid een personeelslid van het OCMW aan. Het aangeduid personeelslid stelt de notulen op van de vergaderingen. 21. BEVOEGDHEDEN (cfr. art. 52, 80, 2 en 114 OD) Het vast bureau is bevoegd voor: - het aanstellen van een waarnemend secretaris of financieel beheerder in spoedeisende gevallen; - het opstellen van een verslag voor de evaluatie van de secretaris en financieel beheerder. Het vast bureau is belast met het afhandelen van de zaken van dagelijks bestuur, behoudens de bevoegdheden die aan de budgethouders werden toevertrouwd. De raad voor maatschappelijk welzijn stelt in een reglement de definitie vast van dagelijks bestuur. Het vast bureau en het BCSD zijn belast met welomschreven bevoegdheden, die het voorwerp uitmaken van een specifiek en afzonderlijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn. 22. DWINGENDE EN ONVOORZIENE OMSTANDIGHEDEN (cfr. art. 52 OD) 17/26

18 Het vast bureau kan in gevallen van dwingende en onvoorziene omstandigheden op eigen initiatief de bevoegdheden betreffende de vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten uitoefenen. Deze bevoegdheid kan door de voorzitter worden uitgeoefend als er sprake is van dwingende en onvoorziene omstandigheden waarbij het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken. Het besluit van het vast bureau of, als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken van de voorzitter, wordt meegedeeld aan de raad voor maatschappelijk welzijn die er op zijn eerstvolgende vergadering akte van neemt. 23. BIJEENROEPING (cfr. art. 62 OD) Het vast bureau en het BCSD vergadert op de dagen en uren die ze bepalen, en zo dikwijls als de behandeling van de zaken het vereist. De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen van het vast bureau en het BCSD bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt. Het vast bureau en het BCSD worden bijeengeroepen door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. 24. OPROEPING (cfr. art. 31, 61 en 62 OD 24.1 Oproepingstermijnen De oproeping wordt ten minste vijf dagen vóór de dag van de vergadering aan de leden van het vast bureau en het BCSD bezorgd. In spoedeisende gevallen kan gemotiveerd van deze oproepingsperiode worden afgeweken Oproeping De oproeping vermeldt in elk geval de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergadering en bevat een toegelicht voorstel van beslissing bij elk agendapunt. De agendapunten moeten voldoende duidelijk omschreven zijn. Voor het BCSD geldt dit niet voor de agendapunten die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen Voor het vast bureau wordt voor elk agendapunt het dossier dat erop betrekking heeft, ter beschikking gesteld van de leden van het vast bureau en dit vanaf de verzending van de agenda. Via ontvangen de leden een uitnodiging voor de zittingen van het vast bureau. Deze mail bevat een link waarbij verwezen wordt naar e-besluit waarin de agenda en de details van de zitting raadpleegbaar zijn De oproeping voor het BCSD wordt verzonden via . Aan ieder lid van het BCSD worden de dossiers die betrekking hebben op de agenda elektronisch ter beschikking gesteld ten laatste drie dagen voor de vergadering en dit voor 12u00. De dossiers worden elektronisch ter beschikking gesteld via extranet dat voldoet aan de volgende voorwaarden: 1) Het toestel (laptop of tablet) is op kosten van het OCMW aangeschaft, geconfigureerd en beveiligd door het OCMW volgens de normen van de KSZ. Dit betekent dat er geen administratieve rechten zijn, securitychecks gebeurd zijn en dat zowel het antimalwareprotectie als het besturingssysteem up to date is. Op het moment van de verbinding wordt de firewall 18/26

19 gecontroleerd. Daarnaast heeft het raadslid geen mogelijkheid om de verbinding van het OCMW te gebruiken. 2) Raadsleden hebben enkel toegang tot de zaken die op de zitting komen via een paswoord. Na de zitting hebben zij hier geen toegang meer toe In het kader van informatieveiligheid en de persoonsgevoelige informatie die deze documenten kunnen bevatten, mogen de raadsleden de documenten die ter beschikking worden gesteld niet afdrukken of opslagen. Bij het raadplegen van de ter beschikking gestelde documenten respecteren de raadsleden hun beroepsgeheim en hun deontologische code Aanvulling van de agenda (cfr. art. 32, 62 OD) Leden van het vast bureau en het BCSD kunnen uiterlijk drie dagen vóór de vergadering tot 12u00 punten aan de agenda toevoegen. Hiertoe bezorgen ze hun toegelicht voorstel van beslissing aan de secretaris van het orgaan, die de voorstellen bezorgt aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn. De voorzitter stelt de punten vast. De voorzitter zelf kan van deze mogelijkheid geen gebruik maken. Het bezorgen van deze documenten gebeurt via de toepassing e-besluit. De secretaris van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn deelt de aanvullende agendapunten voor het vast bureau, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing drie dagen vóór de vergadering en voor 17 uur via e-besluit mee aan de leden van het vast bureau. De secretaris van het BCSD deelt de aanvullende agendapunten, zoals vastgesteld door de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn, samen met de bijbehorende toegelichte voorstellen van beslissing de eerstvolgende werkdag per mee aan de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst. 25. NOTULEN (cfr. art. 62 OD) De beslissingen van het vast bureau en het BCSD worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben. De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het desbetreffende orgaan. Na goedkeuring van de notulen van het vast bureau worden deze op het extranet geplaatst voor de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn. De goedgekeurde notulen van het bijzonder comité, behalve die welke betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten of hun onderhoudsplichtigen, worden op het extranet geplaatst voor de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn en zijn raadpleegbaar met toegangscode. TITEL III. VERTEGENWOORDIGING IN DE EXTERN VERZELFSTANDIGDE AGENTSCHAPPEN 26. SAMENSTELLING (cfr.art. 226 en 246 OD) De vertegenwoordigers van de raad voor maatschappelijk welzijn in de verenigingen titel VIII, hoofdstuk I en hoofdstuk III van het OCMW decreet, worden door de raadsleden in hun midden aangeduid door een geheime stemming in een stemronde, zoals bepaald in artikel 60, 3 van het 19/26