TENDERING TRAJECTBEGELEIDING VAN DE WERKZOEKENDEN BEHORENDE TOT DE 4 PRIORITAIRE KANSENGROEPEN. Versie Draaiboek ESF-TB

Transcriptie

1 TENDERING TRAJECTBEGELEIDING VAN DE WERKZOEKENDEN BEHORENDE TOT DE 4 PRIORITAIRE KANSENGROEPEN Versie Draaiboek ESF-TB

2 Voorwoord Meer dan ooit worden we geconfronteerd met een veranderende arbeidsmarkt waar we als organisatie flexibel moeten op inspelen. Dit ondermeer door partnerschappen af te sluiten om gezamenlijk de beleidsdoelstellingen te halen. Daarom doet VDAB als arbeidsmarktregisseur, door middel van tenders, een beroep op niet-commerciële en commerciële begeleidingsorganisaties voor sommige aspecten van de begeleiding en opleiding. De ESF tender is een partnerschap die, kaderend binnen de prioriteit 1 Talentenactivering en duurzame integratie op de arbeidsmarkt van het Europees Sociaal Fonds (ESF) doelstelling 2, de bedoeling heeft om die projecten te financieren die zich prioritair richten naar de kansengroepen. We spreken van partnerschappen, wat dan betekent dat we als partners de doelstellingen dienen te behalen. Het tenderteam, als arbeidsmarktregisseur, wil dan ook alle partnerorganisaties die actief zijn binnen de ESF tender zo goed mogelijk ondersteunen en begeleiden in hun toegewezen opdracht. Een van de instrumenten die we u aanbieden als ondersteuning is dit draaiboek. Met dit draaiboek willen wij jullie als organisatie een praktische handleiding ter beschikking stellen, die net die informatie bevat die in het bestek nog niet werd gekoppeld aan de realiteit van het werkveld. Dit draaiboek is een gids, die u doorheen de praktijk van de ESF-tender loodst. Het document zal, indien nodig, aangevuld en bijgewerkt worden. Aanpassingen aan het draaiboek, welke beschikbaar gesteld wordt via het internet ( zullen u steeds via gemeld worden. Even benadrukken dat dit draaiboek geen vervanging is van het bestek trajectbegeleiding en competentieversterking van werkzoekenden behorende tot de 4 prioritaire kansengroepen, noch van de Vragen en antwoorden die integraal deel uitmaken van dit bestek. De bepalingen opgenomen in het bestek en de vragen & antwoorden, samen met de door uw organisatie ingediende offerte, blijven gedurende de ganse looptijd van de ESF tender van kracht! Hebt u nog vragen, dienen er regionale afspraken bijgestuurd te worden of hebben we nog hiaten in het draaiboek, dan kan u uiteraard altijd terecht bij de VDAB projectmedewerker van het tenderteam. Brussel, 25 januari 2008 Gregory Verhaeghe Tenderteam Draaiboek ESF-TB

3 Inhoudstafel DEEL 1: OPDRACHTSOMSCHRIJVING (2.4 BESTEK) TRAJECTBEPALING ( BESTEK) TOELEIDING NAAR DE AANBIEDERS ( BESTEK) START TRAJECTBEGELEIDING BIJ DE AANBIEDER ( EN BESTEK) TRAJECTACTIES (2.7.5 BESTEK) Wat registreren in CVS? Op welk moment registreren? Info s en opleidingen door de competentiecentra Screening Opleiding bij CVO Opleiding bij SYNTRA Begeleiding op de werkvloer Opleiding op de werkvloer Project Zelfstandig Ondernemen toeleiding ondernemerschap Opleiding volgen buiten het Vlaamse Gewest, interregionale mobiliteit Werkervaring (WE, voorheen WEP+) TRAJECTBEGELEIDING ( BESTEK) Aansprakelijkheid Plaats van de dienstverlening Heroriëntering Overdracht trajectbegeleiding aan co-aannemer TRAJECTAFSLUITING EN RESULTAATMETING Trajectafsluiting ( bestek) Resultaatmeting (2.7.4 bestek) ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN VAN HET PROJECT (ZIE BESTEK 2.5 EN 2.7.2)...23 DEEL 2 REGISTRATIE IN HET CLIËNTVOLGSYSTEEM (CVS) (2.7 BESTEK) VERBINTENISSEN (2.7.1 BESTEK) TOELEIDING ( BESTEK ) INZAGE VERLENEN IN HET DOSSIER ( BESTEK) RAPPORTERING Monitoring Rapporten voor de aanbieders Kwalitatieve monitoring Audit...27 DEEL 3: MEDEWERKING VAN DE WERKZOEKENDE (2.6 BESTEK) TRANSMISSIE VRIJSTELLING OM FAMILIALE OF SOCIALE REDENEN VRIJWILLIG VERZAKEN AAN WERKLOOSHEIDSUITKERINGEN VRAGEN OM INFORMATIE VAN DE RVA...33 DEEL 4: KLACHTENPROCEDURE VOOR DE WERKZOEKENDE (2.7 BESTEK) PRINCIPES RAPPORTERING OVER ONTVANGEN KLACHTEN...34 DEEL 5: VDAB BASISDIENSTVERLENING INFORMATIEVERSTREKKING ADMINISTRATIEVE FORMALITEITEN Attesten verkrijgen Wijzigingen (laten) aanbrengen in het klantendossier COMMUNICATIE NA EEN OPLEIDING VACATURES...36 Draaiboek ESF-TB

4 5.5 MOBILITEITSTEGEMOETKOMING WEBLEREN BTOM (BIJZONDERE TEWERKSTELLINGSONDERSTEUNENDE MAATREGELEN)...37 DEEL 6: BETALINGEN ( BESTEK)...38 DEEL 7: BIJLAGEN...39 BIJLAGE 1: PRIVACY...39 BIJLAGE 2: WERKZOEKENDEN MET EEN MEDISCHE, MENTALE, PSYCHISCHE EN / OF PSYCHIATRISCHE PROBLEMATIEK...42 BIJLAGE 3: DETAILINFORMATIE OVER INDIVIDUELE BEROEPSOPLEIDING (IBO) EN INSTAPOPLEIDING (IO)...44 BIJLAGE 4: WERKZOEKENDEN MET EEN MOBILITEITSPROBLEEM...47 BIJLAGE 5: INDICATIE PMAH EN BTOM...49 BIJLAGE 6: VOORLICHTING EN PUBLICITEIT...51 BIJLAGE 8: SJABLOON EINDVERSLAG...53 Draaiboek ESF-TB

5 Documenten en links Op het internet staan heel wat documenten die rechtstreeks of onrechtstreeks relevant zijn voor de praktische uitvoering van dit project. Over het ESF-tenderproject zelf: De offerteaanvraag (of het bestek), inclusief de vragen & antwoorden: Een samenvattende fiche over het project met vermelding van administratieve gegevens: Over de toegang tot en werking van het Cliëntvolgsysteem: CVS - handleidingen voor de aanbieders: Handleiding voor trajectbegeleiders bij getenderde trajectbegeleiding: TTB.doc o De in deze handleiding beschreven functionaliteiten zijn slechts beschikbaar voor de gebruiker die tot de Organisatorische Eenheid behoort waaraan door de VDAB de trajectbegeleiding toegewezen is. Toegang tot het klantendossier: Over CVS opleidingen voor aanbieders: Over de betaling van cursisten: U vindt steeds de meest recente informatie over de wijzigingen op: Basisdienstverlening: Inloggen en raadplegen van het klantendossier: Beheer van de klantengegevens: Over de competentierapporten: en aanpassing van de competenties na een opleiding of actie: Voor de opvolging van een IBO-begeleiding: Over tewerkstellingsmaatregelen: Over CVO: Over publicitaire verplichtingen i.v.m. ESF: Over interregionale mobiliteit: Draaiboek ESF-TB

6 Rol van de aanbieder In dit deel van het draaiboek wordt de titelstructuur van het bestek grotendeels gevolgd. Dit heeft als bedoeling om makkelijker verbanden te kunnen leggen tussen de informatie uit dit document en het bestek. In de inhoudsopgave wordt telkens verwezen naar de overeenkomstige nummering in het bestek. De spelers Klant: werkzoekende Trajectbegeleider: individuele begeleider van de klant bij de aanbieder Trajectbepaler: VDAB-consulent die op basis van de oriëntering samen met de klant de trajectbepaling opmaakt AMB-directeur: eindverantwoordelijke van de lokale VDAB De lokale VDAB: Per specifiek onderwerp worden in de regionale werkafspraken contactpersonen opgegeven VDAB Competentiecentra: VDAB als opleidingsverstrekker Aanbieder: de gegunde inschrijver van het project Tenderteam: de dienst die de dagelijkse opvolging van de tender waarneemt vanuit VDAB Draaiboek ESF-TB

7 DEEL 1: OPDRACHTSOMSCHRIJVING (2.4 BESTEK) 1.1 Trajectbepaling ( bestek) De trajectbepaler van VDAB beslist of een klant wordt toegeleid naar een aanbieder op basis van een kwalificerende intake. De klant dient te behoren tot ofwel de kansengroep arbeidsgehandicapten (lettercode A in bestek), ofwel tot één van de drie andere kansengroepen (lettercode C in bestek). Bovendien heeft de klant nood aan intensieve begeleiding al dan niet met competentieversterking. Er is geen mogelijkheid tot weigering van de toeleiding. Indien tijdens een traject blijkt dat een werkzoekende kampt met een medische, mentale, psychische en / of psychiatrische (MMPP) problematiek, of de trajectbegeleider vermoedt dergelijke problematiek, én de problematiek bemoeilijkt of verhindert zelfs de inzetbaarheid op de arbeidsmarkt, kan een screening bij de VDAB psycholoog aangevraagd worden. Deze procedure wordt beschreven in bijlage Toeleiding naar de aanbieders ( bestek) Er kunnen bij de toeleiding eventueel een aantal problemen voorkomen: a. Een klant weigert toeleiding De trajectbepaler heeft een klant toegeleid naar de aanbieder. De klant weigert zich voor zijn 1e contact met de aanbieder aan te melden. Actie o Wanneer de aanbieder ondanks een aantal pogingen binnen een termijn van 7 dagen geen respons krijgt van de klant, meldt hij de toeleiding af en motiveert hij deze in CVS. o De trajectbepaler beslist over transmissie en/of hertoeleiding. Gevolg o Een afgemelde klant telt niet mee voor het gegunde contingent. o Voor een afgemelde toeleiding is er geen financiering. b. Een klant is definitief toegeleid, en neemt contact op met lokale VDAB. De klant wenst inhoudelijke elementen over zijn traject te bespreken met VDAB. Actie o VDAB verwijst de klant hiervoor naar zijn trajectbegeleider. c. Klant is definitief toegeleid en de aanbieder neemt contact op met projectmedewerker Tenderteam Klant en aanbieder komen niet tot akkoord over de inhoud van de trajectovereenkomst. Tijdens het traject zijn er andere problemen waardoor de begeleiding van de klant onmogelijk is geworden. Actie o De aanbieder vraagt de tussenkomst van de VDAB via de projectmedewerker Tenderteam. o VDAB hoort aanbieder en klant Draaiboek ESF-TB

8 o o Het Tenderteam neemt desgevallend een beslissing omtrent de concrete situatie (weigering ondertekening trajectovereenkomst of omtrent stopzetting van begeleiding) Mogelijke oplossingen: Samenwerking tussen klant en trajectbegeleider is niet meer mogelijk: de klant krijgt trajectvoorstel van VDAB. Samenwerking tussen klant en aanbieder is nog mogelijk: traject wordt voortgezet door dezelfde trajectbegeleider of door een andere trajectbegeleider bij de aanbieder. Gevolg Afhankelijk van de genomen beslissing o Het Tenderteam beslist dossier per dossier of de toeleiding alsnog meetelt voor het toegewezen contingent en of het afgebroken traject alsnog in aanmerking komt voor financiering. o Een traject zonder ondertekende trajectovereenkomst komt niet in aanmerking voor financiering. d. Een klant verhuist naar een adres buiten de regio De klant is al in begeleiding bij de aanbieder en verhuist. Klant en aanbieder zijn van mening dat de begeleiding hierdoor niet meer mogelijk is. Actie o De aanbieder vraagt tussenkomst van de projectmedewerker van het Tenderteam. o De klant kan terug bij VDAB in begeleiding. Gevolg o Voor de getenderde trajecten die op deze wijze werden afgebroken wordt per dossier bepaald of het in aanmerking komt voor resultaatsfinanciering. e. Een klant verhuist; de aanbieder biedt in de regio van de nieuwe woonplaats ook begeleiding aan. Actie o De aanbieder vraagt tussenkomst van de projectmedewerker Tenderteam. o Het Tenderteam kan in overleg met de aanbieder beslissen om het bestaande traject bij de aanbieder verder te zetten. Gevolg o De uitbetaling van de resultaatsfinanciering gebeurt in het perceel waar de klant werd toegeleid. 1.3 Start trajectbegeleiding bij de aanbieder ( en bestek) De aanbieder aanvaardt de trajectbepaling vastgelegd door de VDAB en zorgt voor de uitvoering van de erin opgenomen voorstellen met als prioritair doel de duurzame tewerkstelling van de werkzoekende. De aanbieder sluit op basis van de trajectbepaling een trajectovereenkomst af met de toegeleide werkzoekende. Op basis van de door de VDAB aangereikte trajectbepaling leggen de trajectbegeleider en de werkzoekende in onderling overleg vast welke arbeidsmarktgerichte acties waar en wanneer nodig zijn om de werkzoekende te laten participeren aan de arbeidsmarkt. Dit wordt geformaliseerd in de trajectovereenkomst. De aanbieder is verantwoordelijk voor het opstellen van de trajectovereenkomst tussen de aanbieder en de werkzoekende. Draaiboek ESF-TB

9 Na de registratie van de trajectovereenkomst in CVS én de effectieve ondertekening van de trajectovereenkomst dient het eerste trajectopvolgingsgesprek (B1) te worden geregistreerd. (Zie ook de handleiding voor trajectbegeleiders bij getenderde trajectbegeleiding: Via CVS moet het volledige verloop van het traject te volgen zijn. De aanbieder is verplicht het inhoudelijke verloop van de acties in CVS te rapporteren. Aanwezigheden bij begeleiding-en opleidingsmomenten moeten per klant bijgehouden worden, maar niet noodzakelijk in CVS. Gelieve er extra waakzaam voor te zijn dat de trajectovereenkomst een actieplan en tijdslijn bevat. De trajectovereenkomst is een formele overeenkomst, een verbintenis tussen werkzoekende en zijn begeleider. Het erin opgenomen actieplan is een overzicht van alle acties die ondernomen zullen worden in het kader van de begeleiding van deze specifieke werkzoekende. Dit is dus geen opsomming van acties die eventueel aan bod kunnen komen, maar een concreet werkplan. Voor elke geplande actie dient tevens de doelstelling en/of het vervolg aangegeven te worden. Jobdoelwit Vergeet niet het jobdoelwit en/of de jobaspiraties expliciet te vermelden in de trajectovereenkomst. De jobaspiraties kan je terugvinden in het dossier van de werkzoekende onder traject/randvoorwaarden. De begeleiding en de acties moeten steeds in functie staan van het bereiken van dit jobdoelwit. Je kan de voorkeurberoepen zelf aanpassen in CVS. Actieplan (Stappen en acties in functie van duurzame tewerkstelling) Het opstellen van een dergelijk plan kan meer dan één gesprek vergen. Er is dan ook in het bestek een tijdspanne van 15 dagen opgenomen tussen aanmelding en ondertekening van de trajectovereenkomst om dit plan op maat van de werkzoekende te kunnen opstellen. Indien bepaalde acties bij het ondertekenen van de trajectovereenkomst nog niet kunnen worden vastgelegd, dient er wel te worden vermeld dat beide dit verder, in de loop van de begeleiding zullen bespreken en bepalen. Bij concretisering van deze acties worden deze aan de trajectovereenkomst toegevoegd 1. Dergelijke toevoegingen zijn dan ook geen heroriëntatie omdat ze in het begin wel aan bod kwamen en enkel dienen om het beoogde jobdoelwit te bereiken. Tijdslijn (Tijdsplanning) De tijdsplanning dient eveneens geconcretiseerd te worden. Welke actie wordt het eerst opgestart? Wat volgt? Uiteraard is het niet altijd mogelijk om deze volledig gedetailleerd vooraf uit te stippelen, maar ze dient wel aanwezig te zijn. Bij concretisering wordt eveneens de trajectovereenkomst aangevuld. Ondertekening trajectovereenkomst De trajectovereenkomst wordt ten laatste 15 kalenderdagen na de definitieve toeleiding opgemaakt en ondertekend. Indien deze termijn niet kan gerespecteerd worden brengt de aanbieder de projectmedewerker van het tenderteam onmiddellijk hiervan op de hoogte met opgave van de reden. 1 Zie ook in dit document bij Heroriëntering Draaiboek ESF-TB

10 Dergelijke dossiers blijven in behandeling gedurende 6 maanden. Binnen deze periode kan nog een trajectovereenkomst opgesteld worden, mits akkoord van de projectmedewerker van het tenderteam. Is dit niet het geval, dan volgt een afsluiting zonder (getekende) trajectovereenkomst. Er is geen financiering. Rekening houdend met de reden waarom er niet tot een trajectovereenkomst werd gekomen, beslist de projectmedewerker of deze werkzoekende meetelt als toeleiding binnen het contingent. 1.4 Trajectacties (2.7.5 bestek) Wat registreren in CVS? Volgende trajectacties dienen in CVS geregistreerd te worden: Begeleidingsacties: Begeleiding IBO, begeleiding op de werkplek, jobcoaching, (gespecialiseerde) screening. Opleidingsacties: Oriënterende opleiding, arbeidsmarktgerichte opleiding, attitude -en persoonsgerichte vorming, sollicitatietraining en begeleiding, stage op de werkvloer. De aanbieder kan de werkzoekende enkel opleidingen laten volgen die gesubsidieerd worden door de Vlaamse en Europese overheid via de VDAB of die door de VDAB erkend zijn. Een aanbieder kan erkenning van een opleiding aanvragen door een aanvraag in te dienen bij de regiecoördinator van de lokale VDAB. Individuele erkenningen van opleidingen (cfr trajecttendering) zijn niet mogelijk. Om te vermijden dat een trajectlijn onterecht afgesloten wordt, dient de trajectbegeleider ervoor te zorgen dat aangevraagde trajectacties in uitvoering onmiddellijk in CVS geregistreerd worden. Anderzijds mag het afsluiten van de trajectlijnen ook niet verhinderd worden door invoeren van acties die niet effectief plaatsvinden. Webleren wordt niet geregistreerd als trajectactie. De werkzoekende kan zich vrij inschrijven aangezien dit een service van de basisdienstverlening is. Wijzigingen die de aanbieder niet zelf kan doorvoeren in CVS moeten aan VDAB doorgegeven worden met vraag om aanpassing. De aanbieder trajectbegeleiding dient erover te waken dat het dossier van de getenderde klant steeds up-to-date blijft Op welk moment registreren? De acties dienen geregistreerd te worden vóór de aanvang. De voorwaarden voor de registratie van trajectacties zijn opgenomen in het bestek Trajectbegeleiding en competentieversterking van werkzoekenden behorende tot de 4 prioritaire kansengroepen op p. 43, punt 2.7 in het bestek: Registratie in het cliëntvolgsysteem (CVS). Deze strikte voorwaarden bieden zowel de werkzoekende als de aanbieder een aantal waarborgen waarop beide partijen alsook de opdrachtgever ten allen tijde kunnen terugvallen. Draaiboek ESF-TB

11 Omwille van nieuwe ontwikkelingen in de methodiek van trajectbegeleiding of op technisch gebied kunnen de registratierichtlijnen door de VDAB in de loop van het project gewijzigd worden Info s en opleidingen door de competentiecentra Indien een werkzoekende die door uw organisatie begeleid wordt een uitnodiging krijgt van VDAB-CC voor een info over één van hun opleidingen dient de werkzoekende dit steeds met zijn/haar trajectbegeleider te bespreken. De werkzoekende mag niet starten met een opleiding zonder toestemming van de trajectbegeleider. Er kunnen zich 4 situaties voordoen: Situatie 1: Als de opleiding volgens de trajectbegeleider binnen het traject past en een belangrijke meerwaarde betekent in zijn/haar zoektocht naar werk mag de werkzoekende de info volgen en kan de trajectbegeleider de opleiding uiteraard aanvragen in CVS. Situatie 2: Als de werkzoekende niet geïnteresseerd is in de opleiding waarvoor hij/zij wordt uitgenodigd dient de trajectbegeleider contact op te nemen met VDAB- CC om te melden dat de werkzoekende na onderling overleg niet wenst in te gaan op het opleidingsaanbod. Situatie 3: Als de werkzoekende wel geïnteresseerd is in de opleiding maar deze volgens de trajectbegeleider niet in het trajectplan past dient de trajectbegeleider contact op te nemen met VDAB-CC om te melden dat de werkzoekende na Situatie 4: onderling overleg niet aanwezig zal zijn op het infomoment. Indien blijkt dat de werkzoekende in praktijk reeds gestart is met de opleiding maar dit nog niet geregistreerd werd in CVS en de trajectbegeleider oordeelt dat de opleiding niet in het trajectplan past, neemt de trajectbegeleider best onmiddellijk contact op met de projectmedewerker van het tenderteam. Ook indien er zich hierbij problemen voordoen in de communicatie of situaties die hier niet voorzien werden kan de trajectbegeleider uiteraard steeds contact opnemen met de projectmedewerkers van het tenderteam Screening Onder screening verstaan we profielbepaling bij een VDAB Competentiecentrum. Gemotiveerde aanvragen van deze trajectactie worden door een VDAB competentiecentrum onderzocht. Dit soort screeningen zijn niet gekoppeld aan een beroepsspecifieke opleiding. Draaiboek ESF-TB

12 1.4.5 Opleiding bij CVO 2 Vanaf 01 september 2007 zijn in het decreet voor het Volwassenenonderwijs nieuwe bepalingen opgenomen betreffende een mogelijke vrijstelling voor het betalen van het inschrijvingsgeld bij het volgen van een cursus. Het inschrijvingsgeld wordt berekend door het aantal lestijden te vermenigvuldigen met 1 euro. De kostprijs bedraagt maximaal 400 euro per schooljaar of 1200 euro voor de gehele opleiding. De cursisten die voldoen aan volgende voorwaarden kunnen bij de VDAB terecht voor een volledige vrijstelling van betaling (100%) van het inschrijvingsgeld: De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven als volledig uitkeringsgerechtigd (cat 00) of recht heeft op een vestigingsuitkering (ter voorbereiding van een zelfstandige activiteit en in bezit van formulier C45E of C63Participatiefonds), en voldoet alle onderstaande voorwaarden de opleiding past in het traject (kortste weg naar werk) en verhoogt de kansen op werk aanzienlijk. Er is hiervoor o een positief advies van de trajectbegeleider o en de opleidingen is opgenomen in de trajectovereenkomst de opleiding kan niet gevolgd worden bij de VDAB of bij een door VDAB erkende partner, én het betreft een korte opleiding (maximaal 1 jaar) Het positief advies voor 100% vrijstelling wordt verleend mits het afleveren van het formulier "Trajecttendering: Aanvraag attest volwassenenonderwijs" 3 aan de klant. De klant moet zich met dit formulier aanbieden in de Werkwinkel van de VDAB om een volledige vrijstelling van het inschrijvingsgeld te bekomen. De opleiding wordt geregistreerd als Vakopleidingen in het volwassenenonderwijs. Om dit te kunnen registreren dient de trajectbegeleider contact te nemen met de VDAB (cursusbeheerder in de regio), die de opleiding tijdelijk zal publiceren in de opleidingenmanager. De trajectbegeleider zet de opleiding op aangevraagd. Voor de uitvoerder van de opleiding wordt het OE van het LKC van de woonplaats van de klant genoteerd (na te vragen aan de lokale contactpersoon). De werkzoekende bezorgt maandelijks aan de trajectbegeleider een door de onderwijsinstelling gevalideerde aanwezigheidslijst 4. Na verificatie bezorgt de trajectbegeleider deze aanwezigheidslijst (dezelfde dag) aan de VDAB (cursistenadministratie van de regio). Schoolverlaters (categorie 02) hebben recht op een volledige vrijstelling van inschrijvingsgeld. Hiervoor is er geen registratie van de opleiding vereist. De klant kan zich rechtstreeks richten tot de dichtstbijzijnde werkwinkel. Een gedeeltelijke vrijstelling van betaling (75%) van het inschrijvingsgeld is mogelijk voor: de klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven met cat 85, 95, 96 of 97 2 Relevante documenten vindt u terug op 3 Aanvraag attest volwassenenonderwijs is terug te vinden op 4 Attest aanwezigheid CVO is terug te vinden op Draaiboek ESF-TB

13 de klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven als categorie 00, maar: o opleidingen buiten traject op eigen initiatief van de werkzoekende. Hiervoor is geen advies nodig van tendertrajectbegeleider. o voor opleidingen van langer dan 1 jaar (enkel het laatste jaar kan volledige vrijstelling worden bekomen) Andere situaties: De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding ten laste is van een OCMW kan 100% vrijstelling bekomen, maar het formulier moet afgeleverd worden door het OCMW. De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding inburgeraar is én een inburgeringscontract heeft ondertekend of een attest inburgering heeft behaald én een opleiding Nederlands volgt, kan 100% vrijstelling bekomen via Onthaalbureau. Werkzoekende met cat. 03 of 14 hebben geen recht op vrijstelling van inschrijvingsgeld Opleiding bij SYNTRA Midden september 2010 sloten de VDAB en Syntra een samenwerkingsakkoord dat twee luiken omvat. Een eerste luik gaat over de organisatie van groepsopleidingen door Syntra op vraag van de competentiecentra van de VDAB. Het tweede luik omvat de individuele opleiding in het kader van het traject naar werk. Beide luiken zijn gericht op knelpuntberoepen. De informatie die u hier vindt gaat over het tweede luik, de individuele opleidingen in het kader van een traject naar werk..deze erkenning in het kader van een traject naar werk met een maximale duurtijd van één jaar wordt geïnitieerd door de VDAB trajectbegeleider. De cursisten die aan de voorwaarden voldoen hebben dezelfde rechten en plichten als VDAB cursisten. Wie komt in aanmerking? De klant die op het moment van de inschrijving voor de opleiding is ingeschreven als nietwerkende werkzoekende (cat 00, 02, 03, 05, 06, 14), en voldoet aan alle onderstaande voorwaarden - de opleiding is gericht naar een knelpuntenberoep waarvoor binnen de CC van de VDAB geen aanbod is of waarvoor er onvoldoende capaciteit is; (De klant staat dus op de wachtlijst voor het volgen van een opleiding.) - de opleiding is gericht naar een knelpuntberoep en wordt niet georganiseerd door een door de VDAB erkende partner; - de opleiding past in het traject naar werk en wordt opgenomen in de trajectovereenkomst - de werkzoekende wordt tijdens de periode van opleiding bemiddeld naar werk, de combinatie leren en werken staat centraal, dit dient ook expliciet afgesproken te worden met de cursist. Indien de opleiding past in het kader van het traject naar werk, registreert de trajectbegeleider een aanvraag bij Syntra. Syntra zorgt voor de uitnodiging van de cursist bij start van de opleiding en registreert via het cliëntvolgsysteem de opleiding. Draaiboek ESF-TB

14 1.4.7 Begeleiding op de werkvloer a. Jobcoaching Definitie Jobcoaching is begeleiding op de werkvloer van een nieuwe werknemer en van zijn werkgever door een bedrijfsexterne coach. Deze begeleiding duurt maximaal 6 maanden volgend op de aanwerving. Situering De werking van de VDAB-jobcoaches situeert zich binnen het decreet op de evenredige arbeidsmarktparticipatie en diversiteit van 8 mei Alleen door de Vlaamse overheid, de VDAB of ESF erkende vormen van jobcoaching kunnen ingeschakeld worden door de aanbieders. Registratie VDAB beschouwt jobcoaching als een trajectonderdeel dat geregistreerd wordt onder module 6 zijnde begeleiding op de werkvloer. b. Nazorg Nazorg is de opvolging tijdens tewerkstelling. De nazorg wordt geregistreerd als een opvolgingsgesprek van de trajectbegeleiding (Let op: dit geldt niet voor IBO en Wep+ zie specifieke regeling). Het registreren van deze acties verhindert het afsluiten van het traject niet Opleiding op de werkvloer Opleiding op de werkvloer kan in verschillende vormen voorkomen. Hieronder staat een nietlimitatieve lijst van opleidingsvormen. Andere vormen zijn ook mogelijk voor zover er een wettelijke basis voor bestaat. a. Stages gekoppeld aan beroepsspecifieke opleiding Een stage of opleiding op de werkvloer die geen IBO is, kan enkel met module vier. Een stage dient dus altijd gekoppeld te zijn aan een beroepsspecifieke opleiding in een centrum. Zie Handleiding registratie van stages in Dossiermanager te vinden op volgend adres: b. Sociale werkplaatsen Bij sociale werkplaatsen zorgt VDAB voor de verplichte begeleiding (opvolging-en/of begeleidingsgesprekken). Een tewerkstelling in een sociale werkplaats in het kader van de ESF-tendering wordt beschouwd als een tewerkstelling. Deze begeleiding behoort niet tot de verplichte trajectbegeleiding. Eventuele begeleiding in de sociale werkplaats wordt beschouwd als nazorg. c. Invoegbedrijven Bij Invoegbedrijven zorgt de aanbieder zelf voor de begeleiding (opvolging-en/of Draaiboek ESF-TB

15 begeleidingsgesprekken). Een tewerkstelling in een invoegbedrijf in het kader van de ESF-tendering wordt beschouwd als een tewerkstelling. Deze begeleiding behoort niet tot de verplichte trajectbegeleiding. Eventuele begeleiding in het invoegbedrijf wordt beschouwd als nazorg. d. Individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO) Voor een aantal aspecten (IBO, opleiding,...) kunnen de aanbieders in elk LKC terecht bij een gespecialiseerde contactpersoon. 1. Vóór de start van de IBO De aanbieder 5 opstellen aanvraag IBO opstellen opleidingsprogramma info aan bedrijf info aan cursist CVS: "begeleiding IBO" registratie = akkoord aanbieder De VDAB contacten RVA en of OCMW beslist (eventueel na tussenkomst SERR) over startdatum, duur (ook de eventuele verlengingsduur) en brengt de aanbieder binnen de 5 werkdagen op de hoogte van de beslissing. opmaak overeenkomsten verlenen inzagerechten IBO online-toepassing ondertekenen overeenkomsten De werkgever: DIMONA aangifte 2. Tijdens IBO De aanbieder begeleiding en opvolging / evaluatie Minimale begeleidingsmomenten => Voor of bij de start van de IBO moet er een gesprek zijn over de IBO (contract-opleidingsplan-begeleiding) met de 3 partijen: de werkgever, de IBO-cursist en de trajectbegeleider. => Na 1 maand IBO moet er een nieuw overlegmoment zijn met de 3 partijen. => In de laatste maand van de IBO moet er een contact (kan ook telefonisch) zijn tussen de trajectbegeleider en de werkgever met het oog op het afsluiten van het arbeidscontract. => Bij een IBO van meer dan 6 maanden moet er alle 3 maanden een fysiek overlegmoment zijn tussen de 3 partijen. eventueel aanvragen tot verlenging / stopzetting De VDAB 5 Zie ook bijlage bij dit draaiboek Detailinformatie over individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO) Draaiboek ESF-TB

16 administratief beheer : onder andere betalen cursisten (prestaties), facturatie, inlichten verzekering arbeidsongevallen,... eventueel beslissing tot verlenging / stopzetting De werkgever opleiding volgens opleidingsplan registratie prestaties en evaluaties afleveren C98 3. Einde IBO: (let wel: bij mogelijke stopzetting dient dit voorafgaandelijk aan de VDAB gemeld te worden en enkel de VDAB beslist over de stopzetting) De aanbieder terugnameplicht (niet geslaagd) eventueel nazorg (geslaagd) De VDAB afleveren getuigschriften C91 administratief afwerken dossier IBO 4. Vóór de start van de IO De aanbieder 6 De VDAB opstellen aanvraag IO info aan bedrijf info aan cursist CVS: "begeleiding IBO" registratie = akkoord aanbieder contacten RVA en of OCMW opleidingsduur = 2 maanden brengt de aanbieder binnen de 5 werkdagen op de hoogte van de beslissing. opmaak overeenkomsten verlenen inzagerechten IBO online-toepassing ondertekenen overeenkomsten De werkgever: DIMONA aangifte 5. Tijdens IO De aanbieder begeleiding en opvolging / evaluatie Geen verplichte begeleiding voorzien. Beschikbaar zijn bij crisissituaties eventueel aanvragen tot verlenging / stopzetting 6 Zie ook bijlage bij dit draaiboek Detailinformatie over individuele beroepsopleiding (IBO) en Instapopleiding (IO) Draaiboek ESF-TB

17 De VDAB administratief beheer: onder andere betalen cursisten (prestaties), facturatie, inlichten verzekering arbeidsongevallen. eventueel beslissing tot verlenging / stopzetting De werkgever opleiding bedrijfsgerichte afwerking van de beroepsopleiding registratie prestaties afleveren C98 6. Einde IO: (let wel: bij mogelijke stopzetting dient dit voorafgaandelijk aan de VDAB gemeld te worden en enkel de VDAB beslist over de stopzetting) De aanbieder terugnameplicht (niet geslaagd) eventueel nazorg (geslaagd) De VDAB C91 Administratief afwerken dossier IBO 7. IBO tendering De IBO-begeleiding kan door de VDAB toegekend zijn aan een andere organisatie dan de aanbieder. De hierboven vermelde verplichtingen voor de aanbieder worden dan beperkt. In ieder geval kan de IBO slechts kunnen opgestart worden mits en na akkoord van de trajectbegeleider van de aanbieder. IBO interim kan niet meer in getenderde trajecten Project Zelfstandig Ondernemen toeleiding ondernemerschap Indien uit de trajectbegeleiding blijkt dat de klant een zelfstandige activiteit wil optarten, kan de klant toegeleid worden naar het project Zelfstandig Ondernemen (UNIZO of een van de activiteitencoöperaties) Vooraleer de getenderde klant in het project kan instappen wordt een screening ondernemerschap (entrespiegel) afgenomen door de consulent ondernemerschap van de VDAB 7. De tendertrajectbegeleider moet steeds op de hoogte zijn van de screening vooraleer die wordt afgenomen. Om de screening aan te vragen in een traject dient contact opgenomen te worden met de consulent ondernemerschap. Indien de klant na de screening een positief advies krijgt van de VDAB: a. Fase 1: oriëntatie naar ondernemerschap tendertrajectbegeleider noteert in Stappen naar werk de actie: oriëntatie naar ondernemerschap (toestand AV) (= trajectactie) De trajectbegeleider print de verwijskaart af ter ondertekening, de lijn oriëntatie naar ondernemerschap komt automatisch op geïnitieerd. De trajectbegeleider vult datum en uur in. 7 De overzichtlijst van de contactpersonen is terug te vinden op Draaiboek ESF-TB

18 uitvoerder= OE unizo of een van de activiteitencoöperaties (AC) OE (De Punt) Oost Vlaanderen OE (Co-Actief) Antwerpen OE (Co&Go) Vlaams Brabant OE (Ondernemersatelier) Limburg OE (Gusto) West Vlaanderen De keuze tussen Unizo of de activiteitencoöperatie gebeurt door de consulten ondernemerschap op basis van de screening via de entrespiegel indien een (voor)opleiding bedrijfsbeheer noodzakelijk is, wordt die opleiding op aangeven van unizo of de AC door de tendertrajectbegeleider aangevraagd in Stappen naar werk (= trajectactie) de trajectbegeleiding blijft in het beheer van de tenderpartner Deze fase duurt maximaal 3 maand, verlengd met de periode van de (voor)opleiding bedrijfsbeheer. Op het einde van fase 1 brengt Unizo of de AC de tendertrajectbegeleider op de hoogte van het resultaat en wordt dit ook geregistreerd in de actielijn Mits een positieve evaluatie kan de klant overstappen naar fase 2 b. Fase 2: intensieve begeleiding naar ondernemerschap indien klant op 6 maanden tijd een zelfstandige activiteit kan opstarten wordt de trajectbegeleiding overgedragen aan UNIZO. De tendertrajectbegeleider meldt dit aan de projectmedewerker van het tenderteam zodat het traject kan overgedragen worden. In de praktijk wordt Unizo administratief als partner toegevoegd aan het perceel van de aanbieder van de tendertrajectbegeleiding; Het uitbestedingnummer blijft dat van het tendertraject. indien klant meer tijd of extra ondersteuning nodig heeft blijft de trajebegeleiding in het beheer van de tenderpartner tendertrajectbegeleider noteert in Stappen naar werk de actie begeleiding activiteitencoöperaties (toestand AV ) (= trajectactie) met als uitvoerder: OE (De Punt) Oost Vlaanderen OE (Co-Actief) Antwerpen OE (Co&Go) Vlaams Brabant OE (Ondernemersatelier) Limburg OE (Gusto) West Vlaanderen Draaiboek ESF-TB

19 Opleiding volgen buiten het Vlaamse Gewest, interregionale mobiliteit. Indien een getenderde werkzoekende een opleiding wenst te volgen buiten het Vlaamse Gewest (Waals gewest, Duitstalige gemeenschap, Franstalige opleidingen in het Brusselse Gewest), dient de procedure rond interregionale mobiliteit gevolgd te worden. De procedure staat beschreven in de handleiding die je kan terugvinden op de VDAB website ( Werkervaring (WE, voorheen WEP+) 8 Vanaf 1 januari 2009 is WE in combinatie met tendertrajectbegeleiding niet langer mogelijk. De VDAB maakt tijdens de trajectbepaling uit of een klant nood heeft aan een WE of aan trajectbegeleiding en maakt een bepaling op aan de hand van deze info. Indien in uitzonderlijke gevallen de trajectbegeleider vindt dat een WE noodzakelijk is in een traject, dan moet dit ter advies voorgelegd worden aan de regionale projectmedewerker van het tenderteam. Indien tijdens het traject blijkt dat de werkzoekende kan starten in een WE vacature, geldt volgende procedure: a. Tenderpartner vraagt na of de klant administratief in aanmerking komt voor een WE bij de dienst attesten van de regio en motiveert waarom getenderd traject moet worden stopgezet en de overstap naar WE wordt gevraagd. De tenderpartner stuurt hiervoor een mail naar de projectmedewerker van het tenderteam. Vragen die de partner kunnen helpen bij het opstellen van deze motivatie zijn: Wat is de startdatum en de naam van de promotor (eventueel vacaturenummer) Aan welke belangrijke begeleidingsbehoeften kan niet binnen de voorwaarden van de opdracht (bestek en offerte) worden beantwoord en toon aan waarom niet? Op welke wijze kan een WE wel een antwoord bieden op deze noden? Wat zijn de doelstellingen en werkpunten voor de (leer-) werkervaringspartner? Hoe sluit de gevraagde WE-plaats aan bij het jobdoelwit en het trajectplan voor de klant? Zijn er bijkomende argumenten of omstandigheden die de koerswijziging kunnen verantwoorden? b. De projectmedewerkers onderzoeken of de motivatie overeenstemt met de bepaling van de opdracht en neemt eventuele bezwaren op met de aanbieder. c. De VDAB-trajectbegeleider of expert werkervaring: beoordeelt, op basis van de motivatie van de tenderpartner, eventueel na een gesprek met de klant, of hij akkoord is en of de motivatie van de tenderpartner te rijmen valt met de oorspronkelijke motivatie om de klant toch te tenderen. De VDAB-trajectbegeleider stuurt daarop volgende informatie door: akkoord of niet met de trajectwijziging naar werkervaring Op basis van welke argumenten van de partner men wel of niet akkoord is met deze wijziging, Indien akkoord: beschrijving van de begeleidingsnoden, de nodige acties en behoeften die specifiek moeten opgenomen worden door het leerwerkbedrijf. 8 Zie bestek Bijlage 3: informatie betreffende de WEP+-begeleiding Draaiboek ESF-TB

20 Bij akkoord wordt alle informatie doorgestuurd met de vraag tot vervroegde afsluit. Bij niet akkoord neemt de projectmedewerker Tenderteam opnieuw contact met de trajectbegeleider. 1.5 Trajectbegeleiding ( bestek) Aansprakelijkheid Een aanbieder sluit voor de werkzoekenden die bij hen in begeleiding en/of opleiding zijn best een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af. De verzekering tegen burgerlijke aansprakelijkheid kan dezelfde zijn als voor de eigen personeelsleden Plaats van de dienstverlening De klant krijgt van zijn trajectbepaler een afspraak om voor een eerste gesprek langs te komen bij de aanbieder. Dit eerste contact zal steeds doorgaan in één van de daartoe voorziene locaties. De klant kan in overleg met zijn trajectbegeleider kiezen om af te wijken van de begeleidingslocatie die het dichtst gelegen is bij zijn woonplaats Heroriëntering De trajectbegeleider van de aanbieder kan, indien dit gefundeerd en onderbouwd is, het traject bijsturen in samenspraak met en akkoord van de werkzoekende. Deze bijsturing wordt gemeld aan de projectmedewerker tenderteam. Indien de VDAB binnen de 7 dagen na melding geen opmerkingen maakt, stemt de VDAB in met de voorgestelde heroriëntering of bijsturing. Bij heroriëntatie van het traject wordt een nieuwe trajectovereenkomst opgemaakt. a. Doortastende inhoudelijke wijzigingen Wanneer het jobdoelwit in die mate verandert dat de acties die opgenomen waren in de trajectovereenkomst niet meer van toepassing zijn op het nieuwe jobdoelwit spreken we van een heroriëntering. De nieuwe trajectovereenkomst bevat dan de aangepaste nieuwe stappen in functie van duurzame tewerkstelling in het nieuwe jobdoelwit. In de loop van het traject kan de trajectbegeleider mits akkoord van de werkzoekende- een gemotiveerde 9 heroriëntering opmaken. Indien het tenderteam binnen de 7 dagen na melding geen opmerkingen maakt, stemt VDAB in met de voorgestelde heroriëntering of bijsturing. b. Gewone (kleine) wijziging of concretisering Bij het opstellen van de eerste trajectovereenkomst (binnen de 15 dagen na het eerste contact met de werkzoekende) is nog niet elk detail van de uitvoering van het 9 Daartoe is het vrije tekstveld motivatie van wijziging trajectovereenkomst voorzien Draaiboek ESF-TB

21 traject gekend. Het is dus enigszins normaal dat in de loop van de begeleiding een aantal concretiseringen in de overeenkomst worden aangebracht. Ook bij andere wijzigingen (zoals verandering van trajectbegeleider, overdracht trajectbegeleiding aan co- of onderaannemer, verhuis klant, aanvulling gegevens bij het stappenplan of de tijdslijn) dient er eveneens een nieuwe trajectovereenkomst opgemaakt en ondertekend te worden. Dit zijn echter geen heroriënteringen. Bijgevolg is voor dergelijke wijziging geen goedkeuring van de projectmedewerker tenderteam vereist. Wel dient de aard van de wijziging steeds aangeduid te worden in het daartoe voorziene tekstveld Overdracht trajectbegeleiding aan co-aannemer Situatie De begeleiding van een toegeleide klant dient overgedragen te worden naar een partner binnen dezelfde aanbieder. Actie De aanbieder vraagt de overdracht aan bij het tenderteam. Op basis van een inlichtingenblad zorgt het tenderteam voor de registratie van de overdracht en bijhorende aanpassing van inzagerechten. Routing Vooreerst moet aan de klant een inlichtingenblad ( ter ondertekening worden voorgelegd. Hierdoor kan de klant aan de nieuwe begeleidingspartner inzagerecht in zijn dossier verlenen. Het originele inlichtingenblad dat werd ondertekend wordt aan een projectmedewerker van het tenderteam bezorgd. Om de verwerking van de doorverwijzing te bespoedigen kan het inlichtingenblad bijkomend ook per fax of naar deze projectmedewerker doorgestuurd worden. Het tenderteam zorgt zowel voor de registratie van de doorverwijzing als voor de toekenning van het inzagerecht. Eens de doorverwijzing en aanpassing van het inzagerecht zijn geregistreerd, Kan de begeleidingspartner naar wie initieel werd toegeleid het betrokken dossier niet meer raadplegen en er bijgevolg geen registraties meer voor verrichten; Kan de begeleidingspartner naar wie is doorverwezen de begeleiding onmiddellijk overnemen. Vooraleer tot registraties van acties te kunnen overgaan, moet de nieuwe trajectbegeleider eerst een trajectovereenkomst met de klant afsluiten. Beide begeleidingspartners worden op het moment van de doorverwijzing per mail (of telefonisch) op de hoogte gehouden van de overdracht. Indien een traject overgezet wordt op een trajectbegeleider die onder een andere organisatorische eenheid (OE) werkt, zal deze de keuze krijgen om de afsluitperiode opnieuw te laten starten dan wel de om de afsluitperiode verder te laten doorlopen. Draaiboek ESF-TB

22 Registreert de nieuwe trajectbegeleider een Kwalitatieve Intake -toestand op de trajectlijn, dan zal dit traject opnieuw minimaal 6 maanden duren. Registreert hij een begeleidingsgesprek -toestand, dan loopt de afsluitperiode door. 1.6 Trajectafsluiting en resultaatmeting Trajectafsluiting ( bestek) De procedure voor het afsluiten van begeleidingstrajecten is vanaf gewijzigd. Dankzij deze nieuwe afsluitregels kunnen de trajectbegeleiders in samenspraak met de klant bepalen wanneer een traject wordt afgesloten. Met het oog op een goede dienstverlening aan de werkzoekende blijft de minimumduur van een traject 6 maanden. Je vindt de gedetailleerde informatie over de gewijzigde procedure via deze link: Om te voorkomen dat trajectacties nodeloos lang op bezig blijven staan zorgt VDAB voor een snellere opvolging van openstaande trajectacties. Je vindt hierover meer informatie bij de CVS handleidingen: oc Een trajectactie in aanvraag wordt beschouwd als actieve trajectactie en verhindert dus de afsluiting van het traject. Een degelijke opvolging van de aangevraagde trajectacties is dan ook wenselijk en nodig. Trajectacties die geannuleerd worden (AN) of opleidingen die beëindigd worden (ST of UV) zonder registratie van opleidingsuren, worden niet beschouwd als trajectactie. Ook de webleercursussen van de VDAB worden niet beschouwd als trajectacties en zullen bijgevolg de trajectafsluiting niet tegenhouden. (zie ook 2.5.8) Om toekomstige begeleiders alle relevante informatie te verstrekken, kan de trajectbegeleider een eindverslag opmaken met een overzicht van de competenties, mogelijkheden en beperkingen van de werkzoekende in relatie tot de ondernomen acties. De trajectbegeleider wordt daarom uitgenodigd om gebruik te maken van het sjabloon van een eindverslag en deze gegevens vóór de afsluit van het traject over te nemen in de samenvatting van de trajectlijn. (zie bijlage 6) Wanneer de tewerkstelling van een deelnemer eindigt voor het afsluiten van het traject, dan moet de trajectbegeleider van de aanbieder betrokkene terug in begeleiding nemen (terugnameplicht). De terugnameplicht geldt ook voor elke onderbreking van het traject tengevolge van ziekte, onbeschikbaarheid, en voor zover het traject niet afgesloten is. Bij een gerechtelijke procedure naar aanleiding van een stopzetting van een trajectbegeleiding of een trajectactie, blijft de aanbieder aan de VDAB alle nodige informatie verstrekken met betrekking tot die trajectactie. Indien de VDAB, op vraag van de aanbieder, bemiddelend optreedt, heeft dit geen invloed op het moment waarop het traject wordt afgesloten. Draaiboek ESF-TB

23 1.6.2 Resultaatmeting (2.7.4 bestek) Het resultaat van de uitstroom wordt gemeten bij de afsluiting van het traject. Vermits er op heden nog geen meting is opgezet op basis van effectieve tewerkstelling, zal de meting zoals de VDAB deze op heden toepast gebruikt worden: er is pas sprake van een positieve uitstroommeting wanneer de werkzoekende op het moment van de meting niet meer als niet-werkende werkzoekende is ingeschreven Administratieve verplichtingen van het project (zie bestek 2.5 en 2.7.2) Zowel voor de VDAB (o.a. de facturatie, betaling van premies e.d.) als voor het ESF- Agentschap en diens diverse controle-instanties moeten de in CVS ingevoerde gegevens steeds aantoonbaar zijn door onderliggende registraties die de effectieve aanwezigheid van de persoon in begeleiding of opleiding en diens begeleider en/of opleider aantonen. Dit wil zeggen: De aan-en afwezigheidsregistratie (inclusief reden van afwezigheid en bewijsstukken) van: o de persoon in trajectbegeleiding (een handtekening geldt hier als bewijs) o diens begeleider, als bewijs van de effectieve inzet voor deze opdracht. Een getekende overeenkomst tussen de aanbieder en de klant met de wederzijdse engagementen (alle trajectovereenkomsten) Een individueel dossier per klant dat bewijst dat de acties effectief werden uitgevoerd conform bovenvermelde overeenkomst. De wijze van bewijsvoering hieromtrent is de verantwoordelijkheid van de aanbieder. De bewaarduur van de stukken loopt tot drie jaar na de laatste betaling van de EC aan de vzw ESF-Agentschap voor het programma Momenteel wordt deze termijn ingeschat tot eind Te archiveren documenten i.k.v. uitbesteding: interne klachten (alle documenten dienaangaande) klachtenprocedure bewijzen van aangetekende zending naar de werkzoekenden alle attesten afgeleverd door de werkzoekende trajectovereenkomsten aanwezigheidslijsten documenten, verslagen,... trajectbegeleiding (indien een eigen registratiesysteem) financiële documenten (creditnota's, facturen, schuldbevestingsstaten...) tav de VDAB screeningsrapporten (psychologische onderzoeken,..) contract CVS voor erkende promotoren Voor de publicitaire verplichtingen waaraan dient te worden voldaan: zie bijlage Zie bijlage 1 van het bestek Draaiboek ESF-TB

24 DEEL 2 REGISTRATIE IN HET CLIËNTVOLGSYSTEEM (CVS) (2.7 BESTEK) 2.1 Verbintenissen (2.7.1 bestek) De aanbieder voegt de gegevens in verband met de begeleiding toe aan het klantendossier met behulp van het Cliëntvolgsysteem (CVS). De aanbieder is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. De aanbieder registreert de trajectacties in CVS maar kan niets wijzigen in het gegevensbeheer. Elke wijziging wordt op vraag van de aanbieder door de afgesproken verantwoordelijke van de regionale VDAB aangepast in het klantendossier. De wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992 is van toepassing op de registraties in CVS maar ook op alle persoonsgegevens, onder welke vorm dan ook, die door de aanbieders worden verzameld en bijgehouden. De aanbieder dient de werkzoekende te informeren indien deze laatste persoonlijke gegevens registreert in eigen databestanden 11 of op een andere manier bijhoudt. 2.2 Toeleiding ( bestek ) Aan de richtlijn over de afmelding zoals vermeld in de handleiding CVS dient het volgende te worden toegevoegd: De aanbieder dient alles te ondernemen om de klant te bereiken als deze zich niet aanbiedt op het afgesproken tijdstip vermeld op de uitnodiging. Als de aanbieder er niet in slaagt de werkzoekende binnen de 7 kalenderdagen te bereiken of tot een nieuwe afspraak te komen, dient de toeleiding afgemeld te worden (registratie in CVS mét vermelding van de reden bij het aanvinken van de derde optie op het scherm "bevestiging toeleiding"). Vóór de definitieve toeleiding: Indien een klant, voor of tijdens het eerste gesprek aangeeft dat hij voor langere duur onbeschikbaar is (bijvoorbeeld door ziekte of vast werk), meld je de klant af. Op het ogenblik dat hij terug beschikbaar is voor de arbeidsmarkt, kan de VDAB de klant opnieuw toeleiden. Wanneer de klant op het eerste gesprek al aan het werk is, kan hij toch worden aangemeld op voorwaarde dat: klant en begeleider overeenkomen dat een begeleiding nuttig is om de duurzaamheid van de tewerkstelling te verhogen; Er een trajectovereenkomst wordt opgemaakt met daarin ondermeer een actieplan (+ tijdindicatie) om de duurzaamheid van de tewerkstelling te bevorderen. 11 Zie bijlage 1 voor meer info mbt privacy Draaiboek ESF-TB

25 2.3 Inzage verlenen in het dossier ( bestek) De klant moet steeds zijn akkoord geven vooraleer VDAB aan een derde inzage in zijn dossier zal verlenen. Enkele situaties: Aan de aanbieder => naar aanleiding van de toeleiding: automatisch inzagerecht bij ondertekening van de trajectbepaling. Indien de werkzoekende weigert inzagerecht te verlenen kan niet getenderd worden. Aan de co-aannemer => naar aanleiding van een doorverwijzing van de trajectbegeleiding naar een andere begeleidingspartner binnen het perceel: door ondertekening van het inlichtingenblad indien de klant niet rechtstreeks toegeleid door VDAB. Hiertoe bezorgt de aanbieder ingevuld en ondertekend bladzijde 2 van het inlichtingenblad aan de projectmedewerker van het tenderteam. Het inzagerecht kan worden aangevraagd door dit inlichtingenblad per post of per fax door te sturen. Hoe dan ook dient het originele papieren inlichtingenblad steeds per post aan de projectmedewerker te worden (na)bezorgd. Aan IBO-begeleider => door ondertekening van het inlichtingenblad voor IBO Inzage wordt verleend na goedkeuren IBO door VDAB aan de IBO begeleider. (zie bijlage 3 draaiboek) Aan een opleidingsverstrekker => Naar aanleiding van een opleiding of andere actie die de werkzoekende volgt bij een derde opleidingsverstrekker/cvs-partner In dit geval dient blad 1 en 2 van het inlichtingenblad ingevuld te worden door de werkzoekende. Dit weliswaar met uitzondering van de naam van de partner aan wie inzage dient verleend te worden. Deze naam moet de trajectbegeleider invullen zoals deze in CVS als uitvoerder vermeld staat. De klant tekent op 2 plaatsen: 1x voor het verlenen van het inzagerecht. 1x voor de gegevens in functie van vergoedingen. Dit inlichtingenblad dient vóór de start van de opleiding te worden ingevuld en aan VDAB te worden bezorgd volgens de lokale afspraken. Zo heeft de uitvoerder van bij de start van de actie inzage in het dossier. Het inzagerecht wordt stopgezet na het afsluiten van het traject. 2.4 Rapportering Monitoring De monitoring van het project ESF-tendering trajectbegeleiding geschiedt op basis van de CVS-gegevens, maar ook op basis van gegevens die door de aanbieder zelf bijgehouden dienen te worden. De CVS-invoer geeft aan de opdrachtgever (VDAB) enerzijds voldoende informatie betreffende de werkzoekende zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de trajectbegeleiding en de uit te voeren en uitgevoerde acties. Er is m.b.t. deze gegevens geen eigen, noch ander registratiesysteem vereist of nodig. De CVS-registratie laat de VDAB toe eenduidig te rapporteren over het aantal werkzoekenden dat gevat wordt door deze tendering en over de bereikte resultaten. Draaiboek ESF-TB

26 Via CVS kan ook de trajectbegeleider van de aanbieder/begeleidingspartner het volledige verloop opvolgen. De VDAB stelt op regelmatige (maandelijkse) basis deze CVS-gegevens ter beschikking van de aanbieder of begeleidingspartner. De aan -en afwezigheden van zowel de gevolgde acties als de begeleidingsgesprekken dienen te worden geregistreerd inclusief reden van afwezigheid en bewijsstukken van zowel de klant als de begeleider (zowel voor de aanbieder als voor diens onderaannemers) 12 Het bewijs van aanwezigheid wordt geleverd door een handtekening van de klant en de trajectbegeleider. Vanaf 1 januari 2011 dienen alle aan- en afwezigheden tijdens VDAB erkende opleidingen verplicht genoteerd te worden op standaardaanwezigheidslijsten. Deze lijsten zijn beschikbaar op de CVS handleidingenpagina: Per klant moet een individueel dossier worden bijgehouden dat bewijst dat de acties effectief werden uitgevoerd conform de trajectovereenkomst. De klant dient te handtekenen op sleutelmomenten, dit dient te gebeuren conform de afspraken in de offerte Rapporten voor de aanbieders De aanbieder (penhouder) krijgt maandelijks per project (gedefinieerd door het uitbestedingsnummer) een tabel die de toestand weergeeft van de toeleiding en de trajectbegeleiding op het einde van de gerapporteerde maand voor de definitief toegeleide werkzoekenden. Deze tabel bevat ook een aanduiding van de kansengroepen en de resultaatsmeting. Als bijlage wordt steeds een toelichting meegestuurd die meer uitleg geeft bij de verschillende tabellen Kwalitatieve monitoring Werkwijze: De projectmedewerker van het tenderteam zal op geregelde tijdstippen de aanbieders bezoeken om samen met hen een aantal items te bespreken die van belang zijn bij de uitvoering van de opdracht. De opvolging bestaat gedeeltelijk ook uit telefonische en/of schriftelijke ondersteuning aan de uitvoerders. De kwalitatieve monitoring is complementair aan de gegevens verkregen op basis van de CVS-registratie. Ze heeft tot doel na te gaan in welke mate de effectieve realisatie van het project beantwoordt aan de engagementen (naar aanpak, doelgroepen, uitstroom, ) aangegaan in de offerte. Deze bezoeken worden steeds op voorhand en tijdig aangekondigd met een opgave van de items die zullen besproken worden 12 Zie bestek p. 44, punt Draaiboek ESF-TB

27 Inhoud: De kwalitatieve monitoring bevat twee grote clusters: 1) Een bevraging In het interview met de aanbieder worden een aantal elementen uit het bestek en de offerte besproken. De bevraging is geen controle op zich, maar laat ons toe om de partners te coachen en de werkingsafspraken aan te passen of te verfijnen, teneinde een kwaliteitsvolle dienstverlening te realiseren. Deze bevraging wordt getoetst door middel van een dossierscan voor een selectie van dossiers waarbij wordt nagegaan of alle documenten aanwezig zijn en voldoen aan de vormvoorschriften conform het bestek, de offerte en de werkafspraken. Onder andere volgende items kunnen nagegaan worden: Zijn alle verplichte documenten aanwezig en ondertekend, (trajectovereenkomsten, opleidingscontracten, ) en komen zij overeen met de gegevens in CVS? Zijn alle toegangsrechten aanwezig en ondertekend? Voldoen de trajectovereenkomsten aan de vormvoorwaarden? Wordt de beschreven methodiek ook effectief toegepast? Welke inspanningen worden geleverd naar doorstroom en / of uitstroom naar werk (stages, vacatureverwijzingen, jobhunting, ) 2) Maandelijkse controle van de CVS-registraties Maandelijks worden onregelmatigheden in de CVS registraties gemeld aan de aanbieder. Rapportering: De bevindingen van de monitoring worden teruggekoppeld naar de aanbieder en verder besproken Audit Jaarlijks wordt een projectaudit georganiseerd door de kwaliteitsexperten van het tenderteam. Op basis van een steekproef zullen partners hier al dan niet in opgenomen zijn. De penhouders uit de steekproef worden per aangetekende brief en per mail twee weken voor het bezoek op de hoogte gebracht van de audit. De brief geeft een opsomming van alle documenten, dossiers en registraties die op de dag(en) van het bezoek beschikbaar moeten zijn. Daarnaast zal ook de gevolggeving verbonden aan de audit opgenomen worden in de brief. Er wordt gevraagd aan de aanbieder om een lokaal ter beschikking te stellen. De audit gebeurt steeds op de hoofdzetel van de aanbieder. Elk auditbezoek gebeurt door minimum twee auditoren. Er wordt op toegezien dat geen audits uitgevoerd werden bij percelen/aanbieders die een kwaliteitsexpert zelf in beheer heeft. Dit waarborgt de neutraliteit. De auditoren zijn door de VDAB gemandateerd om ter plaatse bij de aanbieder de controles uit te voeren volgens het voorwerp van de audit. Onderwerp van de audit Op basis van de bepalingen in het bestek nummer 07/1012 worden volgende onderwerpen nagegaan: Publicitaire verplichtingen Aanwezigheid van: - Klachtenbehandelingdossier Draaiboek ESF-TB

28 - Schuldbevestigingsstaten (SBS) - Registratiesysteem van het ingezette personeel Klantenadministratie: - Individueel dossier - Getekende trajectovereenkomsten - Registratie van het afsluitend verslag Gevolggeving Van elke audit wordt een rapport van de vaststellingen opgemaakt. De vaststellingen worden gemotiveerd. Per onderwerp wordt kwantitatief en kwalitatief beschreven wat vastgesteld werd. Ten laatste vier weken na het bezoek ontvangt de promotor een eerste verslag met de vaststellingen. Hierna krijgt hij nog twee weken tijd om hierop te reageren. Vier weken na het eerste verslag volgt het definitieve verslag met de vaststellingen. Mogelijke sancties Inbreuken worden bestraft door inhouding van (een deel van) de financiering bij middel van terugvorderingen. Dit gebeurt zowel op de inspannings- als op de resultaatsfinanciering. De terugvordering op de resultaatsfinanciering wordt berekend op basis van het uitstroomobjectief van de betrokken gunning. Publicitaire verplichtingen: - Indien de publicitaire verplichtingen in het geheel ontbreken: terugvordering van 1% van de totale inspanningsfinanciering voor dat project - Indien aan een deel van de publicitaire verplichtingen niet voldaan wordt: Bij een eerste vaststelling: waarschuwing Bij een tweede of volgende vaststelling binnen de 5 jaar: terugvordering van 1% van de totale inspanningsfinanciering voor dat project Aanwezigheid van klachtenbehandelingdossier, schuldbevestigingsstaten (SBS) en registratiesysteem van het ingezette personeel: - Indien één in het geheel ontbreekt: terugvordering van 1% van de totale inspanningsfinanciering voor dat project - Indien een deel ontbreekt: Bij een eerste vaststelling: waarschuwing Bij een tweede of volgende vaststelling binnen de 5 jaar: terugvordering van 1% van de totale inspanningsfinanciering voor dat project Aanwezigheid individueel dossier en getekende trajectbegeleidingscontracten: - Indien geen getekende trajectovereenkomst: terugvordering van de financiering voor die deelnemer - Indien wel getekende contracten en verder geen individueel dossier met de nodige stukken: terugvordering van 10% van de financiering voor die deelnemer Bij vermoedens van onregelmatigheden worden de sancties voorzien in het bestek en/of de wetgeving op overheidsopdrachten toegepast. Zo nodig wordt de Inspectie Werk en Sociale Economie van de Vlaamse Gemeenschap ingeschakeld. Draaiboek ESF-TB

29 DEEL 3: MEDEWERKING VAN DE WERKZOEKENDE (2.6 BESTEK) 3.1 Transmissie Zoals aangegeven in het bestek dient de VDAB ingevolge de samenwerkingsovereenkomst van 30/04/2004 uitwisseling van gegevens (= transmissie) te doen naar de RVA. Het toepassingsgebied betreft alle verplicht ingeschreven werkzoekenden: categorie 00 met uitzondering van werkzoekenden die in beroep zijn tegen de mutualiteit categorie 02 categorieën 14, 80, 82, 85 De aanbieder kan zelf geen informatie over zijn klant aan de RVA overmaken. Hij kan wel vragen aan VDAB om een klant uit te nodigen met het oog op mogelijke transmissie. Indien VDAB op vraag van de aanbieder bemiddelend optreedt, heeft dit geen invloed op het moment waarop het traject wordt afgesloten. Het wettelijke kader van RVA bepaalt volgende redenen waarvoor RVA een werkzoekende kan sanctioneren: a. niet ingaan op een uitnodiging b. weigeren van een werkaanbod of passende dienstbetrekking (werkweigering) c. weigering ondertekenen van de trajectovereenkomst d. weigering uitvoering trajectovereenkomst e. weigering beroepsopleiding f. stopzetting beroepsopleiding Als de trajectbegeleider vindt dat zijn klant zich in een van deze bovenstaande situaties bevindt vraagt hij aan de VDAB om de klant uit te nodigen voor een bemiddelingsgesprek. Bij iedere transmissie moet door VDAB vermeld worden waarom de RVA zou moeten sanctioneren en naar aanleiding van welke actie. Het is daarom belangrijk dat de aanbieder de nodige documenten bijhoudt om eventueel aan de VDAB te bezorgen ingeval de transmissieprocedure opgestart wordt. a. Niet ingaan op een uitnodiging Hiermee wordt bedoeld iedere afspraak die als doel heeft de werkzoekende te helpen bij zijn (her)inschakeling op de arbeidsmarkt of voor verbetering van zijn beroepskwalificatie door opleiding. Als de werkzoekende per brief wordt uitgenodigd dient deze volgende clausule te bevatten: Als u een uitkering ontvangt of in wachttijd bent, dan bent u verplicht op deze uitnodiging in te gaan. Zoniet kan uw recht op een uitkering in het gedrang komen. Indien de werkzoekende geen gevolg geeft aan een uitnodiging moet eerst worden nagegaan: of betrokkene nog werkloos was (via het nakijken van het dossier) op de dag van de afspraak of het adres van de werkzoekende intussen niet gewijzigd is (na te vragen bij VDAB) Draaiboek ESF-TB

30 Er wordt via telefonisch contact gepeild naar de reden voor het niet opdagen en er wordt indien mogelijk een nieuwe afspraak gemaakt. Als de werkzoekende niet reageert, kan een verwittiging gestuurd worden i.v.m. zijn afwezigheid. Deze Kennisgeving van afwezigheid gebeurt aangetekend en ondertekend door de trajectbegeleider. Bij een aangetekende brief krijgt de werkzoekende 18 kalenderdagen de tijd om te reageren. Indien de werkzoekende geen gevolg geeft aan de aangetekende verwittiging of een ongeldige reden aanhaalt voor zijn afwezigheid of laattijdige verwittiging kan aan VDAB gevraagd worden om de transmissieprocedure op te starten. Indien de uitnodiging of aangetekende brief terugkomt (retourpost) wegens verkeerd adres moet dit gemeld worden aan VDAB die in Stappen naar werk een lijn A9 retourpost registreert en de klant uitschrijft met cat. 79. De A9 Retourpost wordt via elektronische gegevensuitwisseling doorgegeven aan de RVA. De omslag en de brief die terugkeerde moet ook doorgegeven worden aan de RVA. Het is dus belangrijk dat de aanbieder de retouromslag bijhoudt en aan VDAB bezorgt. Hier onder wordt een overzicht gegeven van de geldige redenen voor niet aanmelding bij een uitnodiging: Geldige reden met attest ziekte; de redenen van het zogenaamd klein verleg (huwelijk, geboorte, overlijden binnen de familie); verlof op datum van uitnodiging (na te gaan op de controlekaart); redenen zoals omschreven in de CAO nr. 45 van houdende de invoering van een verlof om dwingende reden (ziekte, ongeval of hospitalisatie van echtgenoot, ascendant of descendant, ernstige materiële beschadiging van de bezittingen door brand of natuurramp, bevel tot verschijning als partij in een rechtzitting); RVA vrijstelling van inschrijving als werkzoekende aangevraagd (bijv. studeren (cat. 97), leeftijd (cat. 95), vrijstelling sociale en familiale redenen (cat.96); tewerkstelling in de toekomst: getekend arbeidscontract voorleggen. Geldige redenen zonder attest Voor deze redenen moet de werkzoekende geen attest voorleggen: andere sollicitatie(s) naar aanleiding van een verwijzing op de afspraakdag; indien er een tijdsverloop is van minder dan 2 dagen tussen de ontvangst van de uitnodiging en het initiatief (om regeling kinderopvang e.d. mogelijk te maken); indien er een tijdsverloop van 2 dagen of minder is tussen de datum van verzending en het initiatief; verschillende uitnodigingen op dezelfde dag; werkt deeltijds en voorgesteld afspraakmoment past niet ingevolge werkschema. Alle redenen die een werkzoekende aanhaalt, en die niet in deze lijst opgenomen zijn, worden als ongeldig beschouwd! Draaiboek ESF-TB

31 b. Weigeren van een werkaanbod of passende dienstbetrekking 13 Elke werkzoekende is verplicht in te gaan op een passend jobaanbod. Een passende dienstbetrekking is niet beperkt tot de vacatures die VDAB zelf beheert maar omvat alle gepubliceerde vacatures in de VDAB databank. Weigering bij de trajectbegeleider: De werkzoekende weigert een passende werkaanbieding en de trajectbegeleider oordeelt dat de aangehaalde reden niet geldig is; Niet aangeboden bij de werkgever: De werkzoekende krijgt tijdens een bemiddelingsgesprek een werkaanbieding die hij aanvaardt maar hij biedt zich niet aan bij de werkgever. De trajectbegeleider nodigt de klant opnieuw uit om te praten over zijn niet aanmelding. Indien de trajectbegeleider oordeelt dat de werkzoekende geen geldige reden heeft, kan hij VDAB daarvan in kennis stellen. Weigering bij werkgever: De werkzoekende krijgt tijdens een bemiddelingsgesprek een werkaanbieding die hij aanvaardt. Hij biedt zich aan bij de werkgever en wordt niet aanvaard om redenen die te wijten zijn aan de werkzoekende. De trajectbegeleider nodigt de klant opnieuw uit om te praten over de reden van niet aanvaarding. Indien de trajectbegeleider oordeelt dat de werkzoekende geen geldige reden heeft, kan hij VDAB daarvan in kennis stellen. c. Weigering ondertekenen van een trajectovereenkomst De werkzoekende weigert de voorgelegde trajectovereenkomst te ondertekenen. In de trajectovereenkomst moeten alle verschillende acties en stappen vermeld zijn die belangrijk zijn voor de activering van de werkzoekende. Alle gewenste acties (zowel arbeidsmarkt gerelateerd als niet arbeidsmarkt gerelateerd) moeten opgenomen worden en gemotiveerd zijn. Een kopie van de trajectovereenkomst moet aan VDAB overgemaakt worden. d. Weigering uitvoering van de trajectovereenkomst De werkzoekende wil één of meerdere stappen uit de trajectovereenkomst niet uitvoeren. Alle gewenste acties moeten opgenomen worden en gemotiveerd zijn waarom die actie belangrijk is voor de werkzoekende. Objectieve feiten over de niet uitvoering moeten opgesomd worden. Geef een duidelijk overzicht van de stappen die reeds uitgevoerd werden en welke stappen de werkzoekende nog moet of weigert uit te voeren. Alleen de stappen die opgenomen zijn in de trajectovereenkomst en niet uitgevoerd kunnen worden geven aanleiding tot transmissie. Als er nieuwe acties moeten worden toegevoegd, wordt er een nieuwe trajectovereenkomst opgemaakt. e. Weigering beroepsopleiding Als een werkzoekende zich engageert voor het volgen van een opleiding en bereid is de selectieprocedure te doorlopen maar alsnog afzegt met een ongeldige reden of niet reageert op een brief, kan transmissie ontstaan. Geldige redenen bij weigering aanvatten opleiding werkt deeltijds 13 Op staat beschreven hoe RVA een passende dienstbetrekking definieert en toepast. Draaiboek ESF-TB

32 is verhuisd en de opleidingsplaats is moeilijk bereikbaar. In dit geval wordt een andere opleidingsplaats gezocht. f. Stopzetting beroepsopleiding Als de klant de opleiding stopzet wegens ongeldige reden of als de opleidingsverstrekker de opleiding wegens orde en tucht (na 2 verwittigingen) stopzet. Het betreft zowel beroepsgerichte opleidingen als persoonsgerichte vorming en sollicitatietraining, Het is belangrijk dat de registratie van de opleidingslijn in CVS correct gebeurt: Stopzetting door de klant wegens ongeldige reden: de reden wordt ook ingevuld op de C91 Stopzetting wegens orde en tucht: de reden wordt aangevuld op de C91. Geldige redenen bij stopzetting opleiding de cursist heeft werk gevonden. tewerkstelling: de cursist mag pas met de opleiding stoppen als hij een ondertekend contract kan voorleggen. de cursist heeft tijdelijk werk gevonden: in samenspraak met de opleidingsverantwoordelijke wordt beslist of deze baan combineerbaar is met het opleidingsregime. de cursist begint daadwerkelijk met een zelfstandige activiteit. medische ongeschiktheid: de cursist moet onmiddellijk een medisch attest opsturen en bereid zijn zich te laten onderzoeken door een door VDAB aangeduide dokter. De opleidingsverantwoordelijke bepaalt o.a. op basis van de duurtijd van de medische ongeschiktheid of de opleiding definitief moet gestopt worden of na een onderbreking verder kan afgemaakt worden. in geval van verhuis en de opleidingsplaats is voor hem niet/moeilijk bereikbaar. In dit geval wordt een andere opleidingsplaats gezocht. Alle redenen die een werkzoekende aanhaalt, en die niet in deze lijst opgenomen zijn, worden als ongeldig beschouwd! 3.2 Vrijstelling om familiale of sociale redenen De klant kan familiale en sociale redenen aanhalen om niet in te gaan op het aanbod. De trajectbegeleider informeert de klant over de mogelijkheid om vrijstelling aan te vragen omwille van familiale of sociale redenen en de mogelijke gevolgen hiervan. De aanbieder bezorgt aan de projectmedewerker van het Tenderteam de nodige gegevens zodat een verklaring opgesteld kan worden, ondertekend door VDAB en werkzoekende (formulier A10FSR). De werkzoekende wordt uitgeschreven op het moment van akkoord van vrijstelling. Dit gebeurt via de gegevensuitwisseling tussen RVA en VDAB. Opmerking: klanten die uitgeschreven worden om sociale of familiale reden behoren tot de niet werkende werkzoekenden en geven geen positief uitstroomresultaat Vrijwillig verzaken aan werkloosheidsuitkeringen Als de klant aangeeft vrijwillig afstand te willen doen van de werkloosheidsuitkering, moet de trajectbegeleider de werkzoekende op de hoogte brengen van de gevolgen. 14 Zie bestek p. 60, bijlage 1 Draaiboek ESF-TB

33 De aanbieder bezorgt aan de projectmedewerker van het Tenderteam de nodige gegevens, zodat een verklaring kan opgesteld worden, ondertekend door VDAB en werkzoekende, dat de klant afstand doet van uitkering. Op het formulier naar RVA (formulier A9VVW) moet vermeld worden of het naar aanleiding van een begeleidingsaanbod is of door een spontane actie van de werkzoekende zelf. De klant wordt door de VDAB uitgeschreven als werkzoekende. 3.4 Vragen om informatie van de RVA Bij vragen naar informatie door de RVA is de volgende werkwijze afgesproken: RVA heeft één contactpersoon transmissie binnen VDAB, per regio, aan wie deze vragen enkel via kunnen bezorgd worden Deze VDAB contactpersoon stuurt de concrete vraag door naar het tenderteam die op zijn beurt info zal inwinnen bij de betrokken tendertrajectbegeleider Het antwoord gaat opnieuw via het tenderteam en de contactpersoon VDAB naar RVA Draaiboek ESF-TB

34 DEEL 4: KLACHTENPROCEDURE VOOR DE WERKZOEKENDE (2.7 BESTEK) 4.1 Principes De werkzoekende heeft keuzevrijheid waar hij klacht indient. Bij toeleiding wordt de klachtenprocedure toegelicht. Dit zowel bij VDAB als bij de aanbieder. De klant krijgt de klachtenprocedure schriftelijk mee van de aanbieder. Het volstaat niet om de klachtenbehandeling op een zichtbare plaats in het kantoor op te hangen. De klant dient een schriftelijke kopie te ontvangen. Klachtenbehandeling bij VDAB gebeurt door het Tenderteam. VDAB beslist binnen de 7 werkdagen wie de klacht zal behandelen en brengt de klager hiervan op de hoogte. Het Tenderteam beslist binnen de 20 werkdagen en brengt de klager op de hoogte. VDAB richt een formeel schrijven naar de klager waarin de bemiddelingsacties en het voorstel opgenomen zijn. Het Tenderteam bezorgt aan de aanbieder in kwestie een kopie van dit schrijven, samen met een persoonlijke toelichting. 4.2 Rapportering over ontvangen klachten Teneinde de evaluatie en de eraan gekoppelde rapportering te kunnen baseren op objectieve data, bezorgt de aanbieder aan de VDAB jaarlijks een overzicht dat minimaal onderstaande aspecten bevat: het aantal ontvangen klachten in de betreffende rapporteringperiode, aantal per maand, verdeeld volgens: o meldingsmedium (fax, telefoon, online, schriftelijk, contact, andere) o kanaal (via vakbond of mutualiteit, via Vlaamse ombudsdienst, via een ander o kanaal, rechtstreeks) ontvankelijk/niet ontvankelijk (redenen van niet-ontvankelijkheid kunnen zijn: een rechtzaak lopende, transmissie, reeds behandeld, regelgeving, niet bevoegd ) het aantal (unieke) personen die klacht indienden de duurtijd van de ontvangstmelding (hoeveel ontvangstmeldingen zijn binnen de wettelijke termijn van 7 dagen verstuurd, hoeveel later?) de aard van de ontvankelijke klachten het aantal openstaande (ontvankelijke) klachten op het einde van de rapporteringperiode de duurtijd van de oplossingsmelding (hoeveel tijd verstrijkt tussen het ontvangen van de klacht en het versturen van de uiteindelijke antwoordbrief na afronding van de klachtenbehandeling?) het aantal afgeronde (ontvankelijke) klachten in betreffende periode o o overzicht mate van oplossing/type oplossing duur van behandeling (hoe lang staan klachten open) Draaiboek ESF-TB

35 DEEL 5: VDAB BASISDIENSTVERLENING 5.1 Informatieverstrekking De werkzoekende kan in de Werkwinkel informatie verkrijgen over: het algemene dienstenaanbod van de Werkwinkel en van de VDAB, de locaties waar de verschillende diensten gevestigd zijn, de betrokken Werkwinkel- en VDAB medewerkers van die diensten, de regionale dienstverlening van de VDAB, de locaties en openingsuren van die regionale diensten, de betrokken VDAB -medewerkers van deze regionale diensten, alle tools waarmee men vacatures en opleidingen kan vinden, de procedure "klachtenbehandeling" op vraag van de klant (zie onderrichting "Klachtenmanagement"). Voor alle andere informatie over bijvoorbeeld het recht op werkloosheidsuitkeringen, nodige documenten, wachttijden voor schoolverlaters, kinderbijslag,... zal de klant doorverwezen worden naar de correcte instantie (uitbetalinginstellingen, RVA, kinderbijslagfondsen,...) 5.2 Administratieve formaliteiten Attesten verkrijgen attest voor vrijstelling inschrijvingsgeld voor onderwijs sociale promotie attest vermindering inschrijvingsgeld deeltijds kunstonderwijs, bewijzen voor startbanen, dienstencheques (behalve tewerkstellingsmaatregelen) Wijzigingen (laten) aanbrengen in het klantendossier Rechtstreeks via internet, of via de servicelijn of via de trajectbegeleider kunnen de gegevens in Dossiermanager worden aangepast: basisdossier o adreswijziging o categorie werkzoekende (inschrijving, herinschrijving, uitschrijving) uitgebreid dossier (competenties, ) betalingsgegevens; deze gegevens zijn van belang voor een correcte uitbetaling van de vergoedingen in kader van een opleidingsactie. Draaiboek ESF-TB

36 5.3 Communicatie na een opleiding Na een opleiding dient een werkzoekendendossier correct weer te geven welke competenties, talenkennis, bureautica-kennis of rijbewijs de klant verworven heeft tijdens de opleiding. Zo kan de wekelijkse automatische matching, verwijzingen op vacatures en de trajectbegeleiding beter afgestemd worden op de capaciteiten van de klant. In de loop van de laatste maanden van de opleiding, ten laatste binnen de maand na het beëindigen van de opleiding, dienen de competenties aangepast te zijn in het werkzoekendendossier. De competenties kunnen door de trajectbegeleider zelf aangepast worden in het dossier. Indien de aanpassing van de competenties gebeurt door de opleidingsverstrekker, ziet de trajectbegeleider hier op toe. 5.4 Vacatures Getenderde werkzoekenden worden zonder uitzondering meegenomen voor alle vacatureselecties, automatische matching en selecties voor specifieke acties. Dit geldt voor alle vacatures, zowel uit het NEC als uit de sociale tewerkstelling. De getenderde werkzoekende kan van VDAB een vrijblijvende vacaturemededeling ontvangen. Een vacatureverwijzing kan enkel indien de trajectbegeleider hierover geïnformeerd wordt. Wanneer de aanbieder hiermee niet akkoord is, zal de vacatureverwijzing met niet gesolliciteerd geldige reden worden afgewerkt. 5.5 Mobiliteitstegemoetkoming 15 VDAB voorziet in een aantal tegemoetkomingen voor vervoersonkosten ten voordele van werkzoekenden met mobiliteitsproblemen. Zo is er de Lijnkaart die geldig is voor maximaal 10 ritten met De Lijn (afhankelijk van de afstand), is er een Lijnabonnement i.h.k.v. opleidingen en zijn er de treintickets voor werkzoekenden die gaan solliciteren. Voor meer uitleg zie bijlage Webleren Deze trainingen behoren tot de basisdienstverlening. De klant kan deze opleidingen zelfstandig aanvragen via de gangbare kanalen van de VDAB-basisdienstverlening: a. VDAB-website b. Servicelijn c. Werkwinkel Deze opleidingen worden NIET door de trajectbegeleider geregistreerd in stappen naar werk en worden niet beschouwd als trajectacties. Zij houden de afsluiting van het traject bijgevolg niet tegen. 15 Zie ook bijlage: Werkzoekenden met een mobiliteitsprobleem Draaiboek ESF-TB

37 5.7 BTOM (bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen) In het kader van het beter bestuurlijk beleid kan VDAB vanaf 1 oktober 2008 starten met de toekenning van de indicatie van arbeidshandicap en het verlenen van recht op een of meerdere bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen (BTOM). Iedere werkzoekende of werknemer kan een vermoeden van een arbeidshandicap aangeven. VDAB of de aanbieder moet nagaan of dit vermoeden leidt tot een indicatie van arbeidshandicap. Indien een indicatie aanwezig is, kan de trajectbegeleider op vraag van de klant verder het recht op BTOM aanvragen. Voor elke BTOM gelden specifieke voorwaarden. Werkzoekenden of werkenden die aan de criteria van indicatie voldoen, moeten ook nog voldoen aan specifieke voorwaarden om gerechtigd te zijn op een BTOM. Een overzicht van de criteria die recht geven op een BTOM vind je op: c Het toekennen van de rechten gebeurt door de dienst arbeidshandicapspecialisatie (DAH) van VDAB, op basis van een lijst criteria die recht geven op BTOM of een multi-elementen advies van de trajectbegeleider of een gespecialiseerd arbeidsonderzoek (GAO) van een gespecialiseerde arbeidshandicapdienst (GA). Een overzicht van de DAH s van VDAB vind je op Hier kan je terecht met verdere vragen rond personen met een arbeidshandicap. De DAH plaatst de toegekende rechten in het dossier van de werkzoekende. Indien de klant akkoord gaat met het recht verbindt hij zich ertoe om in een traject naar werk deze te gebruiken. Het staat de klant wel vrij al dan niet een BTOM recht aan te vragen. Een overzicht met de belangrijkste indicaties en de bijzondere tewerkstellingsondersteunende maatregelen vind je in bijlage 5. De technische werkwijze voor het aanvragen van de rechten en het plaatsen van de indicatie vindt u terug op VDAB biedt een webcursus Personen met een arbeidshandicap aan. Hoe je je hiervoor kan inschrijven staat uitgelegd in: Draaiboek ESF-TB

38 DEEL 6: BETALINGEN ( BESTEK) In kader van de administratieve vereenvoudiging wordt voor de ESF tender trajectbegeleiding en competentieversterking van werkzoekenden behorende tot de 4 prioritaire kansengroepen artikel De facturatie en betaalopdracht, bestek 07/1012, als volgt in de praktijk gebracht: De opdrachtgever zal binnen de 50 kalenderdagen, na het bezorgen van de schuldbevestigingsstaat aan de aanbieder, overgaan tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de aanbieder. Zonder dat de opdrachtgever hiervoor een factuur heeft ontvangen. Dit betekent dat: a. Maandelijks de VDAB een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat aan de aanbieder bezorgt. b. Maandelijks het bedrag op basis van de schuldbevestigingsstaat zal gestort worden op het rekeningnummer opgegeven in de offerte. c. Het niet nodig is een factuur op te maken. Indien zich problemen voordoen met de schuldbevestigingsstaten of betalingen kan u steeds terecht bij de projectmedewerker van het tenderteam. Draaiboek ESF-TB

39 DEEL 7: BIJLAGEN BIJLAGE 1: Privacy 1. Inleiding Voor wie is deze onderrichting? Deze onderrichting over privacy en het noteren van persoonsgegevens in het dossier van de klant is bedoeld voor iedereen die werkt met dossiers en informatie over klanten uitwisselt met anderen. Met klanten bedoelen we hier werkzoekenden, onafhankelijk van de categorie, en werknemers. 2. Wat verstaan we onder privacy? Wat bedoelen we met privacy? Als we het hebben over privacy spreken we over twee dingen: 1. de bescherming van de privacy; 2. de verwerking van persoonsgegevens. Bescherming van de privacy Bescherming van de privacy gaat over het recht op eerbiediging en bescherming van het privéleven. Alle mensenrechtenverdragen waarborgen dit recht. Om het privéleven van klanten te beschermen, begint alles met respect voor de klant en eerbied voor zijn persoonlijke levenssfeer. Verwerking van persoonsgegevens Verwerking van persoonsgegevens omvat: 1. het verzamelen van de gegevens; 2. het noteren van die gegevens op een systematische manier, zowel in het dossier van de klant als in een mailbericht of op papier; 3. het doorgeven van die gegevens aan anderen. Wat zijn persoonsgegevens? Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee we een persoon kunnen herkennen. Dit gaat niet alleen over het individueel klantnummer en rijksregisternummer of naam en adresgegevens, maar ook over alle andere elementen die kenmerkend zijn voor iemands fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit. En daarmee bedoelen we letterlijk alle kenmerken: uiterlijk, familiebanden, plaatsen waar iemand gewerkt heeft, activiteiten in de vrije tijd, raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging e.d. Bescherming van de klant Om de klant te beschermen bepaalt de wetgever dat persoonsgegevens slechts mogen genoteerd worden wanneer aan de drie volgende voorwaarden is voldaan: 1. je hebt die gegevens nodig om een kwaliteitsvolle arbeidsbemiddeling, begeleiding en of opleiding te kunnen aanbieden EN 2. de klant heeft zijn toestemming gegeven dat je gegevens noteert EN Draaiboek ESF-TB

40 3. de klant weet wat je noteert (maar hoeft niet noodzakelijk akkoord te zijn met wat je noteert) 3. Verzamelen en noteren van persoonsgegevens Noodzakelijk voor bemiddeling, begeleiding en / of opleiding Het is evident dat je de klant enkel bevraagt over de onderwerpen die je nodig hebt voor het uitvoeren van je opdracht. We kunnen geen lijst geven van wat je wel en niet mag vragen, omdat zo n lijst nooit volledig kan zijn. Wat je nodig hebt is afhankelijk van de klant zelf en van de beroepen waarin hij wil werken of opleiding wil krijgen. We kunnen je wel volgende tips geven: Stel jezelf steeds de volgende drie vragen: - Waarom zou ik dit noteren? - Wat is het doel van de informatie? - Heeft deze informatie een meerwaarde voor de dienstverlening? Leg de klant duidelijk uit waarom je bepaalde informatie nodig hebt. Gebruik geen vage termen ( om je beter te helpen ) maar wees zo concreet mogelijk. Toestemming van de klant De klant geeft aan de tenderpartner i.f.v. de trajectbegeleiding zijn akkoord voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in het Cliëntvolgsysteem (Dossiermanager) d.m.v. de trajectbepaling die hij ondertekent op het moment van de toeleiding. Wanneer een klant een opleiding volgt bij een door VDAB erkende promotor wordt het inzagerecht verleend op basis van het ingevuld en ondertekend inlichtingenblad. Indien naast CVS een ander registratiesysteem of klassement wordt gebruikt, moet de klant hiervoor zijn toestemming geven. Medische gegevens Wanneer een klant zich inschrijft bij VDAB wordt hem een infodocument voorgelegd waarin o.a. staat dat VDAB gezondheidsgegevens kan noteren indien dit belangrijk is i.f.v. tewerkstelling. Gezien de klant dit infodocument ondertekent, geldt dit als toestemming om medische gegevens te noteren. Deze toestemming geldt ook voor de tenderpartners. Gerechtelijke gegevens Gerechtelijke gegevens mogen we nooit noteren. Dit houdt o.a. in: geschillen voor de rechtbank, misdrijven waarvan personen worden verdacht, misdrijven waarvoor de persoon is veroordeeld, straffen die tegen hem zijn uitgesproken, voorlopige hechtenis, het al dan niet beschikken over een blanco uittreksel uit het centraal strafregister (= bewijs van goed gedrag en zeden), We mogen ook nooit gegevens noteren die indirect verwijzen naar gerechtelijke gegevens. Bv. Bij klant heeft geen rijbewijs tijdelijk schrijven. De klant weet wat je noteert Een belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen noteren is dat de klant weet wat je noteert. Dit betekent niet noodzakelijk dat hij moet akkoord zijn met wat je noteert. Probeer gezamenlijk tot een gepaste formulering te komen. Lukt dat niet of gaat de klant niet akkoord, schrijf dan je eigen visie op en noteer ook dat de klant hiermee niet akkoord gaat. De enige uitzondering hierop is agressief gedrag van een klant. Het gaat hier om een uitzonderlijke situatie die dan ook een uitzonderlijke regel verantwoordt. Het is toegelaten dit te noteren in het dossier op voorwaarde dat er expliciet bij wordt vermeld dat de werkzoekende niet op de hoogte is van het feit dat dit genoteerd wordt. Noteer steeds in neutrale bewoordingen, geef geen waardeoordeel. Draaiboek ESF-TB

41 Je mag enkel observaties noteren die je in je werk zelf hebt waargenomen of gegevens die uit het gesprek met de klant naar voor komen. Je noteert dus niet wat je weet van horen zeggen. Inzagerecht De klant heeft steeds het recht zijn volledige dossier in te kijken en indien gewenst correcties aan te vragen. Hij heeft ook recht op een afschrift als hij er om vraagt. Let er dan wel op dat je persoonsgegevens van anderen, die eventueel in het dossier genoteerd staan, moet verbergen. 4. Meedelen van gegevens aan anderen Garantie op vertrouwelijkheid Alle informatie die de klant meedeelt moet op vertrouwelijke wijze behandeld worden Meedelen van gegevens aan derden Het principe is dat je persoonsgegevens nooit mag meedelen aan anderen. De uitzondering hierop is dat je wel persoonsgegevens mag meedelen aan anderen als dit is opgelegd door een wettelijke bepaling of als de klant hiervoor zijn schriftelijke toestemming heeft gegeven. Aan wie mag je informatie meedelen? Je mag persoonsgegevens meedelen aan: collega s, maar enkel in functie van de dienstverlening personen of instellingen die over een wettelijke basis beschikken bv. arbeidsauditeurs, een officier van de gerechtelijke politie met een bevelschrift van een onderzoeksrechter, officiële inspectiediensten (bv. sociale inspectie werk en sociale economie), kinderbijslagfondsen voorlopige bewindvoerders personen met een schriftelijk mandaat van de klant met de vermelding om welke gegevens het exact gaat Hoe mag je informatie meedelen? In principe delen we via de telefoon geen informatie mee. We doen dit ofwel schriftelijk of mondeling ter plaatse. Zorg ervoor dat je zeker bent over de identiteit van de vrager. Personen die over een wettelijke machtiging beschikken moeten die voorleggen. Dat hoeft niet noodzakelijk ter plaatse maar mag ook per mail, brief of fax. Draaiboek ESF-TB

42 BIJLAGE 2: Werkzoekenden met een medische, mentale, psychische en / of psychiatrische problematiek Indien een werkzoekende kampt met medische, mentale, psychische en / of psychiatrische (MMPP) problemen die zijn inzetbaarheid op de arbeidsmarkt verhinderen, wordt een screening bij de VDAB psycholoog aangevraagd. Wanneer de problematiek door de VDAB psycholoog wordt bevestigd, wordt het traject vervroegd stopgezet of onttenderd. De klant zal dan verder opgevolgd worden door VDAB. Werkwijze Een aanvraag screening gebeurt steeds aan de hand van: 1. een doorverwijslijn met doorverwijskaart 2. een MEA (multi-elementen-adviesverslag) 3. een Advies psycholoog - lijn op Aanvraag (ADVPSY AV) 1. Doorverwijslijn met doorverwijskaart De gedetailleerde werkwijze voor het aanmaken van een doorverwijzing in CVS vind je op: De naam van de VDAB psycholoog naar wie je doorverwijst, vind je terug in de handleiding Aanvraag screening regionale afspraken en contactpersonen _en_contactpersonen.doc onder punt 2 Afspraken en contactpersonen aanvraag screening bij dienst gespecialiseerde screening VDAB". Om een doorverwijzing naar een GA, indien de VDAB psycholoog dit nodig acht, mogelijk te maken, dient volgende vermelding opgenomen te worden onder Informatie voor de doorverwijskaart : Met de ondertekening van deze doorverwijzingskaart stemt de werkzoekende ook in met een doorverwijzing voor screening naar een Gespecialiseerde Arbeidsonderzoeksdienst (GA) indien de gespecialiseerde screening van de VDAB dit nodig acht. Deze doorverwijzing naar GA gebeurt volgens dezelfde hieronder vermelde afspraken voor de doorverwijzing naar de gespecialiseerde screening. Opgelet: In de CVS handleiding Een doorverwijzing aanmaken staat dat de doorverwijskaart aan VDAB moet bezorgd worden zodat er inzagerecht kan toegekend worden aan de bestemmeling. Dit is in het kader van de MMPP procedure echter niet nodig. De uitnodiging voor de screening wordt door de VDAB psycholoog aangemaakt en verstuurd. Wanneer de doorverwijskaart ondertekend is door de klant, zet je de doorverwijslijn op geïnitieerd en ga je verder door op Doorverwijzing zonder uitnodiging te klikken. Draaiboek ESF-TB

43 2. MEA Het multi-elementen-adviesverslag staat onder volgende link: Praktische tips voor het invullen van een MEA vind je terug bij Handleiding multielementen-advies (MEA) oc In deze handleiding wordt verwezen naar de MEA server. Deze server is echter niet toegankelijk voor trajectbegeleiders in het kader van getenderde trajecten. De procedure i.v.m. de MEA server dient dus niet gevolgd te worden. De ingevulde en ondertekende MEA bezorg je aan de projectmedewerker van het tenderteam. 3. Registratie Advies psycholoog lijn op Aanvraag In CVS registreer je in Stappen naar werk de lijn Advies psycholoog op aangevraagd. Draaiboek ESF-TB

44 BIJLAGE 3: Detailinformatie over individuele beroepsopleiding (IBO) en instapopleiding (IO) Aanvragen IBO en IO De aanvraag tot goedkeuren IBO of IO, het toestaan van verlengingen van een of het stopzetten van een IBO of IO, wordt overgemaakt door de trajectbegeleider van de aanbieder aan de VDAB van het LKC waar de IBO of IO doorgaat. Vooraleer een voorstel IBO of IO in te dienen is het aan te raden vooraf contact op te nemen met de regionale contactpersonen (in functie van duurtijden, raamakkoorden, ). De volgende documenten worden ter beschikking gesteld: aanvraag IBO aanvraag IO voorstel tot verlenging IBO voorstel tot verlenging IO voorstel stopzetting IBO voorstel stopzetting IO Duurtijd IBO 1) Individueel vast te leggen De opleidingsduur varieert van 1 maand tot 6 maanden afhankelijk van: de competenties waarover de kandidaat cursist beschikt aan te leren beroep en de te verwerven competenties laaggeschoolde en tevens langdurige uitkeringsgerechtigde werkloze : max. 12 maanden en na gunstig advies van de SERR. deeltijds onderwijs : max. 12 maanden en na gunstig advies SERR. 2) Raamovereenkomst met sectoren De VDAB heeft met een aantal sectoren akkoorden afgesloten over IBO s wat betreft duurtijd, doelgroep en opleidingsprogramma s. Bij de regionale contactpersonen kan hierover bijkomende informatie ingewonnen worden. Lijst contactpersonen 3) Centrale raamovereenkomsten met bedrijven De VDAB heeft met een aantal bedrijven akkoorden afgesloten betreffende IBO wat betreft: duurtijd en opleidingsprogramma s. Het betreft bedrijven met meerdere vestigingen verspreid over de verschillende LKC s van de VDAB. Bij de regionale contactpersonen kan hierover bijkomende informatie ingewonnen worden. Lijst contactpersonen 4) Lokale raamovereenkomsten met bedrijven Een LKC van de VDAB kan met een bedrijf uit de regio een akkoord betreffende IBO afsluiten wat betreft duurtijd, doelgroep en opleidingsprogramma. Deze info is ter beschikking in de LKC s van de VDAB. Bij de regionale contactpersonen kan hierover bijkomende informatie ingewonnen worden. Lijst contactpersonen De trajectbegeleider kan vragen af te wijken van de duurtijden indien hij/zij van oordeel is dat de individuele noden van de werkzoekende dit vereisen. Duurtijd Instap opleidingen 2 maanden. Ook zo bij deeltijdse opleiding. Draaiboek ESF-TB

45 Weigering IBO en IO In volgende gevallen wordt een IBO en IO niet toegestaan: Werkgever schuldenaar tav VDAB. Werkgever uitgesloten van het voordeel IBO bij beslissing BC. Kandidaat cursist behoort niet tot doelgroep IBO of IO. Arbeidsovereenkomst na IBO voldoet niet aan voorwaarden: o een contract onbepaalde duur; o minstens halftijds en minstens arbeidsregime als tijdens IBO of IO; o geen arbeidsplaatsgebonden gesubsidieerde tewerkstelling (gesco, DAC, sociale werkplaats, WEP+tewerkstelling) Een IBO voorafgaand aan een tewerkstelling in een invoegbedrijf of afdeling kan enkel rekening houdend met de volgende voorwaarden.: o Werkzoekende is jonger dan 50 jaar en minstens 1 jaar inactief voor start van de IBO o Werkzoekende van 50 jaar of ouder is minstens 6 maanden inactief voor de o start van de IBO Werkzoekende is arbeidsgehandicapt en minstens 6 maanden inactief voor de start van de IBO Een IBO voorafgaand aan een tewerkstelling in het kader van dienstencheques kan, maar tijdens de periode van IBO mogen geen prestaties geleverd worden die betaald worden met dienstencheques. Bij de regionale contactpersonen kan hierover bijkomende informatie ingewonnen worden. Een voorafgaandelijk advies van SERR is nodig bij collectieve IBO s ingeval meerdere laaggeschoolde langdurige werkzoekenden een opleiding in dezelfde onderneming starten met dezelfde begindatum en opleidingsinhoud; de IBO-aanvragen van bedrijven waarbij er zich in het verleden een betwiste verbreking van een opleiding door de werkgever heeft voorgedaan; IBO bij ondernemingen die vroeger als gevolg van artikel 127 van het Besluit van een schorsing van drie jaar tot gebruik van IBO kregen omwille van vervroegde afdanking(en) na de IBO; de IBO-aanvragen van bedrijven die eerder bij de evaluatie a posteriori een negatief advies kregen van het STC/SERR; indien de werkzoekende voor de aanvraag van de IBO meer dan 14 dagen tewerkgesteld was als interimaris in het bedrijf; ingeval de IBO van een laaggeschoolde langdurige werkzoekende of uit deeltijds onderwijs, omwille van pedagogische noodzaak, meer dan 6 maanden duurt (maximum 12 maanden); Bij de regionale contactpersonen kan hierover bijkomende informatie ingewonnen worden. Lijst contactpersonen Beslissingen Alle beslissingen betreffende het toestaan van een IBO of IO, verlengen en stopzetten van de IBO of IO zijn de bevoegdheid van de VDAB. Het LKC van de VDAB waar de IBO doorgaat beslist over het afsluiten van een IBO of IO. Het LKC beslist binnen de 5 werkdagen nadat de aanvraag werd ingediend door de trajectbegeleider van de aanbieder. Draaiboek ESF-TB

46 Indien voorafgaand advies van de SERR nodig is, wordt de aanbieder hiervan onmiddellijk (binnen de 2 werkdagen) verwittigd. De uiteindelijke beslissing wordt uiterlijk 5 werkdagen nadat de aanvraag werd ingediend, meegedeeld. Indien de kandidaat cursist een aanvraag tot werkloosheidvergoeding heeft ingediend en het dossier nog niet werd afgehandeld door de RVA, wordt de IBO of IO opgestart op basis van een theoretisch gemiddelde werkloosheidsuitkering. Na afhandeling van het dossier door de RVA, wordt een correctie toegepast op de toegestane productiviteitspremies aan de cursist. De beslissing wordt elektronisch medegedeeld aan de aanbieder In de beslissing staat minimaal vermeld (volgens de situatie): het akkoord of niet akkoord (met vermelding van de reden) startdatum en opleidingsduur duur toegestane verlenging beslissing + reden i.v.m. stopzetting Inzagerecht IBO/IO dossier Tijdens de IBO/IO zal de begeleider van de IBO inzagerecht verleend worden in het dossier dat door de VDAB wordt beheerd. De VDAB vraagt het paswoord aan voor de begeleider van de IBO (beperkte lees-en schrijfrechten). Het dossier kan ingezien worden via De IBO-begeleider kan de volgende gegevens inzien: gegevens bedrijf gegevens cursist gegevens contract evaluaties (elektronisch door werkgever ingevuld) prestaties Deze gegevens kunnen enkel door de VDAB aangepast worden. Wanneer de werkgever een evaluatie doorstuurt naar de VDAB, zal een automatische mail gestuurd worden naar de begeleider van de IBO. De IBO-begeleider kan in het dossier wel de evaluaties noteren De IBO begeleider kan een beperkt aantal documenten afdrukken: Contract Premies Bijkomende info over IBO reglementering Bij de regionale contactpersonen kan hierover informatie ingewonnen worden. Voor bijkomende inlichtingen of vragen, richt u tot uw projectmedewerker van het Tenderteam. Draaiboek ESF-TB

47 BIJLAGE 4: Werkzoekenden met een mobiliteitsprobleem De Lijnkaart Wie komt in aanmerking? Werkzoekenden in een bemiddelings- of begeleidingstraject die zich moeten verplaatsten i.k.v. het afgesproken traject en die financiële redenen aanhalen om die actie niet uit te voeren. Praktische werkwijze Mobiliteit wordt in CVS als belemmering aangevinkt in de randvoorwaarden. In de begeleidingslijn wordt de reden voor het toekennen van de Lijnkaart genoteerd. De trajectbegeleider vult het formulier Aanvraag voor Lijnkaart in, bezorgt dit aan de werkzoekende en verwijst de klant naar de Werkwinkel. In de Werkwinkel zal de Lijnkaart aan de werkzoekende worden afgeleverd op basis van het aanvraagformulier. Het aanvraagformulier vindt u terug bij de documenten: Lijnabonnement Werkzoekenden die een VDAB erkende opleiding volgen kunnen aanspraak maken op een Lijnabonnement. Het abonnement kan een duurtijd hebben van 1, 3 of 12 maand. Bij de eerste aanvraag registreer je een abonnement van 1 maand. Dit kan nadien verlengd worden met een abonnement van 1 maand, 3 maanden of 1 jaar. De duur van het tweede abonnement wordt bepaald door de voorziene resterende duur van de opleiding. De trajectbegeleider kan het Lijnabonnement zelf aanvragen via CVS. Voor de werkwijze zie: Reductie op een treinticket om te gaan solliciteren Wat? Niet werkende werkzoekenden die gaan solliciteren, kunnen een reductie op een treinticket bekomen. Voor welke vacatures? De werkzoekende die ingaat op een vacature verspreid via de vacaturebank van de VDAB; die hij zelf gevonden heeft via krant, tijdschrift of internet; die zich met een uitnodigingsbrief voor een examen van Selor aanbiedt; die een proef gaat afleggen voor een openbaar bestuur of zich moet aanmelden voor vacatures van een wervings-of selectiekantoor/interimkantoor en zich met de trein verplaatst, kan een reductie op een treinticket bekomen. Praktische werkwijze De werkzoekende dient dit ticket af te halen bij VDAB, maar moet wel een uitnodigingsbrief met concrete afspraak (eventueel aangevuld met het vacaturenummer als het over een VDAB vacature gaat) kunnen voorleggen. De werkzoekende gaat bij VDAB langs en krijgt een reductieattest mee, dit bestaat uit twee luiken. Draaiboek ESF-TB

48 Eén attest van de twee wordt afgegeven aan de loketbediende van de NMBS. Op basis van dit attest bekomt de niet-werkende werkzoekende het treinticket. De nietwerkende werkzoekende betaalt 1 euro voor een enkele reis en 2 euro voor een heen-en terugreis 2de klas. Het tweede attest moet de niet-werkende werkzoekende meenemen tijdens de treinreis en moet getoond worden op elk verzoek van de treinbegeleider samen met het treinticket. Het treinticket is geldig gedurende één kalenderdag. De reis moet beëindigd zijn voor de nachtelijke onderbreking van de treindienst. Draaiboek ESF-TB

49 BIJLAGE 5: Indicatie PmAH en BTOM 16 Kansengroeplabel Sinds 1 oktober 2008 worden de personen met een recht op BTOM, personen met een arbeidshandicap genoemd. De tot 30 september 2008 bestaande kansengroep van personen met een arbeidshandicap volgens de vroegere bepalingen van de VDAB kan vergeleken worden met de (nieuwe) kansengroep van personen met een indicatie van arbeidshandicap vastgelegd volgens het besluit van 18 juli Vanaf 1 januari 2009 zal VDAB deze nieuwe definities en indeling gebruiken bij de monitoring en de rapportering. Voor acties bij derden (waaronder tendering) die in het verleden goedgekeurd werden voor de kansengroep werkzoekenden met arbeidshandicap (vroegere bepaling) komen alle werkzoekenden met een indicatie van arbeidshandicap in aanmerking. Dit is conform aan de regelgeving voor de gespecialiseerde diensten GTB en GOB die personen met een indicatie van arbeidshandicap kunnen opnemen in hun regulier gefinancierde werking (BVR van 15 februari 2008). 7 indicaties PmAH 1. Erkend zijn door het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) of zijn rechtsvoorgangers: het Vlaams Fonds voor de Sociale Integratie van Personen met een Handicap (VFSIPH), het Rijksfonds voor de sociale reclassering van mindervaliden (RF), het Fonds voor medische, sociale en pedagogische hulp aan gehandicapten (Fonds 81) 2. Gewezen leerling zijn van het buitengewoon onderwijs en hoogstens een (kwalificatie)getuigschrift of diploma behaald hebben in het buitengewoon onderwijs 3. Op basis van de handicap in aanmerking komen voor een inkomensvervangende tegemoetkoming of integratietegemoetkoming 4. In het bezit zijn van een afschrift van een definitief geworden gerechtelijke beslissing of van een attest van een bevoegde federale instelling waaruit een blijvende graad van arbeidsongeschiktheid blijkt 5. Recht geven op bijkomende kinderbijslag of als ouder met een handicap recht hebben op verhoogde kinderbijslag 6. Een invaliditeitsuitkering ontvangen 7. Een attest voorleggen van één van volgende door VDAB aangewezen diensten of artsen: 5 BTOM s 1. Aanpassing van de arbeidsomgeving Arbeidspost wordt toegekend aan werkgever met verbintenis om werknemer 6 maand in dienst te houden. Arbeidsgereedschap wordt toegekend aan werknemer Het recht wordt slechts toegekend na een bezoek van de DAH ter plaatse 2. Tegemoetkoming bij verplaatsings- of verblijfskosten Voor verplaatsing naar plaats van opleiding of stage of werk Begeleiding bij gemeenschappelijk vervoer, persoonlijk gemotoriseerd vervoermiddel of gespecialiseerd vervoer Voor verblijfskosten op plaats stage of opleiding 3. Schrijf-, oraal- en gebarentaal-tolken voor doven en slechthorenden 10% van de arbeidstijd 18u tijdens traject naar werk of bij sollicitatie 16 Meer informatie rond de registratie vindt u terug op Draaiboek ESF-TB

50 Voor opleidingen met VDAB-contract. Aantal uren af te spreken met instructeur Tegemoetkoming in verplaatsingskosten van tolk Er bestaat steeds de mogelijkheid om extra tolkuren te vragen 4. Vlaamse Ondersteuningspremie (VOP) in het NEC voor het opvangen van eventueel rendementsverlies Basiscyclus = Eerste jaar: krachtige financiële impuls (40%) Daarna degressief (30%, 20%, ) Bij verandering werkgever: basiscyclus VOP start Ook mogelijk bij interim, na GIBO, als zelfstandige, bij lokale besturen, in het onderwijs Meer info op: vop@vdab.be 5. Tewerkstelling in een beschutte werkplaats Draaiboek ESF-TB

51 BIJLAGE 6: Voorlichting en publiciteit 1. ALGEMEEN VOORLICHTING EN PUBLICITEIT ESF Vlaanderen REGELGEVING 1.1. Communicatieplan en rapportering Elke promotor beschikt voor zijn/haar ESF-project(en) over een communicatieplan. Aan deze verplichting voldoet de promotor door het invullen van de betreffende onderdelen bij projectaanvraag en -rapportering (indicatoren m.b.t. voorlichting en publiciteit) Locaties Op alle locaties waar ESF-projecten doorgaan, hangt er duidelijk zichtbaar een ESF-affiche. De ESF-affiche wordt ter beschikking gesteld door het ESF Vlaanderen. 2. PUBLICATIES 2.1 Algemeen Een publicatie is elke informatiedrager (papier of in digitale vorm) aangaande het ESF en/of een specifiek ESF-project die bestemd is voor personen buiten de eigen organisatie (m.a.w. niet voor personeel of deelnemers). Voor alle ESF-publicaties geldt dat de ESF-colofon op de omslag wordt weergegeven. De ESF-colofon geeft het Vlaamse ESF-logo weer en bevat bovendien het Europees en het Vlaams embleem en de nodige vermeldingen. U vindt de ESF-colofon downloadbaar op: onder het luik Voor ESF-promotoren. 2.2 Cursusmateriaal en certificaten Cursusmateriaal en certificaten voldoen aan dezelfde voorschriften als publicaties Brieven Voor brieven geldt dat hierin steeds expliciet de steun van Europa vermeld wordt Depot Van elke publicatie (gedrukte publicatie, cd-rom of video) ontwikkeld in het kader van ESF maakt de promotor 1 exemplaar over aan het ESF Vlaanderen. 2.5 Website - Op elke site of deel van een ruimere site die betrekking heeft op het ESF of een specifiek ESF-project, geldt dat op de eerste pagina van een dergelijke site (homepage) of van het gedeelte dat op het ESF betrekking heeft (indien deel uitmakend van een ruimere site) de ESF-banner wordt opgenomen. Deze vormt een ESF-colofon voor websites. De ESF-banner kan u downloaden op: onder het luik Voor ESF-promotoren. Draaiboek ESF-TB