Informatiekundige Opgave Sociaal Domein Het samenspel van mens en informatie

Transcriptie

1 Informatiekundige Opgave Sociaal Domein Het samenspel van mens en informatie

2 Inhoudsopgave 1. Inleiding Doel van dit document Referenties 3 2. Management samenvatting 4 3. Visie vanuit de Ondersteuningspiramide 5 4. Werkplaat Informatiekundige opgave en de hoofdopgaven De werkplaat Informatiekundige opgave Sociaal Domein Vertaling werkplaat naar 5 hoofdopgaven 7 5. Zelfredzaamheid Huidige situatie in Enschede Denkrichting Aandachtspunten Aanbevelingen Integraal Klantbeeld Huidige situatie Denkrichting Aandachtspunten Aanbevelingen Ontsluiting klantdossier Huidige situatie Denkrichting Aandachtspunten Aanbevelingen Sturing op KPI s (beleid en financieel) Huidige situatie Denkrichting Aandachtspunten Aanbevelingen Sturing van het proces Huidige situatie Denkrichting Aandachtspunten Aanbevelingen Samenwerken aan de informatiekundige opgave Conclusies 23 Pagina 2 van 24

3 1. Inleiding 1.1 Doel van dit document Voor u ligt de beschrijving van de informatiekundige opgave in het sociaal domein. We willen hiermee inzicht geven in wat er in het sociale domein al in gang is gezet en wat er nog uitgezocht moet worden. De doelgroep van dit document bestaat uit het management en bestuur van gemeenten. Op sommige punten is het nodig om zowel beleidsmatig als informatiekundig de diepte in te gaan. Dit om de samenhang en de context te verduidelijken en de opgave goed in beeld te brengen. De scope van de agenda ligt op de ontwikkeling van digitale toepassingen en mogelijkheden voor burgers, mantelzorgers/vrijwilligers en professionals. Dit document benoemt de onderwerpen en brengt in beeld wat de opgave is. Het formuleert geen inhoudelijke beleidsuitgangspunten t.a.v. de verschillende decentralisaties. Dat is een zaak voor beleidsmakers en de partners in het werkveld. Daar komt bij dat de precieze omlijning van de verschillende decentralisaties nog in ontwikkeling is.. De hoofdlijn komt naar voren in het Regeerakkoord, maar de uitwerking moet nog plaatsvinden. De informatiekundige opgave volgt de beleidsinhoudelijke ontwikkelingen, ondersteunt deze waar nodig en identificeert kansen voor optimalisatie. Dit document heeft als doel: - om in het brede speelveld van inhoudelijke, procesmatige en informatiekundige ontwikkelingen te komen tot afgebakende onderdelen voor de informatiekundige - en ICT opgave; - Deze te herkennen en te erkend te krijgen door belangrijke betrokkenen (bestuur, management, partners etc.) - te laten zien hoe het sociaal domein kan worden ondersteund met doeltreffende digitale toepassingen; - inzicht te geven in de ontwikkelagenda en de manier waarop deze gestructureerd en geregisseerd wordt opgepakt; - energie te genereren door stappen voorwaarts te zetten. Dit document moet worden gelezen in het licht van bewegende doelen en discussies die nog gevoerd moeten worden en waar dit document ondersteunend aan moet zijn. Het draait vooral om het benoemen van de informatiekundige onderwerpen waaraan het komende jaar gewerkt moet worden. De onderwerpen zijn in het laatste hoofdstuk samengevoegd en geprioriteerd tot een ontwikkelingsagenda. Het speelveld wordt in beeld gebracht en relaties in het netwerk gelegd. Uiteindelijk moet dit leiden tot een geheel aan oplossingen waar mee we de decentralisaties in het sociaal domein op informatiekundig gebied vorm kunnen geven. 1.2 Referenties Titel Versie Auteur Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD) Joost Broumels Memo VISD_EnschedeV Dick Laan, Frank Herik, Lars Fehse Visie Meedoen naar Vermogen Jeroen Jonker Eerste aanzet Programma van Eisen Informatieplatform Sociaal Domein Wolfgang Ebbers, Maarten Steen, Lex Heerink van Novay Verkenning kritieke succesfactoren Zelfredzaamheid Wolfgang Ebbers, Novay Pagina 3 van 24

4 2. Management samenvatting Gelet op de context van wat in de wandelgangen de drie decentralisaties wordt genoemd, de nog (licht) verschuivende Wet- en Regelgeving, een nog onvolledig beeld over de werkwijze en de rolverdeling in de uitvoering en het ontbreken van ervaring op sommige werkgebieden binnen het sociale domein, is het niet mogelijk een volledig 100% dekkend informatiegebouw te ontwikkelen, waarin alle informatie benodigd voor de uitvoering en verantwoording van de taken in het sociale domein een plek hebben. Ondanks deze onzekerheden moeten we ons voorbereiden op de taken die overgedragen worden op 1 januari 2015 en moeten we deze met een goede informatie voorziening adequaat ondersteunen. Er is enige haast geboden, we moeten nu aan de slag! Ondanks dat er veel onduidelijk is, zijn de contouren van de opgave zichtbaar, zijn standaarden beschikbaar waarop aangesloten kan worden en geeft het beleid richting aan de voorgenomen werkwijze. We kunnen het informatiegebouw in hoofdlijnen ontwerpen en de onzekerheden uitzoeken. Tot op zekere hoogte is het zelfs mogelijk al te starten met de realisatie. Immers elk huis heeft een fundering, standaard deuren en wordt de keuken doorgaans ook pas op het laatst geplaatst. Deze aanpak heeft biedt de mogelijkheid te werken aan generieke oplossingen voor het informatiegebouw, juist vanwege die onzekerheden. Het informatiegebouw wordt zodanig opgezet dat het flexibel in te richten is. Daarbij moet worden voorkomen dat vanuit een louter theoretische invalshoek wordt wordt ontworpen. Dan gaat de aansluiting met de praktijk verloren wat mogelijk leidt tot een inefficiënt proces en minder goed aansluitende informatievoorziening. Dat is niet gewenst. De raden en colleges van gemeenten willen grip houden op de uitvoering van de taken in het sociale domein in het kader van de gewenste maatschappelijke effecten en de daarover af te leggen horizontale verantwoording. Het Rijk wil hierover op hoofdlijnen geïnformeerd worden (= verticale verantwoording). KING is gestart met het deelproject horizontale- en verticale verantwoording in het kader van de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein. We haken actief aan op dit onderwerp bij KING. De omvang en complexiteit van het sociale domein is dusdanig dat nadere structurering noodzakelijk is. We kiezen daarom voor een indeling in leefdomeinen, indicaties van zelfredzaamheid, classificaties van van de ondersteuningbehoefte en mogelijke vormen van regie. Dit alles is nodig om vorm en inhoud te geven aan het adagium: 1 huishouden, 1 plan, 1 regisseur, 1 informatievoorziening en 1 budget. De inrichting van de leefdomeinen, de classificaties, de manieren waarop regie kan worden gevoerd en de benodigde (geautomatiseerde) informatievoorziening zijn in samenhang, onderwerp van vervolgonderzoek. Voor de processturing wordt in Enschede het zaakgericht werken als oplossingsrichting voorgesteld met het daarbij behorende informatiemodel voor gegevensuitwisseling. Het is overigens nog niet duidelijk of deze oplossingsrichting toereikend is, omdat de vraag nog niet volledig in beeld is, multi-probleemgevallen vaak dusdaning dynamisch en onvoorspelbaar zijn, dat het traditionele zaakgericht werken erg gaat knellen. Ook is met dit informatiemodel de informatie-uitwisseling tussen de gemeente en haar partners nog geen realiteit. De zaakgerichte benadering van processen is weliswaar in zwang binnen het gemeentelijk domein, maar nog verre van vanzelfsprekend voor andere ketenpartners. Het succes van dit informatiemodel wordt dus mede bepaald door de acceptatie van dit model door de partners. We stellen daarom voor dit als randvoorwaarde mee te nemen in de contractuele afspraken met partners. Gemeenten staan primair aan de lat voor de uitvoering van de wet- en regelgeving en daarmee ook voor de budgetten en de verantwoording daarover. Daarmee zijn wij als gemeenten ook de verantwoordelijkheid voor adequate en toekomstbestendige informatievoorziening (het informatiegebouw). Voor het ontwerp van het informatiegebouw ligt tot 1 januari 2015 de focus op de realisatie van het integraal klantbeeld, de verantwoording over behaalde resultaten en daarvoor ingezette middelen en de processturing. De opgave is fors en de tijdsdruk hoog. Voldoende capaciteit, het betrekken van de juiste partners en nauwe samenwerking tussen gemeenten is noodzakelijk om tijdig de informatievoorziening te realiseren, afgestemd op de behoeften van de werkvloer, om landelijk te kunnen participeren in de ontwikkeling en te voorkomen dat alle gemeenten het wiel opnieuw uitvinden. Daarnaast moet er ruimte zijn om visies en de gedachten met elkaar te delen in de diverse regio s en samenwerkingsverbanden. Pagina 4 van 24

5 3. Visie vanuit de Ondersteuningspiramide In de toekomst wordt een groter beroep gedaan op de zelfredzaamheid van burgers 1. Onder zelfredzaamheid wordt verstaan: het vermogen om zelfstandig je leven te leiden en om je eigen problemen op te lossen. Met andere woorden: uitgangspunt is dat een burger geen beroep op de overheid hoeft te doen voor het oplossen van zijn problemen, maar zoveel mogelijk oplossingen vindt binnen zijn eigen omgeving. We zetten in op het versterken en benutten van deze burgerkracht. Naast de versterking van de zelfredzaamheid van burgers wordt in beleidsmatig opzicht ook ingezet op de versterking van de zgn 0 e en 1 e lijn en de algemene voorzieningen. De inzet is gericht op versterking van de directe omgeving, zoals onderwijsinstellingen, gezondheidscentra, huisartsen, (sport)verenigingen e.d. We doen dit door de samenleving Figuur 1: OndersteuningsPiramide gericht aan te spreken op de eigen verantwoordelijkheden en deze eventueel financieel of met advies in staat te stellen die verantwoordelijkheid waar te maken en door professionals die nu ook al in de wijk aanwezig zijn (bijvoorbeeld maatschappelijk werk, welzijn, cliëntondersteuning, opvoedondersteuning), meer dan nu het geval is, te koppelen aan de vindplaatsen en hier op een samenhangende en een eenduidige wijze op te sturen. Dit zorgt ervoor dat problemen snel, met zo weinig mogelijk inspanning en dicht bij de burger kunnen worden opgelost. Daarmee voorkomen we escalatie van problemen. Mocht een inwoner toch een beroep moeten doen op de overheid, omdat hij/zij de ondersteuning niet kan organiseren in de eigen omgeving, dan worden twee soorten dienstverlening voorgesteld. De enkelvoudige dienstverlening (lichte ondersteuning) De meervoudige dienstverlening middels de wijkgerichte aanpak (van intensieve ondersteuning tot regievoering, de top van de piramide). De enkelvoudige dienstverlening betreft (ruwweg) die ondersteuningsvragen die 1 leefgebied omvatten en in de regel snel en eenvoudig afgehandeld kunnen worden. Mocht een inwoner ondersteuning op meerdere leefgebieden nodig hebben, dan wordt regie toegevoegd en gaat de wijkgerichte aanpak (bijv. via wijk- of buurtteams) een rol spelen, vanuit het adagium: 1 huishouden, 1 plan, 1 regisseur en wellicht ook 1 budget. Samen met het huishouden gaat een regisseur aan de slag om de maatregelen te bespreken en een plan op te stellen voor de aanpak van de problemen op een manier die recht doet aan de zelfredzaamheid van het huishouden zelf. Dus niet de problemen overnemen, maar ondersteunen en activeren. Rond de elementen burgerkracht, versterking 0 e / 1 e lijn, enkelvoudige en meervoudige dienstverlening spelen diverse beleidsvraagstukken die deels nog beantwoord moeten worden (hoe gaan we de uitvoering vormgeven, inkoop, partnerschap, etc.). In het kader van de informatiekundige opgave volgen we dit beleidsvormingsproces en ondersteunen we waar mogelijk. Onder dit denkmodel liggen informatiestromen en middelen die op elkaar afgestemd, gestructureerd en mogelijk omgebogen moeten worden om de realisatie en ondersteuning mogelijk te maken. Dit document biedt inzicht in de hiertoe te zetten stappen. 1 Ten behoeve van de leesbaarheid wordt consequent het woord burger gebruikt. Burger kan ook gelezen worden als inwoner, cliënt, klant, etcetera afhankelijk van het resultaat van de doelgroep discussie. Pagina 5 van 24

6 4. Werkplaat Informatiekundige opgave en de hoofdopgaven In dit hoofdstuk wordt de uitvoeringsagenda opgebouwd rond de zogenaamde werkplaat Informatiekundige opgave Sociaal Domein, met onderdelen die stuk voor stuk uitgewerkt worden. Deze onderdelen zijn gevormd vanuit de ondersteuningspiramide. De informatiekundige focus op het sociaal domein is gericht op: digitale ondersteuning van burgers (vergroting burgerkracht) verbinden van de burgeromgeving (incl. mantelzorg, vrijwilligers, 0 e lijn) met de professionele ondersteuningsomgeving. verbinding van professionals onderling Ter ondersteuning van: het primaire proces (levering ondersteuning aan cliënten) het secundaire proces (facturering, kwaliteitsafspraken, managementinformatie, budgetbeheersing etc) 4.1 De werkplaat Informatiekundige opgave Sociaal Domein De informatiekundige opgave wordt hieronder weergegeven als werkplaat : Figuur 2: werkplaat Informatiekundige opgave Sociaal Domein Hieronder volgt een korte beschrijving van de verschillende onderdelen van de werkplaat en van de informatiekundige opgave: Ondersteuningspiramide Deze kolom geeft de inhoudelijke opgave van de decentralisaties in het sociaal domein weer. In hoofdstuk 3 zijn de uitgangspunten van de ondersteuningspiramide beschreven. De rode stippellijn geeft de grens aan tussen een zelfstandig gebruik van algemene voorzieningen en het moment dat de burger een beroep moet doen op ondersteuning. In eenvoudige gevallen wordt, waar mogelijk, gestart met een lichte (tijdelijke) vorm ondersteuning zoals mantelzorg en vrijwilligerszorg. Waar nodig wordt intensieve ondersteuning geboden door professionele ondersteuners en als er sprake is van problematiek op meerdere leefdomeinen dan is er sprake van regie toevoegen door gespecialiseerde professionele regisseurs/ondersteuners. Het beleid is er steeds op gericht om escalatie van problemen en een beroep op ondersteuning zo veel mogelijk te voorkomen. De informatiekundige ontwikkelingen moeten deze brede scope ondersteunen, van bijna volledige zelfredzaamheid tot professionele ondersteuning op verschillende niveaus. Pagina 6 van 24

7 De (digitale) burgeromgeving: Deze omgeving is gericht op het faciliteren van de zelfredzaamheid van burgers, zodat zij in eerste instantie zelf en waar nodig met hulp van professionals regie kunnen voeren op de gewenste ondersteuning. De frontoffice: Dit is het onderdeel waarbij professionals ondersteund worden bij het verkrijgen van een zo volledig mogelijk beeld van de behoeften van de klant en bij de afhandeling van het werkproces. Dit geldt zowel bij enkelvoudige als bij meervoudige dienstverlening. De backoffice: In de backoffice zijn functies opgenomen die van nodig zijn voor de sturing op het gehele sociaal domein. Denk daarbij aan zicht op de geldstromen (gemeente is budgetverantwoordelijk) gerelateerd aan management- en sturingsinformatie over de inspanningen (van de verschillende aanbieders), de behaalde resultaten en de bijdrage van het resultaat (inhoudelijk en financiëel) aan de afspraken en doelstellingen. De procesflowfunctie: De grote hoeveelheden informatie, de verscheidenheid en de aantallen partners in het sociaal domein maakt de informatievoorziening complex. Daarvoor is het nodig dat informatie op de goede plek komt en zijn goede processen nodig. De signalering: Het is van belang tijdig signalen te krijgen over (potentiële) probleemsituaties om escalatie van problemen te voorkomen. Op dit moment ontbreekt het aan inzicht in de hulpvraag van gezinnen binnen de domeinen en over de verschillende domeinen heen. Dat hoeft ook niet altijd, maar het is toch met enige regelmaat gebleken dat problemen voorkomen hadden kunnen worden als informatie eerder beschikbaar was geweest en tijdig de juiste hulpverlening was ingeschakeld. Onverlet afwegingen die medewerkers dagelijks maken op basis van hun eigen professionele overwegingen, kan een signaleringssysteem hierbij ondersteuning bieden. 4.2 Vertaling werkplaat naar 5 hoofdopgaven Met de werkplaat in ons achterhoofd kunnen we de vijf informatiekundige hoofdopgaven benoemen. Deze hoofdopgaven zijn randvoorwaardelijk. Nadere uitwerking hiervan stelt ons in staat de werkplaat in te vullen. In deze paragraaf lichten we ze kort toe, in de volgende hoofdstukken werken we ze verder uit. Hoofdopgave 1: Zelfredzaamheid Digitale ondersteuning ter bevordering van de burgerkracht. Belangrijke vragen zijn, welke (digitale) instrumenten en functionaliteiten bijdragen aan het versterken van burgerkracht waaronder zelfredzaamheid en wat de rol van de overheid daarin is. In hoofdstuk 5 werken we dit uit. Hoofdopgave 2: (Integraa)l klantbeeld Het opbouwen van een (al dan niet integraal) klantbeeld. Het regeerakkoord Rutte II spreekt van 1 gezin, 1 plan. Om dat ene plan te realiseren is een beeld nodig van de klant, de problematiek en de relevante context: informatie over de verschillende leefdomeinen heen. Vroegtijdig signaleren van problemen ter voorkoming van escalatie van is van groot belang en verdient daarom bijzondere aandacht. In hoofdstuk 6 werken we dit uit. Hoofdopgave 3: Ontsluiting klantdossiers De ontsluiting van het klantdossier (verantwoording op cliëntniveau). Ten behoeve van de procesgang, de verantwoording en beoordeling van rechtmatigheid en doelmatigheid is een actueel, betrouwbaar en volledig klantdossier van belang. Daarbij hebben we te maken met regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van archivering en privacy. In hoofdstuk 7 werken we deze onderwerpen verder uit. Hoofdopgave 4: Sturen op KPI s Pagina 7 van 24

8 Het verkrijgen van management- en stuurinformatie op basis van kritieke prestatie indicatoren (verder KPI s). Hierbij draait het om de ontsluiting van informatie over het gehele sociaal domein. Welke KPI s zijn van belang en hoe komen we aan de gegevens? Gemeenten krijgen, ondanks de forse bezuinigingen, grote bedragen overgeheveld van Rijk en Provincie. Een goed inzicht daarin en een goede verantwoording is daarbij van groot belang. Hoofdstuk 8 brengt de vraagstukken en ontwikkelrichting in beeld. Hoofdopgave 5: Sturing van het proces Het vraagstuk van de aansturing van het proces. Er gaat veel informatie om in het sociaal domein die bovendien uit een verscheidenheid aan bronnen afkomstig is. Om bedrijfs- en werkprocessen effectief en efficiënt te laten verlopen, moet worden voldaan aan diverse (rand)voorwaarden. Denk aan het hanteren van eenduidige gegevensdefinities, het toepassen van (dynamisch) zaakgericht werken, processen die goed gepositioneerd zijn binnen een samenhangende achtitectuur als GEMMA en ingericht conform doelmatigheids- en effectiviteitsprincipes als LEAN. In hoofdstuk 9 werken we dit verder uit en brengen we ook de vragen in beeld. Overige opgaven Naast de vijf hoofdopgaven is er een aantal vraagstukken die aandacht moeten krijgen. Zo moet worden onderzocht hoe de integratie met het bestaande gemeentelijke informatielandschap er uit gaat zien op basis van een overkoepelende (eind)architectuur. Ook de wijze waarop de regierol door gemeenten kan worden ingevuld vraagt om nadere uitwerking. De gemeente Almere onderkent vier verschillende invullingen van de rol, elk met een eigen informatiebehoefte en impact op de informatiesystemen. Pagina 8 van 24

9 5. Zelfredzaamheid 5.1 Huidige situatie in Enschede Op dit gebied zijn diverse zaken in gang gezet. Zo is medio december 2012 de website Toegankelijk Enschede gelanceerd met informatie voor gehandicapte burgers over de toegankelijkheid van publieke ruimten in het centrum. De website wordt in 2013 verder uitgebouwd. Met steun van de Provincie Overijssel zijn plannen in de maak voor het aanbieden een ondersteuningsinstrument: Dit is een website met de potentie om zich te ontwikkelen tot een e-community, waarin mensen hun agenda voor mantelzorgondersteuning bij kunnen houden en vragen kunnen stellen of hulp kunnen aanbieden bij bijv. ziekenhuisbezoek, boodschappen e.d. Het instrument omvat een informatiefunctie, waarvoor een implementatieplan wordt opgesteld voor gebruik in daarvoor geschikte omgevingen. Samen met de ministeries BZK en VWS en met KING wordt een project gestart om de lessen voor implementatie van ondersteunde digitale toepassingen voor burgers in kaart te brengen. Het samenwerkingsverband binnen Stedenlink rondom de Digitale Stedenagenda (DSA) heeft binnen het thema Zorgende Stad een belangrijke rol in de verdere uitwerking van het onderwerp Zelfredzaamheid. Landelijk zijn meer initiatieven te noemen die als doel hebben de burgerkracht van de samenleving op een hoger plan te brengen zoals: - Yoronline / Spotdog ME - Wikiwijk (Tilburg) - Buurtonline - Jeugdcloud Het grote aantal initiatieven maakt een belangrijk dilemma zichtbaar. Het aanbod is erg versnipperd en de burger moet er maar (weg)wijs uit worden. Een ander risico dat op de loer ligt is de strijdigheid die kan ontstaan als informatie op meerdere plekken wordt bijgehouden. Onderzoeksinstituut Novay heeft in opdracht van de gemeente Enschede een verkenning uitgevoerd naar het onderwerp digitale toepassingen op het gebied van zelfredzaamheid. Ze hebben een vijftal initiatieven (Burgernet, Verbeterdebuurt, Wikiwijk (Tilburg), Digitale Dorpspomp en Werk.nl) onderzocht en daarbij gekeken naar de succesfactoren. Op basis daarvan is een onderzoeksvoorstel gedaan rond het onderwerp Zelfredzaamheid/Burgerkracht. Zelfredzaamheid en de wijze waarop dit versterkt kan worden valt binnen de scope van de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD). KING en DSA overleggen inmiddels over dit thema. 5.2 Denkrichting Uitgangspunt van de decentralisaties is dat de burgerkracht en zelfredzaamheid van burgers in/met de samenleving wordt versterkt. M.a.w.: burgers worden geacht meer een beroep te doen op hun eigen omgeving en netwerken en minder vanzelfsprekend er vanuit te gaan dat zij een beroep op de overheid kunnen doen. Met de ontwikkelingen rond internet en sociale media als Twitter en Facebook zijn de mogelijkheden toegenomen om ook in het sociaal domein digitale middelen in te zetten. Daarin worden voor de versterking van de burgerkracht een aantal functionaliteiten voorzien die dit mogelijk moeten maken (vatbaar voor aanvulling): - Mogelijkheid voor een online community (gemeenschap) waarin mensen met elkaar het gesprek kunnen aangaan, elkaar verder kunnen helpen, informatie uitwisselen etc. - Marktplaats in enigerlei vorm, waarbij vraag en aanbod van mensen met ondersteuningsvragen en ondersteuningsaanbod bij elkaar komen. - Mogelijkheid tot interactie (zie ook community) - Een goede informatievoorziening: vanuit overheid (lokaal en landelijk) en vanuit aanbieders van zorg en (inkomens)ondersteuning wordt veel informatie aangeboden. Dit wordt momenteel versnipperd en in verschillende vormen aangeboden. Denk aan informatie over Figuur 3: Burgeromgeving Pagina 9 van 24

10 voorzieningen, regelingen, wetgeving etc. De burgeromgeving moet erin voorzien dat deze informatie gestructureerd en gebundeld wordt aangeboden. - Digitale vraagverheldering. Een online tool voor burgers om hun ondersteuningsvraag duidelijk te krijgen en ook zicht te krijgen op de mogelijkheden van hun eigen netwerk/omgeving en het aanbod in hun directe omgeving van zgn 0 e lijns aanbieders (huisartsen, consultatiebureaus, scholen etc.). - Functies op het gebied van eigen dossier, regie, transacties e.d. Als men een beroep moet doen op ondersteuning omdat men er zelf niet meer uitkomt, komen andere functionaliteiten van de burgeromgeving in beeld. Men moet dan als burger (zelf) de mogelijkheid krijgen om informatie in te zien en te beheren, een transactie te starten en waar nodig en mogelijk regie te voeren op de eigen ondersteuning die wordt geleverd door professionals en/of de omgeving. De denkrichting is om bovengenoemde soorten functionaliteiten te bundelen in een eenduidige (digitale) burgeromgeving, met een goed beveiligde en helder geautoriseerde toegang voor de burger en degenen die ondersteuning bieden en regie voeren. 5.3 Aandachtspunten Duidelijk is dat er een grote hoeveelheid initiatieven en goede en minder goede voorbeelden zijn te vinden op het gebied van versterken burgerkracht. Maar welke zijn nu succesvol en waarom zijn ze succesvol? Zijn we in staat om de succesfactoren in beeld te brengen en daar op voort te bouwen? Zodat de slagingskans van (digitale) burgerkracht initiatieven groter wordt? Een van de belangrijkste aandachtspunten of vraagstukken is of de (lokale) overheid op dit terrein een rol speelt, zo ja welke rol. Of moeten dit soort ontwikkelingen aan de markt en/of de samenleving overgelaten worden? Wie verzorgt de afstemming tussen de verschillende spelers op deze markt van behoefte en belangen, wie bewaakt de kwaliteit en wie stroomlijnt de investeringen op dit terrein? Wij zien een belangrijke rol weggelegd voor Stedenlink en daarbinnen de Digitale Steden Agenda. De 'Digitale Steden Agenda' (DSA) is een initiatief van Stedenlink, Platform 31, G32 en de G4. De DSA is een programma voor gemeenten en marktpartijen die actief zijn met de ontwikkeling en implementatie van maatschappelijk relevante ICT diensten. De afgelopen jaren is op tal van terreinen in pilots positieve ervaring opgedaan met slimme technologieën. Nu staan we voor de uitdagende taak de potentie van deze ICTdiensten in de volle breedte van de maatschappij te benutten. Digitale Steden Agenda gaat over het grootschalig toepassen van deze diensten en het creëren van randvoorwaarden om dit mogelijk te maken. 5.4 Aanbevelingen - De verbinding op het thema Zelfredzaamheid wordt gezocht binnen de Zorgende Stad van de DSA. Aanbeveling is om Stedenlink en KING samen te verbinden aan dit onderwerp daarin een passende rol te geven. Ook dient er voor gezorgd te worden zaken die landelijk moeten worden opgepakt, op de juiste agenda komen. - We hebben behoefte aan vervolgonderzoek naar de succesfactoren en de mogelijke van de rol van de overheid. Omdat het gaat om vervolgonderzoek bevelen we aan, Novay en de Universiteit Twente, de ruimte en middelen te bieden dit voor Nederland uit te voeren. Pagina 10 van 24

11 6. Integraal Klantbeeld 6.1 Huidige situatie Het begrip Integraal klantbeeld is niet nieuw. Denk bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, deze heeft een systeem waarin een gegevens van verschillende bronnen bij elkaar komen (vooral op financieel gebied) en een totaalbeeld van de klant getoond wordt om daarmee ook de dienstverlening te verbeteren. De Belastingdienst gebruikt het integrale klantbeeld om bijvoorbeeld de inkomens- en vermogensaanslagen te toetsen. In het domein Werk & Inkomen is Suwinet ontwikkeld. Bij Suwinet komen gegevens uit meerdere domeinen, binnen en buiten het sociaal domein bij elkaar, onder andere gegevens van de RDW. De ruime opzet van Suwinet (met betrekking tot gegevensbronnen) vindt zijn grondslag in de wetgeving op het gebied van werk & bijstand en WEU (Wet eenmalige uitvraag gegevens). Deze wet geeft de nodige ruimte voor het samenbrengen van gegevens, vooral daar wat het gaat om handhavingstaken (waarbij een integraal klantbeeld van grote meerwaarde is). De hiervoor genoemde voorbeelden laten twee overeenkomsten zien: de eerste overeenkomst is de wettelijke grondslag en doelbinding als legitimatie voor het samenbrengen van gegevens. De tweede overeenkomst is dat de gegevensverzamelingen 2 van bovenstaande voorbeelden vanuit een gemeentelijk perspectief niet compleet (genoeg) zijn. We realiseren ons dat de behoefte aan een integraal klantbeeld per gemeente kan variëren. De vraag zou ook kunnen worden geformuleerd als: Welke informatie moet op hoofdlijnen vastgelegd worden en tussen professionals worden gedeeld?. De gemeente Enschede opteert echter voor een volledig integraal klantbeeld. Een klantbeeld dat inzicht biedt in de informatie die in de verschillende ketens wordt bijgehouden. Er zijn in Nederland diverse ketens waarin gegevens worden uitgewisseld. Denk hierbij aan het al eerder genoemde SUWI-net, de justitieketen, de jeugdzorg- en AZR- keten, etc. Uiteraard hebben we als gemeente de ambitie om deze ketens op elkaar aan te laten sluiten dan wel op een andere wijze toegankelijk te maken vanuit een daartoe op te zetten netwerk. Onderstaand plaatje illustreert een en ander (niet limitatief): Figuur 4: Netwerk overzicht ketenstromen (Opmerking: Mens Centraal is een commercieel product en kan er beter uit, om geen discussie met de markt te krijgen) 2 De termen gegevens, data en informatie worden door elkaar gebruikt. Pagina 11 van 24

12 6.2 Denkrichting Gemeenten moeten werken aan oplossingen die de integratie tussen de decentralisatie van de extramurale begeleiding (en meer) naar de Wmo, de transitie van de jeugdzorg en de invoering van de Participatie Wet, bevorderen. Een mogelijk passend instrument voor deze integrale en dus domeinoverstijgende categorisering van de mate waarin burgers in staat zijn zichzelf te redden in onze samenleving zou de ZelfRedzaamheidsMatrix (verder ZRM) van de GGD Amsterdam kunnen zijn. De ZRM is als bijlage 1 bij dit document gevoegd. Maar er zijn ook andere modellen zoals het familystar model. De ZRM kent elf leefdomeinen, een indeling die behulpzaam is door op een gestructureerde en reproduceerbare wijze een passend ondersteuningsaanbod te bepalen op basis van de behoefte van een burger. Gekoppeld aan de basisregistratie van de gemeente kan een leefdomein ook samengevoegde informatie tonen van een gezin/ huishouden, een straat of een wijk. Het meest ontwikkelde model voor basisgegevens is het Referentiemodel Stelsel Gemeentelijke Basisgegevens (RSGB), dat voortbouwt op het landelijk Stelsel van Basisregistraties. Maar ook in RSGB zijn gegevens die nodig zijn voor het verkrijgen van het integraal klantbeeld nog niet over alle domeinen beschikbaar. Er is daarom een aanvulling nodig op het RSGB. KING heeft in het kader van het project VISD de opdracht om uit te zoeken welke wijzigingen en aanvullingen nodig zijn. Het is niet uit te sluiten dat door de nauwe samenhang tussen trajecten, deeltrajecten en dossiers als onderdelen van plannen, naast de grote rol voor het zaakgericht werken, een relatie moet worden gelegd met het RGBZ (referentiemodel gemeentelijke basisgegevens zaken). Het blok Leefdomein specifieke registratie (LSR) in onderstaande afbeelding representeert de ontbrekende entiteiten en relaties, het is geen weergaven van het nieuwe referentiemodel. Samen met de vakafdelingen moeten benodigde gegevens binnen en tussen de verschillende leefdomeinen worden geïnventariseerd en de daarbij behorende criteria voor classificatie bepaald. Een instrument als de zelfredzaamheidsmatrix en de daarin genoemde criteria zouden daarvoor een goede eerste aanzet kunnen zijn waarbij tevens wordt gekeken naar andere instrumenten en naar de ervaringen van de wijkteams (van liefst meerdere gemeenten). Figuur 5: LSR & RSGB Pagina 12 van 24

13 Figuur 6: Leefdomeinen en voorbeeld van een integraal klantbeeld met ZRM Het integraal klantbeeld zoals in dit hoofdstuk geschetst, richt zich op de vraag Wat is de situatie van de burger?, een thermometer over de verschillende leefdomeinen heen. Een andere invalshoek zou kunnen zijn Wat is er allemaal al gedaan en wat loopt er nog qua ondersteuning?. Deze laatste invalshoek heeft veel te maken met de processen en de uitvoering daarvan (zie hoofdstuk 10). 6.3 Aandachtspunten Zoals reeds aangegeven in de vorige paragraaf is een indeling in leefdomeinen noodzakelijk. Binnen een leefdomein wordt een classificatie aangebracht met meerdere gradaties. In het geval van de ZRM zijn er vijf. De criteria op basis waarvan de classificatie wordt gedaan moeten voldoende onderscheidend en moeten bij eenduidige toepassing door verschillende professionals leiden tot reproduceerbare uitkomsten.. Indien de classificatie kan worden toegepast op basis van eenduidige criteria kan deze mogelijk automatisch worden gegenereerd, mits de benodigde informatie beschikbaar is (bij de gemeente of bij de partners). Of de partners de hiervoor benodigde gegevens kunnen en/of mogen leveren is onderwerp van onderzoek (deelresultaat van het VISD project) Let wel: de voorgestelde denkrichting is bedoeld om aan te geven wat de mogelijkheden zijn, immers: a. professionaliteit en vakkennis van medewerkers staan voorop b. het is en blijft een samenspel van mens en informatie. 6.4 Aanbevelingen Ten behoeve van het integraal klantbeeld moeten nog de nodige stappen worden gezet: Kies voor het vormgeven van het klantbeeld o.b.v. een erkende ordening (zoals ZRM of Family Star) Maak een indeling in leefdomeinen en benoem criteria voor classificatie Bepaal welke gegevens uit de verschillende leefdomeinen nodig zijn Relateer de benodigde gegevens aan het RSGB, laat het RSGB hier op aanpassen of ontwikkel een nieuw model voor het sociaal domein als geheel Pagina 13 van 24

14 Bepaal samen KING en in afstemming met ketenpartners een architectuur en op basis daarvan een uitwisselingsformaat inclusief semantiek 3 en/of maak gebruik van reeds bestaande (aan te passen) standaarden voor uitwisseling. 7. Ontsluiting klantdossier 7.1 Huidige situatie Gemeenten hebben veel ervaring met het vormen van (klant)dossiers. De Archiefwet vormt daarvoor sinds jaar en dag het juridisch kader. In het verleden werden veelal analoge archieven gevormd, vandaag de dag gebeurt dat steeds vaker digitaal. Nagenoeg alle gemeenten hebben het proces qua registratie, metadatering, omgang met status, opslag en bewaartermijnen omschreven en ingericht. Deze inrichtingen hebben doorgaans een interne oriëntatie: wat zijn onze verantwoordelijkheden, welke informatie hebben wij nodig voor ons proces en voor het afleggen van verantwoording. Daar komt bij dat de inrichting en toegang tot de dossiers vaak is gebonden aan doel- en wetmatigheidvereisten binnen de huidige uitvoering. De toegang tot de dossiers is dus verkokerd. Feitelijk hebben gemeentelijke (klant) dossiers geen enkele relatie met de dossiers buiten de gemeentelijke omgeving (behoudens enkele voorbeelden als OmgevingsLoketOnline en het Ondernemingsdossier). We hebben geen inzicht in en zicht op de wijze waarop andere organisaties hun dossiers hebben vorm gegeven, welke regels daarbij een rol spelen en op welke wijze deze uitwisselbaar zijn of uitwisselbaar zijn te maken. 7.2 Denkrichting Een integraal klantbeeld ontstaat niet alleen door de gegevens van de verschillende leefdomeinen te vullen. In de loop van de tijd bouwt zich het dossier van de klant op. Hierbij gaat het vooral om wat informatie. Onder dossier wordt hier de samenhangende registraties en documenten die rondom de burger worden verzameld bedoeld. Hierbij zal er voor gezorgd moeten worden dat daar waar behoefte is aan een integraal klantbeeld, de dossiers ontkokerd worden. Dit zegt stelt bijvoorbeeld eisen aan de inrichting de toegang en moet goed worden gekeken naar beveiligingsaspecten als identificatie, autorisatie en authenticatie. Per rol moet helder beschreven en ingeregeld worden welk deel van het dossier met welke informatie beschikbaar gesteld wordt met het oog op doelbinding, bevoegdheid en rol. Uitgangspunt is dat de juiste delen van de juiste dossiers op het juiste moment voor de juiste persoon in de juiste vorm beschikbaar zijn. 7.3 Aandachtspunten Een eerste aandachtspunt zijn de dossiers die overgedragen worden door de verschillende instanties in het kader van de transitie AWBZ en Jeugdzorg. In eerste instantie is het de vraag op welke wijze deze organisaties hun dossier hebben bijgehouden, analoog of digitaal? Het is bijvoorbeeld bekend dat de Bureaus Jeugdzorg over het algemeen analoge dossiers hebben bijgehouden. Voor gemeenten ligt de vraag voor op welke wijze en welke delen van de dossiers beschikbaar kunnen komen binnen de eigen informatiehuishouding. Een tweede aandachtspunt is de vraag hoe we omgaan met het klantdossier in de samenwerking met onze partners. Per leefdomein is het de vraag of er sprake moet zijn van inzage (in delen) van het dossier of van (gedeeltelijke) overdracht. Daarnaast zullen afspraken gemaakt moeten worden over bijbehorende registraties, versiebeheer en bewaartermijnen. Hierbij is het van belang inzicht te hebben in de juridische kaders gelden voor de diverse partijen. Ook moet er voor gezorgd worden dat het juiste deel van het dossier op het juiste moment voor de juiste persoon beschikbaar is. Denk hierbij aan het verschil in context en informatiebehoefte tussen het keukentafelgesprek en de verwerking van gegevens op de werkplek van de professional. Daarbij is van belang dat rekening gehouden wordt met relatie partners en burgers. Ook deze partijen hebben op het daartoe geëigende moment het juiste deel van het dossier nodig en omgekeerd. 3 Semantiek draait om uniforme en eenduidig uitlegbare begrippen over organisaties heen. Pagina 14 van 24

15 Tenslotte zal er aandacht moeten zijn voor het fenomeen Schone lei : Hoe lang worden delen van het dossier bewaard (buiten de normen op basis van de vigerende regelgeving). In de jeugdzorg bestaat the right to be forgotten. We moeten per leefdomein uitwerken hoe lang een (deel van het) dossier bijgehouden en bewaard wordt en met welk doel dat gebeurt. 7.4 Aanbevelingen Werk de relatie tussen het dossier en de Leefdomein Specifieke Registraties (LSR) uit. Erken dat het beschikbaar stellen van informatie uit dossiers gevoelig kan liggen voor de cliënten en de organisaties die de dossiers hebben opgebouwd. Het kan tactisch efficiënter zijn de vraag te herformuleren als: hoe zorgen we dat we op het juiste moment correcte en relevante informatie beschikbaar hebben? Werk een autorisatie- en authenticatiemodel uit dat voldoet aan alle (wettelijke) vereisten. Besteed in in tweede instantie aandacht aan de technische en wettelijke vraagstukken omtrent dossier uitwisseling met derden. Geef op de middellange termijn uitwerking aan een centraal (door de cliënt beheerd) dossier 4. 4 Dit sluit aan bij het Nora 3.0 principe: de afnemer heeft inzage Pagina 15 van 24

16 8. Sturing op KPI s (beleid en financieel) 8.1 Huidige situatie Kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) zijn variabelen om prestaties te analyseren. Het is een managementinstrument. In het kader van de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD) van KING wordt gesproken over horizontale en verticale verantwoording. Horizontaal betreft de verantwoording richting samenleving en gemeenteraad. Verticaal is de verantwoording richting Rijksoverheid. Binnen de gemeente Enschede is een werkgroep bezig om gemeentebrede managementinformatie te verzamelen. Daarnaast is binnen de regio Twente de werkgroep Feiten & Cijfers Jeugdzorg Twente met dit onderwerp bezig. Maar ook landelijk zijn de nodige activiteiten op dit gebied. Deze zijn beschreven in het plan van aanpak van KING voor de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein. De volgende zijn van belang: Project Gegevensuitwisseling WMO en AWBZ (GuWA) Doel van het project GuWA is het tot stand brengen van gestandaardiseerde gegevensuitwisseling tussen de Wmo en AWBZ. Het project GuWA formuleert vanuit haar eigen opdracht en stuurgroep de eisen en randvoorwaarden die zij stelt aan: De gegevensset zorg en welzijn (Wmo/AWBZ/ZVW) Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering zorg en welzijn De wijze waarop gegevensuitwisseling in de WMO wordt verankerd Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein doet binnen deze eisen en randvoorwaarden een voorstel voor de standaard gegevens set voor het sociaal domein en voor een globaal procesontwerp. Project Beleidsinformatie Jeugdwet Het project Beleidsinformatie Jeugdwet is geïnitieerd vanuit Ministerie van VenJ en formuleert vanuit haar eigen opdracht de eisen en randvoorwaarden die zij stelt aan: De gegevensset Jeugd Het globale procesmodel voor de (keten)uitvoering Jeugd (zorgkader en gesloten kader voor JB/JR) De wijze waarop gegevensuitwisseling in de Jeugdwet wordt verankerd Het project Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein doet binnen deze eisen en randvoorwaarden een voorstel voor de standaard gegevens set voor het sociaal domein en voor een globaal procesontwerp. Het primaat inzake keteninformatisering gedwongen kader ligt bij het project beleidsinformatie. Grofweg kunnen KPI s worden opgedeeld in drie niveau s: - Verantwoording op strategisch niveau (Wat is bereikt) - Verantwoording op tactisch niveau (Wat is gedaan? ) - Verantwoording op operationeel niveau (Hoeveel geld/ middelen/ resources heb ik ingezet) En dat kan dan vervolgens vertaald worden naar informatie op het niveau van gezin, wijk/buurt en stad. 8.2 Denkrichting Raden en colleges van gemeenten willen met het oog op de te realiseren maatschappelijke effecten grip houden op de uitvoering van de taken in het sociaal domein. Het Rijk wil op hoofdlijnen geïnformeerd worden. Gemeenten worden verantwoordelijk voor het hele sociale domein. B&W wil daarop kunnen sturen. Maatschappelijke effecten moeten gemeten worden om te zien of de inzet van mensen en middelen zinvol is geweest.in het sociaal domein gaan grote bedragen om. Het is een nieuwe taak voor gemeenten en het ligt voor de hand dat in eerste instantie de focus van de verantwoording gericht zal zijn op de beheersing van de middelen. Pagina 16 van 24

17 8.3 Aandachtspunten - Welk type informatie is er per gemeente nodig voor inzicht & sturing op het sociaal domein? - Welke verantwoordings- en toezichtsinformatie heeft de gemeenteraad nodig in haar controlefunctie op het sociaal domein? - Welke interbestuurlijke informatie wil het rijk ontvangen van gemeenten over hun prestaties in het sociaal domein, op welke wijze en met welke frequentie? (apart project VWS en V&J) - Welke indicatoren kunnen gemeenten hanteren om de maatschappelijke effecten te meten van de inzet van de gemeente en haar partners in het sociaal domein en hoe kunnen deze indicatoren daadwerkelijk gemeten worden? 8.4 Aanbevelingen - Actief aanhaken bij het deelproject horizontale en verticale verantwoording die wordt uitgevoerd in het kader van de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein door KING. - Participeren in het project beleidsinformatie Ministerie Veiligheid & Justitie - Aanbrengen van samenhang in lokale en regionale werkgroepen op het gebied van de decentralisaties Pagina 17 van 24

18 9. Sturing van het proces 9.1 Huidige situatie Overheidshandelen is aan regels gebonden, zodat belanghebbenden (als burgers, de raad en belangenorganisaties) te allen tijde - kunnen - weten wat hun rechten en plichten zijn. Het spreekt voor zich dat de overheid al haar handelen moet kunnen verantwoorden, zowel procedureel (is de behandeling conform de spelregels verlopen?), als inhoudelijk (voldoet de uitkomst / het resultaat van de behandeling aan de spelregels?). Processen die door of voor de overheid worden uitgevoerd, vertonen grote overeenkomsten met elkaar, ook als de onderwerpen (bijvoorbeeld het verlenen van een kapvergunning tegenover het verstrekken van een uitkering) op het eerste oog sterk verschillen. Zo is er altijd een aanleiding voor het starten van een proces, zijn de subjecten en objecten bekend, kent het een bepaalde doorlooptijd, doorloopt het een aantal vaste statussen en heeft het een aantal - vooraf bekende - mogelijke uitkomsten. Tijdens - en dus niet pas na - de uitvoering van het proces wordt een volledig en gestandaardiseerd dossier gevormd, waarmee de overheid haar handelen zowel tijdens als na afloop van het proces kan verantwoorden. Zaakgericht Werken ondersteunt deze manier van werken en daar is in de afgelopen jaren een breed instrumentarium voor ontwikkeld. Zowel in de vorm van een catalogus met een groot aantal standaardprocessen - de Zaaktypecatalogus -, als een standaard (StUF-ZKN) voor het uitwisselen van zaakgegevens. Deze modellen en standaarden zijn geen dode letters : ze worden door de markt in hoog tempo geadopteerd en in felle concurrentie geïmplementeerd, zowel in gespecialiseerde zaaksystemen als in de applicaties die worden ingezet in de front- en backoffices van gemeenten, die met zulke zaaksystemen moeten koppelen. Ook landelijke voorzieningen als het OLO (Omgevings Loket Online) en MijnOverheid sluiten aan bij dit concept. In principe is elk(e) proces(gang) te registreren als een zaak; er is immers geen proces dat start zonder aanleiding of eindigt zonder resultaat en voor elk proces zijn de begrippen kwaliteit en doorlooptijd relevant. Het spreekt voor zich dat voordat een procesgang wordt ingericht eerst wordt gekeken naar de wijze waarop op het huidige moment de processen verlopen (IST-situatie) om vervolgens technieken (zoals LEAN) toe te passen die een efficiënte inrichting en verwerking mogelijk maken (SOLL-situatie). Dit is de werkwijze van de Taksforce werkprocessen van de gemeente Enschede. Omdat binnen het brede en complexe werkveld van het sociaal domein niet alle situaties van te voren kunnen worden voorspeld, is het nog de vraag of met de traditionele wijzen van zaakgericht werken kan worden volstaan. Het is denkbaar dat de systemen en werkwijzen moeten worden aangepast aan deze dynamiek. Concepten als dynamisch zaakgericht werken (adaptive casemanagement) zien hier op. Het onderzoek naar de behoefte aan en toepasselijkheid van dit concept binnen het sociaal domein moet nader worden onderzocht. 9.2 Denkrichting Zaakgericht werken (ZGW) is de denkrichting voor de aanpak van ondersteuning in het sociale domein. Tevens biedt ZGW de mogelijkheid om onafhankelijk te werken van het dienstverleningskanaal (digitaal, balie, telefoon, keukentafel) dat de klant kiest. Echter het sturen op dienstverleningskanalen kan veel voordelen bieden en bureaucratie voorkomen. Onderstaand is een matrix uitgewerkt, voortkomend uit de Ondersteuningspiramide. In dit document is een voorschot genomen op hoe deze matrix ingevuld kan worden. Hoe we het organisatorisch ook oplossen, de informatievoorziening moet dit in alle gevallen kunnen ondersteunen. Tabel 1: Voorbeeld kanaalsturingmatrix bij toegang tot ondersteuning Enkelvoudig probleem (1 leefdomein) Meervoudig probleem (meerdere leefdomeinen) Eenvoudige oplossing/ voorziening Digitaal Digitaal Complexe oplossing/ voorziening Balie / keukentafel ID2015 Pagina 18 van 24

19 Het sociaal domein is een complexe omgeving, met opdrachtgevers en andere ketenpartners waarmee wordt samengewerkt. De wijze waarop deze samenwerking wordt ingevuld, kan per leefdomein verschillen. Sterker nog, bij het opstellen van dit document zijn we er van uitgegaan dat (a) processen binnen het sociaal domein niet zijn gestandaardiseerd en (b) dat de knip in de processen flexibel moeten kunnen worden aangebracht (wie doet welke stap). Met zoveel potentële variaties in processen, knippen en verantwoordelijkheden, LIJKT standaardisatie van in de keten uit te wisselen informatie nagenoeg onmogelijk. De sleutel voor de oplossing van dit probleem ligt in het gebruik van gerelateerde zaken. Naast de hoofdzaak wordt een gerelateerde zaak gestart die wordt toegewezen een uitvoeringsdienst, bijvoorbeeld Livio. De gerelateerde zaak neemt alle voor de behandeling van de gerelateerde zaak relevante informatie over uit de hoofdzaak, waarmee effectief een compleet dossier wordt overgedragen aan de uitvoeringsdienst. Tijdens de behandeling van de zaak door de uitvoeringsdienst, wordt de status van de gerelateerde zaak centraal voortdurend bijgewerkt. Hierdoor heeft de gemeente zicht op de voortgang. De (sub)zaak is een middels RGBZ goed gestandaardiseerde informatiecontainer die kan worden uitgewisseld met andere informatiesystemen. Tegelijkertijd is de zaak een heel flexibele container: de inhoud kan en mag per zaak(type) sterk verschillen. Dit maakt de zaak zeer geschikt als eenheid van uitwisseling in het sociaal domein tussen haar ketenpartners (opdrachtgevers inbegrepen). Dit geldt voor alle typen processen. Figuur 7: Objectmodel RGBZ 9.3 Aandachtspunten Verwacht wordt dat ZGW houvast biedt bij structureren en begeleiden van het werk in het sociaal domein. Met ZGW blijft er zicht zicht op `wat er gebeurt. Het model verzamelt echter niet op voorhand informatie over wat er is bereikt en over de daarbij ingezette middelen welke resources zijn er verbruikt. Voor dit soort gestructureerde gegevens (o.a. geldstromen) is momenteel geen plaats in RGBZ; ze zijn wel vast te leggen in documenten die in een zaakdossier belanden, maar daarmee zijn ze niet / moeilijk toegankelijk voor geautomatiseerde bewerkingen. Pagina 19 van 24

20 9.4 Aanbevelingen Werk ZGW als leidend principe binnen het sociale domein uit en onderzoek de toepasbaarheid van nieuwe concepten als adaptive casemanagement Onderzoek of de Gemma ZTC 2.0 is uit te breiden met processen voor het sociaal domein Hanteer en hergebruik standaarden voor gegevensuitwisseling en registraties Ontwerp een model voor het gestructureerd vastleggen van gegevens ten behoeve van KPI s zowel voor de financiële - als de beleidsverantwoording Haak nauw aan bij de ontwikkeling op dit terrein bij VNG, KING en de Ministeries. Pagina 20 van 24

21 10. Samenwerken aan de informatiekundige opgave In de voorgaande hoofdstukken is weergegeven welke stappen er gezet moeten worden om tot een goede informatievoorziening in het sociaal domein te komen. Gemeenten hebben samenwerking nodig, omdat voor elke gemeente de opgave individueel te groot is. We moeten samenwerken met andere organisaties om een goed resultaat te behalen. En dat binnen de gemeente, op lokaal, regionaal, provinciaal en landelijk niveau. Een aantal samenwerkingsverbanden is in de afgelopen maanden al gevormd en van belang voor de informatiekundige ontwikkeling. Gemeenten intern: Een belangrijk samenwerkingsverband is de samenhang met de inhoudelijke beleidsvelden van de WMO/AWBZ, Jeugdzorg, participatiewet, maar ook bijv. het Veiligheidshuis en de Veiligheidsregio. Zonder het koppelen van inhoudelijke kennis aan informatiekundige kennis had dit document niet geschreven kunnen worden. Voor de komende jaren blijft het belangrijk om een goede verbinding tussen vakinhoud en informatiemanagement te houden, om de juiste stappen voorwaarts te kunnen zetten. Lokaal: De samenwerking met strategisch belangrijke lokale partners is ook op het terrein van de informatievoorziening van belang. Dit moet de komende tijd nog meer vorm gaan krijgen. Organisaties in het sociaal domein moeten mee in de ontwikkeling om informatie en kennis te delen. De Zorgkantoren zijn belangrijke partnera op dit gebied om samen verder te kijken naar de samenwerking op het terrein van de informatievoorziening. Regionaal: Binnen de regio Twente trekken de 14 gemeenten op het gebied van de decentralisaties nauw met elkaar op. Diverse werkgroepen zijn gevormd, o.a. op het gebied van Feiten en Cijfers Jeugdzorg, beleidsinformatie e.d. Rond de Informatiekundige Opgave zijn al diverse gesprekken gevoerd met bestuurders en ambtelijk coördinatoren. Provinciaal: De Provincie is verantwoordelijk voor een goede overdracht van de Jeugdzorg naar de gemeenten. De Provincie Overijssel heeft vanuit het team Jeugd aangegeven de informatiekundige opgave over het gehele sociaal domein een belangrijk onderwerp te vinden. En wil daar graag op provinciaal niveau samen optrekken. Landelijk: Landelijk is er een aantal gremia waar gemeenten actief worden vertegenwoordigd: - Samenwerking met KING en VNG rondom de Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein. - Project Beleidsinformatie Jeugd van Ministerie Veiligheid & Justitie: enkele gemeenten zijn vertegenwoordigd vanuit beleid en Informatiemanagement in de werkgroep. - Stedenlink, Digitale Stedenagenda. - Verder worden gemeenten regelmatig vanuit ministeries gevraagd om mee te denken en mee te werken aan de diverse opgaven onder andere op informatiekundig gebied. Dimpact/GovUnited De gemeente Enschede is lid van de vereniging Dimpact, samen met ruim 30 andere gemeenten. Een ander samenwerkingsverband is GovUnited. Dimpact en GovUnited leveren componenten die een belangrijke rol kunnen vervullen in de informatievoorziening van gemeenten. Daarnaast beschikken Dimpact/GovUnited over kennis en deskundigheid op het gebied van standaarden, architectuur etc. Beiden zijn in de Verkenning van KING een belangrijke partner. Vanuit die optiek worden ze actief betrokken bij bijv. de verdieping van het programma van eisen voor een informatieplatform. Pagina 21 van 24

22 Kennispark en bedrijfsleven Al eerder is aangegeven dat de informatiekundige opgave te groot is voor een enkele gemeente alleen. Naast eerder genoemde partners is het bedrijfsleven nodig om deze opgave mede aan te pakken. Diverse leveranciers van IT-systemen staan klaar om in gemeenten aan de slag te gaan en zijn ook bereid om te investeren. En daar komen dan vraagstukken als launching customership, IT-proeftuinontwikkeling vs aanbesteding bij om de hoek kijken. Vanuit de gemeente Enschede wordt onderzocht hoe op de informatiekundige opgave het bedrijfsleven nauw betrokken kan worden om zodoende gebruik te kunnen maken van ideeën, kennis en kunde. Pagina 22 van 24

23 11. Conclusies Op basis van de vorige paragrafen is een aantal conclusies te trekken: - De informatiekundige opgave is groot en complex door: o De veelheid aan partners op lokaal, regionaal, provinciaal en landelijk niveau. o De veelheid en complexiteit aan informatie, standaarden, definitieverschillen etc. o Het feit dat wetgeving nog geen feit is. o Het vraagstuk van bevorderen burgerkracht, relatie overheid en samenleving en digitale toepassingen binnen dit terrein. - Er zijn diverse samenwerkingsverbanden waar gemeenten in vertegenwoordigd zijn: regionaal, Dimpact, GovUnited, binnen de Verkenning met KING, etc. Dit maakt dat de balans tussen snelheid vs zorgvuldigheid en samenwerking vs uitvoeringskracht goed bewaakt moet worden. - De informatiekundige opgave moet in brokken geknipt worden die apart, maar wel in onderlinge samenhang opgepakt moeten worden. Aanbeveling: Vanuit het programma Dienstverlening van de gemeente Enschede wordt geadviseerd: In te zetten op versterking van de huidige inzet op de informatiekundige ontwikkeling. En dan met name op het gebied van het verbinden van de verschillende initiatieven die er op dit gebied zijn, het uitwerken van de informatiekundige opgave, het sturen op samenwerken met de business op tactisch en uitvoerend niveau. Extra middelen zien te vinden voor deze versterking op zowel lokaal, regionaal als landelijk niveau, omdat deze middelen bij gemeenten niet beschikbaar zijn. Versterking te realiseren op het onderwerp Versterking Burgerkracht en de rol van digitale toepassingen daarin, gerelateerd aan het programma Zorg & ICT. Pagina 23 van 24

24 Bijlage 1: Zelfredzaamheidsmatrix Pagina 24 van 24