Werkt in de Recreatiebranche. Nieuwsbrief Consultancy Herfst Editie. Bel voor meer informatie: +31 (0)

Transcriptie

1 Nieuwsbrief Consultancy Herfst Editie 1 Uitbreiding functionaliteit E-Portal 2 Procedure Jaarplaats / seizoensplaats facturering 9 Stap 1: Onderhoud automatische verlenging 9 Stap 2: Automatisch verlengen 10 Energie facturering 12 Veldlijst meterstanden 12 Bulkverwerking meterstanden 12 Lijst meterstanden 13 Facturering meterstanden 13 Tips en Trucs 16 Vragen over inloggen, afsluiten enz. 17 Werkt in de Recreatiebranche Bel voor meer informatie: +31 (0)

2 Uitbreiding functionaliteit E-Portal Om onze servicedesk verder te optimaliseren openen wij onze vernieuwde E-Portal. Via deze Portal kunt u uw vragen on-line aan onze servicedesk stellen en kunt u de antwoorden op veel gestelde vragen direct vinden. Uw voordelen: 1.U kunt direct oplossingen van uw vragen vinden en hoeft dus niet meer te wachten op antwoorden van onze servicedesk. 2.U kunt direct meldingen on-line registreren en hoeft niet meer te bellen of te en naar AICN. 3.U kunt de status van uw meldingen volgen. 4.U kunt uw historische meldingen inzien. 5.Uw E-portal meldingen worden met voorrang behandeld. De Werking van AICN Portal In het beheermenu klikt u op Aicn E-Portal. Inloggen Het volgende scherm wordt via uw internetbrowser opgestart. U heeft van ons al eerder een SLA Number (login naam) en een wachtwoord ontvangen. (Als u nog geen inloggegevens heeft, kunt u contact met ons opnemen). LET OP!! zorg ervoor dat u Pop-ups op ok heeft staan. 2

3 Uw meldingen U ziet nu direct uw openstaande service meldingen (standaard staat het vinkje bij Onvolledig aan). U kunt deze bekijken door dubbel te klikken en eventueel de status checken. Indien u uw historische meldingen wilt inzien vinkt u het veld Uitgevoerd aan. 3

4 Antwoord op veel gestelde vragen Boven in het scherm kunt u kiezen voor F.A.Q. Indien u dit aanklikt komt u in het onderstaande scherm. U kunt bij omschrijving een zoekwoord ingeven. Zet een % teken voor het zoekwoord en sluit af met de [Enter]-toets. U ziet nu de resultaten, en kunt klikken op het antwoord. Indien er bij het antwoord staat dat er een dossier is toegevoegd, klikt u op Dossiers in het linker menu. Dit dossier kunt u dan openen voor eventuele extra informatie. Indien uw vraag of antwoord er niet bij staat, klikt u weer op Meldingen en gaat u terug naar het Meldingenscherm. 4

5 Via de knop Nieuw kunt u een nieuwe melding aanmaken. Het bovenste scherm kunt u als volgt invullen: Voer de volgende gegevens in voor een vlotte afhandeling van de melding: Type Hier kunt u aangeven of het een melding voor de servicedesk (software) of de technische dienst (hardware, netwerk enz.) is. Standaard staat servicedesk geselecteerd. Prioriteit Geef uw melding de gewenste prioriteit. De prioriteit Kan niet verder mag alleen worden gebruikt als het probleem zodanig ernstig is dat niemand meer kan werken. Omschrijving Vul een korte maar duidelijke probleemomschrijving in. Notities In dit veld geeft u een uitgebreide beschrijving van uw vraag of probleem. Denk hierbij aan de volgende punten: In welk programma doet het probleem zich voor? Bij welke boekingen? Bij welke gasten? (naam, adres, woonplaats) Bij welke periode, objecttype en locatie? 5

6 Hierbij moeten in ieder geval ook de volgende zaken worden vermeld: Indien u een foutmelding heeft, noteert u dan de foutmelding volledig (voeg desnoods een schermafdruk toe als document) Geef aan in welke programma het probleem zich voordoet of welke selecties u heeft aangegeven Wat heeft u zelf al gedaan om het probleem op te lossen Als u gereed bent klikt u op Opslaan. Vervolgens wordt de melding direct in ons systeem geregistreerd. Via Meldingen kunt u dan de status volgen. 6

7 Nieuwe melding met het toevoegen van een document Indien u een document wilt meezenden, klikt u na het opslaan op Dossiers in het linker menu. Dan klikt op u op de button Nieuw. 7

8 Vervolgens komt u weer terug bij uw melding en klikt u op Bestandsnaam. In het daarna volgende scherm kunt u een document toevoegen. Klik tenslotte op Submit. Het document is nu toegevoegd, als laatste handelt u de melding af door nogmaals op Opslaan te klikken. Indien u weer op Dossiers klikt ziet u uw document. 8

9 Procedure Jaarplaats / seizoensplaats facturering Er zijn verschillende manieren waarop u de jaarplaats facturen kunt maken voor Eén daarvan is het automatisch verlengen van alle jaarplaatsen en/of seizoensplaatsen. Zorg er in alle gevallen voor dat de nieuwe tarieven goed in het systeem staan (Zie de procedure Aanmaken nieuw boekjaar in de handleiding). In deze nieuwsbrief lichten wij de volgende methode toe: Jaarplaats verlenging. Geen energie. Geen voorschotten. De andere 2 mogelijkheden zijn: Jaarplaats verlenging in combinatie met het energieverbruik voorgaand jaar zonder voorschotten. Jaarplaats verlenging in combinatie met het energieverbruik voorgaan jaar met voorschotten komend volgend jaar. Uitleg over andere combinaties vindt u in de handleiding. Let op Tijdens het uitvoeren van de programma s in Eurecrea, wordt u er meermaals op geattendeerd om een back-up te maken. Mocht er tijdens de verwerking iets mis gaan, dan valt het terugzetten van de back-up onder het onderhoudscontract. Als u geen back-up heeft gemaakt, dan zullen we de tijd die het vergt om tot een oplossing te komen, op basis van nacalculatie aan u doorberekenen. Stap 1: Onderhoud Automatische verlenging Zorg er als eerste voor dat bij de objecttype(s) waarvan u de boekingen wilt verlengen naar 2011, in programma Onderhoud Objecttypen de rubriek voor 'Autom.verlengen' op [J] staat en daarnaast dienen de gasten de status 'aangekomen' of 'vertrokken' te hebben. Dit kunt u bijvoorbeeld controleren in het planbord. Selecteer vervolgens in hoofdmenu Boekingen het programma Automatische Verlenging en daarna het programma Onderhoud Autom. Verlenging. Selecteer het gewenste objecttype en vervolgens de gasten waarvan u de boeking wilt verlengen naar volgend jaar. Bij de gasten die u wilt verlengen drukt u op [TAB] [J] [TAB]of [N] indien verlenging niet gewenst is. Met [annuleren] kunt u het programma beëindigen. Let op: voordat u gaat verlengen adviseren wij u dringend een back-up te maken. 9

10 Stap 2: Automatisch verlengen Nadat u stap 1 heeft doorlopen gaat u naar het programma Automatisch Verlengen. Het bovenstaande scherm kunt u als volgt invullen: Objecttype Oude boekingen Nieuwe boekingen Facturen nu afdrukken J/N [F2] voor raadplegen begindatum oude boeking einddatum oude boekingen begindatum nieuwe boeking einddatum nieuwe boekingen [N]: Nu geen factuur afdrukken (meestal zal er alleen N worden gekozen als er later een combinatienota met de energie wordt afgedrukt. [J]: Nu factuur afdrukken Let op: Als een gast in het vorige jaar gebruik heeft gemaakt van Automatische Incasso, wordt de nieuwe boeking ook op Automatische Incasso ingesteld. Alleen bij de oude boeking behorende locaties worden in de nieuwe periode geboekt. Het aantal personen en de namen van medegasten wordt overgenomen. Afwijkende betalingsregelingen kunnen overgenomen worden van vorig jaar. Dit kunt u instellen in het menu Beheer, Eurecrea Instellingen-Eurecrea Boekingsprogramma, onderdeel Deelbetalingen jaar- en seizoenplaatsen. Rekenregels die bij het objecttype zijn opgenomen en op automatisch berekenen [J] staan, worden automatisch toegevoegd. Als u ze niet meer wilt factureren, moeten deze rekenregels bij 'onderhoud objecttypen' met [F7] of door het aanklikken van 'Verwijderen' op de knoppenbalk worden verwijderd. Rekenregels die op automatisch [N] staan, worden alleen toegevoegd als ze al op de oude boeking stonden. Wilt u ze toch op op alle facturen mee laten berekenen, dan moet de rekenregel als automatisch [J] worden opgenomen. 10

11 Overige situaties die niet met bovenstaande handelingen kunnen worden opgelost, dienen handmatig worden aangepast. U doet dit, door in het Verlengingsprogramma te kiezen voor de optie 'semi-automatisch'. Deze vraag komt automatisch in het scherm als alle overige rubrieken zijn ingevuld. Het programma stopt dan bij elke boeking in het rekenregelscherm. U kunt dan nog rekenregels wijzigen, toevoegen of verwijderen. Wilt u dit niet, selecteer dan 'AKKOORD' of de knop 'End' op de knoppenbalk om het programma naar de volgende boeking te laten gaan. Als u na verloop van tijd toch weer automatisch wilt factureren, drukt u op [F9] waarna de vraag wordt gesteld of u verder wilt werken in de 'automatische' mode. U kunt ook voor 'automatisch' kiezen en dan later (via het boekingsprogramma) de eventuele wijzigingen uitvoeren waarna u kiest voor factureren. Het voordeel daarvan is dat u niet bij het programma hoeft te blijven tijdens de verwerking. Met [CTRL] + [G] kunt u het programma in elke fase afbreken. (Indien dit in de semiautomatische mode gebeurt, moet vervolgens 'AKKOORD' of 'End' op de knoppenbalk worden geselecteerd). De lopende boeking wordt dan afgemaakt en er wordt gevraagd of u wilt stoppen. Later kunt u het programma dan weer opstarten vanaf de onderbroken fase, het vervolgt dan met de nog af te handelen boekingen en zal niets dubbel afdrukken. 11

12 Energiefacturering Het energieverbruik kan ook weer op meerdere manieren in rekening worden gebracht. De methode die in deze nieuwsbrief aan de orde komt is: Losse energiefactuur. 1 of meerdere keren per jaar. Geen voorschotten. De andere 2 opties zijn: In combinatie met de jaarplaats factuur zonder voorschotten. In combinatie met de jaarplaats factuur met voorschotten. Uitleg over deze combinaties vindt u in de handleiding. In het hoofdmenu Boeking vindt u het programma Energie. Hieronder vallen een aantal programma s: 1. Veldlijst meterstanden. 2. Bulkverwerking meterstanden. 3. Lijst meterstanden. 4. Facturering meterstanden. 1. Veldlijst meterstanden Deze lijst drukt de beginstanden af en biedt wat extra ruimte om de eindstanden in te vullen. De beginstanden zijn de eindstanden van vorig jaar. Daarom is deze lijst geschikt om mee te nemen op het terrein als de standen worden genoteerd. Tevens kunt u aangeven voor welke meter(s) u de meterstanden wilt afdrukken. Voor het afdrukken van de veldlijst meterstanden kan er als volgt worden geselecteerd: Er kunnen maximaal 5 meters aanwezig zijn. Deze moeten zijn aangemaakt in het programma Onderhoud Filialen. 2. Bulkverwerking meterstanden. Met dit programma kunt u per locatie de eindstanden van meters als bijv. elektra, water en gas invoeren, zodat deze kunnen worden gefactureerd. Na het starten van het programma kunt u per metersoort bepalen of u deze wilt ingeven en vervolgens kunt u het objecttype selecteren. Hierna verschijnt een locatiescherm waarin eventueel met [F6] (of aanklikken van 'Zoeken' op knoppenbalk) naar de gewenste locatie kan worden gezocht. 12.

13 De eindstand kan worden ingegeven. Met [Shift -Tab] kan de beginstand worden gewijzigd. Het bovenstaande scherm kunt u als volgt invullen: Meters Objecttype Locatie Eindstand Kies [J] bij de meters die worden ingevuld. In het filialenbestand zijn er maximaal vijf te definiëren. Het objecttype waarvoor u de meterstanden wilt ingeven. Kies in het nu volgende scherm voor de betreffende locatie. Met [F6] kan er worden gezocht. Geef de eindstand van de meter in. Met [Shift-Tab] kunt u teruggaan naar de beginstand om deze eventueel te wijzigen. De ingegeven standen kunnen worden afgedrukt op de Lijst meterstanden. 3. Lijst meterstanden. Deze lijst werk hetzelfde als de Veldlijst Meterstanden, alleen worden er op deze lijst de beginen eindstanden van de geselecteerde locaties en meters afgedrukt die u zojuist hebt ingevoerd bij de bulkwerking. Dit is dus eigenlijk een controlelijst. 4. Facturering meterstanden Let op: voordat u gaat factureren adviseren wij u dringend een back-up te maken. Met dit programma kunt u meter / energie facturen maken voor het geselecteerde objecttype. Nadat bij Bulkverwerking de meterstanden zijn ingeven, is het nu mogelijk om deze automatisch te factureren. De energiefactuur kan ook met de reservering voor het nieuwe jaar (progr. Automatische facturering) worden gecombineerd. Zie in de handleiding de procedure Verlengen jaarplaatsen met gecombineerde energiefactuur voor de werkwijze bij gecombineerd factureren. 13

14 Het volgende moet al in de bestanden zijn ingevuld: Het gewenste formulier dient u in te vullen bij het objecttype (programma Onderhoud Objecttypen). In het veldje formulieren staat een J. Selecteer dit veld met F3/Wijzigen en bekijk welke formulieren zijn ingesteld. Vervolgens stelt u eventueel bij het veld 'energienota het gewenste formulier in. De deelbetaling die u op de factuur wilt laten afdrukken, kunt u aangeven bij 'deelbet.dir.fak' (Onderhoud Objecttypen). Het is noodzakelijk dat er per meter (gas/water/elektra) een rekenregel wordt aangemaakt. Deze rekenregel heeft als rekenafloop 'meter', waarin de prijs per verbruikseenheid (stuks) is opgenomen en bij 'verwijzing' de juiste meter uit het filiaal is ingevuld. Met [F2] of het aanklikken van 'F2' op knoppenbalk kunt u deze meters raadplegen. De rekenregel moet bij Onderhoud Objecttypen zijn opgenomen als 'niet automatisch'. Het daadwerkelijke factureren gaat als volgt: Rubrieken: Objecttype Factuurregels meterstanden aanmaken J/N Afrekenperiode Factuurregels voor boeking volgend jaar Factuurregels voorschotten aanmaken J/N Voorschotperiode Afdrukken L/C/N Meter 1-5 Voorschot 1-5 [F2] voor raadplegen en selectie Meterstanden factureren = J, doorgaan met voorschotten = N Periode waarover meterstanden moeten worden afgerekend Combineren met nieuwe jaarplaatsfactuur = J, apart factureren = N J = voorschotten factureren, N = geen voorschotten factureren Periode waarvoor het voorschot moet worden berekend. L=Los, C=Combinatienota jaarplaatsfactuur+energie, N=Niet afdrukken J ingeven als meter moet worden gefactureerd J ingeven als voorschot moet worden gefactureerd 14

15 De vraag of u automatisch, semi-automatisch of niet wilt verwerken wordt daarna geprojecteerd. Als u voor semi-automatisch kiest, stopt het programma bij elke gast in het rekenregelscherm. Hier kunt u dan nog wijzigen, toevoegen of verwijderen. Met 'AKKOORD' of door het aanklikken van 'End' op de knoppenbalk keurt u dit scherm goed waarna het programma verder gaat met de volgende gast. Als u na verloop van tijd toch weer automatisch wilt factureren, drukt u op [F9] waarna de vraag wordt gesteld of u verder wilt werken in de 'automatische' mode. Met [CTRL] + [G] kunt u het programma in elke fase afbreken. Als u dit in de semiautomatische mode doet, dient u vervolgens 'AKKOORD' of 'End' op de knoppenbalk te selecteren. De lopende boeking wordt dan afgemaakt en er wordt gevraagd of u wilt stoppen. Later kunt u het programma dan weer opstarten vanaf de onderbroken fase, het vervolgt dan met de nog af te handelen boekingen en zal niets dubbel afdrukken. 15

16 Tips en Trucs Als u met uw rechtermuisknop op een programmaregel uit Eurecrea GX klikt, komt u direct in de handleiding van dat programma terecht. Als u in het programma Onderhoud-Financieel-Administratie de laagst te boeken periode op bijv zet, ziet u in een aantal programma s (waaronder Onderhoud Arrangementen en Contracten Reisbureaus) geen regels staan die voor die betreffende periode vallen. Oftewel: u ziet alleen de regels die betrekking hebben op Dit houdt het allemaal veel overzichtelijker. Als virtueel boeken, om wat voor reden dan ook, niet actief is, ontvangt u op elke werkplek een bericht. Via het online beheermenu kunt u in zo n geval ook een e- mail of een SMS laten versturen (Internet-Onderhoud-Internet beheer, keuze telefoonnr/ als virtueel boeken down is. Om virtueel boeken weer te activeren controleert u op uw server (of andere computer waarop virtueel boeken normaal gesproken draait) of de AICN GX service nog actief is en of het programma Internet-Virtueel Boeken is gestart. Start deze twee programma s eventueel opnieuw om Virtueel Boeken weer te activeren. Sinds enige tijd kan onze servicedesk bij u inloggen via het programma Teamviewer. Dit is een uiterst gebruikersvriendelijke en veilige manier om online support te kunnen verlenen. U kunt ons op iedere computer laten meekijken door op in de knoppenbalk te klikken en ons het ID nummer en wachtwoord door te geven. U kunt Teamviewer ook activeren door op rechts onderin op AICN Support te klikken. 16

17 Vragen over inloggen, afsluiten, enz. Veel servicedesk vragen gaan over het niet kunnen inloggen of afsluiten van Eurecrea GX. Vaak kunt u dit zelf oplossen als u onderstaande tips gebruikt: Over het algemeen zij er 2 oorzaken: 1. Op de achtergrond is een programma blijven 'hangen'. 2. Uw inlogcode moet gereset worden. 1.Kijk of een programma in de achtergrond hangt Zorg dat iedereen, die is ingelogd in Eurecrea GX, alle programma's afsluit en in het hoofdmenu van Eurecrea komt te staan. Vergeet het kassaprogramma niet. Ga in het menu Beheer naar het programma Taakoverzicht en controleer of er nog een programma actief is (dit zou niet meer mogen, want iedereen heeft zijn programma's afgesloten) De naam van het programma staan onder de kolom Omschrijving. Is dit het geval kunt u het programma afsluiten met [Verwijderen] of [F7] 2. Inlogcode resetten Ga naar een andere werkplek. Voer vanuit het Eurecrea GX hoofdmenu de volgende handelingen uit: Druk op F1 [Opdracht] Geef in het vak 'Command' de volgende tekst in: $STATUS. Klik op OK. Er verschijnt een lijst van gebruikers die volgens Eurecrea GX ingelogd zouden moeten zijn. In linker kolom staat het computernummer met daarnaast de gebruikersnaam. Onderin het scherm staat '$47 task control' (indien $47 niet zichtbaar is op de onderste regel druk dan 1x op de [Enter] toets) Geef de opdracht 'RES' in en druk 1x op de [Enter] toets Bij het veld 'User' geeft u het computernummer in dat vóór de inlogcode staat van diegene die niet kon opstarten en druk weer 1x op de [Enter] toets 17

18 De verbinding wordt gereset. U kunt het programma status' afsluiten door op ESC te drukken. U kunt met de betreffende inlogcode nu weer inloggen en werken. Het kan zijn dat op de betreffende computer hierna toch nog het openingsscherm van Eurecrea GX staat. Dit zult u dan met Windows Taakbeheer moeten afsluiten: Klik met de rechtermuisknop op de Windows taakbalk (onderin het scherm) of druk 1x op CTRL-ALT-DEL Kies voor Taakbeheer (of Task Control of Taakoverzicht) Klik op EURGXM P... en daarna op Taak Beëindigen (het kan zijn dat dit een paar keer achter elkaar moet gebeuren). Als er meer regels met EURGXM staan, moeten ze allemaal worden afgesloten. Daarna kan er opnieuw worden ingelogd. Eventueel moet deze computer helemaal opnieuw worden opgestart. 18

19 3. Ik kan niet inloggen Dit wordt meestal veroorzaakt doordat er al iemand anders met dezelfde code is ingelogd. Gebruik dan een andere gebruikerscode. Het kan ook zijn dat er al iemand anders gebruik maakt van de werkpleknaam. Bij het starten van Eurecrea GX staat er altijd een werkpleknaam in beeld. Het is niet mogelijk dat dezelfde werkpleknaam op meerdere computers wordt gebruikt. Kies een andere werkplek door op het pulldown menu achter de werkpleknaam te klikken. Let op: het aantal beschikbare werkplekken is afhankelijk van de licentie. Als dit alles niet wil helpen moet Eurecrea GX op de server helemaal worden afgesloten (dus ook de global systemmanager) en opnieuw worden gestart. Mochten er vragen / opmerkingen zijn. Of wilt u dat wij, in de volgende nieuwsbrief, een bepaald onderwerp behandelen, dan kunt u mailen naar marijke@aicn.nl Met vriendelijke groet, AICN, Consultants Bregje van Bommel Elleke Otten Marijke Bolderman Michel Leliveld 19