KETEN INFORMATIEVOORZIENING SOCIAAL DOMEIN (ISD)

Transcriptie

1 KETEN INFORMATIEVOORZIENING SOCIAAL DOMEIN (ISD) Structureel Beheer ISD is een programma van de VNG dat wordt uitgevoerd in samenwerking met KING

2 Opgesteld door Datum Versie VNG/KING 3 mei

3 Inhoud 1 De ISD-keten Inleiding Kenmerken van een keten Valkuilen van een keten Kenmerken ISD- keten Doelstelling Infrastructuur Gegevensuitwisseling Partijen in de keten Definitie ISD- keten 6 2 Structureel beheer van de ISD-keten Inleiding Ketenmanagement Service ontwikkeling Service transitie Servicemanagement 9 3 Planning Inleiding Fase 1: Detaillering Fase 2: Inrichting Fase 3: Overdracht 10 4 Kosten, uitgangspunten en risico s Inleiding Overzicht kosten Uitgangspunten Risico s 13 3

4 1 De ISD-keten 1.1 Inleiding Om de taken in het sociaal domein goed uit te kunnen voeren moeten alle gemeenten hun administratie en informatievoorziening op orde hebben. Ook de informatieverstrekking aan de inwoners en de bescherming van hun privacy moeten goed geregeld zijn. Gezien de vele relaties met aanbieders en uitvoeringsorganen is de gemeentelijke informatievoorziening in het sociaal domein complex. In de Buitengewone Algemene Ledenvergadering van november 2013 hebben de gemeenten daarom ingestemd met de start van het programma Verkenning Informatievoorziening Sociaal Domein (VISD). Vanuit dit programma is in 2014 gewerkt aan het standaardiseren van de informatie uitwisseling tussen gemeenten en organisaties in het sociaal domein. Dit verlaagt de administratieve lasten voor gemeenten en is kosten- efficiënt. Voor de Wmo en Jeugd- GGZ/AWBZ zijn standaarden gedefinieerd zodat het verwijzen van cliënten door gemeenten naar aanbieders van maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg geautomatiseerd kan verlopen. Deze aanbieders kunnen op hun beurt voor de ontvangen toewijzingen declaraties via berichten indienen bij gemeenten. Om de informatie uitwisseling op een efficiënte en gestructureerde manier te laten verlopen, is verder gewerkt aan de realisatie van een Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGk) als verbindende schakel tussen gemeenten en duizenden gecontracteerde instellingen. Per 2 januari 2015 is de infrastructuur gerealiseerd waarover gemeenten gegevens kunnen uitwisselen met aanbieders (hierna genoemd de ISD- keten) en kent het VISD- programma een vervolg onder de naam ISD 2.0. In maart 2015 is deze infrastructuur verder uitgebreid zodat ook samenwerkingsverbanden van gemeenten hierop kunnen aansluiten. In dit document wordt ingegaan op het belang van de ISD- keten, de overdracht van beheeractiviteiten vanuit het programma ISD in 2015, het structureel beheer en daarmee het in stand houden van de keten in de periode , de planning voor de inrichting en implementatie en de kosten voor dit structurele beheer. 1.2 Kenmerken van een keten De ISD- keten is een netwerk van autonome organisaties die afhankelijk zijn van elkaar bij het tot stand brengen van gegevensuitwisseling. Een belangrijk kenmerk van een keten is het ontbreken van een (eenduidige of formele) hiërarchie. De ene schakel in een keten kan wel invloed uitoefenen op de volgende maar dit tot op zekere hoogte. De keten kent geen centraal gezag maar juist een schakeling of koppeling van afhankelijkheden. 1.3 Valkuilen van een keten Een keten is zo sterk als de zwakste schakel. Het goed functioneren van de keten staat of valt met de samenwerking tussen de verschillende partijen waarbij elke partij verantwoordelijk is voor het functioneren van haar eigen schakel in de keten. 4

5 Bij de realisatie en optimalisatie van een keten is het daarom belangrijk om afspraken te maken over de ketenbrede verantwoordelijkheid, de coördinatie en de gemeenschappelijke richtlijnen ten aanzien van de processen, gegevensuitwisseling, standaarden en infrastructuur. Bij het ontbreken hiervan kunnen problemen optreden zoals een slechte aansluiting op het werkproces, functionele/technische inconsistenties, releases die niet op elkaar zijn afgestemd, netwerkconflicten en onvolledige of niet juiste gegevensoverdracht. 1.4 Kenmerken ISD-keten Doelstelling Het doel van ISD 2.0 is het ondersteunen van gemeenten bij de realisatie van een werkende informatievoorziening in de ISD- keten. Hiervoor is een gemeenschappelijke infrastructuur gerealiseerd waarover gegevensuitwisseling kan plaatsvinden die gericht is op het faciliteren en vereenvoudigen van de uitvoeringstaken van gemeenten in het sociaal domein. Op 2 januari 2015 is deze infrastructuur live gegaan waarmee digitale gegevensuitwisseling tussen gemeenten en organisaties binnen het sociaal domein mogelijk is Infrastructuur Gemeenten communiceerden voor de introductie van de gemeenschappelijke infrastructuur ieder op eigen wijze met hun aanbieders: via post, fax, mail en soms met een eigen digitale oplossing. De infrastructuur in de ISD- keten maakt het mogelijk dat gemeenten, aanbieders en andere organisaties elk maar op één knooppunt hoeven aan te sluiten en dat de berichten foutloos worden verzonden en ontvangen. Deze infrastructuur moet schaalbaar, betrouwbaar en veilig zijn Gegevensuitwisseling Gemeenten hebben op 18 juni 2014 tijdens de Algemene Ledenvergadering van de VNG een resolutie aangenomen over standaardisatie administratieve processen in het sociaal domein 1 waarbij het volgende is geconstateerd: 1. Standaardisatie van enkele administratieve processen kan leiden tot een forse verlaging van de administratieve lasten voor gemeenten, hulpverleners, zorgaanbieders en inwoners waardoor meer geld overblijft voor de zorg; 2. Het ontbreken van standaarden voor administratieve processen in het sociaal domein brengt mogelijk grote risico s met zich mee voor de continuïteit van de zorg en de efficiënte samenwerking met zorgaanbieders en andere ketenpartners; 3. Een gezamenlijke en landelijke aanpak leidt tot kostenreductie en versnelling. Om de gegevensuitwisseling tussen gemeente en aanbieder digitaal te laten verlopen zijn in 2014 berichtstandaarden ontwikkeld (iwmo en ijw) die zijn afgestemd op bestaande standaarden in het zorgdomein _integrale- pdf- alv- woensdag- 18- juni pdf, hoofdstuk 3, bladzijde 24 5

6 De infrastructuur en de standaarden zorgen samen voor een snelle, foutloze, beschermde en eenduidige uitwisseling van gegevens over cliënten. Deze digitale uitwisseling scheelt administratieve lasten en dus uitvoeringskosten. De standaard biedt daarbij ook de flexibiliteit om van aanbieder te wisselen. En omgekeerd geeft het aanbieders de flexibiliteit om met meerdere gemeenten contracten aan te gaan zonder extra investeringen in ICT en administratie Partijen in de keten Bij de realisatie van de infrastructuur en de gegevensuitwisseling wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande infrastructuren, voorzieningen, netwerken en initiatieven. De gegevensuitwisseling binnen de ISD- keten is ondersteunend aan het proces tussen burger, gemeente, aanbieders en andere organisaties in de keten. De laatste drie maken afspraken met elkaar over de gewenste dienstverlening en wanneer zij vervolgens zijn aangesloten op de infrastructuur van de ISD- keten kunnen gegevens worden uitgewisseld. Binnen de ISD- keten worden twee verschillende partijen onderscheiden: 1. Ketenpartners: deze zijn in principe gelijkwaardig en zorgen voor eigen financiering; 2. Ondersteunende partners: deze worden gefinancierd en kennen een eigen opdrachtgever. De ketenpartners in de ISD- keten zijn in maart 2015 gemeenten, Rijksdienst voor Identiteitsgegevens voor het woonplaatsbeginsel (RvIG), Centrum indicatiestelling zorg (CIZ) voor de wlz- indicatie en aanbieders. In de loop van 2015 komen hier naar verwachting nog bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB) voor het PGB trekkingsrecht, het Centraal Administratiekantoor (CAK) voor de eigen bijdrage en het Centraal Bureau voor de Statistiek voor aansluiting op de gemeentelijke beleidsmonitor. De ondersteunende partners zijn de twee gegevensknooppunten - Inlichtingenbureau (IB) voor de gemeenten en VECOZO voor de aanbieders - en de beheerders van de standaarden Vektis (declaraties) en Zorginstituut Nederland. Het Inlichtingenbureau en VECOZO zijn weer met elkaar verbonden via het netwerk van RINIS waar ook (toekomstige) ketenpartners op aansluiten. Opdrachtgevers binnen de keten zijn de VNG en de betrokken ministeries BZK, VWS en SZW. Gemeenten, samenwerkingsverbanden van gemeenten en aanbieders sluiten een bewerkersovereenkomst af met de twee knooppunten en hun softwareleveranciers zorgen voor de fysieke connectie en vertaling van de gegevensuitwisseling in de back- office systemen. 1.5 Definitie ISD-keten In onderstaand plaatje staat de ISD- keten met de bijbehorende partijen. De ISD- keten omvat dus: De aansluiting van gemeenten op het GGk bij het Inlichtingenbureau inclusief ondersteunen van softwareleveranciers bij de aansluiting (connectie); De aansluiting van het gegevensknooppunt bij VECOZO via het netwerk van RINIS op het GGk waarmee tevens de aanbieders zijn aangesloten; 6

7 De aansluiting van overige ketenpartners (BPR, CiZ, SVB, CAK, CBS) op het GGk via het netwerk van RINIS; Het versturen van berichten tussen gemeenten en aanbieders; Het versturen van berichten tussen gemeenten en de overige ketenpartners; De controle van de berichten op het technisch voldoen aan de standaarden en op correcte adressering; Het verduidelijken en optimaliseren van het berichtenverkeer naar aanleiding van vragen, wensen en eisen van ketenpartijen. De volgende berichten kunnen per 31 maart 2015 worden verstuurd via de ISD- keten: WMO: WMO301 Wmo- Toewijzing, WMO302 Wmo- Toewijzing- Retour, WMO303 Wmo- Declaratie, WMO304 Wmo- Declaratie- Retour (gemeenten aanbieders); JW301 JW- Toewijzing, JW302 JW- Toewijzing- Retour, JW- 303 JW- Declaratie (van voor- heen AWBZ- aanbieders), JW- 304 JW- Declaratie- Retour, JW- 321 JW- Declaratie (van voorheen ZWN- aanbieders), JW- 322 JW- Declaratie- Retour (gemeenten aanbieders); Wlz- indicatie (gemeenten CiZ); Woonplaatsbeginsel (gemeenten RvIG). De volgende berichten kunnen naar verwachting in de loop van 2015 worden verstuurd via de ISD- keten: WMO: WMO305 Wmo- Aanvang- Ondersteuning, WMO306 Wmo- Aanvang- Ondersteuning- Retour, WMO307 Wmo- Beeindiging- Mutatie- Ondersteuning, WMO308 Wmo- Beeindiging- Mutatie- Ondersteuning- Retour SVB- Toekenningsbeschikking PGB SVB- Budgetafsluiting SVB- Signaal CAK- berichten worden nog nader benoemd. Onder de ISD- keten valt dus niet de verwerking van de berichten in de back- office bij een van de ketenpartners. Gemeenten (regie op samenwerking) Burger Aanbieders (zorg & ondersteuning) Inkoop afspraken Regie & coördinatie VNG/KING Gegevensuitwisseling ZiNL Vektis Infrastructuur IB RINIS VECOZO ICT-leveranciers (connectie en bericht) RvIG CiZ SVB CAK CBS ICT-leveranciers (connectie en bericht) 7

8 2 Structureel beheer van de ISD-keten 2.1 Inleiding Bij het inrichten van het beheer van de ISD- keten wordt momenteel dankbaar gebruik gemaakt van bestaande beheervoorzieningen bij de partijen in de keten en de kennis en menskracht binnen het programma ISD. Het beheer valt in 2015 nog onder het ISD- programma. Dit jaar (2015) wordt gebruikt om de bestaande beheerprocessen zoals deze nu gelden bij de verschillende ketenpartijen - in de hele keten goed op elkaar af te stemmen en waar nodig nieuwe beheerprocessen in te richten. Voorgesteld wordt om per 1 januari 2016 de activiteiten en producten die momenteel nog vanuit het programma worden ondersteund, over te dragen aan de verschillende ketenpartijen. Structureel beheer zoals omschreven in dit hoofdstuk gaat dus over het in standhouden en optimaliseren van gegevensuitwisseling binnen de ISD- keten in de periode Binnen het structureel beheer onderkennen we 4 hoofdgroepen van beheeractiviteiten: ketenmanagement, service ontwikkeling, service transitie en servicemanagement. Alle hoofdgroepen kennen weer hun eigen producten. In onderstaand plaatje staat het overzicht van structureel beheer. In de volgende paragrafen worden de verschillende hoofdgroepen nader toegelicht. Het ondersteunen van gemeenten bij de optimalisatie van een werkende informatievoorziening in de ISD-keten Uitvoeringstaken gemeenten, samenwerking zorgaanbieders Gemeenschappelijke taal: Referentiemodel, structuur, gegevenstypes, inhoud Gemeenschappelijke basisinfrastructuur: Betrouwbaar, schaalbaar en veilig Verrichten Inrichten Richten Het bepalen van de richting en managen externe ontwikkelingen Ketenverantwoordelijkheid. Het coördineren van de keten. Managen vraag ISD-keten en check op functionele consistentie. Het ontwikkelen en realiseren van nieuwe diensten Het optimaliseren van de bestaande dienstverlening. Releasemanagement, ketentesten, technische consistentie Het verzorgen van de berichtensttroom, Servicedesks, managen incidenten, etc. Ketenmanagement Service Ontwikkeling Service Transitie Servicemanagement Afspraken Producten Governance Monitoring Dashboard, leveranciers-& accountmanagement Producten door de hele keten Regie ketenberaad, tactisch/ operationeel overleg, keten CAB, standaarden groep Normenkader, keten SLA, overeenkomsten/contracten, DAP s, bewerkersovereenkomsten, aansluitvoorwaarden, etc. 8

9 2.2 Ketenmanagement Ketenmanagement is gericht op managen van ontwikkelingen buiten de keten en de optimalisatie van de samenwerking tussen de verschillende partijen in de keten. Hieronder vallen belangrijke activiteiten die gelden voor de hele keten als: 1. Regievoering (strategie, visie); 2. Financieel- & contractmanagement; 3. Service level management; 4. Governance; 5. Informatiebeveiligingsmanagement. 2.3 Service ontwikkeling Bij service ontwikkeling gaat het om het in kaart brengen van gewenste veranderingen die de dienstverlening aan met name gemeenten en aanbieders verbetert en het bepalen van de impact van deze veranderingen. De realisatie van grote veranderingen, zoals bij nieuwe diensten en veranderde Wet en regelgeving vindt in projectvorm plaats en hiervoor wordt additioneel budget aangevraagd. Belangrijke activiteiten zijn: 1. Managen van de vraag binnen de ISD- keten; 2. Standaarden management; 3. Leveranciersmanagement; 4. Accountmanagement. 2.4 Service transitie Het optimaliseren van de bestaande dienstverlening vindt plaats in service transitie. Service transitie vindt plaats bij elke partij en coördinatie over de hele keten is hierbij een vereiste. Belangrijke activiteiten zijn: 1. Releasemanagement; 2. Changemanagement; 3. Testmanagement; 4. Kennismanagement. 2.5 Servicemanagement Het in stand houden van de bestaande dienstverlening vindt plaats onder de noemer servicemanagement. Ook hier geldt dat dit plaats vindt bij de verschillende partijen. Over de hele keten zijn afspraken gemaakt zodat de dienstverlening op elkaar is afgestemd. Belangrijke activiteiten zijn: 1. Servicedesks; 2. Incident management; 3. Problem management; 4. Applicatie management; 5. Technisch management. In de bijlage Activiteiten structureel beheer ISD- keten staan de bovenstaande activiteiten nader toegelicht. 9

10 3 Planning 3.1 Inleiding Het huidige jaar 2015 geldt als een transitiejaar tussen oplevering van de werkende infrastructuur en overdracht naar de bestaande beheerorganisaties. Vanuit het programma ISD wordt de bestaande dienstverlening uitgebreid en verbeterd. Tegelijkertijd wordt de beheerorganisatie ingericht en vindt vanuit het programma overdracht plaats van kennis en producten aan de verschillende partijen. In de periode wordt de ingerichte beheerorganisatie geoptimaliseerd en de dienstverlening aan gemeenten en aanbieders verder verbeterd. 3.2 Fase 1: Detaillering In het 2 e kwartaal van 2015 wordt het beheerplan in detail ingevuld en afgestemd met de verschillende ketenpartijen. Na akkoord van de Algemene Ledenvergadering van de VNG kunnen de overeenkomsten tussen de partijen worden opgesteld en overgegaan worden op de inrichting van het beheer. 3.3 Fase 2: Inrichting Het 3 e kwartaal van 2015 staat in het teken van de inrichting van het beheer waarbij de ketenbrede afspraken worden geëffectueerd, de gekozen governance structuur in werking gaat, de monitoring verder wordt verbeterd en de producten worden geoptimaliseerd en gereed gemaakt voor overdracht aan de bestaande beheerorganisaties. 3.4 Fase 3: Overdracht In het 4 e kwartaal van 2015 vindt de formele overdracht plaats naar de diverse beheerorganisaties bij de partijen in de keten. In overleg tussen programma en beheerorganisaties wordt gekeken of nog een periode van nazorg noodzakelijk is. 10

11 Inrichting Structureel Beheer 2015 Nazorg 2e kwartaal 3e kwartaal 4e kwartaal 1e kw 2016 A Detaillering B Inrichting: Keten-SLA, overeenkomsten C Overdracht: governance, monitoring, producten D Ontwikkeling: In beheer nemen nieuwe ontwikkelingen 11

12 4 Kosten, uitgangspunten en risico s 4.1 Inleiding In dit hoofdstuk staan de kosten voor het structureel beheer in de periode inclusief de gehanteerde uitgangspunten. Tevens zijn hier de belangrijkste risico s benoemd. De indeling van de kosten is gelijk aan de hoofdactiviteiten van structureel beheer die hierboven worden genoemd. 4.2 Overzicht kosten In onderstaand overzicht staat de kostenindicatie voor structureel beheer in de periode Deze kostenraming is gebaseerd op de benoemde activiteiten, de ramingen van de verschillende betrokken partijen en de ervaring met beheer vanuit het programma ISD gedurende de eerste 3 maanden van Dit is nog een jonge, lerende keten die de nodige veranderingen zal ondergaan. Het effect van die veranderende omgeving is dat in de loop van 2016 de kosten steeds beter geraamd kunnen worden. Daarnaast vindt met het Rijk nog overleg plaats over alternatieve financiering van een deel van deze kosten. In de ALV van 2016 zullen wij verslag doen over onze bevindingen en met een op meer ervaring gestoelde kostenraming alsmede verantwoording komen. Bedragen in miljoenen Beheer activiteit 2016 Ketenmanagement 0,7 Service ontwikkeling 0,5 Service transitie 2,6 Servicemanagement 6,1 Transitie & doorontwikkeling 1,4 Totaal 11,3 Het is onze verwachting dat de kosten niet hoger zullen uitvallen dan bovengenoemde bedragen. 4.3 Uitgangspunten Voor een succesvolle start van de in beheer name gelden de volgende uitgangspunten. De Algemene Leden Vergadering van de VNG neemt een positief besluit over het beheervoorstel van de ISD- keten en stelt daarmee de middelen aan VNG ter beschikking.; De ingangsdatum voor in beheer name (uiterlijk ) is afhankelijk van het tijdig beschik stellen (oktober 2015) van de benodigde middelen door de VNG aan KING; De VNG gunt de beheeropdracht op basis van dit beheerplan aan KING en sluit hiervoor een overeenkomst af met KING; VNG/KING sluit in 2015 overeenkomsten met de ondersteunende partijen conform de kostenschattingen zoals deze in maart 2015 zijn afgegeven; Ketenpartners (nu bekend: CiZ, RvIG, SVB, CAK, en CBS) zorgen voor eigen financiering en berekenen geen kosten voor aansluiting en verzenden/ontvangen berichten; Meer dan 80% van de gemeenten is aangesloten op het GGk en maakt hiervan actief gebruik; 12

13 Programma ISD en KING hebben overeenstemming over de op te leveren producten en diensten; De ISD- keten wordt operationeel werkend opgeleverd per inclusief alle bijbehorende producten. Indien dit uitgangspunt niet realiseerbaar is dient een onderhanden lijst opgeleverd worden. Hiervoor is in de begroting een post optioneel afronden producten, berichten en diensten 2015 opgenomen. KING doet een acceptatietoets op de door programma ISD op te leveren resultaten en geeft op basis daarvan advies aan de opdrachtgever inzake de prioriteitstellingen ten aanzien van het beheer binnen de gestelde financiële kaders. Indien het beheer niet binnen de gestelde financiële kaders past, wordt dit voorgelegd aan opdrachtgever via het daarvoor in werking gestelde Opdrachtgeveroverleg. 4.4 Risico s In onderstaande tabel staan de belangrijkste riscio s benoemd. Nr. Risico Kans Impact Maatregelen 1. Gemeenten maken te weinig gebruik van het GGk in % H Actief sturen op aansluitingen in Huidige versie van standaarden voldoet niet aan eisen/wensen gemeenten en aanbieders 3. Berichten komen niet of niet volledig aan. 4. Inhoud bericht wordt niet goed verwerkt in back- office applicaties 5. Deel keten valt uit waardoor berichtenverkeer niet mogelijk is 6. Productcategorieën en codes worden verschillend gebruikt waardoor geen vergelijking tussen gemeenten mogelijk is. 7. De werkzaamheden voor het structureel beheer moeten (deels) worden aanbesteed. 8. KING moet aanbestedingsregels volgen 50% H Actief toetsen voor 1 mei Aanpassing standaarden kan 1x per jaar plaatsvinden 5% H Inrichten monitoring over de hele keten en pro- actief checken 10% H Goede afstemming over en uitleg bij (nieuwe) standaarden. Verwerking zelf valt niet onder scope structureel beheer 5% H Calamiteiten procedure voor alternatief berichtenverker inrichten. 75% M Goede afstemming met gemeenten rekening houdend met behoeften individuele gemeente. 10% H Goede afstemming met juristen. Notitie programma toetsen voor inbesteding via VNG conform gevolgde lijn in programma ISD. 80% H Juridische (on)mogelijk- heden van aan/inbesteding laten toetsen. Notitie 13

14 Nr. Risico Kans Impact Maatregelen programma toetsen voor inbesteding via VNG conform programma ISD. 9. Ketenpartijen ontlenen rechten aan offertes 10. Ketenpartners stellen conflicterende eisen o.b.v. gelijkwaardigheid partners in keten 11. Adoptievermogen van KING is ontoereikend om twee omvangrijke activiteiten (beheer ISD- keten en programm IDS) op te pakken. 50% H De betreffende keten- partijen formeel laten weten dat de offertes beschouwd worden als prijsindicaties en er verder geen rechten aan ontleend kunnen worden 80% H Met alle ketenpartners op bestuurlijk niveau convenanten opstellen waarin afspraken worden gemaakt over gelijkwaardigheid/gezamenli jkheid en de consequenties daarvan 80% M Pro- actief anticiperen op komende werkzaamheden Toelichting impact: K = Klein: minder dan euro en/of gemeenten en aanbieders ondervinden geen tot weinig hinder in de dienstverlening; M = Middel: euro en/of gemeenten en aanbieders ondervinden weinig hinder in de dienstverlening; H = Hoog: meer dan euro en/of gemeenten en aanbieders ondervinden veel hinder in de dienstverlening. 14