Registratie en Accountbeheer in Ariba

Transcriptie

1 Registratie en Accountbeheer in Ariba Ten behoeve van Leveranciers Datum 8 oktober 2013 Documentnaam Versie Versie N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 1 van 32

2 Inhoud 1 Registratie Bedrijf met Ariba Account Bedrijf zonder Ariba Account Eerste keer Melding nieuwe functies Dashboard Accounts koppelen Inloggen Ingelogd als Voorstellen Orders & Facturen Dashboard Inbox (ontvangen orders) Filters Outbox (verzonden facturen) Profiel Ariba Bedrijfsprofiel (BTW nummer) Gasunie Profile Questionaire Aanpassen factuurinstellingen Aanpassen IBAN-/Bankrekening Aanpassen instellingen orderroutering Gebruikers beheren Administrator Uw eigen account beheren Overige gebruikers aanmaken en beheren Eerst een nieuwe rol maken Nieuwe gebruikers Mogelijke autorisaties (toestemmingen) Ariba abonnementen Uw abonnementen Facturen van Ariba Betalingsmethode Kosten van Ariba Veelgestelde vragen Ariba Helpdesk Help functie Product Documentation Contact Support Helpdesk Contactformulier (Webform) Ariba website adres facturering N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 2 van 32

3 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 3 van 32

4 1 Registratie Ga naar om te registeren. 1.1 Bedrijf met Ariba Account 1. Bent u al een gebruiker van Ariba, klik dan op Aanmelden. Het volgende scherm verschijnt. 2. Log hier in met uw gebruikersnaam en wachtwoord. 3. Klik op Doorgaan om door te gaan (ga verder met hoofdstuk 3) N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 4 van 32

5 1.2 Bedrijf zonder Ariba Account 1. Bent u een nieuwe gebruiker van Ariba, vul dan de basisgegevens over uw bedrijf in. Alleen de velden met een * zijn verplicht N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 5 van 32

6 2. Vul de Gebruikersaccountinformatie in (naam, etc.). 3. U moet de Gebruiksvoorwaarden en de Ariba-privacyverklaring accepteren om door te kunnen gaan. 4. Klik op Doorgaan (ga verder met hoofdstuk 3). De eerste die een account aanmaakt wordt automatisch de administrator N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 6 van 32

7 1.3 Eerste keer Melding nieuwe functies Als u voor de eerste keer inlogd of van een nieuwe module gebruik maakt, dan ontvangt u een scherm zoals hieronder. U kunt een tutorial bekijken (1), maar het bericht ook wegklikken (2). Wilt u deze melding niet weer ontvangen, dan moet u dit (3) aanvinken N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 7 van 32

8 1.3.2 Dashboard De belangrijkste onderdelen op het Dashboard zijn: 1. De modules 2. De bedrijfs- en gebruikersinstellingen 3. Verschillende tabs (home, inbox en outbox zijn de belangrijkste) 4. Snelmenu 5. Zoekvenster 6. Orders (ingedeeld per status) 7. Facturen (ingedeeld per status) 1.4 Accounts koppelen Wanneer u als leverancier meerdere accounts heeft op het Ariba Netwerk, dan kunt u er voor kiezen deze aan elkaar te koppelen. 1. Klik op het pijltje achter uw naam N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 8 van 32

9 Het volgende menu wordt geopend. 2. Klik op Gebruiker-ID's koppelen. Het volgende scherm wordt geopend. 3. Vul hier de gebruikersnaam en wachtwoord in waarmee u wilt koppelen. Let op: dit moet anders zijn dan waar u op dit moment mee bent ingelogd. 4. Klik op OK. Wanneer de koppeling is geslaagd krijgt u de volgende melding. 5. Klik op Klaar. U komt weer op de beginpagina. 6. Klik weer op het pijltje achter uw naam. 7. De nieuwe koppeling is nu aanwezig N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 9 van 32

10 2 Inloggen Log in op met uw Username en Password. 1. Username en Password zijn beide hoofdlettergevoelig. 2. Wanneer je Username of Password bent vergeten, dan kun je die hier opvragen. 2.1 Ingelogd als Rechts bovenin kunt u zien hoe u bent ingelogd: 1. Gebruikersnaam (Username) 2. Bedrijfnaam (inclusief AN-nummer = Ariba Network ID) 3. Hier is tevens de Helpfunctie beschikbaar 2.2 Voorstellen Op dit tabblad worden de RFI's en RFP's vermeldt. 2.3 Orders & Facturen Wanneer u van Gasunie orders (Purchase Orders) heeft ontvangen dan vindt u die onder dit tabblad N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 10 van 32

11 2.3.1 Dashboard Het Dashboard ziet er als volgt uit en de belangrijkste onderdelen zijn de volgende: 1. Inbox ontvangen orders Outbox verzonden facturen Orders per status Inbox (gefilterd op de status) Facturen per status Outbox (gefilterd op de status) Inbox (ontvangen orders) 1. Klik op Inbox onderstaand scherm verschijnt, de belangrijkste velden zijn: 2. Order nummer 3. Klant 4. Collaboration Request ( alleen bij inhuur van personeel) 5. Bedrag 6. Status van de order 7. Icoontjes geven aan welke acties u heeft uitgevoerd 8. Let op: Ariba past altijd een filtering toe (zie ) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 11 van 32

12 2.3.3 Filters Afhankelijk van de tab (inbox of outbox) en de sub-tabs (bijvoorbeeld Purchase Orders), zijn er meer, minder of andere filterinstellingen 1. Tabs 2. Sub-tabs 3. Alle filterinstellingen 4. Je kunt selecteren op klant 5. Let op de tijdsrange 6. Je kunt selecteren op status 7. Let op: default staat de view op All except hidden orders, dit betekend dat je dus niet de verborgen orders ziet. Zet deze op All om alles te zien. 8. Klik op Search om te zoeken 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 12 van 32

13 2.3.4 Outbox (verzonden facturen) 1. Klik op Outbox onderstaand scherm verschijnt, de belangrijkste velden zijn: 2. Invoice nummer (dit is het nummer dat jullie zelf opgeven) 3. Klant 4. Referentie a. PO (referentie is een ordernummer ) b. NON-PO wordt gebruikt wanneer er geen order via Ariba is ontvangen 5. Contractor ( alleen bij inhuur van personeel) 6. Bedrag 7. Invoice status 8. Let op: Ariba past altijd een filtering toe (zie ) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 13 van 32

14 3 Profiel Bij het registreren in Ariba heeft u al een aantal verplichte velden (*) in moeten vullen. Dit betreft informatie die Ariba graag van u wil hebben. Er is echter nog meer informatie die u moet opgeven om met Gasunie zaken te kunnen doen. 1. Zorg ervoor dat u op het tabblad Orders & Facturen staat. 2. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam. 3. Klik op Bedrijfsprofiel. Het scherm Bedrijfsprofiel wordt geopend. Hier moet nog de volgende informatie worden ingevuld: 1. Ariba Bedrijfsprofiel uw BTW nummer invullen (zie paragraaf 3.1) 2. Gasunie Requested Profile hierin zijn Gasunie specifieke vragen opgenomen, deze moeten worden ingevuld en ingediend (zie paragraaf 3.2) Ariba Bedrijfsprofiel Gasunie Requested Profile Ariba profiel 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 14 van 32

15 3.1 Ariba Bedrijfsprofiel (BTW nummer) 1. Klik op het tabblad Business 2. Vul hier uw BTW-nummer in (de bovenste 3 BTW velden zijn niet van toepassing) 3. Klik op Save Uw BTW-nummer moet beginnen met de betreffende landcode in hoofdletters (bijv. NL B01) en hoeft alleen in het laatste invoerveld ( Vat Id / Btw-nummer ) ingevuld te worden. Het BTW-nummer dat u hier invult wordt automatisch overgenomen in elke factuur. De compleetheid van uw Ariba profiel heeft geen invloed op het zaken kunnen doen met Gasunie. Een openbaar Ariba Bedrijfsprofiel van 100% is dus niet noodzakelijk N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 15 van 32

16 3.2 Gasunie Profile Questionaire Om orders van Gasunie te ontvangen moet de Gasunie Profile Questionaire worden ingevuld en ingediend. 1. Klik op de tab Verzocht door klant. Het volgende scherm wordt geopend. 2. Klik op de klantnaam (Gasunie) om de Customer Requested Profile Information te openen. 3. Het scherm Gasunie Requested Profile wordt geopend. Alle vragen onder Basis details (2.1 t/m 2.8) moeten worden ingevuld. Alle velden met een * asteriks zijn verplicht. De overige velden zijn optioneel. Let op: als u een half uur niet actief bent, wordt u automatisch uitgelogd en gaan uw antwoorden verloren. 4. Sla de vragen tussentijds op, of klik na het invullen van alle vragen op Submit N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 16 van 32

17 Na Submit verschijnt het volgende scherm. De groene balk geeft aan dat de antwoorden zijn opgeslagen. 5. Klik op het kruisje om het scherm af te sluiten. Het volgende scherm verschijnt. 6. Klik op Opslaan. Er verschijnt nu de volgende melding. 7. Klik op Sluiten/Close. 8. Vermeld in een aan uw inkoper bij Gasunie dat u in Ariba bent geregistreerd. Wij kunnen uw profiel in ons systeem goedkeuren. Daarna (en nadat u de informatie over de orderroutering juist heeft ingevuld, zie paragraaf 3.4) zijn wij in staat om via Ariba orders aan u te verzenden N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 17 van 32

18 3.3 Aanpassen factuurinstellingen Hiermee kunt u instellen hoe de facturen en bijbehorende notificaties bij u binnen moeten komen. 1. Zorg ervoor dat u op het tabblad Orders & Facturen staat. 2. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam rechtsboven in beeld. 3. Selecteer Elektronische factuurroutering onder Ariba Network-instellingen. 4. Onder Verzendmethode staan de volgende Routeringsmethoden: Online cxml EDI Default is Online geselecteerd (aanbevolen). Wilt u een koppeling maken tussen Ariba en uw systeem, neem dan contact op met uw Gasuniecontactpersoon. 5. Zet bij Meldingen een vinkje achter Factuur mislukt en Wijziging factuurstatus en vul het gewenste adres in. U ontvangt via uw meldingen over statuswijzigingen van uw factuur N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 18 van 32

19 3.4 Aanpassen IBAN-/Bankrekening Log in op met uw Username en Password. Er zijn twee methoden om uw Bedrijfsprofiel op te vragen. 1. Via de tab Voorstellen > Klik vervolgens op Door klant vereiste velden bekijken. 2. Via de tab Orders & Facturen > Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam en dan op Bedrijfsprofiel. Het scherm Bedrijfsprofiel wordt geopend. 3. Klik op de tab Verzocht door klant. 4. Klik op de klantnaam (Gasunie) om uw Bedrijfsprofiel te openen en aan te passen N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 19 van 32

20 5. Bij punt 2.13 en 2.9 vult u het IBAN-/bankrekeningnummer in waaraan Gasunie de betalingen overmaakt. 6. Klik na het invullen op Submit. 9. Klik op het kruisje rechtsboven om het scherm af te sluiten. 10. Klik op Opslaan. U krijgt de melding dat uw bedrijfsprofiel is bijgewerkt. 7. Klik op Sluiten om terug te keren naar de Introductiepagina N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 20 van 32

21 3.5 Aanpassen instellingen orderroutering Hiermee kunt u instellen hoe de facturen en bijbehorende notificaties bij u binnen moeten komen. 1. Klik op de tab Orders & Facturen. 2. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam rechtsboven in beeld. 3. Klik op Elektronische orderroutering N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 21 van 32

22 Het volgende scherm verschijnt. 1. Selecteer hier hoe u de notificatie van een nieuwe order wilt ontvangen ( is het meest gebruikt). 2. Vul het adres in. 3. Selecteer eventueel extra opties. 4. Andere orders worden op dezelfde wijze verstuurd als deze keuze is geselecteerd. 5. Klik op Save/Opslaan als u alles naar wens heeft ingesteld. De notificaties voor wijzigingen en annuleringen van orders kunt u ook afzonderlijk instellen. Selecteer onder Orders wijzigen/annuleren opties als de notificaties allemaal op dezelfde manier moeten worden verstuurd (in dit geval: via ). Hetzelfde geldt voor overige documenten (Andere documentsoorten): 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 22 van 32

23 Wanneer orders op één of andere manier niet bezorgd kunnen worden op uw Ariba account, dan wordt daarvoor ook een melding verstuurd. 1. Zet een vinkje voor de eerste optie. 2. Vul het adres in waar deze meldingen naar toe moeten worden gestuurd. 3. Klik op Opslaan als alle instellingen goed staan N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 23 van 32

24 3.6 Gebruikers beheren Administrator Is het u niet bekend wie de beheerder van jullie bedrijfsaccount is? 1. Klik dan op Help 2. Vervolgens op Contact Administrator Het volgende scherm met contactgegevens verschijnt. Op basis hiervan kan u contact opnemen met de Administrator en zo de rechten regelen en/of gebruikers beheren Uw eigen account beheren 1. Klik op uw User naam (in dit voorbeeld John Doe). 2. Klik op Mijn account N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 24 van 32

25 3. Hier kunt u al uw accountgegevens wijzigen (inclusief password wijzigen) 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 25 van 32

26 3.6.3 Overige gebruikers aanmaken en beheren 1. Klik op het pijltje achter uw bedrijfsnaam. 2. Klik op Gebruikers Eerst een nieuwe rol maken Maak eerst een nieuwe rol aan (bijvoorbeeld Verkoper). 1. Klik op Rol maken. Het volgende scherm verschijnt. 1. Geef de rol een naam. 2. Geef aan wat de autorisaties (rechten/toestemmingen) zijn voor deze rol (voor een overzicht zie paragraaf 3.6.5) 3. Klik op Opslaan N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 26 van 32

27 3.6.5 Nieuwe gebruikers 1. Klik op Gebruiker maken. Vul de volgende (verplichte) velden in: 1. Gebruikersnaam. 2. adres. 3. Voornaam. 4. Achternaam. 5. Selecteer een rol (die zojuist is aangemaakt). 6. Klik op klaar N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 27 van 32

28 1. De gebruiker is toegevoegd. 2. Klik op Opslaan. 3. Klik op Sluiten N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 28 van 32

29 3.6.6 Mogelijke autorisaties (toestemmingen) Afhankelijk van uw Ariba gebruik (tenders / orders ontvangen / factureren etc.) kunt u kiezen uit (een deel van) onderstaande toestemmingen. Toestemming Contactpersonenbeheer Beheer factuurrapporten Beheer inkooporderrapporten Beheer Btw-boekrapport Beheer tijdstaatrapporten Beheerder kortingsbeheerprogramma leverancier Klantenbeheer Catalogusbeheer Toegang tot samenwerkingsverzoeken Administratie samenwerkingsverzoeken Betalingsprofiel cxml-configuratie Bedrijfsinformatie Inkoopkaartconfiguratie en meldingen Transactieconfiguratie Publicaties maken en beheren op Ariba Discovery Reageren op publicaties op Ariba Discovery Toegang tot contract Toegang tot Postvak IN Facturen genereren Toegang tot Postvak UIT Betalingsactiviteiten Upload van te ontvangen documenten Toegang tot voorstellen en contracten Toegang tot creditcardnummer Financieel beheerder leverancier Beheer tijd- en onkostenstaten Beschrijving Informatie onderhouden over de contactpersonen voor de account Toegang tot Rapportage en het rapport Factuur Toegang tot rapportsoorten Rapportage, Inkooporder en Orderoverzicht Toegang tot Rapportage en het rapport Btw-boek Toegang tot Rapportage en het rapport Tijdstaat Toegang tot aanbiedingen van kortingsprogramma en definitie van aanvragen voor vroegtijdige betaling Relaties met klanten beheren Aan de catalogus gerelateerde activiteiten instellen en beheren Samenwerkingsverzoeken bekijken Samenwerkingsverzoeken bekijken en beheren Uw betalingsprofiel configureren Account configureren voor cxml-transacties Profielgegevens van het bedrijf inzien en bijwerken Inkoopkaartaccount configureren en adressen voor meldingen bijhouden Account configureren voor elektronische transacties Publicaties maken op Ariba Discovery Reageren op publicaties op Ariba Discovery Contracten bekijken, contractgerelateerde facturen genereren en deze facturen bekijken, zoals ondersteund door de klanten (toegang tot Postvak IN verplicht) Zoeken naar documenten in Postvak IN en deze weergeven. Acties ondernemen gebaseerd op uw rol Facturen genereren, zoals ondersteund door de klanten (toegang tot Postvak IN en Postvak UIT verplicht) Zoeken naar documenten in Postvak UIT en deze weergeven. Acties ondernemen gebaseerd op uw rol Uw betalingsactiviteiten beheren Debiteurenvorderingen selecteren voor veiling Bekijk de Ariba Sourcing-gebeurtenissen en Ariba Contract Management contracten, documenten en taken van uw organisatie. Dit gebruikersrecht geeft u toegang tot de onderdelen Voorstellen en Contracten. Individuele gebruikers moeten worden goedgekeurd door Ariba Sourcing-inkopers voordat ze kunnen deelnemen aan gebeurtenissen of contracttaken en gebeurtenissen kunnen bekijken De weergave van creditcardnummers op inkooporders beheren Door inkoper in werking gestelde aanbiedingen voor vroegtijdige betaling weergeven Tijd- en onkostenstaten controleren en bijwerken 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 29 van 32

30 4 Ariba abonnementen Om na te gaan wat voor abonnement u heeft bij Ariba, kunt u op uw bedrijfsnaam klikken (1) en vervolgens naar de Service Subscriptions (2) gaan. 4.1 Uw abonnementen Hier staat een overzicht van de abonnementen die u heeft N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 30 van 32

31 4.2 Facturen van Ariba Onder het tabje Billing staan de facturen van Ariba. Op onze website ( staat een document van Ariba waarin wordt uitgelegd hoe de facturen van Ariba zijn opgebouwd. 4.3 Betalingsmethode Facturen onder de 210 kunnen in principe alleen per creditcard worden voldaan. Indien men niet met creditcard kan betalen, dan kan dit per worden aangegeven bij Ariba (zie paragraaf 5.2). 4.4 Kosten van Ariba Voor alle informatie over de kosten van Ariba voor u als leverancier verwijzen wij u naar dit bestand op onze website Veelgestelde vragen Voor veel gestelde vragen over de abonnementen zie: N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 31 van 32

32 5 Ariba Helpdesk 5.1 Help functie Klik op Help voor ondersteuning. 5.2 Product Documentation Ariba heeft van alles ook handleidingen beschikbaar, dit is op te vragen via Product Documentation. Veel documentatie is alleen in het Engels beschikbaar. 5.3 Contact Support Komt u er met de standaard documentatie of met onze handleidingen er niet uit, dan kunt u altijd contact opnemen met de Ariba Helpdesk Helpdesk U wordt standaard geholpen in het Engels. Wilt u in het Nederlands geholpen worden? Geef dit dan aan, u wordt doorverbonden of teruggebeld Contactformulier (Webform) n&sid=36322 Dit formulier is alleen beschikbaar in het Engels Ariba website adres facturering praguecollectionsteam@ariba.com 2013 N.V. Nederlandse Gasunie, Groningen Blad 32 van 32