Vereniging Bouwmediators.nl

Transcriptie

1 Vereniging Bouwmediators NL Conflictoplossers in Bouw, Infra & Vastgoed Vereniging Bouwmediators.nl Huishoudelijk Reglement Bergen (NH), 22 mei 2015

2 2 De eerste versie van het huishoudelijk reglement is in mei 2013 vastgesteld. Op 21 mei 2015 wordt aan de ALV een aangepaste tekst voorgelegd. De reacties daarop worden verwerkt. Volgens de planning wordt de aangepaste versie vastgesteld door de ALV op 17 september Artikel 1. Begrippen In dit reglement wordt de volgende begrippen gehanteerd. Dit reglement: is een aanvulling/uitwerking van de statuten van de vereniging, conform artikel 9, lid 8. De Vereniging Bouwmediators Nederland is opgericht op 26 maart 2004, bij akte van oprichting op die datum, verleden voor notaris G.H.H.J. Janssen te Rotterdam. Statuten: de oprichtingsstatuten van de Vereniging Bouwmediators.nl van 26 maart ALV: Algemene Leden Vergadering van de vereniging, in de vorm van jaarlijkse statutaire of bijzondere, buitengewone of elke andere door het bestuur uitgeschreven ledenvergadering. MfN: Kwaliteitsregister Mediators federatie Nederland, gevestigd te Rotterdam; NMv: Nederlandse Mediatorsvereniging, statutair gevestigd te Utrecht; PE MfN: Permanente Educatie punten, verkregen conform het MfN protocol. PEB: Mediation: Permanente Educatie punten, verkregen conform regels Vereniging Bouwmediators.nl Onder mediation of bemiddeling wordt verstaan elke poging van een derde om 2 of meer partijen in onderling overleg buiten arbitrage of rechtspraak om tot een gezamenlijk gedragen oplossing van hun onderlinge geschil te brengen. Het gaat om de gedachten te bepalen om geschillen van bouwondernemers met elkaar, met de overheid, bouwondernemers met afnemers, bouwondernemers met leveranciers, makelaars, en projectontwikkelaars. Artikel 2. Leden en associés De Vereniging Bouwmediators.nl kent leden en associés. Leden en associés hebben gemeen dat zij belangstelling hebben voor de ontwikkeling van mediation en bemiddeling in de bouwsector in brede zin en dat zij daaraan actief willen bijdragen. Allen kunnen meedoen aan intervisie en als co mediator optreden bij andere leden. Allen ontvangen op gelijke wijze informatie bestemd voor leden van de vereniging. Allen worden uitgenodigd deel te nemen aan activiteiten van de verenging en gebruik te maken van faciliteiten, zoals kortingsregelingen en studiebijeenkomsten. Leden zijn praktiserende bouwmediators c.q. bouwbemiddelaars of personen die actief nastreven om dat te worden. Marketing & communicatie inspanningen van de vereniging zijn primair gericht op het verkrijgen van mediations/bemiddelingen voor leden. Zij staan met hun profiel vermeld op de website als bouwmediator en/of als bouwbemiddelaar. Leden doen tenminste 4 mediations/bemiddelingen in 4 jaar (gemiddeld 1 per jaar). Leden leveren van door hen verrichte mediations/bemiddelingen geanonimiseerde cases voor publicaties. Leden zijn verplicht 32 PEB punten per 4 jaar te behalen. Het streven is deze tevens te doen gelden als PE MfN punten. Artikel 3. Contributie Leden betalen 250, contributie/jaar. Associés betalen 125, contributie /jaar. Voor nieuwe leden en associés geldt een eenmalige entree fee, gelijk aan de jaarlijkse contributie. Bij overgang van associé naar lidmaatschap geldt een aanvullende entree fee van 125,.

3 3 De contributie wordt geïnd door de penningmeester. Daarvoor ontvangt men aan het begin van het jaar een factuur, die moet worden voldaan binnen dertig dagen na de verzending daarvan. Indien een lid of associé hier niet aan voldoet en de penningmeester een herinnering of aanmaning moet sturen, dan zullen voor de 2 e herinnering en aanmaningen administratiekosten in rekening worden gebracht. De hoogte daarvan wordt door het bestuur vastgesteld op voordracht van de penningmeester. De administratiekosten bedragen minimaal 15, voor de 2 e herinnering en 40, voor elke aanmaning. Onder aanmaningskosten zijn niet begrepen de kosten van incasso als ondanks eerder gedane aanmaningen geen betaling wordt gedaan. Ook deze kosten komen ten laste van het betreffende lid of associé. Bij aanmelding bij een bepaalde ledenbijeenkomst dient men de contributie te betalen voor de volgende kwartalen van dat jaar. Artikel 4. Gedragscode Voor alle activiteiten van bestuurders, leden en associés naar buiten toe onder de vlag van de Vereniging Bouwmediators.nl dient vooraf toestemming te worden verleend door het bestuur. Bestuurders, leden en associés dienen zich te gedragen zoals het een goed bestuurder, lid en associé betaamt. Bestuurders, leden en associés werken voor eigen rekening en risico ook als zij werken op doorverwijzing via de Vereniging Bouwmediators.nl. Artikel 5. Het bestuur (aansluitend aan artikel 9 van de statuten) Het bestuur bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven personen, waaronder een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. De andere bestuursleden hebben een algemene functie. Het bestuur kan voorstellen doen aan de ALV voor het aantal bestuursleden en voor bijzondere functies. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar en kunnen 1 keer worden herbenoemd. Het bestuur vergadert tenminste twee maal per jaar. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem. Bij ontstentenis van een van de bestuursleden door tussentijds vertrek of anderszins, neemt een van de andere bestuursleden de weggevallen functie tijdelijk waar, totdat een nieuw bestuurslid is benoemd door de ALV. Het is het bestuur toegestaan een beoogd nieuw bestuurslid voorafgaand aan de benoeming door de ALV te laten deelnemen aan bestuursvergaderingen, echter zonder stemrecht. Indien een bestuurslid gedurende zijn zittingsperiode meer dan twee bestuursvergaderingen na elkaar niet aanwezig is, kan hij of zij worden ontheven van zijn of haar functie en als lid van het bestuur. De voorzitter, secretaris en/of penningmeester hebben in dit geval gezamenlijk het recht om het betrokken bestuurslid ( leden) te ontheffen van diens functie en toegang tot bestuursvergaderingen te weigeren. Zij zullen dit melden in de eerstvolgende ALV, die dan definitief beslist over het aftreden van het betreffende bestuurslid. Voor die beslissing is een gewone meerderheid van stemmen vereist. Artikel 6. Commissies Het bestuur is bevoegd commissies in te stellen. Leden van commissies worden benoemd en ontslagen door het bestuur. Commissies hebben een door het bestuur omschreven taak, die door de ALV dient te worden goedgekeurd. Commissies worden gevormd door tenminste 3 leden die voor drie jaar worden benoemd en één keer kunnen worden herbenoemd. Zij benoemen uit hun midden een voorzitter. Leden van commissies wordt gevraagd niet gelijktijdig af te treden en een schema voor opvolging te hanteren zodanig, dat iedere commissie altijd één lid telt met ten minste twee jaar ervaring. Elke commissie heeft een bestuurslid als contactpersoon. Dit bestuurslid kan bijeenkomsten van de commissie bijwonen doch heeft daarin geen stemrecht. Dit bestuurslid wordt regelmatig, tenminste

4 4 driemaal per jaar, schriftelijk op de hoogte gehouden van wat er speelt in de commissie. Commissies kunnen worden geïnformeerd over de data van de bestuursvergaderingen. Een bestuurslid kan lid zijn van een commissie en heeft dan hetzelfde stemrecht als de andere leden. De ALV kan in een bijzondere situatie een bijzondere commissie benoemen met een speciale taak. In een dergelijke commissie neemt ook een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid zitting. Het bestuurslid heeft hetzelfde stemrecht als de andere leden van die commissie. Het bestuur heeft de volgende commissies ingesteld. A. Toelating en Toetsing Commissie (TTC) De vereniging heeft een Toelating en Toetsing Commissie (TTC) ingesteld. Zij toetst of (kandidaat) leden aan de gestelde (kwaliteit) eisen voldoen. Onder mediation of bemiddeling wordt in dit verband verstaan elke inspanning van een derde om twee of meer partijen in onderling overleg, buiten arbitrage of rechtspraak om, tot een gezamenlijk gedragen oplossing van hun onderlinge geschil te brengen. Om toegelaten te worden tot de vereniging dient men verifieerbaar te voldoen aan de volgende eisen. Beschikken over academisch denkniveau, minimaal met opleiding op HBO niveau. Ten minste 10 jaar werkervaring in/met bouw, infra of vastgoed hebben, bij voorkeur in een leidinggevende functie. Bij het MfN als mediator ingeschreven zijn of ingeschreven zijn geweest, dan wel als mediator na 1 juli 2010 een door het NMI/MfN of ADR Internationaal goedgekeurde basisopleiding mediation met succes te hebben gevolgd en afgerond. Om het lidmaatschap te behouden dient ment verifieerbaar per periode van vier jaar, gerekend vanaf het moment van toetreding, te voldoen aan de volgende eisen. Ten minste 4 aan bouw, infra of vastgoed gerelateerde mediations of bemiddelingen te hebben afgerond. Ten minste 32 BPE (Bouwmediators Permanente Educatiepunten) te hebben behaald. Dit kan als volgt worden bereikt. o Elke algemene leden bijeenkomst van de vereniging (expertmeeting) levert per 2 uur 2 BPE op. Men dient in vier jaar ten minste vier algemene bijeenkomsten te hebben bijgewoond. o Elke intervisiebijeenkomst levert per 2 uur 2 BPE op. o Elke door de vereniging georganiseerde dan wel door de vereniging erkende training of cursus levert per dagdeel van 4 uur 4 BPE op. Een training of cursus dient ten minste uit twee dagdelen te bestaan. o Men dient in vier jaar ten minste één eigen cursus of training van de Vereniging Bouwmediators te hebben gevolgd. Dat leidt in 8 uur tot 8 BPE punten. o Een lezing of artikel over mediation/bemiddeling gerelateerd aan bouw, infra of vastgoed mits voorzien van een heldere en goed zichtbare verwijzing naar de Vereniging Bouwmediators levert 3 BPE op. De inhoud van de lezing of het artikel moet, op eigen initiatief, aan het bestuur ter beoordeling en registratie van de BPE worden overlegd. Men mag per periode van vier jaar ten hoogste in totaal driemaal gebruik van maken van deze mogelijkheid Naast het behalen van deze BPE punten worden eisen gesteld aan het minimale aantal keren dat men aan de verenigingsactiviteiten deelneemt om de onderlinge cohesie te bevorderen.

5 5 Ter verduidelijking de volgende BPE rekensom die wordt gerealiseerd door minimale participatie: In 4 jaar 2 bijeenkomsten per jaar á 2 BPE punten = 4x2x2: 16 BPE In 4 jaar om het jaar één training dag á 8 BPE = 2x8: 16 BPE Totaal BPE per 4 jaar: 32 BPE De eerste check van deze onderhoudseisen vindt plaats per 1 januari 2017 over 2013 t/m 2016 voor wie op 1 januari 2013 lid was of werd van onze vereniging. Het bestuur kan langdurig zieke leden opschorting verlenen van de onderhoudseisen. Leden dienen verder ten behoeve van de markt de navolgende algemene informatie te verstrekken. Over hun achtergrond of deze technisch, organisatorisch, financieel/economisch, dan wel juridisch/contractueel van aard is. Men mag maximaal twee achtergronden kiezen. Over hun materiedeskundigheid, of deze betreft: samenwerking, projectontwikkeling, bouwproces (waaronder planvoorbereiding, bouwuitvoering en oplevering/nazorg), verkoop/verhuur, arbeidsverhoudingen of aansprakelijkheid/verzekering. Men mag maximaal drie aandachtsgebieden kiezen. Kandidaat leden melden zich schriftelijk aan bij de secretaris van het bestuur. De secretaris of diens plaatsvervanger deelt binnen vijf werkdagen aan aanvrager mee zijn/haar gegevens te hebben ontvangen en doorgestuurd naar de Toelating en Toetsing Commissie. De TTC bevestigt binnen vijf werkdagen aan de kandidaat de ontvangst van zijn of haar gegevens en maakt met hem/haar een afspraak voor een gesprek met twee leden van de commissie. De commissie controleert of aan de toelatingseisen is voldaan en brengt binnen tien werkdagen advies uit aan het bestuur. Het bestuur informeert vervolgens binnen vijf werkdagen de kandidaat over zijn besluit dan wel over het tijdstip waarop dit besluit aan kandidaat zal worden meegedeeld. Tegen deze besluiten van het bestuur over toelating tot het lidmaatschap kan bezwaar worden aangetekend bij de Algemene Ledenvergadering. De leden van de vereniging dienen eens per 4 jaar schriftelijk aan de TTC te melden of aan de eisen is voldaan voor behoud van het lidmaatschap. De commissie herinnert leden regelmatig aan deze plicht. Zij informeert het bestuur over haar bevindingen en brengt indien nodig advies uit. Leden van de vereniging die niet blijken te voldoen aan de toelatingseisen, krijgen tot 1 januari van het volgende jaar de gelegenheid om hieraan alsnog te gaan voldoen. Het bestuur is gerechtigd van het advies van de commissie af te wijken, mits met redenen omkleed. Tegen besluiten van het bestuur over behoud van het lidmaatschap kan bezwaar worden aangetekend bij de ALV. De commissie adviseert het bestuur om te bevorderen dat leden collega bouwmediators die ook lid zijn van de vereniging als co of team mediator bij een bouwbemiddeling in te schakelen. B. Opleidingscommissie (OC) De vereniging heeft een opleidingscommissie (OC) ingesteld. De OC organiseert voor leden van de Vereniging Bouwmediators.nl opleidingen, trainingen en lezingen. Hiervoor stelt zij een jaarplan op. Dit jaarplan wordt door het bestuur vastgesteld. De opleidingen, trainingen en lezingen moeten voldoen aan zodanige eisen (kwaliteit, inhoud en duur) dat daar PE punten aan kunnen worden toegekend door de Mediators federatie Nederland (MfN). Per jaar worden tenminste 4 inleidingen met discussie georganiseerd in het kader van reguliere vergaderingen en één extra opleidingsdag. De OC doet voorstellen voor Bouwmediator Permanente Educatie (BPE) punten waarderingen, die tevens voldoen aan de eisen van het MfN. Dat voorstel wordt door het bestuur aan de leden

6 6 voorgelegd. Jaarlijks, voorafgaand aan de laatste vergadering van dat jaar, biedt de commissie het bestuur inzage in het BPE punten overzicht van de leden. In overeenstemming met de voorstellen van de Toelating en Toetsing Commissie (TTC) moet een lid van de vereniging in 4 jaar tenminste 32 BPE punten verkrijgen, dat is 8 punten per jaar. C. Marketing Commissie (MC) De vereniging heeft een Marketing Commissie (MC) ingesteld. Marketing van Bouwmediators.nl is nodig om bekendheid te geven aan de vereniging en haar profiel uit te dragen naar partijen die actief zijn in de bouwnijverheid. Om hier structureel handen en voeten aan te geven is de MC ingesteld. De MC heeft als taak zorgdragen voor marketing en profilering van de vereniging plus op externe marketing gerichte communicatie. Meer specifiek doet de MC het volgende. Eén keer per jaar een marketingplan opstellen inclusief een raming van het daarvoor nodige budget. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het bestuur. De MC is vervolgens verantwoordelijk voor het uitvoeren van het door het bestuur goedgekeurde marketingjaarplan. De MC is verder verantwoordelijk voor: Beheren en onderhouden van de website, inclusief het invoeren van content. Faciliteren en beheren van de e media, met name LinkedIn en Twitter. Leggen en onderhouden van contacten met relevante doelgroepen en branche organisaties. Coördineren van lezingen, presentaties en dergelijke. Zorgdragen voor publicaties in vakbladen. Zorgdragen voor door de leden aangeleverde case beschrijvingen. Onderhouden van contact met Sdu over het boekje Bouwmediation, inclusief e book. D. Kascommissie (aansluitend aan artikel 15, lid 3 van de statuten) De kascommissie controleert de boekhouding van de vereniging en brengt hier jaarlijks voor het vaststellen van de jaarrekening verslag over uit aan de ALV. De kascommissie bestaat uit twee leden. Elk jaar treedt één lid van deze commissie af conform het rooster van aftreden en wordt door de ALV een nieuw lid benoemd voor een periode van 2 jaar. Een lid van de kascommissie kan maximaal twee jaar achter elkaar in functie blijven. Na twee jaar kan herbenoeming plaats vinden na een tussenperiode van tenminste een jaar. Artikel 7. Inschakelen externen Indien het bestuur besluit externe hulp in te roepen om bepaalde werkzaamheden te verrichten in het belang van de vereniging of deskundigen te raadplegen, waarbij de kosten hoger zijn (of voorzienbaar zullen worden) dan 1000, dan gebeurt dat onder voorbehoud van goedkeuring door de ALV. De werkzaamheden mogen pas beginnen nadat een begroting hiervoor is ingediend bij en goedgekeurd door het voltallige bestuur. De ALV kan eveneens besluiten om deskundigen te raadplegen. Voor dit besluit is de gewone meerderheid van stemmen vereist. Artikel 8. Onkostenvergoedingen Voor leden van het bestuur is een onkostenvergoeding beschikbaar voor noodzakelijk gemaakt reële kosten die bij de uitoefening van de bestuursfunctie zijn gemaakt. Ook leden die voor de Vereniging Bouwmediators.nl actief zijn, kunnen in aanmerking komen voor een onkostenvergoeding. Hierbij geldt als voorwaarde dat zij vooraf aan het bestuur goedkeuring hebben gevraagd voor de betreffende activiteiten. De leden van het bestuur ontvangen een aanwezigheidsvergoeding (vacatiegeld) zoals door de ALV wordt bepaald op voorstel van het bestuur. Dit zal niet eerder mogelijk zijn dan na de goedkeuring

7 7 door de ALV van een begroting die een dergelijke vergoeding bevat. De declaraties moeten uiterlijk binnen het kalenderjaar waarin de kosten gemaakt zijn bij de penningmeester zijn ingediend. Artikel 9. Volmachten, stemmen Volmachten voor een ALV dienen ten minste te vermelden: naam en handtekening van volmachtgever en gevolmachtigde, alsmede de datum van de vergadering, waarvoor de volmacht geldt. Volmachten dienen voor aanvang van de vergadering te worden overhandigd aan de (plaatsvervangend) secretaris. Het stemmen in de vergadering geschiedt bij handopsteken of met een kaart, ter bepaling door de voorzitter. Indien zich naar zijn oordeel geen duidelijke meerderheid aftekent, kan de voorzitter bepalen dat wordt overgegaan tot hoofdelijke dan wel schriftelijke stemming. Artikel 10. Slotbepaling Het Huishoudelijk Reglement en de Statuten kunnen worden geraadpleegd via de website van de vereniging. Ieder lid wordt geacht de bepalingen van Statuten en Huishoudelijk Reglement te kennen en is gehouden zich in overeenstemming daarmee te gedragen.