HOCKEYCLUB MIERLO. VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING seizoen d.d

Transcriptie

1 HOCKEYCLUB MIERLO VERSLAG VAN DE ALGEMENE LEDENVERGADERING seizoen d.d Aanwezig: Afgemeld: Notulen: Zie presentielijst (25 leden) Paul Couturier, Robert van de Kimmenade, Jan Bakens, Rob Meulendijk, Albert van de Putten, Veronique Gijzen, Hudie den Toom, Toon Goedhart. Arend Jan van de Kerk (plaatsvervangend secretaris) 1. Opening: De voorzitter (Henry van Wanrooy) opent de vergadering om uur en heet iedereen hartelijk welkom. 2. Mededelingen / ingekomen en uitgegane stukken: Er zijn geen ingekomen en uitgegane stukken m.b.t. deze ALV. 3. Notulen ALV 25 september 2014: De voorzitter vraagt per pagina of er aanvullingen, opmerkingen of vragen zijn over deze notulen. Dit is niet van toepassing en de notulen worden met dankzegging aan de notulist (Jan Bakens) vastgesteld. 4. Algemeen verslag: De voorzitter bericht als volgt: Seizoen 2015/2016 is een seizoen geweest met ontzettend veel verrassingen op het laatste moment. Ik wil u in dit algemene verslag dat ik mede namens hockeyzaken heb geschreven, graag deelgenoot laten zijn van een aantal van deze verrassingen. Ongetwijfeld zullen er in deze algemene beschouwing een aantal commissies niet genoemd worden, maar ook hen wil ik bedanken voor hun inzet in het afgelopen seizoen. Speciaal wil ik de Technische Commissie bedanken die met een heel erg kleine groep ontzettend veel arbeid heeft verricht om op een goede en verantwoorde wijze te komen tot een juiste samenstelling van teams. Zij waren het die geconfronteerd werden met de eerste verrassing toen, na het formeren van de teams, een groot aantal oudere junioren kozen voor een overstap naar een andere vereniging. In heel erg korte tijd moesten vele vergaderingen worden gehouden om dit allemaal op te kunnen lossen. We hebben daarom als bestuur gemeend Eugenie van Aerle uit te mogen roepen als HCM-er van het jaar want vooral zij kreeg ontzettend veel werk op haar dak. Het doet ons als bestuur van HC Mierlo ook heel veel deugd dat er zich nieuwe vrijwilligers hebben gemeld om de vacatures in de Technische Commissie op te vangen. Wij wensen hen heel erg veel succes en danken hen die de afgelopen jaren deze taak hebben vervuld. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 6 oktober 2016 Pagina 1

2 Omdat het ledental redelijk stabiel blijft wordt het voor de wedstrijdsecretaris steeds moeilijker om aan alle vragen die er bij haar binnen komen bij het plannen van de competitie wedstrijden, te voldoen. Dit geldt ook voor de wensen van de teams m.b.t. de trainingen. De drie velden zijn door de weeks van zes tot half tien bijna geheel volgeboekt en het is dan ook passen en meten. Het doet ons deugd dat de mensen die aangewezen staan als scheidsrechter in de meeste gevallen verschijnen bij de wedstrijden. Uiteraard zijn er nog steeds incidenten dat coaches verrast worden dat er een scheidsrechter niet op komt dagen. Gelukkig breidt het aantal clubscheidsrechters zich uit dankzij de inzet van onze scheidsrechterscommissie en door de inzet van hen die onze beginnende scheidsrechters begeleiden. De accommodatie commissie heeft met de kleine groep vrijwilligers gezorgd voor een nette, goed onderhouden accommodatie. Wekelijks stond de gastvrijheid voorop en werden we getrakteerd op een steeds gezonder hapje en drankje. Ook zij werden bij het afsluiten van het seizoen getrakteerd op verrassingen van medewerkers die het voor gezien hielden. Hierdoor hadden wij bij aanvang van het seizoen, met name op de zondag, onvoldoende vrijwilligers achter de bar. Gelukkig is de accommodatie commissie er inmiddels in geslaagd om mensen te vinden die een gedeelte van de zondagen in willen vullen maar de nog vacante uren zullen waargenomen moeten worden door de thuisspelende teams. Hiervoor is gisteren een aangepast rooster verstuurd naar de captains van de seniorenteams. In het afgelopen seizoen mochten we van de KNHB voor de tiende keer de jongste jeugd dag organiseren. Deden we dat in het verleden voor de drietallen, dit jaar mochten we dat voor de zestallen doen. Een kleine groep mensen deed dit al voor de tiende keer en zij organiseerden daarnaast dan ook nog voor de tiende keer het Rabobank schoolhockeytoernooi. Hulde aan deze kleine groep die ook voor komend seizoen heeft toegezegd dit te gaan doen. Daarnaast kwam er voor het eerst een toernooi voor onze B jeugd. Op vrijdagavond werd een toernooi voor de jongens georganiseerd en op zaterdag een toernooi voor de meisjes. Dat het toernooi op prijs werd gesteld door de jeugd bleek wel uit het aantal inschrijvingen. Geweldig was het ook dat een grote groep ouders zich inzette bij de voorbereidingen en uitvoering en dat het B toernooi naadloos overliep naar het familietoernooi op zondag. Sportief gezien werden we op het eind van het vorige seizoen geconfronteerd met twee tegengestelde zaken. Allereerst de huldiging van in totaal 12 veld- en zaal kampioenen (Veld: MD6, MC1, MC2, MC3, MC7, MB3 en dames 1 / Zaal: JD1, JD2, MC2, dames 1 en dames 2). De meeste aandacht ging uit naar het kampioenschap voor de HAP-beker winnaar dames 1. Maar de grootste verrassing was het, dat vlak voor de grote vakantie een heel erg grote groep heren senioren de club ging verlaten. Helaas heeft het bestuur ondanks de vele uren in de grote vakantie, niet kunnen voorkomen dat er tot op het moment van vandaag nog geen heren seniorenteam meedoet aan de competitie. In het nu reeds opgestarte seizoen zijn we desondanks gestart met 55 (was vorig seizoen ook 55) elftallen waarvan 7(8) senioren teams, 28(26) juniorenteams, 7(7) achttallen, 7(7) zestallen en 6 F(7) teams. Daarnaast trainen op zondagochtend door de inzet van een verschillende vrijwilligers nog steeds de benjamins, beestenbende, hockeyschool en trimhockeyers. Het doet ons deugd dat we de dames seniorenlijn weer uit hebben kunnen breiden met een dames 3 team. We streven als bestuur naar een optimale ontwikkeling van onze talenten en we zijn ons bewust van het feit dat we hier nog meer aandacht aan moeten besteden. We zijn daarom op zoek naar goede trainers. Wij hopen als bestuur dat de ouders van onze jeugdleden in het lopende seizoen nog actiever betrokken zullen worden naar alles wat er in de club moet gebeuren. Het is hard nodig dat er meer mensen de kleine groep zo enthousiaste vrijwilligers gaan ontlasten. Er liggen tal van grote maar ook kleine taken binnen de vereniging die aandacht verdienen en dus door meer mensen ingevuld moeten worden. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 6 oktober 2016 Pagina 2

3 Laten we samen ervoor zorgen dat hockeyclub Mierlo ondanks de groei van afgelopen jaren een gezellige familieclub blijft. Dit houdt dan wel in dat we alles samen zullen moeten doen en niet moeten kijken en wijzen naar de kleine groep die het wekelijks vrijwillig oplost. Ik hoop dat u als aanwezigen deze boodschap zult uitdragen. 5. Financieel verslag seizoen Penningmeester, Dan reikt de balans en V&W rekening over seizoen met vergelijkingsjaren ( ) uit en geeft een toelichting op de noemenswaardige posten: Baten: Lasten: Resultaat: De contributie is stabiel (minder senioren maar meer oudere junioren). De marge op de baromzet is iets afgenomen. Dit is voornamelijk het gevolg van een lagere omzet bij het familietoernooi waarop normaliter een relatief hoge marge behaald wordt. Minder leden hebben aan de clubkasactie van de Rabobank deelgenomen. Huur accommodatie is positief t.o.v. de begroting mede doordat de vereniging de eigen bijdrage aan veld 3 uit eigen middelen heeft betaald. De Gemeente berekende hiervoor een veel hogere rente dan wij op onze liquide middelen krijgen. Zaalhuur hoger dan voorgaande jaren maar hiervoor veel meer trainingsuren beschikbaar (wel binnen de begroting). Evenementen uitgaven hoger, mede door investeringen n.a.v. het Jongens en meisjes B toernooi. Materialen hoger door inhaalslag keepersmateriaal. Wederom een reservering opgenomen i.v.m. het opfrissen van onze accommodatie (Bar en kleedruimtes). De vergadering is positief over het positieve resultaat dat een belangrijke basis is voor de lange termijn continuïteit van onze vereniging. Dan wordt aanvullend gevraagd wat het verschil is tussen de posten huur accommodatie en Huisvestingskosten. Dan ligt toe dat onder de huur de vergoeding aan de gemeente voor de huur van het clubhuis en de velden worden geboekt. Onder huisvesting worden o.a. kosten m.b.t. het onderhoud en onroerende zaakbelasting geboekt. 6. Verslag kascommissie: De kascommissie van de Hockeyclub Mierlo, bestaande uit de leden Frits van Lijf en Paul Couturier, heeft op 3 oktober 2016 de jaarstukken en onderliggende bescheiden over het boekjaar 2015/2016 gecontroleerd. Tijdens de controle is het volgende vastgesteld. Per balansdatum was aan contributie nog 3.183,- te vorderen, waarvan ca ,- naar verwachting op korte termijn nog direct geïnd kan worden of via een regeling. De bestaande voorziening voor oninbaarheid ad 855,- is daarom niet aangepast. Ter zake van de inning kan worden opgemerkt dat het doel om 100% van de leden via automatische incasso hun contributieverplichtingen te laten voldoen niet kan worden bereikt. In de praktijk blijkt dat de incasso in sommige gevallen wordt gestorneerd, of omdat er onvoldoende saldo op de rekeningen van de leden staat. Dat dit veel werk met zich meebrengt, is evident. Geconstateerd is dat de penningmeester zich maximaal inzet om alle openstaande vorderingen te innen. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 6 oktober 2016 Pagina 3

4 M.b.t. de liquide middelen is deze balanspost lager dan in het vorige boekjaar. De reden hiervoor is dat in het vorige boekjaar de rekening van de gemeente ( ) voor veld 3 nog betaald moest worden. Er is echter nog voldoende geld in kas om openstaande schulden te betalen, wetende dat de contributies voor het komende boekjaar nog geïnd moeten worden. Voor groot onderhoud aan het clubhuis is in een bedrag ad gereserveerd. Dit is dit jaar nog eens verhoogd, wat het totaal aan reserveringen op brengt. Ook is ca extra geïnvesteerd in m.n. keepersmateriaal, wat op de lopende rekening is afgeschreven. Tenslotte dient te worden vermeld dat het bestuur van de vereniging het voornemen heeft de geldstromen van de bar grotendeels te automatiseren. Aan het systeem is tegelijkertijd een betaalautomaat gekoppeld. Voor de betrokkenen werkt dit gemakkelijker, efficiënter en inzichtelijker. Naar verwachting heeft het bovendien een positieve uitwerking op de omzet. De kascommissie heeft met genoegen kunnen constateren dat de financiën, de boekhouding en de controle op het bargebeuren ook in het afgelopen boekjaar in goede handen zijn en er perfect uitzien. De kascommissie adviseert de Algemene Vergadering om het Bestuur over het boekjaar 2015/2016 décharge te verlenen. Conform het advies van de kascommissie verleent de vergadering het bestuur décharge over het boekjaar 2015/ Samenstelling nieuwe kascommissie. Het bestuur en de leden dankt heren Couturier en Van Lijf voor hun inzet voor deze commissie. De heer Van Lijf heeft aangegeven zich niet meer beschikbaar te stellen. In de vergadering stelt de heer Van Lipzig zich naast de heer Couturier beschikbaar voor de volgende kascommissie 8. Begroting 2015/2016. Voorafgaand aan de begroting worden de belangrijkste balansposten nog besproken. Baten: Lasten: Het eigen vermogen van onze vereniging laat zien dat wij ook een financieel gezonde vereniging zijn. De reservering Jeugd zoals opgenomen in de balans per 30 juni 2015 is geïnvesteerd in een breed gewaardeerde clinic voor de jeugd. De zaalcontributie laat een stijging zien o.b.v. de in de vorige vergadering goedgekeurde verhoging van de zaalcontributie met 5,00. De subsidie van de gemeente zal naar verwachting afnemen. Dit heeft te maken met de verhouding in het aantal leden uit Mierlo en Helmond (Brandevoort) De Barinkomsten zullen naar verwachting iets lager zijn. Dit is te verklaren doordat de zondagen minder goed gevuld zijn (vervallen Heren team en wedstrijden niet meer geclusterd op een zondag in de twee weken) De huurlasten stijgen iets doordat wij dit jaar de kosten voor het sproeien van het 3 e veld voor eigen rekening moeten nemen (conform afspraak met de Gemeente). Zaalhuur. Meer uren in kunnen kopen bij de Brug. Hiervoor ontvangen we ook meer contributie. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 6 oktober 2016 Pagina 4

5 Personeel en vrijwilligers. Hoger begroot om de mogelijkheid te hebben een vastere barbezetting (met een vergoeding die door het aantal uren dan mogelijk boven de vrijwilligersvergoeding uitkomt te kunnen organiseren). Resultaat: De begroting is in evenwicht en wordt met algemene stemmen goedgekeurd 9. Verhoging contributie. Mede op basis van de sluitende begroting wordt voorgesteld de contributies gelijk te houden. Dit voorstel wordt door de volledige vergadering aangenomen. 10. Aftredende /verkiezing bestuursleden. Door het aftreden van Jan Bakens is een vacature ontstaan in het bestuur Henk roept in navolging van het Bestuur met name vrouwelijke leden om zich aan te melden voor een bestuursfunctie, Het aantal vrouwelijke leden is 71% terwijl het bestuur slechts 17% (1) lid telt. 11. Rondvraag. Paul Tenholter: Mogen we als vereniging zonder Heren team fungeren? Dit heeft niet onze voorkeur maar mag wel. Helaas hebben meerdere verenigingen dezelfde uitdaging. Ruwan van Leeuwen: Waarom mogen er op zondag geen junioren (jonger dan 18) zonder begeleiding achter de bar staan? Wettelijke grens om alcohol te schenken is 16 jaar, om misverstanden te vookomen heeft het Bestuur besloten deze grens te verhogen naar 18 jaar om zo aan te sluiten bij de wettelijke grens om alcohol te mogen nuttigen. Petra Beekmans: Vraagt namens het team Dames Veteranessen of zij minder fluitbeurten toebedeeld kunnen krijgen? Dames Veteranen heeft de indruk dat de dames van de donderdagavond competitie (veel) minder fluiten. Dit signaal is eerder gekomen toen (ongeveer 1 ½ jaar geleden) is er gekeken naar de verdeling naar de fluitbeurten over de seniorenteams. Toen is vastgesteld dat Dames veteranessen een vergelijkbaar aantal wedstrijden dienden te fluiten als andere senioren teams. Hier zal opnieuw naar gekeken worden. In zijn algemeenheid is er een gebrek aan vrijwilligers voor diverse taken in de vereniging. Antoinette van de Waterbeemd: Als scheidsrechters niet komen opdagen melden de gedupeerde teams zich aan de bar. Kunnen we een systeem bedenken waarbij het team dat een scheidsrechter moet leveren wordt gestraft bijv. ten laste van het Variabel Trainings Budget. In zijn algemeenheid wordt het idee positief ontvangen echter praktische uitvoering heeft wel wat haken en ogen. Dit zal verder besproken worden in het bestuur. 12. Sluiting. Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun bijdrage aan de vergadering en sluit deze om uur af. Hij nodigt de aanwezigen uit om nog gezellig even na te praten onder het genot van een drankje. Verslag van ALV HC Mierlo d.d. 6 oktober 2016 Pagina 5