Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound - Checklist

Transcriptie

1 Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound - Checklist Tijdens het inschrijfproces wordt u gevraagd een aantal gedetailleerde gegevens in te vullen die u wellicht niet allemaal bij de hand hebt. Lees daarom eerst de volgende informatie door en zorg dat u over alle gevraagde gegevens beschikt. Service factureren aan dit UPS-klantennummer: Postcode van dit UPS-klantennummer: Is er een Bedrijfsbeheerder voor dit klantennummer? Aanmelden voor de aangegeven Service-optie (één aankruisen): Bericht van inkomende zendingen Bericht van inkomende zendingen en aflevering Informatie over Locatie-ID's Adres van uw ontvangende locatie Leveranciers van wie u de inkomende pakketten wilt traceren Naam: UPS-klantennummer: Postcode van dit UPS-klantennummer Naam: UPS-klantennummer: Postcode van dit UPS-klantennummer Bestandsindeling voor downloaden (één aankruisen) Plat bestand CSV-bestand XML Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound 1 van 5

2 Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound - Meer informatie Quantum View Inbound geeft een duidelijk overzicht van de pijplijn van inkomende zendingen. Het aanmelden gaat sneller en gemakkelijker wanneer u de vereiste informatie bij de hand hebt en als u bovendien enig idee hebt van de manier waarop het inschrijfproces verloopt. Dit document bestaat uit de volgende gedeelten: Nagaan wie de Bedrijfsbeheerder is of er een aanstellen Voorbereiden op het inschrijfproces Hoe meldt u zich aan voor Quantum View Inbound Uw Locatie-ID aan uw leveranciers zenden Nagaan wie de Bedrijfsbeheerder is of er een aanstellen Het abonnement voor Quantum View Inbound wordt gefactureerd aan een UPS-klantennummer. Uit veiligheidsoverwegingen moet er een Bedrijfsbeheerder worden aangesteld die bepaalt wie deze kosten aan het klantennummer kan factureren. De Bedrijfsbeheerder wordt aangesteld met behulp van UPS Beheer. Deze service is beschikbaar via de homepage van MIJN UPS.COM. Om te zien of er voor het klantennummer al een Bedrijfsbeheerder bestaat, kunt u twee dingen doen: Op UPS Beheer een verzoek indienen om zelf Bedrijfsbeheerder te worden. Als er al een is aangesteld, wordt u dat tijdens het inschrijven door UPS Beheer gemeld, of Verder gaan met het inschrijfproces voor Quantum View Inbound. Als er nog geen Bedrijfsbeheerder is aangesteld, wordt u dat gemeld wanneer u het klantennummer voor facturering opgeeft. Het is pas mogelijk om de inschrijving voor Quantum View Inbound te voltooien als er een Bedrijfsbeheerder is opgegeven. Bij het opgeven van een Bedrijfsbeheerder komen een aantal online en offline processen kijken die in totaal wel 10 werkdagen in beslag kunnen nemen. Als u Bedrijfsbeheerder voor uw UPSklantennummer wilt worden, kunt u via UPS Beheer beheerdersmachtiging aanvragen. Voorbereiden op het inschrijfproces Tijdens het inschrijfproces wordt u gevraagd een aantal gedetailleerde gegevens in te vullen die u wellicht niet allemaal bij de hand hebt. Lees daarom eerst de volgende lijst door en zorg dat u over alle gevraagde gegevens beschikt. UPS-klantennummer waaraan deze service wordt gefactureerd Zoek het UPS-klantennummer op waaraan de Quantum View Inbound-service moet worden gefactureerd, plus de postcode van het afhaaladres van dat klantennummer. Serviceopties Kies de serviceoptie van Quantum View Inbound waar u een abonnement op wilt nemen. Bedenk goed hoe u de beschikbare informatie wilt gebruiken. Is het nodig om te weten wanneer de zendingen precies worden afgeleverd, of is het genoeg als u weet wat er onderweg is? Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound 2 van 5

3 Bericht van inkomende zendingen Geeft de verzenddatum, het herkomst- en bestemmingsadres, Locatie-ID en de geplande afleverdatum van binnenkomende pakketten. Naast de geplande afleverdatum wordt melding gemaakt van eventuele uitzonderingssituaties die van invloed zouden kunnen zijn op de afleverdatum. In dat laatste geval wordt er een nieuwe afleverdatum berekend. Bericht van inkomende zendingen en aflevering Omvat alle informatie van Bericht van inkomende zendingen, plus afleveringsinformatie van pakketten die al ontvangen zijn. Die afleveringsinformatie betreft de afleverdatum, de naam van degene die voor ontvangst heeft getekend, het opgehaalde COD-bedrag en het volledige afleveradres. Informatie over Locatie-ID's Quantum View Inbound traceert zendingen met behulp van een uniek Locatie-ID dat u voor uw organisatie aanmaakt en onderhoudt. Dit draagt bij aan de juistheid en volledigheid van de informatie die u ontvangt over inkomende pakketten. Om toegang te krijgen tot de traceergegevens van de pakketten die u ontvangt van leveranciers, hebt u de volgende informatie nodig: Het adres van de ontvangstlocatie Het UPS-klantennummer en de postcode van het afhaaladres van het klantennummer van de leverancier. Met behulp van deze gegevens kunt u uw Locatie-ID aan elke leverancier koppelen zodat u informatie ontvangt over pakketten die door deze leveranciers zijn verzonden naar uw ontvangstlocatie. Een bestandsindeling kiezen U kunt uw Quantum View -gegevens in een van de volgende drie bestandsindelingen ontvangen: CSV, Plat bestand en XML. Kies een indeling en houd daarbij rekening met de technische kennis die nodig is om informatie te importeren in een desktop-applicatie, of om de informatie rechtstreeks te importeren en te integreren in uw interne systemen. CSV-bestanden - (CSV = comma separated value) bevatten gegevens uit tabellen die zijn samengebracht op regels platte tekst, waarbij de waarden van de opeenvolgende cellen van elkaar worden gescheiden door komma's en elke rij uit de tabel een regel in het bestand krijgt. CSV-bestanden kunnen gemakkelijk worden geïmporteerd in Microsoft Access en Excel. Bovendien bestaan er importeer-wizards voor veel bekende desktopapplicaties, zoals Excel, waardoor deze indeling het eenvoudigst is in het gebruik. Platte bestanden - zijn tekstbestanden waaruit alle tekstverwerkings-, structuur- en opmaakcodes verwijderd zijn. Ze nemen gewoonlijk minder ruimte in dan opgemaakte bestanden en kunnen worden gebruikt voor Oracle, SQL, Lotus en andere databasesoftware. Voor hulp bij het gebruik van platte bestanden kunt u de Gids voor platte bestanden downloaden. Elk record in het bestand heeft een bepaald aantal tekenposities. Elke tekenpositie is toegewezen aan een bepaald gegevens-element. Bijvoorbeeld: als de tekens 1-6 het UPSklantennummer van de verzender zijn (123456) en 7-8 de provincie (NH), zou dit er in het Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound 3 van 5

4 bestand uitzien als NH. Ook met velden die niet zijn ingevuld wordt rekening gehouden: daarvan wordt de ruimte in het platte bestand leeg gelaten. XML-bestanden (XML = Extensible Markup Language) bieden flexibiliteit om de gegevens op te maken zodat ze gemeenschappelijk kunnen worden gebruikt via Internet of een intranet. Met XML kunt u standaardmethoden voor het beschrijven van content ontwikkelen, zodat de informatie voortdurend algemeen toegankelijk is. XML gebruikt alleen codes (tags) om informatie-eenheden van elkaar te scheiden en laat de interpretatie van de gegevens volledig over aan de applicatie die ze leest. XML is interessant voor gebruikers die bestanden moeten downloaden naar hun eigen desktopcomputer of naar het LAN en die de gegevens willen gebruiken in Microsoft Excel, Access, Oracle, SQL, Lotus of andere databasesoftware, of in bedrijfssystemen. Het ophalen van XML-bestanden kunt u automatiseren met UPS OnLine Tools Bestanden downloaden voor Quantum View TM. Met dit XML-tool kunt u Quantum View-gegevens ophalen en deze rechtstreeks importeren in uw back-endsystemen. Berichten Bepaal welke berichten u per wilt ontvangen. Bij Quantum View Inbound kunt u uw keuze maken uit twee zeer nuttige typen: Goedgekeurd/Geweigerd - Wilt u per bericht ontvangen als de vereiste aanvragen voor het gebruik van Quantum View Inbound zijn goedgekeurd of geweigerd? Zo ja, dan kunt u dat opgeven in uw MIJN UPS.COM-profiel of tijdens het inschrijfproces. Bestanden gereed om te downloaden - Wilt u bericht krijgen als er nieuwe Quantum View Inbound-bestanden beschikbaar zijn om te downloaden? Zo ja, dan kunt u dat tijdens het inschrijfproces opgeven bij Bestandsvoorkeuren of deze functie later toevoegen via Abonnementsgegevens in uw Quantum View Overzicht. Opmerking: Als u veel pakketten ontvangt, kan het gaan om maar liefst 24 s per dag (elk uur een). Hoe meldt u zich aan voor Quantum View Inbound Nadat u hebt vastgesteld dat de vereiste Bedrijfsbeheerder bestaat, de vereiste informatie hebt verzameld en de noodzakelijke beslissingen hebt genomen, kunt u zich inschrijven voor Quantum View Inbound. Hieronder vindt u een overzicht van de stappen in dat proces. Er wordt hier van uitgegaan dat er een Bedrijfsbeheerder voor het UPS-klantennummer is aangesteld, zoals hierboven beschreven. 1. Meld u aan bij MIJN UPS.COM en kies onder UPS Visibility Services de optie Quantum View Inbound. 2. Kies Inschrijven. 3. Controleer uw profielgegevens en breng de noodzakelijke wijzigingen aan. Als u per bericht wilt ontvangen wanneer uw abonnementsaanvragen zijn goedgekeurd of geweigerd, kunt u dat hier in uw profiel aangeven. 4. Geef de gevraagde gegevens voor het abonnement op. Geef een abonnementsnaam op, kies een serviceoptie en kies een klantennummer voor facturering. Opmerking: De abonnementsnaam kan elke willekeurige naam zijn die u helpt uw abonnementen uit elkaar te houden. Als u een klantennummer voor facturering invoert (in Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound 4 van 5

5 plaats van er een te selecteren in de keuzelijst) moet u tevens de postcode opgeven van het afhaaladres voor dat klantennummer. 5. Definieer of selecteer Locatie-ID's. 6. Geef uw bestandsvoorkeuren op. Welke bestandsindeling wilt u gebruiken voor het downloaden? 7. Controleer de abonnementsgegevens en verstuur ze. 8. Nadat de inschrijving voltooid is, moet u wellicht wachten totdat de beheerder van het klantennummer en/of het Locatie-ID uw aanvraag heeft goedgekeurd. Als u zich hebt opgegeven voor berichten dienaangaande, krijgt u bericht zodra er een beslissing is genomen. Zo niet, dan kunt u de status van uw aanvraag bekijken op het Quantum View Overzicht. Houd er rekening mee dat er voor bedrijfsbeheerders geen tijdslimiet geldt om uw aanvraag te behandelen. Noteer daarom de naam van de beheerder die u hebt geselecteerd. In geval van vertraging kunt u dan rechtstreeks contact met hem of haar opnemen. 9. Zodra alle goedkeuringen binnen zijn, keert u terug naar het Quantum View Overzicht om het nieuwe abonnement te activeren. Opmerking: Als u degene bent die het abonnement neemt en u tevens de beheerder bent van het opgegeven klantennummer en de opgegeven Locatie-ID's, kunt u het abonnement activeren zodra het inschrijfproces voor Quantum View Inbound voltooid is. Uw Locatie-ID aan uw leveranciers zenden Quantum View Inbound traceert zendingen met behulp van een uniek Locatie-ID dat u voor uw organisatie aanmaakt en onderhoudt. Dit draagt bij aan de juistheid en volledigheid van de informatie die u ontvangt over inkomende pakketten. Om automatisch informatie over uw inkomende UPS-pakketten te kunnen ontvangen, moet u uw Locatie-ID doorgeven aan uw leveranciers en hen vragen dat ID op te nemen in hun verzendsysteem. Elk verzendsysteem is weliswaar anders, maar het opslaan van uw Locatie-ID is een eenmalige aangelegenheid en behelst vaak niet meer dan het toevoegen (door de leverancier) van het Locatie-ID aan uw adresgegevens. Een voorbeeldtekst voor een brief aan uw leveranciers vindt u in de sectie Downloads. Voordat u zich aanmeldt voor Quantum View Inbound 5 van 5