Verslag vergadering AB Waddenfonds 6 december uur, provinciehuis Leeuwarden

Transcriptie

1 Verslag vergadering AB Waddenfonds 6 december uur, provinciehuis Leeuwarden Aanwezig: mw. T. Schokker-Strampel (voorzitter), mw. J. Geldhof, dhr. W. v.d. Ploeg, mw. J. de Vries, mw. P. Benjamins-Van Oudheusden, mw. G. Blokker, dhr. W. Cool, dhr. J. Leever, mw. C. Noorman, dhr. J. Bekius, dhr. B. van de Klundert, dhr. W.F. Dil, mw. M. Zijlstra (notulist). De voorzitter opent de vergadering om uur en heet iedereen welkom. 1. Verslag vergadering d.d. 21 september 2012 Zowel inhoudelijk als redactioneel: Blz.1, Verslag vergadering 9 juli, pag.1, punt 1 Mw. Benjamins vraagt of op de website goed is gekeken naar de zichtbaarheid van de leden. Momenteel zijn de stukken goed vindbaar, maar voor de leden moet vaak worden doorgeklikt. Dhr. Bekius geeft aan dat de nieuwe website inmiddels klaar staat. Er is voor gekozen om in de startperiode van het Waddenfonds niet te gaan experimenteren met de website. Namens mw. Wulfse geeft mw. Benjamins aan graag de zichtbaarheid van de leden te willen vergroten door ook de mailadressen op de site te plaatsen. Dhr. Bekius zegt toe deze opmerking mee te nemen. Mw. Benjamins stelt voor om de naam van de website los te trekken van Waddenzee.nl en te veranderen in Waddenfonds.nl. Dhr. Bekius geeft aan dat deze laatste domeinnaam niet beschikbaar is. De eigenaar wil de domeinnaam niet verkopen. Blz.1, Verslag vergadering 9 juli, pag.2, punt 2 Naar aanleiding van de opmerking van mw. Benjamins in het vorige verslag geeft dhr. Bekius aan dat de beleidsbrief van de Noordelijke en Randstedelijke Rekenkamer naar alle leden van het AB is gestuurd, samen met de uitnodiging voor de bijeenkomst in augustus. Het is onduidelijk waarom mw. Benjamins de brief niet heeft ontvangen. Mw. Blokker vraagt of de Algemene Rekenkamer het Waddenfonds blijft controleren. Dit blijkt niet het geval. Wel hebben de Randstedelijke en de Noordelijke Rekenkamer aangegeven het Waddenfonds te zullen gaan volgen. De reguliere controle wordt uitgevoerd door een accountant. Ze vraagt ook of het woord additioneel bij alle aanvragers breed bekend is. De voorzitter geeft aan dat de programmaregisseurs ervoor zorgen dat alle aanvragers dit als eerste horen. Het is cruciaal. De voorzitter zegt toe dat voor de volgende keer bij de stukken een tekst is gevoegd waarin additioneel goed wordt omschreven. Blz.2, punt 3 Mw. Benjamins vraagt of er nog een aparte sessie wordt ingepland over de invulling van het begrip duurzaamheid. De voorzitter geeft aan dat dit wordt meegenomen in de planning. Blz.4, punt 4 Mw. Benjamins vraagt of het jaarverslag van de Waddenacademie wordt toegezonden aan het DB of het AB. De voorzitter geeft aan het jaarverslag nog niet te hebben gezien. Deze vraag kan na afloop van dit overleg worden gesteld tijdens het aansluitende kennismakingsgesprek met het bestuur van de Waddenacademie. Blz.5, punt 7 Mw. Benjamins vraagt of het concept Communicatieplan op 5 november is voorgelegd aan het DB. Ze is benieuwd naar de stand van zaken en zou het graag inzien. De voorzitter geeft aan dat het concept klaar is. Zodra het plan wordt vastgesteld komt het ook ter beschikking van het AB. Dhr. Van der Ploeg merkt op dat leden van het AB niet teveel in detail moeten treden. Communicatie is onderdeel van het uitvoeringstraject. Dhr. Cool merkt op dat het Waddenfonds nu gaat starten. AB Waddenfonds 28 maart /6

2 Wanneer het AB wordt geïnformeerd over het Communicatieplan, zodra het is vastgesteld door het DB, dan weten ze ook hoe ze op bepaalde zaken kunnen reageren. De voorzitter voegt hier nog aan toe, dat communicatie ook onderdeel is van het totale organisatieplan. Hierover wordt het AB ook nog geïnformeerd. 2. Introductie directeur Waddenfonds (Bram van de Klundert) Dhr. Van de Klundert is voor het eerst aanwezig bij dit overleg. De voorzitter heet hem van harte welkom. Er volgt een korte kennismakingsronde. Dhr. Van de Klundert geeft aan veel affiniteit te hebben met het waddengebied en het bijzonder te vinden dat hij een bijdrage kan leveren aan het mooiste gebied van Nederland. Zijn ambitie is dat, wanneer hij vertrekt, het gebied er beter bij zal liggen dan nu en er op allerlei gebieden impulsen zijn gegeven. Zijn streven is om het AB goed te informeren en ook te betrekken bij keuzes. Hij geeft aan in geval van vragen vanuit het AB altijd telefonisch bereikbaar te zijn. Mw. Blokker wenst hem veel succes toe op deze plek. Ze vraagt zich af hoe dhr. Van de Klundert om zal gaan met de nog lopende projecten op dit moment. Als organisatie heeft het Waddenfonds te maken met een verleden op dit gebied. Dit is door het Rijk niet netjes afgehecht. Dhr. Van de Klundert geeft aan van plan te zijn om een permanent overzicht op te stellen van de oude en nieuwe projecten, de diverse stromen en structuren. Dit zal ook juridisch worden bekeken. Op dit moment heeft hij nog geen idee welke projecten er in de oude stroom zitten. Zijn primaire zorg zijn de nieuwe aanvragen en de toekomst van het Waddenfonds, om goed te organiseren wat er nu aan komt. Mw. Blokker geeft aan dat in het verleden sprake was van een zekere stroperigheid en ze vraagt zich af hoe we dit beter kunnen doen. De basis voor een goede toekomst is, goed te kijken naar wat er mis is gegaan in verleden. De voorzitter geeft aan dat mw. Blokker hier een punt heeft. Bij nieuwe beschikkingen moet goed worden bekeken of het project obstakelvrij is. Voorheen werd soms al beschikt, maar bleef het geld vervolgens op de plank liggen. Op 20 december a.s. worden in de vergadering van het DB alle projecten bekeken die vertraagd zijn. Vervolgens wordt in het volgende overleg van het AB aan de orde gesteld wat het Waddenfonds met deze projecten gaat doen. Projecten die nog niet zijn gestart en waar ook geen uitzicht is op een start, zullen op 0 worden gezet. Het geld dat hierdoor vrij komt gaat terug in de pot en wordt gebruikt voor andere projecten. Mw. Blokker vraagt hoe lang men de tijd krijgt om een project te realiseren: om het geld op de bestemde plek te brengen en vervolgens uit te geven. De voorzitter geeft aan dat het Waddenfonds nog te maken heeft met oude beschikkingen en de afronding daarvan. Deze projecten moeten worden afgewerkt. Hier gaat het DB iets aan doen. Afscheid kwartiermaker (Wim Fred Dil) De voorzitter geeft aan dat er veel is gebeurd om het Waddenfonds zo ver te krijgen als het er nu voor staat. Ze bedankt dhr. Dil voor wat hij met zijn team heeft verricht. Op deze manier gaat het Waddenfonds goed de toekomst in. Inmiddels zijn de eerste drie beschikkingen afgegeven en is er een positieve Waddenfondsdag georganiseerd. Ze overhandigd dhr. Dil een cadeau namens het AB. Mw. Geldhof sluit zich hierbij aan en geeft aan dat dhr. Dil als kwartiermaker heel erg veel heeft gedaan. Ze bedankt dhr. Dil voor het gedane werk en overhandigt hem eveneens een blijk van waardering. Dhr. Van der Ploeg spreekt namens de provincie Groningen zijn waardering uit. Dhr. Dil dankt iedereen voor de mooie woorden. Hij geeft aan dat het een fascinerend aspect van de afgelopen 14 maanden is geweest dat het met 3 provincies en 3 culturen is gelukt om in korte tijd zoveel voor elkaar te krijgen. Dit had nooit gekund zonder de inzet van de leden van het AB als bestuurders, in GS, bij verordeningen, etc. Wat hem betreft was het een samenwerking pur sang. Het Waddenfonds is nog niet perfect, maar is klaar voor de volgende, volwassenheidsfase. Hij bedankt een ieder voor de samenwerking. 3. Mededelingen - De voorzitter deelt mee dat dhr. J. Kramer later aanwezig is, aangezien hij onderweg is vanuit Utrecht. Tijdens de vergadering blijkt dat hij in verband met oponthoud in het verkeer niet bij de vergadering aanwezig kan zijn. - Mw. Benjamins meldt dat mw. Wulfse eveneens afwezig is. - Dhr. Van der Ploeg stelt vast dat er namens de provincie Noord-Holland 1 lid en 2 plaatsvervangers aanwezig zijn. Hij wijst er op dat er in geval van stemmen en spreken AB Waddenfonds 28 maart /6

3 hoogstens 2 stemmen zijn toegestaan. Dhr. Cool geeft aan formeel als plaatsvervanger van mw. Stevens aanwezig te zijn. - Mw. Geldhof deelt mee dat het college van GS Noord-Holland na het DB op 5 november de cofinanciering voor twee projecten van het Waddenfonds heeft vastgesteld. Het gaat om het project Prins Hendrikdijk en Automooring voor veerboten. Dit betekent dat het geld van het Waddenfonds ter besteding kan komen. 4. Ingekomen stukken - Brief ministerie van Infrastructuur en Milieu De voorzitter deelt mee dat het Waddenfonds op 24 januari a.s. aan de orde komt in een AO van de Tweede Kamercommissie. Als DB wil men de Kamerleden van te voren goed informeren over waar het Waddenfonds staat en waar we mee bezig zijn. De eerste gesprekken met Kamerleden zijn inmiddels gevoerd, in januari wordt dit vervolgd. - Brief coalitie Wadden Natuurlijk De voorzitter geeft aan dat deze projecten worden meegenomen. 5. Terugblik eerste subsidiebeschikkingen De voorzitter geeft aan dat de eerste drie beschikkingen zijn afgegeven. Een mooi moment, dat is gevierd tijdens een feestelijke vergadering van het DB in Noord-Holland. Het gaat om de volgende projecten: - Prins Hendrikdijk op Texel. Een alternatief voor traditionele dijkversterking. Met mogelijk straks een voorbeeldfunctie voor een nieuwe manier van dijkversterking waarbij gebruik wordt gemaakt van natuur, de plek, het aanzicht, etc. - Automooringproject Veerboten op Texel. Hierbij wordt een innovatief systeem voor het afmeren van veerboten aangelegd. - Waddenzee in oorlog. De zogenaamde Atlanticwall, de verdedigingslinie van de Duitsers uit de Tweede Wereldoorlog, wordt weer zichtbaar gemaakt op alle eilanden. Dankzij het Waddenfonds kan dit worden opgepakt. 6. Vaststellen juridische verordening, aanwijzing bezwaarcommissie Fryslân Dhr. Cool geeft aan de bemensing van de bezwaarcommissie te hebben gezien. Gezien de samenwerking in de Gemeenschappelijke Regeling Waddenfonds zou hij het verstandig vinden om per provincie een lid aan te dragen voor de bezwaarcommissie. Dus iemand uit Groningen, Noord- Holland en Fryslân. Het secretariaat kan in Fryslân blijven, dit heeft ook de voorkeur. De voorzitter geeft aan dat het DB dit voorstel heeft gedaan voor de pioniersfase. In de loop van volgend jaar wil het DB kijken naar een vervolg vanaf 1 januari De opmerking van dhr. Cool wordt hierin zeker meegenomen. Er is eerst gekozen voor een pragmatische oplossing: gebruik maken van de bestaande bezwaarcommissie van Fryslân. Dhr. Bekius vult aan dat in de evaluatie ook zal worden bekeken hoe vaak de commissie daadwerkelijk bijeen is gekomen. Daarom is het ook beter om eerst een ingewerkte commissie in te zetten. Een ingewerkte bezwaarcommissie is eerst beter dan een commissie van personen die weinig bijeen komen en waarbij de commissie niet uit de startblokken komt. De opmerking van dhr. Cool wordt meegenomen in de evaluatie. Mw. Geldhof vraagt of deze verordening een andere invulling niet in de weg staat. Mw. Blokker geeft aan dat het AB hierin zelf een afweging moet maken. Kiezen we voor voortgang en het afgeven van beschikkingen? In dat geval heeft amenderen nu geen zin. Besluit: Het Algemeen Bestuur stelt de verordening adviescommissie rechtsbescherming Waddenfonds vast. Het Algemeen Bestuur besluit de adviescommissie rechtsbescherming van de provincie Fryslân aan te wijzen als adviescommissie voor het Waddenfonds tot 1 januari AB Waddenfonds 28 maart /6

4 7. Begroting 2012 De voorzitter geeft een korte toelichting op de voorliggende begroting. Het gaat om een concept en hij voldoet zo niet aan gestelde eisen. Het DB wilde het AB echter wel alvast deze cijfers voorleggen als voorbeeld. In het voorliggende document zijn de cijfers zo goed mogelijk aangegeven. Volgens planning wordt de begroting op 20 december behandeld in het DB. Daarna wordt het naar PS gestuurd. PS heeft vervolgens twee maanden om te komen tot een zienswijze op de begroting. Dit betekent dat het AB de begroting in maart vast kan stellen. Vervolgens gaat de begroting voor 1 juli naar PS. Dit jaar is dit niet gelukt omdat het Waddenfonds net was gestart. In de tussentijd kunnen beschikkingen gewoon worden afgegeven. Dit is juridisch uitgezocht. Het gaat om een noodprocedure. Dhr. Cool stelt voor om hierin ook pragmatisch te zijn en te komen met een jaarrekening 2012 in plaats van een begroting Hij geeft aan weinig met deze cijfers te kunnen. Het Waddenfonds is gestart, er zijn enkele subsidies essentieel geweest en er is een organisatie opgezet. Hier komt en jaarrekening uit voort. Daarmee kan het DB correct naar PS gaan, gelijk met de begroting voor Daarnaast is de organisatie lean and mean. Er staat een aantal medewerkers benoemd. Hij merkt op dat de bijkomende kosten wel vrij hoog zijn en het is onduidelijk waaruit deze kosten zijn opgebouwd. Voor de organisatie is 4% neergezet. Dat is op zich aardig, maar wel het maximum. Dhr. Dil geeft aan dat dit klopt. Het streven is ook om lager uit te komen dan deze 4%. Mw. Benjamins geeft aan dat er een bedrag van ,- staat vermeld voor de bedrijfsvoering/ ondersteuning Waddenfonds en dat een overeenkomst met Fryslân wordt genoemd. Ze vraagt wat dit betekent en waar dit bedrag uit is opgebouwd. Mw. Blokker is blij met de toelichting op de begroting. Ze sluit ook aan bij de opmerking van dhr. Cool: een begroting is niet realistisch, een jaarrekening wel en een meerjarenbegroting ook. Ze geeft aan dat een aantal gemaakte kosten nu nog bestaat uit letters, ze vraagt of dit ook in cijfers wordt uitgedrukt. Verder geeft ze aan dat aan de huisvestingskosten nog iets wordt gedaan. De kosten voor de Rekenkamer zijn betaald door de provincie, de accountant wordt betaald uit het Waddenfonds. Belangrijk punt wat haar betreft is dat de subsidies geen hinder ondervinden van deze aanpak. Dhr. Van der Ploeg geeft aan dat een begroting wordt opgesteld in het jaar daarvoor en niet gedurende het jaar zelf. De begroting voor 2013 moet voor de zomer worden vastgesteld en vervolgens naar het ministerie van Binnenlandse Zaken worden gezonden. Hij geeft aan dat deze begroting cijfermatig niet zo spannend is. In maart moet het AB de begroting 2013 vaststellen. Dhr. Dil geeft aan dat de formele overdracht vanuit de provincie Fryslân op 1 januari van dit jaar heeft plaatsgevonden. Op 1 oktober is het loket open gegaan en daarmee het ijkpunt voor de overdracht naar het Waddenfonds. De overgang van de oude naar de nieuwe situatie is nu klaar. De accountantscontrole is afgerond, als het goed is wordt hier morgen een handtekening onder gezet. Er is wel transparant hoe de bedragen zijn opgebouwd en uit welk jaar dit komt. De begroting die voorligt is een inschatting van hoe de organisatie eruit gaat zien met de directeur, programmaregisseurs, ondersteuning en algemene organisatiekosten. Het bedrag van is flexibel inzetbaar voor zaken als bijvoorbeeld de website, het uitvoeringsplan , bijeenkomst van stakeholders in het Fries Museum, etc. De bedrijfsvoering voor het Waddenfonds wordt door de provincie Fryslân uitgevoerd. Hiervoor is een overeenkomst afgesloten tot Dhr. Van der Ploeg vraagt wie deze overeenkomst heeft ondertekend. Dhr. Bekius geeft aan dat deze vanuit het Waddenfonds is ondertekend en dat het gaat om een dienstverleningsovereenkomst. Dhr. Ploeg vraagt of het DB deze overeenkomst heeft gezien. De voorzitter geeft aan dat de overeenkomst al was geregeld voordat de DB is opgericht, namelijk onder vigeur van de drie waddendirecteuren. Ze geeft ook aan dat 4% voor de organisatie een maximum is. Als het met minder kan is er meer geld beschikbaar voor projecten. Dhr. Dil voegt hier nog aan toe dat deze 4% wel een ervaringsgetal is. AB Waddenfonds 28 maart /6

5 Mw. Benjamins vraagt of er een meerjarenbegroting wordt opgesteld voor PS. Dhr. Bekius geeft aan dat de begroting vaak al een meerjarenbegroting is omdat er wordt gewerkt met een vaste tranche van inkomsten. Het is vaak niet zo spannend omdat het vaak gaat om een korte opsomming. Het flexibele deel is wel interessant. De voorzitter geeft aan dat dit van een andere orde is. Dhr. Dil geeft aan dat de onderverdeling ook nog anders kan worden, maar voor het volume maakt het niet uit. De begroting komt dit voorjaar terug op de agenda voor het AB. 8. Stand van zaken pionierprogramma Landbouw & Visserij Dhr. Bekius geeft aan dat het Waddenfonds is begonnen met een aantal pioniersprogramma s. Bij de programma s Landbouw en Visserij lag dit echter complexer. Voor beide programma s is een concept klaar. In december worden beide concepten oriënterend besproken in de vergadering van het DB. De concepten zijn ambtelijk voorbereid door de drie provincies. Op 28 maart staat de volgende vergadering van het AB gepland, op dat moment kunnen de concepten definitief worden vastgesteld. Zo kan er voor de rest van het jaar wel uit beschikt worden. Er blijkt ook al belangstelling voor te zijn. Vanaf maart kan het Waddenfonds hier mee verder. De concepten zijn inmiddels getoetst op Europese regelgeving. Dit punt komt terug in het volgende overleg van het AB. 9. Rondvraag en sluiting 9.1 Mw. Blokker vraagt of donderdag de vaste vergaderdag is voor het AB. Eén collega van het AB kan op donderdag niet aanwezig zijn. Ook geeft ze aan dit tijdstip uur niet prettig te vinden. Verder vraagt ze naar het vergaderschema van het DB en het AB voor Naar aanleiding van persberichten en beschikkingen moet worden opgelet wanneer de vergaderingen plaatsvinden. Dhr. Bekius geeft aan dat de vergaderplanning voor het DB na vaststelling bekend wordt gemaakt. Dit kan verwachtingen scheppen bij organisaties die projecten hebben ingediend. Maar er wordt echter duidelijk gecommuniceerd dat tussen aanvraag en besluit 13 weken kunnen liggen. 9.2 Mw. Blokker is benieuwd naar de proefopstelling op Breezanddijk voor Blue Energy. Ze begreep dat hiervoor nog een handtekening nodig is. Dit is echter geen Waddenfondsproject in deze fase. 9.3 Mw. Blokker vraagt aandacht voor zaken die zich op landelijk gebied afspelen. Zoals bijvoorbeeld Europees recht, vogel- of habitatrichtlijnen, regeringsbesluiten over havens of visserij. Wie heeft deze zaken goed in beeld en is dit voldoende geborgd? De voorzitter geeft aan dat de link naar Den Haag en Brussel goed duidelijk is. Ook hebben leden van het AB zitting in diverse Waddenfora. Mw. Blokker geeft dat ze ook zelf informatie zal achterhalen. 9.4 Dhr. Cool heeft onlangs na afloop van een zitting een schema ontvangen, waarin is aangegeven hoe alle waddenorganisaties in elkaar sluiten. Het gaat om een verouderd schema, waar het Waddenfonds enigszins aan bungelt. Maar hij geeft aan dat het goed zou zijn om dit uit te werken naar de huidige situatie en aan PS te sturen. Leden van PS weten niet welke organisaties bezig zijn in het waddengebied en wat het Waddenfonds hierin betekent. Het geeft een goed beeld hoe alles aan elkaar is verbonden en waarmee de verschillende organisaties bezig zijn. De voorzitter geeft aan dat dit meer een taak is voor het Regiecollege Waddengebied (RCW). Ze zegt echter toe het punt mee te nemen in de komende vergadering van het DB: is het een taak voor het DB of voor het RCW. 9.5 Mw. Benjamins vraagt of de notulen voortaan iets eerder toegezonden kunnen worden. Zodat er nog ver in de herinnering ligt wat er is gezegd. De voorzitter zegt toe dat het concept voortaan vlot toegezonden zal worden. Het zal ook worden toegevoegd aan de definitieve set vergaderstukken. 9.6 Mw. Benjamins vraagt namens mw. Wulfse of voor het volgende overleg het werkingsgebied met grenzen geagendeerd kan worden. Mw. Geldrop geeft aan dat deze grenzen wettelijk zijn bepaald en hier geen ander besluit over kan worden genomen. Ze zijn op de website terug te vinden. Mw. Benjamins geeft dit door aan mw. Wulfse. AB Waddenfonds 28 maart /6

6 9.7 Mw. Benjamins geeft aan met het oog op de vergaderplanning voor 2013 dat de donderdag een onmogelijke vergaderdag is voor mw. Wulfse. Ze geeft aan dat de volgende vergadering, 28 maart, ook een donderdag is. Dhr. Bekius geeft aan dat de vergaderplanning voor het AB een uitdaging blijft. De maartvergadering is nodig voor de programma s Landbouw en Visserij. Voor de vergadering daarna zijn echter drie data mogelijk: dinsdag 18 juni, maandag 24 juni en dinsdag 25 juni. De vergadering wordt gehouden in Haarlem van uur. De daarop volgende vergadering wordt na de zomer gehouden. Er wordt zeker rekening gehouden met mw. Wulfse. In mei wordt nog een datum gezocht voor een bezoek aan het Waddengebied. 9.8 Mw. Benjamins geeft aan dat het nieuwe uitvoeringsplan Waddenfonds volgend jaar naar PS gaat. Ze vraagt zich af hoe zicht wordt gehouden op hoe zaken samenvallen en hoe hierop wordt gestuurd. De voorzitter geeft aan dat op 20 december in het DB wordt besproken hoe PS vroegtijdig te betrekken bij het concept uitvoeringsplan. Hoe kan men PS laten meedenken. Het DB is er bewust mee bezig om PS hier goed bij te betrekken. 9.9 Mw. Geldhof stelt vast dat van de vier programmaregisseurs drie bij dit overleg aanwezig zijn. Ze vraagt waar de vierde programmaregisseur is. De voorzitter geeft aan dat dhr. Hoogland voor een jaar was gedetacheerd vanuit de gemeente Den Helder. Deze detachering loopt af per 1 januari. Daarmee gaat het Waddenfonds van vier programmaregisseurs terug naar drie. Deze drie contracten worden verlengd 1 juli Mw. Geldhof geeft aan het op prijs te stellen wanneer dergelijke personele wijzigingen via de mail zouden worden doorgegeven. Voorzitter geeft aan dat de wijziging per 1 januari in gaat. Op 20 december zou de personele invulling van de organisatie in het DB worden besproken. Dhr. Dil geeft aan dat dhr. Hoogland op dit moment ook op vakantie is. De voorzitter sluit de vergadering om uur. Aansluitend aan dit overleg vindt een kennismakingsgesprek plaats met de leden van het bestuur van de Waddenacademie. Aldus besloten, d.d. 28 maart 2013 Voorzitter Secretaris T. Schokker-Strampel drs. A.F. van de Klundert, secretaris AB Waddenfonds 28 maart /6