VERSLAG. Thema-avond Cliëntenraad Datum 18 mei 2016

Transcriptie

1 VERSLAG Betreft Thema-avond Cliëntenraad Datum 18 mei 2016 Tijdstip 19: uur Voorzitter mevr. N. Verdonk Notulist mevr. P.J. Klok Opening Mevr. Verdonk opent de avond en heet iedereen van harte welkom. Zij stelt vervolgens de aanwezig cliëntenraadsleden voor. Daarnaast wordt mevr. Klok voorgesteld. Zij is onlangs in dienst getreden als ambtelijk ondersteuner van de cliëntenraad. Cliëntenraad Mevr. Verdonk geeft kort weer waar de cliëntenraad van Severinus de afgelopen periode zoal mee bezig is geweest. - De cliëntenraad is betrokken bij de benoeming van leden van de Raad van Toezicht van Severinus. - De cliëntenraad overlegt maandelijks met de (nieuwe) bestuurder en secretaris. - De cliëntenraad heeft de Begroting voor 2016 besproken en heeft hiervoor een positief advies afgegeven. - Regulier overleg OR. - Er is een avond belegd voor naasten. Ervaringen werden gedeeld in het kader van Duurzaam Severinus. - Het Zorgkantoor (CZ) zoekt meer contact met de Cliëntenraad ter versterking van de positie en invloed van de cliëntenraad. De cliëntenraad wordt ook betrokken bij het proces van inkoop van zorg. - Er worden nieuwe leden gezocht voor de Cliëntenraad. De hoop is deze nieuwe leden bij de volgende themavergadering te kunnen voorstellen. Onderwerpen die aan de orde zijn: - Het Jaardocument 2015 (Jaarrekening en Jaarverslag 2015) ter advisering; - De nieuwe organisatiestructuur ter advisering; - Samen Duurzaam verder waar het op deze avond ook over zal gaan - De van sommige woonhuizen samengevoegde begrotingen. Dit wordt nog nagegaan. Voor toekomstige onderwerpen wordt verwezen naar de komende publicaties op de website. Mevr. Verdonk geeft tot slot aan dat een ieder ook altijd welkom is bij een vergadering van de Cliëntenraad. Zij geeft hierna het woord aan dhr. P. Hermsen, die een toelichting zal geven op het plan Samen Duurzaam verder. Samen Duurzaam verder Dhr. P. Hermsen stelt zichzelf allereerst voor. Intussen is hij nu 5 maanden bestuurder van Severinus. Het voelt voor hem goed om bij Severinus terug te zijn. Een mooie organisatie waar mooie dingen gebeuren en waar mooie mensen werken en wonen. Het gaat om mensen die een groot deel van hun leven hier wonen en dat gaat samen met gevoel. Er gaan dingen goed en niet goed. Dhr. Hermsen wil daar open in zijn en wil samen tot verbetering komen. Wat hem opviel was dat zaken stroperig liepen. De communicatie ging soms Verslag Thema avond Cliëntenraad 18 mei

2 moeizaam. Door veel lagen en een hiërarchische structuur was er ook gelegenheid om zaken niet op te pakken. Intussen is het gevoel van urgentie om hier wat aan te doen bij iedereen aanwezig. Het doel is om Severinus tot een fijne woon- en werkomgeving te maken voor de naaste. Bij het aantreden van dhr. Hermsen als Bestuurder liep het plan Duurzaam Severinus. Gericht op Participatie en ook Zelforganisatie. Er is geëvalueerd en er ligt een plan voor advies bij de Ondernemingsraad en de Cliëntenraad. Dit plan geeft aan hoe wij het denken te gaan doen. Ook voor wat betreft de woningen en ruimtes voor dagactiviteiten zijn verbeteringen door te voeren. Enkele worden op dit moment al gerenoveerd. Hier zal Severinus de komende jaren, fasegewijs, mee bezig zijn. Ze zijn fasegewijs gerealiseerd en zullen ook fasegewijs worden gerenoveerd. Ondanks dat het met minder moet willen we een goed klimaat bieden voor het wonen en de dagbesteding aan cliënten. Het betekent ook dat gekeken wordt naar de mogelijkheid van het wonen van cliënten die minder gemakkelijk in een woonwijk functioneren. Dhr. Hermsen geeft aan blij te zijn met de samenwerking met de Cliëntenraad. De Cliëntenraad is kritisch en dat moet ze ook zijn maar is daarbij wel redelijk. Dhr. Hermsen gaat verder in op het plan Samen Duurzaam verder. Hij verwijst naar de bijeenkomst in november jl. waarbij hij als net aangetreden bestuurder als toehoorder aanwezig was. Er was best wel wat spanning voelbaar op die avond en de bedoeling kwam niet echt uit de verf. Hij benadrukt dat hij de betrokkenheid van naasten zeer duidelijk ziet en waardeert. De nadruk ligt op samenwerking voor diegenen die afhankelijk zijn van de naaste en van Severinus. Hij is onder de indruk van wat er gedaan wordt. Ieder op zijn eigen manier en naar eigen omstandigheden. Wat is overgenomen uit de pilot van Duurzaam Severinus is dat er gewerkt blijft worden vanuit de bedoeling van goede zorg, goede begeleiding en kwaliteit van leven. Bij alles wat Severinus wil en doet is de centrale vraag of het daaraan bijdraagt. Aan de hand van sheets wordt het plan verder toegelicht. Een samenvatting is als bijlage bij dit verslag gevoegd (communiqué Samen duurzaam verder ). Tijdens de presentatie worden door aanwezigen de volgende opmerkingen gemaakt en vragen gesteld. 1. Gemist wordt dat er echt naar cliënten wordt geluisterd. Dan ontstaat onbegrip en stress bij die cliënt. Gemiddeld genomen moet er per week naar wel 20 verschillende begeleiders geluisterd worden. Er is onvoldoende aandacht om echt te luisteren. Dhr. Hermsen erkent dat het voor komt dat er te weinig aandacht is. Hij ziet tegelijkertijd goede voorbeelden. Aandacht is belangrijk. 2. Er wordt verschil in HBO/MBO medewerkers ervaren. Bij vervanging wordt niet alles goed doorgegeven. Het idee is dat men daar ook te weinig tijd voor heeft. Dhr. Hermsen onderschrijft het belang van goede overdracht. De tijd kan soms ontbreken maar het heeft naar zijn mening soms ook te maken met de manier van werken. Ondanks alle waardering voor de medewerkers kan het soms ook net even anders worden georganiseerd. Het ligt vaak in een combinatie van factoren. 3. Gemerkt wordt dat het zoeken naar vervanging, nu dat binnen de zelforganiserende teams moet worden opgelost, afgaat van het bieden van directe zorg. Dhr. Hermsen geeft aan dat het niet goed zou zijn wanneer medewerkers hier voortdurend mee bezig moeten zijn. Daar moet aandacht voor zijn. 4. Wat een van de aanwezigen opvalt, is dat wanneer hij aanbelt een medewerker altijd van ver moet komen. Er lijkt minder begeleiding op de groep. Het gevoel is dat het er niet veiliger op wordt. Dhr. Hermsen geeft aan dat er niet voor niets een traject wordt ingezet voor Verslag Thema avond Cliëntenraad 18 mei

3 verbetering, We gaan naar een plattere organisatie. Dat vraagt wel tijd. Ten opzichte van vorig jaar is er geen teruggang in fte s. Er is een hogere personele inzet geleverd dan in De operatie is er op gericht uren en middelen te besteden aan cliënten. Het is een feit dat er gekort wordt door het overheidsbeleid. Dhr. Hermsen is van mening dat dit te overkomen valt maar dat dit wel vraagt dat er goed gekeken wordt naar datgene dat nodig is. Bijvoorbeeld door te kijken naar overhead. Je wilt je middelen inzetten op, aan en bij de cliënt. Aan efficiency en effectiviteit kan nog worden gewonnen. Het is ook een maatschappelijke opgave voor een zorgorganisatie om geld zorgvuldig te besteden. 5. Gesteld wordt dat niet iedereen de kwaliteiten zal hebben om te kunnen functioneren in een zelf organiserend team. Mensen hebben ook behoefte aan leiding. Het gevaar bestaat dat diegenen met de grootste mond het voor het zeggen krijgen. Ook de zwaardere klussen zullen moeilijker te verdelen zijn. Dhr. Hermsen snapt de zorgen. In het plan heeft elk team een regiebegeleider die niet leidinggevend is maar wel stuurt op inhoud. Een team moet het zelf organiseren ook leren. Er zullen mensen zijn die het niet kunnen of willen leren. Dan is voor hen een andere plek aangewezen. In de Langdurige zorg anno 2016 zal je op zoek moeten naar andere vormen als gevolg van de maatschappelijke ontwikkelingen. Dhr. Hermsen vervolgt dat hij vanuit ervaringen, slechte voorbeelden van zelforganisatie heeft gezien maar ook goede. Er moet geloof zijn in het eigen verhaal en de aanpak. Het vraagt best veel maar je ziet ook nu al beweging in de organisatie. We zoeken onze weg naar een andere manier van organiseren. 6. Worden mensen ook bijgeschoold in wat nieuw voor hen is? Dhr. Hermsen reageert dat er bijgeschoold wordt. Het ene team zal in zijn ontwikkeling ook meer ondersteuning nodig hebben dan het andere. 7. Opgemerkt wordt dat het fijn zou zijn wanneer er gereageerd wordt op het moment dat de bewoner de vraag (behoefte) heeft. Dhr. Hermsen geeft aan dat het daarbij ook van belang is om te kijken naar de dag invullingen. Soms moet je voor bewoners een betere dag invulling zoeken. Hij geeft aan dat we aan het begin staan en er nu voor moeten zorgen dit soort zaken op te pakken. 8. Er wordt gevraagd naar de verhouding fulltime/parttimemedewerkers. Veel parttimers maakt het ingewikkeld. Dhr. Hermsen snapt de zorg om opbouw. Diversiteit is van belang. Onder andere ook voor de verhouding fulltime/parttime medewerkers. Dit om de zorg beschikbaar te hebben op de tijden dat de cliënt zorg vraagt en ook om een tijdstip te vinden voor een goede overdracht. Daarnaast speelt leeftijdsopbouw nog een rol. Dat maakt het tot een hele uitdaging. 9. De vraag wordt gesteld hoeveel woonhuizen aan de pilot hebben meegedaan. Dit zijn 7 woonhuizen en meerdere teams van de Dagbesteding. 10. Tot slot wordt de vraag gesteld of we in plaats van cliënt gewoon weer over onze bewoner kunnen praten. Dhr. Hermsen vindt dit een goed idee. Mevr. Verdonk stelt dhr. G. van Dinther vervolgens in de gelegenheid om in te gaan op het Doelgroepenbeleid. Doelgroepenbeleid Dhr. Van Dinther is voorzitter van het Verhuisoverleg. Dit overleg is in oktober jl. opgezet. Het Verhuisoverleg bestaat verder uit: Jan van Oort als casemanager, Bart van Esch als clustermanager, Eline van Berlo als gedragskundige en Ankie van t Hof als zorgbemiddelaar en beheer wachtlijst thuiswonenden. Dit overleg komt intussen wekelijks bij elkaar. Dhr. Van Dinther gaat vervolgens in op de evaluatie van het Doelgroepenbeleid. Een samenvatting is als bijlage bij dit verslag gevoegd (Doelgroepenbeleid evaluatie mei 2016) Verslag Thema avond Cliëntenraad 18 mei

4 N.a.v. de presentatie wordt de volgende vraag gesteld. Hoe gaat het verder met de aangegeven wensen tot verhuizing, nu het Doelgroepenbeleid in feite gestopt is? Dhr. Van Dinther licht toe dat mogelijkheden tot verhuizing afhankelijk zijn van kansen en dat ook zal blijven. Het gemiddelde verloop binnen de woonhuizen is gering. Ook de wettelijke vertegenwoordiger zal (terecht) altijd akkoord moeten gaan met een verhuizing. Ook mensen die nog thuis wonen en graag zouden willen komen wonen, wil men niet graag in de steek laten. Toch zijn mogelijkheden helaas beperkt. Er zijn trends waarneembaar in behoefte. Een voorbeeld is dat er bewoners zijn die niet gemakkelijk kunnen functioneren in een wijk. Gekeken wordt naar een voor hen passende en geschikte omgeving (project Wilgeman). In feite kun je ook niet spreken van een doelgroep. Mensen hebben niet 1 kenmerk maar meerdere. Het zorgplan levert de informatie voor een passende woonomgeving van de zorgvrager. De zorgvraag geldt altijd als uitgangspunt. Pauze Na de pauze gaat mevr. Verdonk in op Medezeggenschap. Medezeggenschap De Cliëntenraad constateert dat op collectief niveau Medezeggenschap binnen Severinus goed is geregeld. Op het niveau van de Woonhuizen is ruimte voor verbetering. De werkgroep die zich hiermee bezig heeft gehouden heeft ook geconstateerd dat hieraan behoefte is. De Cliëntenraad wil hier graag verder invulling aan geven. Er is een notitie gemaakt die besproken is met de bestuurder. Op 5 punten genoemd in de notitie, is er overeenstemming. 1. Betrokken bij benoeming teamleider 2. Evaluatie m.b.t. het functioneren van een team en/of de teamleider 3. Verbetering van de contacten 4. Goede communicatie van woonhuis naar wettelijke vertegenwoordiger 5. Inspraak in activiteiten binnen de woonhuizen 6. Een regelmatig overleg over zaken die de woonhuizen betreffen met de wettelijke vertegenwoordigers Over punt 2 is geen overeenstemming bereikt. De organisatiewijziging zoals vanavond aan de orde, doorkruist de notitie enigszins. De Cliëntenraad wil graag verder werken aan medezeggenschap op het niveau van de Woonhuizen. De vraag is hoe dit naar diversiteit verder uitgewerkt kan worden. Dit vraag om een goede voorbereiding. Mevr. Verdonk doet de uitnodiging om hierin mee te denken. De volgende opmerkingen worden gemaakt en vragen gesteld. 1. Wanneer een pupil besproken wordt in het team worden wettelijke vertegenwoordigers daarbij niet uitgenodigd. Waarom gebeurt dit niet? Dhr. Hermsen geeft aan dat het uitgangspunt is dat wanneer het over een naaste gaat een vertegenwoordiger een bespreking over die naaste altijd moet kunnen bijwonen. 2. Medezeggenschap brengt ook onderling contact mee. Weten wat er speelt. Weten waar een team tegen aanloopt. Dat vergroot het wederzijdse begrip. Mevr. Verdonk geeft aan dat het de bedoeling is om die uitwisseling en samenwerking op gang te brengen. Daar moet een passende vorm voor gevonden worden. Zij sluit het onderwerp af door op te merken dat medezeggenschap ook staat of valt met het faciliteren daarvan door de bestuurder. Een bestuurder moet ook geloven in participatie. Zij geeft aan dat zij hierin alle vertrouwen heeft in de bestuurder. Als naasten moeten we nu ook laten zien hoe betrokkenheid bij de Woonhuizen kan werken. Verslag Thema avond Cliëntenraad 18 mei

5 Dhr. Hermsen gaat tot slot in op Share Care. Share Care Op 10 plekken (enkele woonhuizen en bij dagbesteding) is dit beschikbaar. Zo kan men als naaste op de hoogte blijven van wat er speelt en hoe het gaat. Share Care zal overal beschikbaar komen. Een van de aanwezigen zou graag het dossier van de naaste kunnen inzien. Dhr. Hermsen reageert dat dit in voorbereiding is. Het is de bedoeling om volgend jaar te gaan werken met een Elektronisch Cliëntdossier (ECD). Dat biedt de mogelijkheid om het dossier van de naaste in te zien. Punt is, dat de uitwisseling veilig en beschermd te maken in verband met de privacy. Tot slot Mevr. Verdonk bedankt dhr. Hermsen en dhr. Van Dinther voor hun toelichtingen en dankt de aanwezigen voor hun komst. Tot slot kondigt zij haar komende afscheid als lid en voorzitter van de Cliëntenraad aan. Dit zal haar laatste Themabijeenkomst zijn in deze rol. Zij bedankt de aanwezigen voor het in de Cliëntenraad en in haar als voorzitter, gestelde vertrouwen. Dhr. Hermsen dankt mevr. Verdonk voor haar betrokkenheid, inzet en bijdrage aan de medezeggenschap bij Severinus. Hiermee wordt het formele gedeelte van de bijeenkomst afgesloten. Verslag Thema avond Cliëntenraad 18 mei