Vertrouwen en betrouwbaarheid vormen al meer dan 400 jaar de bouwstenen van onze onderneming.

Transcriptie

1 Vopak Gedragscode augustus 2012

2 Vertrouwen en betrouwbaarheid vormen al meer dan 400 jaar de bouwstenen van onze onderneming. 1. Bericht van de Raad van Bestuur In deze gedragscode ( Gedragscode ) zijn de algemene bedrijfsprincipes van Vopak opgenomen. Voor Vopak is en blijft integriteit de hoeksteen voor het vestigen en behouden van haar reputatie en voor het verlenen van eersteklas diensten aan haar klanten. Wij zien de reputatie van Vopak als een kapitaalgoed, net als de professionaliteit en passie van onze medewerkers, de kwaliteit van de installaties die wij exploiteren en de voortdurende verbetering van de diensten die wij verlenen. In deze Gedragscode zijn de waarden van onze onderneming opgenomen en wordt getoond hoe wij op verantwoorde en duurzame wijze zaken willen doen. Het is de doelstelling van Vopak om herkend te worden als de marktleider in onafhankelijke tank opslag en tegelijkertijd de continuïteit van de onderneming te waarborgen door het aanhouden van een sterke financiële basis en het voeren van een winstgevend bedrijf op lange termijn. Dit betekent dat zij investeert in duurzame groei en dat zij korte- en langetermijnbelangen tegen elkaar afweegt, waarbij zij de nodige zorgvuldigheid en respect betracht jegens haar stakeholders, waaronder klanten, medewerkers, aandeelhouders, joint-venturepartners, buren, leveranciers en het milieu. Wij achten het van essentieel belang dat Vopak-medewerkers de Vopak-waarden (Integriteit, Professionaliteit, Verbetering, Eigenaarschap, Servicegerichtheid, Passie en Aanpassingsvermogen) begrijpen en delen en bij het zakendoen consistent naar die waarden handelen. Wij vertrouwen erop dat deze Gedragscode via een reeks beleidsregels en richtlijnen een begrijpelijk kader biedt aan alle Vopak-medewerkers waaraan zij zich bij het verrichten van hun werkzaamheden dienen te houden. Wij willen dat alle Vopak-medewerkers de bepalingen van deze code niet alleen naar de letter, maar ook naar de geest naleven! Indien medewerkers niet zeker weten wat in een specifieke situatie onder passend gedrag voor zichzelf of een ander wordt verstaan, dienen zij zich hiermee onmiddellijk tot hun direct leidinggevende of de door de Raad van Bestuur daartoe aangewezen persoon (de Vertrouwenspersoon, d.w.z. de Global Director Internal Audit in Rotterdam) te wenden. Dergelijke onderwerpen zullen onmiddellijk, discreet en met de nodige zorgvuldigheid en respect worden behandeld. Wij hopen dat deze Gedragscode aan uw verwachtingen voldoet en dat u er iets aan zult hebben wanneer dat nodig is. Raad van Bestuur Vopak Eelco Hoekstra Jack de Kreij Frits Eulderink Voorzitter en CEO Vice-voorzitter en CFO COO 2

3 2. De Gedragscode verklaard Deze Code geldt voor alle Vopak-ondernemingen en hun medewerkers overal ter wereld. Niet-naleving van deze Code dient onmiddellijk te worden gemeld bij de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur houdt de leidinggevenden niet verantwoordelijk voor enige omzetderving als gevolg van naleving van deze Gedragscode en garandeert dat geen enkele medewerker nadeel ondervindt als gevolg van het melden van een (vermeende) schending van deze Code. Medewerkers wordt dringend aangeraden om een vermoeden van onregelmatigheden intern bij hun direct leidinggevende te melden of, als zij melding bij hun leidinggevende ongepast achten, bij hun eerst hogere leidinggevende, of als zij melding bij de eerst hogere leidinggevende ongepast achten, bij de Vertrouwenspersoon, d.w.z. de Global Director Internal Audit (zoals gedefinieerd in de Klokkenluidersregeling). Voor verdere informatie zie de Vopak Klokkenluidersregeling: Medewerkers die ergens melding van willen maken, kunnen dit tevens doen door een te sturen naar: De melding zal worden behandeld door de Vertrouwenspersoon Ondernemingsvrijheid en eerlijke mededinging Vopak gelooft in eerlijke en open mededinging in overeenstemming met de nationale en internationale mededingingswet- en regelgeving. Wanneer de nationale wet- en regelgeving minder streng blijkt te zijn, prevaleert het internationaal recht en vice versa. Deze wet- en regelgeving is omvangrijk en veelal complex. Daarom biedt Vopak tijdige begeleiding en ondersteuning aan medewerkers om ervoor te zorgen dat zij te allen tijde inzicht hebben in de mededingingswetgeving en dat zij deze correct blijven toepassen Naleving van wet- en regelgeving Vopak-ondernemingen dienen de wet- en regelgeving van de landen waarin zij actief zijn en de geldende internationale wet- en regelgeving na te leven. Wanneer de nationale wet- en regelgeving minder streng blijkt te zijn, prevaleert het internationaal recht en vice versa. Dientengevolge is deze wet- en regelgeving omvangrijk en veelal complex. In geval van vragen dienen medewerkers zich voor begeleiding met betrekking tot deze voorschriften te wenden tot hun direct leidinggevende en/of tot de Afdeling Juridische Zaken van de onderneming. Ingeval een medewerker een bepaling van wet- en/of regelgeving niet naleeft of (mogelijk) betrokken is bij enige onregelmatigheid, zoals fraude, dan dient een dergelijke onregelmatigheid onmiddellijk te worden gemeld bij de Divisiepresident waarvoor die medewerker werkt, en bij de Global Director Internal Audit in overeenstemming met de Interne meldingsprocedure fraude en onregelmatigheden van Vopak. 3

4 3. Integere bedrijfsvoering Vopak doet zaken op integere, eerlijke en billijke wijze, waarbij zij de belangen van diegenen met wie zij zaken doet en van de maatschappij in het algemeen respecteert. Integriteit is van essentieel belang voor de bedrijfsvoering van Vopak en kan en mag in geen geval worden opgeofferd ten behoeve van het verbeteren van zakelijke resultaten of anderszins. Deze principes maken onderdeel uit van de Vopak-waarden ( Omkoping en corruptie Bij transacties met klanten, aannemers, adviseurs, leveranciers of andere externe partijen, waaronder mogelijk overheidsinstanties, bedingt Vopak dat haar leidinggevenden en medewerkers geen smeergeld of iets van waarde geven of ontvangen met als doel zakelijke, financiële of persoonlijke voordelen te behouden of te verlenen. Vopak-medewerkers wordt opgedragen een vraag naar of aanbod van dergelijk smeergeld of iets van waarde onmiddellijk af te wijzen en te melden Belangenverstrengeling Van Vopak-medewerkers wordt verwacht dat zij alle situaties mijden waarin hun persoonlijke of financiële belangen in strijd kunnen komen met het belang van de onderneming of die een effectieve uitoefening van hun beroep in de weg kunnen staan. Vopak accepteert het feit dat haar medewerkers buiten hun beroepsmatige activiteiten voor Vopak privé-, financiële en/of zakelijke belangen kunnen hebben. Indien deze belangen echter direct of indirect gerelateerd zijn aan de activiteiten van Vopakondernemingen, adviseert Vopak deze medewerkers deze belangen te melden bij hun direct leidinggevenden of aan de door de Raad van Bestuur daartoe aangewezen persoon, (d.w.z. de Global Director Legal Affairs & Corporate Secretary in Rotterdam) zodat een en ander kan worden vastgelegd Geschenken en representatie De beslissing om kleine relatiegeschenken te geven moet in overleg met de direct leidinggevende van de schenkende medewerker worden genomen op basis van lokale bedrijfsgewoonten en -regels. Geschenken met een totale waarde van maximaal EUR 100,- (of het equivalent daarvan in lokale valuta) in enig jaar zullen in de meeste gevallen geen belangenverstrengeling opleveren of de schijn daarvan opwekken. Een medewerker moet nadere gegevens van geschenken die hij/zij van klanten, aannemers, adviseurs, leveranciers of andere externe partijen heeft ontvangen bij zijn/haar direct leidinggevende melden en mag dergelijke geschenken niet houden zonder toestemming van zijn/haar direct leidinggevende. Het accepteren en verstrekken van redelijk zakelijk vermaak bij de uitoefening van de bedrijfsactiviteiten van de Onderneming dient in overeenstemming te zijn met ons interne Reisbeleid. 4

5 3.4. Effectentransacties & handel met voorkennis Vopak-medewerkers kunnen kennis krijgen van informatie over Vopak of andere ondernemingen die niet openbaar gemaakt is. Het gebruik van dergelijke niet-openbare informatie of voorwetenschap is onethisch en mogelijk in strijd met de wet. Medewerkers mogen zich nooit bezighouden met handel met voorkennis in Vopak-effecten op basis van vertrouwelijke informatie van Vopak of andere ondernemingen en zij mogen geen informatie verstrekken aan personen die op basis van die informatie zouden kunnen handelen. Vopak-medewerkers dienen de Regels inzake Handel met Voorkennis na te leven voor wat betreft het doen van en het afsluiten van transacties in Vopakeffecten en effecten van andere relevante ondernemingen, zoals vermeld op de Vopak website: Openbare activiteiten Vopak neemt geen deel aan partijpolitiek en verricht geen betalingen of donaties in natura aan politieke partijen of aan de fondsen van groepen wier activiteiten zijn gericht op het bevorderen van partijbelangen. Bij transacties met overheden of andere (overheids)instanties wordt Vopakondernemingen geadviseerd om hun rechtmatige commerciële doelstellingen te bevorderen en te verdedigen. Dit kan rechtstreeks dan wel via instanties zoals brancheorganisaties. Vopakondernemingen worden gestimuleerd om te reageren op verzoeken van overheden en andere instanties waaronder NGO s (niet-gouvernementele organisaties) om informatie, opmerkingen of meningen inzake kwesties die van belang zijn voor hun onderneming en om deel te nemen aan de ontwikkeling van voorgestelde wet- of regelgeving op gebieden die gevolgen kunnen hebben voor hun rechtmatige belangen Drugs, alcohol en wapens Het is het beleid van Vopak en haar dochterondernemingen om in haar terminals een werkomgeving te handhaven die veiligheid biedt aan haar medewerkers en die hoge werk- en ethische standaarden bevordert. Deze verklaring is bedoeld om al onze medewerkers en medewerkers van aannemers en andere ondernemingen die toegang hebben tot een locatie van Vopak er nogmaals op te wijzen dat het bezit of gebruik van alcoholische dranken, (vuur)wapens, drugs en verdovende middelen op geen enkele Vopak-locatie is toegestaan tenzij in het geval van vooraf goedgekeurd beveiligingspersoneel. Vopak heeft procedures en beleidsprogramma s opgesteld om dit beleid in lijn met lokale wet- en regelgeving uit te voeren Witwassen van geld Vopak en haar medewerkers zullen ervoor zorgen dat zij geen directe of indirecte medewerking verlenen aan het witwassen van geld. Indien een Vopak-medewerker een bepaalde financiële transactie verdacht vindt, dient die medewerker zich te wenden tot zijn/haar (naasthogere) leidinggevende en/of de Afdeling Juridische Zaken van de onderneming. Vopak biedt haar medewerkers tijdige begeleiding en ondersteuning om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte blijven van wat witwassen inhoudt en hoe zij daarop moeten reageren. 5

6 3.8. Werken met leveranciers en aannemers Vopak-ondernemingen dienen leveranciers en (onder)aannemers in te schakelen op basis van de kwalificaties en capaciteiten die nodig zijn om het werk te kunnen uitvoeren, zoals hun reputatie, veilige werkwijze en betrouwbaarheid, en ervoor te zorgen dat deze leveranciers en aannemers dezelfde ethische bedrijfsprincipes hanteren als Vopak. Wij verwachten van de leveranciers en aannemers met wie wij zaken doen dat zij dezelfde standaarden aanhouden en wij doen ons uiterste best om naleving van deze standaarden, die in deze Gedragscode, ons Duurzaamheidsbeleid en de Vopak-waarden zijn opgenomen, te garanderen Betalingen aan agenten/tussenpersonen Aan agenten of andere tussenpersonen te verrichten betalingen in verband met de gunning van contracten door klanten en afsluiting van transacties, overeenkomsten en afrekeningen door derden dienen te worden gemeten naar de aard en omvang van de diensten die daar tegenover staan en dienen vooraf te worden afgestemd met de direct leidinggevende die de hoofdverantwoordelijke is voor die activiteit Aanwezigheid in risicolanden Vopak is actief in diverse landen. Dit kunnen landen zijn waar het risico bestaat dat tegenpartijen niet altijd conform deze Gedragscode handelen. Vopak zal naleving van haar Gedragscode, voor zover dit binnen haar invloedssfeer ligt, zoveel mogelijk afdwingen. Wij zijn van mening dat onze activiteiten kansen bieden om de leefomstandigheden en het welzijn van de samenlevingen waarin wij actief zijn, te verbeteren. Wij zullen de fundamentele mensenrechten ondersteunen zoals deze zijn opgenomen in de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de VN. Vopak-bedrijfsonderdelen zijn verplicht door de VN opgelegde economische sancties na te leven. Indien het, als gevolg van die sancties, nodig zou zijn om zich uit een bepaald land terug te trekken, dan zal de Raad van Bestuur een beslissing nemen over de voorwaarden en het tijdschema van de terugtrekking uit zo n land. In uitzonderlijke gevallen kan de Raad van Bestuur beslissen dat onze aanwezigheid in een risicoland gerechtvaardigd blijft Veiligheid Vopak neemt bij het verrichten van haar activiteiten de uiterste voorzorgsmaatregelen teneinde haar medewerkers, de samenleving waarin zij werkt en het milieu te beschermen. Er wordt continu toezicht gehouden op de veiligheidsmaatregelen en opleiding voor medewerkers en deze worden continu aangepast aan de hedendaagse behoeften Bescherming van persoonsgegevens Vopak respecteert het algemene recht van eenieder op privacy van zijn/haar persoonsgegevens en leeft alle toepasselijke lokale wetgeving inzake het gebruik van persoonsgegevens na. 6

7 4. Communicatie 4.1. Verslaglegging Vopak erkent dat, gezien de reikwijdte van de activiteiten van de onderneming, een goede communicatie met betrekking tot haar activiteiten van essentieel belang is. Vopak zal eerlijk, feitelijk en tijdig (binnen geheimhoudingsbeperkingen) verslag uitbrengen over de gevolgen van onze activiteiten voor stakeholders, de maatschappij en het milieu, en over hoe we streven naar verbetering van onze prestaties op maatschappelijk en milieugebied Verantwoordingsplicht Alle zakelijke transacties dienen nauwkeurig en volledig te worden vastgelegd in overeenstemming met de verslaggevingsregels van de onderneming (waaronder, maar niet beperkt tot Internationale Normen voor Financiële Verslaglegging (IFRS). De financiële en bedrijfsadministratie en bewijsstukken van Vopak dienen de aard van de transacties nauwkeurig te beschrijven en weer te geven en door een onafhankelijke externe accountant te worden gecontroleerd. Er mogen geen nietgepubliceerde of niet-geadministreerde administratieve bescheiden, fondsen of activa worden aangehouden of vastgesteld. 4.3 Respect en Geheimhouding Vopak verwacht van haar werknemers dat zij verantwoord omgaan met communicatie. Dit betekent dat de Vopak-waarden leidend zijn bij het bepalen hoe wij intern en extern communiceren, ongeacht of dat is per telefoon, brief, , sociale media of anderszins. Van onze medewerkers wordt verwacht dat zij de reputatie van het bedrijf bewaken en gevoelige informatie onder strikte geheimhouding behandelen, waarbij zij te allen tijde in gedachte houden dat Vopak een beursgenoteerd bedrijf is en derhalve gehouden is aan strikte regels ten aanzien van het naar buiten brengen van bepaalde informatie. Zie sectie 3.4 van de Gedragscode voor meer informatie. 7

8 5. Duurzaamheid Duurzame ontwikkeling is een van de belangrijkste bedrijfsprincipes van Vopak. Vopak heeft altijd moeite gedaan integraal onderdeel te worden van de maatschappijen waarin het opereert en met een traditie van duurzaam ondernemerschap - een waardevolle bijdrage te leveren voor haar aandeelhouders. Vopak volgt daarbij de 3 P s (People, Planet & Profit) en brengt verslag uit in overeenstemming met de grondslagen van de richtlijnen van het GRI (Global Reporting Initiative). Voor de beoordeling van het Duurzaamheidsbeleid van Vopak zie: Vopak streeft ernaar haar activiteiten uit te voeren op een milieutechnisch en sociaal verantwoorde en duurzame manier en naar continue verbetering van haar prestaties. Vopak beschikt over procedures en nalevingsprogramma s om te trachten het milieu positief te beïnvloeden. Die procedures en programma s worden periodiek beoordeeld en geëvalueerd. Vopak beschouwt veilige en gezonde arbeidsomstandigheden voor haar medewerkers als essentieel en een eerste vereiste. Om de gezondheid en de veiligheid van de medewerkers, de klanten en het publiek te kunnen beschermen heeft Vopak procedures en nalevingsprogramma's vastgesteld. Die procedures en programma s worden periodiek beoordeeld en geëvalueerd. Iedere medewerker dient de gezondheids- en veiligheidsregelgeving na te leven. Vopak tracht haar zorg voor gezondheid, veiligheid en het milieu uit te breiden naar haar leveranciers, aannemers en klanten. Vopak streeft ernaar activiteiten te ondersteunen die het leven van mensen in samenlevingen waarin onze medewerkers wonen en werken, te verbeteren. Voorbeelden van deze activiteiten zijn onderwijs, gezondheidszorg, samenlevingsopbouw, infrastructuur of natuurontwikkeling. Medewerkers worden gestimuleerd om actief deel te nemen aan samenlevingsprogramma s en om voorstellen voor projecten te doen bij de lokale directie. Van Vopak-ondernemingen wordt verwacht dat zij hun medewerkers in de gelegenheid stellen om een actieve rol te spelen in de maatschappij, bijvoorbeeld door samenlevings-of educatieve programma s, tenzij deelname aan deze activiteiten belangenverstrengeling tot gevolg heeft. 8

9 6. Medewerkers Vopak staat achter de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens, de Richtlijnen voor Multinationale Ondernemingen van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) en de fundamentele verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie op het gebied van dwangarbeid, kinderarbeid, verbod op discriminatie, vrijheid van vereniging en arbeidsvoorwaardenoverleg Kinderarbeid & dwangarbeid Vopak leeft de wettelijke minimumleeftijdseisen na in alle landen waarin de onderneming actief is. Vopak heeft geen kinderen in dienst die jonger zijn dan 16 jaar. Vopak maakt in geen geval gebruik van dwangarbeid. Medewerkers hoeven bij indiensttreding geen geld in een deposito te storten of identiteitspapieren in te leveren. De lokale bedrijfsdirectie is verantwoordelijk voor naleving van de Vopak-standaarden op het gebied van kinder- en dwangarbeid en zal haar belangrijkste leveranciers en aannemers hiervan in kennis stellen Verbod op discriminatie; gelijke kansen Vopak-ondernemingen werven medewerkers, nemen ze in dienst en bevorderen ze uitsluitend op basis van hun kwalificaties en capaciteiten (zoals reputatie en betrouwbaarheid). Vopak tracht een ieder in staat te stellen zijn/haar talenten op diverse manieren te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het aanbieden van opleidingsprogramma s, buitenlandervaring en promotie kansen. Het is het beleid van Vopak om ervoor te zorgen dat mensen gelijke arbeidskansen krijgen zonder dat zij worden gediscrimineerd of geïntimideerd op basis van ras, huidskleur, afkomst, religie, geslacht, leeftijd, lidmaatschap van een vakbond of enige andere eigenschap die wordt beschermd op grond van (lokale, nationale of internationale) wetgeving. Vopak verbiedt dergelijke discriminatie of intimidatie en tolereert deze niet. Vopak en haar dochterondernemingen streven naar een werkomgeving waarin iedereen met respect en waardigheid wordt behandeld. Iedereen heeft het recht op een professionele werksfeer waarin gelijke arbeidskansen worden bevorderd en discriminatiepraktijken zijn verboden. Vopak verwacht dat alle relaties tussen mensen op de werkvloer zakelijk zijn en vrij van partijdigheid, vooroordelen en intimidatie Recht om zich te organiseren & arbeidsvoorwaardenoverleg Vopak erkent de vrijheid van medewerkers om een organisatie van hun keuze op te richten of daaraan deel te nemen (inclusief vakbonden) en respecteert dit recht. Wij zullen van medewerkers niet eisen dat zij al dan niet lid worden van een vakbond of dat zij het lidmaatschap van een vakbond moeten accepteren of afwijzen. Vopak respecteert, binnen het kader van toepasselijke wet- en regelgeving, bestaande arbeidsrelaties en arbeidsverhoudingen, het recht van medewerkers om zich te laten vertegenwoordigen door werknemersvertegenwoordigers, vakbonden en andere werknemersorganisaties. 9

10 7. Contactgegevens Indien medewerkers niet zeker weten wat in een specifieke situatie onder passend gedrag voor zichzelf of een ander wordt verstaan, of indien medewerkers onregelmatigheden willen melden, dienen zij contact op te nemen met hun direct leidinggevende of de daartoe door de Raad van Bestuur aangewezen persoon: Onderwerp Belangenverstrengelingen Fraude Klokkenluider situaties Geschenken en representatie Persoon De Global Director Legal Affairs & Corporate Secretary Divisiepresident en Global Director Internal Audit De Vertrouwenspersoon, d.w.z. de Global Director Internal Audit; Een kan gezonden worden aan: Direct leidinggevende 10

11 Koninklijke Vopak N.V. Westerlaan CK Rotterdam Postbus AW Rotterdam Tel: +31 (0) Fax: +31 (0)