HR NIEUWSBRIEF januari 2014

Transcriptie

1 Beste collega Vorig jaar werden een heel aantal HR-projecten gestart die vanaf dit jaar klaar zijn voor toepassing. Concreet werd het elektronisch aanvragen en beheren van vakanties via ESS al vanaf 1 januari actief, maar ook op een aantal andere grote domeinen zijn er wijzigingen die alle medewerkers aanbelangen. We bieden je een overzicht in deze HR-Nieuwsbrief. 1/ Uurroosterbeleid en gezond roosteren (toepassing vanaf 31 maart 2014) 2/ Feestdagenregeling: eenduidig voor iedereen 3/ Verzekeringen: een nog toegankelijker aanbod 4/ ESS of de elektronische verlofkaart: hoe inloggen? Met vragen kan je steeds bij de personeelsdienst terecht. In samenspraak met de diensten worden nog extra infosessies voorzien. 1 Uurroosterbeleid en gezond roosteren De voorbije maanden werden alle diensthoofden, verantwoordelijken, hoofdverpleegkundigen en planners actief betrokken in het project arbeidsduur. De planningsregels zijn op zich niet nieuw, maar in de praktijk merken we dat er te licht met de regelgeving wordt omgegaan. En die regelgeving is nu eenmaal dwingend: de sociale inspectie controleert actief de toepassing en straft overtredingen zwaar. Evenwicht tussen wat we nodig hebben als ziekenhuis en wat de wet vraagt De belangrijkste doelstelling in het project rond arbeidsduur is een evenwicht te vinden tussen het specifieke van onze organisatie en de wettelijke context. Dit vraagt een systeem van geven en nemen (flexibiliteit): we moeten immers de continuïteit van de dienstverlening (7 dagen op 7 en 24 uur op 24) kunnen waarborgen. Momenteel wordt er zeer flexibel omgegaan met uurroosters waardoor de beschikbaarheid van het personeel voor het ziekenhuis groot is. Anderzijds blijft het belangrijk dat er bij het opmaken van een uurrooster zoveel als mogelijk rekening gehouden wordt met de wensen van de medewerker. Toepassing vanaf 31 maart 2014 Concreet zullen vanaf maandag 31 maart 2014 de planningen voor alle diensten opgemaakt worden aan de hand van een aantal eenduidige principes. Diensthoofden, verantwoordelijken, hoofdverpleegkundigen en planners werden de voorbije maanden al betrokken in de voorbereiding hiervan. Momenteel is er een testgroep opgestart, zodat we tegen 31 maart klaar zijn om de afspraken algemeen toe te passen op alle uurroosters. 1

2 Wat is hiervan de impact op jouw planning? We onderscheiden 5 categorieën van de wettelijke gezondheidscontroles in kader van arbeidsduur waarbij een arbeidsweek wettelijk is vastgelegd van maandag 0u t.e.m. zondag 23u59: 1. Er is een minimumrust voorzien van 11 uur tussen 2 shiften. (vb. als ik werk tot 22u, kan ik ten vroegste s anderdaags herbeginnen om 9u) 2. Maximum 50 uur arbeidstijd per week (maandag tot zondag) is een reglementering die Europa België heeft opgelegd. (vb. 5 nachten werken van 10u30 van ma tot vrij kan niet) 3. Minimumrust van 35 uur na gewerkte zondag dient gerespecteerd te worden binnen de 6 dagen. (zichtbaar door het inplannen van een ZOR zondagsrust) 4. Er mag niet meer dan 7 dagen aaneensluitend gewerkt worden van maandag tot zondag. (blokjes van 7 dagen/nachten kan wel mits de startdag te verschuiven naar woensdag, donderdag of vrijdag) 5. Principieel minimum arbeidsprestatie per dag van 3 uur Bekendmaking ontwerpplanning en vastgeklikte periode: - De ontwerpplanning wordt opgemaakt voor 13 weken. Voor het departement nursing kan de periode van 13 weken opgesplitst worden in 2 perioden, namelijk 6 weken en 7 weken. - De planning wordt 4 weken voor de begindatum van de planning vrijgeven (vb. planning van maandag 31/03/2014 tem. zondag 29/06/14 wordt vrijgegeven op maandag 3/03/2014). Deze planning blijft ontwerpfase tot moment van vastklikken. Dit wil zeggen dat zowel werknemer als werkgever nog wissels kunnen doorvoeren. - Wat is een vastgeklikte periode? Op het moment dat de planning wordt vastgeklikt, wordt het uurrooster van de vastgeklikte periode definitief. Bij elke wissel of wijziging worden de regels van bvb terugroeppremie en later ook de overurenregeling van toepassing. Het is dus de bedoeling zo weinig mogelijk wissels en wijzigingen aan te brengen tijdens de vastgeklikte periode. 2

3 Voorbeeld: Op maandag 1/1 wordt week 2 vastgeklikt, op maandag 7/1 wordt week 3 vastgeklikt, enz Week 1 1/1 Week 2 7/1 Week 3 14/1 ma Di Wo Do vrij za Zo ma di wo do vrij za zo ma di wo In bovenstaand voorbeeld kan u voor week 2 nog wissels of wijzigingen aanvragen tot maandag 12u van week 1, zodat uw verantwoordelijke nog de tijd heeft om deze wijziging aan te passen (indien natuurlijk deze wijziging haalbaar is binnen de werkorganisatie van uw dienst). Maandag in week 1 om 17u wordt week 2 vastgeklikt en dienen de wijzigingen tot een minimum beperkt te worden. Bij onvoorziene omstandigheden kunnen wissels en wijzigingen in de vastgeklikte periode nog steeds worden toegestaan. 2 Feestdagenregeling in UZ Brussel: eenduidig voor iedereen Waar gaat het over? De wetgeving omschrijft drie vormen van feestdagen : o (1) de feestdag die je betaald thuis mag blijven o (2) de feestdag die je moet werken en waarvoor je inhaalrust krijgt o (3) feestdagen die op zaterdag of zondag vallen en waarvoor een vervangingsdag wordt toegekend. In de wet is vastgelegd op welke manier deze feestdagen worden opgenomen, ingepland of eventueel uitbetaald worden, afhankelijk van je tewerkstelling (voltijds of deeltijds), arbeidsregeling en uurrooster (vast of variabel). In het kader van een transparante en uniforme feestdagregeling hebben we samen met alle partners (directie en vakbonden) gezocht naar één regeling die voor alle medewerkers van het UZ Brussel hetzelfde is. Deze toepassing geldt vanaf 1 januari

4 Overzicht wettelijke feestdagen 2014 Wettelijke Feestdagen 2014 Nieuwjaar Woensdag, 1 januari 2014 Paasmaandag Maandag, 21 april 2014 Feest van de arbeid Donderdag, 1 mei 2014 O.H. Hemelvaart Donderdag, 29 mei 2014 Pinkstermaandag Maandag, 9 juni 2014 Nationale feestdag Maandag, 21 juli 2014 O.L.V. Hemelvaart Vrijdag, 15 augustus 2014 Allerheiligen Zaterdag, 1 november 2014 Wapenstilstand Dinsdag, 11 november 2014 Kerstmis Donderdag, 25 december 2014 In 2014 is er dus 1 feestdag (1 november) die in het weekend valt waarvoor er een vervangende feestdag wordt toegekend. Wat betekent de feestdagenregeling voor jou? Om na te gaan wat dit concreet voor jou betekent, kan je via onderstaand schema eenvoudig nakijken welke regeling voor jou van toepassing is. Je vindt de schema s ook apart in bijlage. Er zijn 2 flowcharts voor de feestdagen: - Flowchart voor medewerkers met een VAST contract (het vaste uurrooster staat vermeld in het contract) - Flowchart voor medewerkers met een VARIABEL contract (enkel de gemiddelde arbeidstijd staat vermeld in het contract) Opgelet: niet te verwarren met voltijds of deeltijds! 4

5 Flowchart voor medewerkers met een VAST contract Flowchart wettelijke feestdagen voor VASTE medewerkers Valt de wettelijke feestdag in het weekend? Recht op vervangende feestdag (VF) aan dagrooster Heb ik gewerkt op de wettelijke feestdag? Recht op inhaalrust (GF) aan het aantal uren van het gewerkte dagrooster VOLTIJDS Recht op de feestdag (F) aan jobtime Werk ik voltijds of deeltijds? DEELTIJDS Ben ik ingepland te werken? (= normaal te werken dag) Recht op de feestdag (FD) aan het aantal uren van het geplande dagrooster Géén recht op feestdag 5

6 Flowchart voor medewerkers met een VARIABEL contract Flowchart wettelijke feestdagen voor VARIABELE medewerkers Valt de wettelijke feestdag in het weekend? Recht op vervangende feestdag (VF) aan jobtime Heb ik gewerkt op de wettelijke feestdag? Recht op inhaalrust (GF) aan het aantal uren van het gewerkte dagrooster VOLTIJDS Recht op de feestdag (F) aan jobtime Werk ik voltijds of deeltijds? OF (*) Recht op de feestdag (F) aan jobtime DEELTIJDS OF (*) Recht op uitbetaling van de feestdag bovenop het loon (F0) (*) Dit wordt bepaald op departements- of afdelingsniveau 6

7 3 Verzekeringen: een nog toegankelijker aanbod Het UZ Brussel biedt sinds enkele jaren alle medewerkers als extralegaal voordeel een verzekering: voor Gezondheidszorgen en voor Gewaarborgd inkomen. Deze verzekeringen bieden je extra bescherming en financiële ondersteuning in geval van ziekte, hospitalisatie,. Voor deze twee verzekeringsdossiers is er in het najaar van 2013 een nieuwe marktraadpleging gebeurd. Vanaf 01/01/2014 zijn er een aantal belangrijke wijzigingen: Gezondheidszorgen (hospitalisatieverzekering): Het dossier verschuift van AXA naar Belfius, maar het beheer blijft zoals voorheen bij Van Breda. Met uw persoonlijke vragen kunt u dus zoals voorheen bij Van Breda terecht. Buiten de kleine stijging van de premies (volgens de verwachtingen op deze markt), zijn er een aantal bijkomende dekkingen voorzien (o.a. vruchtbaarheidsbehandelingen, brucellose, syndroom van Guillain-Barré). De premies voor de nevenverzekerden (gezinsleden) zullen niet meer via het loon worden ingehouden, maar via overschrijving aan Van Breda. Gewaarborgd inkomen: Het dossier verschuift van AXA naar Ethias, maar zal nu ook worden beheerd door Van Breda. Hier zullen de aanvullende persoonlijke premies licht dalen en zijn er enkele nieuwe waarborgen voorzien. Zo zullen er ook geen medische formaliteiten meer worden gevraagd bij overstap en nieuwe aansluiting. De inhouding van de persoonlijke premies zal ook veranderen: de premie voor de verplichte basisdekking zal verder via het loon verlopen, de premie voor de facultatieve uitgebreide dekking daarentegen zal trimestrieel gefactureerd worden via overschrijving aan de personeelsleden door Van Breda. Wie vroeger niet aansloot, kan nu éénmalig nog instappen. Vermits Van Breda nu beide dossiers zal beheren voor het ziekenhuis, lichten zij iedereen persoonlijk schriftelijk in over de gewijzigde voorwaarden. Je ontvangt deze correspondentie op je thuisadres. 7

8 4 ESS elektronische verlofkaart: hoe inloggen? Zoals al even aangekondigd, is er vanaf dit jaar geen papieren verlofkaart meer (mits enkele uitzonderingen zoals voor medewerkers van de facilitaire dienst). Vanaf nu is er een nieuwe elektronische werkwijze voor het beheer van je verlof en andere afwezigheden. Het systeem is gekoppeld aan het planningsysteem Saga (HCPS). Je kan zowel binnen als buiten het ziekenhuis inloggen. Op het Intranet > Personeelsinformatie > Verlof aanvragen vind je meer informatie en er zijn in februari en maart nog een aantal infosessies gepland (contacteer om in te schrijven). INTERNE TOEGANG Via: intranet>servicepunten EXTERNE TOEGANG Via: Log in met je bestaande algemene UZ Brussel login en wachtwoord. 5 Vragen? Met vragen kan je steeds terecht bij de personeelsdienst (HR) - Voor vragen met betrekking tot arbeidsduur of feestdagen: Via mail: arbeidsduur@uzbrussel.be - Voor andere vragen: via mail: personeelsdienst@uzbrussel.be bij je personeelsconsulent in het HR service Center (gebouw A, niveau 0) telefonisch op het nummer