Question & Answers voor aandeelhouders in België. Formaliteiten voor het persoonlijk bijwonen van de Algemene Vergadering

Transcriptie

1 Question & Answers voor aandeelhouders in België Formaliteiten voor het persoonlijk bijwonen van de Algemene Vergadering Welke formaliteiten moeten worden vervuld om deel te kunnen nemen aan de Algemene Vergadering? Alle aandeelhouders van Fortis kunnen de Algemene Vergadering bijwonen. Elk aandeel geeft recht op één stem bij zowel de Algemene Vergadering van Fortis SA/NV (België) als bij die van Fortis N.V. (Nederland). Om op geldige wijze bij de ene en/of de andere Vergadering aanwezig te zijn, dient u uw aandelen vóór 21 april om 19 u te laten blokkeren (zie hieronder). Dat zijn de enige formaliteiten waaraan u moet voldoen. Enkele dagen later ontvangt op uw huisadres een bevestiging en een toegangsbewijs met concrete informatie over uw deelname aan de Algemene Vergadering. Hoe kan ik mijn aandelen laten blokkeren? Als u houder van aandelen op naam bent (dat betekent dat uw aandelen ingeschreven zijn in het register van aandeelhouders op de maatschappelijk zetel van de vennootschap), hoeft u slechts Fortis Holding te laten weten dat u de Vergadering wenst bij te wonen; een medewerker van Fortis Corporate Administration zal uw aandelen in het register blokkeren. Hiervoor gebruikt u het document dat Fortis Corporate Administration u heeft toegestuurd ( Aanmeldingsformulier ). Het document moet uiterlijk 21 april 2009 bij Fortis holding aanwezig zijn. Als uw aandelen op een effectenrekening staan moet u uw bank vragen uw aandelen op uw effectenrekening te blokkeren. Uw bank moet er vervolgens voor zorgen dat het bewijs van blokkering uiterlijk 21 april 2009 bij Fortis holding aanwezig is. Vraag uw bank om een kopie van het bewijs van blokkering, hiermee kunt u eventueel toegang tot de Vergadering krijgen. Als u fysieke aandelen "aan toonder" heeft, dient u deze aandelen in bewaring te geven bij uw bank. Het in bewaring geven van aandelen heeft in België in principe tot gevolg dat de aandelen worden gedematerialiseerd en dat zij niet meer in fysieke vorm kunnen worden teruggegeven! Uw bank moet er vervolgens voor zorgen dat het bewijs van blokkering uiterlijk 21 april 2009 bij Fortis holding aanwezig is. Vraag uw bank om een kopie van het bewijs van blokkering, hiermee kunt u eventueel toegang tot de Vergadering krijgen. Tot wanneer worden mijn aandelen geblokkeerd? De aandelen worden geblokkeerd tot en met de dag van de Algemene Vergadering waaraan u deelneemt of waarvoor u volmacht aan een derde persoon heeft gegeven. Dat betekent concreet dat uw aandelen worden geblokkeerd: tot en met 28 april 2009 als u (persoonlijk of via een volmachthebber) uitsluitend de AV in Gent (Fortis SA/NV) bijwoont; tot en met 29 april 2009 als u (persoonlijk of via een volmachthebber) beide AV s of uitsluitend de AV in Utrecht (Fortis N.V.) bijwoont. 1

2 Ik heb mijn aandelen voor de Algemene Vergadering van december 2008, februari of begin april 2009 laten blokkeren, moet ik dat nu opnieuw doen? Inderdaad, u moet uw aandelen opnieuw vóór 21 april 2009 laten blokkeren om aanwezig te kunnen zijn op de Algemene Vergadering van 28 en/of 29 april Ik ga mijn aandelen op de effectenrekening die op mijn naam staat, blokkeren om deel te nemen aan de Algemene Vergadering. Mag mijn echtgeno(o)t(e) (of een van mijn kinderen) de vergadering samen met mij bijwonen? Alleen de aandeelhouders en de gevolmachtigden (personen aan wie een aandeelhouder een volmacht heeft gegeven om hem of haar te vertegenwoordigen op de vergadering) mogen deelnemen aan de Algemene Vergadering van Aandeelhouders. Als u wenst dat een derde persoon (bijvoorbeeld uw echtgeno(o)t(e) of een meerderjarig kind) die geen aandeelhouder is, de Algemene Vergadering samen met u bijwoont, is het absoluut noodzakelijk dat u hem of haar een volmacht geeft voor het aantal aandelen dat u zelf bepaalt (minstens 1 aandeel). Daartoe dient u de procedure voor het bijwonen van de Algemene Vergadering via een gevolmachtigde (zie verder in het document) te volgen. Hoe krijg ik de bevestiging dat mijn aandelen geblokkeerd zijn? Als uw aandelen op een effectenrekening staan en u uw bank heeft gevraagd uw aandelen te blokkeren, vraag de bank dan om het bewijs van blokkering (ter herinnering: de aandelen moeten uiterlijk 21 april 2009 om 19 u geblokkeerd zijn). Dit bewijs dient als bevestiging en bewijs van het blokkeren van uw aandelen. Ik heb aandelen op naam (aandelen ingeschreven in het register van aandeelhouders) en ik heb eveneens aandelen Fortis op een effectenrekening. Wat moet ik doen? In dat geval dient u twee verschillende procedures voor beide soorten aandelen te volgen. Dat geldt zowel voor het blokkeren van de aandelen als voor een eventuele volmacht (zie hieronder). Ik heb aandelen op naam en ik heb geen uitnodiging en ook geen antwoordformulieren ontvangen ( Aanmeldingsformulier en Volmacht ). Wat moet ik doen? U hoeft dan slechts een (naar corporate.adm@fortis.com), een fax (naar + 32 (0)2/ of een brief (aan Fortis Corporate Administration - 1 WA2A, Koningsstraat 20, 1000 Brussel) te sturen, vóór de uiterste datum (21 april 2009, 19u) waarin u aangeeft dat u bij de Vergadering aanwezig wenst te zijn. Als u een volmacht wenst te verlenen kunt u gebruik maken van het volmachtformulier dat te vinden is op internet Als u geen toegang heeft tot internet, vraag dan een (uw) Fortis Bank kantoor een volmachtformulier uit te printen. Het document moet uiterlijk 21 april 2009 om 19u bij Fortis holding aanwezig zijn. Ik heb aandelen Fortis op een geblokkeerde effectenrekening als onderpand voor een krediet (verpande effectenrekening). Kunnen mijn aandelen worden geblokkeerd? U kunt zonder probleem uw aandelen laten blokkeren om deel te nemen aan de Vergadering, daar u aandeelhouder bent en effecten bezit. 2

3 Voor wat betreft de ontmanteling van Fortis, na het arrest van het Hof van beroep van Brussel van 31 maart 2009 (punt 2 op de agenda : Project met BNP Paribas), voor hoeveel aandelen kan ik stemmen? Let wel, alleen voor de Algemene Vergadering van Fortis SA/NV in België gelden de beperkingen voor wat betreft het aantal aandelen die stemrecht geven. Deze beperkingen zouden echter op de dag van de Algemene Vergadering niet van toepassing kunnen zijn in het geval dit arrest dat deze beperkingen heeft bepaald wordt gewijzigd vóór het houden van de Vergadering van Fortis SA/NV. U zult kunnen stemmen : voor zover u aandeelhouder was op 14 oktober 2008, en zulks ten belope van het aantal aandelen dat u op die datum bezat en dat u op de datum van blokkering nog steeds bezit. Concreet betekent dit dat u voor dit punt kunt stemmen op basis van het kleinst aantal aandelen dat u respectievelijk op 14/10/2008 en op de datum van blokkering bezat. Bijvoorbeeld, u beschikte over 1000 aandelen op 14/10/2008 en u bezit er thans 750 (omdat u er 250 heeft verkocht) : voor punt 2 zult u dus kunnen stemmen op basis van 750 aandelen (het kleinst aantal aandelen). Eventuele aandelen aan toonder die sinds 14/10/2008 zijn gedeponeerd op uw effectenrekening, kunnen ook worden toegevoegd aan het saldo van 14/10/2008 voor zover u kunt bewijzen dat u coupon 41 van mei 2008 betreffende deze aandelen heeft geïnd. Om het bezit van deze aandelen te bewijzen, hoeft u enkel, op het moment van de blokkering van de aandelen, het rekeninguittreksel met het tegoed van de coupons voor te leggen of aan uw adviseur te vragen of hij daartoe de historiek van uw rekening-courant kan bekijken. Het aantal aandelen dat u stemrecht geeft voor punt 2 van de agenda moet door uw financiële tussenpersoon worden vermeld op het document van blokkering van de aandelen. Uw vaste adviseur kan u natuurlijk helpen om dat aantal te bepalen. 3

4 Formaliteiten voor het bijwonen van de Algemene Vergadering via een volmachthebber Ik kan niet aanwezig zijn maar ik wil toch gebruik maken van mijn stemrecht. Allereerst dient u uw aandelen vóór 21 april 2009 om 19u te laten blokkeren. -> Zie de Q & A hierboven, met name "Hoe kan ik mijn aandelen laten blokkeren?" Daarna dient u het volmachtformulier in te vullen. Hoe kan ik een geldige volmacht verlenen? U kunt een volmacht geven: ofwel aan een persoon die u aanduidt en die in uw naam op de Algemene Vergadering zal stemmen: de volmachthebber zal tijdens de Vergadering effectief stemmen, ongeacht of u uw stem hebt uitgebracht op het volmachtformulier. ofwel aan een vereniging zoals Deminor, VEB, Test-Aankoop etc. o als u de vereniging 'carte blanche' wenst te geven hoeft u geen steminstructies in te vullen; de vereniging zal naar eigen inzicht stemmen (voor alle aandeelhouders die de vereninging op deze manier volmacht hebben gegeven); o als u een afwijkende stem wilt uitbrengen moet u uw instructies invullen; uw stem wordt tijdens de stemming op de AV direct, zonder tussenkomst van de volmachthebber, geregistreerd. ofwel zonder een volmachthebber aan te duiden, in dat geval zal Fortis een volmachthebber aanduiden die u zal vertegenwoordigen: o als u uw stem op het volmachtformulier hebt uitgebracht, zal de volmachthebber uw stem tijdens de Vergadering gewoon bevestigen. o als u geen stem hebt uitgebracht, zal de volmachthebber vóór de door de Raad van Bestuur voorgestelde besluiten stemmen. In alle gevallen dienen de aandelen te worden geblokkeerd volgens de hierboven genoemde regels en dient u het volmachtformulier vóór 21 april 2009 terug te sturen. Dit formulier vindt u op internet: Ik heb via verschillende banken aandelen Fortis, maar kan niet bij de Algemene Vergadering aanwezig zijn. Is het voldoende als ik één volmacht voor al mijn aandelen opstuur? U kunt uiteraard al uw aandelen samenvoegen en slechts één volmachtformulier opsturen. Let u er echter op: dat u een specifiek volmachtformulier opstuurt voor elke Algemene Vergadering waar u uw stem wenst uit te brengen: één voor de AV van Fortis SA/NV in Gent en één voor de AV van Fortis N.V. in Utrecht. Deze documenten vindt u op internet: Let u er goed op dat u uw aandelen bij alle banken waar u aandelen heeft laat blokkeren!!!! Voor de Algemene Vergadering in Gent : let u erop dat u in uw volmacht aangeeft via welke verschillende banken u aandelen Fortis heeft en respectievelijk hoeveel aandelen per bank. 4

5 Het bijwonen van de Algemene Vergadering Ontvang ik een bevestiging dat ik de Algemene Vergadering mag bijwonen? Ja! Als u het nodige heeft gedaan om de Algemene Vergadering bij te wonen, ofwel als aandeelhouder ofwel als volmachthebber, zal Fortis holding een brief en een toegangsbewijs naar uw huisadres sturen, die u toegang verlenen tot de Algemene Vergadering. Ik heb me ingeschreven om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, maar ik zal ze uiteindelijk niet kunnen bijwonen. Toch wens ik mijn stemrecht uit te oefenen... U hoeft enkel een volmacht op te sturen naar Fortis holding. De volmacht wordt dan ingevoerd en uw daadwerkelijke deelname wordt automatisch geannuleerd. Fortis holding dient de volmachten uiterlijk op 21 april 2009 om 19 uur te ontvangen. Wij hebben een gemeenschappelijke effectenrekening en hebben 2 toegangsbewijzen voor de Algemene Vergadering ontvangen hoewel slechts één van ons beiden ze gaat bijwonen... Als u niets doet, zullen de stemrechten op de Algemene Vergadering zich beperken tot die van de persoon die wel aanwezig zal zijn, wat u waarschijnlijk niet goed uitkomt... Hoe lost u dit probleem op? De persoon die de Algemene Vergadering niet bijwoont, moet dan voor de persoon die ze wel zal bijwonen, een volmacht opmaken voor het aantal aandelen dat op zijn of haar toegangsbewijs is vermeld. Ter herinnering: de volmacht dient uiterlijk op 21 april om 19 uur in het bezit te zijn van Fortis holding. Ik heb de brief die mij toegang verleent tot de Algemene Vergadering niet ontvangen. Wat moet ik doen? Ik ben aandeelhouder en wens persoonlijk bij de Vergadering aanwezig te zijn... Als u uiterlijk vóór 21 april een aanvraag heeft gedaan voor het blokkeren van uw aandelen Fortis, kunt u zich direct bij de vergadering melden met de volgende documenten: het bewijs van blokkeren afgegeven door uw bank; normaal gezien heeft u een exemplaar ontvangen tijdens het aanvragen van de blokkering (of het "Aanmeldingsformulier" voor houders van aandelen op naam); uw identiteitsbewijs Als u uw aandelen niet uiterlijk 21 april heeft geblokkeerd, kunt u niet bij de Vergadering aanwezig zijn!!!! Ik ben volmachthebber die een aandeelhouder vertegenwoordigt tijdens de Vergadering... Als de aandeelhouder vóór 21 april zijn aandelen Fortis heeft laten blokkeren en het volmachtformulier heeft ingevuld, ondertekend en vóór 21 april naar Fortis holding heeft opgestuurd, kunt u zich direct bij de Vergadering met de volgende documenten melden: het bewijs van blokkeren; normaal gezien heeft de aandeelhouder (uw volmachtgever) een exemplaar ontvangen tijdens het aanvragen van de blokkering (of het "Aanmeldingsformulier voor houders van aandelen op naam); een kopie van de volmacht; uw identiteitsbewijs 5

6 Als de aandeelhouder de aandelen niet heeft geblokkeerd en als hij het volmachtformulier niet vóór 21 april heeft opgestuurd kan de volmachthebber niet bij de vergadering aanwezig zijn!!!! Ontvang ik documenten ter voorbereiding van de AV (circulaire etc.)? De houders van aandelen op naam ontvangen hoe dan ook deze documenten, ongeacht of ze de Vergadering bijwonen. Ook de andere aandeelhouders of volmachthebbers die bij de vergadering aanwezig zijn ontvangen deze documenten per post. Bovendien zullen deze documenten tijdens de Algemene Vergadering beschikbaar zijn. Echter, aandeelhouders die volmacht geven en de Algemene Vergadering niet bijwonen ontvangen deze documenten niet. Voor deze groep aandeelhouders zullen de documenten zo snel mogelijk, vóór de datum waarop de Vergadering plaats vindt, beschikbaar zijn op: Als u geen toegang tot internet heeft, kunt u de informatielijn bellen op nummer 0800/12025 (of vanuit het buitenland). Ik ben aandeelhouder van Fortis, maar als minder valide persoon moet ik me laten begeleiden door iemand die geen aandeelhouder is van Fortis. Kan mijn begeleider me tijdens de Algemene Vergadering vergezellen? Om u te laten begeleiden tijdens de Algemene Vergadering, dient u hiertoe speciale toestemming bij Fortis Corporate Administration aan te vragen (via corporate.adm@fortis.com, per fax op nummer +32 (0)2/ of per post: 1WA2A, Koningsstraat, Brussel), onder vermelding van de namen, voornamen en adressen van de aandeelhouder en de begeleider. Hiermee kan uw begeleider toegang tot de vergaderzaal krijgen (zonder stemrecht uiteraard) en bij u blijven. 6