Jaardocument 2011 MEE Friesland. Leeuwarden, mei 2012

Transcriptie

1 Jaardocument 2011 MEE Friesland Leeuwarden, mei 2012 Jaardocument 2011 Pagina 1 van 21

2 Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van de organisatie Kerngegevens Belanghebbenden Governance Bestuur en toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Visie, beleid en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid Kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid t.a.v. cliënten Kwaliteit t.a.v. medewerkers Samenleving Financieel beleid Bijlagen 1 Nevenfuncties Bestuur en Raad van Toezicht Stakeholdersoverzicht Jaardocument 2011 Pagina 2 van 21

3 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Strategisch beleidsplan Eind 2011 is een nieuw strategisch beleidsplan ontwikkeld voor 2012 tot 2015 MEE maakt meedoen mogelijk. Voor de periode was het uitgangspunt van ons handelen het vraaggericht werken naar de vragen van de doelgroepen. In de nieuwe strategische koers richt MEE Friesland zich op het versterken van de eigen kracht van burgers met een beperking. We streven naar een samenleving waarin iedereen kan meedoen. Voor cliënten betekent dit dat wij hen helpen bij het organiseren van hun leven en het maken van keuzes, zodat zij zo zelfstandig en onafhankelijk mogelijk kunnen functioneren. Op MEE Nederland niveau is gewerkt aan de implementatie van het nieuwe dienstenboek om de dienstverlening van de verschillende MEE-organisaties meer op één lijn te krijgen. Doelgroepenbeleid, financiering en samenwerking De dienstverlening van MEE Friesland werd in 2011 gefinancierd vanuit de AWBZ. In 2011 is wederom gefocust op het onderhouden en versterken van de relaties met gemeenten. De nieuwe organisatie-structuur van drie regio s met een regiomanager en een regiohoofd sluit daar naadloos op aan. Een belangrijke taak voor de regiomanagers is het verstevigen van de relaties met gemeenten. De gemeenten hebben vanuit de Wet Maatschappelijke Ondersteuning de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat iedereen, ook burgers met een beperking, kan meedoen in de samenleving. MEE Friesland ondersteunt daarbij door signalen te bespreken met de gemeentes over knelpunten en mogelijkheden. Reikwijdte Dit jaardocument bevat een overzicht van de gang van zaken binnen de Stichting MEE Friesland van het kalenderjaar Naast dit jaardocument is de jaarrekening opgesteld. Deze jaarrekening is gecontroleerd door accountantskantoor Accon AVM. Het jaardocument en de jaarrekening zijn door het bestuur vastgesteld, nadat deze zijn goedgekeurd door de Raad van Toezicht. De jaarrekening is op te vragen bij de directeur-bestuurder. Jaarbericht Voor de brede kring van betrokkenen bij het werk van MEE Friesland brengen we een apart jaarbericht uit om onze relaties te informeren over de werkzaamheden van onze organisatie. Dit jaarbericht heeft een meer verhalende en visuele vorm en brengt de meest in het oog springende zaken van het afgelopen jaar in beeld. Dit jaarbericht is terug te vinden op de website. Betrokkenheid In dit jaardocument komen allerlei aspecten van de door MEE Friesland geleverde diensten naar voren. Er wordt gesproken over cijfers, prestatie-indicatoren, opbrengsten en kwaliteit. Al deze facetten worden vertaald in een 7,8 voor cliëntwaardering. Deze hoge cliënttevredenheid heeft enerzijds te maken met de wijze waarop het werk van MEE Friesland is georganiseerd. Anderzijds speelt persoonlijk contact tussen cliënt en consulent hierin een belangrijke rol. Want zonder de deskundige, betrokken medewerkers van onze organisatie die naast onze cliënten staan, zou dit resultaat niet bereikt kunnen worden. Margriet Schievink Directeur-bestuurder ad interim Jaardocument 2011 Pagina 3 van 21

4 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Deze jaarverantwoording heeft betrekking op de werkzaamheden van: - MEE Friesland gevestigd te Leeuwarden, Sixmastraat 66, 8932 PA - Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel Leeuwarden onder nummer adres: info@meefriesland.nl, website: Structuur van de organisatie Stichting MEE Friesland is opgericht op 16 juni 2004 en ontstaan uit de toenmalige Stichting Sociaal Pedagogische Dienst Friesland. MEE Friesland is een zelfstandige stichting en werd in 2011 gefinancierd uit de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten. MEE Friesland is lid van de landelijke vereniging van MEE-organisaties MEE Nederland. MEE Nederland behartigt de belangen van de regionale MEE-organisaties en ondersteunt hen bij beleidsontwikkeling en -uitvoering. Daartoe houdt de vereniging een landelijk bureau in stand. MEE Friesland biedt kortdurende ondersteuning aan mensen die als gevolg van hun beperking problemen ondervinden in het dagelijks leven. De ondersteuning van MEE is er voor iedereen met een beperking, maar ook voor bijvoorbeeld, ouders of familieleden, in elke levensfase en op alle levensterreinen. De cliëntondersteuning wordt geleverd vanuit vijf regiokantoren, te weten Leeuwarden, Dokkum, Drachten, Heerenveen en Sneek. In 2010 is de organisatie ingedeeld in drie regio s, in de 2011 is deze regio-indeling aangepast. In de volgende figuur is blauw regio noord, rood is regio oost en groen is regio west. Jaardocument 2011 Pagina 4 van 21

5 Raad van toezicht Directiebestuur Directiesecretariaat Onderneming s-raad Arbostuurgroep Cliëntenraad Primair proces regio noord Primair proces regio oost Primair proces regio west VTO- Vroeghulp Ondersteunen de diensten Team Leeuwarden Zuid Oost Team Drachten Team Leeuwarden Noord West Facilitaire zaken Financiële administratie Team Dokkum Team Heerenveen Team Sneek Informatie- en communicatie -technologie Informatievoorziening Informatieen aanmeldcentrum Kwaliteit en innovatie Personeel en organisatie Jaardocument 2011 Pagina 5 van 21

6 De ondersteunende diensten, bestaande uit de afdelingen Kwaliteit en Innovatie, Facilitaire Zaken, Financiën, Personeel en Organisatie, Informatie- en Communicatietechnologie en Informatievoorziening zijn gehuisvest in het hoofdkantoor in Leeuwarden. MEE Friesland hanteert het zogenoemde raad van bestuur/raad van Toezicht-model. Hierbij wordt de Zorgbrede Governance Code toegepast. De raad van bestuur bestaat uit een eenhoofdige directeur-bestuurder die is aangewezen door de Raad van Toezicht. De directeur-bestuurder overlegt in een vaste frequentie met de regiomanagers en de manager ondersteunende diensten, ofwel het management team. Als besturingsmodel bij het uitvoeren van de planning en control cyclus binnen MEE Friesland is gekozen voor integraal management. Zie voor een verdere uitwerking hoofdstuk 3. De medezeggenschapsstructuur van MEE Friesland is geregeld via de Ondernemingsraad. Daarnaast functioneert binnen MEE Friesland een Cliëntenraad met als doel de gemeenschappelijke belangen van alle cliënten van MEE Friesland te behartigen. Toelatingen MEE Friesland beschikt over de toelatingen conform de regeling subsidies AWBZ-artikel (Staatssecretaris van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 5 december 2005, nr. Z/VU ). De tekst van dit artikel luidt: 1. Aan door het College Zorgverzekeringen, op basis van door het College Zorgverzekeringen vast te stellen nadere regels inzake spreiding en behoefte, aangewezen MEE-organisaties worden op aanvraag per kalenderjaar instellingssubsidies verleend voor laagdrempelige, onafhankelijke en betrouwbare cliëntondersteuning ten behoeve van cliënten, zijnde verzekerden met een verstandelijke, lichamelijke of zintuiglijke handicap al dan niet veroorzaakt door een chronische ziekte of beperking uit het autistisch spectrum, hun ouders, andere verwanten, verzorgers of vertegenwoordigers. 2. Een MEE-organisaties komt niet voor subsidie in aanmerking indien zij zorg verleent op grond van de AWBZ. 3. Bij de subsidiëring worden de volgende activiteiten onderscheiden a. collectieve cliëntondersteuning b. individuele cliëntondersteuning en c. coördinatie van projecten integrale vroeghulp Samenwerkingsrelaties In het kader van bovengenoemde subsidieregeling is MEE Friesland verplicht samenwerkrelaties te onderhouden met partijen voortvloeiend uit de volgende artikelen: Artikel Subsidie voor de coördinatie van een project integrale vroeghulp wordt slechts verleend indien het project integrale vroeghulp: a) is gebaseerd op een samenwerkingsovereenkomst tussen de MEE-organisatie en ten minste de sector voor de kinderrevalidatie en de sector voor de zorg voor kinderen met een verstandelijke handicap; b) beschikt over een team integrale vroeghulp, bestaande uit vertegenwoordigers van een kinderrevalidatiecentrum of de revalidatieafdeling van een ziekenhuis, de subsidieontvanger en de kinderdagcentra voor kinderen met een verstandelijke handicap; c) een onafhankelijk aangestuurde coördinator heeft; d) een pool van deskundige casemanagers heeft e) beschikt over een laagdrempelig meldpunt en f) beschikt over een projectplan dat de instemming heeft van de partijen die de samenwerkingsovereenkomst, bedoeld onder a, zijn aangegaan. Jaardocument 2011 Pagina 6 van 21

7 Artikel De MEE-organisatie verricht de activiteiten, bedoeld in artikel in samenwerking met de gemeenten in haar werkgebied. 2.3 Kerngegevens Kernactiviteiten Stichting MEE Friesland stelt zich ten doel: a. ambulante maatschappelijke dienstverlening te bieden aan mensen met een handicap, beperking of chronische ziekte en hun omgeving, in alle levensfasen en op alle leefgebieden; b. de uitvoering en bevordering van deskundige begeleiding, advisering en onderzoek ten behoeve van voorzieningen voor mensen met een handicap, beperking of chronische ziekte in de provincie Friesland. Productie Met het College voor Zorgverzekeringen (CvZ) zijn voor 2011 de volgende productieafspraken gemaakt: Productie Afspraak CvZ Realisatie 2011 A Informatieverstrekking en advies B1 Vraagverduidelijking B2 Externe dienstverlening en zorg B3 Bezwaar en beroep B4 Monitoring en evaluatie B5 Ondersteuning in crisissituatie C Volledige Beeldvorming D Kortdurende en kort-cyclische ondersteuning E Cursus en training in groepen De diensten worden door het CvZ vergoed tegen normuren, de werkelijke normtijden kunnen hiervan afwijken. Een graadmeter voor de efficiency is de direct cliëntgebonden tijd per cliëntgebonden medewerker. Deze zijn door het CvZ genormeerd op 1200 uren per jaar. MEE Friesland heeft in Personeel Gerealiseerde formatie Afwijking Reguliere 121,6 124,4-2,8 dienstverlening Integrale Vroeghulp 0,8 0,7 + 0,1 Pluspakket 2,7 1,8 + 0,9 Eindtotaal* 125,1 128,7-3,6 * exclusief uitzendkrachten en overig personeel niet in loondienst Voor 2011 was het verzuimcijfer voor MEE Friesland 5,3 procent. MEE Friesland voert in overleg met haar arbodienst een actief verzuimbeleid. In dit beleid staan eigen verantwoordelijkheid van medewerker en ondersteuning door leidinggevenden centraal. Jaarlijks overleggen arbodienst en leidinggevenden over trends en ontwikkelingen en stellen daar waar nodig het beleid bij. MEE Friesland heeft preventie hoog in haar vaandel staan. Verzuim (exclusief Afwijking zwangeren) MEE Friesland 5,3% 5,3% 0% Jaardocument 2011 Pagina 7 van 21

8 Opbrengsten Subsidies De baten van MEE Friesland bestaan voor het grootste deel uit subsidies van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. De uitvoering wordt verzorgd door het CvZ. Grondslag voor de subsidieverlening is de Regeling Subsidies AWBZ Voor een verdere toelichting op de cijfers wordt verwezen naar de jaarrekening. Subsidies jaarrekening Realisatie 2011 Begroting 2011 Afwijking Reguliere AWBZ subsidie VTO-Vroeghulp subsidie Correcties voorgaande jaren Totaal Pluspakket In de pluspakketprojecten voert MEE Friesland activiteiten uit die niet onder de subsidieregeling van het CvZ vallen. De activiteiten hebben wel betrekking op de doelgroepen van MEE Friesland. Het CvZ stelt als voorwaarde bij de uitvoering van deze projecten dat ze minimaal kostendekkend worden uitgevoerd en niet ten koste gaan van de reguliere subsidiegelden. De kosten en opbrengsten van deze projecten worden buiten de subsidieafrekening gehouden. Het resultaat over 2011 bedroeg en valt niet onder de normering van de subsidieregeling. Werkgebied Het werkgebied van MEE Friesland omvat de provincie Friesland. 2.4 Belanghebbenden MEE Friesland kiest positie als netwerkorganisatie en ziet de samenwerking met cliëntenorganisaties, gemeenten en organisaties die maatschappelijk ondernemen als cruciaal. De afgelopen jaren heeft MEE Friesland een groot netwerk opgebouwd. Dit zowel in het kader van de primaire dienstverlening, alsook op het gebied van strategische samenwerking. De aandacht is tevens gericht op de effectiviteit van de bestaande netwerken en samenwerkingsrelaties in relatie tot de door ons gestelde doelen en te behalen resultaten. Ook in 2011 richtte MEE Friesland zich op het aangaan van samenwerking met (keten)partners en het vormen van allianties ten behoeve van betere resultaten bij dienstverlening c.q. het oplossen van problemen. Omdat het te ver voert om alle stakeholders te noemen, beperken we ons hieronder tot het beschrijven van de relatie van MEE met het ministerie van VWS en het Zorgkantoor. In bijlage 2 is een stakeholdersoverzicht toegevoegd waarin alle samenwerkingspartners genoemd worden. Het ministerie van VWS is de opdrachtgever en kapitaalverstrekker voor de activiteiten die door de MEE-organisaties worden uitgevoerd. De voorwaarden inzake kapitaalverstrekking en beschrijving van de uit te voeren activiteiten zijn vastgelegd in de Regeling Subsidies AWBZ. Vanuit MEE Nederland vindt namens alle MEE organisaties periodiek overleg plaats met het ministerie van VWS. Met het Zorgkantoor vindt twee maal per jaar afstemmingsoverleg plaats. Conform artikel lid 2 van de Regeling Subsidies AWBZ, wordt subsidie slechts verleend voor zover tussen de MEE-organisatie en het door het CvZ voor haar aangewezen zorgkantoor schriftelijk overeenstemming is bereikt over de omvang van de activiteiten, bedoeld in het eerste lid. Het Zorgkantoor dient hiertoe de formulieren voor subsidieaanvraag en subsidieafrekening te ondertekenen. Jaardocument 2011 Pagina 8 van 21

9 3 Governance 3.1 Bestuur en toezicht Zorgbrede Governance Code MEE Friesland past de Zorgbrede Governance Code toe binnen haar organisatie, waarmee wordt voldaan aan de inmiddels breed gedragen algemene opvattingen binnen de zorg over goed bestuur, toezicht en verantwoording. In juli 2011 heeft een Raden ochtend bijeenkomst plaatsgevonden samen met de leden van de Raad van Toezicht, de Cliëntenraad, de Ondernemingsraad en de Raad van Bestuur. De bijeenkomst stond in het teken van kennismaking en het delen van inzichten over de perspectieven waaruit de verschillende raden haar werk voor MEE Friesland verricht. De Raad van Toezicht heeft in aanwezigheid van dhr. H.M. Bolle, extern adviseur, een dagdeel besteed aan reflectie over de toekomst van MEE Friesland op zowel positionering als profilering van de organisatie en duurzaamheid van de cliëntondersteuning. Bestuur Stichting MEE Friesland wordt geleid door een eenhoofdig bestuur, de directeur-bestuurder, die is aangesteld door de Raad van Toezicht. Het bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de organisatie, het realiseren van de doelstelling van de stichting en het vaststellen van het algemeen beleid. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het bestuur zijn vastgelegd in het directiestatuut. Op 31 december 2011 is mevrouw M. Schievink interim directeur-bestuurder van MEE Friesland in verband met het vertrek van mevrouw N. Bouma per 1 december Raad van toezicht MEE Friesland heeft een onafhankelijke Raad van Toezicht met twee kwaliteitszetels die op voordracht van respectievelijk de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad worden ingevuld. De benoeming van leden gebeurt vanuit de Raad van Toezicht zelf en de leden worden conform een vastgesteld profiel en een procedure geselecteerd. Bij de benoemingsvoorwaarden is expliciet geformuleerd dat er geen persoonlijke of zakelijke belangenverstrengeling met MEE Friesland of haar medewerkers en het bestuur mag zijn. Samenstelling Raad van Toezicht op 31 december 2011 Naam Functie De heer A. Aalberts Mevrouw M.I. Takens Mevrouw T.A. Huisman De heer J. Thijssen De heer J.H.C.M. Biemans De heer R. W.L. Delleman De heer H. van der Veen Voorzitter Lid Lid Lid Lid op voordracht van de Cliëntenraad Lid op voordracht van de Ondernemingsraad Lid Een overzicht van de hoofdfunctie en nevenfuncties van de Raad van Toezicht is te vinden in bijlage 1. Jaardocument 2011 Pagina 9 van 21

10 Werkwijze De Raad van Toezicht vergaderde in 2012 zes keer, de directeur-bestuurder was bij alle vergaderingen aanwezig. Tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht zijn het jaarplan 2012, jaarverslag en jaarrekening 2010 en de begroting voor 2012 goedgekeurd. Overige onderwerpen in 2011 waren missie, visie op cliëntondersteuning, dienstenboek en de planning en control cyclus. De raad is aan de hand van de managementrapportages geïnformeerd over de realisatie van de productiedoelstellingen, de financiën, het ziekteverzuim en de resultaten uit het jaarplan. Deze rapportage is periodiek afgezet en gewaardeerd door de bestuurder ten opzichte van de begroting en het jaarplan en de risico s in de bedrijfsvoering gelet op de te verwachten ontwikkelingen rond het financieel kader. De Raad van Toezicht heeft na het aangekondigde vertrek van de directeur-bestuurder per de werving- en selectieprocedure voorbereid. Overleg externe accountant De bespreking van de jaarrekening vindt plaats in de vergadering van de Raad van Toezicht voor 1 juli van elk jaar in aanwezigheid van de bestuurder. De financiële commissie van de Raad van Toezicht, bestaande uit 2 leden, heeft ter voorbereiding de jaarrekening besproken met de externe accountant, de manager ondersteunende diensten en de directeur-bestuurder. De financiële commissie heeft de voltallige Raad van haar bevindingen op de hoogte gebracht. De managementletter van de accountant vormt de leidraad voor de bespreking, naast de beoordeling van de (door de accountant gecontroleerde) jaarrekening. Beoordeling bestuurder In juli 2011 hebben de voorzitter en vicevoorzitter van de Raad van Toezicht met de directeur-bestuurder een functioneringsgesprek gehouden. Over de hoofdpunten en conclusies is in de vergadering van september 2011 gerapporteerd. Bezoldiging In 2007 besloot de raad van Toezicht over te gaan tot de toekenning van een honorering voor de leden van de raad. De betreffende regeling bestaat er uit dat de leden van de Raad van Toezicht recht hebben op honorering volgens een vast bedrag, afgeleid van de honoreringstabel van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg. 3.2 Bedrijfsvoering Als besturingsmodel bij het uitvoeren van de planning- en controlcyclus is binnen MEE Friesland gekozen voor integraal management. Integraal management betekent dat er binnen organisatie-onderdelen een integrale verantwoordelijkheid is binnen de gemaakte afspraken en bevoegdheden, zowel wat betreft de beleidsvoorbereiding alsook de uitvoering. De kern van integraal management is prestatiesturing, integraal management is verantwoordelijk-heid kunnen en willen nemen voor prestaties. Prestaties beperken zich hierbij niet tot output, maar kunnen ook betrekking hebben op input en throughput en de maatschappelijke effecten van de inspanningen van een organisatie of organisatieonderdeel. Jaardocument 2011 Pagina 10 van 21

11 Een integraal manager neemt dus niet alleen verantwoordelijkheid voor producten (output), maar ook voor het proces om tot producten te komen. Een integraal manager houdt daarbij ook zicht op de maatschappelijke effecten van de geleverde inspanningen. Met maatschappelijke effecten wordt bedoeld dat de integraal manager middels zijn of haar eigen (externe) netwerk zicht houdt op hoe de door MEE Friesland geleverde prestaties worden gewaardeerd. De missie, visie, kernwaarden en strategie zijn vastgelegd en onderdeel van de lange termijn visie van MEE Friesland. Aangezien het hier gaat om een lange termijn visie behoren deze onderdelen tot de meerjarencyclus. De missie, visie, kernwaarden en strategie zijn vastgelegd in notities die door iedere medewerker zijn te raadplegen in het HKZ-handboek. Uit de meerjarencyclus volgt de jaarcyclus. Het doel van de jaarcyclus is om de strategische koers te vertalen in doelstellingen en activiteiten die in het betreffende jaar dienen te worden gerealiseerd. Deze worden vastgelegd in jaarplan en begroting. Om de voortgang gedurende het jaar te bewaken worden afgesproken doelstellingen uit jaarplan en begroting gevolgd en daar waar nodig bijgestuurd. Aan het einde van het jaar worden de prestaties verantwoord en toegelicht. De jaarcyclus bestaat (chronologisch) uit de volgende onderdelen: kaderbrief; jaarplan; begroting; managementrapportages; kwaliteitstoetsing; jaardocument. De belangrijkste bedrijfsrisico s in 2011 bevonden zich in de externe financiering: Externe financiering Zie bekostiging MEE-organisaties. Lidmaatschap MEE Nederland MEE Friesland is lid van MEE Nederland. MEE Nederland is de landelijke vereniging waarbij alle afzonderlijke MEE-organisaties zijn aangesloten. MEE Nederland behartigt de gezamenlijke belangen van deze afzonderlijke MEE-organisaties en ondersteunt hen bij de beleidsontwikkeling en -uitvoering. Daartoe houdt MEE Nederland een landelijk bureau in stand dat is gevestigd in Utrecht. In 2011 is de directeur-bestuurder van MEE Friesland afgetreden als bestuurslid van MEE Nederland, omdat zij MEE Friesland als directeurbestuurder heeft verlaten. Het bestuur bestaat uit 6 leden, de directeur van het landelijk bureau en een onafhankelijke voorzitter. MEE code De leden van MEE Nederland hebben een code opgesteld met daarin opgenomen de kwaliteitsvoorwaarden die aan de naam MEE zijn verbonden. Het voeren van de naam MEE en het lidmaatschap van de vereniging MEE Nederland is alleen mogelijk voor organisaties die zich aan deze code committeren en houden. De MEE organisaties worden middels visitatie onder leiding van een onafhankelijke commissie getoetst op de criteria van de MEE code. Rapportage van bevindingen vindt plaats aan de ledenvereniging. Bekostiging MEE-organisaties Tussen de MEE-organisaties bestaan financiële verschillen. Het gemiddelde bedrag per inwoner in het werkgebied dat een MEE-organisatie ontvangt is niet aan elkaar gelijk. Deze verschillen zijn in het verleden ontstaan door het afstoten van zorgtaken en het aanvragen van wachtlijstmiddelen. In de Algemene Ledenvergadering van 5 maart 2008 is besloten om te komen tot een aanpassing van de verdeling van middelen tussen de MEEorganisaties. In 2009 is een eerste stap gezet in het herverdelen van de beschikbare middelen. MEE Friesland heeft in 2009 een bedrag ingeleverd van In 2010 zijn afspraken gemaakt over de vervolgstappen voor de verevening. Jaardocument 2011 Pagina 11 van 21

12 3.3 Cliëntenraad Met het doel cliënten invloed te geven op het beleid van de organisatie functioneert binnen MEE Friesland een Cliëntenraad. Deze Cliëntenraad behartigt de gemeenschappelijke belangen van alle cliënten van MEE Friesland. MEE Friesland geeft daarmee invulling aan artikel 2 van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen. Samenstelling Cliëntenraad per 31 december 2011 Naam Functie Plaats De heer W. Brouwer Voorzitter Damwoude De heer G. de Boer Penningmeester Leeuwarden Mevrouw E. Raap Lid Sneek Mevrouw P. Wobma Lid Bergum Mevrouw R. Hamming Lid Dokkum Mevrouw I. Rodenburg Lid Leeuwarden Sinds 1 mei 2010 wordt de Cliëntenraad ondersteund door de heer T. Vaessen, die tevens als notulist werkzaam is bij MEE Friesland. Werkwijze De Cliëntenraad vergaderde in 2011 zes keer in aanwezigheid van de directeur-bestuurder waarbij algemene beleidszaken werden besproken. Zowel de Cliëntenraad als de directeur-bestuurder kunnen agendapunten voordragen. Direct voorafgaande aan de overlegvergaderingen heeft de Cliëntenraad een vooroverleg. Er heeft ook een gezamenlijke bijeenkomst met Raad van Toezicht en ondernemingsraad plaatsgevonden. De Cliëntenraad heeft uitgesproken dat men meer en in een eerdere fase betrokken wil zijn bij een aantal projecten, zeker in die gevallen waarin de ervaringsdeskundigheid van leden van belang is. In een paar bijeenkomsten is besproken hoe dit vormgegeven kan worden. Met betrekking tot een aantal onderwerpen is hier al invulling aan gegeven, bijvoorbeeld bij het onderzoek chronisch zieken, zelfmanagement en wijkgericht werken. Een blijvend aandachtspunt voor de Cliëntenraad is het contact met de achterban. De Cliëntenraad wil zichtbaarder worden. Middelen die daarbij worden ingezet zijn onder andere: - website (een eigen site of verbetering van de pagina s van de Cliëntenraad op de website van MEE Friesland); - ontwikkeling van een eigen folder van de Cliëntenraad; - verhoging van de zichtbaarheid door meer contacten met anderen, zowel binnen als buiten de MEE-organisatie (bijvoorbeeld contact met regio s, aanwezigheid bij informatiebijeenkomsten, aanwezig zijn op de Markt van Mogelijkheden). Daarnaast wordt ook bekeken in hoeverre informatie uit bijvoorbeeld het signaleringssysteem ten goede kan komen aan de Cliëntenraad. Financiële en personele ondersteuning De Cliëntenraad kan beschikken over een jaarlijks budget van 2.500,- dat door de organisatie wordt beheerd en bijgehouden. Jaardocument 2011 Pagina 12 van 21

13 4 Visie, beleid en prestaties 4.1 Meerjarenbeleid Bij de behandeling van de strategische dilemma s in het strategisch beleidsplan is uitgewerkt dat MEE Friesland ervoor kiest om haar kerncompetentie op het terrein van hulpvraagverduidelijking en het begeleiden van cliënten naar zorg of dienstverlening scherper te formuleren. Om deze vervolgens stapsgewijs te gaan uitbreiden met nieuwe doelgroepen. MEE Friesland kiest voor een beperkt aantal taken, gerelateerd aan de kerncompetentie. Aldus wil MEE zich blijvend onderscheiden van zorgaanbieders én een stevigere relatie opbouwen met gemeenten. In het strategisch beleidsplan is uitgewerkt het herformuleren van de kerncompetentie, de missie en de visie. Kerncompetentie MEE Friesland heeft de deskundigheid en expertise om de burger die zich in een complexe situatie bevindt, te begrijpen, zoveel mogelijk zelfstandig zijn keuzes te laten maken en zijn eventuele ondersteuningsvraag te vergelijken met en te verbinden aan de beschikbare mogelijkheden en oplossingen die de maatschappij biedt. Strategisch onderscheidende kenmerken van MEE Friesland De geformuleerde kerncompetentie is gebaseerd op een aantal ervaringsgegevens en op een visie op de positionering van MEE. Deze hieronder geformuleerde uitgangspunten zullen in de verdere uitwerking van de kerncompetentie duidelijk terug moeten komen. - Deskundigheid (gestapelde kennis van zestig jaar) in het ondersteunen van burgers met een beperking en het hanteren van methodieken op het gebied van vraagverduidelijking. Uniek bij de cliëntondersteuning en vraagverheldering is het kunnen spreken van de taal van cliënten, zijn omgeving en zijn netwerk. Deze deskundigheid kan ingezet worden voor alle (tijdelijk) niet of minder redzame burgers in de maatschappij. - Uitgebreid netwerk (sociale kaart) en het werkelijk hebben en onderhouden van contacten met de aanbieders van zorg, welzijn, wonen, opleiding en werken. Inzicht en overzicht van wet- en regelgeving in de breedste zin (WIA,WAO, PGB, AWBZ, ZVW, Wajong, et cetera) en het hebben van contacten met de uitvoeringsinstanties waarmee (tijdelijk) niet of minder redzame burgers effectieve ondersteuning kunnen genieten in hun weg langs loketten en instanties. - Signalering van trends en ontwikkelingen van nieuwe, veelal complexe vragen in de maatschappij op micro-, meso- en macroniveau. MEE Friesland maakt hierbij gebruik van een signaleringsdatabase en participeert landelijk mee in signaleringen en trendontwikkelingen op MEE Nederland niveau. Missie MEE Friesland verbetert de kwaliteit van leven en bevordert de maatschappelijke participatie van mensen in een complexe situatie door de eigen regierol en de zelfredzaamheid van deze individuen te vergroten. Visie MEE Friesland vindt dat iedereen die zich in een complexe situatie bevindt, recht heeft op een zo gewoon mogelijk leven en gebruik moet kunnen maken van de mogelijkheden die onze samenleving biedt. De dienstverlening van MEE vindt daarom plaats vanuit betrokkenheid en vanuit een houding waarbij de burger zijn eigen regie houdt, zijn eigen doelen stelt en zijn eigen expert is. Jaardocument 2011 Pagina 13 van 21

14 MEE Friesland is een onafhankelijke organisatie en levert middels de resultaatgerichtheid en slagvaardigheid van haar medewerkers kwalitatief hoogwaardige diensten en producten. Jaardocument 2011 Pagina 14 van 21

15 4.2 Algemeen beleid Het meerjarenbeleid is in 2009 gestart met het opstellen van het jaarplan In het jaarplan 2011 stonden de onderstaande thema s centraal: - Maatschappelijke activering Resultaat: consulenten Maatschappelijke Activering zijn bekend bij stakeholders. Mogelijke hieruit voortkomende projecten zitten in oriëntatiefase. - Ondersteuning aan cliënten met psychiatrische problematiek Resultaat: notitie voorlopige richtlijnen is vastgesteld. Communicatie over de ondersteuning van MEE aan deze doelgroep vond plaats in Hierbij wordt aangesloten bij MEE Nederland. - Stelseloverstijgend signaleren Resultaat: de eerste Trend- en signaleringsrapportage MEE Friesland is in 2011 uitgegeven. - Participatieopdracht gemeenten versterken Resultaat: er zijn signalen uitgewisseld met beleidsambtenaren. Planning en control cyclus van gemeenten is bekend en leidend voor inbreng van signalen. - Burgers die als gevolg van hun beperking problemen ondervinden bij redzaamheid of maatschappelijke participatie weten de weg te vinden naar MEE - Innovatief huisvesten Heerenveen en Drachten krijgen in het voorjaar van 2011 een flexomgeving. De nieuwe huisvesting van Leeuwarden is geëvalueerd. - Integraal personeelsbeleid Het competentiemanagement is geactualiseerd, de profielen zijn geactualiseerd. De samenhang van de personeelsinstrumenten inclusief t-profielen zijn in het vervolgtraject in 2011 meegenomen. - Er is een notitie vakmanschap en leiderschap geïntroduceerd waarbij uitgegaan wordt van meer verantwoordelijkheid van medewerkers voor eigen werkzaamheden. - MEE als participant in het Frieslabproject Resultaat: Frieslab heeft een meetinstrument ontwikkeld waar MEE Friesland gebruik van kan maken bij monitor resultaten. Frieslab is op afstand betrokken door VWS bij de pilot Vouchers. Frieslab ondersteunt een project Duet met betrekking tot autisme & participatie. MEE Friesland wil het netwerk autisme professionaliseren. - Projectplan dienstenportfolio De notitie vraagprofielen, de notitie concept dienstenportfolio en de maatschappelijke business case vormen de uitgangspunten voor de uitwerking dienstenboek. Het dienstenboek is in april 2011 vastgesteld door alle MEE-organisaties. De geplande introductie per 1 januari 2012 is verschoven naar 1 januari Centrum Jeugd en gezin Met iedere gemeente is een afspraak gemaakt over positionering in eerste of tweede schil van het CJG-loket en de samenwerkingsverbanden met aangrenzende organisaties zijn beschreven. Managers zijn in gesprek met gemeenten om de rol van MEE bij de transitie van jeugdzorg en de AWBZ-begeleiding vorm te geven. Verwijsindex: er is gestart met melden. VTO-Vroeghulp heeft in de stuurgroep afspraken gemaakt over haar positie en bijdrage aan de CJG s. - Bestuurlijke kennismaking woningbouwcorporaties Met Accolade is de samenwerking verkend ten behoeve van woonvragen en vraagstukken van mensen met een beperking met als resultaat dat de inzet van MEE geconcretiseerd is op zowel reguliere taken als pluspakkettaken. Met Elkien worden de contacten op beleidsmatig niveau verder uitgebouwd. In 2012 zal de samenwerking met andere woningbouwcorporaties worden verkend. Jaardocument 2011 Pagina 15 van 21

16 - Samenwerking MEE-organisaties Noord Nederland In de samenwerking tussen de MEE-organisaties in Noord Nederland wordt vooral gefocust op het versterken van elkaar. 4.3 Kwaliteitsbeleid en hercertificering Kwaliteitsborging is een essentieel onderdeel van alle activiteiten van MEE Friesland. Alle medewerkers zijn erbij betrokken en het is van toepassing op alle dagelijkse activiteiten. Kwaliteit is een integraal onderdeel van de cultuur van de organisatie en wordt in hoge mate bepaald door de medewerkers en de wijze waarop ze samenwerken. Door een kritische instelling en door voortdurende gerichtheid op verbetering kan samengewerkt worden aan optimale producten voor onze cliënten. MEE Friesland is sinds 2007 HKZ gecertificeerd. Eens in de drie jaar vindt hercertificering plaats. De laatste uitgebreide externe audit was in 2010, in 2011 is er een beperkte externe audit geweest die met goed gevolg is afgerond. Structuur Voorwaarde voor een goede samenwerking is een duidelijke, open organisatiestructuur met korte communicatielijnen. MEE Friesland beschikt daartoe over een goede omschrijving en afbakening van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die zijn vastgelegd in functiebeschrijvingen en zijn gewaardeerd middels het Functie Waarderingsysteem Gezondheidszorg systeem. Scholing Om medewerkers op de juiste plaats te laten functioneren moeten ze goed zijn opgeleid voor hun taken. Dit wordt bereikt middels een gericht scholingsprogramma waarin naast vakinhoudelijke kennis ook het samenwerken en het kwaliteitsdenken aandacht krijgen. In 2011 is geïnvesteerd in opleiding en vorming voor medewerkers wat overeenkomt met 2,1 procent van de brutoloonsom. Communicatie Duidelijkheid over de geleverde prestaties komende uit de raadplegingtrajecten voor de cliënttevredenheid (2008), medewerkertevredenheid (2009) en maatschappelijke waardering (2010), maar ook klachtenafhandeling zijn essentieel om goed te functioneren. MEE Friesland maakt gebruik van een kwaliteit managementsysteem dat voor iedere medewerker toegankelijk is en waarin alle relevante (werk)processen zijn opgeslagen. Procesbeheersing Om de kwaliteit van onze diensten te kunnen garanderen worden alle facetten van de dienstverlening omschreven in procedures aangaande het primaire proces. Deze procedures worden met regelmaat geëvalueerd en bijgesteld, middels interne procesaudits uitgevoerd door interne auditoren. 4.4 Kwaliteit beleid cliënten Het kwaliteitsbeleid cliënten wordt momenteel op de volgende manieren getoetst: - middels overleg met de Cliëntenraad (zie paragraaf 3.3); - middels de benchmark cliënttevredenheid; - middels de klachtenprocedure. In 2011 is de laatste benchmark cliënttevredenheid gehouden waarvan de resultaten in 2012 bekend zijn geworden. De cliënten waardeerden in de benchmark 2009 de dienstverlening door MEE Friesland met een 8,2 (landelijk 8,1). Jaardocument 2011 Pagina 16 van 21

17 MEE Friesland heeft een eigen klachtenregeling en is aangesloten bij de Klachtencommissie voor Verpleging en Gehandicaptenzorg in Friesland. Uitgangspunt is dat klachten van cliënten met de betrokken medewerker of zijn leidinggevende worden opgelost. Mocht dit niet lukken, dan kan middels het klachtenformulier een klacht bij de directeur-bestuurder worden ingediend. Als een cliënt vervolgens nog niet tevreden is, dan kan de Klachtencommissie worden ingeschakeld. Over 2011 zijn in totaal 5 klachtenformulieren geregistreerd. Geen van de klachten is gemeld bij de Klachtencommissie. Aard van de klacht Aantal Opgelost Niet opgelost Verwijtbaar Niet verwijtbaar Totaal Kwaliteit medewerkers Het jaarplan 2011 gaf de volgende aandachtspunten op het gebied van personeelsbeleid: - innovatief huisvesten - integraal personeelsmanagement MEE Friesland hecht aan gezonde medewerkers. MEE Friesland maakt gebruik van een stuurgroep arbeidsomstandigheden. Deze stuurgroep geeft advies aan de directeurbestuurder betreffende (preventieve) maatregelen op het gebied van arbeidsomstandigheden. MEE Friesland maakt hiervoor gebruik van bedrijfshulpverleners, ergocoaches en preventiemedewerkers. MEE Friesland stimuleert beweging middels een fietsregeling en korting op sportschoolbezoek. Eind 2009 is een benchmark medewerkertevredenheid gehouden onder de medewerkers. In 2010 zijn deze gegevens geanalyseerd en is een plan van aanpak opgesteld. (Interne) communicatie is daarin het belangrijkste speerpunt. MEE Friesland krijgt als werkgever een 7,7 tegenover landelijk een 7,4 en tevredenheid over het werk wordt gewaardeerd met een 7,8 (landelijk 7,7). Ondernemingsraad MEE Friesland heeft conform de wet op de ondernemingsraden een Ondernemingsraad ingesteld. Aanvullende bepalingen zijn opgenomen in het hoofdstuk medezeggenschap van de CAO Gehandicaptenzorg. Samenstelling Ondernemingsraad per 31 december 2011 Naam Functie Werkzaam als Mevrouw L. Bootsma Voorzitter Coördinator facilitaire zaken De heer H. Overeinder Vicevoorzitter Consulent De heer J. Krikke Secretaris Consulent Mevrouw M. Altenburg Lid Consulent Mevrouw H. Bakker Lid Diagnostisch medewerker Mevrouw T. van Gelderen Lid Receptie medewerker Mevrouw A. van Dijk Lid Beleidsmedewerker De Ondernemingsraad krijgt secretariële ondersteuning vanuit MEE Friesland. Jaardocument 2011 Pagina 17 van 21

18 Werkwijze Ondernemingsraad De Ondernemingsraad vergaderde in 2011 eens in de twee weken en tien keer in aanwezigheid van de directeur-bestuurder. Financiële en personele ondersteuning De leden zijn conform artikel 13.1 van de CAO Gehandicaptenzorg voor uitvoering van hun activiteiten voor tenminste driehonderd uur per jaar vrij van dienst. Bij dit aantal uren zijn alle wettelijke faciliteiten, ook scholing en extra reistijd inbegrepen. De Ondernemingsraad van MEE Friesland is hieruit voortvloeiend voor in totaal 1,2 fte op jaarbasis vrijgesteld van arbeid. De Ondernemingsraad kon in 2011 beschikken over een jaarbudget van dat door de directeur-bestuurder werd beheerd en bijgehouden. In 2011 heeft de Ondernemingsraad ingestemd met de wijziging van het reiskostenbeleid, de notitie Persoonlijk leiderschap en vakmanschap, wijziging van het fietsplan en het invoeren van bedrijfsfitness. Daarnaast heeft de Ondernemingsraad positief geadviseerd inzake de verhuizing van regiobureau Dokkum, huisvesting regiobureau Sneek en beleid nevenfuncties. 4.6 Samenleving MEE Friesland dient vanuit haar kerntaak zorg te dragen voor participatie van mensen met een beperking in de samenleving. Om dit te kunnen realiseren zal MEE Friesland daartoe in de samenleving moeten staan. Dit uitgangspunt wordt door MEE Friesland gerealiseerd door: - Jaarlijks de Markt van Mogelijkheden te organiseren, een provinciale informatiemarkt - Begeleiding van stagiaires, zes stagiaires in het primair proces per jaar - Scholing van vrijwilligers uit het welzijnswerk in herkenning van en omgaan met de doelgroep - Scholing van professionals uit de zorg in herkenning van en omgaan met de doelgroep - Deelname aan Zorg advies teams, Sociale teams en overige netwerken. 4.7 Financieel beleid Het financiële beleid van MEE Friesland is erop gericht continuïteit te bieden aan de dienstverlening in al haar facetten. Om deze doelstelling te bereiken is het eigen vermogen de afgelopen jaren gemaximeerd. Conform de subsidieregeling mag dit vermogen maximaal 8,7% bedragen van de voor dat jaar verleende subsidie voor individuele en collectieve cliëntondersteuning. Het eigen vermogen bedraagt ultimo Dat is ruim twaalf procent van de subsidie voor Voor een uitgebreide toelichting wordt verwezen naar de jaarrekening. Jaardocument 2011 Pagina 18 van 21

19 Bijlage 1 Samenstelling en nevenfuncties bestuur Naam Hoofdfunctie Nevenfuncties Mevrouw N. Bouma (tot 1 december 2011) Mevrouw M. Schievink (vanaf 1 december 2011) Directeur-bestuurder MEE Friesland Directeur-bestuurder ad interim MEE Friesland Bestuurslid Stichting SOM Bestuurslid MEE Nederland Samenstelling en nevenfuncties Raad van Toezicht Naam Hoofdfunctie Nevenfuncties De heer A. Aalberts, - Burgemeester Dantumadeel - Voorzitter Raad van Toezicht AOC voorzitter - Voorzitter bestuur Oase - Sociaal Fonds Boter en Kaas controle station - Voorzitter Stichting SOM - Lid Raad van Commissarissen Kabel Noord Mevrouw M.I. Takens, - Zelfstandig interim-manager ICT, Welzijn, Zorg Mevrouw T.A. Huisman, - Organisatieadviseur Zorg & Arbeid Zelfstandig trainer/coach De heer J. Thijssen, - Senior strategisch adviseur Draaijer & Partners De heer J.H.C.M. - Afdelingshoofd Samenleving, Biemans Gemeente Weesp (Voordracht Cliëntenraad) De heer R.W.L. Delleman (Voordracht Ondernemingsraad) - Directeur Financiën Medisch Centrum Leeuwarden - Concerncontroller Zorggroep Noorderbreedte De heer H. v.d. Veen - Regionaal Directeur Randstad Uitzendbureau Noord Nederland - Bestuurslid Stichting SOM - Bestuurslid Prins Bernhard Cultuur Fonds Fryslân - Voorzitter bestuur stichting Onderdak Zonderdak - Secretaris Stichting SOM - Bestuurslid It Griene Nest - Secretaris Stichting Us Dream - Voorzitter Bestuur St. Leergeld Groningen e.o. - Voorzitter bestuur uitvaartverzekering Algemeen Belang U.A. en uitvaartverzorger Algemeen Belang Uitvaart - Lid Raad van Commissarissen Caparis Jaardocument 2011 Pagina 19 van 21

20 Bijlage 2 Stakeholdersoverzicht MEE Friesland Landelijk - MEE Nederland Noord Nederland - Centrum consultatie & expertise - (MEE Friesland) MEE Groningen en MEE Drenthe - Relatie met cliëntorganisaties - RENN 4 onderwijs en Autisme steunpunt - Zintuiglijk beperking: FPDC + Visio Provinciaal - Advies&Steunpunt Huiselijk Geweld - Belastingdienst - Binnenboord houden - CIZ - CMO Partoer/ IKP (informatie en kennis platform) - Digitale Sociale kaart HVD/BSF & MEE Friesland - Humanitas DMH - Kredietbank Noord Nederland (voorheen GKB) - LFB/Onderling sterk - Nederlandse Vereniging voor Autisme, afdeling Friesland - Netwerk Tienermoeders - Platform slachtoffers mensenhandel - Preventief Ouderenoverleg Noord - Provinciaal maatjesproject - Provinciebestuur Friesland - Regieteam - Rutgers Nisso Groep - Sluitende aanpak beroepsonderwijs - Sociale Verzekeringsbank - Stichting Aanzet - Triangel (HRM uitwisseling samenwerkingsverband) - Trip Drachten - UWV - Verstandelijke Gehandicapten Zorgaanbieders Friesland (platform) - VGBelangen-platform Fryslân (voorheen FvO) - Zorgbelang Fryslân - Zorgkantoor en Zorgverzekeraar De Friesland Jeugd Provinciaal - Accare - Bestuurlijk Platform Jeugd Friesland - Bureau Jeugdzorg Fryslân - GGZ Friesland - Kinnik - Het Poortje (jeugddetentie) - Hulpverleningsdienst Friesland (JGZ + GGD Friesland) - Jeugdhulp Friesland - Kennisnetwerk Jeugd & Gezin - Kind in Friesland (project 2010:versterking 1 e lijn door optimalisering samenwerking in 2 e lijn) - Netwerk Kinderwens VG - Provinciale ontwikkeling CJG en Zorgcoördinatie in Friesland - Tjallinga Hiem (Orthopedagogische behandelcentrum LVG) - VTO-Vroeghulp + Vroeg Voortdurend Integraal Jaardocument 2011 Pagina 20 van 21

21 NAH Provinciaal - NAH (Revalidatie Friesland, Noorderbrug en MEE Friesland) - Hersenletselteam Friesland - Fryske Keamer Gemeentelijk - Alle 31 Friese gemeenten - Scenarioteams en Sociale Teams Leeuwarden - Amaryllis groep - Bilgaard - CJG / verwijsindex (ViF) - Formulierenbrigade - Project Gezamenlijke Beoordeling vanuit Ministerie Sociale Zaken in gemeente Leeuwarden = Stroomlijn Indicatie Processen - Sinne Welzijn, Welzijn Leeuwarden, Vrijwilligerscentrale - WMO loketvorming: Outreachende cliëntondersteuning Camminghaburen Zorgaanbieders - AMW Fryslân - De Swaai GGZ Friesland - Fier Fryslân - FvP - GGZ Friesland - J.P. van den Bent - Limor - Noorderbrug - Revalidatie Friesland - ROS Friesland - Sport Fryslân - Stichting Maatschappelijk Werk Fryslân - Talant (Zorggroep Alliade) - Timpaan - Verslavingszorg Noord Nederland - Zienn - Maeykehiem - Philadelphia - Pi-zorg - Zorgboeren Woningbouwcorporaties - Accolade (Heerenveen en omgeving) - Elkien - Woonzorg Friesland Jaardocument 2011 Pagina 21 van 21