Morgen begint. Handreiking Voorbereiden op de Andere Overheid. Vandaag. In opdracht van ICTU: programma e-provincies

Transcriptie

1 Morgen begint Handreiking Voorbereiden op de Andere Overheid Vandaag In opdracht van ICTU: programma e-provincies

2 Morgen begint Vandaag Handreiking Voorbereiden op de Andere Overheid

3 2 Inhoud Voorwoord 7 SAMENVATTING: EEN HANDREIKING VOOR PROVINCIES 8 Wat u altijd al heeft willen weten over de Andere Overheid, maar nooit durfde te vragen 8 Voor provinciebestuurders 8 Voor provinciemanagers 10 Voor provinciemedewerkers 12 Voor de rest van ons INLEIDING 14 Voorbereiden op de Andere Overheid 15 Opzet van de handreiking 15 Samenbrengen van bestaande initiatieven en bronnen 16 Waar gaat deze handreiking niet over 16 Over de makers 17 DEEL I: WAAROP VOORBEREIDEN RIJKS- EN PROVINCIAAL BELEID OP GEBIED VAN ICT EN DIENSTVERLENING INLEIDING 20 Een greep uit de beleidsnota s uit het recente verleden ACTIEPROGRAMMA ANDERE OVERHEID 21 Aparte speerpunten gericht op de lagere overheden UITBOUW VAN HET DIGITALE LOKET 25 Faciliteren van elektronische communicatie GEBRUIK BASISREGISTRATIES 28 Basisregistratie personen 32 Basisregistraties adressen en gebouwen 32 Basisbedrijvenregister 33 Basisregistratie percelen 35 Basisregistratie kaarten BURGERSERVICENUMMER/ BEDRIJVENNUMMER 37

4 3 2.6 ADMINISTRATIEVE LASTENVERLICHTING IPO AMBITIEDOCUMENT UITDAGINGEN T/M 2007 VOOR DE ANDERE ELEKTRONISCHE PROVINCIE 41 Waarom provincies hiermee aan de slag moeten MEER WETEN? 46 DEEL II: WAAR TE BEGINNEN POSITIEBEPALING STAP 1: INVENTARISATIE STAP 2: ICT IN LIJN BRENGEN MET DE PROVINCIALE BELEIDSSPEERPUNTEN 57 Het 58 De I-scan STAP 3: BEPALING HOUDING ORGANISATIE EN DRAAGVLAK STAP 4: DEFINIËREN VAN VERANDERINGSPROJECTEN STAP 5: PRIORITERING VAN PROJECTEN 67 Het prioriteren van de projecten NAAR EEN PROVINCIAAL ACTIEPLAN VOOR DE INVOERING VAN DE ANDERE OVERHEID NUTTIGE LITERATUUR WEBSITES EN ADRESSEN 72 DEEL III: HOE IN TE VOEREN? IMPLEMENTATIE BASISREGISTRATIES WAAR MOET MEN REKENING HOUDEN MET DE AANPASSING VAN DE PRIMAIRE PROCESSEN 77 Waar op letten 78 Consequenties voor de processen WELKE MODELLEN ZIJN ER OM GEBRUIK TE MAKEN VAN BASISREGISTRATIES 79 Consequenties van de organisatie van het beheer van basisregistraties 79 Twee basismodellen voor herorganiseren van de koppeling met basisregistraties 80 Wanneer welk model kiezen OPSCHONEN VAN DE EIGEN BESTANDEN AANMELDEN EN AANSLUITEN 86 Vooruitlopen op de wettelijke introductie van de basisregistraties 86 Wat kost aansluiting op een basisregistratie MEER WETEN? 89

5 4 5. IMPLEMENTATIE DIGITAAL LOKET GROEIMODEL OVERHEIDSWEBSITES HET PROJECT E-DIENSTVERLENING DE PROVINCIALE PRODUCTENCATALOGUS (PPC) BEVEILIGING VAN DE ELEKTRONISCHE DIENSTVERLENING 102 Wet elektronische handtekeningen 102 Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) 104 Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) 104 Compenserende maatregelen ter beveiliging van de digitale dienstverlening MEER WETEN? SAMENWERKEN TER VOORBEREIDING OP DE TOEKOMST INLEIDING OP SAMENWERKING 111 Samenwerking kan grote voordelen opleveren 111 Samenwerken is niet vanzelfsprekend VOORBEELDEN VAN SAMENWERKING TIPS VOOR SUCCESVOLLE SAMENWERKING 122 Zorg voor een leider 122 Werk aan het onderling vertrouwen 122 Zorg voor een sterke externe prikkel 125 Kies de juiste samenwerkingsvorm MEER WETEN? 128 Index 129 Bijlagen 136 Toelichting bij het gebruik van het inventarisatie hulpmiddel 136 Geraadpleegde personen 136 Over het programma e-provincies 137 Colofon 140

6 5

7 6

8 7 Voorwoord Het Programma Elektronische Provincies is aan haar derde jaar bezig. In de voorgaande jaren is een flinke impuls uitgegaan naar de ontwikkeling van elektronische dienstverlening door provincies aan de samenleving. Een belangrijke kapstok daarvoor vormt de Provinciale Producten Catalogus (PPC), waarvan het generieke deel in 2003 gezamenlijk tot stand is gebracht en in 2004 bij een aantal provincies is geïmplementeerd. In de loop van 2005 zal de PPC bij alle provincies via internet benaderbaar zijn en worden aangevuld met eigen provincie-specifieke producten of diensten. In 2004 is ook gewerkt aan de beschikbaarstelling van elektronische formulieren, gekoppeld aan de PPC. In eerste instantie ging het provincies daarbij om de beschikbaarheid van e-formulieren, hoe eenvoudig ook. De uitdaging voor 2005 en volgende jaren betreft uiteraard de ontwikkeling van meer interactieve elektronische dienstverlening. Daarbij willen provincies het principe van hergebruik van eenmaal verkregen gegevens toepassen. Voor burgers, bedrijven, instellingen en andere overheden betekent het niet alleen dat zij straks tal van diensten op hun eigen tijd en plek van provincies kunnen afnemen, maar ook dat dat een minimum aan gedoe verlangt, wat tijdbesparing en daarmee lastenverlichting oplevert ten opzichte van de huidige situatie. Om dit goed voor elkaar te krijgen is nogal wat voorbereiding nodig, zowel op het vlak van bedrijfsvoering en organisatie van de informatievoorziening als op het vlak van te nemen beveiligingsmaatregelen. En daarmee komen we bij de bedoeling van dit boekje. In opdracht van het programmabureau e-provincies heeft adviesbureau Zenc dit boekje samengesteld in nauwe samenwerking met enkele deelnemers aan de tweede leergang Elektronische Provincies. Zij hebben bestudeerd wat er de komende jaren in het kader van het programma Andere Overheid op de e-provincies afkomt, wat dat voor de provincie-organisaties betekent en hoe provincies (alvast) aan de slag kunnen gaan. Voor de verdere ontwikkeling van de e-provincie bevat dit boekje dan ook tal van aanknopingspunten waarmee we inderdaad gelijk aan de slag kunnen. Het is een bijzonder wetenswaardige uitgave geworden, waar naar mijn stellige overtuiging niet alleen de provincies plezier van zullen hebben. Michel Jager Commissaris van de Koningin van de provincie Flevoland, voorzitter stuurgroep Programma Elektronische Provincies

9 8 Samenvatting Een handreiking voor provincies Wat u altijd al heeft willen weten over de Andere Overheid, maar nooit durfde te vragen Deze handreiking is geschreven voor bestuurders, managers en medewerkers van provincies, die zich voor de uitdaging gesteld zien, om hun provinciale organisatie voor te bereiden op de veranderingen, die het Actieprogramma Andere Overheid brengt. Het Actieprogramma Andere Overheid omvat het overgrote deel van de moderniseringen die het kabinet Balkenende II zich voorgenomen heeft om het openbaar bestuur effectiever, efficiënter en klantgerichter te maken. In de handreiking hebben we kennis, tips en voorbeelden samengebracht rond een drietal speerpunten van de Andere Overheid: de invoering van basisregistraties, digitale dienstverlening en interbestuurlijke samenwerking. De handreiking is tot stand gekomen in het kader van de door het ROI en het adviesbureau Zenc verzorgde Leergang e-provincies. In één van de case-opdrachten binnen deze opleiding is de informatie samengebracht, waaruit u als bestuurder, manager of medewerker kunt putten. Op welke vragen geeft de handreiking een antwoord? De handreiking is verdeeld in drie hoofdvragen: Deel I gaat over de vraag Waarop moeten we ons voorbereiden?, deel II behandelt de vraag Waar kunnen we het best beginnen? en deel III behandelt in meerdere hoofdstukken de vraag Hoe kunnen we de benodigde veranderingen het beste invoeren?. Voor deze samenvatting hebben wij een aantal van de behandelde vragen en een korte indruk van de antwoorden op deze vragen gebundeld per doelgroep van de handreiking. Voor provinciebestuurders Voor provinciebestuurders, om hun bestuurlijke verantwoordelijkheid te kunnen nemen, behandelt de handreiking de volgende vragen:

10 9 1. Wat houdt het Actieprogramma Andere Overheid in? In Hoofdstuk 2 van de handreiking wordt uiteengezet wat het huidige rijksbeleid is ten aanzien van de modernisering van de overheid. Zo moeten provincies rekening gaan houden met de invoering van basisregistraties, moeten ze binnen enkele jaren meer dan 65% van hun dienstverlening online kunnen aanbieden, moet men gaan werken met een uniform Burger Service Nummer en Bedrijvennummer en wordt een inspanning verwacht om bij te dragen aan de administratieve lastenverlichting voor burgers en bedrijven. 2. Welk standpunt nemen de gezamenlijke provincies en het IPO in ten aanzien van de voorstellen in het Actieprogramma? In paragraaf 2.7 is een samenvatting opgenomen van het IPO-standpunt ten aanzien van de Andere Overheid. In grote lijnen schaart het IPO zich achter de doelstellingen van Andere Overheid en ziet men de voorgenomen veranderingen als een wenselijke ontwikkeling die provincies ook zelfstandig zouden moeten nastreven. 3. Wat gebeurt er als wij ons niet voorbereiden op de Andere Overheid? Paragraaf 2.8 behandelt de consequenties van een strategie om de gevraagde veranderingen te negeren. Deels zal dit onmogelijk worden gemaakt door voorgenomen wettelijke bepalingen die stellen, dat bedrijven niet meer informatie hoeven op te geven die al bekend is bij een overheid. Deels zal een provincies handelen in strijd met een zorgvuldigheidsplicht. Deels moet een provincie rekening houden met imagoschade. Maar het belangrijkste dat men mist zijn de grote voordelen die voortvloeien uit een integraal en overheidsbreed toepassen van de verschillende veranderingen. 4. Hoe stellen we de juiste prioriteiten? Hoofdstuk 3 geeft hulpmiddelen om risicoafwegingen te maken bij het definiëren en prioriteren van interne ICT- en veranderingsprojecten. Criteria zoals de mate van wettelijke plicht, bijdrage aan provinciale beleidsdoelstellingen, besparingspotentieel en mate van realiseerbaarheid, kunnen aan de hand van een voorgestelde methodiek gescoord worden en kunnen leiden tot een prioritering van de projecten

11 10 5. Welke rol kan interbestuurlijke samenwerking spelen bij het doorvoeren van de gewenste veranderingen? Samenwerking bij het realiseren van de doelstellingen uit het Andere Overheid-programma kan grote voordelen opleveren voor afzonderlijke provincies. De handreiking besteedt met name in hoofdstuk 6 veel aandacht aan zowel bestaande als mogelijk zelf aan te gane samenwerkingsverbanden. Zo worden onder de vlag van het e-provincie programma een aantal gemeenschappelijke hulpmiddelen ontwikkeld om met name de e-dienstverleningsdoelstellingen dichterbij te brengen. Voor provinciemanagers De managers in de provincie zullen de benodigde veranderingen moeten organiseren. Voor hen komen, naast de ook voor bestuurders relevante vragen, onder andere de volgende vragen aan de orde: 1. Wat moet er opgepakt worden binnen de provincie? Om te bepalen hoe de eigen provincie ervoor staat en wat er dient te worden opgepakt, is een inventarisatie hulpmiddel opgenomen in hoofdstuk 3. Dit hulpmiddel helpt bij het bepalen van de processen waar bijvoorbeeld basisregistraties een rol zullen gaan spelen en een grote impact hebben, hoe de ICT momenteel aansluit bij de organisatie-ontwikkeling en met welke mate van weerstand rekening dient te worden gehouden bij het oppakken van potentiële veranderingsprojecten. 2. Waar beginnen we? De inventarisatieaanpak is bedoeld als een aanloop voor het definiëren en prioriteren van projecten. Er is een prioriteringsmethodiek opgenomen waarmee de projecten kunnen worden gescoord en kunnen worden. 3. Welke extern gedicteerde deadlines zullen bepalend zijn voor de interne aanpak? Met name rond de invoering van de basisregistraties zijn door het rijk streefdata afgegeven vanaf wanneer de basisregsitratiewetten van toepassing zullen zijn en de processen van provincies hier mee om moeten kunnen gaan. Deze zijn in een tabel in paragraaf 2.4 opgenomen. Voor de meeste registraties is begin 2007 een cruciale datum.

12 11 4. Hoe zorgen we voor de aansluiting tussen de ontwikkelingen en vereisten op ICT-gebied en de rest van de organisatie? De veranderingen zoals nagestreefd in het programma Andere Overheid hebben een hoog ICT-gehalte. Het is echter gevaarlijk ze enkel en alleen als ICT-projecten te benaderen. De ontwikkeling van de ICT hangt in hoge mate samen met de ontwikkeling van de organisatie. Om te zorgen dat de discrepantie tussen beiden niet te groot wordt is de I-scan als een hulpmiddel opgenomen om aan de hand van het INK-model te bepalen waar ook in organisatorisch opzicht uitdagingen liggen voor het management. 5. Welke keuzen hebben we bij het aansluiten op de basisregistraties? Provincies hebben zelf geen taak in het beheer van één van de basisregistraties. Zij zullen dus altijd een samenwerkingsovereenkomst met andere beheerders moeten aangaan om te kunnen beschikken over de gegevens uit de basisregistraties. Globaal zijn er twee modellen om die samenwerking aan te gaan. Men neemt gegevens af op ad hoc basis, wanneer naar aanleiding van bijvoorbeeld een aanvraag men voor één geval de basisregistratiegegevens wenst te checken, of men neemt een abonnement waarmee men periodiek een update krijgt van alle mutaties in een vooraf opgegeven bereik. Welk model het handigst is, hangt van de situatie en het gebruik af. 6. Welk beveiligingsniveau moeten we kiezen bij verschillende vormen van online dienstverlening? Bij digitale dienstverlening is identificatie en authenticatie complexer dan bij gewone loket of postafhandeling van aanvragen. De mate van identificatie en authenticatie ofwel het te kiezen beveiligingsniveau, kan worden bepaald aan de hand van in paragraaf 5.4 opgenomen checklists. 7. Uit welke maatregelen kunnen we kiezen bij het beveiligen van online dienstverlening? Het na te streven beveiligingsniveau zoals vastgesteld bij de vorige vraag, kan worden gerealiseerd aan de hand van verschillende technieken of combinaties van technieken. Welke keuze wijs is in welke situatie wordt eveneens in paragraaf 5.4. behandeld.

13 12 8. Welke collega provincies kunnen als voorbeeld dienen voor de bij de eigen provincie door te voeren veranderingen? In de gehele handreiking zijn casebeschrijvingen opgenomen van projecten die bij verschillende provincies lopen of hebben gelopen en die als voorbeeld kunnen dienen bij het onderwerp dat ze illustreren. Bij de meeste casebeschrijvingen zijn ook contactgegevens opgenomen van de personen die u verder kunnen helpen. 9. Op welke onderdelen kunnen we de aansluiting zoeken bij reeds bestaande initiatieven? De provincies zijn gezamenlijk al een aantal projecten gestart om de doelstellingen van de Andere Overheid dichterbij te brengen. De verschillende samenwerkingsprojecten worden verspreid over de handreiking behandeld. Ook wordt stilgestaan bij de wijze waarop u kunt aansluiten bij en profiteren van deze projecten. 10. Hoe maken we een interbestuurlijke samenwerking tot een succes? Samenwerken bij het realiseren van de Andere Overheid-doelstellingen kan een moeizaam traject zijn. Hoofdstuk 6 geeft praktische tips om de effectiviteit van een samenwerkingsverband te vergroten, het vertrouwen tussen samenwerkingspartners te bevorderen en de juiste vorm te kiezen voor een samenwerkingsverband. Voor provinciemedewerkers Ervan uitgaand dat de medewerkers in de provincie uiteindelijk de veranderingen moeten invoeren en er mee moeten gaan werken, komen voor hen, naast de eerdergenoemde vragen ook de volgende vragen aan de orde in de handreiking: 1. Hoe kan de huidige stand van zaken worden geïnventariseerd? De handreiking reikt een werkwijze aan om de transactievolumes, de noodzaak om basisregistraties te koppelen en verschillende andere aspecten te inventariseren aan de hand van de provinciale productencatalogus. Daarbij kan gebruik worden gemaakt van een speciaal hiervoor ontworpen spreadsheet. Deze spreadsheet maakt analyse van de verschillende aspecten eenvoudig door een automatische koppeling die is ingebouwd met het recent ontwikkelde provinciaal referentiemodel.

14 13 2. Welke provinciale producten/diensten kennen het grootste volume? Voor degenen die een inventarisatie bij de eigen organisatie niet kunnen uitvoeren is, op basis van eerder verzameld inventarisatiemateriaal, in paragraaf 3.1 een indruk opgenomen over de dienstverleningsstromen naar soort product/dienst, doelgroep en beleidsterrein bij benadering in veel provincies zal zijn verdeeld. 3. Welke gegevens zullen de verschillende basisregistraties gaan bevatten? Bij de beschrijving van de basisregistraties in paragraaf 2.4 en in de bijlagen is een overzicht opgenomen van de gegevens die per basisregistratie centraal c.q. buiten de provinciale organisatie zullen worden verzameld en beheerd. 4. Welke wettelijke regels zijn er van toepassing op de beveiliging van online dienstverlening? Paragraaf 5.4. beschrijft de wettelijke regelingen die van toepassing zijn op de beveiliging van online dienstverlening. Aan de orde komen de Wet op de elektronische handtekening, de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). 5. Waar kunnen we ons verder informeren als we meer willen weten? Aan het einde van ieder hoofdstuk is een paragraaf opgenomen met informatie voor iedereen die meer wil weten over de behandelde onderwerpen. Waar mogelijk zijn weblinks opgenomen naar relevante internetsites en downloadable documenten. Ook adressen en telefoonnummers van betrokken instanties zijn opgenomen evenals literatuurverwijzingen voor de stukken, die niet via het internet zijn te downloaden. Voor de rest van ons De handreiking is niet alleen nuttig voor bestuurders, managers en medewerkers van provincies. In principe gelden de uitgangspunten van het Actieprogramma Andere Overheid ook voor andere bestuurslagen en overheden. De kennis, tips en voorbeelden in deze handreiking kunnen daarom ook voor anderen die hun organisatie moeten voorbereiden op de modernisering van de overheid zeer relevant zijn.

15 14 1. Inleiding Morgen begint Vandaag. Onder deze titel presenteert het programma e-provincies een handreiking voor provincies om zich vandaag al te kunnen voorbereiden op de overheid van morgen. Door een aantal recente en verstrekkende beleidsinitiatieven van het Rijk zullen de komende jaren bijzondere eisen aan de bedrijfsvoering van provincies worden gesteld. Eisen, die veel verder gaan, dan de ontwikkelingen waaraan wij de afgelopen decennia gewend zijn geraakt. Zo zal iedere provincie binnen enkele jaren geen gegevens meer mogen vragen aan bedrijven en burgers die al op andere plekken binnen de overheid bekend zijn. Zij zullen voor essentiële informatie gebruik moeten gaan maken van zogenaamde basisregistraties, die allen buiten hun eigen organisatie worden beheerd. Deze ontwikkeling zal enorme voordelen op het gebied van efficiency, effectiviteit en kwaliteit van dienstverlening met zich meebrengen. Wel vergt deze ontwikkeling aanpassingen van de primaire processen van een provincie. Daarbij komt ook nog het rijksstreven om 65% procent van de overheidsdienstverlening in 2007 via internet te kunnen afdoen. Ook van de provincies wordt verwacht dat zij alles in het werk zullen stellen om deze 65% te halen. Gezien de ingrijpendheid en de omvang van deze ontwikkelingen is het voor provincies essentieel om zich nu al te verdiepen in wat dit alles gaat betekenen voor de eigen bedrijfsvoering en het ICT-beleid. Beide doelstellingen maken deel uit van het Actieprogramma Andere Overheid, een initiatief van de minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties, Thom de Graaf. De Andere Overheid belooft de grote sprong voorwaarts te zijn in de modernisering van het openbaar bestuur. De maatregelen die in dit programma zijn opgenomen kunnen na invoering: de administratieve lasten voor burgers en bedrijven aanzienlijk verlagen; het beleid van overheden aanzienlijk effectiever maken, door bijvoorbeeld betere informatievoorziening en fraudepreventie; de bedrijfsvoering van overheden aanzienlijk efficiënter en dus goedkoper maken, omdat bijvoorbeeld op minder plaatsen registraties hoeven te worden bijgehouden en de kans op fouten afneemt.

16 15 Voorbereiden op de Andere Overheid De voorliggende handreiking heeft niet voor niets de subtitel Voorbereiden op de Andere Overheid meegekregen. De handreiking maakt duidelijk wat er gaat veranderen en hoe provincies daarop in kunnen spelen. Dit wil niet zeggen dat er maar één manier is om je op de Andere Overheid voor te bereiden. Het voorbereiden is een ontdekkingstocht die iedere provincie voor zichzelf moet ondergaan. De handreiking wil duidelijk maken dat het geen eenzame tocht hoeft te zijn. Op veel plekken is men al enthousiast aan de gang gegaan en kunnen we leren van elkaar. Ook zijn er goede gelegenheden om de handen ineen te slaan en als provincies gezamenlijk de volgende stap te nemen in de modernisering van de overheid. De handreiking laat u in de keuken kijken van de enthousiaste voorlopers en doet suggesties voor de aanpak in uw eigen provincie. De handreiking is bedoeld voor zowel bestuurders als managers en medewerkers van provincies. Aan bestuurders geeft het een breed inzicht in de verantwoordelijkheden die zij hebben voor de invoering van de Andere Overheid in de eigen provincie. Aan managers en medewerkers reikt het concrete instrumenten en voorbeelden aan om de implementatie mogelijk te maken. Voor alle betrokkenen zijn uitgebreide verwijzingen opgenomen naar literatuur en andere informatiebronnen die kunnen helpen bij de voorbereiding. Opzet van de handreiking De handreiking Morgen begint Vandaag probeert te informeren, te inspireren, te prikkelen en te waarschuwen. Wat gaat er precies veranderen, en wat wordt er van de provincies verwacht? Hoe gaan andere provincies ermee om? Waar kunnen we elkaar helpen? Wat gebeurt er als we niets doen? Allemaal vragen, die wij een plaats hebben gegeven in de navolgende hoofdstukken. We hebben de materie opgedeeld in drie delen. Het eerste deel gaat in op de vraag waarop moeten provincies zich voorbereiden. Het levert een overzicht van de beleidsafspraken in het kader van de Andere Overheid die van invloed zijn op de provinciale bedrijfsvoering. Daarnaast is in dit deel de beschrijving opgenomen van de verschillende basisregistraties, de discussie over administratieve lastenverlichting, de digitale handtekening en het Europese beleid dat van invloed is. De vraag wat een en ander betekent voor de eigen provincie wordt behandeld in deel 2. Aan de hand van een positiebepaling wordt inzichtelijk gemaakt hoever de provincie al op weg is naar de Andere Overheid. Daarnaast helpt dit deel prioriteiten te stellen in de aanpak. Deel 3 gaat in op de

17 16 daadwerkelijke implementatie. Daarbij wordt gewerkt vanuit de drie centrale thema s in de handreiking, basisregistraties, digitaal loket en samenwerking. In de bijlagen is veel achtergrondmateriaal opgenomen waarnaar in de hoofdteksten wordt verwezen. Samenbrengen van bestaande initiatieven en bronnen De handreiking brengt op vele vlakken reeds voor en door provincies ontwikkelde methodieken en oplossingen samen. Zo wordt voortgebouwd op het beleidsmatig gebruik van productencatalogus, het provinciaal referentiemodel, diverse e-provincieprojecten zoal digitaal loket, e-formulieren en shared services. Daarnaast wordt teruggevallen op de best practices zoals die geïnventariseerd zijn in het rapport Winst met ICT voor Provincies en de KPMG-eGovernment benchmark. Ook door andere overheden ontwikkelde hulpmiddelen komen aan bod zoals de door het Ministerie van BZK ontwikkelde methodiek voor het bepalen van beveiligingsniveaus van webservices. Waar gaat deze handreiking niet over De handreiking is geen handboek. Het geeft geen blauwdrukken en voorgekookte recepten over hoe de toekomstige provincie moet worden ingericht. De handreiking pretendeert dan ook niet uitputtend te zijn. Het abstractieniveau is zo concreet mogelijk gehouden waarbij zo dicht mogelijk is aangekropen tegen bestaande beleidsstukken waaruit de doelstellingen en ambities rondom de modernisering van de bedrijfsvoering van de overheid blijken. We hebben geprobeerd de materie te beschrijven vanuit de positie van de gemiddelde a-technische bestuurder en/of manager, die antwoorden wil op vragen als wat komt er op me af, wat betekent dat voor mij en mijn bestuurlijke portefeuille en/of de werkprocessen waar ik verantwoordelijk voor ben en hoe kan ik me voorbereiden? We gaan dan ook niet in op specifieke beleidsterreinen van provincies, behalve ter illustratie van bepaalde principes en best practices. De handreiking is ook niet bedoeld als een boek over ICT-techniek. Daar waar een meer inhoudelijke verdieping wenselijk kan zijn, zijn weblinks en literatuurverwijzingen opgenomen.

18 17 Over de makers De handreiking is opgesteld als onderdeel van de leergang e-provincies. Deze door het ROI georganiseerde opleiding om beleidsmedewerkers bekend te maken met de informatiseringsmogelijkheden in het provinciaal bestuur, vraagt van de deelnemers dat zij een praktijkcase met elkaar opzetten en uitvoeren. Drie deelnemers aan de leergang hebben er voor gekozen om als praktijk case in samenwerking met en onder begeleiding van het adviesbureau Zenc de handreiking samen te stellen.

19 18

20 DEEL I: Waarop voorbereiden De eerste vraag die wij willen beantwoorden in deze handreiking is de vraag wat er nu op provincies afkomt waarop zij zich dienen voor te bereiden. Welk nieuw rijksbeleid vraagt een adequaat antwoord van de provincies en hoe hangt een en ander samen?

21 2. Rijks- en provinciaal beleid op gebied van ICT en dienstverlening 2.1 Inleiding In de afgelopen decennia is het besef doorgedrongen dat ook overheden aanzienlijk kunnen profiteren van de nieuwe mogelijkheden die de informatietechnologie biedt. Deze bewustwording is langzaam op gang gekomen maar leidt in een steeds sneller tempo tot veranderingen in het openbaar bestuur. Ook in het rijksbeleid ziet men een intensivering optreden, die de invloed van ICT steeds dominanter en ingrijpender laat zijn. Dit is duidelijk te volgen in de toename van het aantal beleidsnota s en adviesrapporten over overheid en ICT. Een greep uit de beleidsnota s uit het recente verleden Was er in 1994 al sprake van een Nationaal Actieplan Elektronische Snelwegen (NAP), in 1998 kreeg dit een vervolg in de nota Actieprogramma Elektronische Overheid: Een efficiëntere en effectievere overheid op de elektronische snelweg. In 1999 kwam de regering voor het eerst met een nota waarin een integrale visie op de rol van ICT in de samenleving werd verwoord. In deze nota met de naam De Digitale Delta: Nederland online 1 werden een aantal pijlers onderscheiden waarop onze toekomstige informatiesamenleving zou moeten steunen. Onder deze pijlers van beleid bevonden zich al het aanpassen van de regelgeving aan het toenemende elektronische verkeer (pijler D) en de inzet van ICT in de publieke sector (pijler E). Deze inzet was gericht op (1) verbeteren van de externe dienstverlening, (2) het intern functioneren van de overheid en (3) de voorbeeldwerking van de overheid. In 2000 kwam minister van Boxtel met de nota contract met de toekomst waarin onder andere de belofte werd gedaan om nog binnen de kabinetsperiode van Paars II 25% van alle overheidsdienstverlening online moet kunnen worden aangeboden. In oktober 2001 kwam de zogeheten bouwstenennotitie uit waarin 1 Ministerie van Economische Zaken (1999). De Digitale Delta, Nederland online. Den Haag, Ministerie van Economische Zaken.

22 21 de drie bouwstenen, basisregistraties, authenticatie infrastructuur en digitaal loket centraal werden gesteld in het denken. Dit was ook de periode dat meerdere adviescommissies uitkwamen met nota s over de veranderingen die ICT zowel in de samenleving als in de overheid tot gevolg hadden. De meest bekende zijn de commissie Wallage (commissie Toekomst Overheidscommunicatie, uit 2001) en de commissie Docters van Leeuwen (eenmalige adviescommissie ICT en Overheid, ook uit 2001). Beide commissies deden vergaande voorstellen tot modernisering van de overheid en herdefiniëring van de rol tussen overheid en burgers. De Europese Unie als aanjager Het zijn niet alleen de ambities van de Nederlandse regering die de druk opschroeven om als provincie te moderniseren, ook de Europese bestuurslaag draagt zijn steentje bij. In het jaar 2000 hebben de regeringsleiders in Lissabon met elkaar uitgesproken dat Europa binnen 10 jaar de meest concurrerende kenniseconomie van de wereld moet worden. Daarbij wordt de voorbeeldrol van de overheid als een belangrijke succesfactor beschouwd bij het realiseren van de ambitieuze doelstelling. Op Europees niveau zijn in dit verband afspraken gemaakt om in 2002 al 25% van alle overheidsdienstverlening online te hebben en in 2007 zelfs 65%. Ook zijn in Brussel richtlijnen aangenomen die doorwerken in de lokale regelgeving, zoals de richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie 2. Met de komst in 2002 van de kabinetten Balkenende I en II zijn de ontwikkelingen gecumuleerd tot de benoeming van een aparte minister voor bestuurlijke vernieuwing, die zijn ambities heeft neergelegd in het Actieprogramma Andere Overheid. 2.2 Actieprogramma Andere Overheid Het Programma Andere Overheid is een programma van het kabinet Balkenende II met als doel de hele overheid efficiënter en beter te laten werken. Het programma valt onder Thom de Graaf, vice-premier en minister voor Bestuurlijke Vernieuwing en Koninkrijksrelaties. Het kabinet Balkenende II wil een overheid die beter in staat is de grote maatschappelijke problemen adequaat aan te pakken. Om dit te bereiken kijkt de overheid kritisch naar zichzelf: naar haar taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Maar ook naar de kwaliteit van de uitvoering van het 2 Zie RICHTLIJN 2003/98/EG VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD van 17 november 2003 inzake het hergebruik van overheidsinformatie.

23 22 overheidsbeleid. Het gaat dan concreet om selectiever en beter presteren voor de burger en het bedrijfsleven. Doelgericht, van acceptabele kwaliteit en zonder rompslomp. Ook de interne organisatie en werkwijze moeten beter en eenvoudiger. Eind december 2003 heeft het kabinet Balkenende zijn visie op en een Actieprogramma voor de modernisering van de overheid gepresenteerd. Samen vormen ze de uitgangspunten voor een beter functionerende overheid. Dat is nodig, omdat de huidige verhouding tussen de overheid en de burger beter kan en beter moet. Burgers, bedrijven, instellingen en andere maatschappelijke organisaties willen dat de overheid minder regels oplegt en (daardoor) meer ruimte geeft voor eigen initiatief. Ook willen ze dat de overheid efficiënter en sneller werkt, onder meer door slimmer gebruik te maken van ICT. En dat de kwaliteit van het werk, veelal de dienstverlening aan de burger, verbetert. Tenslotte is een veelgehoorde wens dat de overheid niet alles zelf doet, maar meer optrekt met anderen die hun verantwoordelijkheid willen (en moeten!) nemen. Zoals maatschappelijke organisaties, mede-overheidsinstellingen en mondige en vaardige burgers. Om dat alles voor elkaar te krijgen vindt de regering dat er een andere wind moet gaan waaien. Het Actieprogramma Andere Overheid is opgezet om zich daarvoor in te zetten. Het Actieprogramma Andere Overheid telt een groot aantal verbeteracties en initiatieven. In grote lijnen komen ze neer op: Een beter presterende overheid: slimmer gebruikmaken van ICT-toepassingen; waar voor je (belasting)geld krijgen door gemeenschappelijke bedrijfsvoering; minder administratieve lasten voor burgers; verhogen en borgen van de kwaliteit in de uitvoering; afrekenen op vergelijking daar waar de tucht van de markt ontbreekt; Een selectievere, anders sturende overheid: minder regels en minder regelen; slimmer toezicht houden, onder meer door onderlinge afstemming; herbezinning op taken van de overheid; herontwerp van de structuur van het Rijk;

24 23 De doelstellingen van het Actieprogramma zijn onder andere uitgewerkt in de notitie Op weg naar de Digitale Overheid 3. Daarin worden zeven samenhangende domeinen onderscheiden waarop de overheid zijn projecten kan baseren. Deze domeinen zijn: Elektronische toegang tot de overheid: alle projecten die te maken hebben met het ontsluiten van overheidsinformatie. Elektronische authenticatie: projecten zoals DigiD die zich richten op de online identificatie van burgers en het gebruik van elektronische handtekeningen. Eenduidige nummers voor personen en bedrijven: het ontwikkelen van een burgerservicenummer en een bedrijfsnummer. Basisregisters: de introductie van zes basisregistraties. Elektronische identificeringsmiddelen: de ontwikkeling van chipcards al dan niet als onderdeel van de huidige identificatiedocumenten zoals paspoort en rijbewijs. Elektronische informatie-uitwisseling: de introductie van de overheidstoegangspoort (OTP) en andere infrastructuren die het berichtenverkeer naar de overheid en tussen overheden kunnen bevorderen. Snelle verbindingen tussen overheidsorganisaties: het zorgen voor breedband verbindingen met hoge capaciteit tussen overheden onderling. In tabel 2.1 op de volgende pagina is de planning van de verschillende ontwikkelingen op deze domeinen weergegeven 3. 3 Presentatie Harry van Zon, Ministerie van BZK Informatiebeleid in de openbare sector: Op weg naar de elektronische overheid: basisvoorzieningen e-overheid, 13 oktober 2004.

25 24 Planning Toegang - EU richtlijn - wettenbank - wettelijk openbaarmaking en hergebruik volledig verplichte vindbaarheid - abonnementen - overheids- openbaarmaking service zoekmachine elektronisch Authenticatie pilot OTV - OTV operationeel - verdere - stapsgewijze uitrol uitbreiding overheden en - inrichting middelen Gemeensch. Beheer Nummers - besluitvorming - besluitvorming BN - invoering BSN - invoering BN BSN - onderzoek BN Basisregisters - LRD operationeel - BBR in TK - GBA in TK - BGR/BRA in TK GBA, BBR, BGR, - BBR versie beleidsnota - BBR wet in - topograf. BRA, percelen, basisregisters werking kernbestand in TK topografisch, - vrijw. invoer kernbestand, BGR/BRA overigen - BR nietingezetenen Identificatie besluitvorming invoering kaart introductie biometrie voor EU/EER chipcard ingezetenen Informatie- OTP versie 1.0 verplichte elektr. invoer XBRL in beheer OTP door uitwisseling aangifte jaarrekeningen GBO ondernemers Beheer - tijdelijk beheer voorbereiding GBO - besluitvorming en uitbesteding OTV/OTP regelgeving GBO operationeel - kwartiermaken - oprichting beheer GBO Figuur 2.1: Geplande ontwikkelingen voor de Andere Overheid

26 25 Aparte speerpunten gericht op de lagere overheden Het Actieprogramma Andere Overheid kent ook een specifieke actielijn die betrekking heeft op lagere overheden, waaronder de provincies. Actielijn 4 stelt dat de overheid haar relaties met provincies en gemeenten gaat vernieuwen. Er zal ten eerste flink worden gesaneerd in het aantal specifieke uitkeringen. Een groot deel zal worden overgeheveld naar het provinciefonds of het gemeentefonds. De uitkeringen die blijven bestaan zullen worden gebundeld in een beperkt aantal brede doeluitkeringen. De commissie Brinkman heeft eind oktober 2004 in haar rapport Anders gestuurd, beter bestuurd advies gegeven aan de regering om het aantal specifieke uitkeringen terug te brengen van de huidige 155 tot 22. De regering beraadt zich momenteel op een standpunt. Ten tweede zal worden gestreefd naar meer ketenregie tussen de overheidsinstanties. Concreet zal het kabinet zich inzetten om binnen het jeugdbeleid een model voor ketenregie te ontwikkelen. Als laatste onderdeel van actielijn 4 wil men benchmarking tussen overheidsinstanties stimuleren. Dit zou betekenen dat provincies structureel moeten gaan meedoen in benchmarks waarin hun prestaties op diverse gebieden kunnen worden vergeleken, ter bevordering van het eigen leervermogen en de transparantie naar buiten toe. 2.3 Uitbouw van het digitale loket In 2007 streeft de regering er naar dat 65% van alle overheidsdienstverlening via het internet moet kunnen worden afgehandeld. Deze doelstelling is een afgeleide van de doelstelling die Europese regeringsleiders hebben afgesproken tijdens het Portugees voorzitterschap in Lissabon in In het eeurope programma wordt het streven uitgesproken om Europa tot de meest concurrerende kenniseconomie van de wereld te maken. Overheden dienen in dit streven een voorbeeldrol te vervullen door onder andere de eigen ICT en digitale dienstverlening goed op orde te hebben. De vorderingen worden periodiek gemeten.

27 26 Sinds 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer (Webv) in werking getreden. Hierdoor is in de Algemene wet bestuursrecht een extra afdeling (afdeling 2.3) opgenomen, die het mogelijk maakt dat burgers en bedrijven onder bepaalde voorwaarden berichten met elkaar kunnen uitwisselen. In deze nieuwe regeling kunnen provincies kenbaar maken dat zij digitaal ontvangen berichten als rechtsgeldig beschouwen. Voorwaarde is wel dat ook de burger c.q. het bedrijf waarmee men correspondeert kenbaar heeft gemaakt dat men digitaal wil communiceren. Interprovinciale moderniseringstrajecten In de zomer van 2002 hebben de provincies een intentieverklaring getekend waarin ze uitspreken tot begin 2007 gezamenlijk een aantal acties op te zetten om het digitale loket dichterbij te brengen. Onder het programma e-provincies is in dat verband een project e-dienstverlening gestart. Het project e-dienstverlening werkt momenteel aan het implementeren van de provinciale productencatalogus bij iedere provincie. Daarnaast wordt gezamenlijk onder de werktitel e-formulieren, gewerkt aan het ontwikkelen van standaard online formulieren die voor iedere provincie beschikbaar zijn. De formulieren zijn niet identiek voor alle provincies; wel worden ze in een centrale database opgeslagen zodat andere provincies ze kunnen hergebruiken. In dit project participeert de helft van de Nederlandse provincies. Het doel is om 30 e-formulieren per provincie beschikbaar te hebben in Faciliteren van elektronische communicatie Voor het uitbouwen van het digitale loket zijn voorzieningen nodig, waarmee burgers en bedrijven zich kunnen identificeren en toegang kunnen krijgen tot overheidsdiensten. Ook interactie tussen overheid en burger en bedrijf dient mogelijk gemaakt te worden 4. DigiD kan hierbij helpen. DigiD is een gemeenschappelijk systeem voor overheidsinstellingen. Het stelt ze in staat om de identiteit te verifiëren van klanten die gebruikmaken van hun elektronische diensten. Op dit moment kan dat doordat DigiD die gebruikers een unieke gebruikersnaam en een wachtwoord toekent. Om gebruik te maken van de elektronische dienst van een overheidsinstelling, voeren zij hun gebruikersnaam en wachtwoord in. Is die combinatie bekend bij DigiD, dan stuurt het systeem de overheidsinstelling een bevestiging van de identiteit van de gebruiker. Is die instelling een gemeente, dan geeft DigiD daarbij het A-nummer van de gebruiker. 4 Denk hierbij aan het doen van transacties met de overheid, zoals het aanvragen van een vergunning. 5 Stichting ICTU: programmabureau DigiD, Toolkit DigiD 2005, 23 december 2004.

28 27 Gaat het om een instelling op sociaal-financieel gebied, dan krijgt ze het sofinummer. En in het geval van een zorginstelling stuurt DigiD het ZIN-nummer. Al snel zal DigiD ook toegang bieden tot andere verificatiemiddelen, zoals de pincode per sms en de middelen die worden gebruikt voor internetbankieren. DigiD voor de burger was voorheen bekend onder de naam Nieuwe Authenticatie Voorziening (NAV) en Burgerpin. DigiD voor bedrijven en DigiD voor de overheid waren voorheen bekend onder de naam Overheid Toegang Voorziening (OTV). DigiD is een initiatief van een groep instanties die bestaat uit de Belastingdienst, het Centrum voor Werk en Inkomen (CWI), het College van Zorgverzekeringen (CvZ), de Informatie Beheer Groep (IBG), de Sociale Verzekeringsbank (SVB) en het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). DigiD wordt gesteund door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en het Ministerie van Economische Zaken. Vanaf januari 2005 zal de Belastingdienst het beheer van DigiD tijdelijk op zich nemen, totdat er een definitieve beheerorganisatie is opgezet. De contacten met de overheid kunnen reiken van het verstrekken van standaardinformatie tot het doen van transacties tussen overheid en burgers of bedrijven. Binnen de DigiD zijn verschillende beveiligingsniveaus mogelijk. Niet voor alle transacties is immers het hoogste beveiligingsniveau nodig. Daarom maakt men, naar analogie van Webv onderscheid tussen beveiligingsniveau laag, midden en hoog. Voor het hoogste niveau is er PKI (public key infrastructure). Deze manier van authenticatie kan ingezet worden bij transacties als het aanvragen van een vergunning of subsidies 6. Authenticatie door middel van PKI werkt met behulp van een smartcard, die door de gebruiker in een lezer gestoken wordt. Op de smartcard staan verschillende hardwarecertificaten die er voor zorgen dat de afnemer van de dienst zich als een unieke entiteit kan identificeren. Voor beveiligingsniveaus midden en laag kan er gebruikgemaakt worden van gebruikersnaam-password combinaties. Bij de eerste aanvraag van een gebruikersnaam en wachtwoord binnen DigiD door de burger vindt een gegevenscheck plaats. DigiD kijkt of de gegevens zoals opgegeven door de burger overeenkomen met de gegevens die bij de gemeente over deze burger bekend zijn in de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). De activeringscode 6

29 28 voor de voorziening wordt vervolgens door de DigiD via de normale post naar het GBA-adres verstuurd. Deze maatregel zorgt ervoor dat de gebruikersnaam en wachtwoord combinatie bij de juiste persoon terecht komt. In onderstaande tabel 7 zijn de verschillende middelen in kaart gebracht die de overheid in gedachten heeft bij de verschillende beveiligingsniveaus en doelgroepen. Tot noch toe zijn hiervan dus de DigiD gebruikersnaam-wachtwoord beveiliging en PKI gerealiseerd. Doelgroep/niveau Laag Midden Hoog Burgers - DigiD/wachtwoord - Internetbankiermiddelen enik (PKIoverheid) - SMS - DigiD/PKIsoft Bedrijven - DigiD LNV/wachtwoord - DigiD LNV/RABO (pilot) PKIoverheid - DigiD KvKl/wachtwoord - Internetbankiermiddelen - DigiD Belastingdienst - SMS Figuur 2.2: Middelen om gestalte te geven aan de verschillende beveiligingsniveaus Sinds kort is de DigiD operationeel. Er wordt gewerkt aan het gebruik van de voorziening voor bedrijven. Deze uitbreiding zal op korte termijn gerealiseerd zijn. Op dit moment wordt de aansluiting van het Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV) en het Programma ICT en Administratieve Lastenverlichting (ICTAL) 8 gerealiseerd. 2.4 Gebruik basisregistraties Een tweede belangrijke ontwikkeling die direct samenvalt met de doelstellingen van het Actieprogramma Andere Overheid is de introductie van zes basisregistraties: 1. basisregistratie personen (GBA) 2. basisbedrijvenregister (BBR) 3. Basisregistratie adressen 4. Basisgebouwenregister (BGR) 5. Basisregistratie Percelen 6. Basiskaart (Top10NL) 7 Ontleend aan presentatie Ronald Houtsma, Programmamanager PKIoverheid/DigiD Is uw provincie klaar voor de elektronische handtekening? in Haarlem op 25 november voor meer informatie over ICTAL, zie

30 29 Een basisregistratie is een registratie die bestempeld is als de unieke bron van een bepaalde gegevensset. In concreto betekent dit dat er bijvoorbeeld een basisregistratie adressen aangewezen wordt. Deze registratie wordt door de gehele overheid gezien en gebruikt! als de authentieke bron voor het verkrijgen van adresgegevens. Volgens het principe van de basisregistratie worden gegevens die aan de overheid verstrekt worden eenmalig opgeslagen en meervoudig gebruikt. Burgers en bedrijven hoeven dus niet langer meerdere malen dezelfde gegevens te verstrekken aan de overheid; de overheid recyclet ze gewoon, ongeacht aan welke overheidsinstantie ze verstrekt zijn! In het Actieprogramma Andere Overheid is als kader aangegeven: belangrijk uitgangspunt voor een betere dienstverlening is het principe van eenmalige gegevensverstrekking. Dat betekent dat aan burgers geen gegevens meer (mogen) worden gevraagd die al binnen de overheid beschikbaar zijn. Om eenmalige gegevensverstrekking mogelijk te maken, moeten hierover binnen de gehele openbare sector afspraken worden gemaakt. Dat geldt met name voor de gegevenshuishouding van de overheid. Voor de basisgegevens over personen, bedrijven, gebouwen, percelen, adressen en geografische basiskaarten wordt dit geregeld door de aanwijzing van verplicht te gebruiken basisregisters, waarvoor uiterlijk in 2007 wetgeving zal zijn ingediend bij de Tweede Kamer. Eenmalige verstrekking zal tevens gelden voor een nog aan te wijzen lijst van andere gegevensbestanden. Eén partij wordt aangewezen als beheerder van een bepaalde basisregistratie; andere overheidsinstellingen worden verplicht afnemer van deze gegevens. Door middel van een systeem van terugmeldingen kan de afnemende partij aan de beheerder aangeven dat een gegeven uit de basisregistratie wellicht niet langer correct is. Het is aan de beheerder om dit gegeven te verwerken in de basisregistratie en vervolgens weer door te leveren aan alle afnemers. De invoering van een goed werkend systeem van basisregistraties leidt tot een grote administratieve lastenverlichting. Burgers en bedrijven hoeven immers niet meer telkens dezelfde gegevens op formulieren van verschillende overheidsinstellingen in te vullen. Er wordt een situatie gecreëerd waarin burgers en bedrijven een bepaald gegeven nog maar één maal aan de overheid hoeven te verstrekken 9. 9 Kamerstukken II 2002/2003, , nr Wetgevingsnota Basisregistraties, Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, 30 augustus 2004.

31 30 In de Wetgevingsnota Basisregistraties 10 wordt daarnaast het navolgende gemeld over het stelsel van basisregistraties. Daarnaast wordt de handhaving van wet- en regelgeving efficiënter en doelmatiger bij de invoering van een stelsel van basisregistraties; iedereen beschikt immers over dezelfde gegevens. Het kabinet kiest daarbij voor wettelijke verankering per basisregistratie en niet voor één wet op de eenmalige gegevensverstrekking, omdat anders de traagste het tempo van invoering van het principe van eenmalige gegevensverstrekking zal bepalen. In de afzonderlijke wettelijke regelingen zullen waar nodig bepalingen worden opgenomen over het verplicht gebruik door overheidsorganisaties. In die wetten zal ook de grondslag voor het mogen gebruiken van de gegevens uit de betreffende basisregistratie moeten worden geregeld. Om te zorgen voor samenhang in het stelsel en voor het zodanig inhoudelijk op elkaar afstemmen van de verschillende wetgevingstrajecten, zullen die juridische aspecten die generiek zijn voor alle basisregistraties uniform geregeld worden. De voordelen op een rij: administratieve lastenverlichting voor bedrijven en burgers doordat gegevens slechts eenmalig hoeven te worden verstrekt; het koppelen van gegevens maakt one-stop-shopping voor burgers en bedrijven en een pro-actieve dienstverlening vanuit de overheid echt mogelijk; het koppelen van gegevens maakt het voorkomen, opsporen en bestrijden van fraude beter mogelijk; met de gegevens up-to-date en kloppend kan er veel efficiënter worden gewerkt en komt betere informatie beschikbaar voor beleidsontwikkeling, monitoring van de uitvoering van beleid en de democratische controle. Het onderstaand schema geeft de samenhang tussen de basisregistraties weer. Natuurlijk persoon Gebouw Adres Kaarten Niet-natuurlijk persoon/bedrijf Perceel Figuur 2.3: Samenhang tussen de basisregistraties

32 31 Volgens de wet wordt er onderscheid gemaakt tussen natuurlijke personen die rechten hebben en niet-natuurlijke personen zoals bedrijven, overheden, kerkgenootschappen, verenigingen en stichtingen. Niet natuurlijke personen worden bestuurd door natuurlijke personen. Zowel natuurlijke als niet natuurlijke personen moeten volgens de wet altijd gevestigd zijn op een adres. Een adres vertegenwoordigt een gebouw. Soms kunnen in één gebouw meerdere adressen zijn gevestigd (bijv. flats). Omgedraaid kan een adres meerdere gebouwen bestrijken (bijv. een fabrieks- of onderwijscomplex). Aan het adres is ook een perceel gekoppeld. Zowel gebouwen als percelen kennen coördinaten die hun plaats op de landkaart bepalen. En zo zien we dat alle basisgegevens die de overheid nodig heeft van burgers en bedrijven gevangen kunnen worden in dit stelsel van basisregistraties. De totstandkoming van vier van de zes basisregistraties is onder verantwoordelijkheid van het Ministerie van VROM gesteld. Het betreft hier de basisregistraties voor kaarten, gebouwen, percelen en adressen. Daarnaast is er de basisregistratie personen die onder verantwoordelijkheid van agentschap BPR 11 van het Ministerie van BZK valt. De zesde registratie is het basisbedrijvenregister, dat onder verantwoordelijkheid van ICTAL (Ministerie van EZ) valt. In onderstaand schema staan de verschillende data waarop de basisregistraties ingevoerd moeten zijn. Soort registratie BR personen BR bedrijven BR adressen BR gebouwen BR percelen Basiskaart Afkorting GBA BBR BRA BGR Kadaster GKB Datum wettelijke invoering Medio 2009 Medio Figuur 2.4: Data waarop de verschillende basisregistraties ingevoerd moeten zijn 11 BPR staat voor Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten. Dit agentschap van het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties is onder andere verantwoordelijk voor het GBA-stelsel in Nederland. Voor meer informatie zie

33 32 Basisregistratie personen Soort gegevens Organisatie Projectleider Persoonsgegevens van alle ingezetenen in Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken, Agentschap BPR Mevr. Mr. J. Boussevain (senior beleidsmedewerker BPR) Het huidige GBA-stelsel is op 1 oktober 1994 in werking getreden. In het GBA worden door de verschillende Nederlandse gemeenten persoonsgegevens bijgehouden van haar inwoners. Nieuwe mogelijkheden van ICT vormden in 2001 aanleiding voor het kabinet om de commissie Snellen in te stellen voor advies over de wijze waarop de GBA-stelsel in de toekomst zou moeten worden ingericht om als dé authentieke bron voor persoonsgegevens te functioneren. Kern van het advies was om de toegankelijkheid van de GBA voor GBA-gebruikers in de (nabije) toekomst te verbeteren door de GBA online benaderbaar te maken, om de flexibiliteit van de GBA-stelsel te vergroten en de kwaliteit van de GBA-gegevens te optimaliseren. Het advies van de commissie is vertaald naar een architectuurmodel voor het toekomstig GBA-stelsel. In lijn met het rapport van de commissie Snellen is ervoor gekozen om het bestaande startpakket verder te ontwikkelen en in te voeren. De verstrekking van GBA-gegevens zal conform de adviezen van de Werkgroep Startpakket in de toekomst op één punt geconcentreerd worden 12. Hierdoor zullen afnemers van GBA-gegevens (bevoegde overheden en instanties) voortaan 24 uur per dag en 7 dagen per week directe toegang hebben tot de gehele GBAgegevensset. Hiertoe zal een zogenaamd Startpakket voor Gegevensverstrekking (SpG) worden ontwikkeld. De modernisering is noodzakelijk om de snelheid in de informatieverstrekking te vergroten, de flexibiliteit van de systeemaanpassingen te verhogen en de kwaliteit in de gegevensverstrekking te verbeteren. Basisregistraties adressen en gebouwen Soort gegevens Organisatie Projectleider Persoonsgegevens van alle ingezetenen in Nederland Ministerie van Binnenlandse Zaken, Agentschap BPR Mevr. Mr. J. Boussevain (senior beleidsmedewerker BPR) joke.boissevain@bpr.bzk.nl 12 Zie o.a. onder nieuws, bericht 22 april 2004.