Project management. Water projects at Don Bosco Internship in Lilongwe, Malawi Team 212

Transcriptie

1 Water projects at Don Bosco Internship in Lilongwe, Malawi Details Client: Contractor: Don Bosco Youth Technical Institute: Father Michael Mbandama and Patrick Muhime Water management team: Borna Gasparac and Study: Civil Engineering at the University of InHolland Date: Version: 1.2D

2 Document: Versie Datum Beschrijving Bijgewerkt door Set-up B.G Definitive B.Z./B.G. 1.2D Comments B. Kuipers en G. Greefkes B.G./B.Z. 0.1 INTRODUCTIE In dit document wordt de projectmanagement beschreven aan de hand van de documentstructuur. Tot de documentstructuur behoren alle gemaakte en te maken rapportages (incl. tekeningen en overige bijlagen). Dit document is opgesteld door en voor het WT (Watermanagement Team, Borna Gasparac & ) voor de projecten te Don Bosco (DYTI, Don Bosco Youth Technical Institute, in Lilongwe, Malawi. 1 Borna Gasparac

3 0.2 INHOUD 0.1 Introductie Inhoud Structuur samenvatting Documenten Assignment Water information Planning and milestones Analysis report Design report Project overview Inleiding Borna Gasparac

4 1. STRUCTUUR SAMENVATTING In onderstaande afbeelding is de samenvatting van dit document te zien. De onderstaande projectstructuur geeft weer welke documenten (in welke volgorde) gemaakt zullen worden door het water management team voor de projecten m.b.t. het water management, van Don Bosco. Assignment Project management Planning and milestones Water information Analysis report Design report Project 1 Project 2 Project 3 Project 1 Aternatieven Project 2 Project 3 * * In werkelijkheid zijn er 8 projecten, voor de eenvoud zijn er 5 weggelaten 3 Borna Gasparac

5 2. DOCUMENTEN 2.1 ASSIGNMENT De Assignment bevat de opdracht voor het WT. De opdracht, bestaande uit acht verschillende projecten, zijn opgesteld aan de hand van een inventarisatie en mogelijkheden van het WT. De projecten zijn opgesteld in overleg met de directie van het DBYTI, Principal Father Micheal Mbandama en Projectleider mister Patrick Muhime. Overzicht van de vooraf gedefinieerde projecten in overleg met de opdrachtgever. Project nr. Subject Subproject nr. Subject 1 Don Bosco landscape design (before the water management assignment) Existing situation Intended situation 2 Roof water harvesting Don Bosco Institute Staff toilets Student toilets 3 Water harvesting (girls)dormitory (from roofs) Gutters and pipes Harvest Water management Don Bosco area Agriculture, irrigation and harvesting Campus road design Don Bosco landscape design (after the water management assignment) 8 (extra) Septic tanks, primary school Don Bosco Overflow Drainage Weir / temporary storage Harvest Overflow Harvest Irrigation methods Measuring/location Carriageway Voorafgaand aan de reis is er door de opdrachtgever een projectopdracht verstuurd naar het watermanagement team. Deze bevatte een kort verhaal over de water problemen waar Don Bosco mee zit, inclusief toekomstplannen. Om aan de vraag van Don Bosco te kunnen voldoen zijn de bovenstaande projecten gedefinieerd. Voor elk project wordt een wordt ontwerp gemaakt met bijbehorende tekeningen/rapporten. Het doel is het opstellen van een definitief ontwerp (=oplossing voor het probleem) dat in een later stadium kan worden uitgevoerd. Voor de start van het project is er geconcludeerd dat het niet waarschijnlijk zou zijn om alle projecten af te ronden. Zoals te lezen is in Planning and Milestones is er (na vier weken) duidelijk geworden welke projecten er wel en niet haalbaar zijn en welke projecten een hogere prioriteit hebben. De projecten 1 t/m 3 zullen volledig afgerond worden. Voor de projecten 4 t/m 7 zal een snel en kort advies geschreven worden gebaseerd op de inventarisatie, overleg met hydroloog Arjen Oord en op simpele calculaties. Project 8 zal hierbij komen te vervallen. 4 Borna Gasparac

6 2.2 WATER INFORMATION Aan de hand van de assignment is een document opgesteld dat de te gebruiken data voor de verschillende projecten beschrijft. Het document (water information) zal tijdens de stage gebruikt worden als naslag werk. 2.3 PLANNING AND MILESTONES In het document Planning and milestones wordt de planning weergegeven. De planning is dusdanig ongedetailleerd beschreven om zo veel mogelijk reserve tijd en flexibiliteit in te bouwen. Het WT is namelijk onder andere afhankelijk van de verkregen informatie van de directie, de inzetbaarheid van studenten en de mogelijke problemen. Behalve de planning is in het document ook aangegeven wanneer de bespreek/voortgang momenten met de directie zijn. Behalve de weergegeven data zullen er tussendoor ook nog een aantal bespreekmomenten zijn i.v.m. met de te verkrijgen informatie of vragen. 2.4 ANALYSIS REPORT Voordat er begonnen kan worden met een ontwerp wordt er per project een analysis report opgesteld. Het rapport bevat een probleem analyse met mogelijke oplossingen en advies. Daarnaast houden we ook de optie open om een rapport op te stellen waarin de alternatieven gedetailleerder worden beschreven. Daarmee wordt bedoelt dat in het rapport alternatieven technisch en financieël dieper op de alternatieven wordt ingegaan dan in het analysis report. Aan de hand van het analysis report en alternatieven kan er sneller en een beter ontwerp gemaakt worden. - Korte beschrijving van de locatie en eventueel het doel - Probleemstelling - Korte beschrijving betreffende terreinaspecten en/of belangrijke elementen voor het project (bijvoorbeeld het identificeren van verschillende wijzen van watergebruik, zoals staff tiolets) - Eisen m.b.t. tot het ontwerp - De mogelijke vragen - De verschillende oplossingen - Serieuze alternatieven - Advies 5 Borna Gasparac

7 2.5 DESIGN REPORT In het design report wordt het werkelijke ontwerp beschreven: de technische rapportage. Per project zal er een design report opgesteld worden: Het document zal bevatten: - Ontwerp samenvatting (de samenvatting van het ontwerp en project beschrijving) - Project beschrijving (o.a. locatie, onderwerp en samenvatting van de probleem analyse) - De input data (de gebruikte gegevens voor de berekening) worden beschreven. - De berekeningen (Wat, waarom en hoe er berekend wordt) - Bijlagen o Locatie tekening o PDF s van eventuele excelsheets o Bijbehorende (detail) tekeningen o Eventueel financiële calculaties 2.6 PROJECT OVERVIEW In het document Project overview wordt een beschrijving van de gemaakte rapportages (en overige bestanden) weergegeven. Het document is een samenvatting van alle projecten. 3. INLEIDING Uiteraard bevat elk document een inleiding, in de inleiding is in ieder geval beschreven: - Bij welk project het hoort - Wat voor document het is - Hoe het document is gerelateerd aan andere documenten - Het doel van het document 6 Borna Gasparac

8