Burgerzaken. BURGERLIJKE STAND Helena VREEMDELINGENZAKEN Hospes BEVOLKING Hera BEGRAAFPLAATSEN Dodona COMMUNICATIE RIJKSREGISTER Hestia1

Transcriptie

1 een kwestie van de juiste invalshoek BURGERLIJKE STAND Helena VREEMDELINGENZAKEN Hospes BEVOLKING Hera BEGRAAFPLAATSEN Dodona COMMUNICATIE RIJKSREGISTER Hestia1 KOPPELING STRAFREGISTER Hades

2 CIPAL ondersteunt beleidsmensen & medewerkers van openbare besturen op het vlak van ICT en stelt hierbij het realiseren van hun ICT-opzet ook tot haar eigen doel. Wij begeleiden in de keuze van ICT (netwerk, hardware, software), verzorgen de implementatie ervan en staan tot slot garant voor de opleiding en de volledige nazorg. Wij streven comfort, tijds- en kostenbesparing na voor u en uw medewerkers én stellen hierbij steeds klantvriendelijkheid naar de burger toe als een centraal punt. Wij volgen wetswijzigingen & decreten op, verzorgen de kennisoverdracht hiervan naar u én staan tot slot garant voor software die beantwoordt aan deze wijzigende wetgeving. Ons aanbod is hierbij steeds gebaseerd op de noden van de markt en de inbreng van meerdere pilootbesturen. Op die wijze beantwoordt CIPAL dan ook aan de ICT-vereisten van elk openbaar bestuur; of dit nu deel uitmaakt van een grote stad, een kleine gemeente, een OCMW, een politiezone, enz... Waarom zou ook u niet genieten van de voordelen van één grote burgersuite? Een eenvormige netwerk- én ook software-integratie betekent een enorme tijdsbesparing voor alle eindgebruikers. Manuele overname van gegevens is vanaf heden uit den boze bij vb. de overnames van strafregisters in het kader van de verhuis van een burger, enz... Eén burgersuite betekent ook éénzelfde look en feel. Dit impliceert niet alleen ICT-eenvoud maar leidt ook tot voordelen bij de latere opleiding en de ingebruikname van de verschillende pakketten door de ambtenaren van de diensten binnen burgerzaken (bevolking, burgerlijke stand,...). De CIPAL-burgersuite onderscheidt zich daarom door de perfecte combinatie van volledigheid en eenvoud. 1. Burgerlijke Stand (Helena) Helena burgerlijke stand Helena is, als volledig geïntegreerd systeem, parameteriseerbaar op maat van het bestuur en registreert vlot alle wijzigingen in de burgerlijke staat van een persoon. CIPAL maakt gebruik van de documentaire akten en voor de aanmaak van diverse documenten kan de eindgebruiker opteren voor de standaard CIPAL-documenten of deze die hij/zij zelf maakt en beheert binnen MS-Word of Open Office. De ambtenaar van dienst zal ook nu weer snel de voordelen ervaren van één overkoepelende burgersuite waarbinnen hij/zij vlot wijzigingen (overlijden, huwelijk,..) kan registreren binnen één toepassing om ze zonder verdere manuele input over te nemen in een andere. Niet weg te denken in ons hedendaags e-gov tijdperk zijn ook hier ongetwijfeld de vele voordelen van de mogelijkheden omtrent digitale aangiftes/registraties binnen Helena. Helena Themis Hera Ariadne Rijksregister Cassandra Dodona organisaties 2

3 1.1. Nationaliteitenregister (Helena) Via deze geïntegreerde module kan men de aanvraag tot een naturalisatie registreren, het dossier opvolgen, de registratie en de aanmaak opnemen in de akte naturalisatie om tot slot alle bijhorende attesten en brieven te kunnen opstellen. De status van het dossier (datum verzending/ontvangst/advies procureur,..) kan te allen tijde worden geconsulteerd. Alle briefwisseling kan automatisch vanuit dit register opgestart worden Helena scansearch : digitaal archief burgerlijke stand (Helena) Elke stad/gemeente dient, in het kader van de gemeentewetgeving, in te staan voor het behoud van de registers van de burgerlijke stand. Kwaliteit van de bewaarde akten neemt echter af na verloop van jaren (verlies in kwaliteit papier, druk,..) waardoor CIPAL, samen met de firma Vanden Broele, nu een digitale oplossing aanbiedt. Via een simpele opvraagmogelijkheid kan de gebruiker de beschikbare historiek overlopen. Via dit opzoekresultaat kan dan de toepassing Scansearch worden aangesproken. In Helena wordt dan de verwerkte informatie samengevoegd in een sjabloon dat door de gebruiker wordt opgemaakt Digitale verzending (Helena) Via deze optionele module binnen Helena beschikt de dienst over een variante om alle attesten en documenten omtrent registers van overschrijvingen van overlijdens op een digitale en beveiligde wijze uit te wisselen tussen besturen. Info wordt met een geheime sleutel gecodeerd bij verzending en gedecodeerd bij ontvangst. Artikels 80, met betrekking tot het overlijden, kunnen automatisch ingelezen worden in het bijgevoegd register van overlijden Self Service Document Desk (Helena) Hierbij wordt een kiosk aangesloten aan het netwerk van het bestuur, die dan rechtstreeks informatie uit de CIPAL-toepassingen haalt. Naast de klassieke aflevering van attesten aan de loketten is dit een alternatief voor de burger die met zijn/haar elektronsiche identiteitskaart attesten van bevolking of burgerlijke stand wenst te bekomen. Deze attesten worden afgedrukt aan de snelbalie, waar het document voorzien wordt van de nodige zegels, stempels en handtekening. De verdere evolutie/integratie van de werking omtrent de elektronische handtekening volgt de toekomstige wetgevingen op dit vlak Koppeling Helena met rijksregister (Helena) Een toepassing Burgerlijke Stand zonder rijksregisterkoppeling is ondenkbaar! De medewerker van de dienst heeft zo toegang tot alle beschikbare informatie van een bepaald persoon die in de correcte velden in de registers van Helena ingevuld wordt; wat de ambtenaar van de Burgerlijke Stand dus heel wat manueel inputwerk bespaart. 3

4 1.6. Digitale aangiftes (geboorte, huwelijk, overlijden) (Helena) Digitale aangifte geboorte in het ziekenhuis Deze module kan aangepast worden aan het aantal materniteiten op het grondgebied van de stad/gemeente waarbij dan concreet dit aantal registers wordt opengesteld. Toegang kan individueel toegkend worden aan bepaalde gebruikers teneinde foutieve inschrijvingen te vermijden. Een link met het CIPAL-pakket Hera (bevolking) is onontbeerlijk en draagt alleen maar bij tot versnelde, maar vooral geautomatiseerde overname van bevolkingsgegevens. Digitale aangifte huwelijk Om de burger een overbodige verplaatsing naar het gemeentehuis te besparen voor de huwelijksaangifte, kan deze voortaan via eigen eid inloggen op om een aangifte te doen. De burger krijgt een bevestiging van de aanvraag terwijl de ambtenaar van de huwelijksplaats de informatie ontvangt ter voorbereiding van het huwelijksdossier. Na de administratieve verwerking kan de burger dan de akte van aangifte komen ondertekenen. Digitale aangifte overlijden Hierbij kan de begrafenisondernemer via eid op een beveiligde website alle relevante gegevens invullen omtrent een overlijden. Het i-loket stuurt deze data door naar een uniek mailadres bij het gemeentebestuur waar de informatie wordt opgehaald en verwerkt. De begrafenisondernemer op zijn beurt krijgt een confirmati zodat hij/zij ziet dat het dossier in behandeling is en kan, desgevallend na afspraak, de overlijdensakte ondertekenen. 2. Bevolking (Hera) Hera bevolking Met Hera biedt CIPAL een geïntegreerd systeem, waarmee de activiteiten van de gemeentelijke bevolkingsdienst vlot kunnen beheerd worden. Dit betekent dat weer vlot gegevens uit andere dossiers kunnen overgenomen worden zonder dat manuele input nog langer vereist is. Heel wat registers zoals identiteitsbewijzen e.d. zijn standaard opgenomen in de toepassing. De professional editie van Hera bevat nog een extra waaier aan functionaliteiten zoals vb. adreswijzigingen, rijbewijzen,... In grote lijnen onderscheiden we de volgende functionaliteiten in Hera : inwonersbestand woningen- en adressenbestand attesten (met een oplossing voor de wettelijke standaardattesten) bijwerkingen (rijksregister, integratie bijwerken informatytypes) documentcreatie en -generatie in Microsof Office, Open Office,.. beheer (standaardinstellingen, documentenbeheer, parameters,..) registers (paspoorten, adreswijzigingen,...) 4

5 Hera maakt deel uit van de overkoepelende CIPAL burgersuite wat het snel elektronisch uitwisselen van gegevens tussen verschillende dossiers mogelijk maakt. Wanneer een burger verhuist, wanner de gezinssituatie wijzigt e.d. moet dan ook vlot informatie van bevolking naar burgerlijke stand of vice versa kunnen overgenomen worden zonder verdere manuele input. Plutus Aegis Strafregister Dodona Hera Themis Helena Cassandra Rijksregister organisaties Ariadne Registers Alle registers hebben dus eenzelfde look. Een nieuw item invoeren doet men in een detailscherm, van waaruit dan alle relevante bijwerkingen en documenten automatisch worden gegeneerd Register identiteitsstukken (Hera) Dit register voorziet, zowel binnen de standaard als de professional versie, in het beheer van de geboortepasjes. Vanuit het register kan men onder andere de aflevering van de identiteitsstukken opvolgen, de bijwerkingen naar het rijksregister uitvoeren, alsook de pasjes zelf afdrukken op een voorgedefinieerd papierformaat Register identiteitsbewijzen (Hera) Via deze weg biedt CIPAL een middel om de identiteitsdocumenten voor kinderen onder de 12 jaar te beheren. Vanuit het register kan men o.a. de aflevering van de identiteitsbewijzen opvolgen, de bijwerkingen naar het rijksregister uitvoeren, alsook de bewijzen zelf afdrukken. Ook dit register zit automatisch mee vervat in zowel de standaardversie als de professional editie van de toepassing Hera Register poliovaccinatie (Hera) Met dit register, dat onderscheiden wordt binnen zowel de standaard als de professional versie van Hera, wordt de administratie op het vlak van briefwisseling en de bijwerkingen rond de inentingen geautomatiseerd. De 4 verplichte vaccins voor zuigelingen (op de leeftijd van 2,3,4 en tot slot nog eens op 13 à 14 maanden) kunnen binnen dit register perfect geregistreerd worden Register inwonersinformatie/woninginformatie (Hera) Binnen Hera standaard én professional kunnen meldingen en extra informatie toegevoegd worden aan de gegevens van een inwoner of diens adres. 2.5.Register wettelijke samenwoning (Hera) Om de administratie op dit vlak te vereenvoudigen, werd het register van wettelijke samenwoning voorzien binnen Hera. Via dit register kan de eindgebruiker zowel een aanvang als een beëindiging van wettelijke samenwoning registreren. Hieraan zit uiteraard de bijwerking gekoppeld en de mogelijkheid om documenten af te leveren. Zowel binnen de standaard als de professional versie van Hera is deze functionaliteit opgenomen. 5

6 2.6. Register elektronische identiteitskaarten/vreemdelingenkaarten/kids-id (Hera) Deze module binnen de professional versie van Hera wordt gebruikt om alle gegevens omtrent een elektronische identiteitskaart, vreemdelingenkaart en kids-id te registreren en op te volgen. Het register van EIK biedt de mogelijkheid om de volledige afleveringsprocedure op te volgen Register adreswijzigingen (Hera) Deze functionaliteit maakt deel uit van de professional versie van Hera en registreert, beheert en automatiseert alle elementen die bij de verschillende soorten adreswijzigingen komen kijken. Ook de relevante bijwerkingen worden tegelijkertijd uitgevoerd. Zo zal de bijwerking omtrent de gezinstoestand quasi altijd volledig gebeuren tijdens de registratie in het register Register paspoorten (Hera) Via dit register binnen de professional versie van Hera, kan de eindgebruiker alle gegevens, die nodig zijn vanaf de aanvraag van een paspoort tot en met de aflevering aan de burger, vlot registreren. Het aanvraagformulier met barcode, alsook andere brieven en documenten kunnen worden afgeprint. Extra pluspunten zijn ongetwijfeld de automatische generatie van de kwartaalstaat, de verzamelstaat en het register model D Register rijbewijzen (Hera) Deze module (Hera-professional) wordt gebruikt om alle gegevens met betrekking tot een rijbewijs (afgiftedatum, rijbewijsnummer, transactiecode en -motief, model, soort rijbewijs,..) te registreren, op te volgen en af te printen. De bijwerking van het informatietype 191 kan eveneens automatisch worden doorgestuurd Register parkeerkaarten (Hera) Besturen die bewoners-, bezoekers- en of bedrijfskaarten afleveren, vinden in dit register binnen Heraprofessional een handige opvolgingstool. Nummerplaat, aanvraag- en vervaldatum, type kaart en andere bijkomende informatie kunnen vlot geregistreerd worden waarna de parkeerkaart kan worden afgedrukt. 3. Vreemdelingenzaken (Hospes) Hospes is de nieuwe CIPAL toepassing die toegespitst is op de werking van de dienst Vreemdelingen. Afhankelijk van de reden en de duur van het verblijf kan de vreemdeling bepaalde attesten aanvragen om bijvoorbeeld een verblijfsrecht of een attest van aanmelding te verkrijgen. Voor de verschillende redenen van verblijf gelden er specifieke regels en dienen er andere attesten afgeleverd te worden. Het doel van Hospes is om de gemeentebesturen een tool aan te bieden om deze registratie en opvolging te automatiseren. De toepassing zal de gebruiker leiden bij het ingeven van een verblijfsaanvraag, door een logische volgorde te voorzien die doorlopen moet worden bij iedere aanvraag. 6

7 1. Koppeling met Hera en Rijksregister Het opzoeken van vreemdelingen kan op verschillende manieren. Enerzijds wordt er gebruik gemaakt van de Hospes databank, maar anderzijds is er ook een connectie met de Hera databank en het Rijksregister. Na het collecteren van gegevens via Hospes naar het Rijksregister kunnen de gegevens van de vreemdeling verder in Hera bewerkt worden. 2. Procedures beheren Naargelang het een kort of lang verblijf betreft worden de in te vullen parameters automatisch aangepast. Het wordt de medewerkers gemakkelijk gemaakt door aan te geven welke gegevens ze dienen in te geven. 3. Documentenbeheer Hospes kan standaarddocumenten genereren die de dienst Vreemdelingen op geregelde tijdstippen nodig heeft. In de loop van de procedure worden de nodige gegevens verzameld zodat de attesten en documenten na het afronden van de procedure gegenereerd kunnen worden. Deze documenten kunnen zelf ingevoerd worden via de Charta applicatie die ontworpen is om diverse basisdocumenten aan te maken voor alle CIPAL burgerzaken webtoepassingen. 4. Begraafplaatsen (Dodona) Dodona begraafplaatsen Gezien de benaming graf meerdere betekenissen kan omvatten (verzamelgraf, gedenkteken, nis, thuisbegraving, urnenveld, strooiweide,..) is automatisatie omtrent het beheer van een publieke begraafplaats zeker geen luxe meer. Dodona is een ICT-oplossing die aan meerdere vereisten een antwoord biedt, gaande van de simpele registratie en opzoekingen tot communicatie met de verwanten. Via de optionele module GIS-koppeling kan de ambtenaar van de burgerlijke stand dan weer beschikken over een grafische weergave van de begraafplaats(en) zodat hij/zij op elk moment kan zien op welke locatie een graf gelegen is. Via een 2e optionele module; zijnde koppeling rijksregister, kan men vanuit Dodona persoonsgegevens van de overledene importeren van het rijksregister. Themis Dodona Helena Hera Nestor organisaties Aegis Rijksregister 5. Rijksregister communicatie (Hestia) Hestia rijksregister communicatie Hestia is inzetbaar op twee fronten : enerzijds de openbare sector (OCMW s en gemeenten) en anderzijds de publieke sector zoals deurwaarders, notarissen en parastatale instellingen. De toepassing voldoet aan de eisen, gesteld door het rijksregister op het vlak van eid authenticatie. Voor gemeente- en stadsbesturen biedt Hestia daarenboven de mogelijkheid om een vrijstelling aan te vragen voor het houden van de bevolkingsfiches (RN1-fiches). 6. Strafregister (Hades) Hades strafregister Het strafregister wordt beheerd binnen de dienst burgerzaken van de gemeenten terwijl echter ook politiediensten dit strafregister vlot moeten kunnen consulteren. CIPAL kan daarom de software-oplossing Hades aanbieden vanop een centrale server. Via deze weg moet er geen bijkomende structuur worden opgezet bij elke lokale politiepost terwijl, binnen die zones die meerdere gemeenten omvatten, de politie alle strafregisters van de verschillende gemeenten kan raadplegen. Een extra voordeel van deze web-gebaseerde toepassing is de automatische overdracht van strafdossiers van de ene gemeente naar de andere in die gevallen waar de burger vb. verhuist. Via het HILDE-netwerk kunnen de politiediensten enerzijds, en via CIPORT (of andere publieke netwerken) de gemeenten anderzijds, de gegevens consulteren en verwerken. 7

8 Contact opnemen Voor al uw vragen omtrent de producten en diensten, aangehaald in deze brochure kan u terecht bij uw relatiebeheerder of Dienst Marketing tel fax skype CIPAL_secretariaat marketing@cipal.be V.U. CIPAL redactie Cipalstraat Geel info@cipal.be tel fax RPR Turnhout BTW BE gedrukt bij CIPAL