UITVOERINGSAGENDA SHARED SERVICES NETWORK TWENTE. Versie Configuraties. Tubbergen Dinkelland, algemeen:

Transcriptie

1 UITVOERINGSAGENDA SHARED SERVICES NETWORK TWEE Versie Afkortingen configuraties RT = regio-organisatie Twente; = Netwerkstadgemeenten, WT-4 = West-Twente gemeenten, T-D = Tubbergen- Dinkelland, E-L = Enschedede-Losser; T14 = 14 twentse gemeenten, WRD = Waterschap Regge & Dinkel, VRT = Veiligheidsregio Twente Domein / onderwerp Eigenaar Conclusies uit de inventarisaties Vervolg / stand van zaken Configuraties Facilitaire zaken: Inkoop Arie van Eck In Twente zijn er 2 samenwerkingsverbanden op het gebied van inkoop. 1 vanuit de Netwerkstad en 1 vanuit de overige gemeenten. Voor beide is de doelstelling kennisdeling en besparing (volumekorting). Beide werken met een zogenaamd netwerkmodel waarbij jaarlijks wordt afgestemd welke trajecten gezamenlijk worden uitgevoerd en wie van de inkoopcoördinatoren daarbij de lead neemt. Voor beide combinaties geldt dat er afspraken zijn gemaakt over verdeling van kosten/personele inzet. Facilitaire zaken: Vastgoedbeheer Niet belegd Beide combinaties hebben de afgelopen jaren aanzienlijke besparingen weten te bereiken. Dit is in een aantal gevallen (energie, wmo hh) ook al Twentebreed gedaan. Communicatie Alex Damer Advisering en ondersteuning van bestuur en raad lenen zich minder voor samenwerken. Voordelen worden gezien bij het inspelen op landelijke ontwikkelingen (bv. toolkit Loes); via uitwisseling van kennis, informatie en personeel ((kennisbank). Ook het gezamenlijk inkopen van opleidingen en middelen (bv. mediaplaatsing) kan voordeel opleveren. Uitwisselen van kennis en medewerkers wordt vergemakkelijkt wanneer dezelfde taal wordt gesproken (harmoniseren processen = efficiency). Voorstel regelmatig gezamenlijk overleg waarbij de inkoopkalenders vergeleken worden en bezien kan worden of op onderdelen verdergaande samenwerking gewenst is. Voorstel: planning 1 ste kwartaal 2012 initiatief: onderzoek verbreding Inrichten platform communicatie voor uitwisselen kennis, informatie (en personeel). Tubbergen Dinkelland, algemeen: De gemeenteraden hebben op 19 september 2011 besloten tot een ambtelijke fusie. De bouw van een nieuwe organisatie is gestart. Inmiddels zijn diverse werkgroepen bezig opdrachten uit te voeren op allerlei mogelijke terreinen: organisatievorm, dienstverlening, informatievoorziening, financiën, beheer openbare ruimte, beleidsharmonisatie, HRMbeleid etc. We streven er naar om 1 januari 2013 te starten met de nieuwe organisatie. De komende periode zullen talrijke beslispunten langs komen. Uiteraard zullen we bij diverse onderwerpen overwegen (met kwetsbaarheid, kwaliteit en kosten als criteria) of uitvoering op een grotere schaal of uitbesteding aan derden de voorkeur zou moeten hebben, meteen al of mogelijk later. Twee configuraties: 1., RT, Losser 2. WT-4, T-D, Hof van Twente, Haaksbergen + Losser T14+RT+WRD Juridische Zaken Experts zien grote voordelen van uitwisseling van kennis, informatie en medewerkers. En het gebruik van de zelfde taal en processen. Belangrijk is dan ook te weten wie waar mee bezig is en wie welke behoefte/ welk aanbod heeft. Vraag en aanbod online en fysiek (bv Themadag, opleiding). Dit onderwerp is nog niet verder ontwikkeld. Op dit moment wordt gewerkt aan de totstandkoming van de een juridische basis voor de netwerk RUD voor Twente en wordt ook gewerkt aan de inzet van juridische kennis in dit netwerk ten behoeve van vergunningverlening, handhaving en toezicht. Afgesproken is dat het juridisch platform dat nu werkt aan de oplossingen voor de RUD wordt gecontinueerd (en qua samenstelling wellicht wat verandert) met de opdracht om de verdere gehele juridische samenwerking in Twente verder te helpen vormgeven. Hierbij is het uitgangspunt dat de netwerkgedachte zoals die voor de RUD is vormgegeven ook voor andere juridische disciplines kan worden verkend. Agenda voor het onderzoek zou kunnen zijn: Inventariseren specialistische kennis in deelnemende gemeenten Inventariseren juridische taken en knelpunten voor verschillende werkgebieden Vaststellen van de kwaliteitseisen die je wilt stellen Karteren van de huidige uitbestedingportefeuille juridische advisering Verwachting is dat dit onderzoek in het voorjaar van 2012 kan worden gedaan zodat in de zomer 2012 voorstellen kunnen worden uitgewerkt voor de gewenste samenwerking. De gedachten gaan daarbij uit naar: Kennisuitwisseling Netwerkinzet specialistische kennis Functioneel ontwerp platform voor uitwisseling: januari 2012 Wachten met feitelijke onderzoeksopdracht tot na afronding van de werkzaamheden voor de RUD (naar verwachting na de zomer van 2012) Vooruitlopend regeling inzet huisadvokaat treffen (WGR). T14 + RT (WT-4: uitwisseling informatie en kennis)

2 Analyse financiële risico s gemeenten Personeel & Organisatie Marcel Meijs Gerald de Haan Marianne Langeslag Gezamenlijke inkoop juridische advisering Zoeken naar kwaliteitsbalans in relatie tot efficiëntie Inhoud - onderwerp risicomanagement/weerstandsvermogen (beleid, beheer en registratie) geschikt voor nadere uitwerking - gemeenschappelijke verbonden partijen; idem - voor de onderwerpen grondbedrijf, grote projecten en arbeidsmarktaanpak zien de deelnemers wel meerwaarde van samenwerking maar vinden dit iets voor de materiedeskundigen Samenwerken - afstemmen wordt gezien als de meest geëigende vorm van samenwerking - al naar gelang de behoefte collegiale toetsing (risicoprofiel) en/of gemeenschappelijke behandeling concrete cases (verbonden partijen); dit kan ook bilateraal met een vakbroeder van een andere gemeente De Twentse overheden bieden een wenkend perspectief voor de ambitieuze potentials en professionals. De regionale arbeidsmarkt van/voor de overheid is een concrete uitdaging voor het werken voor de Twentse overheid. Wij willen: - een aantrekkelijke werkgever zijn en - voldoende loopbaanperspectief bieden aan zittende medewerkers (doorstroom professionals), aan nieuw aan te trekken potentials (borgen voldoende jeugdige instroom) en professionals, vergroten dynamiek interne arbeidsmarkt, tegengaan ongewenste uitstroom (braindrain) en bevorderen gewenste uitstroom - het Twents (overheids)werkgeverschap verder gezamenlijk vorm en inhoud geven met alle veertien gemeenten in de regio, de regio-organisatie en het waterschap en andere sectoren in de regio, zoals ondernemers en onderwijsinstellingen. Prioriteiten: 1. Mobiliteit en loopbaan: Arbeidsmarkt en loopbaancentrum verbreden naar 14 gemeenten, regio en waterschap. Deze faciliteiten zijn beschikbaar voor medewerkers die een nieuwe uitdaging willen aangaan en voor medewerkers die meer gedwongen op zoek moeten naar een andere baan. 2. Harmoniseren arbeidsvoorwaarden: De harmonisatie is ondersteunend aan mobiliteitsbevordering Voorstel afstemmingsoverleg Januari 2012 Uitwerken concept Werken voor de Twentse overheid Projectbrief geagendeerd voor secretarissenoverleg 23/11/11. Akkoord. Projectinitiatiedocum ent (PID) : planning 1 ste kwartaal Opstellen standaarddocument uitwisseling personeel (actie ) Salarisadministraties: cloudontwikkeling bij regio-organisatie., Losser, T-D, Hof van Twente, Haaksbergen T14+RT+WRD (WT-4: afhankelijk van inhoud wordt vervolg bepaald). 3. Uniformering en standaardisering van werkprocessen / instrumentarium (ICT, HR 21, formulieren enz. enz.) 4. Arbeidsmarktcommunicatie: Hoe zetten wij onszelf in de markt? Waar willen wij ons op richten? Informatisering & Automatisering Robert Baveld Alle deelnemers geven aan dat het wenselijk is om de mogelijkheden voor samenwerking te onderzoeken. Daarbij moet ook worden gekeken naar de bestaande samenwerking(en) omdat er mogelijk deelnemers zijn die hierin betrokken willen worden. Bovendien is hier een mogelijkheid voor hergebruik van bestaande structuren of op z n minst lessons learned. Er wordt gebruik gemaakt van een menukaart (bouwstenen) voor het Twente SS om de opties en wensen tot samenwerking en de bestaande samenwerkingen in kaart te brengen. Opstellen strategisch plan Projectbrief: planning 1 ste kwartaal Configuraties vormen adhv strategisch plan WT-4: geen deelname Twenste schaal Nr Bouwstenen Optanten voor samenwerking per bouwsteen geclusterd 1 Datacenter en verbindingen Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Oldenzaal, Tubbergen, Regio Twente 2 Hardware en Basis ICT Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Oldenzaal, Regio Twente 4 Applicaties Almelo, Borne, Enschede, Hengelo, Oldenzaal 3 Beheerorganisatie Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hengelo, Hof van Twente, Oldenzaal, Wierden Tabel Mogelijke participatie van gemeenten per project op basis van feedback (aangepaste versie, inventarisatie it2i, 2011) Relaties RUD,

3 De gegevens laten zien dat er voornamelijk opties worden gezien op de A-kant (techniek) en minder op de I-kant: - Gebruik van gezamenlijke datacenters, verbindingen en basis ICT voorzieningen worden veelvuldig genoemd. - Tevens wordt de uitwisseling van kennis en kunde tussen de beheerorganisaties veelvuldig genoemd. - Samenwerking op het gebied van de meer organisatie-specifieke applicaties, gegevensverzamelingen en gebruikersomgeving worden duidelijk minder vaak genoemd. Nieuwe ontwikkelingen maken domein Applicaties kansrijk Een ander aandachtspunt betreft de schijnbaar lagere prioriteit van het domein Applicaties. Applicaties zijn sterk afhankelijk van of voorwaardelijk voor de inrichting van de informatiestructuur voor processen. Applicaties worden daarom veelal organisatie-specifiek ingericht en lenen zich daardoor minder eenvoudig voor samenwerking. Er dient eerst harmonisering van processen plaats te vinden. Applicaties worden daardoor veelal als minder kansrijk gezien voor samenwerking op korte termijn. Voor nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld nieuwe of vernieuwde wetgeving die vanaf een bepaalde datum ingaat, kan er juist sprake zijn van een nieuwe start voor alle gemeenten waarbij geen rekening hoeft te worden gehouden met historische vervlechtingen van proces en techniek. Elke gemeente zal waarschijnlijk identieke behoeften hebben wat betreft de inrichting van de ICT ter ondersteuning van de bijbehorende processen. De technische oplossing kan generiek zijn voor alle gemeenten. Dit soort nieuwe ontwikkelingen maakt het domein Applicaties juist zeer kansrijk voor samenwerking tussen gemeenten. De prioriteit van het domein applicaties is dus betrekkelijk. Een voorbeeld van een terrein waarop meteen met gedeelde applicaties kan worden gestart is de Regionale Uitvoerings Dienst. Herman Zwijnenberg De gemeenten zijn verantwoordelijk voor vier kernbasisregistraties: personen (GBA), adressen & gebouwen (BAG) en topografie (BGT). De ontwikkeling van de basisregistraties betreft een landelijke verplichting. Samenwerken kan in meerdere opzichten (3K s) winst betekenen. In kwantitatieve termen kan (nog) niet worden gesproken. Bovendien doet de winst zich ook op andere terreinen voor. Winst ontstaat door het gebruik van kwalitatief goede gegegevens, dezelfde taal, efficiëntere uitwisseling kennis en personeel, minder inhuur externen en gebruik best practices. Wel zijn investeringen nodig (terugverdientermijnen? Subsidie rijk?). Harmoniseren en standaardiseren van werkprocessen en informatiehuishouding worden als belangrijke stappen gezien naar rendement (t.a.v. 3-Ks). Een dergelijke aanpak ligt al opgesloten in het bestaande BGT-initiatief. Hierbij aansluiten en ondersteunen is wenselijk. BAG bevindt zich reeds in de beheerfase, maar ook hierbij kan harmonisatie winst opleveren. Een onderzoek naar harmonisatie en procesoptimalisatie is geïndiceerd. Voorstel aanpak BGT: januari 2012 Voorstel Werkplan harmonisatie, standaardisatie en organisatie werkprocessen BAG januari 2012, Losser, T-D, Hof van Twente, Haaksbergen, WT-4: Op termijn als er meer duidelijkheid is willen wij graag aanhaken en meedoen in de samenwerking op twents niveau. Relatie met werkprocessen (informatie vanuit perspectief gebruikers)!!!??? Relatie met I&A Relatie BAG, WOZ Relatie met RUD Financiën & Control (incl. verzekeringen) Jacqueline aan de Stegge Middels een ronde langs de aanwezigen is geïnventariseerd welke onderwerpen op het gebied van Financiën en Verzekeringen wel of niet geschikt zijn voor samenwerking: Onderwerpen Wel Niet Onderzoek naar onderdelen en configuraties T14 + RT (WT-4: uitwisseling van kennis en informatie)

4 Routinematige zaken Kwetsbare zaken, specialistisch werk Gemeentefonds Treasury, daarbij ook geld bij elkaar uitzetten Risicomanagement (aparte werkgroep) Verzekeringen: advies, inkoop, (polis)beheer, claim-, schadeafhandeling, taxatieaspecten Alles op het gebied van de financiële administratie,bijv. crediteuren, debiteuren, kas/bank/giro, financieel technisch advies, beheersmatige zaken Beleidsadvisering tav verbonden partijen, gemeenschappelijke regelingen en externe oriëntatie (vertalen van besluiten en regelgeving van provincie en ministeries/landelijk) Subsidieverwerving Administratieve organisatie Applicatiebeheer/informatievoorziening BTW-aspecten (horizontaal toezicht en contacten met de fiscus) Kennisdeling/-overdracht Integrale advisering; beleid/consulentschap; P&C-cyclus Grondexploitatie (meningen verdeeld; wel in de administratie; Leerplicht, leerlingenvervoer en leerlingenadministratie Sociale werkbedrijven Sociale diensten Twente Milieu Hennie van Rinsum Hennie van Rinsum Randvoorwaarde is één platform voor de software voor financiën en verzekeringen. Algemeen wordt geconcludeerd dat bulkwerk door samenwerking tot efficiency leidt, standaardisatie is daarbij een randvoorwaarde. Samenwerking op specialismen leidt tot kennisdeling, meer advieskwaliteit, minder kwetsbaarheid en waarborging van de continuïteit. Ondanks de onduidelijkheden en verschillen per SW organisatie, zien de huidige directies mogelijkheden tot samenwerking. Hierbij wordt gedacht aan: - Gezamenlijke visieontwikkeling - Samenwerking beschermd werk - Afstemming werkgeversbenadering - Facilitaire zaken (arbo, wagenpark) Voorlopige conclusie: Twente Milieu is een professionele organisatie met veel kennis en ervaring op het gebied van afvalinzameling en heeft de wil en waarschijnlijk ook het vermogen om zich te ontwikkelen tot een professionele aanbieder van diensten voor de gehele sector openbare ruimte. Daarbij zijn er ook mogelijkheden en is er ook bereidheid om vergaande samenwerking aan te gaan met gemeentelijke organisaties en met sociale ondernemingen. Daarmee lijkt Twente Milieu een uitstekende kans voor het ontwikkelen van een regionale uitvoeringsorganisatie mits aan een aantal voorwaarden kan worden voldaan Om het draagvlak voor een werkelijk Shared Service te vergroten is het wenselijk om managers uit gemeenten die belast zijn met de openbare ruimte en/of afval een positie te geven in de besturing van de te ontwikkelen shared service. Om daadwerkelijke winst te behalen in kwaliteit en efficiency is veel meer gezamenlijkheid nodig in de opdrachtverstrekking. Nagedacht moet worden over de vraag of de huidige juridische constructie van Twente Milieu met aandeelhouders en een RvT wel een goede basis vormt voor een Shared Service ontwikkeling. Relatie met I&A Nadere rapportage afwachten (december 2011) Inrichten kerngroep voor uitwerking gezamenlijke visieontwikkeling Voorstel januari 2012 In de komende periode vindt eerste verkenning plaats over mogelijkheden tot samenwerking. Stel een kleine werkgroep samen van managers uit de gemeenten die belast zijn met afvalinzameling en/of met beheerstaken in de openbare ruimte en verzoek hen om een rondgang te maken langs de deelnemende gemeenten en de niet-deelnemende gemeenten. Gevraagd wordt een positionpaper voor te bereiden voor een bespreking in het secretarissenoverleg in het voorjaar van 2012 Exlusief WT-4: In West Twente wordt dit opgepakt door het zgn. RAMBO-overleg, een samenwerkingsverband van 6 gemeenten., Losser, T-D, Hof van Twente, Haaksbergen Deelnemers Twente Milieu Jeugdzorg, Wet Werken naar vermogen, Marcel Meijs Transitieplannen in voorbereiding. Bedrijfsvoering decentralisaties T14+RT

5 AWBZ/WMO (toegevoegd) Vergunningen, toezicht en handhaving / RUD (toegevoegd) / Alex Damer Deze samenwerking wordt mede bepaald door het van rijkswege opgelegde regiem van een Regionaal Uitvoerings Centrum voor de moeilijkere milieutaken. Na de succesvolle pilotfase die hier in Twente is gestart, wordt er nu gewerkt aan een bedrijfsplan dat er eind van dit jaar moet liggen. In dat bedrijfsplan moet aangetoond worden dat het netwerkmodel dat in de pilot is verkend daadwerkelijk een besturingsmodel oplevert waarmee aan de kwalitatieve en financiële doelstellingen kan worden voldaan. agenderen De ontwikkelingen volgen en ruimte bieden aan de medewerkers in de projecten WT-4: Jeugdzorg, WWnV, AWBZ en WMO. Wij blijven er achter staan ( loopt al ) om de beleidsstukken en voorbereidingen voor de uitvoering te treffen gezamenlijk op twentse schaal te doen. Standpunt bedrijfsvoering decentralisaties (bv. één back-office) nader te bepalen. T14+WRD+Provincie Verbinding maken naar I&A, P&O en Relatie VRT