1. Inleiding pag Definities pag Uitgangspunten pag Verantwoordelijkheden pag Hulpmiddelen pag. 5

Transcriptie

1 HANDLEIDING OPVANG NA EEN SCHOKKENDE GEBEURTENIS Deze richtlijn is van toepassing op al die situaties die door een medewerker in de uitoefening van zijn beroep als schokkend ervaren worden, ongeacht of deze door cliënten, collega's of derden veroorzaakt worden. Datum vaststelling : 12 augustus 2002 Evaluatie datum : Eigenaar : personeelszaken Datum aanpassingen aan : 14 en 24 november 2005/ juli 2015 INHOUD: 1. Inleiding pag Definities pag Uitgangspunten pag Verantwoordelijkheden pag Hulpmiddelen pag Procedure opvang pag Randvoorwaarden pag Het opvangteam: hoe en wat pag. 7 Bijlage: Formulier melding incidenten en calamiteiten pag. 10 Folder Opvangteam pag. 12 KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 1

2 1 INLEIDING Conform artikel van de cao draagt Cavent zorg voor een adequate opvang van werknemers die een traumatisch ervaring hebben gehad die verband houdt met de uitoefening van de functie en /of bij een overlijden van een cliënt of in de persoonlijke levenssfeer van de werknemer. Cavent heeft hiervoor dit protocol opgesteld en de OR gevraagd in te stemmen. (26 augustus 2015). TOEPASSINGSGEBIED Het protocol traumaopvang is van toepassing op de opvang van medewerkers van Cavent die, in eerste instantie, bij het uitoefenen van hun functie met een traumatische ervaring worden geconfronteerd. Onder medewerkers worden verstaan allen die onder verantwoordelijkheid van Cavent werkzaamheden verrichten. Het gaat om werknemers inclusief leerlingen, stagiaires, uitzendkrachten en vrijwilligers. Gebleken is dat opvang het beste kan gebeuren door gelijken. Dit is terug te vinden in de samenstelling van het opvangteam. Wat betreft opvang voor traumatische gebeurtenissen in de persoonlijke levenssfeer geldt hetzelfde en kunnen gelijken zoals familieleden, vrienden, buren, etc. wellicht het beste steunen. Echter het bedrijfsopvangteam is voor dergelijke situaties beschikbaar als de medewerker daar behoefte aan heeft. DOEL Het doel van het protocol is drieledig: het bieden van adequate opvang aan medewerkers die tijdens de uitoefening van hun functie een traumatische gebeurtenis meemaken; het tijdig signaleren van dreigende verwerkingsproblematiek en, zo nodig, doorverwijzen naar externe deskundigen; het vergroten van het gevoel van veiligheid voor alle medewerkers, vrijwilligers, stagiair(e)s leerlingen en uitzendkrachten binnen Cavent: Als mij (tijdens mijn werk) iets overkomt, is de organisatie er voor mij. KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 2

3 2 DEFINITIES Ingrijpende gebeurtenis Gebeurtenis die hevig verdriet en verslagenheid oproept, de betrokkene enige tijd bezighoudt, maar het bestaan niet acuut ontwricht. Een voorbeeld: het natuurlijk overlijden van een geliefde bewoner. Een aantal ingrijpende gebeurtenissen in korte tijd kan door de opstapeling van ervaringen hetzelfde effect hebben als een traumatische gebeurtenis. Traumatische gebeurtenis Een gebeurtenis die zich onverwacht voordoet, extreme angst, machteloosheid en afschuw oproept, het bestaan acuut ontwricht en de betrokkene confronteert met de dood of de kwetsbaarheid van zichzelf of een ander. Voorbeelden van traumatische gebeurtenissen zijn: fysieke agressie met letsel ernstige verwonding of letsel collega maken van fatale fout mislukte reanimatie overlijden van bewoner door ongeluk zelfdoding bewoner of poging daartoe ten onrechte beschuldigd worden van iets ergs (hierbij kun je denken aan ongewenste intimiteiten of diefstal) ernstige automutilatie van bewoner seksuele intimidatie, bijvoorbeeld (poging tot) aanranding door bewoner of collega Psychotrauma De lichamelijke en psychische reactie op een traumatische gebeurtenis, zich uitend in: veelvuldige herbeleving, vermijding en verhoogde waakzaamheid. Verstoorde verwerking Psychotrauma dat niet binnen zes weken over is. Verstoorde verwerking doet zich in (slechts) 1 op de 8 gevallen voor en uit zich in een (combinatie van een) posttraumatische stressstoornis, een depressie, verslaving of andere psychiatrische aandoening. Getroffen medewerker Werknemer, uitzendkracht, vrijwilliger, stagiair(e) of leerling die in de werksituatie een traumatische gebeurtenis heeft meegemaakt. Opvang (of nazorg) Getroffen medewerker steunen na traumatische gebeurtenis. Er zijn twee vormen van opvang: a. praktische begeleiding: bieden van materiële en praktische ondersteuning aan de getroffene. b. emotionele ondersteuning: verhaal laten vertellen, begrip tonen, voorlichting geven over traumaverwerking. Acute opvang Bieden van praktische begeleiding en emotionele ondersteuning vlak na de traumatische gebeurtenis door iemand die als eerste ter plaatse bij de getroffen medewerker. Opvanggesprekken. Gesprekken van getroffen medewerker met lid van opvangteam. Opvangteam Team dat ondersteuning kan verlenen bij de opvang van medewerkers. De leden functioneren in de hoedanigheid van lid van het opvangteam en niet vanuit hun eigen discipline. Eén van de leden is coördinator van het opvangteam. De coördinator is als persoon het eerste aanspreekpunt voor de organisatie als er vragen aan het opvangteam KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 3

4 gesteld worden en zorgt ook voor voortgangsbewaking bijvoorbeeld wat betreft jaarlijkse rapportage aan het MT. Coördinator Claudia van Wort, team Rianda Groeneweg en Lijda de Jong. 3 UITGANGSPUNTEN Opvang mag niet worden gemedicaliseerd. Psychotrauma is weliswaar een hevige, maar verder normale (meestal zelfhelende) reactie op een extreme gebeurtenis. Opvang moet een juiste mix zijn van het tonen van betrokkenheid en het uitstralen van geloof in de weerbaarheid van de getroffen medewerker. (Te eenzijdig benadrukken van slachtofferschap is niet helpend.) De afstand tussen het slachtoffer en de opvanger is zo klein mogelijk. De verantwoordelijkheid voor de realisatie van de nazorg ligt primair bij de directleidinggevende. Bij ingrijpende (niet-traumatische) incidenten dient de (vervolg)-opvang in principe binnen/ door het eigen team plaats te vinden. Bij traumatische incidenten, bij onverwacht hevige reactie op een ingrijpend ( lichter ) incident, en als de medewerker het zelf wil, wordt direct contact gezocht met een (getrainde) opvanger voor de eerste opvang. Als die niet beschikbaar is, dan wordt externe ondersteuning georganiseerd. Het bieden van opvang is een plicht van de organisatie; opvang weigeren is echter een recht van de getroffen medewerker. De leidinggevende blijft een medewerker die opvang geweigerd heeft wel volgen. Tijdens teambesprekingen dient er geregeld aandacht te zijn voor incidenten en de mogelijke (hevige) reacties hierop. Vast punt op de agenda. Na opvang door opvanger of na doorverwijzing naar een specialistische hulpverlener dienen de (overige) collega s en de leidinggevende de betrokkene te blijven steunen. Hun aandacht, betrokkenheid en blijvende belangstelling na een incident zijn van vitaal belang voor het herstel. Zie cao tekst aan het begin van het document. 4 VERANTWOORDELIJKHEDEN De direct leidinggevende/consignatiedienst medeverantwoordelijk voor signaleren traumatische gebeurtenissen en inschatten of opvang nodig is; organiseren acute opvang (of deze zelf bieden); blijk geven van medeleven en belangstelling, ook indien adequate en voldoende nazorg door anderen wordt geboden; begeleiding bieden van getroffen medewerker: praktisch en/of juridisch steunen; eigen leidinggevende informeren over wat medewerker is overkomen en zo nodig stimuleren ook medeleven te tonen; monitoren of bewaken voortgang: krijgt medewerker nazorg en is deze voldoende? indien mogelijk: praktische maatregelen nemen om herhaling van incident te voorkomen; zorgen voor open cultuur, waarin traumatische ervaringen bespreekbaar zijn; heldere afspraken maken over gezamenlijke normen en waarden, met name over wat men in team acceptabel vindt (van collega s, bewoners, ouders); afspreken dat zowel ingrijpende als traumatische gebeurtenissen altijd worden gemeld en geregistreerd; ervoor zorgen / erop toezien dat ingrijpende incidenten regelmatig in het team worden besproken; KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 4

5 zorgen dat medewerkers voldoende deskundigheidsbevordering krijgen op het terrein van traumaopvang. De getroffen medewerker melden aan collega en/of leidinggevende een traumatische gebeurtenis te hebben meegemaakt; zich inspannen voor / meewerken aan herstel na oplopen van een psychotrauma. De teamleden/collega s het bieden van acute opvang aan getroffen medewerker; getroffen medewerker attenderen op de mogelijkheid van bedrijfsopvang; (ook) bij nazorg door bedrijfsopvang: steun blijven bieden aan getroffen collega; signaleren van verstoorde verwerking en stimuleren professionele hulp te zoeken. Het opvangteam opvang bieden aan getraumatiseerde medewerkers; bij vermoeden verstoorde verwerking: verwijzing naar professionele hulpverlening; instellingsbreed voorlichting verzorgen over wat, waarom en hoe van bedrijfsopvangteam; management adviseren over preventie van traumatische ervaringen en vergroten van sociale veiligheid; instellingsbreed voorlichting geven aan medewerkers over principes van acute opvang; adviseren van medewerkers die vragen hebben over collegiale opvang (bijv.: doe ik het wel goed?, moet ik doorverwijzen naar opvangteam? ). 5 HULPMIDDELEN Het formulier Melding incidenten en calamiteiten (zie bijlage). Dit formulier is digitaal beschikbaar voor alle medewerkers. (P-schijf, Algemeen, formulieren, Form-021 Incidenten calamiteiten) Het formulier Trauma-opvang registratie (zie bijlage). Dit formulier is digitaal beschikbaar voor alle medewerkers. (P-schijf, Algemeen, formulieren, Form-XX Traumaregistratie) De brochure De klap te boven. Elke team heeft hiervan drie exemplaren in voorraad. Ook deze brochures liggen op een voor alle medewerkers goed toegankelijke plaats. KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 5

6 6 PROCEDURE OPVANG Acute opvang Als zich een (vermeende) traumatische gebeurtenis heeft voorgedaan, dan: zorgt leidinggevende of naaste collega eerst voor herstel van veiligheid van de betrokken medewerker als deze dit zelf niet kan; onderzoekt de leidinggevende of er bij een of meer medewerkers sprake is van slachtofferschap. Uiteraard kunnen betrokkenen dit zelf ook aangeven. Bij twijfel consulteert de leidinggevende een meer deskundige, bijvoorbeeld een lid van het opvangteam. Bij afwezigheid van leidinggevende of diens waarnemer ligt de verantwoordelijkheid bij een collega, die nadien verslag doet aan leidinggevende; organiseert de leidinggevende (of bij diens afwezigheid een collega) tijdelijke overname van taken van getroffen medewerker; zorgt leidinggevende voor acute opvang van de medewerker en vraagt getroffene met wie van het opvangteam deze bij voorkeur wil praten; regelt de leidinggevende (zelf) dat betreffende persoon/collega komt; zorgt een collega voor acute opvang. Sleutelwoorden hierbij zijn: er zijn voor de ander, weinig zeggen, weinig vragen, nagaan waar iemand behoefte aan heeft en hierop proberen in te spelen; vult de getroffen medewerker, al dan niet samen met collega, het formulier Melding incidenten en calamiteiten in; vraagt de leidinggevende na acute opvang aan betrokken medewerker of hij (nog) iets voor hem kan doen. Vervolgopvang Nadat het opvangteam een verzoek heeft gekregen om opvang te bieden, maakt een lid van het opvangteam met betrokken medewerker een afspraak voor drie gesprekken. Het eerste gesprek vindt binnen 24 uur na het incident plaats. Sleutelwoorden gesprek: verhaal laten vertellen, klachten inventariseren, steun mobiliseren, voorlichting geven over verwerking. Het tweede gesprek vindt zo n tien dagen na het incident plaats. Sleutelwoorden gesprek: verhaal opnieuw laten vertellen, klachten nagaan, vragen naar gevoelens, vragen naar reacties en steun naaste omgeving. Bij ernstige klachten kan nu al besloten worden tot verwijzing naar gespecialiseerde hulpverlening. Het derde gesprek vindt een maand tot zes weken na het incident plaats. Sleutelwoorden gesprek: stand van zaken, terugblikken op voorbije periode, nagaan of verwerking voldoende is gevorderd of dat verwijzing nodig is. 7 RANDVOORWAARDEN Vanwege de cruciale rol die leidinggevenden spelen bij opvang, dienen zij een eendaagse training te volgen over opvang en hun eigen taken en verantwoordelijkheden. Het MT, dient het opvangbeleid te dragen en uit te dragen. Daartoe volgen zij een voor hen bedoelde (twee uur durend) bijeenkomst over traumaopvang. Een protocol werkt alleen als alle medewerkers van het bestaan weten en het kennen. Ook ter opfrissing van het geheugen moet het opvangprotocol elk jaar binnen de instelling worden besproken. KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 6

7 8 HET OPVANGTEAM: HOE EN WAT Samenstelling en werving Er zijn verschillende opvangmodellen denkbaar; de opvang kan extern uitbesteed worden, gedaan worden door een deskundige instellingsmedewerker zoals een psycholoog, psychiater of bedrijfsmaatschappelijk werker, door de leidinggevende, door 2 aangewezen personen per team, of door het formeren van een bedrijfsopvangteam. Alle opvangmodellen hebben hun voor- en nadelen. Een uitgebreide beschrijving hiervan is terug te vinden in Agressie! Werkpakket agressie in de gehandicaptenzorg. De minste nadelen en meeste voordelen heeft het formeren van een bedrijfsopvangteam. Opvang is laagdrempelig door en voor medewerkers, de deskundigheid is goed op peil te houden en de bedrijfsopvangers zijn doorgaans zeer gemotiveerd. De teamleden worden benoemd door de directeur, het team bestaat uit: 2 uitvoerende medewerkers (van verschillende locaties) Lijda de Jong/Rianda Groeneweg 1 coördinator Claudia van Wort. Zo kan ook traumaopvang geboden worden door gelijken aan teamleiders of meewerkende teamcoördinatoren. Dit lid is tevens coördinator van het opvangteam, kan makkelijker dan de andere leden iets regelen op praktisch vlak binnen de organisatie en dient als schakel tussen het opvangteam en het management. De leden van het opvangteam hebben een training gekregen gericht op nazorg bij traumatische gebeurtenissen. Plaats in de organisatie Het opvangteam valt organisatorisch direct onder de directeur. Eens per jaar rapporteert het opvangteam haar werkzaamheden in een jaarverslag aan de directeur en de ondernemingsraad. Hierin is uitdrukkelijk ook ruimte voor het uitbrengen van adviezen ter preventie van traumatische incidenten. Het (geanonimiseerde!) jaarverslag zal door het opvangteam mondeling worden toegelicht. Ondersteuning Het opvangteam wordt organisatorisch ondersteund door medewerkers van de afdeling personeelszaken. Denk aan het organiseren en inkopen van deskundigheidsbevordering, updaten van het protocol traumaopvang of administratieve ondersteuning. Inschakeling opvangteam Inschakeling van het opvangteam kan op drie manieren: rechtstreeks door de getroffen medewerker; door collega of leidinggevende van getroffen medewerker, wel na toestemming van medewerker; door een lid van het opvangteam, mits getroffen medewerker op het formulier Traumaregistratie heeft ingevuld geen bezwaar te hebben als lid opvangteam contact opneemt. (De formulering geen bezwaar is gekozen omdat graag contact opnemen, de drempel voor opvang verhoogt.) De leden van het opvangteam stellen zich roulerend beschikbaar. Desondanks kan men als getroffen medewerker een voorkeur uitspreken voor een bepaald lid van het opvangteam. Als het enigszins mogelijk is, zal deze voorkeur worden gerespecteerd. Vertrouwelijkheid Alles wat besproken wordt in een opvanggesprek blijft tussen het lid van het opvangteam en de medewerker. De leidinggevende krijgt alleen die informatie die in het belang is van de medewerker, en alleen met de uitdrukkelijke toestemming van de medewerker. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn dat taken moeten worden overgenomen. Registratie Om inzicht te krijgen in de aard van de incidenten, de frequentie waarin een beroep wordt gedaan op het opvangteam én om mogelijk patronen te kunnen ontdekken in oorzaken van KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 7

8 traumatische ervaringen (die kunnen helpen bij het formuleren van preventieve maatregelen) worden alle incidenten anoniem geregistreerd door de arbo-coördinator. Bereikbaarheid In principe vindt (vervolg)opvang tijdens kantooruren plaats. Acute opvang is immers een aangelegenheid van medewerkers ter plaatse na het voorval. Tijdens kantooruren kan het opvangteam worden bereikt via de afdeling personeelszaken op het regiokantoor: of mobiel Claudia van Wort: (arbo-coördinator/ personeelszaken). Bij afwezigheid van Claudia kan er contact worden opgenomen met Lijda de Jong ( ) of Rianda Groeneweg ( ) Telefonische opvang Sommige getroffen medewerkers vinden telefonische opvang prettiger vanwege de grotere anonimiteit. Ze praten dan gemakkelijker. Deze voorkeur zullen de leden van het opvangteam respecteren. Professionele opvang Als (tijdens het tweede of derde opvanggesprek) het lid van het opvangteam vermoedt dat er sprake is van een verstoorde verwerking, kan deze de afdeling personeelszaken raadplegen voor advies. Getroffen medewerkers kunnen desgewenst ook zelf rechtstreeks contact opnemen met de afdeling personeelszaken. Professionele hulp kan geboden worden door een externe gespecialiseerde hulpverlener/instantie. Intervisie en scholing Eens per half jaar komen de leden van het opvangteam bij elkaar om: - ervaringen uit te wisselen en elkaar emotioneel te steunen; - vaardigheden en kennis op peil te houden. Jaarlijks volgen de leden van het opvangteam ook een opfris -training. Vergoeding diensten leden van het opvangteam Medewerkers van Cavent schrijven de uren die zij hebben gewerkt in het kader van bedrijfsopvang op hun eigen organisatie eenheid. De teamleider bepaalt of de uren worden gecompenseerd met of dat de uren extra worden uitbetaald. Referenties Huub Buijssen. Traumatische ervaringen van verpleegkundigen. Als je beroep een nachtmerrie wordt. Elsevier, Maarssen, 2002 (3 e druk) Huub Buijssen. De klap te boven. Zelfhulp en opvang bij traumatische gebeurtenissen. Elsevier, Maarssen, 2011 (20 e druk) KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 8

9 Bijlage bij Traumaopvangprotocol Cavent: Formulier Traumaregistratie (vul dit formulier in nadat je een formulier Melding incidenten en calamiteiten hebt ingevuld) In te vullen door medewerker en de Cavent-medewerker die de eerste opvang heeft gedaan. Formulier Traumaregistratie gebeurtenis: 1 Gegevens medewerker/melder Naam : Medewerker : ja/neen Functie : Locatie : Relatie tot dit incident: : 2 Gegevens incident 1 Datum van incident : 2 Tijd incident : 3 Plaats van het incident, d.w.z.: naam voorziening of adres : 4 Aard van het incident: fout bijna-ongeluk ongeluk ander incident 5 Aantal betrokkenen : 6 Slachtoffers van het incident: cliënt(en) medewerker(s) anderen 3 Korte beschrijving incident (oorzaak en toedracht) 4 Gevolgen en betekenis van het incident (letsel en/of schade, incl. psychische pijn) de cliënt(en) ja/nee Indien ja: toelichting KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 9

10 de medewerker(s) ja/nee Indien ja: toelichting de familie/belangenbehartiger(s) ja/nee Indien ja: toelichting derden? ja/nee Indien ja: toelichting 7 Hoe ernstig heeft melder het incident ervaren of beleefd: licht matig ernstig 5 Opvang 1 Eerste/acute opvang geboden: ja nee niet van toepassing niet nodig 2 Indien ja, door wie: naam: functie: 3 De medewerker heeft zelf de consignatiedienst/teamleider ingelicht: ja/nee 4 Indien nee, omdat: 5 Cavent wil dat iedereen die bij een matig of ernstig incident is betrokken, goede opvang krijgt. Daarom verzoeken we u aan te geven of u het bezwaarlijk vindt dat dit formulier ook wordt bezorgd bij het Opvangteam. ja nee (Bij geen bezwaar) voorkeur voor bepaald lid van opvangteam? Zo ja: naam: functie:. Naam 1: Naam 2: Naam 3: Naam 4: Medewerker is te bereiken op het volgende adres: (zo mogelijk adres, tijdstip, en telefoonnummer(s) invullen) Stuur dit document per aan personeelszaken@cavent.nl KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 10

11 De eigen leidinggevende zorgt ervoor dat de rest van het formulier zo snel mogelijk wordt ingevuld (binnen 24 uur) 6 Genomen maatregelen (in te vullen door meewerkend team-coördinator of teamleider) 1 Heeft het incident geleid tot het in werking stellen van het protocol: KD-40 Signaleringslijst grensoverschrijdend gedrag en signaleringsplan :ja/nee PR-05 Misbruik cliënten :ja/nee RI-16 Regeling - klachtenbehandeling seksuele intimidatie agressie en geweld :ja/nee RI-18 Regeling individueel klachtenrecht :ja/nee RI-24 Regeling weigeren en stopzetten zorg :ja/nee 2 Welke maatregelen zijn genomen om herhaling te voorkomen? 3 Welke preventieve maatregelen dienen er alsnog te worden genomen en wie neemt daartoe het initiatief? 4 Zijn de familieleden/belangenbehartigers op de hoogte gesteld? ja nee Toelichting: 5 Wordt incident besproken in zorgoverleg? ja/nee 6 Is follow-up afgesproken? ja/nee 7 Is het incident gemeld bij de Inspectie Gezondheidszorg? ja/nee 8 Aangifte politie? ja/nee 9 Is incident gemeld aan de regiomanager? ja/nee Naam leidinggevende: Locatie: Invuldatum: Nu verzenden via interne mail naar: personeelszaken@cavent.nl Folder Opvangteam KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 11

12 Als je iets ergs overkomt Het opvangteam informatie voor medewerkers In de zorg voor mensen met een verstandelijke handicap kunnen medewerkers te maken krijgen met een traumatische gebeurtenis. Als zoiets gebeurt, moet je als medewerker weten: de organisatie is er voor mij. Bij Cavent kan iedereen dan aankloppen bij het opvangteam. In deze folder willen we je informeren over het wat, wie, waarom en hoe van dit opvangteam. Wat is een traumatische gebeurtenis? Traumatische gebeurtenissen zijn de meest extreme gebeurtenissen die je als medewerker kunt meemaken. Kenmerken van een traumatische gebeurtenis zijn: het onverwachte karakter, roept extreme angst, machteloosheid en afschuw op, ontwricht het bestaan acuut, confronteert de betrokkene met de dood of de kwetsbaarheid van zichzelf of een ander. Voorbeelden van traumatische gebeurtenissen zijn: fysieke agressie met letsel ernstige verwonding of letsel collega maken van fatale fout mislukte reanimatie getuige zijn van overlijden van cliënt door ongeluk zelfdoding cliënt of poging daartoe ten onrechte beschuldigd worden van iets ergs (bijvoorbeeld ongewenste intimiteiten of diefstal) ernstige automutilatie van bewoner seksuele intimidatie, bijvoorbeeld (poging tot) aanranding door cliënt of collega. Een opstapeling van ingrijpende (niet-traumatische) gebeurtenissen kan dezelfde uitwerking hebben als een eenmalige traumatische gebeurtenis. Een psychotrauma is de lichamelijke en psychische reactie op een traumatische gebeurtenis en uit zich in: veelvuldige herbeleving, vermijding en verhoogde waakzaamheid. Wat is een opvangteam? Een opvangteam is een groep medewerkers die opvang bieden aan collega s die een traumatische ervaring hebben meegemaakt. Deze medewerkers hebben daarvoor een speciale training gevolgd, een soort psychische EHBO-cursus. Opvangers zijn geen traumaspecialisten. Ze hebben alleen een beetje extra bagage om nazorg te kunnen bieden en op tijd door te verwijzen. Waarom een opvangteam? Meestal krijgt een medewerker die een ernstig incident heeft meegemaakt goede opvang van teamgenoten. Dat moet ook zo blijven! Waarom dan toch een opvangteam? Welnu: - om te garanderen dat iemand die een traumatische ervaring heeft meegemaakt, altijd bij iemand terecht kan; zo nodig zonder dat directe collega s en leidinggevenden dit weten; - om hulp te bieden als een medewerker te maken krijgt met zo n ernstig incident dat collega s denken tekort te schieten; KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 12

13 - om kennis en knowhow over adequate traumaopvang binnen de instelling te kunnen verspreiden; - om als instelling kenbaar te maken: als een medewerker een ernstig incident meemaakt, dan hoeft hij zich niet groot te houden; we vinden het juist normaal dat hij steun vraagt én krijgt. Let wel: het opvangteam kan en wil nooit de plaats innemen van de directe collega s. Ook als een medewerker opvang krijgt van een bedrijfsopvanger, dan is de steun van het eigen team onontbeerlijk voor herstel. Met andere woorden: hulp van het opvangteam is altijd aanvullend. Wie zitten er in het opvangteam? Het opvangteam bestaat uit medewerkers van diverse afdelingen en teams. In het team zitten geen psychologen en psychiaters, dus geen traumaspecialisten. In het team van Cavent zitten de volgende medewerkers: Claudia van Wort (coördinator) Lijda de Jong Rianda Groeneweg Hoe schakel je het opvangteam in? Er zijn drie manieren: - de betrokken medewerker kan zelf het initiatief nemen; - een collega van de betrokkene kan contact opnemen met het opvangteam; - het opvangteam krijgt via MIC formulier of formulier Traumaopvang een melding dat zich een ernstig incident heeft voorgedaan en neemt contact op met de betrokken medewerker. Als een lid van het opvangteam contact met iemand opneemt, is het niet verplicht gebruik te maken van het aanbod! Het staat iedereen vrij om wel of niet in te gaan op een uitnodiging voor een gesprek. Bedrijfsopvangers kunnen ook worden ingeschakeld om advies in te winnen. Bijvoorbeeld als je twijfelt of iemand in aanmerking komt voor bedrijfsopvang. Het opvangteam is telefonisch bereikbaar via afdeling personeelszaken: of via Claudia van Wort ( ), Lijda de Jong ( ) of Rianda Groeneweg ( ). Gesprekken met een bedrijfsopvanger Het opvanggesprek vindt in principe plaats tijdens de normale werktijden. Als de betrokken medewerker dat wil, kan het opvanggesprek ook telefonisch worden gevoerd. Meestal voer je drie gesprekken met de bedrijfsopvanger. Het eerste gesprek vindt binnen 24 uur na het incident plaats, het tweede ongeveer twee weken na het incident en het 3e anderhalve maand na het incident. Tijdens het derde gesprek, en soms al tijdens het tweede gesprek, kan doorverwijzing naar een gespecialiseerde hulpverlener aan de orde komen. Dat komt trouwens maar zelden voor: 7 op de 8 medewerkers blijkt na een traumatische ervaring geen specialistische hulp nodig te hebben! De gesprekken die de opvanger voert zijn vertrouwelijk. Zonder toestemming van de betrokken medewerker wordt geen enkele informatie doorgespeeld aan derden. Alleen binnen het opvangteam kunnen de casussen besproken worden. Wie doet de eerste opvang? KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 13

14 De eerste opvang, onmiddellijk na een incident, wordt niet geboden door een bedrijfsopvanger, maar is een aangelegenheid van het team. Sleutelwoorden bij deze opvang zijn: er zijn voor de ander (betrokkenheid tonen), luisteren als iemand kan en wil praten, zelf niet veel zeggen, niet veel (door)vragen, (aan)bieden van praktische hulp. Vragen? Wanneer het bedrijfsopvangteam een ronde maakt door de organisatie, krijg je alle nodige informatie over het team en een toelichting op de basisprincipes van eerste opvang. Je kunt dan ook al je vragen en opmerkingen kwijt over het bedrijfsopvangteam. KD- 02 Handleiding - opvang na een schokkende gebeurtenis, juli 2015 Pagina 14