Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en concerncontrol

Transcriptie

1 Beelden van gemeentelijke organisatie, Concernstaf en concerncontrol Johannes Boelens Amersfoort, 26 maart 2013

2 Inhoud 1. Doel presentatie 2. Persoonlijk en vakmatig referentiekader 3. Context en ontwikkelingen 4. Modellen gemeentelijke organisatie 5. Rol en positie Concernstaf en Concerncontroller 6. Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting 7. Nadere informatie Copyright: Niets uit deze presentatie mag worden gebruikt zonder expliciete bronvermelding. 2

3 1. Doel presentatie Aanleiding: Snel veranderende, complexe omgeving Invloed op organisatie en werkwijze, rol en positie concernfuncties Doel / beoogd resultaat presentatie: 1. Zicht op context en organisatiemodellen 2. Ingrediënten concernfuncties verkend Basis voor seminar en reflectie 3

4 2a. Samenhangende organisatie-aspecten Het -huis van P&C Visie / missie Strategie Structuur en besturing Instrumenten Gedrag Personeel Processen Interne & externe kaders 4

5 2b. Uitgangspunten organisatiestructuur Structuuraanpassing als laatste redmiddel : - Als andere oplossingen niet toereikend zijn - Faciliteren / mogelijk maken van andere werkwijze - Doorbreken bestaande patronen - Eisen vanuit externe omgeving - Noodzaak vanuit formatiereductie De optimale structuur bestaat niet Structurering is het reduceren van de nadelen Ondervangen nadelen door aanvullende maatregelen, werkwijzen en overlegstructuren Na keuze hoofdstructuur verdere uitwerking noodzakelijk 5

6 2c. Basisprincipes (planning &) control Iedere leidinggevende is zijn / haar eigen controller Control is organiseren van tegenkrachten Brede control In control = moving target In control = in contact Control = sturen op gedrag Één werkelijkheid P&C the easy way (zie artikel) Geen eenheidsworst. 6

7 3. Context en ontwikkelingen a. Externe ontwikkelingen b. Interne verbeterpunten c. Organisatie-ontwikkeling d. Externe bijdrage organisatie-ontwikkeling 7

8 3a. Van buiten naar binnen Externe ontwikkelingen Andere rol / positie gemeenten Verdampen grondexploitaties Decentralisatie en regelgeving Bezuinigingsnoodzaak Hoge verwachtingen burgers Technologische mogelijkheden Complexiteit vraagstukken Regionalisering / ketensamenwerking Focus op resultaten. 8

9 3b. Interne verbeterpunten Externe ontwikkelingen Interne knelpunten Andere rol / positie gemeenten Verdampen grondexploitaties Decentralisatie en regelgeving Bezuinigingsnoodzaak Hoge verwachtingen burgers Technologische mogelijkheden Complexiteit vraagstukken Regionalisering / ketensamenwerking Focus op resultaten. Werkwijzen / houding / gedrag Verkokering / integraliteit Inefficiency Bedrijfsvoering niet in control Beperkte professionaliteit en kwetsbaarheid middelenfuncties Leiderschap / HRM Mismatch beleid en uitvoering Informatiemanagement en ICT. 9

10 3c.Van buiten naar binnen en van binnen naar buiten Externe ontwikkelingen Interne knelpunten Organisatieveranderingen Verbeteren dienstverlening Centralisatie middelenfuncties Versterken concernsturing Professionele bedrijfsvoering Aanpassing structuur Investeren in mensen Cultuur, houding en gedrag. 10

11 4. Typologiën organisatiemodellen Introductie Tot eind jaren 80 secretariemodel Voor 1997 grote uniformiteit, nl. concerndienstenmodel Na 1997 vier typologieën: a. (Aangepaste) concern-dienstenmodel / sectorenmodel b. Burgerlogicamodel: Kanteling van de organisatie c. Afdelingenmodel / directiemodel d. Andere modellen: Regiemodel, Regiomodel, e.d. Verschillende varianten per type structuurmodel en mengvormen Diverse hulpstructuren (programma, wijk, klant) 11

12 4a. Voorbeeld concern-dienstenmodel Gemeente Den Bosch 12

13 4b. Voorbeeld gekanteld model (1/2) Gemeente Langedijk Gemeentesecretaris/ Algemeen directeur Adjunct-gemeentesecretaris/ Adjunct-directeur Publiekszaken Beleid en Projecten Openbare Werken Veiligheid, Vergunningen en Handhaving Bestuurs- en Managementondersteuning Financiën Werk, Inkomen, Zorg Afdelingsond er-steuning Projecten Onderwijs, Leerplicht en Jeugdzaken Welzijn Beheer Realisatie Buitendienst Openbare orde, Veiligheid en Rampenbestr. Burgerzaken, Klantcontactcentrum Bedrijfscontacten Juridische Zaken Brandweer Personeel en Organisatie II&A Bestuurlijke en Juridische Zaken Facilitaire Zaken/ Centrale Inkoop Belastingen Planning en Control Administratie Verkeer Ruimtelijke Ordening en Milieu Vergunningen Handhaving Communicatie Bestuurssecr. Planeconomie Economische Zaken Beheer 13

14 4b. Voorbeeld gekanteld model (2/2) Gemeente Zwolle Gemeenteraad Zwolle College van B&W Directie Ontwikkeling Wijkzaken (tot 1/1/2013) Publiekszaken Sociale Zak. en Werkgelegenh. Brandweer Expertisecentrum Advies en Faciliteiten Concernstaf 14

15 4c. Voorbeeld afdelingen / directiemodel 15

16 4d. Voorbeeld regie-organisatie Gemeente Amersfoort Netwerkorganisatie (Dordrecht) College van B&W Gemeentesecretaris/ Algemeen Directeur Reiniging (NV) Afdeling Strategie & Bestuur Archief Eemland Sportaccommodaties (NV) Beheer & Onderhoud (NV) Parkeren / parkeergarages (NV) Milieutaken (WGR) Sector MO Sector SOB Concern Middelen Kredietbank (Stichting) Maatschappelijke Onder. (WGR) Etc. 16

17 4d. Voorbeeld regiomodel Dordrecht: netwerk / regio-organisatie 17

18 4e. Organisatie van de toekomst (1/2) Politiek Bestuur Directie Burgers, Bedrijven, Bewoners, Bezoekers, Ketenpartners 18

19 4e. Organisatie van de toekomst (2/2) Politiek Bestuur Directie Burgers, Bedrijven, Bewoners, Bezoekers, Ketenpartners 19

20 5. Rol en postie Concernstaf en Concerncontrol a. Van Secretarie naar Concernstaf / Controlstaf b. Taken en rollen Concernstaf c. Voorbeeld Concernstaf 20

21 5a. Van Secretarie naar Concernstaf Secretarie: - Oriëntatie op bestuurders en GS - Omvangrijke, dominante positie - Beleidsvoorbereiding / advies op advies Bestuursdienst: - Bestuurlijke oriëntatie en management advisering - Beleidsadvisering, uitvoering, middelen, dienstverlening, facilitair etc. Concernstaf: - Oriëntatie op gemeente als geheel - Ondersteunend aan GS / AD, GMT / Directie Controlstaf / Strategie & Control 21

22 5b. Taken en rollen Concernstaf (illustratief) Wisselend takenpakket Veelzijdige rollen Ondersteuning GS / Directie Bestuursadvisering Bestuursondersteuning Concerncontrol Middelenbeleid / kaders Strategie Concernprojecten. Voorwaardescheppend Signaleren Toetsend Adviserend Ondersteunend Regisserend Special Forces + Voorbeeldgedrag 22

23 5c. Dilemma s rol en positie Concernstaf/controller Reikwijdte: Binnen Buiten Oriëntatie: Smal Breed Rolopvatting: Focus Veelzijdig Doelgroep: Management Bestuur Positie: Staf Lijn Hulpmiddel: Papier Webbased Gedrag: Signaleren Meedoen Houding: Achteruit kijken Vooruit kijken Paradigma: Waardevrij Waardegedreven 23

24 6. Ontwerpcriteria bij organisatie-inrichting Verandernoodzaak en - ambitie Externe effecten Politiek-bestuurlijke sturingsmodel Rol en positie managementteam Managementfilosofie Ordeningsprincipes en besturingsprincipes Ontwikkelingsfase Visie op wijze van taakuitvoering Gewenste houding en gedrag (cultuur).. 24

25 7. Nadere informatie/toelichting Voor nadere informatie, toelichting over deze presentatie of de dienstverlening van aan lokale overheden, kunt u contact opnemen met: Johannes Boelens Partner en sectorleider Binnenlands Bestuur johannes.boelens@nl.pwc.com Mobiel: