VII.1.7 Kostencalculatie voor het handelsbedrijf

Transcriptie

1 VII.1.7 Kostencalculatie voor het handelsbedrijf Drs. T.P.M. Welten* De kostencalculatie van een handelsonderneming is, als onderdeel van de niet-industriële sector, eenvoudiger dan die van een bedrijf in de industriële sector omdat het (technisch) omzettingsproces ontbreekt of een stuk eenvoudiger is. Van de doeleinden van de kostencalculatie in de handelsonderneming, te weten (1) kostprijscalculatie (ten behoeve van verkoopprijsbepaling), (2) de kostenbewaking en (3) het nemen van andere beleidsbeslissingen, is de eerste het belangrijkste. Tevens kan er een relatie worden gelegd naar de kostencalculatie volgens Direct Costing (DC). 1. Doelstelling De handelsonderneming valt onder de niet-industriële ondernemingen, wat een verzamelnaam is voor zeer uiteenlopende activiteiten (handel, horecabedrijven, reparatiebedrijven, transport-, opslag- en communicatiebedrijven en overige diensten). De niet-industriële ondernemingen worden ook wel in twee groepen ingedeeld, namelijk de handelsondernemingen en de dienstensector. Een handelsbedrijf of distribuant is een bedrijfshuishouding die zich in hoofdzaak heeft gespecialiseerd op de wederverkoop van produkten: het detailhandelsbedrijf of de detaillist heeft zich gespecialiseerd in de wederverkoop aan gezinshuishoudingen; het groothandelsbedrijf of de grossier of groothandel heeft zich gespecialiseerd in de wederverkoop aan bedrijfshuishoudingen, waaronder de detaillist. Een handelsbemiddelingsbedrijf is een bedrijfshuishouding die zich in hoofdzaak heeft gespecialiseerd in de bemiddeling in dienstverlening * Drs. T.P.M. Welten is universitair docent aan de Faculteit der Beleidswetenschappen, Vakgroep Bedrijfswetenschappen, Katholieke Universiteit Nijmegen. Praktijkboek Financieel Management afl. 25 (oktober 1994) VII

2 bij het tot stand komen van transacties tussen koper en verkoper zonder zelf het eigendom te verwerven. Er is bij een handelsbedrijf sprake van een eigen goederenbeweging, zonder een technisch omzettingsproces. Van dit laatste is wel sprake bij industriële bedrijven. De kostencalculatie is een vorm van informatieverschaffing met als belangrijkste doelen (zie ook VII.1.14 Standaardkostprijscalculatie in dit boek): a. ondersteunen van de beslissingen ten aanzien van de verkoopprijzen (kostprijscalculatie); b. kostenbewaking; c. nemen van andere beleidsbeslissingen. Op deze drie doeleinden van de kostencalculatie zal in paragraaf 2, Toepassingsgebieden verder worden ingegaan. In de niet-industriële sector is in het algemeen het omvormingsproces eenvoudiger dan in de industrie en dientengevolge is de kostencalculatie doorzichtiger. De kostenbewaking is meestal eenvoudig en de meeste aandacht gaat dan ook uit naar de kostprijscalculatie. In de kostenproblematiek zal waar nodig een onderscheid worden gemaakt tussen de groothandel en de detailhandel, waarbij de eerste nog kan worden onderscheiden in groothandelsbedrijven die zijn gespecialiseerd in één of enkele produkten en groothandelsbedrijven met een breed assortiment. 2. Toepassingsgebieden De in paragraaf 1 genoemde doeleinden van de kostencalculatie voor het handelsbedrijf kunnen als volgt worden uitgediept. Ad a. De kostprijscalculatie in de niet-industriële sector in het algemeen kan geschieden op basis van: - material pricing: indirecte kosten worden verrekend via de geleverde materialen (bijv. handelsondernemingen); - time pricing op basis van arbeidstijden: indirecte kosten worden verrekend via de arbeidsuurtarieven (bijv. adviesbureaus); - time pricing op basis van tijden van duurzame produktiemiddelen: indirecte kosten worden verrekend via de machineuurtarieven (bijv. transportbedrijven); VII

3 - time pricing op basis van zowel arbeidstijden als tijden van duurzame produktiemiddelen: indirecte kosten worden verrekend via de arbeidsuurtarieven en machineuurtarieven (bijv. computerservicebureaus); - time and material pricing: indirecte kosten worden verrekend via uurtarieven en materialen; - provisie: dienstverlening waarbij men optreedt als intermediair en rekent met provisie over de geleverde diensten. Deze provisie zal toereikend moeten zijn om kosten en geëiste winst te dekken. In dit artikel staat material pricing centraal, omdat in de meeste handelsondernemingen de material pricing het belangrijkste is. Hiermee is overigens niet gezegd dat de overige methoden niet toepasbaar zouden zijn of toegepast worden in handelsondernemingen. In de volgende paragraaf zullen hiervan twee varianten worden behandeld. Eén met en één zonder toerekening van de indirecte kosten aan de produkten, zodat hieruit ook twee manieren van verkoopprijsbepaling volgen: één met een opslag ter dekking van de winst en één met een opslag ter dekking van overige kosten en winst. Ad b. De kostenbewaking speelt bij een handelsonderneming een ondergeschikte rol. Een hulpmiddel hierbij kan zijn het periodiek opstellen van de resultatenrekening en het berekenen van kengetallen. Ad c. Voor het nemen van andere beleidsbeslissingen is kosteninformatie van essentieel belang. Een voorbeeld hiervan is de beslissing over de assortimentssamenstelling. Kostprijzen van de verschillende produkten moeten worden vergeleken met de (gegeven) verkoopprijzen. Omzet en omzetsnelheid per produkt(soort) zijn andere belangrijke indicatoren. Aan de hand van voorbeelden zal het voorgaande in de volgende paragraaf worden geïllustreerd. 3. Methode Meestal worden er in de handelsonderneming zeer veel verschillende produkten verhandeld. De inkoopprijzen van de verschillende produkten (inclusief transport, invoerrechten enz.) zijn primaire, directe kosten. Deze zijn in hoofdzaak variabel. De overige kosten zijn deels variabel en (grotendeels) constant. Het zijn voornamelijk indirecte kosten. Het schema in figuur 1 verduidelijkt dit. Praktijkboek Financieel Management afl. 25 (oktober 1994) VII

4 Variabele kosten Vaste kosten Directe kosten inkoopprijzen goederen opslagkosten van één soort produkt Indirecte kosten vervoerskosten voor meerdere produkten huur of afschrijving gebouw Figuur 1. Voorbeelden van kostensoorten In figuur 1 zijn voorbeelden opgenomen van kostensoorten die variabel dan wel vast zijn en tevens direct dan wel indirect. De belangrijkste categorieën worden gevormd door de directe variabele kosten en de indirecte vaste kosten. Kostprijscalculatie ten behoeve van verkoopprijsbepaling Ten behoeve van de kosten- en kostprijscalculatie bestaan in principe twee benaderingen: a. Men rekent uitsluitend met de factuurprijs van de ingekochte goederen. b. Men berekent de kostprijs van de produkten door toepassing van de opslagmethode. Ad a. Men rekent uitsluitend met de factuurprijs van de ingekochte goederen en verbijzondert de indirecte kosten niet over de verschillende produkten. Men wil een brutowinst realiseren die voldoende is om de indirecte kosten te dekken en winst te maken: Omzet (verkoopwaarde) inkoopwaarde omzet brutowinst, overige kosten winst voor belasting. verminderd met de geeft de hierop in mindering brengen de geeft de Voorbeeld Voor een handelsonderneming is voor een periode het volgende gegeven: Omzet ƒ Inkopen ƒ (direct en variabel) Beginvoorraad ƒ Eindvoorraad ƒ VII

5 Overige kosten ƒ (indirect en vast). Hieronder vallen bijvoorbeeld acquisitiekosten, algemene kosten, betaalde rente, magazijnkosten en personeelskosten. De berekening van de winst gaat als volgt. De inkoopwaarde van de omzet wordt berekend via de volgende regel: Inkoopwaarde omzet = Inkopen + Beginvoorraad -/- Eindvoorraad. In het voorbeeld is de inkoopwaarde van de omzet dus ƒ Er resteert een winst voor belasting van: Omzet ƒ Inkoopwaarde omzet ƒ Brutowinst ƒ Overige kosten ƒ Winst voor belasting ƒ Uit de brutowinst, gedefinieerd als de omzet verminderd met de inkoopwaarde daarvan, moeten alle overige kosten worden goedgemaakt alvorens er een winst resteert. Deze resultatenrekening vertoont veel overeenkomsten met de geanalyseerde resultatenrekening die kan worden opgesteld volgens Direct Costing (zie VII.1.14 Standaardkostprijscalculatie in dit boek). Dit is een kostencalculatiemethode die veelvuldig kan worden toegepast bij een niet-industriële onderneming. Geanalyseerde resultatenrekening DC Omzet ƒ Standaard variabele kosten van de omzet ƒ Contributiemarge ƒ Vaste kosten ƒ Winst voor belasting ƒ Er vindt binnen bovenstaande geanalyseerde resultatenrekening een confrontatie plaats tussen de omzet en de standaardkosten van de omzet. Volgens DC bestaan deze laatste alleen uit variabele kosten (= inkoopwaarde). Er resteerde de contributiemarge, zijnde de bijdrage in de vaste kosten en de winst. Als hiervan de vaste kosten worden afgetrokken, resteert de winst voor belasting van ƒ Praktijkboek Financieel Management afl. 25 (oktober 1994) VII

6 De resultatenrekening die uitgaat van de brutowinst, legt de nadruk op het onderscheid tussen directe en indirecte kosten, terwijl de geanalyseerde DC resultatenrekening het onderscheid tussen vaste en variabele kosten centraal stelt. Volledigheidshalve wordt hier ook de klassieke resultatenrekening vermeld, opgesteld volgens Direct Costing. Klassieke resultatenrekening DC Omzet ƒ Werkelijke kosten: Inkopen ƒ Overige kosten ƒ Totale kosten ƒ Voorraadmutatie ƒ /- ƒ = ƒ Totale kosten van de omzet ƒ Winst voor belasting ƒ Als werkelijke kosten worden vermeld de kosten die betrekking hebben op zowel produktie (inkoop) als verkoop. Dit bedrag wordt gecorrigeerd voor de verandering in de voorraad, in dit geval een toename van de voorraad. Deze wordt geactiveerd op de balans en verdwijnt dus van de resultatenrekening, zodat er wederom een winst resteert van ƒ Bij methode a worden geen volledige kostprijzen van een produkt bepaald en worden de verkoopprijzen bepaald door op de inkoopprijzen een opslag te leggen ter dekking van overige kosten en winst. In het voorgaande voorbeeld wordt gewerkt met een opslag van 55% (ƒ /ƒ x 100%) van de omzet of 122% (ƒ / ƒ x 100%) van de inkoopwaarde-omzet ter dekking van de overige kosten en winst. De te hanteren opslagpercentages zijn vaak percentages van de branche of gebaseerd op ervaringen uit het verleden. Ad b. Men berekent de kostprijs van de produkten door toepassing van de opslagmethode. In het voorbeeld is het opslagpercentage (ƒ /ƒ ) x 100% = 67% van de inkoopprijs ter dekking van de overige (indirecte) kosten. VII

7 Een produkt dat is ingekocht voor ƒ 2 per stuk, krijgt daarmee een totale kostprijs van ƒ 2 vermeerderd met 67% x ƒ 2 = ƒ 3,33. De verkoopprijs wordt bepaald door op deze kostprijs een winstopslag te leggen. Dit staat bekend als de cost-plus-pricing. Dit is een kostengeoriënteerde prijsbeslissing. Het produkt moet daarentegen ook verkoopbaar blijven. De verkoopprijs zal moeten worden geaccepteerd door de markt. Dit is de marktgerichte prijsbeslissing. Een kenmerk van de groothandel is dat wordt geopereerd met smalle marges. Een ander kenmerk is dat de investeringen in voorraden en debiteuren hoog zijn, wat tot uitdrukking komt in de financiële structuur en de betaalde rente. Doordat in veel branches de verticale prijsbinding is afgeschaft, is er in de detailhandel meer ruimte voor vaststelling van verkoopprijzen waarbij kan worden gekozen tussen de twee uitersten: of weinig omzet en veel marge of veel omzet en weinig marge. Kostenverbijzondering is niet eenvoudig en om deze reden wordt vaak methode a toegepast en wordt er gewerkt met een opslag op de inkoopprijs. Kostenbewaking Het systeem van een (uniforme) opslag op de inkoopprijs ter dekking van overige kosten en winst is niet alleen administratief eenvoudig, maar resultaten kunnen ook eenvoudig worden begroot. Kosten kunnen worden bewaakt door de gerealiseerde omzet (of brutowinst) in de gaten te houden. Wel moeten de opslagpercentages worden aangepast aan gewijzigde omstandigheden, zoals inflatie. Voor de (arbeidsintensieve) detailhandel is in het kader van de kostenbewaking de omzet per werknemer en brutowinst per werknemer van belang. Andere beleidsbeslissingen Een andere beslissing die periodiek moet worden genomen, is de samenstelling van het assortiment. Bij de (distribuerende) groothandel bestaat de neiging om het assortiment stilzwijgend te laten groeien. Vanwege de keuzevrijheid van de klanten worden alle nieuwe artikelen in het assortiment opgenomen, terwijl het aantal artikelen dat uit het assortiment verdwijnt, meestal kleiner is. Relatief meer produkten met een lage omzetsnelheid en een lage omzet komen in het assortiment, de kosten nemen toe en de winst komt onder druk te staan. Het gaat erom die delen van het assortiment te elimineren die een te lage brutowinst realiseren, waarbij men voorzichtiger moet omgaan met het kernassortiment dan met de bij-artikelen. Praktijkboek Financieel Management afl. 25 (oktober 1994) VII

8 4. Beoordeling De kostencalculatie in het handelsbedrijf is een stuk eenvoudiger dan in de industriële onderneming. In feite komt het neer op het realiseren van een brutomarge waaruit de overige kosten kunnen worden goedgemaakt en de (gewenste) winst kan worden gerealiseerd. Scherp zal de samenstelling van het assortiment in de gaten moeten worden gehouden en vanuit bedrijfseconomisch oogpunt zullen die produkten uit het assortiment moeten worden gehaald die onvoldoende brutowinst opleveren. Vanuit commercieel oogpunt kan het daarentegen noodzakelijk zijn om bepaalde verliesgevende produkten toch in het assortiment op te nemen. Een en ander is natuurlijk ook afhankelijk van de vraag of de onderneming meer kostengeoriënteerd dan wel meer marktgeoriënteerd haar verkoopprijzen vaststelt. 5. Literatuur Encyclopedie van de Bedrijfseconomie, Kluwer, Deventer/Antwerpen, Blommaert, A.M.M. en J.M.J. Blommaert, Bedrijfseconomische Analyses, Stenfert Kroese, Leiden/Antwerpen, Blommaert, A.M.M., J.M.J. Blommaert, J.L. Bouma, T.L.C.M. Groot en J.G. Kuijl, Bedrijfseconomische Grondslagen, Delwel, Den Haag, Blommaert, A.M.M., J.M.J. Blommaert en R.S. Hayes, Financieel Economisch Management, Prentice Hall/Academic service, Hemel Hempstead, England/ Schoonhoven, Nederland, Wallenburg, M. van, Kosten- en opbrengstencalculaties, Samsom, Alphen aan den Rijn/Brussel, Welten, T. en J. Clerx, Bedrijfseconomische grondbeginselen praktisch toegepast, Wolters-Noordhoff, Groningen, VII