VISIT FROM THE NETHERLANDS COMPETITION AUTHORITY (NMa) GUIDE

Transcriptie

1 VISIT FROM THE NETHERLANDS COMPETITION AUTHORITY (NMa) GUIDE in-house counsel practical guide 1

2 2 visit from the NMA

3 table of CONTENTS 5 Voorkomen is beter dan genezen 33 Prevention is better than cure 6 Inleiding 34 Introduction 8 Interne organisatie 36 Internal organisation 9 De inspectie 37 The inspection 10 Ontvangst van het inspectieteam 38 Reception of the inspection team 12 De bevoegdheden 40 The powers 14 Onderzoek: verzameling van analoge en digitale informatie 42 The investigation: gathering analogue and digital information 20 Verkrijgen van mondelinge informatie 48 Obtaining oral information 21 Verzegeling 49 Sealing 22 Het einde van de inspectie 50 The conclusion of the inspection 23 Overzicht van sancties 51 Overview of sanctions 24 Het clementieverzoek 52 The request for leniency 26 Bijlagen 54 Appendices 61 Houthoff Buruma contact persons 62 Houthoff Buruma offices 3

4 4 visit from the NMA

5 Voorkomen is beter dan genezen Ik wist het niet is geen excuus. Een effectief compliance programme is daarom geboden. De sectie EU & Competition van Houthoff Buruma kan uw huidige compliance beleid toetsen en des gewenst een compliance programme implementeren dat de kans op mededingingsovertredingen door uw onderneming minimaliseert. Ons streven is dat u deze brochure daarna niet meer nodig heeft. De sectie EU & Competition van Houthoff Buruma bestaat uit circa 20 juristen verspreid over de vestigingen Amsterdam en Brussel. Deze unit staat onder leiding van Weijer VerLoren van Themaat, Gerard van der Wal en Jaap Doeleman. Het Dawn Raid Team van Houthoff Buruma bestaat uit circa 30 juristen verspreid over de vestigingen Amsterdam, Rotterdam en Brussel. Dit team is opgezet met het doel uw onderneming, waar ook in de Benelux gevestigd, ingeval van een bezoek van de Nederlandse Mededingingsautoriteit of de Europese Commissie zo snel mogelijk van deskundige en adequate bijstand te voorzien. 5

6 Inleiding De Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa) en de Europese Commissie waken over de handhaving van de mededingingsregels in ons land. Deze regels verbieden het maken van kartelafspraken en het maken van misbruik van een machtspositie. De NMa of de Europese Commissie kunnen ambtshalve of naar aanleiding van een klacht uw onderneming bezoeken voor een inspectie. Dit wordt ook een bedrijfsbezoek, inspectie of, meer populair, een dawn raid genoemd. Zo n bedrijfsbezoek is meestal onaangekondigd, kan meerdere dagen duren en op meerdere plaatsen tegelijk worden uitgevoerd. Deze brochure heeft vooral betrekking op bedrijfsbezoeken van de NMa. Een bedrijfsbezoek kan plaatsvinden naar aanleiding van een vermoeden dat uw onderneming of ondernemersvereniging de mededingingsregels heeft geschonden. Een bedrijfsbezoek heeft tot doel (nog) meer informatie te verzamelen, in woord of (digitaal) geschrift. Het is ook mogelijk dat een bedrijfsbezoek plaatsvindt in het kader van een onderzoek naar de gehele bedrijfstak, zonder een specifiek vermoeden dat uw onderneming een overtreding heeft begaan. Vaak heeft de NMa dan al een aanzienlijke hoeveelheid informatie over een bepaalde overeenkomst of gedraging verzameld. Bijvoorbeeld in het kader van een clementieverzoek, waarbij één van de karteldeelnemers het kartel heeft aangegeven (zie ook p. 24: Clementieverzoek). In alle gevallen verdient een coöperatieve houding de voorkeur. Dit betekent echter niet dat uw onderneming geen beroep kan doen op rechten die haar toekomen. Wanneer de onderzoeksambtenaren hun bevoegdheid overschrijden, kunt u zo mogelijk na overleg met uw advocaat uw bezwaren beleefd doch beslist kenbaar maken. Een goede voorbereiding vergt kennis van uw rechten en plichten. Aan welke verzoeken tot inzage van documenten en databestanden moet u voldoen? En moet u alle vragen beantwoorden? Deze brochure geeft een beknopt overzicht van uw rechten en plichten en een handleiding hoe het best te handelen bij een bezoek van de NMa. De tekst is afgesloten in juni visit from the NMA

7 Amsterdam Weijer VerLoren van Themaat T +31 (0) E w.verloren@houthoff.com Brussel Gerard van der Wal T +32 (0) E g.van.der.wal@houthoff.com Gerrit Oosterhuis T + 32(0) E g.oosterhuis@houthoff.com 7

8 Interne organisatie Meestal vindt een bedrijfsbezoek onaangekondigd plaats. Een adequate voorbereiding is daarom wenselijk: Benoem een woordvoerder die voor de duur van het bedrijfsbezoek is aangewezen de onderneming te vertegenwoordigen. De woordvoerder moet, samen met de advocaten, zorg dragen voor het vlotte verloop van het onderzoek. Het is aan te raden tevens een of meer vervangers aan te wijzen voor het geval de woordvoerder niet aanwezig is. De woordvoerders moeten op de hoogte zijn van alle procedures en rechten en plichten van de onderneming in verband met het bedrijfsbezoek (zie bijlage 2). Verstrek de receptie een checklist met instructies en een lijst met namen van mensen die moeten worden ingelicht (zie bijlage 1). Deze lijst moet in elk geval de namen bevatten van de woordvoerder, diens vervanger, de bestuursleden, bedrijfsjuristen en advocaten. Hierdoor kan op vlotte wijze worden gecommuniceerd. Verder is het raadzaam een contactsecretaresse binnen het bedrijf aan te stellen die (i) het aanspreekpunt vormt voor de advocaten, (ii) de NMa-ambtenaren bijstaat met de organisatie van het kopiëren en (iii) de lijsten bijhoudt van gevorderde documenten en andere zaken. 8 visit from the NMA

9 De inspectie Wie voert de inspectie uit? NMa-ambtenaren kunnen een bedrijfsbezoek uitvoeren op last van de Raad van Bestuur van de NMa, op verzoek van de Europese Commissie of op verzoek van een mededingingsautoriteit van een andere EU-lidstaat. In het eerste geval is het onderzoek gericht op mogelijke overtredingen van de Nederlandse Mededingingswet en/of Europese mededingingsregels. In het tweede geval is de inspectie uitsluitend gericht op mogelijke overtredingen van de Europese Een specialist die behulpzaam is bij een dawn raid heeft geen recht op inzage in bedrijfsgeheimen. mededingingsregels. Hierbij zijn dan (ook) ambtenaren van de Europese Commissie betrokken. Ten slotte kan een mededingingsautoriteit van een andere EU-lidstaat de NMa verzoeken namens haar een inspectie uit te voeren in geval van mogelijke overtredingen die enerzijds de binnenlandse economische activiteiten en anderzijds de grensoverschrijdende economische activiteiten met die lidstaat raken. In alle gevallen kunnen de ambtenaren worden bijgestaan door deskundigen op een bepaald gebied, bijvoorbeeld ICT. Deze deskundigen hebben geen zelfstandige bevoegdheden. Zij mogen dus geen inzage vragen in gegevens of werknemers ondervragen. Ook documenten die bedrijfsgeheimen bevatten, hoeft de onderneming niet aan een deskundige te laten zien. Als een werknemer niet meewerkt kan hem persoonlijk een boete worden opgelegd. Medewerking verlenen Een onderneming en haar werknemers zijn verplicht volledige medewerking te verlenen aan een inspectie. Niet-medewerken of tegenwerken kan op verschillende manieren worden bestraft. Ten eerste kan de NMa bij niet meewerken een boete opleggen van maximaal , of, indien dit meer is, 1% van de jaaromzet van uw onderneming of de gezamenlijke jaaromzet van de ondernemingen die deel uitmaken van de ondernemingsvereniging. Een werknemer kan bij niet meewerken een boete krijgen van maximaal Ten tweede kan de NMa een last onder dwangsom opleggen. Ten slotte kan de NMa bij constatering van een overtreding van de wet belemmeringen van het NMa-onderzoek door (werknemers van) de onderneming als een verzwarende omstandigheid laten meewegen bij de bepaling van de hoogte van de boete. 9

10 Ontvangst van het inspectieteam Het inspectieteam dient vlot en zonder oponthoud te worden ontvangen om geen twijfel te laten bestaan over de bereidwilligheid van uw onderneming om aan een onderzoek mee te werken. Ontvangst door de receptie De receptionist vraagt de ambtenaren naar hun officiële legitimatiebewijzen en verzoekt hen kort te wachten tot zij verder worden ontvangen door de onderneming. De receptionist waarschuwt vervolgens onmiddellijk de woordvoerder of diens vervanger en het management. Op de legitimatiebewijzen staan de naam, foto en functie van de desbetreffende ambtenaar. Men dient alle informatie van de diverse legitimatiebewijzen nauwkeurig te noteren, of een kopie van de legitimatiebewijzen te maken. Ook is het van belang te vragen of de inspectie plaatsvindt op last van de NMa of de Europese Commissie. In het laatste geval moeten de ambtenaren altijd een schriftelijke opdracht bij zich hebben (zie ook bijlage 1). Ontvangst door de woordvoerder De woordvoerder brengt het team naar een vergaderruimte en vraagt naar de reden en het doel van het onderzoek. De NMa-ambtenaren reiken bij aanvang van het bedrijfsbezoek een schriftelijke omschrijving van het doel en het voorwerp van het onderzoek uit. Het is nuttig deze beschrijving zorgvuldig te controleren en vragen te stellen bij onduidelijkheden. Raadpleeg uw juridisch specialisten (intern of extern) Vervolgens meldt de woordvoerder aan het inspectieteam dat hij contact wil opnemen met de interne en/of externe juristen van de onderneming. Ook van deze juristen moet daarom op voorhand een lijst beschikbaar zijn met de namen, (mobiele) telefoon- en faxnummers en adressen. Als het inspectieteam de reden van de inspectie heeft gegeven, moet deze onmiddellijk worden doorgegeven aan de juristen. Wachten op de komst van de juridisch specialisten De woordvoerder kan het inspectieteam vragen even met de inspectie (waaronder begrepen gesprekken met de directie, de bedrijfsjurist(en) en het overige personeel) te wachten tot de komst van de gewaarschuwde jurist(en). 10 visit from the NMA

11 Tijdens het wachten op de komst van (externe) juridische bijstand wenst de NMa doorgaans maatregelen te treffen om de verwijdering van gegevens en bescheiden te voorkomen. Zo mag worden geëist dat het externe mail- en telefoonverkeer wordt gestaakt, kasten of kamers worden verzegeld of mag men plaatsnemen in ruimten om de gang van zaken te observeren. Wil het inspectieteam de komst van de juridisch specialisten niet (langer) afwachten, dan moet de woordvoerder proberen telefonisch contact te houden met een advocaat en/of bedrijfsjurist. Houthoff Buruma kan vanuit Amsterdam, Rotterdam en Brussel snel gespecialiseerde juristen beschikbaar stellen. In bijlage 2 is een checklist opgenomen voor de woordvoerder. Zodra de juridisch specialisten zijn aangekomen, moet onmiddellijk worden overlegd over de mogelijkheid en wenselijkheid een clementieverzoek in te dienen bij de NMa. Bij dit overleg zal ook aan de orde komen of mogelijk al andere clementieverzoeken (door concurrenten of werk nemers) zijn ingediend. (zie ook p. 24: Clementieverzoek) 11

12 De bevoegdheden Twee soorten bevoegdheden De NMa beschikt over toezichthoudende en onderzoeksbevoegdheden. Toezicht houdt een algemene controle op de naleving van de Mededingingswet in. Bij deze algemene controle is doorgaans geen sprake van gerichte zoekacties als gevolg van vermoedens dat de wet is overtreden. Zo kan de NMa bijvoorbeeld een bepaalde bedrijfstak in de gaten houden. Onderzoek heeft als doel vast te stellen of al dan niet een overtreding is begaan. Bij onderzoek is wel sprake van een vermoeden van een overtreding. Dit heeft onder meer tot gevolg dat de ambtenaren de vertegenwoordigers van een onderneming bij een verhoor moeten wijzen op hun zwijgrecht (de zgn. cautie ). In het kader van de toezichthoudende taak hebben ambtenaren de volgende bevoegdheden: het betreden en onderzoeken van plaatsen, zo nodig met behulp van de politie, met uitzondering van privé-woningen zonder toestemming van de bewoner; het vorderen van inlichtingen, onder meer van personeelsleden die kennis hebben van mogelijke overtredingen; het vorderen van inzage in zakelijke gegevens en bescheiden en het maken van (digitale) kopieën van deze gegevens en bescheiden; en het onderzoeken van transportmiddelen. Een dawn raid kan zich uitstrekken tot privéwoningen. In het kader van de onderzoeksgerichte taak worden deze bevoegdheden aangevuld met: het betreden en doorzoeken van privé-woningen, desnoods zonder toestemming van de bewoner, na toestemming van de rechter-commissaris belast met de behandeling van strafzaken bij de rechtbank te Rotterdam (de rechter-commissaris); de bevoegdheid tot verzegeling van bedrijfsruimten en voorwerpen; en uitoefening van de bevoegdheden indien nodig met behulp van de politie. De Europese Commissie heeft vergelijkbare onderzoeksbevoegdheden: het betreden van alle gebouwen, terreinen en vervoermiddelen van de onderneming; het vragen van mondelinge inlichtingen; het controleren van de boeken en bescheiden van het bedrijf; het maken van afschriften of uittreksels van deze boeken en bescheiden; het bij verzet inschakelen van de politie; het nemen van maatregelen om het wegmaken, onbruikbaar of onklaar maken of 12 visit from the NMA

13 beschadigen van gegevens te voorkomen; het doorzoeken van bergplaatsen om gegevens op te sporen waarvan het bestaan van tevoren niet bekend is, na toestemming van de rechter-commissaris belast met de behandeling van strafzaken bij de rechtbank te Rotterdam; het verzegelen van lokalen en boeken of andere bescheiden van het bedrijf voor de duur van, en voor zover nodig voor, de inspectie; het verzoeken aan vertegenwoordigers of personeelsleden van de onderneming of ondernemersvereniging om toelichting op feiten of documenten die verband houden met het voorwerp en doel van de inspectie, en het optekenen van hun antwoord; en het betreden van privé-woningen, -terreinen, en - vervoermiddelen van directeuren, bestuurders en andere personeelsleden van de onderneming, als een redelijk vermoeden bestaat dat boeken of andere bescheiden van het bedrijf en het voorwerp van de inspectie die relevant zijn om een inbreuk te bewijzen, aldaar worden bewaard, na een daartoe strekkend besluit en na toestemming van de nationale rechterlijke instantie (in dit geval de rechter-commissaris belast met de behandeling van strafzaken bij de rechtbank te Rotterdam). Algemene begrenzingen van de bevoegdheden Inspectiebevoegdheden van de NMa kennen een belangrijke beperking in de zin dat een ambtenaar zijn bevoegdheden slechts mag gebruiken voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is. Het onderzoek moet dus proportioneel zijn ten opzichte van het doel. De bevoegdheden van de NMa bij een zelfstandig onderzoek of een onderzoek op verzoek van een mededingingsautoriteit van een andere EU-lidstaat worden meer precies begrensd door het doel en voorwerp van de inspectie vastgelegd in de schriftelijke omschrijving die aan het begin van het onderzoek wordt uitgereikt (de onderzoeksomschrijving). In geval van inspecties door de NMa op last van de Europese Commissie zijn de begrenzingen van doel en voorwerp van het onderzoek neergelegd in de eerder aan de woordvoerder uitgereikte - schriftelijke opdracht of beschikking. Als uit de schriftelijke omschrijving of opdracht blijkt dat de inspectie bijvoorbeeld slechts betrekking heeft op één van de markten waarop de onderneming actief is, kunnen de betrokken ambtenaren niet ook de activiteiten op andere markten onderzoeken. Dit houdt in dat geen mondelinge inlichtingen of stukken met betrekking tot andere activiteiten behoeven te worden verstrekt. Als ze toch onder dwang zijn verstrekt, kunnen ze later worden teruggevraagd. 13

14 Onderzoek: verzameling van analoge en digitale informatie Verzameling van analoge en digitale informatie door ambtenaren van de NMa geschiedt in twee stappen. Eerst wordt informatie op locatie verzameld, bijvoorbeeld in bedrijfsgebouwen of privé-woningen. Vervolgens wordt deze informatie ten kantore van de NMa verwerkt. De onderneming kan ten aanzien van bepaalde gegevens aan de NMa aangeven dat ze buiten de dataverzameling dienen te blijven. STAP 1: INFORMATIEVERZAMELING OP LOCATIE Toegang tot alle zakelijke gegevens en bescheiden De ambtenaren hebben in principe toegang tot alle zakelijke gegevens en bescheiden. Dit is een veelomvattend begrip. Zo kunnen de ambtenaren alle officiële en niet-officiële documenten die verband houden met het doel en voorwerp van het onderzoek opvragen en inzien. Dit geldt niet alleen voor papieren dossiers, agenda s en stukken, maar ook voor digitale bestanden. De ambtenaren mogen daartoe ook fototoestellen, usb-sticks, notebooks en andere (digitale) informatiedragers inspecteren. Eventuele passwords moeten worden vrijgegeven. In principe worden de gebouwen, terreinen en auto s van de onderneming geïnspecteerd. De ambtenaren zijn ook bevoegd de inhoud van laden, bureaus en archiefkasten in te zien. Zowel de NMa als de Europese Commissie kan ook een inspectie van andere gebouwen, terreinen en vervoermiddelen (met inbegrip van privé-woningen en privé-vervoermiddelen) gelasten. Als de Europese Commissie dit doet is voor een dergelijke inspectie toestemming van de rechtercommissaris vereist. De NMa heeft deze toestemming alleen nodig bij betreding en doorzoeking van privé-woningen. De rechter-commissaris toetst of een dergelijke inspectie niet willekeurig of onevenredig is. De ambtenaren moeten de toestemming van de rechter-commissaris kunnen tonen. Betreft het een inspectie van de NMa, dan moeten de ambtenaren aan de onderneming aangeven welke gegevens zij willen inzien. De NMa mag geen dossiers zelf uit de kast pakken en dient zich bij haar onderzoek te beperken tot de mogelijk relevante documenten. Bij een inspectie op last van de Europese Commissie of een onderzoek van een privé-woning door de NMa mogen de ambtenaren ook zoeken naar gegevens waarvan het bestaan en de vindplaats onbekend zijn. Dit is de zogenaamde doorzoekingsbevoegdheid. Doorzoeking vereist een voorafgaande machtiging door de rechter-commissaris. Als de ambtenaren specifiek naar bepaalde gegevens, werkplekken of archieven vragen, moet de onderneming deze gegevens overleggen of openstellen. Teneinde de werkzaamheden van de NMa binnen de reikwijdte van het onderzoek te houden is het raadzaam slechts toegang 14 visit from the NMA

15 te geven tot de documenten en plaatsen waar expliciet naar wordt gevraagd en daadwerkelijk relevant zouden kunnen zijn voor het onderzoek zoals dat uit de onderzoeksomschrijving blijkt. Indien de gevraagde documenten en/of overige Bedrijfsgeheimen vormen geen reden voor het weigeren van een onderzoek. informatiedragers niet direct voorhanden zijn, is de onderneming verplicht deze gegevens te zoeken. Als documenten en/of andere informatiedragers bedrijfsgeheimen bevatten, is dit (in tegenstelling tot bij door de NMa mee gebrachte deskundigen) geen reden om inzage te weigeren. De ambtenaren hebben immers een geheimhoudingsplicht. Indien een onderneming weigert toegang te verlenen tot kasten of ruimtes, heeft de NMa de mogelijkheid de hulp van de politie inroepen om deze kasten of deuren open te breken. Tijdens het inzien van de gegevens en bescheiden bepalen de ambtenaren ter plekke of deze relevant zijn. Zij toetsen hierbij of de gegevens en bescheiden (naar aard en/of inhoud) redelijkerwijs binnen de reikwijdte van het aangekondigde doel en voorwerp van het onderzoek kunnen vallen. Dit kunnen ook gegevens en bescheiden zijn die buiten de aangekondigde onderzochte periode vallen. Kopieën maken van documenten De ambtenaren zullen over het algemeen kopieën maken van de door hen bekeken en relevant geachte documenten. Daarvan wordt een inventarislijst gemaakt. Bij inspecties op last van de NMa mogen ambtenaren ook originele stukken voor korte tijd meenemen. Zij dienen daarbij schriftelijk bewijs te overleggen dat de onderneming deze stukken heeft afgegeven. Op de inventarislijst moet worden aangegeven welke documenten en/of overige informatiedragers zijn meegenomen, en waar deze zich bevonden. Het is raadzaam ervoor te zorgen dat alle mee te nemen documenten telkens in drievoud worden gekopieerd, opdat ook uw onderneming en de advocaat direct over kopieën kunnen beschikken. Hetzelfde geldt voor de inventarislijst. Bij vertrek van de ambtenaren moeten alle gemaakte kopieën zorgvuldig worden gecontroleerd en genummerd. De drie sets kopieën moeten exact gelijk zijn. Laat de ambtenaren de inventarislijst aan het einde van het onderzoek tekenen. Gegevens en bescheiden die buiten de reikwijdte vallen De NMa heeft geen toegang tot geprivilegieerde gegevens en bescheiden en gegevens en bescheiden die buiten de reikwijdte van het onderzoek vallen. Dit laatste betreft niet alleen gegevens en bescheiden die (redelijkerwijs) niet binnen het doel en voorwerp van het onderzoek kunnen vallen, maar ook privé-gegevens en documenten. Dergelijke gegevens en bescheiden bekijkt de ambtenaar slechts om vast te stellen dat deze inderdaad als zodanig kwalificeren. 15

16 Als dat zo is, zal de NMa er geen kopie van maken (zie verder: Toegang tot digitale bestanden ). De NMa mag geen kopieën maken van vertrouwelijke gegevens. Als gegevens en/of bescheiden echter in een deelverzameling staan met een omschrijving die rechtstreeks verband houdt met het doel en voorwerp van het onderzoek, merkt de betreffende ambtenaar de gegevens en bescheiden toch aan als binnen de reikwijdte. Dit kan bijvoorbeeld een fysieke of digitale map met een bepaalde titel betreffen. De NMa mag geen kopieën maken van geprivilegieerde gegevens en bescheiden. Geprivilegieerd zijn (digitale en analoge) geschriften, brieven, faxen etc. tussen de onderneming en een advocaat over de toepassing van mededingingsregels, al dan niet betreffende het onderwerp van het onderzoek. Dit betreft dus mede documenten waarin een onderneming juridisch advies aan een advocaat vraagt over de toepassing van mededingingsregels. Ook interne bedrijfsdocumenten die een samenvatting bevatten van een advies van een advocaat of die zijn voorbereid ter verkrijging van een dergelijk advies (ongeacht of ze zijn verzonden) zijn geprivilegieerd. Correspondentie tussen de onderneming en haar eigen bedrijfsjurist(en) wordt door de NMa overigens alleen aangemerkt als geprivilegieerd, als de betrokken bedrijfsjurist ook advocaat is en uit het document blijkt dat de bedrijfsjurist als advocaat handelde (ondertekening met vermelding advocaat ). Anders dan de Nederlandse Mededingingswet erkent de Europese Commissie het geprivilegieerde karakter van de (interne) correspondentie tussen de huisadvocaat en de onderneming niet. Het Europese Hof van Justitie heeft dit standpunt van de Commissie bekrachtigd. Wel worden als zodanig herkenbare interne samenvattingen van externe adviezen van advocaten als geprivilegieerde correspondentie aangemerkt. In het algemeen verdient het de aanbeveling om bij interne verslaglegging zoveel mogelijk gebruik te maken van geprivilegieerde correspondentie. Ambtenaren kunnen in principe ook de als geprivilegieerd aangemerkte gegevens en/of be scheiden vluchtig inzien om te controleren of deze inderdaad geprivilegieerd zijn. Ambtenaren kunnen een nadere motivering vragen. Als het geprivilegieerde karakter niet uit de vluchtige inzage blijkt, zal de ambtenaar de gegevens en/of bescheiden in een verzegelde enveloppe doen. De onderneming heeft het recht te stellen dat zelfs het vluchtig inzien door de NMa het geprivilegieerde karakter schaadt. Indien de onderneming dat doet, zal de ambtenaar een nadere motivering van de onderneming verlangen. Als de ambtenaar de motivering als afdoende 16 visit from the NMA

17 beschouwt, dient hij ook hier de gegevens en/of bescheiden in een verzegelde enveloppe te doen. De functionaris verschoningsrecht van de NMa zal zich over de inhoud van de verzegelde enveloppe(n) buigen. Toegang tot digitale bestanden De NMa heeft tijdens een onderzoek het recht computerbestanden, , de geheugens van mobiele telefoons, faxen en kopieerapparaten, fotomateriaal en (elektronische) agenda s te onderzoeken. De onderneming dient paswoorden en toegangscodes voor de computer af te geven en onderzoek mogelijk te maken op andere digitale bestanden, zoals het SIM-geheugen van mobiele telefoons of van elektronische agenda s. Het verdient de voorkeur de ambtenaren te helpen bij het maken van prints van bestanden van niet-vertrouwelijke stukken. Ambtenaren mogen verzoeken bestanden te kopiëren op CD-rom of andere gegevensdragers (bijvoorbeeld s en Excel-bestanden). Het is dan raadzaam de gegevens van dergelijke bestanden (zoals de omvang in Kb s en de datum van laatste aanpassing van het bestand) goed te noteren. Zorg ook steeds voor kopieën van de meegenomen bestanden. Bij onderzoek naar relevante digitale gegevens en bescheiden maakt de NMa tegenwoordig gebruik van digitale selectiemethoden : aan de hand van het vooronderzoek worden zoekvragen geformuleerd. Deze zoekvragen (waaronder trefwoorden verband houdende met het onderwerp van het onderzoek) houden verband met het aangekondigde doel en voorwerp van het onderzoek en kunnen tijdens het onderzoek ter plaatse worden aangevuld. De NMa verstrekt een lijst met de gehanteerde zoekvragen bij afronding van het onderzoek ter plaatse. De ambtenaar merkt alle digitale gegevens die hij door middel van (één van) de zoekvragen vindt aan als vallend binnen de reikwijdte. Deze gegevens verzamelt hij in de dataset origineel binnen de reikwijdte. De verzameling van digitale gegevens waarvan de ambtenaar niet kan uitsluiten dat deze gegevens bevat die buiten de reikwijdte van het onderzoek vallen, worden opgenomen in de dataset mogelijk buiten de reikwijdte. Dit kunnen ook bestanden zijn die de ambtenaar niet digitaal kan doorzoeken, zoals sommige PDF- of TIFF-bestanden. De onderneming kan tijdens deze zoektocht (gemotiveerd) wijzen op de aanwezigheid van privé-gegevens in één van beide datasets. De ambtenaar zal deze dan eventueel buiten de onderzoeksdata laten. Bij afronding van het onderzoek ter plaatse verstrekt de NMa zowel een lijst met de gehanteerde zoekvragen als een overzicht van (de herkomst van) de verzamelde digitale gegevens per dataset. De ambtenaar dient zich gedurende de digitale zoektocht te houden aan de (hiervoor besproken) regels aangaande geprivilegieerde gegevens en bescheiden. 17

18 STAP 2: VERWERKING VERZAMELDE INFORMATIE TEN KANTORE VAN DE NMA Filteren datasets De NMa heeft na afloop van het onderzoek ter plaatse mogelijk de beschikking over twee datasets, nl. (i) de dataset origineel binnen de reikwijdte en (ii) de dataset mogelijk buiten de reikwijdte. Zij verstrekt de onderneming zowel een overzicht als een kopie van de bestanden in deze datasets. Indien nodig ontdoet de NMa de (geëxtraheerde) datasets van materiaal dat zij op voorhand niet relevant acht. Nadere selectie van bestanden Ten aanzien van beide datasets heeft de onderneming de mogelijkheid binnen tien werkdagen na verstrekking gemotiveerd aan te geven welke digitale gegevens en bescheiden geprivilegieerd zijn (zie onder). Tevens heeft de onderneming met betrekking tot de dataset mogelijk buiten de reikwijdte de mogelijkheid binnen tien werkdagen na verstrekking gemotiveerd aan te geven welke digitale gegevens en bescheiden volgens de onderneming wel degelijk buiten de reikwijdte van het onderzoek vallen. Naar aanleiding van het verzoek zal een ambtenaar van het onderzoeksteam van de NMa de onderneming in de gelegenheid stellen aanwezig te zijn bij de controle van de juistheid van het verzoek. Ook bij deze controle bekijkt de ambtenaar de gegevens en bescheiden slechts om vast te stellen dat deze buiten de reikwijdte van het onderzoek vallen. Uiteindelijk ontvangt de onderneming schriftelijk bericht van het oordeel van de ambtenaar van het onderzoeksteam. Als de ambtenaar oordeelt dat het verzoek terecht is, zal hij de gegevens en bescheiden niet toevoegen aan het dossier. Als hij daarentegen oordeelt dat het verzoek ten onrechte is gedaan, worden de gegevens en bescheiden wél toegevoegd. Na afronding van de gehele procedure zullen alle digitale gegevens die niet in het rapportdossier zijn opgenomen worden vernietigd, voor zover wettelijk toegestaan. Behandeling van geprivilegieerde gegevens en bescheiden Voor de beoordeling van geprivilegieerde (digitale) bestanden geldt een afzonderlijke procedure waarvoor de NMa een functionaris verschoningsrecht heeft aangesteld. Dit is een ambtenaar die niet als toezichthoudend ambtenaar bij het desbetreffende onderzoek betrokken is of zal zijn. Ten aanzien van de gegevens en/of bescheiden die tijdens het onderzoek in (een) verzegelde enveloppe(n) zijn gedaan, verzoekt de betrokken functionaris verschoningsrecht de onderneming binnen tien werkdagen 18 visit from the NMA

19 schriftelijk te motiveren waarom deze gegevens en/of bescheiden geprivilegieerd zijn. Dezelfde functionaris buigt zich vervolgens zowel over deze claim als over een eventuele claim met betrekking tot de aanwezigheid van In een afzonderlijke procedure wordt uitgemaakt welke gegevens vertrouwelijk zijn. geprivilegieerde gegevens en/of bescheiden (in één van) de twee datasets. Van het oordeel van deze functionaris ontvangt de onderneming schriftelijk bericht. Als de functionaris oordeelt dat het verzoek terecht is, zal hij de gegevens en bescheiden retourneren of vernietigen. Als hij daarentegen oordeelt dat het verzoek onterecht is, dient hij zijn oordeel te motiveren. De onderneming krijgt dan (nogmaals) de gelegenheid de claim nader toe te lichten. Naar aanleiding van deze laatste toelichting wordt de onderneming wederom schriftelijk in kennis gesteld van het oordeel van de functionaris. Als de functionaris nu wel oordeelt dat het verzoek terecht is, zal hij de gegevens en bescheiden alsnog retourneren of vernietigen. Als hij echter bij zijn eerdere oordeel blijft, geeft de functionaris in zijn schriftelijke kennisgeving aan dat de toezichthoudende ambtenaar van de NMa niet eerder dan na verloop van vijf werkdagen na verzending van de kennisgeving de gegevens en bescheiden alsnog aan de onderzoeksdata zal toevoegen. Deze periode kan worden gebruikt om rechtsmiddelen aan te wenden. Na afronding van de gehele procedure zal de gehele correspondentie over de geprivilegieerde gegevens en bescheiden worden vernietigd, voor zover wettelijk toegestaan. 19

20 Verkrijgen van mondelinge informatie Ter plaatse mondelinge toelichting geven De NMa mag mondeling vragen stellen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen enerzijds vragen die nodig zijn voor het vlotte, praktische verloop van het onderzoek (bijvoorbeeld vindplaatsen van documenten, paswoorden, werking van software, functies en werkzaamheden van stafleden) en anderzijds vragen die betrekking hebben op het onderwerp van het onderzoek (het gedrag van de onderneming). U dient het eerste type vragen altijd te beantwoorden om te voorkomen dat u (of uw onderneming) ervan wordt Ook vraaggesprekken maken deel uit van een dawn raid. beschuldigd dat niet aan de medewerkings plicht is voldaan. Bij vragen aangaande het gedrag van de onderneming heeft u altijd recht op juridische bijstand en, afhankelijk van de strekking van de vraag, het recht om te zwijgen. Bij inspecties op last van de Europese Commissie mogen de ambtenaren vragen naar vind plaatsen van bepaalde documenten en informatiedragers. Voor het overige mogen zij enkel vragen stellen over documenten en informatiedragers, die zij op grond van hun onderzoeksbevoegdheden onder zich hebben gekregen. Voor inspecties van de NMa geldt, op grond van het evenredigheidsbeginsel, hetzelfde. In ieder geval hoeft u géén antwoord te geven op incriminerende vragen. Zie verder onder het kopje het recht om te zwijgen. Alleen antwoorden in het bijzijn van een jurist Om er zeker van te zijn dat de ambtenaren hun bevoegdheden niet overschrijden tijdens het vraaggesprek, is het aan te raden alleen vragen te beantwoorden in aanwezigheid van een jurist. Als dat absoluut onmogelijk is, moet de ondervraagde zelf de vragen en antwoorden noteren. Vraaggesprekken zullen bij voorkeur plaatsvinden in een afgesloten ruimte. Uitsluitend aangewezen personeel moet vragen beantwoorden Het is verder aan te bevelen dat uitsluitend personeel met voldoende kennis van zaken de vragen van de NMa beantwoordt. Het overige personeel moet hiervan op de hoogte zijn en weten wie van hun collegae de ambtenaren te woord zullen staan zodat zij de ambtenaren kunnen doorverwijzen. Om onjuiste antwoorden te voorkomen, dient men niet te antwoorden in geval van twijfel. Men mag altijd aangegeven dat men later op de vraag zal terug komen. De NMa kan in beginsel een ieder binnen de onderneming ondervragen. Een ieder die kennis draagt van een inbreuk op de Mededingingswet moet beschikbaar zijn om inlichtingen te verstrekken. De weigering aan een ondervraging mee te werken, kan aanleiding zijn voor het opleggen van boetes tot of, indien het een onderneming of ondernemersvereniging betreft en indien dat meer is, 1% van de omzet van de onderneming onderscheidenlijk van de gezamenlijke omzet van de 20 visit from the NMA

21 ondernemingen die van de vereniging deel uitmaken, in het boekjaar voorafgaande aan de beschikking. Het recht om te zwijgen Als sprake is van een redelijk vermoeden van overtreding van de Mededingingswet, gelden de cautieplicht en het zwijgrecht. Bij het verstrekken van mondelinge informatie wordt een afweging gemaakt tussen de medewerkingsplicht en het recht om te zwijgen. De cautieplicht houdt in dat de ambtenaar degenen die namens de onderneming bij het onderzoek zijn betrokken op het zwijgrecht moet wijzen. Dit zwijgrecht betekent dat de onderneming geen belastende verklaring tegen zichzelf hoeft af te leggen over de overtreding die wordt onderzocht. Het zwijgrecht komt in beginsel alle personen binnen de onderneming toe en dus niet alleen de civielrechtelijke vertegenwoordigers. Dit betekent echter niet dat u helemaal geen vragen meer hoeft te beantwoorden: het zwijgrecht is uitdrukkelijk geen vrijbrief om het verstrekken van belastend materiaal te weigeren! Documenten en andere informatiedragers moeten op verzoek van de ambtenaren worden afgegeven. Verzegeling Als het onderzoek aan het einde van de dag nog niet is afgerond, hebben de ambtenaren van de NMa de bevoegdheid bedrijfsruimten (zoals het directie-secretariaat) en voorwerpen (zoals kasten) te verzegelen. Dit wordt gedaan om manipulatie of verwijdering van door de NMa nog in te kijken materiaal te voorkomen. Het is de verantwoordelijkheid van de onderneming om te waarborgen dat de verzegeling in tact blijft. Daarom is het aan te raden schoonmaakdiensten, beveiliging en andere derden te wijzen op deze verzegeling. Het is ook aan hen te allen tijde verboden verzegelde ruimtes te betreden. Indien een derde de verzegeling toch verbreekt kan de NMa de onderneming een (forse) boete opleggen (zie ook p. 23: Sancties). De NMa kan deze boete ook opleggen indien de verzegeling niet met opzet is verbroken. Een onderneming of natuurlijk persoon kan alleen aan een boete ontsnappen indien deze geen verwijt kan worden gemaakt. Daarvan is slechts sprake in uitzonderlijke situaties, zoals een noodtoestand. De NMa kan zelfs een boete opleggen indien de verzegeling niet met opzet is verbroken. 21

22 Het einde van de inspectie Het inspectieteam zal gewoonlijk aan het einde van de inspectie een kort verslag opmaken met hierin: een overzicht van de documenten die zijn meegenomen en/of gekopieerd; een opsomming van de documenten waarom is verzocht, maar die niet zijn overhandigd of overgelegd, met vermelding van de reden daarvan; de vragen en antwoorden die respectievelijk zijn gesteld en gegeven, evenals de weigering om bepaalde vragen te beantwoorden met opgaaf van redenen. Degene die met de begeleiding van de inspectie is belast, moet het door de ambtenaren opgemaakte rapport zorgvuldig doorlezen en ondertekenen. Maak een kopie voor de onderneming. Als bezwaren bestaan tegen de inhoud, moet daarvan schriftelijk melding worden gemaakt bij ondertekening. Het rapport zal in ieder geval, eventueel onder voorbehoud, moeten worden ondertekend. Voor interne doeleinden moet de onderneming zelf ook een rapport van de inspectie opmaken. In dit rapport moet het volgende duidelijk zijn aangegeven: welke documenten en andere informatiedragers zijn opgevraagd, gekopieerd of bestudeerd door de betrokken ambtenaren; waar de desbetreffende documenten en andere informatiedragers zich bevonden; welke opgevraagde documenten en andere informatiedragers zijn geweigerd met opgaaf van de reden daarvoor (bijvoorbeeld de geprivilegieerde correspondentie met een advocaat of, in het geval van een onderzoek door de NMa, een interne jurist); met welke ambtenaar is gesproken, de door hem/haar gestelde vragen en de daarop gegeven antwoorden; elk voorval dat aanleiding gaf tot commentaar of reacties van de zijde van het inspectieteam. Tijdens de nabespreking, direct na afloop van de inspectie, zal opnieuw moeten worden nagedacht over de vraag of het (alsnog) indienen van een clementieverzoek wenselijk is. Zie bijlage 3 voor de checklist gedurende en na het inspectieonderzoek. 22 visit from the NMA

23 Overzicht van Sancties De maximale sanctie die aan ondernemingen of ondernemingsverenigingen kan worden opgelegd voor het overtreden van de kartelbepalingen of het verbod van misbruik van machtspositie op grond van de Mededingingswet is een boete van of, indien dat meer is, een boete van ten hoogste 10% van de jaaromzet van de onderneming. Als het een ondernemingsvereniging betreft is dit 10% van de gezamenlijke omzet van de ondernemingen die van de vereniging deel uitmaken. De maximale sanctie die aan personen kan worden opgelegd is een boete van In sommige lidstaten van de Europese Unie en sommige derde landen kunnen ook gevangenisstraffen worden opgelegd. De maximale sanctie die aan ondernemingen of ondernemingsverenigingen kan worden opgelegd voor het overtreden van de plicht mee te werken aan een onderzoek is een boete van of, indien De sanctie voor een gebrek aan medewerking is bijna net zo hoog als de sanctie voor de overtreding zelf. dat meer is, een boete van ten hoogste 1% van de jaaromzet van de onderneming. Als het een ondernemings vereniging betreft is dit 1% van de gezamenlijke omzet van de ondernemingen die van de vereniging deel uitmaken. Ook hier is de maximale sanctie die aan personen kan worden opgelegd een boete van De sanctie op het verbreken van een door de NMa aangebrachte verzegeling bedraagt maximaal of indien de overtreding door een onderneming of ondernemersvereniging is begaan 1% van de totale (gezamenlijke) jaaromzet als dat meer is. 23

24 Het Clementieverzoek Boetereductie bij samenwerking met autoriteiten De sancties van overtreding van de mededingingsregels kunnen worden verlaagd of op nihil worden gesteld door clementie te vragen. Clementie kan worden verkregen door aan (het clementiebureau van) de NMa een gedetailleerde verklaring in te dienen over een hardcore kartel waaraan is deelgenomen. Een dergelijk clementieverzoek kan worden gedaan door een bij het kartel betrokken onderneming of een daarbij betrokken natuurlijke persoon. Een klokkenluider kan clementie of boete-immuniteit verkrijgen. Aan de partij die als eerste informatie verschaft die de NMa in staat stelt een onderzoek te openen wordt volledige (100%) boete-immuniteit verleend. Een partij die als eerste informatie verschaft met aanzienlijke additionele waarde, nadat de NMa al een onderzoek is begonnen, ontvangt een boetevermindering van 60% tot 100%. De partij die als tweede informatie verschaft met aanzienlijke additionele waarde, of die als eerste informatie verschaft, maar andere partijen tot deelname aan het kartel heeft gedwongen, ontvangt een vermindering van 10% tot 40%. Het uiteindelijke kortingspercentage hangt af van de rang en de waarde van de verschafte informatie. De partij die als eerste nieuwe informatie verschaft waaruit blijkt dat het kartel ernstiger was of langer heeft geduurd dan oorspronkelijk aangenomen krijgt boete-immuniteit voor het meerdere. De clementieverzoeker dient contact op te nemen met het clementiebureau. Dit kan anoniem, op no names basis, gebeuren door middel van een advocaat om te vragen in hoeverre boete-immuniteit (nog) beschikbaar is. In dit geval dient onmiddellijk aansluitend een clementieverzoek te worden ingediend. NB: een clementieverzoek kan uitsluitend worden ingediend bij het clementiebureau. Indien tijdens een bezoek of dawn-raid van de NMa of de Commissie aan de leden van het inspectieteam informatie wordt overgelegd die het inspectieteam niet zou hebben gevonden of waarnaar het inspectieteam niet op zoek was, geldt deze informatie niet als ingediend in het kader van een clementieverzoek. Deze informatie kan daarna niet meer worden overhandigd in het kader van een clementieverzoek, en kan (en zal) tegen de onderneming worden gebruikt. Het clementieverzoek dient zeer gedetailleerde informatie te bevatten over alle aspecten van het kartel en de deelnemers daaraan (betrokken producten en/of diensten, geografische reikwijdte, duur, werkwijze, betrokken marktvolumes, data, locaties, inhoud en deelnemers aan bijeen komsten en afspraken etc.). Na het clementieverzoek blijft de verzoeker verplicht op ieder moment volledig mee te werken aan het onderzoek. 24 visit from the NMA

25 Wanneer een kartel in meerdere landen effect heeft (gehad), moet mogelijk in meerdere landen een clementieverzoek worden ingediend. Het is van groot belang het indienen van de verschillende clementieverzoeken nauwkeurig te coördineren. Contactgegevens clementiebureau NMa Telefoon: Fax: Contactgegevens clementie-aanvragen bij de Europese Commissie Fax: Telefoon: of (alleen bereikbaar op werkdagen van uur, buiten deze tijden kan alleen het faxnummer worden gebruikt) 25

26 BIJLAGE 1 Checklist receptie: verzoek de ambtenaren zich te identificeren en een bezoekersformulier in te vullen en vraag wat het doel van hun komst is. Maak bij voorkeur een kopie van de identiteitsbewijzen van de betreffende ambtenaren; verzoek de ambtenaren plaats te nemen in de wachtruimte in afwachting van de komst van de verantwoordelijke persoon bij de onderneming; en roep onmiddellijk de verantwoordelijke woordvoerder bij de onderneming op aan de hand van onderstaande telefoonlijst. Indien de ambtenaren naar een medewerker van de onderneming in het bijzonder vragen, dan roept u deze ook op. 26 visit from the NMA

27 BIJLAGE 2 Checklist woordvoerder voor de ontvangst van een inspectieteam: begeleid de ambtenaren naar een vergaderruimte; verzoek de ambtenaren zich te identificeren en vraag wat het doel van hun komst is; indien de ambtenaren het doel opgeven, noteer dit dan; neem contact op met uw bedrijfsjuristen, bestuur en advocaat; neem contact op met een secretaresse die het inspectieteam kan assisteren; zorg dat een delegatie van uw IT-afdeling het inspectieteam assisteert; en verzoek de ambtenaren te wachten met de inspectie totdat de advocaat is gearriveerd. 27

28 BIJLAGE 3 Checklist gedurende en na de inspectie: zorg ervoor dat de ambtenaren steeds zijn vergezeld van een advocaat, bedrijfsjurist of bestuurslid; zorg ervoor dat personen van uw eigen IT-afdeling de ambtenaren die onderzoek doen op uw computers in de gaten houden; als een kopie wordt gemaakt van een document, controleer dan of het document bedrijfsgeheimen bevat en dus als vertrouwelijk moet worden aangemerkt. Controleer ook of het document geprivilegieerd is; als iets moet worden gekopieerd voor de ambtenaren, maak dan ook een kopie voor uzelf en voor de advocaat. Maak ook een inventarislijst van alle gemaakte kopieën en van de vindplaats van de originele documenten; zorg ervoor dat alleen daartoe bevoegde personen mondelinge vragen van de ambtenaren beantwoorden, liefst in aanwezigheid van de advocaat en/of bedrijfsjurist. Zie onder bijlage 2 voor de lijst van personen die bevoegd zijn om vragen van inspecteurs te beantwoorden; lees het door de ambtenaren opgemaakte rapport zorgvuldig door en onderteken het. Als er bezwaren bestaan tegen de inhoud moet daarvan schriftelijk melding worden gemaakt bij ondertekening. Maak een kopie voor de onderneming; controleer of u de CD-rom met forensische images en digitale kopieën heeft ontvangen. Controleer daarbij tevens of u de bij de forensische images of algehele kopieën behorende HASH-waarden heeft ontvangen; voor interne doeleinden moet u zelf ook een rapport van de inspectie opmaken; evalueer met de advocaten de gevolgen van het onderzoek en overleg over eventueel verder te ondernemen stappen. Hierbij dient ook de wenselijkheid van een clementieverzoek te worden besproken; zorg voor een externe strategie (bericht aan bestuur, aandeelhouders, beursautoriteiten en pers). 28 visit from the NMA

29 BIJLAGE 4 Relevante wetgeving Nederlandse wetgeving Nederlandse Mededingingswet artikelen 6, 24, 50-55c, 69, 70, 70a en 70b Algemene wet bestuursrecht Titel 5:2 inzake toezicht op naleving en Titel 5.4 inzake bestuurlijke boete Werkwijze NMa analoog en digitaal rechercheren Nederlandse Clementieregeling Europese wetgeving: Verordening 1/2003, hoofdstukken V en VI Europese Clementieregeling 29

30 De belangrijkste artikelen van de Mededingingswet en het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie Artikel 6 lid 1 van de Mededingingswet (Mw) verbiedt overeenkomsten tussen ondernemingen, besluiten van ondernemersverenigingen en onderling afgestemde gedragingen tussen ondernemingen die ertoe strekken of ten gevolge hebben dat de mededinging op de Nederlandse markt of een deel daarvan wordt verhinderd, beperkt of vervalst. Artikel 101 lid 1 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie (VWEU) bevat een zelfde verbod voor overeenkomsten, besluiten en gedragingen met gevolgen voor de handel tussen lidstaten. Artikel 24 Mw verbiedt misbruik van een economische machtspositie. Ingeval daardoor de handel tussen lidstaten wordt beïnvloedt, is artikel 102 VWEU van toepassing. De NMa en de Commissie kunnen hoge boetes opleggen voor overtreding van deze bepalingen. 30 visit from the NMA

31 31

32 32 visit from the NMA

33 PREVENTION IS BETTER THAN CURE I didn t know is not a valid excuse. An effective compliance programme is therefore essential. Houthoff Buruma s EU & Competition practice group can test your current compliance policy and, if required, implement a compliance programme which will minimise the likelihood of competition infringements by your undertaking. We aim to ensure you will no longer need this brochure after we have completed our work. Houthoff Buruma s EU & Competition practice group consists of approximately 20 lawyers located at our offices in Amsterdam and Brussels. This unit is managed by Weijer VerLoren van Themaat, Gerard van der Wal and Jaap Doeleman. Houthoff Buruma s Dawn Raid Team consists of approximately 30 lawyers based in our offices in Amsterdam, Rotterdam and Brussels. This team has been set up with the aim of providing your undertaking with specialised and appropriate assistance as soon as possible, anywhere in the Benelux, in the event you are visited by the Netherlands Competition Authority (NMa) or the European Commission. 33

34 Introduction The Netherlands Competition Authority (NMa) and the European Commission monitor and enforce compliance with the competition rules in the Netherlands. These rules prohibit the making of cartel agreements and abuse of a dominant position. The NMa or the European Commission may visit your undertaking in order to conduct an inspection on their own initiative or following a complaint. This is referred to as a company visit or inspection or, more commonly, a dawn raid. A visit of this nature is generally unannounced, can span several days and may be carried out simultaneously at more than one location. This brochure deals primarily with inspections conducted by the NMa. An inspection can occur where there is a suspicion that your undertaking or association of undertakings has infringed the competition rules. The aim of an inspection is to gather (further) additional information. This may be oral or written information, including digital information. An inspection may also be conducted in the context of an investigation of the entire industry or sector, without a specific suspicion that your undertaking has committed any infringement. Frequently, the NMa has already gathered a significant amount of information concerning a certain agreement or specific conduct by the time it conducts an inspection. For example, in the context of a request for leniency, where one of the members of the cartel has reported its existence (see also page 52: Request for leniency). A cooperative attitude is recommended at all times. This does not mean, however, that your undertaking cannot invoke the rights vested in it. If the inspectors exceed the scope of their powers, you may, politely but firmly, make your objections known, possibly after consulting your lawyer. Being well prepared requires you to be aware of your rights and obligations. Which requests to inspect documents and data files must you comply with? And do you have to answer all the questions? This brochure gives a brief summary of your rights and obligations and is intended to serve as a guide on how to act when receiving a visit from the NMa. The text of this guide is based on the situation as per June Houthoff Buruma has a team of lawyers available in Amsterdam, Rotterdam and Brussels to provide your undertaking with quick and efficient assistance anywhere it may be established in the Benelux. 34 visit from the NMA

35 For further questions regarding your preparation or concerning your rights and obligations, you can contact the following persons at the EU & Competition practice group: Amsterdam Weijer VerLoren van Themaat T +31 (0) E w.verloren@houthoff.com Brussels Gerard van der Wal T +32 (0) E g.van.der.wal@houthoff.com Gerrit Oosterhuis T + 32(0) E g.oosterhuis@houthoff.com 35