Informatie voor organisatoren

Transcriptie

1 Informatie voor organisatoren

2 Wat is? is een dynamisch bedrijf dat zich specialiseert in het optimaliseren van ticketverkoop via het internet (e-tickets), mobiele tickets en ook tickets die verkocht worden via voorverkooppunten (hard-tickets). Tickets kunnen ook beschikbaar gesteld worden via verschillende voorverkoopskanalen zoals eigen gekozen winkels, eigen website, Facebook, Twitter, Partyflock,... werd in 2007 opgericht door ervaren ondernemers met uitgebreide kennis van ticketing, management en soft- en hardware. Na enkele jaren ervaring in de mobiliteits- en evenementensector, waar ook gebruik wordt gemaakt van tickets die verkocht worden via internet en de scanning ervan, werd er besloten om het marktaandeel te vergroten op de e-ticketing markt. Met ons eigen software product: "Ticket Management System" hebben we een innovatief en hoog technologisch softwareplatform dat zowel kwaliteitsvolle als betrouwbare resultaten kan garanderen aan u als organisator en aan de kopers van uw tickets. Onze belangrijkste pijlers zijn: Democratisch: Lage boekingskosten, organisatiefee (zie bijlage 1) Eenvoudig: Eenvoudig systeem, korte invulformulieren, snelle inschrijving Veilig: Beveiligde server, unieke hard-tickets, barcode scanning Statistieken: Opvolging van voorverkoop, geografische visualisatie, inkomverloop Flexibel: 24 op 24 en 7 op 7 beschikbaar, live chat helpdesk, snelle aanlevering tickets Wat doen we? is niet de zoveelste ticket handler. Wij beschikken over enkele unieke eigenschappen waarmee wij ons profileren op de ticketing markt. Onze belangrijkste punten hebben we hieronder even verduidelijkt. Bij krijgt u de mogelijkheid om als organisator de inkomsten van de online verkoop rechtstreeks op uw eigen bankrekening te ontvangen. U krijgt rechtstreeks het geld en zorgt voor de afhandeling van de tickets. Dit zorgt voor enkele voordelen: Ons systeem is veel betrouwbaarder en volledig transparant voor de organisator omdat u zelf kunt nagaan wanneer en wie er geld stort op uw rekening i.v.m. ticketverkoop. U beschikt direct over uw eigen gelden omdat u deze rechtstreeks van de klant krijgt. is dus GEEN TUSSENPARTIJ die de gelden naar u moet doorstorten. Niet wachten op tussentijdse uitbetalingen om het geld te benutten. U mag ook niet de rente vergeten die u via deze methode ontvangt. verzorgt de volledige handling wat betreft uw volledige ticketing. Dit zowel voor online, mobiele als offline tickets. U hoeft als organisator enkel aan te geven welke tickets u wil verkopen en wij zorgen 2

3 voor de rest. Dit houdt in dat wij de tickets verzenden, s en telefoons beantwoorden, enz... Ook op het evenement zelf zorgen wij voor support zodat de tickets van uw bezoekers vlot op uw evenement gescand kunnen worden. Elke organisator krijgt een persoonlijke account manager toegewezen die steeds voor u klaar staat. Ook de algemene klantendienst is 24 op 24 en 7 op 7 dagen beschikbaar via telefoon. Ook is er een online chat om rechtstreeks contact op te nemen met één van onze medewerkers. Wij ondersteunen de verkoop van uw tickets, alsook de promotie van uw evenement via verschillende verkoopskanalen zoals Facebook, Twitter, Partyflock, eigen gekozen winkels,... Omdat ieder evenement verschillend is, bieden wij gratis een op maat gemaakte oplossing aan, afhankelijk van de organisator. Hoe werkt het? Binnen enkele minuten kan u uw eigen ticketshop opzetten om zo direct online tickets te verkopen en aan te bieden in vele verschillende voorverkooppunten. U krijgt van een speciaal beveiligde ticketshop toegewezen die zeer eenvoudig ingewerkt kan worden in uw website. U krijgt hier natuurlijk gratis technische ondersteuning bij om uw ticketshop te integreren in al uw verschillende media. De ticketshop wordt natuurlijk ook volledig in uw eigen huisstijl aangeleverd. De klant kan daarna direct zijn ticket op uw website bestellen en betalen. Wanneer de betaling is afgerond, krijgt de klant zijn ticket via toegestuurd. Dit ticket kan hij dan afprinten of meenemen op zijn smartphone. Deze e-tickets bevatten een unieke barcode die aan de ingang van het evenement gescand wordt. Hard-tickets Hard-tickets zijn inkomkaarten die u op voorhand laat bedrukken door. Deze kunnen verdeeld worden over zelf gekozen voorverkooppunten. kan u als organisator voorzien van twee verschillende soorten hard-tickets die allebei direct leverbaar zijn. Beide zijn vervaardigd uit hoogwaardig PVC in de vorm van een bankkaart. Ze worden geleverd met unieke barcodes op de achterkant, die bij de ingang van uw evenement gescand worden. Deze kaarten hebben verschillende voordelen, nl. ze zijn zeer moeilijk te kopiëren, waterbestendig zodat de barcode niet kan uitlopen, een handig kredietkaartformaat en bovendien zijn ze exclusief, wat een meerwaarde geeft aan uw evenement. U heeft de keuze uit een vooraf gedefinieerde opmaak van zoals u kan zien op onderstaande afbeelding. 3

4 U kan ook opteren om een volledig eigen layout aan te maken waar u bijvoorbeeld uw sponsors in kunt verwerken. Een voorbeeld hiervan ziet u in onderstaande afbeelding. Prijzen voor deze hard tickets kan u onderaan terugvinden in bijlage 1. Uitgebreide statistieken Als organisator beschikt u 24 op 24 en 7 op 7 over de meest recente statistieken en dit zowel voor, tijdens als na de afloop van uw evenement. Onze zeer uitgebreide statistieken zijn specifiek gericht op u als organisator. U kan bijvoorbeeld nagaan wie en wanneer er iemand inschrijft of betaalt, of het publiek vooral mannelijk of vrouwelijk is, of welke leeftijdsgroep vooral op uw evenement aanwezig is. Er is ook een mogelijkheid om een promotiecampagne toe te voegen aan het ticketverloop overzicht. Zo kan u precies zien wanneer en welke promotiecampagne het meest succesvol is. Dit kan u ook bekijken in een geografische kaart zodat u precies de gemeente of provincie ziet waar de meeste tickets verkocht worden. Zo kan u uw toekomstige reclamecampagnes hierop afstemmen. Er zijn natuurlijk oneindig veel mogelijkheden in de rapportage van uw evenement en u heeft zelf de keuze welke statistieken u graag raadpleegt. gastenlijst Niet alleen de statistieken zijn een belangrijke factor voor de opvolging van uw evenement, maar ook de opvolging en creatie van uw gastenlijst, denk maar aan sponsors, crew, zakenrelaties, enz... U krijgt gratis de mogelijk om ook deze personen een e-ticket toe te sturen die zij dan kunnen afprinten en laten scannen aan de ingang van uw evenement. Er bestaat zelfs de mogelijkheid om u als organisator per SMS bericht te verwittigen wanneer een bepaalde, belangrijke gast arriveert op uw evenement. Zo kan u dan eenvoudig contact leggen met die persoon die zich binnen enkele minuten in de VIP ruimte bevindt. Zo zijn er nog tal van vernuftige functies die u kan gebruiken, en die een eventuele meerwaarde bieden. Veiligheid is dagelijks bezig om de beveiliging van hun systeem te optimaliseren, waardoor het uitgesloten is dat er iets met uw tickets gebeurt. Enkele van onze beveiligingsmaatregelen zijn, ten eerste een speciaal beveiligd certificaat dat al het verkeer van en naar onze server encrypteert via het HTTPS protocol zodat alle gegevens versleuteld worden doorgestuurd waardoor kwaadwilligen onmogelijk gegevens kunnen onderscheppen. 4

5 Ten tweede, voor de betalingen wordt steeds doorverwezen naar de officiële websites van de bank naar keuze die de betaling veilig afhandelt. Er zijn natuurlijk nog tal van andere beveiligingsmaatregelen geïntegreerd die o.w.v. de veiligheid niet worden vermeld. Betalingsopties via Het is van uiterst belang dat de betalingen direct of zo snel mogelijk worden geverifieerd. EventTickets heeft een uniek betalingsplatform hiervoor gecreëerd dat alle belangrijkste banken in België en Nederland ondersteunt en dus voor een snelle verwerking zorgt. heeft met al deze banken overeenkomsten afgesloten om de gelden direct van de klant over te boeken naar de juiste rekening. Op deze manier wordt ervoor gezorgd dat de verwerking van de betaling zo goed als direct gebeurt zoals dit bijvoorbeeld het geval is bij enkele kredietoplossingen zoals Visa en MasterCard. Door dit unieke betalingsplatform moet er geen extern bedrijf worden gecontacteerd wanneer een koper van een ticket vragen heeft i.v.m. een betaling, wat de procedure van afhandeling veel sneller maakt. De klant kan 7 dagen op 7 terecht bij. Zo is er ook geen tussenpartij die de betalingen van uw evenement kan opvolgen. garandeert hier absolute geslotenheid over. Banken met een rechtstreekse betalingsmogelijkheid (België): Extra informatie: Ook klanten die aangesloten zijn bij andere banken zoals Citibank of de Deutsche Bank kunnen hun tickets betalen via Bancontact/Mister Cash en Maestro. 5

6 Banken met een rechtstreekse betalingsmogelijkheid (Nederland): - ABN Amro - Friesland Bank - ING - SNS Regio Bank - ING - Rabobank - SNS Bank - Fortis (NL) Betalingsopties die wereldwijd ondersteund worden: Omdat evenementen klanten lokken uit verschillende landen is het belangrijk dat er ook wereldwijde betalingsmogelijkheden zijn. De klanten hebben de mogelijkheid om te betalen via Visa, MasterCard, American Express, Maestro, Bancontact, Sofort banking of Paypal. Dit is een zeer snelle manier van betalen die ook de last-minute klanten tevreden zal stellen. 6

7 Statistieken 7

8 8

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 Bijlage 1: Tarieven van Opbrengsten organisator De organisator heeft ook de keuze om een extra organisatiefee te vragen tot een maximum van 0,50 euro (incl. BTW) voor tickets onder 10 euro en 1,50 euro voor tickets vanaf 10 euro inkomprijs. Prijs inkomticket Boekingskosten Organisatiefee Op 1000 tickets < 10 euro 1,00 euro (incl. BTW ) Vb 1: +0,25 euro 250 euro VB 2: +0,50 euro 500 euro Vb 1: +0,35 euro 350 euro Vb 2: +0,70 euro 700 euro 10 euro 1,25 euro (incl. BTW ) Kosten voor kopers van e-ticket Deze boekingskosten worden doorgerekend aan de koper wanneer zij hun e-ticket via EventTickets reserveren. Prijs inkomticket Boekingskosten Ticket < 10 euro 1,00 euro incl. BTW Ticket 10 euro 1,25 euro incl. BTW 14

15 Kosten organisator Supervisor: Persoon van die op het evenement alles regelt i.v.m. Ticketverkoop. (Deze persoon komt gratis* vanaf dat er 350 e-tickets verkocht zijn. Indien er minder worden verkocht is de kost voor de organisator. Voorbeeld: 250 e-tickets verkocht => ( ) * 1,25 = 125,00 euro voor de service van de supervisor van ) Prijzen Hard-Tickets Creditcard Creditcard (eigen opmaak) 0,21 euro / stuk (excl. BTW) 0,26 euro / stuk (excl. BTW) Minimale afname = 2500 tickets Gebruik van eigen rekening Door deze optie beschikt u direct over uw geld en bent u niet afhankelijk van om een tussentijdse betaling te krijgen. is dan geen tussenpartij meer tussen u en de klant. Om hier gebruik van te maken, wordt een éénmalige opstartkost van 150 euro (excl. BTW) aangerekend om de administratiekosten met de bank instanties te bekostigen. VIP SMS reminder = 1,00 euro (excl. BTW) Via deze functie kan u als organisator via SMS op de hoogte worden gehouden wanneer een bepaalde, belangrijke gast arriveert op uw evenement. Zo kan u dan eenvoudig contact leggen met die persoon die zich binnen enkele minuten in de VIP ruimte bevindt. Gastenlijst De eerste 250 tickets die u verstuurt naar uw gasten zijn volledig gratis. Indien u er meer wenst te versturen kost het 0,50 euro per verstuurd ticket. * Exclusief transportkosten vanaf 2360 Oud-Turnhout, België aan 0,20 euro/km. 15

16 Bijlage 2: Voorbeeldsituaties prijzen : Hieronder vind je 3 voorbeeldsituaties van de kosten die u gemiddeld moet incalculeren indien u gebruik maakt van de diensten van. Voorbeeld 1: Aankoop hard-tickets: 2500 stuks; Verkoop e-tickets: 500 stuks OMSCHRIJVING Lay-out Huur materiaal Inbouwen in website Verzenden van gasten tickets Aankoop hard-tickets 525,00 euro 650,00 euro 250 euro 250,00 euro Verkoop e-tickets (2500 x 0,21 OF 0,26 euro excl. BTW) (500 x 0,50 euro organisatorfee) TOTALE KOSTPRIJS VOOR ORGANISATOR 275,00 euro Eigen Lay-out 400,00 euro Voorbeeld 2: Aankoop hard-tickets: 5000 stuks; Verkoop e-tickets: 1250 stuks OMSCHRIJVING Lay-out Huur materiaal Inbouwen in website Verzenden van gasten tickets Aankoop hard-tickets 1050,00 euro 1300,00 euro 625,00 euro 625,00 euro TOTALE KOSTPRIJS VOOR ORGANISATOR 425,00 euro 675,00 euro Verkoop e-tickets (5000 x 0,21 OF 0,26 euro excl. BTW) (1250 x 0,50 euro organisatorfee) Eigen Lay-out Voorbeeld 3: Verkoop e-tickets: 1000 stuks OMSCHRIJVING Lay-out Huur materiaal Inbouwen in website Verzenden van gasten tickets TOTALE KOSTPRIJS VOOR ORGANISATOR Eigen Lay-out 16