Gebruikers handleiding

Transcriptie

1 Gebruikers handleiding De applicatie voor het beheer en onderhoud van noodverlichting Versie: 3.02.

2 Introductie. Gefeliciteerd met de aanschaf van Checkmore. Checkmore is gemaakt door en voor installateurs om het beheer en onderhoud van noodverlichting eenvoudig te maken. Met Checkmore inventariseert en inspecteert u alle locaties met noodverlichting. Door de uitgebreide database is fouten maken onmogelijk. Materiaallijsten met de benodigde materialen voor inspectie haalt u eenvoudig uit Checkmore. Na inspectie staat het volledig ingevulde inspectierapport klaar in PDF bestand voor de klant. Met Checkmore maakt u het onderhoud van noodverlichting een overzichtelijk winstgevend project. Inhoud: Hoofdstuk 1:..... Inloggen. Blz. 4 Waar inloggen Uitleg Hoofdstuk 2:. Takenlijst. Blz. 5 Overzicht Inventarisaties Inspecties Nieuw Hoofdstuk 3:.... instellingen. Blz. 6 / 7 Fabricaat Armatuur type Referentie code Hoofdstuk 4... Autorisaties. Blz. 7 / 8 Gebruikers Organisaties Klanten Hoofdstuk 5:... Aanmaken gebruikers. Blz. 9 Waarom gebruikers aanmaken Hoe gebruikers aanmaken 2

3 Hoofdstuk 6: Aanmaken organisatie. Blz. 10 Waarom organisaties aanmaken Organisatie aanmaken. Hoofdstuk 7: Inventarisatie. Blz. 11 / 12 / 13 Inventarisatie maken Inventarisatie uitvoeren Barcodes maken Excel lijsten importeren Inventarisatie overzicht tips Hoofdstuk 8:.. inspectie. Blz. 13 / 14 / 15 Inspectie maken Inspectie uitvoeren Werkvoorbereiding Inspectie rapport Tips Hoofdstuk 9: Vraag en antwoord? Blz. 16 / 17 / 18 Installatie, inloggen en beheer Inventarisatie, inspectie en armaturen Administratie Anders 3

4 Hoofdstuk 1: Inloggen Waar inloggen. Figuur 1 Ga naar log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord (fig. 2). Gebruikersnaam en wachtwoord kunt u opvragen via de website van Checkmore of via info@checkmore.nl. Figuur 2 Uitleg. Na het inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord komt u in het beginscherm (fig. 3). Hier ziet u uw bedrijfsnaam en uw eigen naam staan, de gebruikersnaam en wachtwoord zijn persoonlijk gekoppeld aan uw eigen pagina. In het beginscherm kunt u kiezen uit de takenlijst, instellingen en autorisaties. Figuur 3 4

5 Hoofdstuk 2: Takenlijst In de takenlijst (fig. 4) en (fig. 3) staan alle inventarisaties en inspecties die uitgevoerd of ingepland zijn. Figuur 4 In de takenlijst worden de nieuwe inventarisaties en nieuwe inspecties gemaakt Overzicht Figuur 5 In het overzicht heeft u alle inventarisaties en inspecties in één lijst staan. De inventarisaties en inspecties worden gerangschikt op datum, deze datums worden toegevoegd tijdens het aanmaken van een nieuwe inspectie of inventarisatie. Inventarisaties Figuur 6 In het tabblad inventarisaties heeft u een overzicht van alle ingeplande en uitgevoerde inventarisaties. De inventarisaties zijn standaard gerangschikt op datum ingepland en zijn te rangschikken op Naam Straat Postcode Plaats Inspecties Figuur 7 In het tabblad inspecties (zie figuur 7) heeft u een overzicht van alle ingeplande en uitgevoerde inspecties. De uitgevoerde inspecties zijn herkenbaar aan de streep door de locatie. De inspecties zijn standaard gerangschikt op datum ingepland en zijn te rangschikken op: Naam Straat Postcode Plaats Status Zoeken kan op werkbonnummer met de functie rechtsboven 5

6 Hoofdstuk 3: Instellingen Bij instellingen (fig. 8) kunnen toegevoegd worden Fabricaat Armatuur type Referentie codes Dit zijn hulpstukken die gebruikt kunnen worden in het account van de monteur. Fabricaat. Figuur 8 Figuur 9 Bij fabricaat kunt u nieuwe fabrikanten toevoegen van noodverlichting die niet in de database voorkomen. Deze fabrikanten zijn dan alleen beschikbaar binnen uw organisatie. Armatuur type. Figuur 10 Bij armatuur type (fig. 10) kunt u een nieuw onbekend armatuur toevoegen. Vul alle verplichte velden in (deze zijn te herkennen aan *) en sluit af met aanmaken onderaan de pagina. Er kan alleen gekozen worden uit door systeem bestaande batterijen en lichtbronnen. Staat de accu / lichtbron van uw keuze er niet tussen neem dan contact op via info@checkmore.nl 6

7 Referentie code. Met nieuwe referentie code kunt u locaties en klimmaterialen toevoegen. Bij functie kiest u locatie of montage hulpmiddel en voert hier de omschrijving bij in. Met sort order geeft u aan waar in de lijst u de nieuwe locatie of klimmateriaal wilt hebben staan. 0 = bovenaan 99= onderaan *Deze nieuw aangemaakte locaties of klimmaterialen zijn alleen beschikbaar binnen uw eigen organisatie. Figuur 11 Hoofdstuk 4 : Autorisaties Bij autorisaties kunnen toegevoegd worden Gebruikers (blz. 9) o Monteur o Planner Organisaties (blz. 10) Met klanten heeft u een goed overzicht over alle organisaties en de bijbehorende locaties. Figuur 12 7

8 Gebruikers. Bij gebruikers (fig. 12) maakt u nieuwe accounts aan voor de monteur of werkvoorbereider. In hoofdstuk 5 (blz. 9) wordt uitgelegd hoe u nieuwe gebruikers aan maakt. Organisaties. Bij organisaties (fig. 12) kunt u een organisatie aanmaken. In hoofdstuk 6 (blz. 10) wordt uitgelegd hoe u nieuwe organisaties aan maakt. Waarom organisaties? Organisaties zijn een verzamelplaats voor locaties. Bijvoorbeeld een gemeente heeft meerde locaties waar de noodverlichting van wordt gecontroleerd. Geef de organisatie de naam van de gemeente en zet tijdens de inventarisatie alle locaties van deze gemeente onder deze organisatie. Klanten. Met klanten kunt u gemakkelijk zoeken in de lijst met alle organisaties. Bij klanten (fig. 12) kunt u alle organisaties zien in 1 lijst. Met het aanklikken van 1 organisaties krijgt u een overzicht van alle locaties die bij deze organisatie behoort. hier kunt u een samenvatting opvragen van materialen van alle locaties in één of per stuk. Figuur 14 Figuur 13 Figuur 15 8

9 Hoofdstuk 5: Aanmaken van gebruikers Waarom gebruikers aanmaken? Gebruikers zijn nodig om iedere monteur of werkvoorbereider te laten werken met zijn eigen account. Inventarisaties en inspecties worden toegewezen aan een monteur. Alleen de toegewezen monteur kan deze inventarisaties en inspecties zien in zijn account. Dit houd het geheel overzichtelijk voor de monteurs Gebruikers aanmaken. Ga naar autorisaties (fig. 12 blz. 7) en kies gebruikers. Bij gebruikers maakt u nieuwe accounts aan voor de monteur of werkvoorbereider. Vul alle gevraagde velden in en geeft het account zijn machtiging. Kies bij organisatie voor de Service partner. Voor monteur kies mechanic Voor werkvoorbereider kies planner Figuur 16 Om het account te activeren moet het vinkje aan gezet worden bij geactiveerd Figuur 17 Ieder aangemaakt account kan altijd gedeactiveerd worden door het vinkje uit te klikken en het account te updaten. Figuur 18 kies onderaan de pagina om het account klaar te zetten voor gebruik. Figuur 19 9

10 Hoofdstuk 6: Aanmaken organisaties. Waarom organisaties aanmaken? Organisaties zijn een verzamelplaats voor locaties. Bijvoorbeeld een gemeente heeft meerde locaties waar de noodverlichting van wordt gecontroleerd. Geef de organisatie de naam van de gemeente en zet tijdens de inventarisatie alle locaties van deze gemeente onder deze organisatie. Organisaties aanmaken. Ga naar autorisaties en klik op organisaties. Klik op nieuwe organisatie en vul alle velden zo volledig mogelijk in. Dit kan achteraf altijd veranderd worden. Houdt er rekening mee dat de organisatie de verzamelplek is van meerdere locaties. Kies daarom een duidelijke naam. Figuur 21 Kies na het invullen voor de organisatie is klaar voor gebruik en Figuur 20 Zoeken in het overzicht van alle organisaties kan gemakkelijk met de functie klanten (fig. 13, blz, 8) 10

11 Hoofdstuk 7: Inventarisatie. Inventarisatie aanmaken. Begin bij de takenlijst (fig. 4), kies nieuwe inventarisatie. Figuur 22 Zie figuur Kies de organisatie 2. vul de locatie in 3. vul de postcode, straat en woonplaats in 4. voer huisnummer in 5. geef aan welke inspecteur de inventarisatie gaat uitvoeren 6. voer de datum in wanneer de inventarisatie wordt uitgevoerd. Inventarisatie uitvoeren De inventarisatie is toegevoegd aan het account van de monteur. Figuur 23 De nieuwe inventarisatie staat nu in de takenlijst (fig. 4) van de monteur. Klik op de inventarisatie in de overzichtslijst. Figuur voeg armatuur toe (fig. 24) 2. kies verdieping en armatuur nummer. (fig. 25) 3. Kies de locatie of vul deze zelf in met anders, namelijk 4. Geeft het bouwjaar van het armatuur op Figuur 25 11

12 Kies de fabricaat en het armatuur type. Checkmore is voorzien van een database met de meest voorkomende fabrikanten en armatuur types. Door het invoeren van de fabrikant en bijbehorend type past het scherm zich aan bij het armatuur. Controleer altijd of de lichtbron en accu juist zijn aangegeven. Kies de tekstplaat als deze aangegeven wordt voor het gekozen armatuur. (fig. 26) De tekstplaat voorzijde moet verplicht gekozen worden, de achterste tekstplaat kan aangegeven worden als deze aanwezig is. Figuur 26 Geef voor de lichtbron en de accu het bouwjaar of plaatsingsdatum op en ga verder met het volgende armatuur. Doorloop de hele locatie op deze manier en sluit af met opslaan en terug De inventarisatie is nu uitgevoerd en kan klaar gezet worden voor inspectie zie hoofdstuk 8: inspectie Barcodes maken Figuur 27 Barcodes kunnen geprint en gescand worden als u in het bezit bent van een label printer. Voor dat de barcodes geprint kunnen worden moet er een lay-out worden gemaakt in het programma van uw labelprinter. De opmaak en indeling van het label is vrij. Checkmore genereert een Excel bestand met: QR-code Armatuurnummer Postcode en huisnummer De website van uw bedrijf Het Excel bestand wordt geïmporteerd in de lay-out van de labelprinter. Dit verschilt per labelprinter, raadpleeg daarom altijd de handleiding van uw printer. 12

13 Figuur 28 Excel lijsten importeren Met upload Excel lijst kunt u bestaande Excel inventarisatie lijsten uploaden in de Checkmore applicatie Let op: De in te voeren Excel lijst moet in de zelfde vorm ingevoerd worden als de bestaande Excel lijsten. Download daarom eerst een inventarisatie lijst en kopieer de bestaande Excel lijst naar deze inventarisatie lijst. houdt er rekening mee dat de fabrikant en types overeenkomen met de database van de Checkmore applicatie. Onbekende of onjuist geschreven types zal Checkmore niet herkennen Figuur 29 Inventarisatie overzicht De ingevoerde inventarisatie overzicht kan gedownload worden. Druk op download printbaar Excel sheet om het inventarisatie overzicht te gebruiken als looplijst of om mee te geven met het inspectie rapport. Tips Om niet twee keer naar dezelfde locatie te moeten, eerst voor de inventarisatie en daarna inspectie is het verstandig om met de inventarisatie meteen de accu s en lichtbronnen te vervangen. In de inventarisatie kan dan meteen de nieuwe datum genoemd worden. Na het aanmaken van de inspectie (zie hoofdstuk 8) kan dan meteen de inspectie uitgevoerd worden vanaf een andere locatie. Hoofdstuk 8: Inspectie. Met checkmore inspecteert u de noodverlichting volgens de laatst geldende normen. Conform ISSO publicatie 79 en NEN-EN Deze zijn terug te vinden op het inspectie rapport. 13

14 Inspectie aanmaken Inspectie starten Figuur Ga naar de takenlijst en klik 2. Geef de organisatie, locatie en inspecteur op. (fig. 31) 3. Geef datum op wanneer de inspectie plaatsvind 4. Voer werkbonnummer of opdrachtnummer in (zie figuur 30). Figuur En de inspectie staat klaar in het account van de monteur Figuur 32 Let op: Een inspectie kan alleen gestart worden als een inventarisatie is uitgevoerd. Zie hoofdstuk 7: inventarisatie aanmaken. Een inspectie kan ook aangemaakt worden in de inventarisatie. Klik dan onderaan de pagina op en benoem de inspecteur, doorloop punt 3 tot 5 van inspectie starten. Figuur 33 Inspectie uitvoeren Als de inspectie aangemaakt is staat deze klaar in de takenlijst van de monteur. 1. Klik op de inspectie die uitgevoerd moet worden. 2. Kies Figuur 35 Figuur 34 Doorloop het inspectie proces. (fig. 34) Vink aan wat uitgevoerd is. Alles met moet aangekruist of aan gevinkt is. Figuur 36 Geïnspecteerd of vervangen. Niet vervangen of overgeslagen. Geef bij opmerkingen aan waarom niet vervangen of overgeslagen is.met aangeven iets niet in orde (fig. 38) Figuur 37 14

15 kunt u aangeven wat er vervangen moet worden. Als het vinkje van armatuur volgende keer vervangen wordt aangezet. Wordt bij de volgende inspectie het armatuur als te bestellen neer gezet. Met armatuur vervangen kunt u de volgende inspectie aangeven dat het armatuur vervangen is. Figuur 38 Let op: Met het aanvinken van Elektronica en pictogram vervangen (fig. 37) geeft u aan dat het pictogram vervangen is. Met Figuur 39 gaat u verder met de inspectie. Overslaan van een armatuur tijdens inspectie kan met Werkvoorbereiding. Voor dat de inspectie gestart wordt, wordt de te gebruiken materialen opgevraagd voor de inspectie. Figuur Ga naar de takenlijst (fig. 4) 2. Kies de te inspecteren locatie in het overzicht (fig. 7) 3. Klik boven aan de pagina op download looplijst (fig. 40) Er download nu een overzicht met te bestellen materialen en klimmateriaal. Inspectierapport Figuur 41 Na inspectie kan een inspectierapport gedownload worden. 1. Ga naar de takenlijst (fig. 4) 2. Kies bij inspecties (fig. 7) voor de uitgevoerde locatie (doorgestreept) 3. Kies bovenaan de pagina voor Download Inspectie Rapport PDF (fig. 41) Het inspectierapport (fig. 42) wordt nu gedownload. Figuur 42 15

16 Hoofdstuk 9 : vragen en antwoorden Installatie, inloggen en beheer welke browsers ondersteunen Checkmore? Google Chrome, Safari, Firefox, internet Explorer Moet ik Checkmore instaleren? Nee, Checkmore is een web-based applicatie en werkt online Waar kan ik inloggen? Inloggen kan op nvl.checkmore.nl Waar kan ik een gebruikersnaam en wachtwoord aanvragen? Aanvragen van gebruikersnaam en wachtwoord kan via info@checkmore.nl of via de website. Hoeveel gebruikers kan ik aanmaken? U kunt onbeperkt gebruikers aanmaken. Kan ik zelf beheerders aanmaken? Nee, er is binnen een account 1 beheerder. U kunt wel een extra beheerder aanvragen via info@checkmore.nl of uw contactpersoon. Wat zijn mijn rechten als beheerder? Als beheerder kunt u gebruikers aanmaken. Wat zijn mijn rechten als werkvoorbereider. Als werkvoorbereider kunt u inventarisaties en inspecties klaarzetten, materialen bestellen en het inspectie rapport uitdraaien. Wat zijn mijn rechten als monteur? Als monteur kunt u inventarisaties en inspecties uitvoeren. Kan ik pc-onafhankelijk inloggen? Ja dit kan omdat Checkmore een web-based applicatie is wordt mijn account bewaard? Ja, uw account is altijd beschikbaar via nvl.checkmore.nl Met hoeveel apparaten kan ik tegelijk inloggen in mijn account? U kunt inloggen met elk apparaat die verbinding heeft met het internet. Kan ik mijn account delen met andere bedrijven? Nee dit kan niet. Mijn bedrijf bestaat uit meerder vestigingen, moet ik voor elke vestiging een apart account aanvragen? Ja, in overleg kan er voor elke vestiging een apart account aangemaakt worden. 16

17 Inventarisaties, inspecties en armaturen hoeveel inventarisaties mag ik toevoegen? U kunt een onbeperkt aantal inventarisaties toevoegen. Hoeveel inspecties mag ik toevoegen? inspecties kunt u onbeperkt toevoegen. Kan ik zelf armaturen toevoegen? ja dit kan bij de instellingen of als monteur tijdens de inventarisaties bij onbekend armatuur toevoegen Wat moet ik doen als er een armatuur is met 2 lichtbronnen? Checkmore geeft aan dat allebei de lichtbronnen vervangen moeten worden. Hoe kan ik zelf armaturen toevoegen? Dit kan via instellingen en toevoegen armatuur. Kan ik armaturen zoeken op naam? Ja dat kan tijdens de inventarisatie, u heeft dan de beschikking over een goed gevulde database met de meest voorkomende armaturen. Wat is het verschil tussen inspecties en inventarisaties? Tijdens een inventarisatie neemt u op welke noodverlichting armaturen er aanwezig zijn, met een inspectie controleert u de aanwezige noodverlichting Worden mijn inspecties zelf aangegeven in een agenda? nee dit is nog niet mogelijk, u kunt wel na elke afgeronde inspectie een nieuwe inspectie klaar zetten op datum. Wat geeft Checkmore aan als er een armatuur is met 2 lichtbronnen? Checkmore geeft aan dat deze lichtbronnen allebei vervangen moeten worden Kan ik naast noodverlichting nog meer toevoegen? naast noodverlichting kunt u ook nog klimmateriaal toevoegen die meegenomen moet worden naar de locatie Kan ik bestaande inventarisatie lijsten toevoegen in Checkmore? Er is een mogelijkheid om uw bestaande noodverlichting inventarisatie lijsten toe te voegen aan Checkmore. Wat is het eindresultaat van een inspectie? Na inspectie weet u welke materialen er gebruikt zijn, en draait u heel eenvoudig een inspectie certificaat uit. Hoe weet Checkmore wanneer de lichtbron of accu vervangen moet worden? Dit weet checkmore aan de hand van de ingevoerde bouwjaren. Wat moet ik doen als er een armatuur niet in de lijst staat? U kunt dan zelf een armatuur toevoegen bij instellingen. 17

18 Administratie. Hoe verloopt de betaling? de betaling verloopt via automatisch incasso mits anders is overeengekomen Kan ik mijn account altijd opzeggen? u kunt uw account altijd opzeggen bij uw contactpersoon of via info@checkmore.nl met een opzegtermijn van 2 maanden. Blijft mijn account na opzeggen bewaard? Na opzeggen blijft uw account 6 maanden bewaard. Wat als ik niet aan mijn betalingsverplichting kan voldoen? Indien u niet aan uw betalingsverplichtingen kunt voldoen wordt u account stopgezet en worden administratie en incassokosten in rekening gebracht. Wat gebeurd er na de proefperiode? Na de proefperiode wordt uw account automatisch verlengt met een opzegtermijn van twee maanden. Wat gebeurd er met mijn gegevens? Uw gegevens worden gebruikt voor betalingsdoeleinden en worden niet verstrek aan derden Worden mijn gegevens doorgegeven aan derden? nee. Moeten er nog kosten gemaakt worden naast de aanschaf van Checkmore? naast de aanschaf van Checkmore kunnen er kosten in rekening worden gebracht door u provider voor het gebruik van internet. Anders. Kan ik ook offline werken? nee dit kan niet omdat Checkmore een web-based applicatie is. Hoe zit het met de beveiliging van Checkmore? Checkmore wordt gehost bij CloudVPS, de nummer 1 Cloud provider in Nederland. Van de data in de applicatie wordt dagelijks een back-up gemaakt. Weliswaar moet er altijd gezorgd worden voor een sterk wachtwoord. Kan Checkmore samenwerken met mijn ERP-systeem? Checkmore levert een gespecificeerde materiaallijst die eenvoudig in ieder ERPsysteem is in te voeren. Is Checkmore alleen voor noodverlichting? Ja, Checkmore hoopt in de toekomst meer diensten aan te gaan bieden voor het onderhoud. Wat is de systeem beschikbaarheid van Checkmore Checkmore wordt gehost bij CloudVPS, de nummer 1 Cloud provider in Nederland. Zij bieden een systeem beschikbaarheid van 99,9%. 18

19 Staat er een vraag niet tussen? Neem dan contact op met uw contactpersoon of via Bedankt voor het gebruiken van Checkmore. 19